Sammanträdesprotokoll Plats och tid Beslutande Måndagen 21 december 2015, kl 9.00-11.10 Sjögatan 28, sammanträdesrum A 319 Catharina Fredriksson, ordförande Patrik Renfors Dag Bergentoft Patrik Edström Birgitta Luoto Övriga deltagare Ingela Wahlstam, suppleant Leif Thor, suppleant Björn Johansson, suppleant Birger Svensson, ordförande Kustbostäder i Oxelösund AB Benita Vikström, ordförande Oxelö Energi AB Charlotte Johansson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare Underskrifter Sekreterare Lisa Sollenborn Paragrafer 45-54 Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Patrik Renfors
Sammanträdesprotokoll Blad 2 45 Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. 46 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 47 Val av justerare Patrik Renfors utses att justera dagens protokoll. 48 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 49 Ekonomiskt utfall per november Dnr Förab 2015.5 Ekonomiskt utfall per november presenteras. Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 50 Ägardirektiv Förabs stämma har tagit emot ägardirektiv inklusive företagspolicy och avkastningsplan. Styrelsen tar emot och antar ägardirektiven samt vidarebefordrar desamma till dotterbolagen. 51 Budget 2016 VD föredrar ärendet. För 2016 har kostnader om 75 tkr budgeterats för fortsatt utveckling av arbetet i koncernen, bland annat avkastningsplanen. I övrigt är budgeten lagd utifrån tidigare års utfall. Styrelsen beslutar anta budgetförslaget.
Sammanträdesprotokoll Blad 3 52 Dotterbolagens verksamhetsplaner Dotterbolagens VD Per Alm visar översiktligt bolagens strategiska dokument inklusive verksamhetsplaner. Styrelsen tackar för rapporten. 53 Info/lägesrapport dotterbolagen Dotterbolagens VD Per Alm ger en lägesrapport. Kustbostäder - Ekonomiskt utfall per november. Prognos bättre än budget vilket bland annat beror på lägre omsättning av lägenheter och låga räntor. - Budget 2016 - Nyproduktion bostäder. o Norra Malmgatan, anbudsförfrågan går ut i början av 2016. Marksanering första halvåret 2016. I bästa fall klart för inflyttning i slutet av 2017. o Cypressen 12, detaljplanearbete pågår. o Nedre Frösäng. En första idé finns framtagen, möjligt samarbetsprojekt med någon mer aktör. - Försäljning kommersiella fastigheter. - Villabacken. - Hiss planerad på Oxelögatan. - Medarbetarundersökning genomförd med positivt resultat. - Gästhamnen. Oxelö Energi - Ekonomiskt utfall per november. - Budget 2016. - Fjärrvärmeledning Nyköping. - Bixia. Ytterligare två delägare väljer att sälja. - Resultat av NKI-undersökning positivt. Styrelsen tackar för informationen. 54 Styrelseutvärdering Underlaget för styrelseutvärdering har varit utskickat med kallelsen. Utvärderingen kommer att ingå i bolagsstyrningsrapporten för 2015. Styrelsen gör utvärderingen, se bilaga 1.
Sammanträdesprotokoll Bilaga 1 Styrelseutvärdering Förab 2015 1. Hur fungerar styrelsen utifrån sin roll och ansvar? Det strategiska arbetet har utvecklats med omarbetade ägardirektiv och avkastningsplan. Fortsatt gäller att jobba vidare med bolagskoncernen i ett längre tidsperspektiv. Frågan måste föras både av ägaren och av styrelsen. Dialgen med ägaren kan utvecklas utifrån det perspektivet. 2. Har styrelsen den kunskap som behövs utifrån sin roll och ansvar? Påfyllnad om exempelvis avkastningsplan och ränteswappar har genomförts under året och det har varit värdefullt. Eventuellt kan påfyllnad om rollen för moderbolagets styrelse vara aktuellt under 2016. Gränsdragningar, befogenheter och ansvar. Benchmarking. När nya styrelseledamoter väljs in i styrelsen är det bra att fundera över vilken kompetens som ska tillföras. 3. Hur har styrelsen bidragit till samordning och optimalt resursutnyttjande (bolagets ändamål)? Även fortsättningsvis ett område som styrelsen behöver arbeta med. 4. Hur fungerar underlag för diskussion och beslut? Det fungerar bra. Styrelsen uppskattar dragningarna den får kring dotterbolagen. 5. Hur fungerar rutinerna med kallelse, protokoll, uppföljning av frågor etcetera? Det fungerar bra. Till bolagsstämmorna skickas kallelsen per post i enlighet med bolagsordningen. Till kommande år enas styrelsen om att skicka kallelse till stämma med post enbart till ägarombudet. Övriga får kallelsen elektroniskt i enlighet med upparbetat arbetssätt. 6. Hur fungerar möteslokalen? Lokalen är bra och ändamålsenlig. Det är bra att styrelsen sammanträder i Cypressen. Det underlättar för att byta fokus till bolagsfrågor och att hålla isär rollerna mellan till exempel Kommunstyrelsen och bolagsstyrelse. 7. Hur är arbetsklimatet i styrelsen (lyhördhet, respekt, personkemi och samspel)? Avspänt och bra. 8. Hur fungerar ordföranden som mötesledare? Det fungerar bra, det är ordning och reda. 9. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner samt fokuserar på det väsentliga? Det fungerar bra.
Sammanträdesprotokoll Blad 5 10. Skulle ledamöterna kunna nyttjas bättre / på annat sätt? Utifrån ett ägardirektiv skulle styrelsen kunna nyttjas i diskussioner och besök kring Vattenverket och Björshult till exempel.