Sid 1 (17) HANDLEDNING ZENIT BILBOKNING
Sid 2 (17) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 HANDLEDNING FÖR WEBBASERAD BILPOOL... 3 1.1 LATHUND... 3 1.2 ÖVERSIKT ARBETSLÄGE WEBBASERAD BILPOOL... 3 1.3 INFORMATION OM BILPOOLENS FORDON... 4 1.4 PÅBÖRJA EN BOKNING... 5 1.5 AVSLUTA EN BOKNING (GÄLLER EJ FORDON KOPPLADE TILL OPUS)... 6 1.6 AVSLUTA EN BOKNING (GÄLLER OPUS)... 7 1.7 REDIGERA EN BOKNING... 8 1.8 RADERA EN BOKNING... 9 1.9 TA FRAM EN BOKNINGSRAPPORT... 9 1.10 HÄMTA UT NYCKEL (OPUS)... 10 1.11 ÅTERLÄMNA NYCKEL (OPUS)... 10 1.12 SÖK OCH BOKA ETT FORDON (ETT ALTERNATIVT SÄTT ATT BOKA)... 11 1.13 SÖK EFTER BOKNINGAR... 12 1.14 SÖK EFTER DESTINATION... 13 1.15 SAMÅKNING... 14 1.16 NAVIGERA MELLAN FÖRVALTNINGAR/PARKERINGAR... 15 1.17 NAVIGERA I KALENDERN... 16 1.18 REDIGERA DINA UPPGIFTER... 17
Sid 3 (17) 1 HANDLEDNING FÖR WEBBASERAD BILPOOL 1.1 Lathund I systemet finns en inbyggd lathund som kan hjälpa er med dom vanligaste förfarandena i systemet. Klicka på följande knapp för att komma till lathunden: 1.2 Översikt arbetsläge webbaserad bilpool
Sid 4 (17) 1.3 Information om bilpoolens fordon För att få information om bilpoolens fordon kan vi klicka på bilens registreringsnummer (se punkt 1.2). Följande information visas då om fordonet:
Sid 5 (17) 1.4 Påbörja en bokning För att boka ett fordon klickar vi på en ledig tid i kalendern (se punkt 1.2). Följande formulär kommer då att visas på skärmen: Vi börjar alltid med att fylla i destination, anledningen till detta är att systemet automatiskt presenterar samåkningsmöjligheter om det är flera fordon som skall till samma destination under samma dag (se punkt 1.10). Om en destination inte finns eller om destinationen är felstavad kommer en lista upp som visar alla destinationer som finns i systemet. Här kan vi söka efter den destination vi önskar åka till (se punkt 1.9). Om destinationen inte finns med i listan måste en administratör kontaktas. Om en bokning avviker från två timmar kan vi ändra start och slutdatum samt start och sluttid. Vill användaren få hjälp med att göra en intervallbokning måste en administratör kontaktas! Rutan Tillåt samåkning styr om bokningen skall visas som förslag på samåkning för övriga användare som skall till samma destination under samma dag. Är rutan i-bockad tillåter man samåkning om inte tillåts inte samåkning. För att spara uppgifterna och boka vald tid så klickar vi på knappen Spara. Fältet som tidigare var ledigt kommer nu att byta färg och fyllas med en röd bakgrundsfärg samt initialerna för användaren som äger bokningen. Objektet är nu bokat!
Sid 6 (17) 1.5 Avsluta en bokning (gäller ej fordon kopplade till OPUS) När vi har gjort vår resa och återlämnat bilen skall bokningen slutföras. Vi klickar då på den redan tidigare registrerade bokningen och får upp följande formulär: Fyll i den information som behövs för att avsluta bokningen av fordonet. När vi fyller i Mätarställning vid avresa samt Mätarställning vid återlämnande visar systemet direkt vad bokningen kostar. Mätarställningarna skall anges i kilometer! Om samåkning har tillämpats skall antal passagerare registreras. Till höger i formuläret ser vi kontouppgifter. Dessa värden måste matas in så att systemet vet exempelvis vilken förvaltning som ska debiteras för bokningen. Dessa inmatningsfält kan skilja sig från bilden ovan då varje kommun har sina egna inställningar för detta. I det här formuläret kan vi även redigera (se punkt 1.5) eller radera (se punkt 1.6) den befintliga bokningen (Se knappar i nederkant av formuläret). Vi kan även ta fram en rapport om bokningen genom att klicka på knappen Rapport (se punkt 1.6). För att spara uppgifterna och avsluta bokningen så klickar vi på knappen Spara (OBS användaren kan inte redigera en avslutad bokning utan administratörs hjälp). Följande fråga kommer att presenteras på skärmen:
Sid 7 (17) 1.6 Avsluta en bokning (gäller OPUS) En bokning som är gjord i OPUS kan inte avslutas. Man kan öppna bokningen som vanligt men man kan inte manuellt slutföra den, det görs automatiskt. Man kan fortfarande öppna bokningen precis som vanligt: Då kan formuläret se ut som exemplet nedan:
Sid 8 (17) Om vi har något att rapportera om bilen t ex tankning, fordonsskada eller något annat en administratör bör få vetskap om klickar vi på knappen Ja. Det är mycket viktigt att vi rapporterar alla åtgärder! Följande formulär visas på skärmen: Välj typ av åtgärd och beskriv åtgärden så noga som möjligt. Att ange mätarställning är inget krav. Klicka på knappen Spara för att avsluta bokningen och rapportera åtgärden. Fältet kommer nu att byta färg och fyllas med en grön bakgrundsfärg samt initialerna för användaren som äger bokningen. Bokningen är nu avslutad och klar för att importeras till ekonomisystemet! 1.7 Redigera en bokning För att redigera en bokning klickar vi på den redan registrerade bokningen och sedan på knappen Redigera. När informationen är ändrad så sparar vi bokningen genom att klicka på knappen
Sid 9 (17) Spara. (OBS användaren kan inte redigera en avslutad bokning vars tid har passerat utan administratörs hjälp). 1.8 Radera en bokning För att radera en bokning klickar vi på den redan registrerade bokningen och sedan på knappen Radera. En fråga visas på skärmen som ber oss att bekräfta valet, klicka på knappen Ok för att ta bort bokningen. (OBS användaren kan inte radera en avslutad bokning vars tid har passerat utan administratörs hjälp). 1.9 Ta fram en bokningsrapport För att ta fram en bokningsrapport kan vi öppna en bokning och klicka på knappen Rapport. OBS i bokningsrapporten syns er pinkod om ni använder er av ett nyckelskåp som hanterar era nycklar! Se exempel nedan:
Sid 10 (17) 1.10 Hämta ut nyckel (OPUS) 1. Slå din sexsiffriga pinkod och avsluta med fyrkant (#) 2. Tryck på knapp ett (1) för att öppna nyckelskåpet 3. Öppna dörren (om dörren inte går att öppna skall du trycka in dörren och försöka igen) 4. Ta ut nyckeln (en lampa lyser över nyckeln för att indikera den nyckel du skall använda, om en lampa inte lyser är du för tidig och får därför inte hämta ut nyckeln ännu) 5. Stäng skåpet Spara din pinkod! Du måste ange den igen när nyckeln skall återlämnas! 1.11 Återlämna nyckel (OPUS) 1. Slå din sexsiffriga pinkod och avsluta med fyrkant (#) 2. Tryck på knapp ett (1) för att öppna nyckelskåpet 3. Sätt tillbaks nyckeln på valfri plats i nyckelskåpet 4. Stäng skåpet Din pinkod är nu förbrukad och bokningen blir automatiskt slutförd!
Sid 11 (17) 1.12 Sök och boka ett fordon (ett alternativt sätt att boka) Istället för att leta upp en ledig tid i kalendern får man här möjlighet att söka ledigt fordon och boka det på samma gång. Vilken metod du använder är helt upp till dig själv. För att söka efter och boka upp ett fordon klickar vi på knappen Boka. Följande formulär visas på skärmen: Om kontouppgifterna på höger sida ska visas är en inställning i Zenit Drift & Underhåll. Skriv datum och tid då du önskar nyttja ett fordon, sortera ut bilar du inte önskar använda genom att sätta värden i fälten Parkering och/eller Förvaltning. Om vi får upp träffar i listan så fortsätter vi bokningen genom att fylla i destination, ärende samt markera det fordon du önskar nyttja. Klicka på knappen Spara för att slutföra bokningen. Bokningen är nu slutförd! Detta påvisas genom att tidsperioden vi har bokat upp har en röd/rosa bakgrund samt användarens initialer.
Sid 12 (17) 1.13 Sök efter bokningar För att söka efter våra bokningar klickar vi på knappen Sök. I detta formulär får vi från början upp de bokningar vi har gjort men ännu inte slutfört. I det här läget kan vi dubbelklicka på den bokning vi vill slutföra så tar systemet oss direkt till formuläret som avslutar bokningen! Genom att ändra värdet i fältet Status kan vi även få upp alla våra bokningar, bokningar som är slutförda och bokningar som har blivit exporterade till ekonomisystemet. Söker vi efter en specifik bokning kan urval göras genom att sätta värden i de olika urvalsfälten.
Sid 13 (17) 1.14 Sök efter destination När vi skapar en bokning och destinationen inte finns i systemet eller när destinationen är felstavad kommer följande formulär upp på skärmen. I det här läget kan du se alla destinationer som är inlagda i systemet. För att söka en destination kan du skriva hela eller delar av den ort du vill åka till och sedan klicka på knappen Sök. De destinationer som matchar dina kriterier kommer att visas i listan. Klicka på orten och sedan på knappen Ok för att välja destination. Om man vill söka orter i hela Sverige måste rutan Sök endast på lokala orter avmarkeras. Finns inte destinationen med i listan måste en administratör kontaktas.
Sid 14 (17) 1.15 Samåkning När vi bokar en bil väljer vi alltid en destination, anledningen till det är att systemet automatiskt presenterar samåkningsmöjligheter om det är flera fordon som skall till samma destination, samma dag. Låt säga att vi ska åka på ett bilpoolsmöte i Gävle den 10 oktober 2008, vi skapar en ny bokning och när vi har skrivit in vår destination som i det här fallet är Bollnäs kan följande formulär visas: Här ser vi att det är ett fordon ur bilpoolen som ska till samma destination och faktiskt även samma möte. Nu kan vi välja att skriva ut listan och kontakta den berörda bokaren för att fastställa en samåkning eller klicka på knappen Avbryt för att återgå till vår egen bokning.
Sid 15 (17) 1.16 Navigera mellan förvaltningar/parkeringar När vi klickar på knappen Förvaltning kommer följande formulär att visas på skärmen. Benämningen Förvaltning kan hos vissa kommuner bytas ut mot Parkering Vi kan byta förvaltning genom att klicka på förvaltningens namn och sedan klicka på knappen Ok eller dubbelklicka direkt på förvaltningsnamnet. (för att underlätta för användaren visar systemet även hur många bilar de olika förvaltningarna innehåller)
Sid 16 (17) 1.17 Navigera i kalendern För att navigera mellan datum, veckor och årtal kan man dels använda pilarna som finns till vänster i menyn. Pilen åt vänster tar oss en vecka bakåt i tiden, pilen till höger tar oss en vecka framåt i tiden och knappen Startvecka tar oss till aktuell vecka. Vi kan även använda rullistorna som finns till höger i menyn för att direkt välja år och vecka.
Sid 17 (17) 1.18 Redigera dina uppgifter Möjlighet finns för användaren att redigera sina inloggningsuppgifter samt personuppgifter. Det är viktigt att telefonnumret stämmer om samåkningssystemet i bilpoolen ska fungera bra. För att redigera dina uppgifter så klicka på knappen Mina konto som finns i längst uppe i knappraden i bilpoolen.