Tele2 Växel Startguide Företagsadministratör

Tele2 Växel Startguide Företagsadministratör

Checklista komma igång med Tele2 Växel Här kommer en checklista på de viktigaste sakerna som du som företag/företagsansvarig måste genomföra innan driftstart för att er och era kunders upplevelse ska bli så bra som möjligt. Du hittar även länk till var i Manualen du kan gå för att se hur du gör inställningarna. Checklista, förbereda företaget Loggat in på Administratörswebben. Se 2. Logga in på Administratörswebben Ställt in ert företags öppettider. Se 3. Öppettider och avvikelser Spelat in ljudfiler till exempelvis ert Menyval (tilläggstjänst i Tele2 Växel Mobil) och gruppnummer. Se 4. Ljudfil Tilläggstjänst till Tele2 Växel Mobil Skapat användargrupper och lagt till användare. Se 5. Användargrupper och Användare Gått igenom företagets kontaktlista, vilka kontakter ska växelanvändarna se. Se 6. Kontaktlista Skapat regler som t ex fastnätsnummerseparering. Se 7. Samtalsstyrning Gått igenom Manual Brandväggsinställningar som ni finner på (Gäller endast Tele2 Växel Allround och Tele2 Växel Mobil med Telefonist): tele2.se/manual-vaxel Tilläggstjänst till Tele2 Växel Mobil Hämtat hem och gå igenom övriga manualer, genom att gå till: tele2.se/manual-vaxel Checklista förbereda användare 1. Skickat ut inställningar till Mobilappen. Se 9. Komma igång med Mobilappen 2. Laddat ner och installerat Softphone (tilläggstjänst). Se 10. Komma igång med Softphone Tilläggstjänst till Tele2 Växel Mobil 3. Skickat ut manualer till användare. Se 11. Skicka ut manualer till användare Tips: Du kan alltid få hjälp av Leveransavdelningen om du har frågor. Startguide Företagsadministratör Checklista 2

Innehåll 1. Inför driftstarten Ert företag... 5 2. Logga in Administratörswebben... 7 2.1 Logga in första gången... 7 3. Öppettider och avvikelser... 10 3.1 Ställa in företagets öppettider och avvikelser... 10 4. Ljudfiler... 13 4.1 Skapa en ny ljudfil... 13 4.2 Lyssna på en ljudfil... 15 4.3 Aktivera/använda en inspelad/uppladdad ljudfil till ett Menyval (IVR)... 15 5. Användargrupper och användare... 17 5.1 Skapa en Användargrupp... 17 5.2 Lägga till en användare i en grupp... 18 5.3 Lägga till sökbara fält på en användare... 19 5.4 Göra användare till Företagsadministratör... 19 6. Kontaktlista... 21 6.1 Lägga till en kontakt i kontaktlistan... 21 6.2 Ta bort en kontakt från kontaktlistan...22 6.3 Lägga till en extern användare i företagets företagskatalog...22 7. Samtalsstyrning... 25 7.1 Fastnummerseparering...25 8. Inför driftstarten Användare... 28 8.1 Komma igång med Mobilappen...28 8.2 Komma igång med Softphone (Tilläggstjänst)...29 8.3 Skicka ut manualer till Användare...30

1 Inför driftstarten Ert företag

1. Inför driftstarten Ert företag I den här manualen har vi samlat de viktigaste inställningarna du som företagsadministratör måste göra innan driftstartsdagen för att driftstarten skall bli så smidig och enkel som möjligt: Vi kommer i den här manualen att guida dig hur du genomför följande: för företaget Hur du loggar in som Tele2 Växel Företagsadministratör. Ställa in ert företags öppettider. Spela in ljudfiler till exempelvis ert Menyval (tilläggstjänst för Tele2 Växel Mobil) och era grupper som Avancerad Svarsgrupp (Tilläggstjänst). Skapa användargrupper och lägga till användare. Samt koppla användare mot respektive användargrupp. Gå igenom företagets användare och komplettera med information vid behov. Skapa regler för samtalsstyrning och fastnätsnummerseparering. för användaren Skicka ut inställningar till mobilappen. Ladda ner och installera Softphone (tilläggstjänst Tele2 Växel Allround). Skicka ut användarmanualer till användarna. Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Ert företag 5

2 Logga in Administratörswebben 2.1 Logga in första gången

2. Logga in Administratörswebben Som företagsadministratör ska du ha fått ett email Inför driftstart av Tele2 Växel dina inloggningsuppgifter. Notera: Inga lösenord kommer att skickas ut till dig som företagsadministratör eller slutanvändare i samband med implementeringsprocessen. Lösenord skapas fösta gången du loggar in på adminstratörswebben och skickas då till dig via email eller SMS. Notera: Språket på Administratörswebben finns än så länge bara på engelska. 2.1 Logga in första gången Gå till tele2vaxel.se för att komma till inloggningssidan. Första gången du loggar in måste du begära ett nytt lösenord för att kunna logga in på Administratörswebben/ Mina sidor. För att begära ett nytt lösenord för att kunna logga in: 1. Klicka på Hämta/glömt lösenord. 2. Skriv in ditt användar-id (t ex användarid@mindomän.se) som du har fått i mailet Inför driftstart av Tele2 Växel dina inloggningsuppgifter och klicka på Glömt lösenord. 3. Om du angav rätt användarnamn kommer du få ett mail eller SMS inom någon minut. Ange den token ni fått i meddelandet i fältet nedan och välj OK. Startguide Företagsadministratör Logga in Administratörswebben 7

4. Ange ditt nya lösenord och upprepa det. Tryck på Ändra lösenord för att komma tillbaka till inloggningssidan. 5. Ange nu ditt användarnamn och lösenord för att logga in. Startguide Företagsadministratör Logga in Administratörswebben 8

3 Öppettider och avvikelser 3.1 Ställa in företagets öppettider och avvikelser

3. Öppettider och avvikelser Välj menyvalet Services, och sedan Nightmode. Notera: Standardinställningen för öppettider är att företaget och dess gruppnummer har öppet dygnet runt. 3.1 Ställa in företagets öppettider och avvikelser Vi rekommenderar att ni initialt börjar med att ställa in era funktionsnummers öppettider, exempelvis ert huvudnummer. Övriga funktionsnummer är Menyval (IVR), Svarsgrupper samt Avancerade svarsgrupper. För att ställa in öppettiderna: 1. Gå till Services >> Nightmode 2. Välj det funktionsnummer (t ex Svarsgrupp, Avancerad Svarsgrupp och Telefonist) ni önskar sätta öppettider och avvikelser i öppettider för genom att klicka på det ni vill ändra. 3. Under Regular working hours fyller ni i de normala öppettiderna som skall gälla. För att ha stängt en hel dag lämnar ni fälten blanka: Startguide Företagsadministratör Öppettider och avvikelser 10

4. Under Exceptions, e.g. christmas, easter lägger ni till era avvikelser i öppettider exempelvis helgdagar, semestertider, högtider osv. Klicka på Add för att lägga till en ny avvikelse. Fyll i År Månad Från datum Från tid Till datum Till tid. För att lägga till flera avvikelser klicka på Add. 5. Klicka på Save för att spara de ändringar ni har gjort. Notera: Ni kan bara ha en start (From) och stopptid (To) per dag. Om ni behöver lägga till flera dagspass eller en öppettid som spänner över midnatt görs det genom att lägga till ytterligare arbetstid, Additional working hours, e.g special late-night opening. Startguide Företagsadministratör Öppettider och avvikelser 11

4 Ljudfiler 4.1 Skapa en ny ljudfil 4.2 Lyssna på en ljudfil 4.3 Aktivera och använda en inspelad/ uppladdad ljudfil till ett Menyval (IVR)

4. Ljudfiler För att komma till sidan som hanterar ljudfiler, gå till Organization >> Voice prompts. 4.1 Skapa en ny ljudfil Nya ljudfiler kan läggas till i systemet. Dessa anpassade röstmeddelanden kan användas t ex i ett Menyval (IVR) eller som kömeddelande Hej och välkommen till oss, för support tryck 1, för.... Lägga till en ny ljudfil i systemet: 1. Gå till Organization >> Voice prompts, klicka på New voice prompt som ni finner längst ned på sidan. 2. Ange information i följande textfält: Namn på ljudfilen (Name of the prompt). I textrutan anges ljudfilens namn. Namnet på ljudfilen används för att identifiera denna ljudfil. Det är namnet som kommer att synas i listan över upplagda ljudfiler. Beskriv innehållet i filen (Describe the contents of the prompt). I textrutan anger ni ljudfilens beskrivning. Beskrivningen bör innehålla den information som gör det möjligt för företagsadministratören att minnas innehållet i ljudfilen. Vi rekommenderar att ni skriver in hela ljudfilens text. Startguide Företagsadministratör Ljudfiler 13

4.1.1 Inspelning av ljudfil Vi rekommenderar att ni gör inspelningen från er mobiltelefon, det är enklast. 1. Klicka på knappen Record the file. 2. Klicka på Pick för att välja den telefonen/det numret ni önskar göra inspelningen från. 3. Klicka sedan på Initialize call för att börja inspeningen. Det nummer ni har angett kommer nu att bli uppringd. 4. Svara på det inkommande samtalet och följ sedan de talade instruktionerna. 5. Efter avslutat samtal är ljudfilen inspelad och redo för användning. Startguide Företagsadministratör Ljudfiler 14

4.2 Lyssna på en ljudfil Som företagsadministratör kan du lyssna på ljudfilerna som är lagrade i systemet. 1. Sök upp önskad ljudfil i listan över ljudfilerna som ni finner under Organization >> Voice prompts 2. Klicka på ljudfilen du önskar förhandsgranska, mer information kommer nu att visas. 3. Klicka på Play för att lyssna på ljudfilen. Ljudfilen kommer nu att sparas ned på datorn. Använd lämplig mediaspelare exempelvis Windows Mediaplayer för att spela upp ljudfilen. 4.3 Aktivera och använda en inspelad/uppladdad ljudfil i ett Menyval (IVR) Det är viktigt att ni spelar in en ljudfil och kopplar den till ert företags menyval (IVR) för att inringande kunder ska mötas av ett korrekt meddelande. Notera: Menyval (IVR) är en tilläggstjänst för Tele2 Växel Mobil och innebär att man kan låta inringande få olika val, beroende till vilken enhet de önskar komma. Exempel: Tryck 1 för att komma till Kundtjänst, Tryck 2 för att komma till Ekonomi. Tryck 3 för att komma till växeln eller vänta kvar så kopplas ni automatiskt. För att spela in Menyvalets (IVR) ljudprompt följ instruktionerna i stycke 4.1 Skapa ny ljudfil. Koppla en ljudfil till ert Menyval (IVR). 1. Gå till Function numbers >> IVR numbers. 2. Klicka på det Menyval (IVR) du önskar administrera. 3. Välj i listan Play this voice prompt when a call is received den ljudfil som du har spelat in och laddat upp som skall användas för Menyval (IVR). 4. Klicka sedan på Save. Nu är ljudfilen sammankopplad med ditt Menyval (IVR). 5. Provring för att se att allt fungerar. Startguide Företagsadministratör Ljudfiler 15

5 Användargrupper och användare 5.1 5.2 5.3 5.4 Skapa en Användargrupp Lägga till en användare i en grupp Lägga till sökbara fält på en användare Göra användare till Företagsadministratör

5. Användargrupper och användare Under User administration >> Users hittar du företagets samtliga Tele2- växelanvändare. Den baseras på den användardata som ni lämnade in till Tele2s leveransavdelning. Vad är en Användargrupp? En användargrupp (User groups) skapas för användare med gemensamma egenskaper som t ex kontor, plats eller behov som ska kunna grupperas. En fördel med användargrupper är att det är enkelt att lägga till användare i systemet. När inställningar för en användargrupp har definierats kan de lätt appliceras på en ny användare genom att den nya användaren läggs till gruppen. Exempel: Skapa en användargrupp för kundservice. Lägg sedan till de anställda som arbetar med kundservice till den användargruppen. Då slipper man lägga in inställningar på varje användare, de får de automatiskt när de tillhör den specifika användargruppen. Användargrupper kan sedan kopplas till exempelvis en svarsgrupp för kundservicefrågor, du väljer vilka svarsgrupper ni behöver på företaget. Notera: En användare kan tillhöra flera användargrupper samtidigt. 5.1 Skapa en Användargrupp 1. Gå till User administration >> Users groups 2. Klicka på New Startguide Företagsadministratör Användargrupper och användare 17

3. Ange ett namn för gruppen. Om medlemmarna i gruppen ska ha möjlighet att vara administratör för avancerad svarsgrupp (tilläggstjänst), kryssa i rutan ACD Supervisor. 4. Klicka på Save. En ny grupp är nu skapad. 5.2 Lägga till en användare i en grupp Gå till sidan för User administration >> Users för att lägga till eller ta bort en eller flera användare i en grupp. Lägga till en eller flera användare: 1. Markera kryssrutan till vänster om användarnamn på de användare som ska läggas till i gruppen. 2. Under Select group väljer ni den grupp ni önskar att lägga till de markerade användarna i. 3. Tryck på Add to group. Du kan även lägga till enskilda användare till en eller flera grupper genom att gå till User administration/users. Klicka sedan på den användare du önskar lägga till i en grupp. Skrolla ned till User group membership. Under User group membership ser du företagets alla grupper listade samt vilka användaren är medlem i, det syns genom att rutan före gruppens namn är ikryssad. Startguide Företagsadministratör Användargrupper och användare 18

Ni kan även lägga till enskilda användare till en enskild användare i en eller flera grupper genom att För att lägga till en användare i en grupp. 1. Gå till User administration >> Users 2. Klicka sedan på den användaren ni önskar lägga till i en grupp. 3. Scrolla ned till User group membership. Under User group membership ser ni företagets alla grupper listade samt vilka användaren är medlem i, det syns genom att rutan före gruppens namn är ikryssad. 4. Kryssa i rutan för den eller de grupper som användaren skall vara med i. 5. Klicka på Save som ni finner längst ned på sidan för att spara ändringarna. 5.3 Lägga till sökbara fält på en användare Som administratör kan du lägga till sökbar information på en användare. De sökbara fälten gör det möjligt att organisera bolaget efter till exempel avdelning, funktion och kontor. En Tele2 Växel-användare kan enkelt genomföra sökning från sin mobilapp eller softphone (tilläggstjänst på Tele2 Växel Mobil). 1. Gå till User administration >> Users, klicka sedan på den användaren du önskar redigera. Fyll i den önskade sökbara informationen under Department, Field 1 3. First name (obligatoriskt) - Användarens förnamn. Last name (obligatoriskt) - Användarens efternamn. Department - Användarens avdelning. Field 1 - En fritextfältet (sökbart). Field 2 - En fritextfältet (sökbart). Field 3 - En fritextfältet (sökbart). 2. Klicka på Save som ni hittar längst ned på sidan, när ni är klar med inmatningen. Startguide Företagsadministratör Användargrupper och användare 19

5.4 Göra användare till Företagsadministratör Som företagsadministratör har du möjlighet att göra andra användare i Tele2 Växel till företagsadministratör. Det kan vara lämpligt att t ex att ge telefonisten administratörsrättigheter då det ger denne möjligheter att administrera användardata så som namn och sökbara fält. Notera: Det finns två nivåer av Tele2 Växel-användare på ett bolag, Företagsadministratör och Användare. Gå till User administration >> Users, klicka sedan på den användare ni önskar göra till Företagsadministratör. 1. Kryssa i rutan Administrator. 2. Klicka på Save som ni finner längst ned på sidan för att spara ändringarna. Startguide Företagsadministratör Användargrupper och användare 20

6 Kontaktlista 6.1 Lägga till en kontakt i kontaktlistan 6.2 Ta bort en kontakt från kontaktlistan 6.3 Lägga till en extern användare i företagets företagskatalog

6. Kontaktlista Kontaktlistsidan kan användas för att lista och definiera de kontakter som kommer att vara genvägar i mobilappen, softphone och i övriga enheter. Kontakterna kan sättas på en organisation, användargrupp eller användarnivå. För att komma till sidan som hanterar kontaktlistan gå till Services >> Contact lists. 6.1 Lägga till en kontakt i kontaktlistan Följ följande steg för att lägga till en användare som en genväg i den kontaktlistan. 1. Gå till Services >> Contact lists. 2. Klicka på Add shortcut to a contact in the corporate directory. 3. Ange ett namn i sökfältet för att söka efter en kontakt. Ett tomt sökfält visar alla kontakter i systemet. Klicka på Search contact. 4. Välj en kontakt i listan och klicka på Add this contact. 5. Klicka på Back to contact list för att komma tillbaka till listan som visar på företagets kontaktlista. Startguide Företagsadministratör Kontaktlista 22

6.2 Ta bort en kontakt från kontaktlistan 1. Gå till Services >> Contact lists. 2. Klicka på Add shortcut to a contact in the corporate directory. 3. Klicka på Ta bort (lägg in den röda kryssrutan), för att ta bort genvägen från din kontaktlista. Klicka på OK för att bekräfta borttagningen. Notera: Det är bara den genväg som tas bort, inte den faktiska kontakten från företagskatalogen. 6.3 Lägga till en extern användare i företagets företagskatalog 1. Gå till Services >> Contact lists. 2. Klicka på Add shortcut to a contact in the corporate directory. 3. Klicka på Add contact för att lägga till en extern kontakt företagskatalogen. Följande uppgifter om en kontakt kan lagras: Företag/organisation Avdelning Förnamn Efternamn Kortnamn Gata Postnummer Stad Land E-post Snabbknapp Tilldela ett kortnummer, detta kan endast användas tillsammans med en SNOM-telefon. Visa i kontaktlistan Om kryssrutan är markerad kommer kontakten att dyka upp i din kontaktlista. Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Ert företag 23

4. Klicka på Add phone number för att lägga till en extern kontakts telefonnummer. En kontakt kan ha flera telefonnummer, exempelvis ett fastnummer och ett mobilnummer. Ett av de telefonnummer som lagts till för kontakten är markerat som förstahandsval. Förstahandsvalet är det numret som kommer att ringas från Softphonen eller mobilappen när du klickar på ringa. Typ Vilken typ av telefonnummer du önskar lägga till. För fastnummer välj fast och för mobilnummer välj mobil. Plats Välj Arbete om det är kontaktens arbetsnummer eller Privat om det är privat nummer till kontakten. Telefonnummer Ange telefonnumret. Klicka på Apply för att spara information om telefonnumret. 5. Klicka på Save för att spara förändringar och återgå till Kontaktlistsidan. Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Ert företag 24

7 Samtalsstyrning 7.1 Fastnummerseparering

7. Samtalsstyrning Samtalsstyrning (Call routing) ger er som företag en möjlighet att på användare och gruppnivå sätta regler för hur växeln skall hantera inkommande och utgående samtal. För mer utförlig information rörande Samtalsstyrning se Företags Admin manual under Help på Admin View. Följande typer av regler för samtalsstyrning kan definieras: Inkommande regler Dessa regler används för att styra hur en användares inkommande samtal ska hanteras. Här går det att sätta regler för användares olika nummer t ex vid hänvisning skall det ringa igenom på mobila numret men gå direkt till Hänvisning på det fasta numret. Utgående regler Dessa regler styr hur växeln ska hantera en användares utgående samtal. Fallback regler Dessa regler används för att styra vad som skulle hända om ett samtal till en Användare inte kan anslutas. Om det inte finns något svar eller om den uppringda personen är upptagen då kan samtalet vidarekopplas till röstbrevlådan. Notera! Fallbackregler skapas av Tele2 inget du som Företagsadministratör behöver skapa. Notera: Det är endast Företagsadministratören som har möjlighet att skapa samtalsstyrningsregler. 7.1 Fastnummerseparering Fastnummerseparering innebär att om du som användare har en aktivitet som är röd så kommer den som ringer på mobilnumret ringa igenom hänvisningen d v s det kommer ringa på telefonen i 30 sekunder därefter kommer den inringande höra hänvisningsorsaken följt av röstbrevlådan. Skulle ett samtal komma på fastnumret eller kortnumret så kommer inringande höra hänvisningsorsaken följt av röstbrevlådan direkt. 1. Som företagsadministratör gå in under Admin View på Mina sidor. 2. Välj sedan Call routing under Services menyn. 3. Sök upp och klicka på den användaren du önskar lägga in Fastnummerseparering på, notera att inställningen Fastnummerseparering måste göras på respektive användare i växeln. Startguide Företagsadministratör Samtalsstyrning 26

4. Klicka sedan på Add under Inbound rules där användarens fastnätsnummer finns, det brukar vara under Inbound rules for [nummer] (primary). 5. För att skapa Fastnummer-separering gör följande val: When a call is received and activity is Busy or activity is Lunch or activity is Meeting or activity is Out of office or activity is Vacation or activity is On sick leave or activity is VAB then call will be directed to voicemail play activity När du är klar ska regeln se ut enligt följande: 6. Upprepa ovan steg tills alla önskade användare har Fastnummerseparering. Startguide Företagsadministratör Samtalsstyrning 27

8 Inför driftstarten Användare 8.1 Komma igång med Mobilappen 8.2 Komma igång med Softphone (Tilläggstjänst) 8.3 Skicka ut manualer till Användare

8. Inför driftstarten Användare Inställningar behöver inte bara genomföras på företaget. Det är viktigt att ert företags användare får tillgång till de verktyg han/hon behöver för att få en så bra upplevelse av Tele2 Växel som möjligt. 8.1 Komma igång med Mobilappen Som företagsadministratör kan du hantera utskick av Mobilapp och inställningar till företagets Mobiler. Gå till Devices >> Smartphone devices. För att skicka ut inställningar till mobilappen: 1. Markera, under Select, den eller de användarna i Tele2 Växel som du önskar skicka ut inställningar till. Det är bara användare med mobilnummer som kommer att finnas i listan. 2. Klicka på Send invitation SMS to selected. Under Status så kan du se status för dina utskick, detta är ett bra sätt för dig att kontrollera om dina anställda har fått och börjat använda sin app. Uninvited SMS-inbjudan har inte skickats ut till användaren. Invited Användaren har fått SMS-inbjudan men än inte aktiverat mobilappen. Using Användaren har fått SMS-inbjudan och aktiverat mobilappen. Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Användare 29

8.2 Komma igång med Softphone (Tilläggstjänst) För att komma igång måste antingen användaren själv ladda ner mjukvaran till Tele2 Softphone som finns att hämta på Mina sidor >> Applikationer eller att du ser till att respektive användare får tillgång till installationsfilen. Notera Softphone är en tilläggstjänst i Tele2 Växel Allround. Programmet installerats på datorn genom att: 1. Klicka på Ladda ner Tele2 Växel Mac/Windows (Windows) för att ladda ner Windowsklienten och Tele2 Växel Mac/Windows (Mac OS X) för att ladda ned klienten till Mac. 2. En fil kommer att laddas ned. Filens namn är softphone.exe. 3. Dubbelklicka på filen, softphone.exe, en installationsguide kommer nu att starta, vänligen följ installationsguidens olika steg. 4. När följande ruta i installationsguiden kommer upp ange uppgifterna nedan: Ange följande Server URL: https://tele2vaxel.se Ange följande User ID: User-ID är normalt i formen förnamn.efternamn@domän.se/com Ange följande Password: Samma användarnamn som för att logga in på Mina sidor/ Administratörswebben, se kapitel 2.1. Logga in första gången. Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Användare 30

Tips! För mer information se Manual Softphone som du hittar på tele2.se/manual-vaxel 8.3 Skicka ut manualer till Användare Vi rekommenderar att ni skickar ut Kom igång guide Användare samt Manual Softphone (för de användarna som har Softphone) i god tid innan driftstart så att de hinner läsa in sig på funktionerna. Manualerna hittar du på tele2.se/manual-vaxel Startguide Företagsadministratör Inför driftstarten Användare 31

T2F_503_12-02