Semesteravtal 18, Sammalöneprincipen

Semesteravtal 18, Sammalöneprincipen Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Behöver du hjälp med datumangivelserna kan du läsa vårt dokument om detta genom att klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Läs om inställningar under menyn Arkiv Inställningar fliken Semester genom att klicka här» Läs om allmänna inställningar i semesterberäkningen genom att klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2014-04-01-2015-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum 2014-04-01 2015-03-31 innan du börjar med semesterberäkningen. Läs om rutinen Semesterskuld genom att klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Läs om inställningar för automatiska säkerhetskopior genom att klicka här» Läs om manuella säkerhetskopior genom att klicka här» 5. Semesterberäkning, Semesteravtal 18, Sammalöneprincipen för 2015-04-01-2016-03-31 Den nya huvudregeln i Semesterlagen heter Sammalöneprincipen och innebär att semesterlönen ska bestå av bibehållen månadslön + ett semestertillägg (0,43 %) per uttagen semesterdag. Värdet av en sparad semesterdag blir nu samma som värdet av en betald semesterdag, dvs. dåvarande sysselsättningsgrad är från och med nu ointressant. Det finns vissa undantag som åsidosätter Sammalöneprincipen och då ska ett annat beräkningssätt gälla istället, den så kallade Procentregeln. Procentregeln innebär att en semesterdag inte längre är värd bibehållen lön och semestertillägg utan att en semesterlön ska beräknas och betalas ut istället för ordinarie lön. Semesterlönen beräknas 12 % på intjänad lön och ska betalas ut per uttagen semesterdag. 1

I vissa fall är Sammalöneprincipen aldrig aktuell utan Procentregeln ska användas. Detta gäller om den anställde: inte har fast månads-, eller veckolön. har en kombination av fast och rörlig lön, där den rörliga lönedelen uppskattas till mer än 10 % av den totala lönen. I andra fall är Sammalöneprincipen huvudregeln men på grund av händelser under pågående semesterår ska ett byte göras från Sammalöneprincipen till Procentregeln. Det är om: arbetstagaren har en varierande sysselsättningsgrad under intjänandeåret, det vill säga att personen har bytt sysselsättningsgrad flera gånger. arbetstagaren har haft en annan sysselsättningsgrad under intjänandeåret än under semestertillfället, personen har exempelvis arbetat 80 % och har gått upp till 100 % i arbetstid. arbetstagaren har, under intjänandeåret, haft frånvaro som inte är semesterlönegrundande, exempelvis tjänstledighet. Om du följer avtal 18 eller 19 beräknar programmet både enligt Sammalöneprincipen och Procentregeln parallellt. För att programmet ska använda rätt beräkning för de anställda, exempelvis på semesterskulden, måste du manuellt bocka i och ur Procentregeln på semesterfliken på just den person som är aktuell för bytet. Markera gärna även vilken orsak som ligger till grund för bytet så att det finns en notering om detta. Observera att du själv ansvarar för att byta beräkningsprincip om en förändring på personen kräver det enligt Semesterlagen. Alternativen 1-5 i ovan bild har ingen betydelse för programmets beräkning utan är enbart för din egen information. I löneprogrammet finns vissa kontroller inbyggda som hjälper dig att fånga upp när ett sådant byte kan behöva göras. 2

Arkiv Inställningar - fliken Semester Här anger du vilka generella semesterregler som ska gälla för företaget. De flesta företag utnyttjar möjligheten att fördela sparad semester per år. Du ska då ange hur många semesterdagar per år som de anställda får spara, hur många år de får sparas, samt hur många som får sparas totalt. Lönearter för Överskriden betald semester samt Överskriden sparad semester Överskriden betald semester = kvarvarande betald semester som inte kan sparas på grund av att du uppnått max antal sparade dagar eller att du har fler betalda dagar kvar än du får spara per år. Överskriden sparad semester = de äldsta sparade semesterdagarna som överskridit max antal sparade dagar. Observera att lönearterna som anges för överskriden semester inte får vara inställda att räkna ner semesterdagar vid avräkningen eftersom semesterberäkningen raderar dessa semesterdagar automatiskt i anställdaregistret efter utbetalningen. I övrigt kan dessa lönearter vara upplagda enligt de vanliga semesterlönearternas inställningar i löneartsregistret. 3

Anställda - fliken Semester Här är det viktigt att du väljer rätt semesterrätt och semesteravtal. Om personen har barn ska dessa namnges i fälten Barn 1, Barn 2 osv. Detta möjliggör att du kan välja för vilket barn den anställda är hemma och är föräldraledig för när du lönebereder. Då kan programmet räkna rätt när det gäller semestergrundande frånvarodagar för föräldraledigheten. Kontroller i Anställdaregistret Vid byte av sysselsättningsgrad på person med semesteravtal 18 får du en varning. Kontroller i Löneberedning/Avräkning Vid löneberedning/avräkning kontrolleras om personen hade en annan sysselsättningsgrad under intjänandeåret än den har nu, om rörliga lönedelar överstiger 10 % av den totala lönen under semesteråret och om personen har haft lönearter markerade Ej semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret. Vid kontroll om rörliga lönedelar överstiger 10 % av den totala lönen hittills under semesteråret summerar programmet transaktioner utifrån löneperiod på lönearter som utgör underlag för Semesterlönegrundande ersättning/avdrag respektive Semesterlönegrundande ersättning - rörlig lön vid fast månadslön. 4

För att avgöra vilket år som är intjänandeår respektive semesterår tittar programmet på datum för senast genomförda semesterberäkning. Om datum saknas utgår programmet från att intjänandeår är föregående år + 0401 inkomstår + 0331 och att semesterår är inkomstår + 0401. Kontroller vid Semesterskuld Vid beräkning av Semesterskuld kontrolleras om personen hade en annan sysselsättningsgrad under intjänandeåret och om rörliga lönedelar överstiger 10 % av den totala lönen under semesteråret, och om personen har haft ej semesterlönegrundande frånvaro under intjänandeåret. Exempel på varningsmeddelande från semesterskuldsberäkningen. Förutsättningar Det förkommer både tim- och månadsavlönade som beräknar semestern på intjänat belopp. Vanligast är att man lönebereder utfall och avvikelser påföljande månad, dvs. att man har lön i efterskott. Beräkningen är vanlig bland dem som saknar kollektivavtal. Beräkning av antalet semesterdagar När semesterdagarna beräknas utgår man från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänande år man beräknar. Ej semesterlönegrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datumet inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande dagar. Den anställdes semesterrätt. Exempel: Anställd nummer 7103226697 har varit föräldraledig från första februari till 15 juni. Programmet känner av att 135 dagar tagits ut och att de 120 dagar som är semestergrundande har passerats och att det då är 15 dagar som ej är semesterlönegrundande. I stället för 25 dagar som det skulle blir eftersom den här personen har 25 dagars semesterrätt blir det istället 24, 350/365*25 =23,97=24 semesterdagar. 5

För att detta ska ske med automatik måste lönearter för frånvaro vara inställda så här på semesterfliken. Beräkning av semesterlön Om du väljer avtal 18 beräknar programmet både enligt Sammalöneprincipen och Procentregeln parallellt. För att programmet ska göra rätt beräkning av semesterlön per dag för personen måste du manuellt bocka i och ur Procentregeln på semesterfliken på just den person som är aktuell för bytet. Markera gärna även vilken orsak som ligger till grund för bytet så att det finns en notering om detta. Semesterlönegrundande inkomst Semesterlönegrundande inkomst hämtas från lönearter med den här inställningen på semesterfliken. 6

Det kan gälla både ersättningar och avdrag. När det gäller personer med månadslön är det viktigt att se till att även avdragen ligger som semesterlönegrundande ersättning/avdrag. Programmet läser transaktioner som har datum inom perioden. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Arbetad tid För att semesterberäkningen ska kunna komma fram till en snittlön behövs uppgift om arbetad tid. Det är i normalfallet arbetade timmar, men kan också vara arbetade dagar det är viktigt att man genomgående håller sig till samma enhet. Programmet läser transaktioner som har datum inom perioden. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. 7

Semesterlönegrundande frånvarotimmar/dagar För att få en korrekt framräkning av semesterlönegrundande belopp behövs uppgift om antalet semesterlönegrundande frånvarotimmar. Dessa hämtas från lönearter med de här inställningarna. Oftast använder man här en passiv löneart för detta men det kan också vara en löneart som man lönebereder frånvarotimmarna som ska generera ett avdrag. Observera att om du använder dig av brutna perioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel Företaget har löneperioden 2015-03-13 2015-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2015-04-01 2016-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2015-03-13-2016-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. 8

Om du inte använder dig av brutna perioder anger du datum enligt bilden nedan: Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om ej intjänad semester ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänandeåret, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Exempelvis om en anställd hunnit tjäna in 17 betalda dagar, har en semesterrätt på 25 dagar och du vill att dagarna upp till 25, alltså 8 dagar, ska sparas som förskottsdagar. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om en anställd inte tagit ut alla sina betalda semesterdagar kan du markera denna ruta om du vill att dessa ska ligga kvar i rutan Betalda dagar i anställdaregistret upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Om du markerar denna ruta kommer programmet i första hand använda sig av inmatat Datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med Datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Har du arbetsschema på dina anställda behöver du inte lönebereda in arbetade timmar och semesterlönegrundande frånvarotimmar utan dessa hämtas från kalendariet. Markera då i semesterberäkningsbilden, under Visa underlag, att arbetad tid och semesterlönegrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på person. Observera att om schema saknas på personen måste du lönebereda arbetade timmar, semesterlönegrundande och ej semesterlönegrundande timmar. 9

I semesterlöneskuldsbilden finns motsvarande funktion. För att ha kontroll på när du ska sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar går du in under menyn Arkiv - Inställningar i löneberedningen och markerar att du vill ha en varning i löneberedningen när antalet semesterlönegrundande frånvarodagar har överskridits. När du får ett varningsmeddelande i löneberedningen om att semesterlönegrundande frånvaro har överskridits måste du byta löneart och lönebereda frånvaron med en löneart markerad Ej semesterlönegrundande dagar. Du måste lönebereda med datum. Semesterlön enligt Procentregeln I fältet för procentsatsen Total semesterlön anges den procentsats som enligt Semesterlagen är lägst 12 %. Parallellt med beräkning av semesterdagar räknar programmet fram en Semesterlön. Semesterlön används vid uttag av betald semester om personen övergår till Procentregeln under semesteråret. Utbetalning av semesterlönen Du väljer om semesterlönen ska betalas ut som semesterlön per dag eller om beloppet utbetalas vid ett tillfälle. Längst ner till höger i bilden ovan väljer du det P-fält som den framräknade semesterlönen/dag ska skrivas till. Den framräknade semesterlönen sparas i det angivna P-fältet i anställdaregistret. 10

Om det redan finns ett belopp i det fält du väljer, skrivs detta över eftersom P-fältet inte töms med automatik i anställdaregistret genom att du betalar ut semesterlönen. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskuldslistan ska bli korrekt, efter att du betalat ut semesterlönen, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register - Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Tar du inte bort beloppet får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, alltså i rutan längst ner till höger i bilden ovan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. Sparad semester De sparade semesterdagarna får samma sysselsättningsgrad och samma semesterlön per dag som betalda dagar. Dialogrutor vid semesterberäkningen. När du angivit Intjänandeperiod och Läs transaktioner och har kontrollerat att du har med alla frånvarolönearter i rätt inmatningsfält klickar du på OK. Du kan välja att skriva ut semesterberäkning enbart på lista och stämma av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar och uppdatera anställdaregistret. Väljer du kontrollera och godkänn varje person får du upp en bild på varje anställd som du kan korrigera och godkänna. 11

Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. När du kommer in på första personen talar programmet om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. Där ställer du in max antal sparade dagar per år, i hur många år man får spara samt hur många dagar som får sparas totalt. Nästa kontroll som programmet gör är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut (såvida du har lönearter för utbetalning av överskriden semester under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester) och kommer att läggas på lönearten för Överskriden sparad semester i löneberedningen med antal. När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade på semesterår. Till sist får du upp en bild där du kan korrigera om det behövs. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Om du tycker att det är något som inte stämmer, gå in under Visa logg i beställningsbilden för att se hur programmet gjort semesterberäkningen. 12

6. Skriv ut och skicka lönespecifikationer Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för aprils lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa ut på lönespecifikationen till de anställda. 7. Semesterskuldsberäkning för 2016-04-01-2016-04-30 Programmet räknar fram antal intjänade dagar under angiven period. Dessa dagar adderas med kvarvarande och sparade dagar samt multipliceras med angiven procentsats, exempelvis 5,03 % beräknad på den anställdes månadslön. Observera att olika procentsatser kan anges för intjänade dagar respektive kvarvarande och sparade dagar. I beräkningsunderlaget används följande information: Lönearter för semesterlönegr frånvarodagar (kalenderdagar) Lönearter för ej semesterlönegr frånvarodagar (kalenderdagar) Lönearter för semesterlönegr inkomst Efter att du har fyllt i och godkänt första beställningsbilden till Semesterskulden, visas nedanstående fönster: Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: 13

Komptid Ange den/de ackumulatorer som du vill redovisa på semesterskuldsrapporten. Medeltimlön Ange ett medelvärde i kr/timma alternativt ett personligt fält för beräkning av de anställdas komptid i kronor. För anställda med månadslön sker beräkningen automatiskt genom att månadslönen divideras med den divisor du anger här. Sem-ersättning på fast mån-lön, intjänade dagar Här anger du procentsats för beräkning på fast månadslön (exempelvis 5,03 %). Detta värde multipliceras med antal intjänade semesterdagar i beräkningsperioden. Sem-ersättning på fast mån-lön, kvarvarande dagar Här anger du procentsats för beräkning på fast månadslön. Detta värde multipliceras med antal kvarvarande semesterdagar. 4,6 % används när semestertillägget betalas som en klumpsumma oavsett om semesteruttag skett eller inte. 5,03 % används när semestertillägget utbetalas vid semesteruttaget. Sem-ersättning på fast mån-lön, sparade dagar Här anger du procentsats för beräkning på fast månadslön. Detta värde multipliceras sedan med antal Sparade dagar. 4,6 % används när semestertillägget har betalats ut som en klumpsumma oavsett om personen har tagit semester eller ej. 5,03 % anges om semestertillägget betalas ut i samband med att personen tar semester. Sem-ersättning på intjänad lön/procentregeln Ange procentsats för semesterlön (enligt lag minst 12 %). Denna multipliceras sedan med semestergrundande inkomst. Du behöver ange procentsatsen därför att anställda som under semesteråret ex byter sysselsättningsgrad ska beräknas enligt Procentregeln. Du får ett varningsmeddelande i Semesterskulden om någon person bör byta semesteravtal. 14

Om du tycker att det är något som inte stämmer, gå in under Visa logg i beställningsbilden för att se hur programmet gjort beräkningen. Observera att du inte kan återskapa semesterskulden efteråt, det vill säga att det är för sent att ta ut semesterskuldslistan exempelvis per 2016-04-30 efter att du registrerat uttagen semester i maj eller senare. Plats för egna anteckningar: 15