Bilaga 13 Faktureringsrutiner stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 3 2 Faktureringsrutiner 3 2.1 Inköpsorder 4 2.2 Leveransgodkännande 6 2.3 Fakturering 6 2.4 Kontonummer 11 2.5 3 Automatisk fakturamatchning Rapportering 11 12 2 (13) Upphandling GSIT 2.0
1 Inledning Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). 2 Faktureringsrutiner Ansvaret för att göra merparten av Stadens it-beställningar ligger decentraliserat hos Stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Vissa av Stadens förvaltningar, bolag och stiftelser har valt att samordna sina beställningar, medan andra har beställningsansvaret nära verksamheten. Staden har en decentraliserad fakturahantering där de olika verksamheterna ansvarar för sin egen fakturahantering. I dagsläget sker denna hantering i flera olika ekonomisystem, men vid införandetidpunkten för detta Avtal kommer all fakturahantering att ske i Stadens gemensamma ekonomisystem, Agresso. Stadens faktureringsrutin ska främja god internkontroll, effektiva administrativa processer samt möjlighet till transparent uppföljning av gjorda beställningar och kostnader. I takt med att Stadens ekonomisystem och inköpsverktyg utvecklas är det viktigt att Leverantörens faktureringsrutin anpassas till denna utveckling. Bilden nedan illustrerar hur en tänkt process initialt kan se ut. Alla godkända beställningar ska generera en eller flera inköpsorder. Inköpsorder är grunden i Stadens uppföljningsarbete och ska följa kraven som anges i denna bilaga. Vid leverans av Tjänster ska ett Leveransgodkännande skapas, se avsnitt 2.2 Leveransgodkännande. Upphandling GSIT 2.0 3 (13)
Vid skapande av ett Leveransgodkännande ska motsvarande inköpsorder uppdateras med information om detta. Slutligen när kraven för fakturering har uppnåtts enligt inköpsordern, ska en faktura skickas till Staden. Då en faktura har skickats ska motsvarande inköpsorder uppdateras med information om detta. Samtliga behöriga i Staden ska kunna följa sina inköpsordrar under hela leverans- och faktureringsprocessen. Målet med processen är att möjliggöra för Staden att få en helhetsbild från skapad inköpsorder till leverans och fakturering av samtliga it-beställningar i Staden enligt beskrivningen i Bilaga 8C (Service Desk). Då anställda på Staden hanterar en stor mängd information dagligen är det viktigt att Leverantören presenterar en lättförståelig, tydlig och heltäckande information samtidigt som informationsmängden ska möjliggöra en detaljerad analys. 2.1 Inköpsorder 2.1.1 Rutin Då en Behörig Godkännare har attesterat en beställning gjord av en Behörig Beställare ska detta resultera i skapandet av en eller flera inköpsorder. Leverantören ska för alla godkända beställningar ansvara för att skapa inköpsorder enligt kraven i detta Avtal. Varje beställning ska av Leverantören, förutom en uppdelning per Behörig Beställare, KST och aktivitet (samtliga tre förmedlas av Staden vid Införande) delas upp i unika inköpsorder enligt av Staden valda kostnadskategorier. Dessa kostnadskategorier ska kunna ändras fritt av Staden under Avtalstiden, initialt gäller följande: Grundersättning Engångskostnader Fasta löpande kostnader Volym eller händelsebaserade kostnader All justering av rutinen för inköpsorder ska vara kostnadsfri under hela Avtalstiden. 2.1.2 Innehåll Alla inköpsorder ska vara lättförståeliga, tydliga och anpassade till informationsmängden. Minst följande information ska inkluderas i varje inköpsorder: Bolag eller förvaltning 4 (13) Upphandling GSIT 2.0
Inköpsordernummer KST Aktivitet Artikelnummer Artikelbeskrivning Behörig Beställare (namn och användarnamn) Beställningsdatum Förvaltningsnummer/bolagsnummer Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn) Dator-id, skrivare-id eller skrivar-kö, om tillämpbart Artikelvolym Artikelpris Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Förslag på kontonummer (för mer information se avsnitt 2.4 Kontonummer i denna bilaga) Godkännandedatum Behörig Godkännare (namn och användarnamn) Diarienummer, om angett vid beställning Leveransadress, om tillämpbart Överenskommen leveranstidpunkt, om tillämpbart Leverantör Kommentar angett av Behörig Beställare vid beställning, om angett vid beställning. Första faktureringsdatum Planerad sista faktureringsdatum Kostnadskategori Information om kostnaden ska faktureras som periodisk fakturera eller inte Staden ska under Införandet per faktureringsbar tjänst kunna definiera strukturen på informationen ovan. Exempel på en sådan definition är ifall det ska vara obligatoriskt med diarienummer för samtliga Tjänster eller enbart vissa. 2.1.3 Tillgänglighet Leverantören ska göra alla inköpsorder tillgängliga via Portalen. I Portalen ska Behöriga Beställare och Behöriga Godkännare samt annan av Staden utsedd personal få åtkomst till inköpsorder kopplade till den eller de KST:er de har behörighet för. Portalen ska möjliggöra för sökning och filtrering enligt samtliga parametrar definierade i avsnitt 2.1.2 Innehåll. Upphandling GSIT 2.0 5 (13)
2.2 Leveransgodkännande 2.2.1 Rutin Då leverans av en beställning sker ska detta resultera i skapande av Leveransgodkännande. Leverantören ska för alla leveranser ansvara för att skapa underlag för Leveransgodkännande enligt kraven i detta Avtal. Ett Leveransgodkännande innebär att Behörig Beställaren kontrollerar att mottagen leverans stämmer överens med Avtalad Specifikation. Den exakta processen för hur Leveransgodkännande bör ske för varje Tjänst ska definieras av Staden i samband med Införandet. Leverantören ska därefter ha ansvar för hela processen för varje Tjänst. All justering av rutinen för Leveransgodkännande ska vara kostnadsfri under hela Avtalstiden. 2.2.2 Innehåll Alla Leveransgodkännanden ska vara lättförståeliga, tydliga och anpassade till informationsmängden. Innehållet i varje Leveransgodkännande ska matcha innehållet i motsvarande inköpsorder, där tillämpbart. De slutgiltiga kraven kring innehåll ska definieras i samband men införandet. 2.2.3 Tillgänglighet Leverantören ska göra alla Leveransgodkännanden tillgängliga via Portalen. I Portalen ska Behöriga Beställare och Behöriga Godkännare samt annan av Staden utsedd personal få åtkomst till samtliga Leveransgodkännanden kopplade till den eller de KST:er de har behörighet för. Portalen ska även kunna redovisa samtliga beställningar och tillhörande Leveransgodkännande, för en specifik period och/eller KST eller grupp av KST om Staden efterfrågar det. 2.3 Fakturering All fakturering ska ske elektroniskt via det format som definieras av Staden. Leverantören är införstådd med att formatet för fakturering kan komma att förändras under Avtalstiden. Staden tar i dagsläget emot fakturor via formatet Svefaktura enligt SFTI standard. Instruktioner för hur Leverantören ansluter sig till e-faktura samt en uppdaterad version av kraven kopplade till elektronisk fakturering, se avsnitt 2.3.1 Innehåll i elektronisk faktura, 2.3.2 Adresseringsmöjligheter samt 2.3.3 Referenser i denna bilaga kommer att tillhandahållas Leverantören i samband med Införandet. Huvudregeln är att all väsentlig information ska finnas på fakturan. Informationen ska vara lätt och tydlig att förstå. Om fakturan inte 6 (13) Upphandling GSIT 2.0
kan uppfylla dessa krav ska fakturamottagaren kontaktas för vidare diskussion. Leverantören ska om Staden så önskar skicka bilaga till Svefaktura enligt SFTI-standard, det vill säga SFTI- ObjectEnvelope. Bilagan ska syfta till att underlätta för Stadens fakturahanteringsprocess. Information som ska ingå i bilagan förmedlas i samband med införandet. En mer teknisk beskrivning över de olika fälten i Svefakturan, utifrån Stadens krav, förmedlas i samband med att Leverantören ansluter sig till Svefaktura under Införandet. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och efter det att leveranser som omfattas av fakturan fullgjorts. Betalningstiden ska vara trettio (30) dagar från fakturadatum. Faktureringsavgifter eller liknande påslag ska inte utgå. För undvikande av tvivel, villkor som anges i faktura, men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Staden. Vid försenad betalning har Leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Betalningspåminnelser ska skickas digitalt om Staden så önskar. Betalningspåminnelser ska skickas till aktuell förvaltnings/bolags angivna e-postadress, e-postadress för respektive förvaltning/bolag förmedlas i samband med anslutningsprocessen för Svefaktura. Det ska tydligt framgå vilken förvaltning/bolag betalningspåminnelsen avser. Fordran som inte ställts till Staden senast sex (6) månader efter utförd leverans ska anses förfallen. Alla kostnader ska faktureras på ett sådant sätt att det underlättar Stadens administrativa processer. Kostnader ska grupperas i fakturor per Behörig Beställare, KST och aktivitet. Förutom detta ska Leverantören därtill gruppera fakturor enligt av Staden valda kostnadskategorier, initialt gäller följande: Grundersättning Engångskostnader Fasta löpande kostnader Volym eller händelsebaserade kostnader Kostnadskategorierna ska kunna ändras fritt av Staden under Avtalstiden. Leverantören ska kunna tillgodose att Stadens olika verksamheter själva fritt kan styra hur de vill gruppera sina kostnader i fakturor enligt ovan beskrivna kostnadsgrupper och kostnadskategorier. Vissa kan exempelvis vilja ha en faktura per Behörig Beställare, Upphandling GSIT 2.0 7 (13)
KST och aktivitet samt alla kostnadskategorier, medan andra kan vilja ha en samlingsfaktura med alla kostnader på en och samma faktura. Leverantören ska skicka periodisk faktura till de bolag, förvaltningar och stiftelse som så önskar (avser periodiska kostnader, där automatisk attest då sker om frekvens och belopp hålls inom uppsatt regelverk). Leverantören ska ansvara för att informera Stadens verksamheter kring möjligheterna för val av gruppering av kostnadsgrupperna och kostnadskategorierna. All justering av faktureringsrutiner ska vara kostnadsfri under hela Avtalstiden. 2.3.1 Innehåll i elektronisk faktura En Svefaktura ställd till Staden ska innehålla: Avtal (Anges i attributet CT för element AdditionalDocumentReference) Fakturadatum Unikt fakturanummer Förvaltningsnummer/bolagsnummer KST Aktivitet Beställarens namn och fakturaadress (förvaltningens eller bolagets namn och adress) GLN-kod till aktuell förvaltning eller bolag (förmedlas i samband med att Leverantören ansluter sig till e-faktura) Referens (Se mer information om referens under nedan rubrik Referens ) Leverantörens namn och adress Leverantörens säte (kan utelämnas om postorten i Leverantörens adress är densamma som Leverantörens säte) Leverantörens organisationsnummer Leverantörens momsregistreringsnummer Uppgift om Leverantörens F-skattebevis Kostnadskategori Artikelnummer Artikelbeskrivning Artikelpris Artikelvolym När Tjänsten eller utrustningen levererades Betalningsvillkor, förfallodatum Bank- och eller plusgiro Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Valuta Momssats 8 (13) Upphandling GSIT 2.0
Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges Vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. Vid eventuell kreditfaktura ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. (Vid hänvisning till fler debetfakturor är det ok med hänvisning till fakturerad period för aktuella debetfakturor) Behörig Beställare (namn och användarnamn) Behörig Godkännare (namn och användarnamn) Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn) Inköpsordernummer Förslag på kontonummer (för mer information se avsnitt 2.4 Kontonummer) Diarienummer, om angett vid beställning Vid periodisk faktura ska objekt/referens anges i Attributet ACD för element AdditionalDocumentReference, värden förmedlas i samband med beställningar. Samtliga fakturor som omfattas av sekretess ska kodas enligt särskild anvisning frän Staden och alla belopp ska avrundas till två decimaler. Staden ska under Införandet per faktureringsbar Tjänst kunna definiera strukturen på informationen ovan. Exempel på en sådan definition är om det ska vara obligatoriskt med diarienummer för samtliga Tjänster eller enbart vissa. 2.3.2 Adresseringsmöjligheter Det finns två olika möjligheter för Leverantörer att adressera elektroniska fakturor till Staden. Leverantören väljer vilket av nedan alternativ de vill använda: Alternativ 1: Fakturan adresseras direkt till respektive förvaltning eller bolag, via aktuell GLN-kod för respektive förvaltning eller bolag. Förteckning över GLN-koder anges nedan. Alternativ 2: Adress används för att adressera en grupp av bolag eller förvaltningar, det vill säga en e-fakturaadress används för att kuvertera fakturan till flera förvaltningar eller bolag, som en grupp. Oavsett alternativ så är det alltid förvaltningen eller bolagets GLNkod som används som köparens identitet i fakturan. Upphandling GSIT 2.0 9 (13)
2.3.2.1 Adressering utan kuvert (Alternativ 1) Varje förvaltning och bolag inom Staden har en unik GLN-kod för adressering av e-fakturor. Denna adress anges i den elektroniska fakturan för att kunna dirigera fakturan mellan e-fakturaväxlar och till aktuell förvaltning eller bolag. Leverantören ska därav meddela sin e-fakturaväxel respektive förvaltnings/bolags e-fakturaadress (GLN-kod). Observera att för alternativ 1 används inte Stadens organisationsnummer som adress på fakturan. 2.3.2.2 Adressering med kuvert (Alternativ 2) Om Leverantörens ekonomisystem stödjer adressering av elektroniska fakturor med kuvert där identiteten i fakturan kan skilja sig från den i kuvertet är detta alternativ att föredra. Fördelen med alternativ två är att Leverantörens e-fakturaväxel endast behöver känna till ett färre antal identiteter för Staden, därmed förenklas konfigurationsarbete. Observera att detta enbart gäller e- fakturaväxeln, Behörig Beställares identitet ska alltid identifieras med en GLN-kod. Exempel på kuvert som Stadens e-fakturaväxel kan ta emot är: SBDH och SOAP i Svefakturan Om alternativ 2 adressering med hjälp av kuvert används ska organisationsnumret användas som mottagarens identitet i kuvertet. Stadens e-fakturaväxel har operatörsadress TIETOSE. 2.3.3 Referenser Beställarreferens används för att distribuera fakturan till korrekt mottagare i Stadens ekonomisystem. Referensen ska alltid uppges av Behörig Beställare i samband med beställning. Saknas aktuell referens finns det risk att fakturan betalas efter förfallodatum då det är omständigt att identifiera aktuell mottagare, och Leverantören ska i sådant fall inte ha rätt att kräva dröjsmålsränta eller göra gällande någon som helst annan påföljd som en följd av att faktura betalas efter förfallodatum på grund av att referens saknas. Beställarreferens (Beställarens referens, eller andra variabler som exempelvis kundnummer, kontraktsnummer, objektnummer etcetera) omfattande maximalt tjugofem (25) positioner och alfanumeriskt (inte punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etcetera). 10 (13) Upphandling GSIT 2.0
2.4 Kontonummer För att effektivisera fakturahanteringen i Staden ska Leverantören möjliggöra en koppling mellan varje Tjänst i samtliga Tjänstekataloger som ingår i detta Avtal och specifika konton i Stadens kontoplan. Denna information ska sedan redovisas som förslag på kontonummer i såväl inköpsorder som faktura enligt kraven ovan. En förteckning över vilka konton i Stadens kontoplan som ska matchas mot vilka Tjänster i Tjänstekatalogerna förmedlas till Leverantören i samband med Införandet. 2.5 Automatisk fakturamatchning I nuläget pågår ett arbete i Staden kring införande av elektronisk handel vilket möjliggör automatisk fakturamatchning. Visionen är att utvidga detta till samtliga inköp inom Staden. I dagsläget pågår ett arbete för att automatisk matchning ska kunna tillämpas på inköp av Tjänster som omfattar gemensam it-service. För periodisk fakturering ska data för periodisk faktura kunna överföras till Staden, aktuella format är textfil eller xml-fil. Beställaren ska i samband med beställning på Portalen kunna ange bland annat nedan data för att den därefter ska kunna exporteras till Stadens ekonomisystem. Respektive bolag och förvaltning ska kunna lägga in förslagsvärden alternativt fasta värden per hela förvaltningen/bolaget eller per beställare. Data för periodiska fakturor: Avtalsnummer Referens/objekt Beskrivning Leverantörsnummer (förmedlas av staden) Stadens kod/kontoplan (förmedlas av staden) Frekvens Maximibelopp Minimibelopp Förväntat belopp Förväntat max i procent (%) Förväntat min i procent (%) Resurs Artikel Konteringsmall Periodiseringsnycklar Upphandling GSIT 2.0 11 (13)
Ytterligare specifikation inklusive frekvens för periodisk fakturering tas fram i samband med Införandet. Leverantören ska åta sig att under Avtalstiden utveckla fakturahanteringsprocessen för att möjliggöra automatisk fakturamatchning i Staden. I dagsläget antas detta i huvudsak innebära förändrade krav på utformningen och rutinen för inköpsorder. En integration mellan Portalen och Stadens ekonomisystem kommer att krävas. Detta kan förändras allt eftersom behoven i Staden blir mer kända. 3 Rapportering Leverantören ska möjliggöra en rapport för uppföljning över hela inköpsprocessen från skapad inköpsorder till Leveransgodkännande och faktura. Syftet är att stödja fakturakontroll och avstämning. Rapporten ska därför baseras på skapad inköpsorder och uppdateras kontinuerligt allt eftersom Leveransgodkännande och fakturering sker. Rapporten ska minst innehålla: Bolag eller förvaltning Inköpsordernummer KST Aktivitet Tjänstekatalog Artikelnummer Artikelbeskrivning Behörig Beställare (namn och användarnamn) Beställningsdatum Användare, om tillämpbart (namn och användarnamn) Dator-id, skrivare-id eller skrivar-kö, om tillämpbart Beställd volym Levererad volym Pris Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Förslag på kontonummer (för mer information se avsnitt 2.4 Kontonummer) Godkännandedatum Behörig Godkännare (namn och användarnamn) Användare, om tillämpbart Diarienummer, om angett vid beställning Leveransadress, om tillämpbart Överenskommen leveranstidpunkt, om tillämpbart 12 (13) Upphandling GSIT 2.0
Leveransstatus Leveransgodkännande, om tillämpbart Fakturanummer Första faktureringsdatum Planerad sista faktureringsdatum Leverantör Kommentar angett av Behörig Beställare vid beställning Kostnadskategori Leverantören ska tillhandahålla ett verktyg åtkomligt via Portalen där rapporten ska publiceras. Verktyget ska vara behörighetsstyrt där Staden ska kunna tilldela läsbehörigheter baserat på KST eller grupp av KST:er. Staden ska även ha rätt till att definiera tio (10) standardrapporter som baseras på data tillgängligt i huvudrapporten samt även ha möjlighet att själva bygga sina egna smarta rapporter i verktyget. Slutliga krav på rapporten och specifikationer ska verifieras under Införandet. Leverantören ansvarar för att data som finns tillgänglig i rapporten ska finnas tillgängligt på läsbart media, så att det tydligt går att se vad som gällde vid en given tidpunkt under en tio-årsperiod (till och med det tionde året efter utgången av räkenskapsåret). Aktuell data ska överlämnas på begäran av Staden, överlämnandet ska hanteras skyndsamt. Leverantören ska redovisa hur stor andel av Leverantörens fakturor till Staden som är felaktiga och aktivt arbeta för att minska andelen felaktiga fakturor. Utöver ovan ska Leverantören också möjliggöra automatisk överföring av all data till Stadens datalager. Detaljerade krav för denna överföring verifieras under Införandet. Upphandling GSIT 2.0 13 (13)