Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL
Vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? Ett sätt att - styra inköpsprocessen mot ökad ramavtalstrohet och kvalitetssäkra den samt - effektivisera verksamheten, allt för att möjliggöra ökade resurser till kärnverksamheten. 2
Elektronisk handel/ elektronisk inköpsprocess Upphandlings processen Avropsprocessen Fakturaprocesse n Upphandlingar görs med bra priser och villkor-men hur kan vi använda avtalen mest effektivt i verksamheten? -hur når vi ut bra med avtalen? -hur styr vi antalet beställare? -hur skapar vi effektiv hantering? -hur följer vi upp avtalen/ inköpen? -hur tar vi tillvara statistik mm?
Kvalitetssäkra inköpsprocessen - Att kvalitetssäkra inköpsprocessen innebär en genomgång av samtliga arbetsmoment i processen och sedan följa upp dem. - Vem gör vad, hur genomförs det, vilket resultat uppnås? - Idag med reglerna i LOU (otillåtna direktupphandlingar mm) är det ännu viktigare med styrning av inköpen och ordning och reda - För att möjliggöra uppföljning är det också viktigt att ha ett utgångsläge; se exempelvis på vilka nyckeltal som finns exempelvis avseende ramavtalstrohet redan i samband med förstudie och processgenomgång 4
Organisation för avtalsförvaltning? - Hur kan vi förbättra inköpsverksamheten med IT stöd? - Redan innan IT stöd/e-handel införs kan mycket göras. - Inköpssamordnare? Avtalscontroller? - Bättre information ut till organisationen? - Utbildningsinsatser; certifierade inköpare mm Med e-handelslösning/beställningssystem synliggörs avtalen och de avtalade varorna och tjänsterna Uppföljning av inköpen enklare att göra med statistik i e- handelslösningarna / beställningssystemen. 5
Kort introduktion:olika arbetssätt vid e- handel;sfti standard stödjer den Precis som vid traditionellt inköpsarbete finns olika sätt vid e-handel. Standard finns utvecklad för olika arbetssätt, för att täcka in flertalet SFTI (Single Face To Industry) är rekommenderad standard för e-handel I offentlig sektor Bakom SFTI står Ekonomistyrningsverket (ESV), Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). SFTI baseras på internationell standard, men som anpassats utifrån nationell lagstiftning, användarbehov mm Största delen av SFTI baseras på GS1:s ESAP:s (GS1 organsiation med streck-koder mm) 6
En helhet av e-handel E-handel Integrerad med EDI Enklare e- handel med katalog order/rekvi sition och faktura E- fakturering Skanning Enhetligt gränssnitt mot användaren 7
En helhet av e-handel; standarderna Befintlig SFTI, Sc 6 och 9 Svekatalog, Sveorder och Svefaktura Svefaktura, SFTI fulltextfaktura 8
Avrop mot befintliga ramavtal Affärsscenario 6.1 och 6.3 Köpare attest Prislista (6.1.1 och 6.1.2) Leverantör Avrop (6.1.3) Avropserkännande (6.1.4) Avropsbekräftelse (6.1.5) Leveransavisering (6,3,1) attest Faktura (6.1.6) Klar för betalning PG/BG Betalning 9
Avrop via webbshop Affärsscenario 6.5.3 Avropa via webb Köpare Varukorg 6.5.3 Leverantör Prislista webbutik attest Avrop Avropserkännande/ Avropsbekräftelse Leverans Faktura attest Klar för betalning PG/BG Betalning
SFTI Sveorder och Svefaktura (inkl nu även svekatalog ) Köpare Leverantör Sveorder attest Avropserkännande/ Avropsbekräftelse Order Leverans attest Sveaktura Kvittens attest Klar för betalning PG/BG Betalning 11
Flexibilitet viktig För att få in alla leverantörer till e-handel :Ha ett beställningssystem som kan hantera Affärsprocesserna Sc 6 och 9 samt lösningar som underlättar för leverantörerna ( dvs möjlighet till webbbeställningar, hämtköp och telefonbeställningar men där ändå notering görs i ert system. Enklare portallösning underlättar för leverantörerna som inte har eget system. Dvs flera vägar in för leverantören. Attestanten arbetar i ett gränssnitt, men ordrar och fakturor kan hanteras på olika sätt rent tekniskt. Fråga för ert system att lösa 12
Strategier för e-handel och e-fakturering Välj strategi för hur ni vill arbeta med e- handel och e-fakturering; Bestäm målsättning med införandet; e- handel/edi eller e-fakturering eller både och? Se mål och arbetssätt/verktyg. Gå igenom leverantörsreskontran och se vilka leverantörer ni har frekvent handel med; -om ramavtal finns -antal fakturor som erhålls -vad leverantörerna kan skicka osv De som ni har frekvent handel med och vill ha strukturerad användbar information från: inför e-handel med,sfti Sc 6 alt 9 eller SFTI fulltextfaktura De andra leverantörerna: börja med att motta e- fakturor Vissa leverantörer kan ej sända e-fakturor: deras fakturor skannas in 13
Leverantörerna då? - Leverantörerna alltmer mogna, men stor variation mellan branscher - Alltfler enkla, prisvärda lösningar för leverantörer på marknaden, men vi arbetar fortlöpande med att få standardsystem att bygga in moduler för e-handel (exvis i Visma SPCS, Hogia m fl ) - Viktigt ha respekt för leverantörens mognad; de flesta av offentliga sektorns system har enkla lösningar för särskilt småoch medelstora företag - Många har börjat med e-fakturering; steget då lättare att gå vidare med order-mottagning elektroniskt 14
Leverantörerna - Viktigt att leverantörerna får fördelar också! - Genom olika IT-stöd kan flera fördelar uppnås - Samordnad varudistribution; ett sätt för små leverantörer att kunna leverera till offentliga köpare - I Växjö kommun genomfördes livsmedelsupphandling samordnad med grannkommunerna och med möjlighet att leverera på ett ställe, sen distribuerades varorna genom tredjepartslogistiker vidare - Innebar att avtal kunde tecknas med 17 leverantörer totalt, många lokala
- Samordnad varudistribution kräver särskilda etiketter mm men nu finns standard för det (enl samverkan med logistikbranschen) Införandestrategi för anslutning av beställare och leverantörer - Andra råd och tips: - Man börjar med de 20 % leverantörer som står för 80 % av beställningsvolymen i transaktioner räknat - Och fokuserar på grupper av beställare - T ex de som beställer livsmedel - Eller de som beställer kontorsvaror - Från centralt håll försöker vi samla leverantörer branschvis för att introducera ehandel 16
Det interna arbetet som måste göras Det interna arbetet utgör grunden. - Beslut på ledningsnivå underlättar för legitimitet, förankring och erforderliga resurser. - Förstudie med mål och tidplan. - Införandet med - projekt och ledning - processöversyn (vem gör vad, idag och sen?) - IT-lösning och support - Utbildning och uppföljning - Anslutning av olika förvaltningar (allt från att gå igenom abonnemang mm till ändringar i attestreglementen) - Förvaltning även efter ett införandeprojekt 17
Det externa arbetet Det externa arbetet likaså en förutsättning för e-handel, innefattande arbete med såväl avtalsfrågor som praktiska anslutningsfrågor - Anskaffning av IT-stöd/e-handelslösning - Anslutning av leverantörer av varor och tjänster, med prislistehantering, fungerande kommunikation mm. 18
Förstudie. Förstudie till grund för införandet, beslutsunderlag Kan innehålla: - Syfte och mål med införandet - Kort beskrivning av vad e-handel är - Förväntade effekter och potential, risker - Förutsättningar idag rent tekniskt - Resursbehov, bemanning, projekt, styrning - Tidplan - Finansiering - Plan för överlämnande av projekt och den fortsatta driften 19
Förstudie, forts Förstudie kan innehålla - Vad ska utvärderas, vad tjänar vi? - Nyckeltal; exempelvis hur mycket är inköpt på ramavtal av totala inköpsvolymen? - Eller hur lång tid tar fakturahanteringen idag som sedan kan följas upp efter införandet av e-handel - Viktiga delar att se på: - Antal orderrader - Antal fakturor - Antal leverantörer - Antal beställare - Antal enheter 20
Processkartläggning Processgenomgång (verksamhetsgenomgång)för att kartlägga processerna Kartlägga nyttoeffekter och hur de ska uppnås Innebär att de över: - Vem gör vad nu? och - Hur kan vi förbättra? - Hur ser inköpen ut idag? Vilka beställer mm? - Hur ser ramavtalstroheten ut? - Prismedvetenhet? - Rätt priser från leverantörerna enl ramavtal? - Tid för fakturahantering mm? 21
Andra förberedelser: Förvaltning och drift - Genomgång av de tekniska förutsättningarna med frågor som: - Intern eller extern drift? - Upphandling av system för e-handel - Kopplingen till andra system - Systemförvaltningen Därefter; - Utbildning internt av användare - Återkommande utbildning och uppföljning - Support - Superanvändare som stöd 22
Checklista övriga andra viktiga delar: Intern kontroll, redovisning, juridiska frågor, arkiv - Intern kontroll, riskanalys mm - Redovisning, systemdokumentation, god i mm - Genomgång/översyn av attestreglementen - Offentlighet och sekretessfrågor - Avtalsfrågor - Arkivfrågor 23
Övriga införandefrågor som aktualiseras - Uppdatering av regelverk och arbetsordningar/policydokument (I syfte att styra upp inköpen kan inköpspolicies och andra dokument behöva ses över liksom attestreglementen) - Projektorganisation kan behöva revideras - Införandeplan kan behöva revideras 24
Etablering av förvaltningsorganisation - Efter att projektet är avslutat behövs en förvaltningsorganisation - E-handel är en del av den ordinarie verksamheten men kräver - viss tillgång till teknisk support - utbildning av nya användare - hantering av uppdaterade prislistor mm - anslutning av nya leverantörer - uppföljning och vård av avtalen 25
Införandestöd från SKL - Vår ambition är att ge stöd vid införandet av elektronisk handel och e-fakturering, genom - Kurser; grundkurs, fortsättninmgskurs, e-arkivkurs mm - Kostnadsfri rådgivning (tekniskt.kansli@skl.se ) - Informationsdagar för leverantörer mfl - Nätverksträffar - Goda exempeldagar - Skrifter och handledningar, - Se www.sfti.se 26
Mer information, se SFTI:s webbplats 2012-11-06 Sid 27
Verifieringstjänster är filerna korrekta? 2012-11-06 28
Exempelsamlingar hjälper till vid leverantörsanslutning 2012-11-06 29
Välkomna med frågor och synpunkter! Kerstin Wiss Holmdahl Sveriges Kommuner och Landsting - Kerstin.wiss.holmdahl@skl.se - 08-452 79 87, 070-548 96 86 - SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@skl.se www.sfti.se SFTI- Samverkan staten, kommuner och landsting 30