Outlook 2013 Skicka Svara Bifoga Organisera Signatur Kontakter Semester
Britt Tågmark britt.tagmark@gmail.com Senast ändrad 2014-12-25
Innehåll ALLMÄNT... 1 Utseendet i programmet, Vyer... 1 Menyflikar... 2 Statusraden... 2 Läsfönstret... 3 Arbeta på en liten skärm... 3 BREVLÅDEHANTERING... 4 Nya brev väntar... 4 Oläst e-post... 5 Läsa brev... 5 Bilder i brev... 5 Skriva brev... 6 Formatera text... 6 Stavningskontroll... 6 Adressera brevet... 7 Skicka... 8 Svara och vidarebefordra... 9 Bifoga filer... 11 Bifoga ett dokument från Word, Excel eller PowerPoint... 11 Bifoga filer från Utforskaren... 11 Öppna och Spara bifogade filer... 12 Prioriteter och påminnelseflaggor... 13 Läskvitton, röstknappar och leveransalternativ... 13 Radera brev... 15 Borttagna objekt (Papperskorgen)... 16 Utkast... 16 Återkalla e-post... 17 Sända meddelande på nytt... 17 Skriva ut... 18 Söka brev... 19 ORGANISERA INKORGEN... 20 Sortera e-post... 20 Ordna med vyer... 21 Konversationer... 22 Mappar... 24 Favoritmappar... 24 Påminnelseflagga... 25 Kategorier... 26 SIGNATUR... 27 Britt Tågmark
KONTAKTER... 28 Vyer... 28 Skapa kontakter... 28 Adressboken... 30 Skriva ut kontakter... 31 Skapa kontaktgrupp (distributionslista)... 32 Vidarebefordra kontakter och distributionslistor... 34 Dela kontakter... 35 SEMESTER OCH ANNAN FRÅNVARO... 38 Frånvarohanteraren... 38 Vidarebefordra all e-post vid frånvaro... 39 DELA BREVLÅDA... 40 Dela en postlåda... 40 Öppna en delad postlåda... 41 Ansluta sig till kollegas inkorg... 42 REGLER... 43 Via menyn... 43 Via ett befintligt brev... 44 Regel för att vidarebefordra all e-post... 44 INDEX... 45 Britt Tågmark
Allmänt - Utseendet i programmet, Vyer Allmänt Outlook är ett program för informationshantering. Du kan skicka och ta emot elektronisk post. Med kalendern har du möjlighet att hantera möten och egen tid. Du kan använda en uppgiftslista och ett anteckningsblock. Utseendet i programmet, Vyer Till vänster visas navigeringsfönstret. Troligen visas innehållet i din e-post när du startar programmet och då ser du de mappar som hör till e-posten. I nederkant visas knappar för huvudvyerna, som E-post, Kalender, Kontakter och Uppgifter. I mitten syns arbetsytan, denna varierar beroende på om du arbetar med e-post, kalender osv. När mailen visas kallas arbetsytan för meddelandelista. Du kan byta huvudvyer med Ctrl+1 för E-post, Ctrl+2 för Kalender osv. Genom att hålla musen över rubrikerna i statusraden kan du få en snabböversikt av kalenderbokningar, kontakter och uppgifter. 1
Allmänt - Menyflikar Menyflikar I Outlook finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för engelskans ribbon. Längst till vänster finns ARKIV (ibland kallad Backstage ). Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna kan också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Flikarnas innehåll anpassas också efter om du använder vyn Epost eller Kalendern och så vidare. Det är inte säkert att bilderna i det här häftet helt överensstämmer med Office i din dator. Menyflikarna är indelade i grupper. Vid vissa grupperingar finns en pil längst ner till höger. Genom att klicka på pilen visas ytterligare alternativ för just den grupperingen. I exemplet visas hur det ser ut i ett nytt mail. Hjälptext När du för musen över knappar visas hjälptext. Texten visar även kortkommandot när sådant finns. Dölja menyfliksområdet När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera dessa och bara visa fliknamnen genom att klicka på pilen längst till höger på menyfliksområdet. Expandera menyfliksområdet genom att klicka på knappen Visningsalternativ för menyfliksområdet och välj Visa flikar och kommandon Kortkommandot för att visa och dölja menyfliksområdet är Ctrl + F1. Statusraden I statusraden visas till exempel visningslägen och zoom. Dra i reglaget för att ändra zoomningen på skärmen. 2
Allmänt - Läsfönstret Läsfönstret Till höger visas läsfönstret där det markerade brevets innehåll kan läsas. Dölja eller visa läsfönstret i nederkant Om du inte trivs med läsfönstret, kan du stänga av det helt, alternativt visa det i underkant på arbetsytan. 1. Menyfliken Visa 2. Knappen Läsfönster 3. Gör önskade inställningar Inställningar för Läsfönstret När e-post visats i Läsfönstret till höger på skärmen markeras brevet som standard som läst när du bläddrar till ett nytt objekt. Du har möjlighet att ändra så att brevet är markerat som oläst till dess du bestämmer annorlunda. 1. Knappen Läsfönster 2. Välj Alternativ 3. Bocka ur rutan Markera Outlookobjektet som läst när du bläddrar till ett nytt objekt Personfönstret Under Läsfönstret visas det Personfönstret. Där ser du de senaste kontakterna du har haft med personen. Längst till höger kan du expandera eller minimera fönstret Arbeta på en liten skärm När du arbetar på en liten skärm kan du ställa in så att navigeringsfönstret till vänster med mappar och andra vyer blir en smal remsa. Klicka på pilen Minimera mappfönstret. 3
Brevlådehantering - Nya brev väntar Brevlådehantering Nya brev väntar Inställningar för skrivbordsavisering När du har Outlook igång och arbetar i ett annat program visas en transparent skrivbordsavisering nar du får nya meddelanden. Om du har tillgång till ljud på datorn piper det. Ett gult kuvert syns i meddelandefältet Om du vill ändra längden på visningen av skrivbordsaviseringen eller graden av genomskinlighet gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj E-post till vänster i menyn 4. Knappen Inställningar för skrivbordsavisering 5. Ändra eventuellt till lägre transparens (genomskinlighet) för avisering av nya meddelanden 4
Brevlådehantering - Oläst e-post Oläst e-post Oläst e-post visas med ett blått streck i kanten och blå färg på ämnesraden Läsa brev För att läsa ett inkommet brev finns flera alternativ: Markera brevet och titta på det i läsfönstret Markera brevet, tryck på tangenten Enter, brevet öppnas i nytt fönster Dubbelklicka på brevet i Inkorgen, brevet öppnas i nytt fönster Markera oläst När du har öppnat ett brev, kan du markera brevet som oläst. Om avsändaren begärt läskvitto, skickas detta vid det ursprungliga öppnandet av brevet. 1. Högerklicka på brevet i Inkorgen 2. Välj Markera som oläst. Det blåa strecket visas i kanten och blå färg på ämnesraden Bilder i brev För att skydda dig mot skräppost hämtas inte bilder med automatik. Klicka på den blå listen om du vill hämta bilder och välj sedan Ladda ner bilder 5
Brevlådehantering - Skriva brev Skriva brev Om du är i vyn E-post klickar du på knappen Nytt eller använder kortkommandot Ctrl+N Om du är i någon annan vy, till exempel Kalendern får du klicka på listpilen vid knappen Nya objekt och välja E-postmeddelande Formatera text När du har tagit fram ett nytt brev finns grundläggande formateringsmöjligheter på menyfliken Meddelande och fler alternativ på menyfliken Formatera text. Dessa formateringsmöjligheter fungerar på samma sätt som i Word. Du kan exempelvis lägga in punkt- och nummerlistor, tabeller och bilder direkt i mailet. Tänk på vilka mottagare du har innan du gör fina färger, lägger in logotyp vid signaturen eller liknande! Om mottagaren har textbaserad e-post upphör formateringen, bilder visas som bifogade filer och så vidare. Många läser idag e-posten via mobil och då försvinner också mycket formateringar. Stavningskontroll När du vill stavningskontrollera ett enskilt brev klickar du på knappen Stavning på menyfliken Granska Automatisk stavningskontroll Om du alltid vill att breven ska stavningskontrolleras innan du skickar dem gör du så här: 6 1. Menyfliken Arkiv i själva programmet Outlook 2. Välj Alternativ 3. Välj E-post till vänster i menyn 4. Markera rutan Gör stavningskontroll innan meddelandet skickas 5. Klicka OK
Brevlådehantering - Adressera brevet Adressera brevet Till: Kopia: Hemlig kopia Ämne Skriv in adressen på den eller de personer som du ska skicka brevet till. Det finns flera möjligheter till adressering, se nedan. Skriv adressen till den eller de personer som ska få en kopia av brevet. De personerna får brevet för kännedom. Det förutsätts inte att det ska utföra det som beskrivs i brevet. Det kan vara lämpligt att använda hemliga kopior. Då visas inte avsändarens hela bekantskapskrets i adressfältet, utan mottagaren ser bara sitt eget namn. För att visa fältet hemlig kopia väljer du menyfliken Alternativ, knappen Hemlig kopia Här skrivet du en rubrik för själva meddelandet. Det är artigt att alltid ange en rubrik. Det är genom denna som mottagaren kan bilda sig en uppfattning om brevets innehåll. 7
Brevlådehantering - Skicka Alternativ för adressering Skriv e-postadressen i fältet till höger om knappen Till Klicka på knappen Till och välj från en adressbok eller från kontakter. Om du tidigare skickat e-post till en adress föreslås den adressen i adressfältet när du börjar skriva mottagaradress Här kan du också radera adresser som är felaktiga eller som du av annan anledning inte vill ska visas som förslag Du kan skriva del av adress och därefter trycka tangentkombinationen Ctrl+K, för att kontrollera namn eller klicka på knappen Kontrollera namn i brevets verktygsfält. Om adressen uppfattas som en korrekt e- postadress blir den understruken. I vyn Kontakter kan du markera en kontakt och välja kuvertet Skicka e-postmeddelande till: vid kontaktinformationen Observera! När Outlook uppfattar att adressen är en korrekt e-postadress, blir adressen understruken. Det betyder inte att det finns en mottagare med den adressen, men du slipper misstag som mellanslag i adressen, eller ett uteblivet @. Skicka Klicka på knappen Skicka eller använd kortkommandot Alt+C (eller kortkommandot Ctrl+Enter) De brev du skickar iväg lagras i mappen Skickat. Tänk på att rensa i den mappen ibland! 8
Brevlådehantering - Svara och vidarebefordra Svara och vidarebefordra Du kan svara på ett meddelande antingen bara till avsändaren eller till avsändaren plus alla som meddelandet ursprungligen skickades till. Du kan också skicka ett brev vidare till annan person vidarebefordra. 1. Använd Förhandsgranska eller öppna brevet i ett eget fönster 2. Välj hur du vill hantera brevet, Svara, Svara alla, eller Vidarebefordra 3. Brevet är färdigadresserat till mottagaren/mottagarna om du väljer att svara. När du vidarebefordrar ett brev måste du själv ange mottagare. 4. I rutan Ämne står bokstäverna SV: respektive VB framför rubriken. 5. Skriv meddelandet i den stora rutan. När du svarar på ett brev blinkar insättningspunkten högst upp i den stora rutan. När du vidarebefordrar ett brev, tänk på att klicka in dig högst upp i meddelanderutan för att skriva ditt meddelande. Den gamla korrespondensen skjuts nedåt. Då mottagaren får ditt brev är det lätt att läsa svaret. När du skriver text blir denna blå som standard, för att skilja dina kommentarer från originalmeddelandet. 6. Klicka på knappen Skicka så sänds brevet iväg 9
Brevlådehantering - Svara och vidarebefordra När du har svarat eller vidarebefordrat ett brev visas datum och tid för detta i läsfönstret. Högerklicka på det grå fältet och välj Sök efter relaterade meddelanden. Då visas en lista på den korrespondens som ägt rum i ärendet. Du kan exempelvis dubbelklicka och öppna ditt svar. Stänga originalbrev efter svar eller vidarebefordran En standardinställning är att du måste stänga det ursprungliga brevet efter svar eller vidarebefordran om du har öppnat brevet i ett eget fönster. Du kan välja att originalet automatiskt stängs. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj E-post till vänster i menyn 4. Rulla ner till rubriken Svar och vidarebefordran 5. Bocka i rutan Stäng originalmeddelandet vid svar eller vidarebefordran 10
Brevlådehantering - Bifoga filer Bifoga filer Du kan bifoga i stort sett alla typer av filer som bilagor. Det kan till exempel vara dokument skrivna i Word, bilder, kalkyler eller presentationer. 1. Klicka på knappen Infoga fil 2. I dialogrutan som öppnas letar du reda på filen du vill bifoga. 3. Dubbelklicka på filen eller markera den och klicka på knappen OK 4. De bifogade filerna visas på en egen rad under raden Ämne Bifoga ett dokument från Word, Excel eller PowerPoint Du har möjlighet att snabbt bifoga ett dokument, en arbetsbok eller en presentation direkt från ursprungsprogrammet. 1. Klicka på menyfliken Arkiv i Word, Excel respektive PowerPoint 2. Välj Dela 3. Välj Skicka med e-post 4. Välj knappen Skicka som bifogad fil Bifoga filer från Utforskaren 1. Högerklicka på filen du vill bifoga 2. Välj Skicka till i snabbmenyn 3. Välj E-postmottagare 11
Brevlådehantering - Öppna och Spara bifogade filer Öppna och Spara bifogade filer Alternativ 1 Dubbelklicka på den bifogade filen för att öppna den. Du kan sedan spara filen i det program som filen öppnades i. Alternativ 2 Högerklicka på den bifogade filen och välj om du vill öppna eller spara filen. Skyddad vy 1. När du öppnar en bifogad fil visas den som standard i en skrivskyddad vy. 2. Du måste skapa en kopia av dokumentet och spara dina ändringar i kopian 12
Brevlådehantering - Prioriteter och påminnelseflaggor Prioriteter och påminnelseflaggor Prioritet För att peka på att ditt brev är viktigt eller av underordnad betydelse så det kan läsas senare, har du möjlighet att ange prioritet. Klicka på knappen Hög prioritet, respektive Låg prioritet på menyfliken Meddelande i det öppna brevet. Påminnelseflagga (Ej i webaccessen) Du kan uppmärksamma dig själv och mottagaren med olika påminnelser i form av en Flagga Det finns ett stort antal förslag och du har även möjlighet att skriva egen text. Som standard visas flaggan enbart hos dig. För att en flagga ska visas hos mottagaren väljer du Anpassad i menyn och sätter en bock i rutan Flagga för mottagare. När brevet landar i Inkorgen hos mottagaren visas en flagga med en symbolgubbe till höger och den text du har valt syns i brevhuvudet. Läskvitton, röstknappar och leveransalternativ För att göra ytterligare inställningar för leverans av brevet klickar du på menyfliken Alternativ i brevet. 13
Brevlådehantering - Läskvitton, röstknappar och leveransalternativ Leveranskvitto och läskvitto Leverans- och läskvitton fungerar i huvudsak internt. Meddelande om att avsändaren begärt läskvitto visas när man förflyttar sig till nästa mail eller öppnar brevet i eget fönster, det syns inte i läsfönstret! 1. Du kan få ett kvitto på att mottagaren har öppnat ett brev genom att bocka i rutan Begär läskvitto på det här meddelandet 2. Mottagaren får som standard ett meddelande om att du har begärt läskvitto (syns ej i läsfönstret) 3. Du erhåller ett meddelande i Inkorgen att mottagaren skickat läskvitto. Detta kan du automatiskt styra till Papperskorgen eller manuellt kasta. 4. I ditt skickade brev finns knappen Uppföljning. Genom att klicka på den kan du se när mottagaren läste ditt brev. Röstknappar ( röstningsknappar ) (Ej i webbaccessen) Med röstknappar kan du låta mottagarna delta i enkla undersökningar. Det finns ett antal färdiga val, men du kan enkelt skapa egna röstknappar genom att avgränsa valen med semikolon. När mottagarna öppnar brevet får de en uppmaning att klicka på knappen Rösta. 14
Brevlådehantering - Radera brev Så småningom får du en sammanställning av svaren genom att öppna ditt ursprungsbrev i mappen Skickat. Klicka på knappen Uppföljning för att se resultatet. Radera brev Alternativ 1 När du har brevet öppet kan du klicka på knappen Ta bort. Samma knapp finns också på menyfliken Start Alternativ 2 Markera brevet i Inkorgen eller i Skickat och tryck på tangenten Delete. Du kan markera flera brev samtidigt och sedan trycka på Delete. Alternativ 3 Högerklicka på ett brev och välj Ta bort i snabbmenyn Alternativ 4 Klicka på röda krysset till höger om brevet i meddelandelistan 15
Brevlådehantering - Borttagna objekt (Papperskorgen) Borttagna objekt (Papperskorgen) De objekt du kastar hamnar i mappen Borttagna objekt (Papperskorgen). Tänk på att tömma den ibland! Enklast är att högerklicka på Borttagna objekt och välja alternativet Töm mappen i snabbmenyn. Om du vill spara borttagna meddelanden ett tag, kan du rensa de äldsta objekten. 1. Högerklicka på en rubrik med datum 2. Välj Ta bort i snabbmenyn 3. Klicka OK på meddelandet som visas. Bocka eventuellt i rutan Visa inte den här dialogrutan mera. 4. Svara Ja på frågan om du vill ta bort de markerade objekten Det går att ställa in så att papperskorgen töms när programmet stängs. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj Avancerat till vänster i menyn 4. Bocka i rutan Töm Borttaget-mapparna när Outlook avslutas 5. Klicka OK 6. När du stänger Outlook får du frågan Vill du ta bort allt innehåll i mappen Borttaget permanent för alla konton? 7. Svara Ja eller Nej Utkast När du börjar skriva ett brev och av någon anledning inte fullföljer brevet utan stänger det, får du frågan om du vill spara ändringarna. Om du svarar Ja på frågan sparas brevet i mappen Utkast. Detta brev kan du fortsätta arbeta med vid ett senare tillfälle. 16
Brevlådehantering - Återkalla e-post Återkalla e-post (Ej i webaccessen) Om du av någon anledning ångrar ett utskick har du möjlighet att återkalla brevet, om mottagaren inte har hunnit öppna det. Fungerar endast internt och ganska dåligt. Ofta ser mottagaren att du har återkallat brevet. 1. Öppna brevet i mappen Skickat. Det räcker inte att du markerar brevet 2. Menyfliken Arkiv i själva brevet 3. Välj Info till vänster i menyn 4. Välj Återkalla detta meddelande och bestäm om du vill återkalla brevet helt och hållet, eller ersätta det med ett nytt. Sända meddelande på nytt (Ej i webaccessen) Ibland kan det finnas anledning att skicka ett brev en gång till. Du kan återanvända hela brevet eller till exempel byta ut adressaterna och behålla innehållet. Tvärtom fungerar också, du kan utnyttja de befintliga adressaterna och skicka ett nytt brev till dem. 1. Öppna brevet i mappen Skickat. Det räcker inte att du markerar brevet 2. Menyfliken Arkiv i själva brevet 3. Välj Info till vänster i menyn 4. Välj Skicka detta meddelande på nytt 5. Adressera brevet som vanligt 17
Brevlådehantering - Skriva ut Skriva ut Du har möjlighet att skriva ut enstaka brev eller till exempel en översikt över brev i Inkorgen. Det finns en mängd inställningar. Den automatiska förhandsgranskningen underlättar. När du vill skriva ut ett enstaka brev är det enklast att öppna brevet och skriva ut på vanligt sätt. Om du vill skriva ut en lista på de brev du har i en viss mapp gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Skriv ut 3. Markera Tabell (finns bara tillgängligt via Inkorgen eller annan mapp) 4. Klicka eventuellt på knappen Utskriftsalternativ för att göra inställningar under de olika flikarna 18
Brevlådehantering - Söka brev Söka brev När du inte hittar ett brev du vet ska finnas, kan du söka efter det. Sökfunktionen i Outlook är mycket kraftfull. Snabbsökning Skriv ett eller flera sökord i sökordsrutan. Som standard söker programmet igenom både Ämne och Innehåll. Om du inte hittar det du söker kan du klicka på länken Mer Rensa genom att klicka på krysset till höger i sökrutan. Menyfliken Sökverktyg När du har gjort en sökning eller om du klickar på förstoringsglaset i sökrutan visas menyfliken Sökverktyg. Här går det att göra sökningen mer exakt. Gör önskade inställningar med hjälp av knapparna. Knappen Tidigare sökningar visar de tio senaste sökningarna Under knappen Sökverktyg finns bland annat Avancerad sökning. 19
Organisera Inkorgen - Sortera e-post Organisera Inkorgen Sortera e-post E-posten är som standard sorterad och grupperad efter datum, med de nyaste breven högst upp i Inkorgen. Om du gör Läsfönstret smalare visas e-posten på enkelrad med mer detaljerad information. Sorteringsordning För att ändra sorteringsordning högerklickar du vid rubriken och väljer hur du vill sortera breven. Gruppering Om du inte vill att breven ska grupperas i den valda sorteringsordningen tar du bort bocken vid Gruppera, längst ner i snabbmenyn. 20
Organisera Inkorgen - Ordna med vyer Ordna med vyer Med menyfliken Visa kan du anpassa vyer, så att du kan arbeta effektivt i programmet Menyfliken Visa innehåller olika alternativ beroende på om du använder E-post, Kalendern eller någon annan vy. Lägga till kolumner 1. Klicka på knappen Lägg till spalter (dåligt översatt, överallt annars står det kolumner) 2. Gör önskade val från Standardfält eller välj något annat under listpilen 3. Markera kolumn du vill lägga till 4. Knappen Lägg till 5. Sortera eventuellt kolumnerna i annan ordning 6. Klicka OK 21
Organisera Inkorgen - Konversationer Konversationer I Outlook kan du gruppera e-posten efter konversationer Alla mail från en viss konversation visas oavsett i vilken mapp de finns. Du kan expandera eller komprimera konversationerna. Programmet håller isär om samma ämne förekommer flera gånger. 1. Menyfliken Visa 2. Bocka i rutan Visa som konversationer 3. På knappen Konversationsinställningar kan du ytterligare anpassningar Genom att högerklicka på en grupp kan du Rensa konversation från onödiga mail. Dessa flyttas till mappen Borttagna objekt. 22
Organisera Inkorgen - Konversationer Ignorera konversationer Genom att högerklicka och välja Ignorera tar du bort brev du har fått och framtida meddelanden i samma konversation hamnar direkt i mappen Borttaget. De brev du själv har skickat finns kvar. OBS att du inte bör göra detta på en konversation som är jobbrelaterad! Syftet med denna funktion är att (i privata sammanhang) på ett enkelt sätt slippa e-post om det är så att man inte är intresserad av ämnet som diskuteras. Det kan till exempel vara en maillista som man följer där diskussionen inte längre är givande. 23
Organisera Inkorgen - Mappar Mappar För att strukturera lagringen av din e-post kan du skapa mappar och undermappar i Inkorgen eller i annan lämplig mapp. Skapa mappar 1. Högerklicka på Inkorgen eller på den mapp i vilken du vill skapa en undermapp 2. Välj Ny mapp 3. Namnge mappen och kontrollera att den placeras i den mapp du har tänkt dig. 4. Klicka OK Mapparna skapas som standard alltid i bokstavsordning, precis som i Utforskaren. Du kan frångå bokstavsordningen och strukturera mappordning enligt egna önskemål. Om du öppnar e-posten i Outlook Web App visas alltid mapparna i bokstavsordning. Det går inte byta namn på någon av standardmapparna, till exempel Inkorgen eller Kalendern Flytta brev till mapp Markera brevet i Inkorgen och dra det till önskad mapp Favoritmappar I Favoritmappar längst upp till vänster i vyn E-post, kan du lägga till de mappar du snabbt och enkelt vill komma åt. Dessa mappar är kopior, så vill du ta bort en mapp för gott, måste du göra det i listan med alla e-postmappar. I Favoritmappar kan du bestämma ordning på mapparna, däremot inte använda undermappar. Lägga till mapp i Favoritmappar Dra mappen till Favoritmappar och bestäm placering eller Högerklicka på en mapp i listan och välj Visa i Favoriter. I Favoritmapparna kan du sedan högerklicka och välja att flytta den nya favoritmappen uppåt eller nedåt i strukturen. 24
Organisera Inkorgen - Påminnelseflagga Påminnelseflagga Du kan flagga bland annat brev och kontakter för att påminna dig själv om något du ska göra. Detta kan vara ett bättre alternativ än att markera brev som olästa. 1. Klicka längst till höger vid brevet på flaggsymbolen 2. Högerklicka för välja hur långt fram i tiden du vill bli påmind eller om inget datum ska sättas 3. Klicka en gång på flaggan, den ändras till en bock för att markera att påminnelsen är slutförd 25
Organisera Inkorgen - Kategorier Kategorier Med Kategorier kan du sortera eller gruppera meddelanden som exempelvis är lagrade i olika mappar. En kategori är ett nyckelord som du kopplar till olika objekt. Det finns ett antal fördefinierade kategorier, men det är lätt att skapa egna. Du kan tilldela en kategori redan när du skapar objektet eller lägga till en kategori i efterhand. Anpassa kategorier 1. Klicka på knappen Kategorisera på menyfliken Start i själva programmet Outlook 2. Här kan du byta namn på de befintliga kategorierna och lägga till nya kategorier. Använda kategorier Högerklicka på mailet och välj önskad kategori. Du kan koppla flera kategorier till ett mail Filtrera efter Kategori 1. Menyfliken Start 2. Knappen Filtrera e-post 3. Välj Kategorisera och önskad kategori 26
Signatur - Kategorier Signatur Du kan använda olika signaturer till olika mottagare. Det går att ställa in en förvald signatur eller välja signatur varje gång. Tänk på möjligheten att ställa in signatur vid svar eller vidarebefordran. Du kan skapa en signatur på olika sätt. Här beskrivs via ett nytt mail. 1. Starta ett nytt mail och välj menyfliken Meddelande i mailet 2. Om du inte har någon signatur sedan tidigare på datorn klickar du på knappen Signatur och därefter på alternativet Signaturer 3. Knappen Ny 4. Ge signaturen ett Namn, namnet ser bara du 5. Formulera din signatur (eller kopiera en befintlig signatur från ett gammalt mail) 6. Uppe till höger i dialogrutan bestämmer du om du vill använda en standardsignatur eller ej vid Nya meddelanden respektive Svar/vidarebefordran 7. Knappen OK Om du väljer att inte ha med signaturen varje gång, kan du klicka på knappen Signatur i ett nytt brev och lägga till en sådan 27
Kontakter - Vyer Kontakter Med hjälp av Kontakter kan du skapa effektiva adressregister med en stor mängd information om personer du samarbetar med. Du kan lägga in enskilda personer eller skapa kontaktgrupper (distributionslistor eller maillistor). Vyer Du kan visa kontakterna i olika vyer, som var och en har olika fördelar. Standardvyn är Kontakter, men du kan exempelvis välja Kort eller Telefonnummer Skapa kontakter Från tomt formulär 1. I vyn Kontakter klickar du på knappen Ny kontakt 2. Fyll i kontaktformuläret, e-postadressen är givetvis obligatorisk om du ska kunna skicka brev 3. Klicka på knappen Spara och stäng när du fyllt i uppgifterna om kontaktpersonen 28
Kontakter - Skapa kontakter Från befintligt brev 1. Högerklicka på avsändarens namn i brevet 2. Välj Lägg till i Outlook-kontakter i snabbmenyn 3. Kontaktformuläret öppnas och vissa uppgifter är ifyllda 29
Kontakter - Adressboken Adressboken Öppna adressboken genom att klicka på knappen Adressbok på menyfliken Start eller genom att klicka på knappen Till i ett nytt mail Här kan du välja den Globala adresslistan eller någon av de andra centrala adresslistorna. Markera en person, högerklicka och välj Egenskaper för att visa ytterligare information om personen Ändra ordning på listor i adressboken Om du oftast använder Kontakter kan du välja att visa den listan först i adressboken 1. Se till att adressboken är öppen 2. Meny Verktyg i adressboken 3. Välj Alternativ 4. I rutan Visa denna adresslista först, markerar du önskad lista 5. För att söka i Kontakter först markerar du alternativet Starta med kontaktmappar 30
Kontakter - Skriva ut kontakter Skriva ut kontakter När du skriver ut dina kontakter finns det en mängd olika inställningar. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Skriv ut 3. Välj inställningar, här får du testa dig fram så att utskriften blir den önskade. Den automatiska förhandsgranskningen till höger ger en bra överblick 31
Kontakter - Skapa kontaktgrupp (distributionslista) Skapa kontaktgrupp (distributionslista) Från Kontakter 1. Klicka på knappen Ny kontaktgrupp 2. Ge listan ett Namn 3. Klicka på knappen Lägg till medlemmar 4. Markera Från adressbok om personerna finns med där. 5. Markera ett namn och dubbelklicka eller klicka på knappen Medlemmar 6. Klicka OK när du har lagt till alla 7. Om personen inte finns i någon adressbok klickar du på knappen Ny e-postkontakt på knappen Lägg till medlemmar 8. Skriv in Namn och e-postadress och bestäm om du vill lägga till personen i Kontakter 9. Klicka på knappen Spara och stäng när du är färdig med listan 32
Kontakter - Skapa kontaktgrupp (distributionslista) Från ett brev 1. Markera namnen i rutan Till eller Kopia i ett e-postmeddelande 2. Kopiera namnen på något sätt du kan, förslagsvis högerklicka och välj Kopiera eller tangentkommandot Ctrl+C 3. Klicka på knappen Ny kontaktgrupp 4. Ge listan ett namn 5. Klicka på knappen Lägg till medlemmar 6. Välj Från adressbok även om du inte tänker använda adressboken 7. Klistra in namnen i rutan vid Medlemmar, genom att förslagsvis högerklicka och välja Klistra in eller tangentkommandot Ctrl+V 8. Klicka på knappen Spara och stäng när du är färdig med listan Adressera till en kontaktgrupp När du ska skicka brev till en grupplista, adresserar du som vanligt. Genom att klicka på plustecknet framför gruppnamnet kan du expandera listan och lätt lägga till eller ta bort namn utan att redigera hela listan. Kontaktgruppen finns kvar i original i Kontakter. När mottagarna får brevet står mailadresserna i klartext, namnet på gruppen visas inte. 33
Kontakter - Vidarebefordra kontakter och distributionslistor Vidarebefordra kontakter och distributionslistor Du har möjlighet att dela med dig av kontakter och kontaktgrupper till dina kollegor genom att e-posta kontakten eller gruppen. Skicka kontakt eller kontaktgrupp 1. Högerklicka på en kontakt/kontaktgrupp 2. Välj Vidarebefordra kontakt och Outlook-kontakt eller Visitkort. Outlook-kontakt innehåller mer information än Visitkort. När du skickar en kontaktgrupp kan du bara välja Outlook-kontakt 3. Adressera brevet som vanligt och skicka Spara mottagen kontakt 1. Öppna brevet och dubbelklicka på den bifogade kontakten 2. Redigera eventuellt uppgifterna 3. Spara och stäng Spara mottagen kontaktgrupp 1. Öppna brevet 2. Dra den bifogade filen direkt till knappen Kontakter nere till vänster i programmet. Då kopieras kontaktgruppen till dina Kontakter. 34
Kontakter - Dela kontakter Dela kontakter Du kan dela dina Kontakter med arbetskamraterna. Om du inte vill dela med dig av alla dina kontakter kan du spara dina privata i en egen kontaktmapp, som inte visas för kollegorna, se sidan 37. 1. Klicka på knappen Dela kontakter 2. Ange vilka arbetskamrater som ska få inbjudan att dela dina kontakter. De blir Granskare som standard 3. Markera eventuellt rutan Begär behörighet att visa mottagarens mapp (Kontakt) 4. Klicka på knappen Skicka 35
Kontakter - Dela kontakter Mottagaren Din arbetskamrat får ett mail med delningsinbjudan. Genom att klicka på knappen Öppna denna mapp får kollegan tillgång till dina Kontakter Vanliga behörighetsnivåer i Kontakter Din kollega kanske ska mer rättigheter än att vara Granskare? Granskare Författare Redaktör Kan använda dina kontakter, men inte göra några ändringar. Kan använda dina kontakter. Personen kan också ändra eller ta bort kontakter som han eller hon har skapat, dock inte kontakter som skapas av annan person Stora rättigheter Kan läsa, skapa, ändra och ta bort alla kontakter. Utöka rättigheter 1. Högerklicka på kontaktmappen 2. Välj Dela och därefter Mappbehörigheter 3. Markera personen 4. Välj lämplig behörighetsnivå 5. Klicka OK 36
Kontakter - Dela kontakter Skapa egen kontaktmapp 1. Högerklicka på en befintlig kontaktmapp i Mina kontakter i vyn Kontakter 2. Välj Ny mapp 3. Döp mappen 4. Se till att mappen Kontakter är markerad i undre rutan 5. Klicka OK Lägga till kontaktmapp från en kollega (delade kontakter) 1. Vyn Kontakter 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Öppna delade kontakter 4. Klicka på knappen Namn och välj person som du har fått behörighet från 5. Klicka OK 6. Nu visas den delade kontaktlistan under rubriken Delade kontakter Obs! Delade kontakter, kollegans kontakter, visas inte i adressboken 37
Semester och annan frånvaro - Frånvarohanteraren Semester och annan frånvaro Frånvarohanteraren När någon skickar e-post till dig under din semester kan avsändaren direkt få ett svar där det meddelas att du inte är tillgänglig och vem som sköter dina åligganden under din frånvaro. Autosvaret skickas endast en gång per avsändare. Du kan i Frånvarohanteraren lägga till Regler som styr vad som ska hända med din e-post vid frånvaro 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Info till vänster i menyn (förvald inställning) 3. Knappen Automatiska svar 4. Ställ in Start-och Sluttid 5. Skriv in ett frånvaromeddelande för internt och externt bruk. (Byt flik till Utanför organisationen) 6. Klicka OK Meddelande om frånvaro Om du skickar e-post till en kollega som har skrivit in ett frånvaromeddelande visas detta meddelande i brevhuvudet. Färgen på mottagarens e-postadress ändras också. Du kan då bedöma om det är meningsfullt att maila. I det fall du ändå skickar brevet får du det vanliga frånvaromeddelandet i Inkorgen. Avaktivera frånvaromeddelandet När du öppnar Outlook under frånvaron visas meddelande om detta i postlådan och du har möjlighet att manuellt avaktivera meddelandet. När sluttiden inträffar så avaktiveras frånvaromeddelandet automatiskt. 38
Semester och annan frånvaro - Vidarebefordra all e-post vid frånvaro Vidarebefordra all e-post vid frånvaro När du är på semester eller vid annan kan du vidarebefordra all e-post till en arbetskamrat. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Info till vänster i menyn 3. Knappen Automatiska svar 4. Knappen Regler 5. Klicka på knappen Lägg till 6. Bocka i rutan Vidarebefordra 7. Klicka på knappen Till 8. Leta reda på mottagaren, dubbelklicka på namnet 9. Klicka OK två gånger 10. Svara Ja på frågan om regeln ska gälla alla inkommande meddelanden 11. Kom ihåg att markera Skicka autosvar för att aktivera regeln 39
Dela brevlåda - Dela en postlåda Dela brevlåda Du kan ge en kollega behörighet till din Inkorgen eller till hela din Postlåda. Du måste sätta rättigheter på varje mapp, det räcker inte att dela ut postlådan! Det går att dela ut rättigheter via menyfliken Arkiv/Info/Kontoinställningar/Ombud. Här beskrivs dock en annan metod. Dela en postlåda 1. Högerklicka på din postlåda 2. Välj Mappbehörigheter i snabbmenyn 3. Klicka på knappen Lägg till och leta reda på kollegan 4. Sätt rättigheter för kollegan, vanliga behörigheter listas nedan 5. Klicka OK 6. Därefter upprepar du förfarandet för alla mappar du vill dela ut behörigheter till. Vanliga behörighetsnivåer i postlådan Granskare Kan läsa, besvara och vidarebefordra dina brev, men inte ta bort brev Författare Redaktör Kan läsa, besvara och vidarebefordra dina brev. Personen kan också ta bort brev som han eller hon har skapat, dock inte brev som skapats av annan person Stora rättigheter Kan läsa, besvara, vidarebefordra och ta bort brev å dina vägnar 40
Dela brevlåda - Öppna en delad postlåda Öppna en delad postlåda Första gången du ska ansluta dig till en kollegas postlåda är det omständligt. Sedan finns dock anslutningen kvar och då är det mycket lätt. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Info till vänster i menyn 3. Knappen Kontoinställningar 4. Alternativet Kontoinställningar 5. Knappen Ändra 6. Knappen Fler inställningar nere till höger 7. Fliken Avancerat 8. Knappen Lägg till 9. Skriv in kollegans namn, eller del av namn om det är ett särskiljande namn 10. Klicka OK två gånger 11. Klicka Nästa och därefter Slutför 12. Knappen Stäng längst ner till höger 13. Nu visas kollegans postlåda under din egen postlåda och du har tillgång till de utdelade mapparna. 41
Dela brevlåda - Ansluta sig till kollegas inkorg Ansluta sig till kollegas inkorg Om du tillfälligt vill ansluta dig till en kollegas inkorg, men inte lägga upp postlådan i navigeringsfönstret gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Öppna och exporteratill vänster i menyn 3. Välj Annan användares mapp 4. Klicka på knappen Namn och leta reda på kollegan 5. Klicka OK 6. Nu visas kollegans Inkorg, men så fort du väljer någon av dina egna mappar stängs kollegans mapp 42
Regler - Via menyn Regler Med regler kan du hantera e-posten på en mängd olika sätt. Du kan exempelvis flytta meddelanden direkt vid ankomsten till en viss mapp eller automatiskt få breven från chefen markerade med en flagga. Via menyn 1. Menyfliken Start 2. Knappen Regler 3. Välj Hantera regler och aviseringar 4. Klicka på knappen Ny regel längst till vänster 5. Utgå från mallar Håll ordning eller Håll mig informerad eller markera alternativet Börja med en tom regel 6. När du använder det första alternativet och markerar de färdiga mallförslagen visas en exempeltext där regeln beskrivs. 7. Följ guiden genom att klicka knappen Nästa när du är klar med ett steg. 43
Regler - Via ett befintligt brev Via ett befintligt brev Du kan utgå från ett befintligt brev för att skapa en regel 1. Klicka på knappen Regler i själva brevet 2. Välj Skapa regel 3. I dialogrutan bockar du för tillämpliga rutor 4. Klicka OK när du är nöjd Regel för att vidarebefordra all e-post Se instruktion sidan 39 44
Index - Regel för att vidarebefordra all e-post Index A adressboken... 30 adressera brev... 7 alternativ... 13 B bifoga filer... 11 Bilder... 5 borttaget... 16 D dela brevlåda... 40 dela kontakter... 35 deleta brev... 15 distributionslista... 32 F favoritmappar... 24 flagga... 13, 25 flaggning... 13 frånvarohanteraren... 38 G grupplista... 32 H hemlig kopia... 7 Hämta bilder... 5 K kategorier... 26 kontakter... 28 kontakter, dela... 35 kontakter, skapa... 28 kontakter, vidarebefordra... 34 kontaktmapp, skapa... 37 kopia, vid adressering... 7 L leveranskvitto... 14 läsa brev... 5 läsfönstret... 3 läskvitto... 14 M mailinglista...32 mappar...24 markera oläst...5 menyflikar...2 O oläst, markera...5 P papperskorgen...16 prioritet...13 påminnelseflagga...25 R radera brev...15 regler...43 ribbon...2 röstknappar...14 S semester...38 signatur...27 skapa kontakter...28 skicka brev...8 skriva brev...6 skriva ut...18 skriva ut kontakter...31 skrivbordsavisering...4 skyddad vy...12 sortera...20 spara bifogade filer...12 statusraden...2 stavningskontroll...6 stavningskontroll, automatisk...6 svara...9 söka brev...19 sökning...19 T ta bort brev...15 45
Index U utkast... 16 utskrift... 18 utskrift, kontakter... 31 V,W vidarebefordra... 9 vidarebefordra all post... 44 vidarebefordra kontakter... 34 Å återkalla brev... 17 Ä ärende... 7 Ö öppna bifogade filer... 12 öppna delad postlåda... 41 46