Semesteravtal 17, Detaljhandelsavtalet, procent på intjänad lön, timavlönade Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Behöver du hjälp med datumangivelserna kan du läsa vårt dokument om detta genom att klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Läs om inställningar under menyn Arkiv Inställningar fliken Semester genom att klicka här» Läs om allmänna inställningar i semesterberäkningen genom att klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2014-04-01-2015-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars med datum 2014-04-01 2015-03-31 innan du börjar med semesterberäkningen. Läs om rutinen Semesterskuld genom att klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Läs om inställningar för automatiska säkerhetskopior genom att klicka här» Läs om manuella säkerhetskopior genom att klicka här» 5. Semesterberäkning Semesteravtal 17, Detaljhandelsavtal, procent på intjänad lön, timavlönade för 2015-04-01-2016-03-31 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 17, Detaljhandelsavtal, procent på intjänad lön, timavlönade. Om du inte angett lönearter för överskriden semester, kommer du att få ett meddelande om detta. Ange lönearterna under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. I Övningsföretaget heter de 520 Utbet av överskr bet sem och 521 Utbet av ö-skr sparad sem. 1
Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Det är viktigt att du anger datum på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att om du använder dig av brutna perioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel Företaget har löneperioden 2015-03-13 2015-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2015-04-01 2016-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2015-03-13-2016-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. Semesterlön % I fältet Total semesterlön anges den procentsats som du har enligt avtal, dock alltid lägst 12 % om du ska följa semesterlagen. Detaljhandelsavtalet säger 13 %. Arbetstid per år Ur semesterhänseende räknas arbetstimmar per år till 1796 enligt Detaljhandelsavtalet. Utbetalning av semesterlönen Du kan välja om semesterlönen ska betalas ut som semesterlön per dag eller om beloppet utbetalas vid ett tillfälle. 2
Längst ner till höger i bilden ovan väljer du det P-fält som den framräknade semesterlönen/dag ska skrivas till. Den framräknade semesterlönen sparas i det angivna P-fältet i anställdaregistret. Om det redan finns ett belopp i det fält du väljer, skrivs detta över eftersom P-fältet inte töms med automatik i anställdaregistret genom att du betalar ut semesterlönen. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskuldslistan ska bli korrekt, efter att du betalat ut semesterlönen, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register - Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Tar du inte bort beloppet får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, alltså i rutan längst ner till höger i bilden ovan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om ej intjänad semester ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänandeåret, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Exempelvis om en anställd hunnit tjäna in 17 betalda dagar, har en semesterrätt på 25 dagar och du vill att dagarna upp till 25, alltså 8 dagar, ska sparas som förskottsdagar. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om en anställd inte tagit ut alla sina betalda semesterdagar kan du markera denna ruta om du vill att dessa ska ligga kvar i rutan Betalda dagar i anställdaregistret upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Om du markerar denna ruta kommer programmet i första hand använda sig av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Räkna om sparad semester Om du sparar semesterlönen som semesterlön per dag och enligt avtalet ska sparade semesterdagar räknas om till de nya semesterdagarnas värde, markerar du fältet för Räkna om sem-lön för sparade semesterdagar. Detta val är förvalt. Kontrollera noga vad det står i ditt kollektivavtal. Lägsta semesterlön per dag Om det står i avtalet att lägsta semesterlön per dag ska utgå, anger du vilka värden som gäller. Det går även att ange ett värde som utgår till anställda som är under en viss ålder när beräkningen görs. Om inte den semesterlönegrundande lönen per dag når upp till lägsta semesterlön per dag justeras semesterlön per dag och semesterlön upp till värdet för lägsta semester lön per dag, det vill säga 3 års branschvana = 1405 kr och fyllda 18 år = 1185 kr. Om den anställde har lägre sysselsättningsgrad än 100 %, justeras garantilönen. Exempelvis, om den anställde arbetar 80 % och lägstalönen är 1200 kr, justeras semesterlönen per dag till 960 kr. 3
Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stämma av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar. Semesterberäkningsurval Här har du möjlighet att göra vissa val exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Beräkning av antalet semesterdagar person för person När semesterdagarna beräknas utgår programmet från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänande år du beräknar. Ej semesterlönegrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datumet inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande dagar. Den anställdes semesterrätt. 4
Exempel: Anställd nummer 102 har en frånvaro som inte är semesterlönegrundande. Programmet känner av att 92 dagar har tagits ut. Genom att du använt en annan löneart (i övningsföretaget löneart 603) när de 120 semestergrundande dagar är slut, kommer programmet reducera semestergrundande anställningsdagar med 92 dagar. I stället för 25 semesterdagar får den anställde 19 dagar med 25 dagars semesterrätt 273/365*25 = 18,70 = 19 semesterdagar. I den här bilden kan du korrigera manuellt om något skulle vara fel. Observera att korrigeringen ska göras när du genomför punkten Kontrollera och godkänn varje person. Semesterlön Semesterlönen utgör 13 % av semesterlöneunderlaget dock lägst garantibelopp om man varit anställd i minst tre sammanhängande månader. Semesterlöneunderlaget utgörs av arbetstagarens lön under intjänandeåret. I semesterlöneunderlaget ska även permitteringslön med anledning av driftsuppehåll för samtidig semester under intjänandeåret. Semesterlönegrundande inkomst hämtas från lönearter som har inställning Typ av inkomst Semlönegrundande ersättn/avdrag på semesterfliken. Det kan gälla både ersättningar och avdrag. Programmet läser transaktioner som har datum inom perioden som du angett under Läs transaktioner. Saknas datum på transaktioner, går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Semesterlönen vid sparad semester är 0,52 % av semesterlöneunderlaget för varje semesterdag vid 25 dagars semesterrätt. Garantilön enligt avtal Kontrollera i ditt kollektivavtal vilka belopp som gäller för lägsta löner under detta semesterår. 5
Observera att garantibeloppen gäller fr.o.m. den första i den månad då förändringen i fråga om åldern respektive branschvana inträffar. Därför har vi funktionen Uppdatera semlön/dag Handelsavtalet. Funktionen finns under menyn Verktyg - Semesterrutiner och ska köras innan varje löneberedning. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Branschvana anges i anställdaregistrets semesterflik vid nyanställning. Uppdaterar du löneprogrammet varje månad innan varje lönekörning, uppdateras semesterfliken kontinuerligt med nya intjäningsmånader. Semesterlönegrundande frånvaro Semesterlöneunderlaget ska ökas med de löneavdrag som gjorts för frånvaro som är semesterlönegrundande enligt 17 i semesterlagen. Semesterlöneunderlaget ska ökas med ett belopp motsvarande snittlön/timma för rörliga lönedelar, tillägg för förskjuten ordinarie arbetstid samt övertidsersättning. Det uppräknade underlaget divideras med det antal semesterlönegrundande dagar de anställda har rätt till. Detta löser vi i programmet genom att använda en löneart för semesterlönegrundande frånvaro, exempelvis sjukfrånvaro. I Övningsföretaget finns en passiv löneart 491 som du kan använda. Genom att markera rutan Kontrollera semestergrundande frånvaro under menyn Arkiv - Inställningar i löneberedningen, får du automatisk information när personen kommit över de 180 dagarnas frånvaro och det är dags att börja använda den andra sjukavdragslönearten. Arbetad tid För att semesterberäkningen ska kunna komma fram till en snittlön behövs uppgift om arbetad tid. Enligt Handelsavtalet gäller arbetade dagar. Det är viktigt att man genomgående håller sig till samma enhet på lönearten. 6
Semesterlönegrundande frånvarotimmar/dagar För att få en korrekt framräkning av semesterlönegrundande belopp behövs uppgift om antalet semesterlönegrundande frånvarotimmar. Dessa hämtas från lönearter med inställning Typ av enhet Semestergrundande frånvarotimmar/-dagar. Oftast använder man en passiv löneart för detta men det kan också vara en löneart som man lönebereder frånvarotimmarna/dagarna som ska generera ett avdrag. Har du arbetsschema på dina anställda, behöver du inte lönebereda in arbetade timmar och semesterlönegrundande frånvarotimmar utan dessa hämtas från kalendariet. Markera då i semesterberäkningsbilden, under Visa underlag, att Arbetad tid och semesterlönegrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på personen. I semesterlöneskuldsbilden finns motsvarande funktion. För att ha kontroll på när du ska sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar använder du dig av inställningen Kontrollera semestergrundande frånvaro under menyn Arkiv - Inställningar i löneberedningen. Varningen visas i löneberedningen när antalet semesterlönegrundande frånvarodagar har överskridits. Så här kan den lista du får se ut: Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den, klicka på knappen Visa logg, i semesterberäkningens första beställningsbild, och undersöka vad som kan vara fel. 7
Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. Där anger du hur många semesterdagar per år som de anställda får spara, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar får sparas totalt. Nästa kontroll som programmet gör är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Du får ett meddelande om det finns dagar som sparats i fler år än du har ställt in och frågar då hur du vill göra med dessa. 8
Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden betald och sparad semester under menyn Arkiv Inställningar och fliken Semester. När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. De gamla sparade dagarna har räknats om till samma värde som värdet på årets framräknade semesterlön per dag. Kvarvarande obetalda semesterdagar tas bort. Till sist får du upp semesterberäkningsbilden per person där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara rapporten. Uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du då har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. 6. Skriv ut och skicka lönespecifikationer Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för aprils lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa ut på lönespecifikationen till de anställda. 9
7. Semesterskuldlista för 2016-04-01-2016-04-30 När du är klar med semesterberäkningen kan du skriva ut semesterskuldlistan per 30 april. Du anger datum 2016-04-01 till 2016-04-30 för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: Observera att du inte kan återskapa semesterskulden efteråt, det är alltså för sent att ta ut semesterskuldslistan per 2016-04-30 efter att du registrerat uttagen semester i maj eller senare. 10
För att programmet ska kunna räkna fram semesterskulden enligt 13 % måste du ange procentsatsen i fältet Sem-ersättning på rörliga lönedelar. För att programmet ska kunna beräkna sparade semesterdagar som årets betalda dagar ska du ha markering i rutan Sparad semester beräknas som betald semester (avtal 1-17). Till sist får du ut semesterskuldslistan. Plats för egna anteckningar: 11