Inköp, resor och representation

Relevanta dokument
Rapportering av utlägg i Primula

Riktlinjer för tjänsteresor och möten

Lathund för anställd att registrera utlägg i KTH-RES

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Anvisningar för resor, kurser, konferenser och representation samt ersättning för utlägg vid Kommunstyrelseförvaltningen.

Riktlinjer för tjänsteresor inom Försäkringskassan

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Lathund skriva reseräkning. Tur och Retur (T&R)

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Lathund skriva reseräkning. för Samhällsbyggnad Tur och Retur

LATHUND FÖR REPRESENTATION ARBETSLUNCHER INTERNKONFERENSER TJÄNSTERESOR FÖRMÅNSBESKATTNING

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Att tänka på när man fyller i en reseorder eller reseräkning

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Strategi för resor i tjänsten

Reseguiden. Resepolicy 1/6

Göteborgs universitet. Reseguiden för anställda

Checklista för stöd till attestant

Följande riktlinjer och anvisningar gäller för anställda vid Formas och där Formas ska stå för kostnaderna.

RESERÄKNING. ANSTÄLLD PÅ GU Registrera din resa i egenrapportering (du hittar ER i medarbetarportalen) Skriv ut sparad reseräkning samt utläggsbilaga

Riktlinjer för tjänsteresor vid Högskolan i Gävle

Reseräkningar för tjänsteresor inkl. Utlägg

Utdrag ur resehandboken

Sammanfattning och förtydligande av regelverk avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten, resor samt gåvor/uppvaktning

Regler för möten och resor vid Högskolan Dalarna För anställda som reser i tjänsten och icke anställda som reser för Högskolan Dalarnas räkning

Rese- och fordonspolicy

Primula web guide att skapa en reseräkning

Version 1, av 5 LATHUND. Primula Res Attestant

Nytt ramavtal för kort- och resekontotjänster. Björn Wallgren Jan Maarten Dijkgraaf

Telefonkonferens Litteratur

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Målet med Svenska Lottakårens resepolicy är att vi ska underlätta för säkra, kostnadseffektiva och i möjligaste mån klimatsmarta resor.

Sammanfattning och förtydligande av regelverk avseende representation, kurser/konferens, arbetsmöten, resor samt gåvor/uppvaktning

LATHUND FÖR RESENÄREN

Förberedelser disputation/licentiatseminarium, detaljerade checklistor

GÖTABIBLIOTEKEN. För FörlagEtt: Kom ihåg att klicka på lägga in din order i Book-IT i sista steget av beställningen

Mötes- och resepolicy vid Högskolan i Skövde

AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 1 AGDA WEBB. Manual

Riktlinje för resor Oktober 2016

En tjänsteresa end-to-end

Riktlinjer för tjänsteresor

Palasso RES. Lathund Resenär

LATHUND FÖR RESENÄREN

Riktlinjer för tjänsteresor och hotellbokningar inklusive resebilaga

Resepolicy fo r Sveriges Farmaceuter

Lathund för Resenär. Reseräkningen ska skrivas snarast, av resenären själv och på heder och samvete.

Allt som är skattepliktigt måste alltid utbetalas via Primula för att skatt och kontrolluppgift ska bli rätt.

MANUAL FÖR RESEBESTÄLLNING OCH RESERÄKNING. 1. Guidad reserapportering göra resebeställning/rapportering av resor

RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad 2012

Mötes- och resehanteringsanvisningar. Beslutad av förvaltningschef Reviderad Dnr HIG 2011/2004

Lathund för sakattestanter

För att kunna boka online så behöver du logga in, komplettera din profil och pul-godkänna, se separat lathund.

RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad den:

Förnyad konkurrensutsättning Innebär att vid beställning ska samtliga leverantörer inom delområdet få en skriftlig avropsförfrågan

Introduktionsdag för nyanställda Ekonomi. Hanken Svenska handelshögskolan / Hanken School of Economics

Landstingsgemensamma regler för resor - regler för förtroendevalda och anställda i Jämtlands läns landsting

Riktlinjer för handkassor i Härnösands Kommun

Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

Om Fortes konferensbidrag

Vilken hjälp får du av en upphandlare?

Tur o Retur. registrering av reseräkning. INSTRUKTION för reseräkningsprogrammet Tur o Retur. Personalavdelningen Anette Deremar Mörk

RESEPOLICY Gällande för Svenska Skolidrottsförbundet Uppdaterad 2012

BESTÄLLARE. -din guide till avtalen

Mittuniversitetets regler för representation, arbetsmöten, interna kurser, konferenser, gåvor och uppvaktning

I behörigheten registrera ingår att: registrera betalningar, att makulera inrikes betalningar och ändra betalningar.

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 13:1

Regler för tjänsteresor vid Umeå universitet

Bilaga till: Riktlinjer vid resor i tjänsten (LiÖ ) ersättningar, försäkringar, etc

Granskning av Institutionen för historiska studier

Regionstab. Riktlinjer för tjänsteresor och möten

Rekommenderad kostnad, momsavdrag, och konteringsanvisningar för ett antal händelser

KTH-RES Det nya gränssnittet

LATHUND PA-WEBBEN SNABBKURS RESOR. Redigerad

Reseräkning för förtroendevalda. Information och instruktion för registrering

Ekonomiadministrativa rutiner för anställda på Högskolan i Borås

Lathund för arvode till förtroendevalda i Unga Hörselskadade. När kan jag få arvode för ett uppdrag?

2 Krav på leverantör Stöd- och tilläggstjänster, Företagshälsan NLL. Dnr: Ansvarig: Josefine Barsk

LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD. Redigerad

Ersättning vid utbildningar

Vägledning för avrop från Litteratur

SÅ HÄR SKAPAR DU EN RESERÄKNING UTLÄGG/BILERSÄTTNING

Om Fortes resebidrag

Stockholms läns landstings riktlinjer för resor och möten i tjänsten

Resepolicy

Tjänstereseförsäkring för Västra Götalands läns landsting Försäkringstagare:

Upphandlingsprocessen enligt LOU - lagen om offentlig upphandling, är enkel:

2. Bilaga 1. Kravspecifikation

Representation m.m. KÄLLA: ESV:S INFORMATION VID STORA REDOVISNINGSDAGEN, LU:S FÖRESKRIFTER FÖR REPRESENTATION

Svenska Simförbundets guide rörande ersättningar och förmåner till anställda, styrelse och ideella

Policy och riktlinjer för representation och gåvor vid SLU samt gränsdragningar

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun

Registrering av föräldraledighet, föräldraledighet koncentrerad deltid, tillfällig föräldrapenning vid barns födelse samt vård av sjukt barn.

Mötes- och reseregler för anställda vid Högskolan i Skövde

HEROMA RESE ANVÄNDARMANUAL FÖR RESERÄKNING I HEROMA

Ersättning för reportageresa

Kortet som ger mer pengar inte mindre.

LATHUND FÖR GRANSKAREN

Transkript:

MEDARBETARINFORMATION Inköp, resor och representation Institutionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik www.su.se/hsd

2 Inköp och upphandling Alla inköp ska i förväg godkännas av prefekt per e-post, gärna direkt med kopia till funktionsadressen order@hsd.su.se. Stockholms universitet är en statlig myndighet. Detta innebär att vi som anställda har skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling och de ramavtal som finns för offentlig sektor samt inom universitetet. Här har vi samlat några av de vanligaste beställningarna och beskriver hur ni går tillväga för att handla rätt. Vid alla inköp så gäller i första hand att vi ska följa de avtal som finns. Stockholms universitet har egna avtal som finns i avtalskatalogen på https:// contracts.opic.com/contract. Kammarkollegiet har samlat alla avtal för statliga myndigheter på webbplatsen http://avropa.se. I första hand gäller SU:s egna avtal. Om det inte finns avtal så måste inköp ske på rätt sätt, vilket innebär till exempel att minst tre leverantörer måste tillfrågas innan ett inköp sker samt att alla inköp dokumenteras skriftligt. Mer information finns på: http://www.su.se/regelboken/bok-3/upphandling. Vid frågor så kontakta gärna Louise Sköldberg, vår inköpssamordnare och kontaktperson mot inköpsavdelningen, som är påläst inom upphandlings- och inköpsregler. Hon sitter i rum P308 och finns på telefon 08-674 7810 och e- post: louise.skoldberg@hsd.su.se. Exempel på upphandlade områden: Blommor: Avtal med fem leverantörer Böcker: Adlibris (svensk litteratur), Bokus (utländsk litteratur) Catering (Från bulle till buffé) : Hörs fr.o.m. 1 september 2016 Möbler: Flera leverantörer beroende på område Resor: BCD Travel Terminalglasögon: Synoptik

3 Representationsregler Representationer ska utövas återhållsamt och ska vara motiverade, anpassade till representationstillfället och måttfulla. Representation som är ofta förekommande mot en och samma person/grupp av personer ska undvikas. Att tänka på vid representation Det finns extern (med externa deltagare utanför SU) och intern (anställda och forskarstuderande vid SU) representation. I båda fall kan representationen vara skattepliktig och räknas som förmån för den anställde. Kolla därför alltid gärna först med Louise S. innan du genomför en representation. Arbetsluncher räknas ej som intern representation då det anses vara en privat levnadsomkostnad, detta gäller även nätverksträffar! För all form av representation krävs att det finns ett dokument som specificerar deltagarnas namn, organisation samt datum och syftet med representationen samt för konferenser (minst 6 timmar per hel dag) även ett detaljerat program. Beställningar/avrop går i princip alltid via Louise S eller Lena. Utöver förmånen av kost vid tjänsteresa och representation så finns även detaljerad regler för personalvårdsförmåner och gåvor till anställda. För mer information läs rektorsbeslutet från 2016-02-25: http://www.su.se/polopoly_fs/1.274069.1457425134!/menu/standard/file/rf %20beslut%20riktlinjer%20representation.pdf eller se Inkomstskattelagen - 1999:1229. Upphandlad leverantör från 1 september är Hörs.

4 Resor Upphandlad leverantör: BCD Travel Från höstterminen finns en reseorder som fylls i och lämnas till prefekten. Du hittar den i X-mappen samt på HSD:s medarbetarwebb. Stockholms universitet har avtal med BCD Travel t.o.m. 2016-11-02. Alla tjänsteresor ska i första hand bokas genom dem, det är dock tillåtet att köpa tågbiljetter direkt från SJ. Resenärsprofil Innan du bokar din resa genom BCD Travel ska du fylla i din personliga resenärsprofil som finns på http://www.su.se/medarbetare/personal/resor/ boka-resor-online/boka-online-bcd-travel-1.208866. Profilen förenklar bokningsprocessen både när du bokar via telefon och via online-bokningssystemet, Amadeus e-travel Management (AeTM). Tänk på att det utgår en extra avgift om du bokar via telefon. Hotell Även hotell kan bokas via BCD Travel, det går dock även bra att boka de hotell som finns upphandlade via ramavtal och som du hittar på http:// www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/resor-och-boende/ Hotelltjansterinrikes/. Avtalet har rangordning dvs du får först höra med det förstrankade hotellet om det finns rum ledigt. Reseförsäkring Vid utrikes tjänsteresa ska resenären ha med sig Swedish State Business Travel Insurance Certificate som intygar att resenären är försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet får du hos Sara. Gruppresa, gäster eller taxi? Gruppresor eller resor för externa, till exempel opponenter eller gästföreläsare bokas via Lena eller Louise S. Beställning skickas till prefekten med kopia till order@hsd.su.se. För taxi (används i undantagsfall) har vi ett kundkonto hos Taxi Stockholm. Kontakta Louise S. för bokning.

5 Reseräkning och utlägg Alla resor och utlägg ska godkännas i förhand av prefekten för att du ska kunna äska ersättning för dina kostnader. Registrering i Primula Om du har haft utlägg under en tjänsteresa så registrerar du själv dina resekostnader och utlägg i Primula. Utlägg i Sverige ska i möjligaste mån undvikas - om möjligt ska faktura skickas till universitetet. För att registrera utlägg, logga in på https://hr.su.se/ och välj Resor/utlägg under Min sida. Välj sedan rätt formulär. Originalkvitton tejpas på A4-papper och skannas in för att bifogas räkningen. Originalkvittona lämnas därefter till Sara tillsammans med utskrift ur Primula. Syftet med utlägget ska framgå. Vid representation ska förutom syfte även deltagarförteckning med namn och organisationstillhörighet bifogas. Sker utlägg i samband med en konferens ska också konferensprogram bifogas. Glöm inte att kontera ditt utlägg/resa. På konteringsidan kan du se din lönekontering och kopiera den. Detaljerad manual finns i Primula under rubriken externa länkar ; välj dokumentet handledning min sida. Tänk på att lämna in utlägg skyndsamt, helst inom en månad. Utlägg äldre än ett år ersätts generellt inte. Ersättningen utbetalas i samband med nästa löneutbetalning, förutsatt att utlägget registrerats i tid före lönekörning. Du bör lämna in utlägg senast runt den 10:e i månaden för att det ska betalas ut med närmaste månadslönen. Utlägg av ej anställda Utlägg till personer som inte är anställda får inte förekomma. Det gäller till exempel doktorander som får finansiering via den ämnesdidaktiska forskarskolan eller för gästforskare och andra externa gäster. Personer som vi betalar tillfälligt arvode till och som därmed betraktas som anställda får använda en särskild blankett - även här styrks utläggen med originalkvitton som lämnas till Sara eller Louise S.

6 Inköp av böcker och kurslitteratur Universitetsbiblioteket är en gemensam resurs för alla anställda och studenter vid Stockholms universitet. Det är också en bra utgångspunkt att se om den önskade boken finns tillgänglig i tryck eller elektroniskt innan man gör en beställning. Finns boken inte på universitetsbiblioteket eller behöver du ett eget exemplar så finns ett rangordnat ramavtal hos Kammarkollegiet. Svensk litteratur köps i första hand på Adlibris AB. Om Adlibris inte kan leverera så ska förfrågan skickas till Bokus och i tredje hand hos BTJ Sverige AB. Utländsk litteratur, dvs litteratur utgiven utomlands, har Bokus rankad som etta, Adlibris som tvåa och Dawson Books Limited som trea. in kvitton som utlägg. Det är inte tillåtet att köpa böcker från till exempel Amazon och lämna Bokus för svenska böcker och Adlibris för utländsk litteratur. Kontakta Louise för inloggningsuppgifter. OBS: alla inköp ska först godkännas av prefekten.

Ansvarsområden Alla beställningar skickas till order@hsd.su.se. Detta som underlag för kommande fakturor. Du får dock efter godkännande själv beställa resor, böcker och i viss mån catering. Catering och konferenser: IT och teknik (datorer inkl installation/su-anpassning, mjukvara och teknisk utrustning, IT-licenser, lånedatorer/låneutrustning): Litteratur: Media och annonser: Möbler till kontor och salar: Resor: Reseförsäkring och utlägg: SU-butiken och skåpservice: Terminalglasögon, Eurocard mm: Louise Sköldberg och Lena Eurén Daniel Saba Lena Eurén och Louise Sköldberg John Sjöstrand Louise Sköldberg och Claudia Hakanen Louise Sköldberg Sara Rylander Lena Eurén och Daniel Saba Claudia Hakanen

Stockholms Universitet Institutionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik 106 91 Stockholm www.su.se/hsd order@hsd.su.se Institutionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik