AG Läkemedelsbeställning

Transkript

1 Ref. Åtgärd Ansvarig 4 Beredningsgruppen beställer en konsekvensanalys av Tekniska kansliet hur ett eventuellt byte av EDIFACT-katalog påverkar SFTI. 4 Förslagen om läkemedelsbeställning återremitteras till arbetsgruppen för fortsatt beredning. AG Läkemedelsbeställning 6.3 Förbered arbetsgrupp för översyn av SFTIs handledning Kerstin Wiss Holmdahl för samordnad varudistribution så att den öppnas upp för fler aktörer och fler alternativ vid utväxling av information kring varudistributionen. 6.4 Förbered en arbetsgrupp som får ta upp diskussion om åtgärder för hur SFTIs lösning för Varukorg bättre skall tillgodose användarbehov. Peter Norén SFTI SFTIs huvudmän ESV: Kammarkollegiet: SKL: GS1/ESAP Se under Elektronisk handel för information om specifikationer (ESAP) Se under GS1-systemet för information om klassificeringar (UNSPSC och GPC) NEA CEN workshop BII2 PEPPOL

2 (8) Tid: Den 14 november 2012, kl Plats: SKL, Hornsgatan 20, Stockholm Deltagare: Se bilaga 1 Kerstin Wiss Holmdahl informerade om de praktiska arrangemangen för dagen varefter följde kort presentationsrunda. Ulf Borg ledde dagens möte. Christina Askerblom och SivWaldén utsågs till justerare av protokollet. Dagordning fastställdes. Föregående mötes protokoll, den 29 maj 2012, godkändes. Kerstin Wiss Holmdahl meddelade att Siv Waldén ersatt Sören Lanner som representant för Landstingsnätverket för Upphandling (LfU) i Styrgruppen. Planerings- och budgetarbetet för nästa års SFTI-verksamhet har påbörjats. Styrgruppens nästa möte är inplanerat till 29 november då man även förberett för att ta omhand frågor som förs upp från dagens möte med Beredningsgruppen. Peter Norén hänvisade till den förordning, om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, som beslutades i somras och som innebär att ett 50-tal större myndigheter skall hantera e-beställning till 1 juni 2013 och att återstående myndigheter (med över 50 anställda) skall vara klara till 1 januari Jämfört med plan är arbetet något fördröjt, dels som konsekvens av att förordningen försenats och dels på grund av organisering av det nybildade Statens servicecenter. I början av november blev ESVs föreskrifter och allmänna råd till nämnda förordning klara och de finns nu publicerade på ESVs webb. Beträffande standarder för e-handel anger föreskrifterna att myndigheter som lägsta ambition skall kunna hantera Svekatalog Sveorder- Svefaktura, och att SFTIs scenarier samt Fulltextfaktura skall vara utgångspunkt om man vill välja att bygga på med ytterligare standarder. I allmänna råd nämns dels SFTIs rekommendationer för överföring av elektroniska meddelanden och dels, vid överföring till och från utländska leverantörer, PEPPOLs infrastruktur.

3 2 Magnus Matts informerade om upphandlingsstödsdagen som genomförts den 16 november med bland annat ett fördjupningsspår för elektronisk upphandling där även Kerstin medverkat. Inför dagen hade en enkät skickats ut för att mäta upphandlande myndigheters användning av e-upphandling. Resultatet kommer att redovisas under fördjupningsspåret. Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet håller på att ta fram processmodeller för Lagen om valfrihet (LOV) och avrop från ramavtal. Beträffande modellen för avrop från ramavtal så avser den de delar av avropsprocessen som tillhör Upphandling (pre award) och är reglerad i LOU och LUF, och som innefattar att avropande myndighet fastställer vilken leverantör på ett ramavtal med flera leverantörer man ska använda sig av när man tecknar ett kontrakt (vid förnyad konkurrensutsättning) eller ett avropsavtal där alla villkor är fastställda i ramavtalet. Modellen innehåller delmodeller för alla typer av avrop: eget ramavtal, ramavtal som tecknats av en inköpscentral, ramavtal med en leverantör, ramavtal med flera leverantörer, ramavtal med alla villkor fastställda och ramavtal där alla villkor inte är fastställda. Modellerna ska dels tjäna som ett grafiskt komplement till den vägledning om ramavtal avrop som just publicerats men också ligga till grund för diskussioner med leverantörerna av upphandlingssystem för att ta fram ett elektroniskt avropsstöd på marknaden. Allt eftersom modellerna blir klara publiceras de på NEAs webb har fått ny och bättre utformning, vilket dock påverkat länkar till några NEA-dokument som bland annat SFTIs webb refererar till. Bland kommande aktiviteter flaggades för en temaeftermiddag på Berns den 6 december om effektivare eaffärer, möte den 17 januari i Nationellt forum för efaktura, som drivs genom NEA, och ett planerat webbinar om efakturering och Bokföringsnämndens riktlinjer i februari. Tomas Wennebo informerade om att GS1 hållit en konferens inom hälso- /sjukvård i Lissabon med svenskt deltagande. Den kommer att följas av fler aktiviteter på global nivå; GS1 kommer att använda EANCOM även i det fortsatta arbetet. En svensk spegelgrupp bildas för att följa arbetet.

4 3 I juni 2011 rekommenderade Beredningsgruppen, därefter fastställt av SFTI Styrgrupp, kompletteringar av SFTI/ESAP 6 version 2.8 med syftet att stödja förfarandena vid beställning av läkemedel, bland annat behovet av olika ordertyper. Samtidigt fastlades informationsinnehåll för ett speciellt meddelande vid läkemedelsbeställning, kallat extempore. Önskemål om ytterligare termer i prislistan hade identifierats men dessa var vid beslutstillfället inte färdigberedda av arbetsgruppen. Förslagen från det fortsatta arbetet i arbetsgruppen presenterades av Thomas Petterson med stöd av Tomas Wennebo. Extempore-meddelandet behövs för att beställa läkemedel som är specialiserat för viss patient eller patientgrupp. Det tidigare beslutade informationsinnehållet omfattade såväl beställningsinformation som återkopplande tillverkningsinformation. I det ändrade förslaget ingår enbart beställningsinformation. Informationsmängden skulle kunna genereras ur journalsystem eller via beställningsmall som kompletterar en order i e-handelssystemet förslaget innebär att det dokumenteras som ADS Extemporebilaga. GS1 har vidare gjort en egenutvecklad XMLsyntax för meddelandet som för närvarande är på remiss. Förslaget om nya termer innebär att prislistan enligt SFTI/ESAP 6 version 2.8 kompletteras med 17 läkemedelsspecifika termer, de flesta från VARAdatabasen. För att inte tynga tillämpningar inom andra varuområden, hade förslaget utformats så att prislista respektive ändringsprislista definierats som separata transaktioner för läkemedelsområdet, ADS resp 6.1.8, inom ramen för SFTI/ESAP 6 version 2.8. [Sekr. not Arbetsgruppen har tidigare övervägt att dela SFTI/ESAP 6 i två profiler, men valt att behålla dokumentationen samlad som en profil.] Efter att förslaget distribuerats inför Beredningsgruppens möte hade ett väsentligt fel upptäckts vid kvalitetsgranskning av EDIFACT-meddelandet PRICAT: enligt EDIFACT-katalog D96A kan SG33/FTX kan inte repeteras tillräckligt många gånger för att stödja alla textkrav vid läkemedel. Bland de närmaste liggande alternativen finns att i stället använda kod (ex.vis placerad i segment IMD) eller att byta till PRICAT-meddelande enligt en senare EDIFACT-katalog där utrymmet för text är större. Alternativen behöver analyseras närmare, varför Beredningsgruppen inte kunde ta ställning till lagda förslag. Beslut. 1) Beredningsgruppen beställer en konsekvensanalys av hur ett eventuellt byte av EDIFACT-katalog påverkar SFTI. 2) Förslagen rörande läkemedelsbeställning återremitteras till arbetsgruppen för fortsatt beredning.

5 4 Thomas Pettersson presenterade arbetet i arbetsgruppen. Man har gjort en jämförande analys av databasen HINFO och sortiments- och prislista (PRICAT) för att se vilka möjligheter som finns att använda databasen vid beställningar av hjälpmedel i kombination med SFTI/ESAP 6, Avrop mot produktkatalog. Informationen i PRICAT är tillräcklig för att hantera hjälpmedelsinformationen, däremot behöver HINFO kompletteras för beställningar. Vad gäller beställningsnivå är praxis att ange antal uttryckt i minsta enhet (dvs oavsett ev förpackning) i HINFO, medan enligt SFTI/ESAP 6 beställningar uttrycks i minsta beställningsbara förpackning. Här har arbetsgruppen valt att förorda beställning enligt minsta förpackning. Arbetsgruppen har också skissat på ett traditionellt avropsflöde enligt SFTI/ESAP 6, med HINFO som produktkatalog, och där informationen görs tillgänglig hos köparen dels i beställningssystemet och dels i lokala förskrivningssystem (som ur beställningssynpunkt fungerar som försystem till beställningssystemet). Beställning via leverantörens webb är också ett alternativ, inte minst i situationer där stöd behövs vid konfigureringen av hjälpmedel. En enkät om e-handel har gjorts, riktad till leverantörer på hjälpmedelsområdet. Den indikerar att e-handelsmognaden är låg, många leverantörer klarar inte SFTI/ESAP 6. En informationsdag är planerad till 26 november. Som tidigare rapporterats har en arbetsgrupp tittat på önskemålen om svarsmeddelande till Sveorder. Enligt en enkät vill de flesta, förutom ett enkelt svar (innebärande accepterar/accepterar inte), även ha möjlighet att meddela ändringar i svaret. Martin Forsberg meddelade CEN BII i december kommer att leverera ett nytt profil-dokument med alla önskemål inkluderade (se även punkt 10 nedan). En specifikation med SFTI tillämpning av denna kan väntas i början av Det finns intresse att använda ordersvar även i fler nordiska länder. Thomas Pettersson informerade om att önskemål under sommaren/hösten lämnats in till CEN BII för att göra innehållet i dess leveransaviseringsmeddelande likvärdigt med det som finns i SFTI/ESAP6 (DESADV). Vi väntar nu på slutdokumentationen från CEN BII (se även punkt 10 nedan), därefter görs en svensk tillämpningsspecifikation som förhoppningsvis kan finnas framme till Beredningsgruppens nästa möte i mars. Kerstin Wiss Holmdahl rapporterade att det finns intresse från Danmark att göra en gemensam tillämpningsguide för leveransaviseringen.

6 5 År 2011 fastställdes Handledning Samordnad varudistribution med underbilaga till e-kommunikationsavtal som SFTI. Handledningen beskriver en process där köparen har en central varumottagning tillsammans med en tjänst för samordnad distribution ut till förbrukarna i den egna verksamheten. Lösningen har baserats på SFTI/ESAP 6, och den innefattar bland annat Leveransavisering och Transportetikett. Kerstin Wiss Holmdahl redovisade erfarenheter från förberedelsearbete i tre Skånekommuner kring samordnad varudistribution utifrån SFTIs lösning och där det framgått att Det är svårt att få med mindre varuleverantörer i en samordnad lösning då de inte hanterar EDIFACT-meddelanden enligt SFTI/ESAP 6; Många potentiella leverantörer av samordnad distributionslösning är små och lokala och dessa riskerar att utestängas då de inte har förutsättningar för att hantera EDIFACT-meddelanden enligt SFTI/ESAP 6. Det konstaterades att även om det finns möjlighet att hantera SFTI/ESAP 6 via tredjepartslösningar på marknaden för dessa leverantörer så behövs enklare alternativ till eller kompletteringar av SFTI/ESAP 6 så att fler aktörer kan innefattas i distributions-lösningarna. Beslut: Förbered arbetsgrupp för översyn av SFTIs handledning för samordnad varudistribution så att den öppnas upp för fler aktörer och fler alternativ vid utväxling av information kring varudistributionen. Peter Norén noterade att SFTIs varukorg (6.5.3 Avrop mot ramavtal med varukorg/punch-out) har bara några få användare, dessutom finns det varianter på tillvägagångssätt med single sign on mot leverantörens webb. Mötet konstaterade att intresse/behov av processen finns men att alternativ som till exempel OCI är proprietära. Beslut: Förbered en arbetsgrupp som får ta upp diskussion om åtgärder; arbetet initieras förslagsvis i början av nästa år. Kerstin Wiss Holmdahl rapporterade från ett möte om eventuell vidareutveckling av Svefaktura som hållits i början av hösten med ett drygt 30-tal deltagare. Slutsatserna från mötet hade varit att det för närvarande inte fanns något akut behov av ändring/ny version av Svefaktura; i och för

7 6 sig finns det ett antal ytterligare fält som kunde vara bra komplement, men värdet av dessa motiverar inte arbetet med att introducera en ny version. Samtidigt behövs mer arbete på hantering av underlag, t ex vid fakturering av tjänster eller vid så kallad utomregional fakturering (se punkt 8), men detta hanteras genom bilagor till fakturan. Peter Norén noterade att Kommissionen driver på för att främja gränsöverskridande handel och i konsekvens med det kan vi kanske komma att behöva anvisa fakturaformat för sådan trafik i tillägg till de vi redan använder i SFTI. Som jämförelse nämndes att Norge har två fakturavarianter, EHF respektive PEPPOL BIS. Kandidater för ett sådant format är antingen faktura enligt CEN BII2 (som kommer att publiceras till slutet av året) eller den närbesläktade PEPPOL BIS-fakturan (baserad på resultatet från CEN BII1). Mer analys av förutsättningarna behövs. Andelen gränsöverskridande fakturor är idag liten. Ett argument för att ändå satsa på ett europeiskt format är att ett sådant kan förenkla för (större) aktörer som vill bygga en sammahållen IT-lösning för fakturering oavsett land. Enligt beslut vid förra mötet med Beredningsgruppen har arbete initierats på underlagsinformation vid fakturering mellan landsting, mellan kommun och landsting och mellan kommuner. Detta samordnas med ett parallellt initiativ som startats inom landstingen, inom det så kallade redovisningschefsnätverket, avseende rutinerna vid fakturering av utomlänsvård. Kerstin Wiss Holmdahl informerade om att arbetsgruppen träffats två gånger för genomgång av processerna vid fakturering av utomlänsvård, dvs mellan landsting eller till landsting från vissa privata vårdgivare med fullmakt. Gruppen har vidare börjat sammanställa informationen som behövs i fakturaunderlagen: till en del finns informationen fastlagd genom ett riksavtal för utomlänsvård, men därutöver behöver landsting ytterligare information för sin uppföljning. I sammanhanget är det viktigt att enas också omkring terminologin. Eftersom informationen är individrelaterad är den också känslig. Anna-Karin Wahlström berättade att arbetsgruppen för tjänstebeställning haft två möten; ett 20-tal personer deltar. Arbetet inriktas mot tjänsteområden som bemanning, IT-konsulter, tolkning, hantverkare (exkl entreprenad), tekniska konsulter och utbildning. Gruppen har hittills samlat in processbeskrivningar från sina respektive verksamheter och dessa skall nu sammanställas i en processkarta. Man samlar även in exempel på mallar som används till stöd vid tjänstebeställning. Mål för arbetet är att ta

8 7 fram ett guide-dokument för tjänstebeställningar till utgången av kvartal 1, Förslag till profiler för elektroniskt informationsutbyte inom hela upphandlingsprocessen har varit utskickade från CEN BII2 på remiss över sommaren. Materialet omfattar profiler som beskriver affärsprocesser och datamodeller för transaktioner vid såväl pre award som post award. Drygt 700 kommentarer hade rapporterats in, bland annat har SFTI lagt ner stort arbete på kvalitetssäkring. Beskrivningarna av profiler för post award är mer fullgångna och färdiga för användning, och i flera fall rör förslagen bara mindre ändringar i förhållande till tidigare workshop CEN BII1. När det gäller pre award finns en bra ansats men mer analys och utvecklingsarbete behöver göras, bland annat för att tydligare visa hur ecatalogue kan användas i anbudsfasen vid upphandling (jämför även punkt 11 nedan). Arbete pågår nu i CEN BII2 med att ta hand om inkomna synpunkter, det slutliga resultatet kommer att publiceras av CEN i december, i form av så kallade CWA:er (CEN Workshop Agreement). Kerstin Wiss Holmdahl rapporterade från arbetet med ekatalog, som är beroende av resultaten från CEN BII2. En frågeställning rör katalogens informationsomfång vid upphandling skall innehållet vara minimalt (dvs bara pris och andra uppgifter som behövs för utvärdering) eller skall katalogen vara utbyggd så att den är klar att beställa ifrån? Mellanformer kan behövas vid upphandlingsprocesser som innehåller repetitiva faser, som t ex förnyad konkurrensutsättning eller dynamiskt inköpssystem. En annan frågeställning rör hur anbudsgivares katalog (i form av anbud ) skall styras upp av mall i upphandlarens förfrågningsunderlag idag löses det ofta genom att upphandlaren skickar med en Excelmall i förfrågan. Samarbete behövs på europeisk nivå för att utveckla en ensartad syn på kataloger i upphandlingsarbetet. Kerstin Wiss Holmdahl presenterade en PM med råd kring hur krav på e-handel kan ställas vid upphandling av varor/tjänster. Dokumentet inleds med en beskrivning av olika vanligt förekommande affärsprocesser och hur SFTIs specifikationer kan stödja dessa, för att därefter föreslå hur upphandlare i förfrågningsunderlaget kan uttrycka krav på e-handel antingen i form av utvärderingskriterier eller som kontraktsvillkor. Handledningen innehåller exempel bestående av anvisningar riktade till upphandlare och projektledare för e-handel, därefter förslag till introducerande text i förfrågningsunderlaget samt slutligen själva förslaget till lydelse avseende e-handelskrav som utvärderingskriterium eller

9 8 kontraktsvillkor. Exemplen har utformats för att passa olika ambitioner för e-handelsprocess och vid mognadsnivå på marknaden bland leverantörer inom aktuellt upphandlingsområde. Handledningen kommer inom kort att läggas upp på SFTIs webb. Det bestämdes att Beredningsgruppen skall samlas vid tre tillfällen under år 2013: 12 mars 3 september, och 19 november. Sekr not Inga frågor anmälda. Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet. Ulf Borg ordförande Sören Lennartsson sekreterare Justeras: Christina Askerblom Siv Waldén

10 1(1) Ulf Borg, ordförande Cajsa Ahlinder Thomas Altinell Christina Askerblom Per Carlsson Ingemar Fixander Martin Forsberg Catarina Holmqvist Erika Karlsson Sara Killander Ewa Klevebro Birgitta Nelson Jonas Larsson Sören Lennartsson Jerker Lilliesköld Christer Luthman Magnus Matts Agnetha Mohr Ulf Niklasson Peter Norén Sören Pedersen Thomas Pettersson Sandra Pettersson Erik Ryrlind Ulrika Steidler Elisabet Torell Anna-Karin Wahlström Siv Waldén Tomas Wennebo Kerstin Wiss Holmdahl Sunne kommun Visma Proceedo Unit4 Agresso Örebro läns landsting Sigtuna kommun Menigo Foodservice AB SFTI tekniska kansli Apoteket Farmaci Nacka kommun Malmö Stad Expert Systems Kammarkollegiet Stockholms läns landsting SFTI tekniska kansli ebuilder Region Skåne Kammarkollegiet Borås stad Västra Götalandsregionen Ekonomistyrningsverket Ekonomistyrningsverket SFTI tekniska kansli Martin & Servera Arbetsförmedlingen Lunds Universitet Apoteket Farmaci Ekonomistyrningsverket Stockholms läns landsting GS1 Sverige SKL