1 Allmänna uppgifter inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 1.1 Upphandlande myndighet och enheter Örnsköldsviks kommun, 212000-2445 Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB, 556163-1366 med tillhörande dotterbolag Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, 556767-2695 På uppdrag av ovanstående utförs upphandlingen av: Nygatan 16 891 88 Örnsköldsvik Handläggare: Tord Strandberg Upphandlande myndigheter och enheter är nedan kallad beställare. 1.2 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). 1.3 Beskrivning/Omfattning Örnsköldsviks Kommuns behov av snöröjning och halkbekämpning till ett uppskattat värde av c:a 12.000.000 SEK /år i enlighet med bilagor. Samtliga beställare använder i första hand Samhällsbyggnadsförvaltningens åkeri för snöröjning, isrivning och halkbekämpning samt Kommunkoncernens övriga fordon. Vid särskilda väderleksförhållanden och kapacitetsbrist kan avrop ske från detta avtal. Enskilda vägar markerade på bifogade kartor skall snörjas, övriga enskilda vägar där Kommunen ansvarar för drift och underhåll är undantagna i denna upphandling. Bortforsling av snö är undantagna i denna förfrågan. Kommer att upphandlas separat. De i anbudsspecifikationen angivna kvantiteterna av kommunens ungefärliga behov kan variera och således över eller underskridas. 1.4 Pris Pris anges på utförda tjänster i bifogad prisbilaga Ersättning till entreprenören utgår efter avrop från beställaren vid utförande av hel, halvtur samt vid avrop enligt timpris enligt littra. Ersättning utgår för fordon enligt max 22.1515 Littra (L60) eller motsvarande. Beredskapsersättning för plogning utbetalas 2 ggr/år, en för hösten och en för våren. Beredskapsersättning för halkbekämpning utbetalas veckovis efter avslutad jourvecka. Anbudspriser skall anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. Samtliga kostnader skall vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 1
1.5 Avtalstid Avropsavtal tecknas genom avtal under 4 år med möjlighet till totalt två års förlängning. (1+1) Planerad avtals start: 2012-10-15 1.6 Avtalets form Avropsavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastlagda. 1.7 Anbudets form 1.7.1 Helt anbud Anbud skall lämnas på hela kommunens behov. Vinnande anbudsgivare skall kunna leverera allt det som efterfrågas. 1.8 Anbudsbilaga Webbformulär för skall krav skall fyllas i. Webbformulär för anbudspris skall ifyllas och överenstämma med prisbilaga. Bifogad prisbilaga skall fyllas i och bifogas. Bifogad erfarenhetsbilaga skall fyllas i och bifogas. 1.9 Information/kommunikation Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Detta säkerställer du genom att registrera dig hos e-avrop som prenumerant på aktuell upphandling, se www.e-avrop.com. Det åligger även anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera varje objekts utformning ex staket, grindar, trappor mm. 1.9.1 Frågor och svar under anbudstiden Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas skall begäran ställas via e-avrop senast 2012-05-30. Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga intressenter via e-avrop. 1.10 Förfrågningsunderlagets utformning Eventuella synpunkter på förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor skall påtalas innan anbudstidens utgång. 1.11 Inlämnande av anbud Upphandlande myndighet använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Information om hur du lämnar elektroniskt anbud finns på www.e-avrop.com. Anbud tas ej emot via vanlig e-post eller fax. 1.11.1 Anbudsinlämning En anbudsgivare kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren är registrerad och inloggad på e-avrop Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget 2
Klicka på länken Lämna anbud, OBS! en andra inloggning krävs för att lämna anbud. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. 1.12 Anbudets form och innehåll Anbudet: bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress skall vara skrivet på svenska. 1.13 Sista anbudsdag Anbud skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2012-06-06. För sent inkommet anbud beaktas ej. 1.14 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt till och med 2012-09-04. 1.15 Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnat anbud överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan saklig anledning inte kan fullföljas. 1.16 Tilldelningsbeslut/besked Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Kommunen kommer därefter att skicka ut information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tilldelningsbeskedet går till den person som via e-avrop lämnat anbudet. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 2 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1-2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Om entreprenören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av upphandlande enhet ska entreprenören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle entreprenören brista i fullgörandet av detta åtagande äger upphandlande enhet rätt att häva avtalet om bristen är väsentlig. 2.1 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha erforderlig erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget och vara ett företag som har levererat offererade tjänster för liknande syften. 3
2.1.1 Erfarenhet Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall under den senaste treårsperioden genomfört 1 uppdrag i liknande miljöer. I svarsbilagan skall en förteckning lämnas med beskrivning av uppdraget. Värde, tidpunkt och uppgift om privat eller offentlig avtalspart skall lämnas. 2.1.2 Kompetens Samtliga för uppdraget aktuella personer skall ha erforderlig kompetens för uppdraget. 2.2 Krav på utförande av tjänst 2.2.1 Utrustning Samtliga maskiner skall vara utrustade med: Backkamera. GPS; Statistik: utförd tjänst, tid, plats. Vid behov skall information tillhandahållas beställaren utan kostnad. Uppdateringar skall tillhandahållas av entreprenören gällande både mjukvara och hårdvara utan kostnad. Utrustning för snöröjning och halkbekämpning skall godkännas av beställaren. Slitstål/isrivarstål tillhandahålls av Beställaren för väghyvel och plogbilar, all övrig erforderlig utrustning skall tillhandahållas av entreprenören. Sandbilar skall vara utrustade med sandspridare av typen Forshagaspridare eller likvärdigt. Alkolås Fordon skall vara utrustade med Alkolås. Fordon som inte är utrustade vid avtalsstarten skall vara utrustade med Alkolås senast 6 månader efter avtalsstart. Kravet gäller endast de fordon som används frekvent av entreprenören. Med frekventa fordon menas samtliga fordon utom tillfälliga reservfordon. Förteckning över aktuella maskiner inkl årsmodell och Euro klass skall överlämnas till beställaren i anslutning till avtalsstart. 2.2.2 Lokalkännedom Entreprenören skall inför varje säsong besikta av och dokumentera varje område och skall återkopplas till beställaren senast 15/9 innevarande år. Fastighet: Entreprenören skall inför och efter varje säsong besikta av och dokumentera varje område tillsammans med beställarens ombud. Senast 15/9 innevarande år och senast 15/5 efter avslutad säsong. 2.2.3 Arbetets utförande Vid plogning skall alltid siktröjning av korsningar rensas från sikthämmande snö. Busskurer skottas rena i och utanför, vid behov handskottning. Vändplaner skall röjas. Om dörrar skottas igen vid fastigheterna, ska handskottning utföras. Skolor och förskolor får ej snöröjas under verksamhetstid. Plogskador skall ersättas av entreprenören. Dialog skall föras mellan parter beträffande rutiner för utförande och snöupplag. 2.2.4 Organisation 4
Jourtelefon för utkallning skall finnas. För varje plogområde skall en ansvarig kontaktperson finnas. Beredskap för plogning skall finnas från 15/10 till 15/4. Beredskap för halkbekämpning skall finnas från 15/11 till 15/3, med möjlighet till tidigareläggning och förlängning beroende på väderförhållanden. Samtliga enheter skall vara utrustade med kommunikationsutrustning. Efter avrop skall arbetet påbörjas inom 1,0 timme. Åtgärdstider, se bilaga. Under avtalsperioden kan förändringar i väg, gatunät och fastighetsbeståndet ske, vid sådana förändringar skall ersättningen justeras efter ö.k. mellan parterna. 2.2.5 Miljö Fordon skall uppfylla Euro 4 / Steg III A eller av senare modell. Undantag för väghyvlar där steg II och nyare godkännes. Oljor, smörjmedel och andra kemiska produkter som uppfyller kriterier för Nordisk märkning (Svanen), Bra Miljöval, EU-blomman eller motsvarande miljömärkning skall väljas framför andra.. Bensin och diesel enligt svensk standard av miljöklass 1 eller ur miljösynpunkt renare skall användas. Undantag görs för alkylatbensin.. Vid byte av däck på fordon som används för transportuppdraget, skall de nya däcken vara fria från antioxidanten IPPD. Förare skall ha genomgått utbildning i sparsam körning eller genomgå utbildning i sparsam körning under första avtalsåret.. Senast sex månader efter avtalsstart skall endast fordon som uppfyller steg III A för lastmaskiner och Euro 4 för lastbilar eller nyare användas i uppdraget. Undantag för väghyvlar där steg II och nyare godkännes. Reservmaskin skall godkännas av beställaren och kan vara av en lägre miljöklass och får maximalt användas under 48 timmar. Om reservmaskin används mer än 48 timmar efter överenskommelse med beställaren, kan prisavdrag ske. Revision av uppfyllande av i förfrågan ställda miljökrav ska genomföras av oberoende part (t.ex. SMP eller Norske Veritas) två gånger under avtalstiden på leverantörens bekostnad. Leverantör som inte klarar revisionen utan anmärkningar kan krävas på vite på upp till 1 % av avtalets årsvärde. Revisionsrapporten skall delges upphandlingsenheten snarast efter färdigställandet. 2.2.6 Kvalitet För att främja hög kvalitet, säkerhet och service ska följande krav gälla: För att säkerställa Beställarens krav på att god kvalitet och service uppfylls ska Entreprenören ha rutiner för kvalitetssäkring av verksamheten. Entreprenörens rutiner, riktlinjer och genomförda egenkontroller ska redovisas för Beställaren. På uppmaning av Beställaren ska Entreprenören delge denne den dokumentation som görs för att förbättra miljön, arbetsmiljön och trafiksäkerheten. Beställaren och Entreprenören ska samarbeta för att förbättra kvalitén och service på avropade tjänster, liksom maskinförares arbetsmiljö och trafiksäkerhet. Entreprenören skall säkerställa att det råder en jämn och hög kvalitet på utfört arbete inom samtliga plogområden och övriga avropade tjänster. 2.2.7 Inställelse-/utförandetid Se bifogad fil. 2.2.8 Uppstartsmöte Vid avtalsstart skall uppstartsmöte hos beställaren ske kostnadsfritt. 2.2.9 Uppföljning av utförda arbeten 5
Parterna skall vid behov kostnadsfritt träffas för genomgång av utförda arbeten. 3 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. Prövningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse. 3.1 Kvalificeringsfasen Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes: Tekniskt och yrkesmässiga kapacitet Uppfyllande av i förfrågan ställda skallkrav. 3.2 Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 3.3 Vinnande anbud Det anbud som har lägst pris skall antas. 6