Förfrågningsunderlag 2016-11-04 Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Mattias Olsson mattias.m.olsson@skane.se Upphandling Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 Sista anbudsdag: 2017-02-06 23:59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan kommer att följas upp under avtalstiden Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren 2. ifikation A-post 2.1 Omfattning 2.1.1 Upphandlings omfattning Upphandlingen avser rikstäckande dagligpost. Med rikstäckande daglig post avses osorterad A-post som Region Skåne sänder till mottagare inrikes. Anbudsgivaren ska dela ut post till enskilda adresser/postnummer, storpostnummer och postboxar. Region Skåne lämnar i huvudsak in posten som osorterade brevsändningar. Med brevsändningar avses distribution av minst 500 st A-post brevförsändelser av samma format. Försändelserna får i vikt maximalt skilja upp till 30 gram per försändelse. Det förekommer även styckevis inlämning om volymen inte uppgår till sändning. 2.1.2 Post som Anbudsgivaren lämnar vidare Post som Anbudsgivaren lämnar vidare, till godkänd Underleverantör, ska göras i Anbudsgivaren egna namn. Anbudsgivaren lämnar då som postoperatör in den post de själva inte delar ut. 2.2 Lokala anpassningar 2.2.1 Region Skånes postnav Sida 1/10
Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 2.2 Lokala anpassningar 2.2.1 Region Skånes postnav Det finns tre postnav i Region Skåne - ett i Lund, ett i Malmö och ett i Kristianstad. All post hämtas internt av Region Skånes åkeri Skånetransport från respektive avsändare, inom Region Skåne, till närmsta interna postnav där posten frankeras för att sedan hämtas upp av Anbudsgivaren för utdelning. Fram till upphämtning av Anbudsgivaren, ansvarar Region Skåne för posthanteringen. Kostnad för hämtning av post ska ingå i pris för "Övrig service", se p. 2.10.1. I god tid innan Uppdraget påbörjas ska Anbudsgivaren och Beställarens ansvariga för respektive nav bestämma de specifika rutinerna som ska gälla för navet ifråga. Dialog ska ske genom ett fysiskt möte i Beställarens lokaler. Anbudsgivaren ska vara skyldig att anpassa sina arbetsmetoder för att erbjuda en smidig och effektiv lösning för respektive nav. 2.2.2 Hämtningstider Anbudsgivaren ska i bilaga Pris och bedömningsmall ange den senaste tidpunkten när de kan hämta post vid respektive postnav och ändå dela ut posten dagen efter. Hämtningar ska tidigast utföras enligt följande: Anbudsgivaren ska tidigast hämta posten i Lund 17:15 och senast 17:45 helgfri vardag. Anbudsgivaren ska tidigast hämta posten i Malmö 16:30 och senast 17:00 helgfri vardag. Anbudsgivaren ska tidigast hämta posten i Kristianstad 16:00 och senast 16:30 helgfri vardag. Anbudsgivaren ska vara bunden av angiven anbudstid. Exakta hämtningstider överenskommes dock i samband med avtalsstart. Inga avsteg från överenskomna hämtningar får göras utan Beställarens skriftliga godkännande. Utvärdering Anbudsgivaren ska ange i bilaga Pris och bedömningsmall den senaste tidpunkten för hämtning av post vid respektive nav. För varje kvart senare än ovanstående tidigast-tid, erhålls ett avdrag om 200 000 kr att göras vid beräkningen av jämförelsevärdet.. 2.2.3 Frankeringsmaskiner Region Skånes postnav använder Neopostmaskiner för att stämpla porto betalt och internt registrera kostnadsställe. Anbudsgivare ska senast tre (3) månader efter avtalsstart hantera automatisk och elektronisk filöverföring från Region Skånes frankeringsmaskin direkt till Anbudsgivaren. Sida 2/10
Anbudsgivare ska senast tre (3) månader efter avtalsstart hantera automatisk och elektronisk Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 filöverföring från Region Skånes frankeringsmaskin direkt till Anbudsgivaren. 2.3 Option till sen hämtning utanför postnaven Region Skåne arbetar aktivt med att öka servicen till vården. Anbudsgivaren ska därför kunna erbjuda upphämtning av akuta försändelser efter den tidpunkt brev upphämtats på postnaven. Tjänsten kommer att utgöra en option under avtalet. Hämtning ska ske på en gemensamt överenskommen plats på sjukhusområdena i Lund och/eller Malmö ca klockan 18:00. Andelen brev uppskattas till ca 50 brev per dag och upphämtningsort. Kostnaden för tjänsten ska utgöras av offererat pris, kostnad för frankering av breven samt upphämtning. Anbudsgivaren ska i bilaga Pris och bedömningsmall ange pris för frankering och hämtning, som tillsammans med offererat pris för porto utgör pris för optionen. 2.4 Tillhandahållande av utrustning 2.4.1 Lastbärare Anbudsgivaren ska, utifrån Beställarens behov, kostnadsfritt tillhandahålla lämpligt antal lastbärare på hjul för hantering av den dagliga mängden post på respektive nav. På grund av platsbrist kan naven inte lagerhålla extra lastbärare. Det är därför av stor vikt att Anbudsgivaren har dagliga leveranser (helgfri måndag-fredag) av dessa. Undantag kan enbart göras efter Beställares godkännande. Lastbärare kommer att utvärderas enligt p. 2.4.3 nedan. Anbudsgivaren är bunden att använda sig av inlämnad typ av lastbärare under hela avtalstiden och väsentliga förändringar av denna utan Beställarens skriftliga godkännande kommer att betraktas som avtalsbrott. Annan lastbärare kan godkännas om den kan anses som likvärdig eller bättre än inlämnad lastbärare. Bedömningen görs av Beställaren. 2.4.2 Minimikrav på lastbärare Lastbärare ska vara utrustade med fastmonterade hjul Det ska finnas möjlighet att enkelt säkra postbackarna på lastbärarna Lastbärarna ska vara utrustade med någon form av handtag så att de enkelt kan förflyttas i Beställarens lokaler Lastbärarna ska vara utformade på ett sådant sätt att det enbart behövs en person för att hantera dem Lastbärarna ska kunna hanteras utan någon form av utbildning 2.4.3 Utvärdering av lastbärare Sida 3/10
Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 2.4.3 Utvärdering av lastbärare De lastbärare som uppfyller ställda ska-krav kommer att gå vidare till en funktionell utvärdering. Anbudsgivaren ska lämna in den typ av lastbärare till Region Skåne som är tänkt att användas under avtalsperioden. Lastbäraren kommer att testas och utvärderas i den miljö där den används på Region Skånes postnav. Lastbärare ska inlämnas med det antal transportbackar som lastbäraren maximalt är avsedd att lastas med. Utvärderingen sker utifrån följande: Helhetsbedömning utifrån ett användarperspektiv och lastbärarens funktion i produktionen. Faktorer som tillmäts betydelse är: Lastbärarens körkomfort. Mål: Lastbäraren ska ha en hög körkomfort Hjulens funktion. Mål: Lastbäraren ska vara lättrullad och smidig att navigera Lastbärarens säkerhet. Mål: Det ska vara enkelt att säkra last och risken för olyckor ska avlägsnas Ergonomiskt perspektiv. Mål: Lastbärarna ska hålla hög ergonomisk funktion och förhindra förslitningsskador hos användare Lastning. Mål: Det ska vara effektivt att lasta på lastbärarna Utvärdering sker av utvalda anställda på Region Skåne och expertgruppen utan Anbudsgivarens närvaro. Lastvagn ska senast lämnas in 2016-02-07 mellan klockan 08.00-16.00 på följande adress: Regionservice Att: Camilla /Carina Godsmottagning Tornavägen 10 22185 Lund Lastbäraren bör märkas med "Anbud 1602811 - Anbudsgivares namn". Utvärderingsskalan baseras på fasta svarsalternativ enligt Utvärderingsmodellen. Mycket väl godkänd - fyller målen på ett utmärkt sätt, ger stort mervärde Väl godkänd - Fyller målen på ett bra sätt, ger visst mervärde Godkänd - Fyller målen på acceptabel nivå, ger inget mervärde Icke godkänd - Ej acceptabel Om anbudsgivarens inlämnade lastbärare anses vara mycket väl godkänd kommer ett avdrag om 2 500 000 kr att göras vid beräkningen av jämförelsevärdet. Om anbudsgivarens inlämnade lastbärare anses vara väl godkänd kommer ett avdrag om 1 250 000 kr att göras vid beräkningen av jämförelsevärdet. Om anbudsgivarens inlämnade lastbärare anses vara godkänd kommer inget avdrag att göras vid beräkningen av jämförelsevärdet. Anbudsgivarens lastbärare ska minst få betyget godkänd för att kunna vara aktuell som Leverantör. 2.4.4 Transportbackar Anbudsgivaren ska utan extra kostnad tillhandahålla transportbackar eller likvärdigt för hantering av försändelser. Sida 4/10
Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 2.4.4 Transportbackar Anbudsgivaren ska utan extra kostnad tillhandahålla transportbackar eller likvärdigt för hantering av försändelser. 2.5 Leveransprecision 2.5.1 Allmänt Region Skåne sänder ca 12 000-15 000 brev dagligen som A-post (även kallat 1:a klass brev). Breven innehåller ofta känslig information, t ex om patienters sjukdomstillstånd och kallelser till besök i vården. Region Skåne anser därför att korta befordringstider är viktigt för att säkerställa en tillförlitlig postgång. I denna upphandling kommer benämningen leveransprecision användas istället för befordringstid. 2.5.2 Miniminivåer för leveransprecision Enligt 6 i postförordningen ska den samhällsomfattande posttjänsten uppfylla kravet att minst 85 procent av de brev som lämnats in för övernattbefordran, före angiven senaste inlämningstid, ska ha delats ut inom landet påföljande arbetsdag, oavsett var i landet de har lämnats in. Minst 97 procent av breven ska ha delats ut inom tre påföljande arbetsdagar. 2.5.3 Mätning av leveransprecision Mätning ska utföras av extern, oberoende part avseende a-post. Anbudsgivaren ska senast vid avtalstecknande meddela vem som kommer att utföra mätningarna. Mätning ska sammanställas månadsvis och tillsändas Beställarens kontaktpersoner enligt detta avtal efter varje mätperiod. Avsteg kan enbart göras efter skriftlig överenskommelse mellan parterna. Första mätningen ska påbörjas senast en månad efter Uppdragsstart, det vill säga mätningen ska avse leveransprecision av Avtalets andra månad. Mätning ska avse levereransprecisison på dag 1, dag 2 och dag 3. Mätningen kan omfatta enbart Skånes kommuner eller vara rikstäckande. Mätning ska ske på Region Skånes bekostnad och ingå i pris för "Övrig service", se p. 2.10.1. Mätningen ska baseras på standarden SS-EN13850:2012. a. b. Anbudsgivaren ska ange inom vilket område mätningen ska omfatta Flervalsalternativ. Skåne, Rikstäckande 2.5.4 Måltal för leveransprecision 93 % utdelning påföljande vardag efter inlämning (dag 1) Sida 5/10
2.5.4 Postförmedlingstjänster, Måltal leveransprecision a-post 1602811 Region Skåne har följande måltal för leveransprecision av a-post: 93 % utdelning påföljande vardag efter inlämning (dag 1) 96 % utdelning två vardagar efter inlämning (dag 2) 99 % utdelning tre vardagar efter inlämning (dag 3) Om Leverantörens mätningar visar på leveransprecision som understiger ovanstående måltal, ska Leverantören upprätta en åtgärdsplan, med tillhörande tidplan, för att uppfylla måltalen avseende leveransprecision. Åtgärdsplanen och tidplanen ska innehålla rimliga förbättringsåtgärder som ska uppfyllas inom skälig tid. Åtgärdsplanen ska godkännas av Beställaren. Bristande uppfyllande av åtgärdsplan kommer att betraktas som avtalsbrott. 2.6 Returhantering av obeställbara brev Eftersom Region Skåne hanterar känslig post som ofta måste nå mottagarna med kort varsel, t ex när det gäller kallelser, är det av yttersta vikt att returflödet för obeställbara brev är effektivt och kan ske utan störningar. Ifall mottagaren har en giltig addressändring, ska försändelsen kostnadsfritt eftersändas till mottagarens aktuella adress. Obeställbara försändelser ska utan dröjsmål kostnadsfritt återsändas till avsändaren. För varje retur ska giltig orsak rapporteras. Anbudsgivare ska under p. 2.7 beskriva sin process för obeställbara brev. Anbudsgivaren är bunden av sin beskrivning i anbudet och väsentliga avvikelser kommer att betraktas som avtalsbrott. 2.7 Genomförandebeskrivning - obeställbara brev Anbudsgivaren ska nedan beskriva sin process för obeställbara brev. Processbeskrivning: Syfte: Region Skåne hanterar känslig post som ofta måste nå mottagarna med kort varsel, t ex när det gäller kallelser eller anvisningar inför operation. Det är därför av yttersta vikt att returflödet är effektivt och kan ske utan störningar, i syfte att mottagaren får sitt brev snarast möjligen. Mål: Fylla övergripande syfte och mål med upphandlingen. Anbudsgivaren ska ha en effektiv process så att obeställbara brev återsänds till avsändaren inom så kort tid som möjligt. Förekomsten av retur ska ha en försumbar inverkan på befordringstiden från första utskick till att mottagaren får brevet. Beskrivningen kommer att utvärderas och få betyg enligt tre nivåer: Mycket trovärdig Anbudsgivaren beskriver på ett mycket trovärdigt sätt ett väl genomarbetat arbetssätt för att uppfylla beställarens mål och krav. Beskrivningen bedöms även vara konkret och väl underbyggd. Flera mervärden kan identifieras. Trovärdig Uppfyller ej kravet Beskrivningen är inte konkret och underbyggd, innehåller brister eller vissa delar saknas. Sida 6/10
beställarens Postförmedlingstjänster, mål och krav. a-post Beskrivningen bedöms även vara konkret och väl underbyggd. Flera 1602811 mervärden kan identifieras. Trovärdig Anbudsgivaren beskriver på ett trovärdigt sätt ett arbetssätt för att uppfylla beställarens mål och krav. Beskrivningen bedöms även vara konkret och underbyggd. Mervärde kan identifieras. Uppfyller ej kravet Beskrivningen är inte konkret och underbyggd, innehåller brister eller vissa delar saknas. Anbudsgivarens beskrivningarna ska minst få betyget trovärdig för att kunna vara aktuell som Leverantör. Om anbudsgivarens beskrivning anses vara mycket trovärdig kommer ett avdrag om 2 500 000 kr att göras vid beräkningen av jämförelsevärdet. Anbudsgivaren beskriver sin process för obeställbara brev här Fritext 2.8 Personal, sekretess och säkerhet 2.8.1 Hantering av Region Skånes post Anbudsgivaren och eventuella underleverantören ska utföra uppdraget på ett tillförlitligt sätt vilket bl. a. innebär att skyddet för avsändarens och mottagarens personliga integritet upprätthålls under hela avtalsperioden. Vid utförande av uppdrag ska nedanstående punkter efterföljas: Leverantören får inte under några omständigheter leverera/lämna post på annan plats än till mottagarens mottagningspunkt, såsom brevinkast, brevlåda, postbox, avsedd för mottagning av post. Post får inte under några omständigheter lämnas öppet, det vill säga utanför mottagarens dörr, i trappuppgång, utanför mottagarens besöksadress, låda avsedd för tidningar etc. som möjliggör att annan än mottagaren har access till posten. Det åligger Leverantören att säkerställa att post skyddas mot yttre påverkan såsom väta, smuts etc. Det åligger Leverantören att säkerställa att post delas ut i dess ursprungliga skick. Leverantören får inte under några omständigheter eller på eget bevåg montera egna mottagningspunkter för mottagarna. Region Skåne ser eventuella brister kring kraven ovan som mycket allvarliga. Avvikelser kommer att betraktas som avtalsbrott. 2.8.2 Ansvarig kontaktperson Anbudsgivaren ska kostnadsfritt erbjuda en kundansvarig kontaktperson (Key Account Manager eller liknande) med uppgift att från Anbudsgivarens sida planlägga, utveckla och följa upp uppdraget i överenskommelse med Region Skånes kontaktpersoner för Avtalet. Arbetsuppgifterna ska bland annat omfatta följande åtagande: Ansvara för implementering av avtalets alla delar Ansvara för att reklamationer och synpunkter besvaras och följs upp Uppföljning och analys av efterfrågad statistik Informera om nyheter/händelser inom Anbudsgivarens organisation Delta på uppföljningsmöten. I samråd med Region Skåne aktivt jobba med avtalsutveckling Sida 7/10
Delta på uppföljningsmöten. Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 I samråd med Region Skåne aktivt jobba med avtalsutveckling 2.8.3 Personal Leverantörens personal ska kunna styrka sin anställningstillhörighet med identitetshandlingar. För fast anställd personal ska personliga behörighetskort med fotografi finnas och medföras när arbete utförs ute hos den avropande myndigheten. Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av sina åtaganden använda personal med för ändamålet adekvat kompetens. Personalen ska vara kunnig, punktlig och drogfri. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta sådan personal, som saknar erforderlig kompetens. En förutsättning för uppdragets genomförande är att Region Skånes och Anbudsgivarens personal kan samarbeta. Om samarbetssvårigheter påtalas ska utbyte av Leverantörens personal ske om Region Skåne så begär. Personal som utför uppdraget ska kunna förstå, tala och läsa samt göra sig förstådd i det svenska språket i den omfattning som krävs för att utföra avtalat åtagande. 2.8.4 Sekretess och säkerhet Leverantören förbinder sig att följa de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) och postlagen (2010:1045) samt att tillse att anlitad personal och eventuella underleverantörer gör motsvarande åtagande. Leverantören är skyldig att informera sig om innebörden av bestämmelserna om handlingssekretess och tystnadsplikt i OSL. Om Region Skåne så kräver ska Leverantören och berörd personal som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av OSL:s bestämmelser underteckna sekretessförbindelse. Leverantören ska efterfölja de säkerhetsbestämmelser som gäller hos Region Skåne. 2.9 Fordon 2.9.1 Miljökrav Följande miljökrav gäller för fordon som används vid utförandet av postförmedlingstjänsten i Skåne: Fordon med totalvikt över 3.5 ton (tunga fordon): Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt Euro V. Vid nyanskaffning av fordon som transporterar post, ska Leverantören säkerställa att de nya fordonen uppfyller kraven enligt Euro VI. Vid nyanskaffning av fordon som transporterar post, ska Leverantören även säkerställa att de nya Fordon med totalvikt under 3.5 ton (lätta lastbilar): Sida 8/10 Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt förordning SFS 2009:1
uppfyller kraven enligt Euro VI. Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 Vid nyanskaffning av fordon som transporterar post, ska Leverantören även säkerställa att de nya fordonen drivs på RME 100, HVO 100, helt eller delvis på biogas eller el, eller genom annat drivmedel som på bättre sätt uppfyller Region Skånes mål om fossilbränslefritt 2020. Fordon med totalvikt under 3.5 ton (lätta lastbilar): Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt förordning SFS 2009:1 och får släppa ut högst 230 g CO2/km vid blandad körning. Dieseldrivna fordon får släppa ut högst 5 milligram partiklar/km. Vid nyanskaffning av fordon som transporterar post, ska Leverantören även säkerställa att de nya fordonen drivs på RME 100, HVO 100, helt eller delvis på biogas eller el, eller genom annat drivmedel som på bättre sätt uppfyller Region Skånes mål om fossilbränslefritt 2020. Fordon som klassas som personbilar: Alla fordon ska uppfylla kraven enligt miljöbilsdefinitionen (SFS 2005:1228 med uppdateringar). Vid nyanskaffning av fordon som transporterar post, ska Leverantören även säkerställa att de nya fordonen drivs på RME 100, HVO 100, helt eller delvis på biogas eller el, eller genom annat drivmedel som på bättre sätt uppfyller Region Skånes mål om fossilbränslefritt 2020. Parterna ska under avtalstiden följa utvecklingen och efter överenskommelse, justera miljökraven. Under avtalsperioden ska Leverantören på anmodan kunna uppvisa en fordonsförteckning omfattande samtliga tunga fordon som denne nyttjar för utförande av tjänster enligt avtalet. 2.9.2 Säkerhet Anbudgivaren ska senast sex (6) månader efter avtalstart ha riktlinjer, handlingsplaner eller liknande vid vid avvikelser för nedanstående: alkohol droger bältesanvändning mobiltelefonanvändning under körning hastighetsanpassning arbetstider kör- och vilotider brandövning vid fordonsbrand kontroll av personalens hälsostatus utöver vad som regleras i SFS 1998:488 (körkortslagen) Det är önskvärt att anbudet innehåller en beskrivning över Anbudsgivarens arbete enligt ovan. Lämnas inte beskrivning in samtidigt med anbudet kan detta begäras in i efterhand och ska skickas in senast fem (5) arbetsdagar efter inkommen begäran. Alla fordon som används vid utförandet av tjänsten i Skåne ska vara utrustade med brandsläckare, reflekterande skyddsväst, handlampa och förbandsutrustning. Alla fordon som används vid utförandet av tjänsten i Skåne ska ha trepunktsbälte och ska ha bra skydd mot whiplash. Personbilar som används vid utförandet av tjänsten i Skåne ska ha erhållit 32.5 poäng eller bättre enligt EuroNCAP (krocksäkerhetsprov) samt vara utrustade med antisladdsystem. Fordon som används för uppdrag på detta avtal ska senast sex (6) månader efter avtalsstart vara Sida 9/10
EuroNCAP (krocksäkerhetsprov) samt vara utrustade med antisladdsystem. Postförmedlingstjänster, a-post 1602811 Fordon som används för uppdrag på detta avtal ska senast sex (6) månader efter avtalsstart vara utrustade med alkolås som uppfyller Transportstyrelsens krav, alternativt ha likvärdiga system och rutiner som fyller samma syfte. Eventuell apparatur som används ska kalibreras regelbundet. a. b. Det är önskvärt att Anbudsgivaren här beskriver sitt säkerhetsarbete. Fritext 2.10 Pris Anbudsgivaren ska i bilaga Pris och bedömningsmall lämna in priser för sändning enstaka försändelser övrig service Option sen hämtning Offererade priser ska omfatta samtliga kostnader förenade med utförande av aktuella tjänster. 2.10.1 Övrig service Anbudsgivaren ska i bilaga Pris och bedömningsmall lämna pris för "övrig service". Övrig service utgör en fakturerbar månadsavgift som inte behöver specificeras, men som minst ska täcka följande krav enligt förfrågningsunderlaget: Hämtning av post på Region Skånes postnav Sortering av post Automatisk elektronisk filöverföring från Region Skånes frankeringsmaskin direkt till Leverantör. Månatliga mätningar av extern, oberoende part Eventuell kostnad för underleverantör Bifoga ifylld prisbilaga Bifogad fil Sida 10/10