Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 Privata företag ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare våren 2014 s. 9 uppdaterad 2014-01-14
1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2007 Internet, e-mail, egen e-mail adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ring till Eva Sjölin för nedladdning av mallen tel 08-718 89 56 Gå in på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se. http://www.nacka.se/underwebbar/anordnare/aldre_funkhindrade/hemtjanstavlosningledsagni ng/sidor/tidsredovisning.aspx Följ anvisningarna under Gör så här: Väljer du Öppna på en gång se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning Äldre-juni. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 1 Kunddebitering Blankett 2 Ej kunddebitering Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Blankett 5 Omställningstid Blankett 7 Guldkant (Sammanställning Fakturaunderlag Hemtjänst Dubbel bemanning och avrundad tid Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Omställningstid Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser Sammanställningsblad för alla flikar) Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nacka Kommun 2
2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Företag: Företags ID: 47 Trygg Hemtjänst AB PG/Bg: 125826-3147 Telefon nr: 08-451 12 36 Månad: Juli 2010 Faktura nr: 14 Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Månad är obligatoriskt. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.) Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har (gäller endast för Handikapp och Socialpsykriatri). I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Det är enbart för Äldreenheten som Biståndshandläggare INTE behöver väljas Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. Nacka Kommun 3
Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. Sortera När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisning Äldre-juni. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen som normalt. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, -, framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ..ex. Service Omvårdnad Beviljad à 263 kr/t à 310 kr/t à 342 kr/t à 390 kr/t Utfört Totalt Service Omv. dag Kväll Helg Totalt tim 24,00 24,00-1,00-1,00 Totalt tim: -1,00 Totalt kr: -263 Nacka Kommun 4
Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-PA0605-0313 D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. P betyder Privat företag A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj 2006 0313 betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett unikt namn. Nacka Kommun 5
4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun och Malmö När det är dags att skicka filen till Nacka SPARA Normalt (kopian till dig själv) SPARA sedan filen till version till Nacka kommun spara som debet el kred Filen och fakturaunderlaget lägger sig i dessa 2 mappar FAKTURAUNDERLAG samt TIDREDOVISNING_NACKA Fakturaunderlaget i mappen FAKTURAUNDERLAG skickas med fakturan till Malmö (se nedan) Tidredovisningen (Dxx.PA1001.xxxx) skall mailas till (se nedan) E-mailadresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Socialpsykiatri: socialpsykiatri@nacka.se Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun 16500 Äldre Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15400 Handikapp Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15450 Socialpsykiatri Box 50546 202 50 Malmö Nacka Kommun 6
Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: 718 89 56 Insända fakturor för Handikapp Monica Brente, Fakturahandläggare Tel: 718 75 04 el 070-431 75 44 Insända fakturor för Socialpsykiatri Yvonne Dabrowski, Fakturahandläggare Tel: 718 76 05 el. 070-431 76 05 Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: 718 92 50 Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. Nacka Kommun 7
Bilaga 2 Privata företag ID-lista AAA OLU Hemtjänst 35 AAA.Flerspråkig Assistans Care 62 A.R. Real vård och omsorg HB AB Jessys Assistans 67 Adlius omsorg AB 28 Aktiv Omsorg 54 Aleris Omsorg AB 02 Alerta och Omsorg AB 42 Allians Assistans AB 52 Anlita Social omsorgspedagogen 48 Annas vård & Hemtjänstteam AB 55 Annelie s Hemtjänstteam AB 03 Astrids Hemtjänst & Läkemedelsservice 77 Baggens hemtjänst AB 47 Bamboo Care Team AB 70 Blaze Consulting 08 Care Allomsorg AB 50 Carritas proffs Assistans HB 56 Curanda Vårdassistans AB 09 Domicare AB 57 Efoel AB 73 Enklare Vardag i Sverige AB 49 Evelyns Hemtjänst AB 63 Ferla AB 11 Fisksätra Hemtjänst HB 12 Hanna s bemanning AB 66 Hemtjänst Blomma KB 53 Holmströms Hemtjänst HB 17 Home`s AB 29 Iftin Assistans omsorg 76 Inblasa AB 69 Jacob Care AB 72 Lövholmens Hemtjänst AB 44 Macorena 30 Marla Service HB 22 Min Omsorg AB 68 Mituna 23 MåBäst Hemtjänst 64 Nacka Hemservice 24 Nacka kommun personlig ass.led. o avlös 90 NyponRosens Hemtjänst AB 27 Olivia hemtjänst AB 13 OmsorgsCompagniet i Norden AB 31 Orion Omsorg AB 60 Orrens Vård och Omsorg AB 32 Priventa 01 Rosanum Hemvård AB 34 SAGAC i Stockholm AB 78 Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB 36 TPAB Hemtjänst och allservice 58 Vemano Hemtjänst KB 53 Vård&Omsorgsteamet i Norden AB 26 Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden 41 Nacka Kommun 8
Biståndshandläggare aktuell lista våren 2014 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Västra Sicklaön och Älta Kerstin Häggvik-Sundgren kehasu 75 62 Hanna Sandberg hansan 89 55 Yvonne Melin yem 89 65 Camilla Edgren camedg 89 02 Anneli Kocic annkoc 78 22 Maria Ekberg marbru 76 36 Saltsjö-Boo, Östra,Västra Sickla Henrik Thorstensson hentho 89 53 Lena Enberg leg 87 82 Nina Wensberg ninwen 84 62 Eini Ruottinen einruo 84 60 Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Åsa Tryggvesson asatry 89 09 Tanja Westlund tanwes 75 64 Therese Lagerstrand thelag01 75 76 Peggy Kjellander pegkje 84 12 Nacka Kommun 9
Biståndshandläggare Funktionshindrade Ann-Christine Nyman (handläggare Socialpsyk) acn 87 88 Annika Ekerhov (LSS Barn o ungdom under 20 dag 1-15) anneke 89 01 Ann-Katrin Skogsberg (Gruppchef Socialpsykiatri) aksk 77 05 Carina Werther (LSS vuxna ) cwr 84 71 Catarina Niemi (Handläggare) crka 84 70 David Gallego (SOL under 65 år,hemtj. o särsk.boende) davgal 75 13 Edyta Heidari (LASS Vuxna) edihei 84 19 Eva Ralling( Enhetschef) erb 75 14 Helena Lindenius (Gruppchef LSS,SOL) hepe 75 70 Heli Hannukainnen(Handläggare Socialpsyk) hlha 75 51 Ingrid Birgander 8LSS Vuxna, Gruppbostäder) ingbri 89 10 Johanna Palén (LSS Vuxna) johpal 75 03 Katarina Regnell (Handläggare Socialpsykriatri) kter 75 48 Katarina Sundquist (Handläggare Socialpsykriatri) katsun 75 32 Lena Heppling ( LSS Vuxna) lenhep 84 45 Madeleine Lönnhagen (LASS barn+sol+lss o pers.ass) mdlo 76 20 Malin Oulare (LSS barn, SOL barn malber01 90 09 Märta Salomonsson(LSS Vuxna) marsal 89 59 Petra Serrano (Barn o ungdomar under 20 år SOL LSS) petser 87 83 Teodros Asmelash (SOL under 65 år,hemtjänst särsk.boende) teas 75 96 Ulla Österdahl (LSS Vuxna) ulos 75 31 Besöksadress: Granitvägen 15, Nacka Nacka Kommun 10