Förfrågningsunderlag 2014-03-10 Upphandlande organisation Telge Inköp AB Ann-Christin Lindberg Upphandling TI 2013-1008 Hemtjänst TI 2013-1008 Hemtjänst Sista anbudsdag: 2014-04-13 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING 1.1.1. Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp administrerar även Nykvarns och Salems kommuns upphandlingar. 1.1.2. Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.2. UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 1.2.1. Södertälje kommun Södertälje har ca 90 000 invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka 6 000 anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se www.sodertalje.se 1.3. ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1.3.1. Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 1.3.2. Omfattning Upphandlingen omfattar hemtjänst inklusive larmutryckning och larmåtgärder till brukare över och under 65 år i ordinärt boende samt särskilt boende i servicehus mellan 07:00-22:00 årets alla dagar. Hemtjänsten erbjuder biståndsbedömda insatser i hemmet. Behovsbedömningen för hemtjänst görs av biståndshandläggarna som fattar beslut om vilka insatser som ska Sida 1 av 10
beviljas till den enskilde. Uppdraget skall utföras inom Södertälje kommun. Antalet utförare avseende hemtjänst i Södertälje kommun blir sex. Fem externa utförare samt egen regi. Egen regi skall under avtalstiden alltid omfattas av 55% beviljade timmar inom hemtjänst medan resterande 45% konkurrensutsätts i upphandling och fördelas mellan 5 st externa leverantörer i 5 st avtalsområden med angiven procentsats. Det procentuella förhållandet mellan aktörena och egen regi skall vara bestående genom avtalstiden. Antalet timmar kan ibland tillfälligt öka eller minska beroende på förändrade biståndsbeslut för enskilda brukare men en generell volymhöjning sker inte förrän samtliga utförare uppnått sin angivna procentsats. Då ökar volymen enligt fastställda procentsatser med antal timmar prognostiserade för den kommande sexmånadersperioden samtidigt för alla. Vid upphandlingstillfället beräknas angivna procentsatser på en prognos på beviljade timmar 15 oktober 15 april. Utgångspunkt för prognosen är antalet beviljade timmar den 31 januari 2014. Ev uppräkning av volym timmar sker omgående för samtliga samtidigt så snart samtliga utförare uppnått sin avtalade maximala procentsats av beviljade timmar. Avtalsområdena utgör en procentuell volym av 45% beviljade timmar hemtjänst i Södertälje kommun oavsett beviljad insats eller geografiskt läge. Biståndsbedömning av insatser avseende hemtjänst sker kontinuerligt under året och kan generera fler timmar än volymen som presenteras i underlaget men också färre timmar. Brukare skall aldrig behöva byta leverantör pga ev utökade insatser/timmar i en situation då det procentuella volymen hos vald leverantör ev har uppnåtts. Då kan tillfällig skillnad i det procentuella förhållandet mellan leverantörerna ske men som då korrigeras vid nästa uppräkning av volymtimmar. Voym Det sammanlagda antalet beviljade timmar hemtjänst uppgick den 31 januari 2014 till 66 834/månad. Prognos för perioden 15 oktober 15 april beräknas till totalt 429 830 antal beviljade timmar. 45% av ovanstående timmar skall konkurrensutsättas i denna upphandling och 55% av ovanstående timmar stannar i egen regi. Volymen beviljade timmar avseende hemtjänst kan öka och minska under avtalstiden så antal timmar kan ej garanteras under avtalstiden. Timmar fördelas genom att brukare får välja leverantör så långt tills leverantör har uppnått sin avtalade procentsats. Procentsatserna i avtalsområdena utgör den andel av antalet beviljade timmar som en utförare ska ha i förhållande till andra utförare. Detta innebär att en utförare kan bli fulltecknad. Brukaren får då välja eller bli sig tilldelad annan utförare som för tillfället har ledig kapacitet. Sida 2 av 10
En antagen leverantör kan aldrig tacka nej till en brukare om utrymme avseende antal timmar enligt angiven procentsats finns. När en utförare uppnått sitt maximala antal beviljade timmar kan de inte ta emot ytterligare brukare före "taket" höjs för samtliga samtidigt. Brukaren har alltid möjlighet att ställa sig på kö för att senare erhålla förstahandsvalet. Upphandlingen omfattas av 5st avtalsområden för externa utförare. Avtalsområde A, max 14%, Avtalsområde B, max 14% Avtalsområde C, max 9% Avtalsområde D, max 4% Avtalsområde E max 4% Anbudsgivaren skall lämna anbud i upphandlingen på två avtalsområden med redovisning av ett förstahandsval och ett andrahandsval avseende avtalsområde. Utvärdering sker per avtalsområde. Om Anbudsgivare blir vinnare i avtalsområdet som avser sitt förstahandsval tas Anbudsgivaren bort från sitt andrahandsval. Anbudsgivare kan ej tacka nej till sitt andrahandsval om så vore fallet att Anbudsgivare ej erhåller sitt förstahandsval men blir vinnande i avtalsområdet som var sitt andrahandsval. En(1) leverantör kommer att antas per avtalsområde. 1.3.3. Kontaktperson Namn: Ann-Christin Lindberg E-post: ann-christin.lindberg@telge.se 1.3.4. Elektronisk anbudsgivning Telge inköp strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elektronisk anbudsgivning genom www.tendsign.com. Support för användning av systemet lämnas/ges av OPIC.com, tfn 013-474 75 20. Supporten har öppet fram till kl.17.00. Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren. Förfrågningsunderlag hämtas på www.tendsign.com. Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Bilaga kravspecifikationen skall fyllas i och bifogas anbudet. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Acrobat reader. I de fall anbuden behöver kompletteras med annan information, typ tabell och grafisk illustration som inte kan Sida 3 av 10
skickas elektroniskt, skall informationen läggas i ett neutralt kuvert/paket, förseglat och tydligt märkt "TI 2014-1088 Hemtjänst" samt skickas till: Telge Inköp Ann-Christin Lindberg Box 633 151 27 Södertälje Kompletterande information, paketerat enligt ovan, kan också lämnas till receptionen på Storgatan 42 öppet vardagar mellan kl. 08.30 och 16.30. 1.3.5. Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom www.tendsign.com, enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom www.tendsign.com för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast 2014-04-02. 1.3.6. Avropssätt/Beställningssätt Timmar fördelas genom att brukare får välja leverantör så långt tills leverantör har uppnått sin avtalade procentsats i en process på Socialomsorgskontoret. Procentsatserna utgör den andel av antalet beviljade timmar som en utförare ska ha i förhållande till andra utförare. Detta innebär att en utförare kan bli fulltecknad. Brukaren får då välja eller bli sig tilldelad annan utförare som för tillfället har ledig kapacitet Då det fastställda antalet beviljade timmar uppnåtts hos samtliga utförare beslutar myndigheten inom social- och omsorgskontoret om en ny högre nivå. Timmarna fördelas enligt den ursprungliga fastställda andelen för varje utförare. Antal timmar för en utförare kan även tillfälligt minska under avtalsperioden t.ex. om en brukare inte längre är i behov av insats. Ersättning till utförarna lämnas utifrån antalet utförda timmar. 1.3.7. Avtalsperiod Avtalsperiod 2014-10-15-2016-10-14 och med möjlighet till ytterligare förlängning i 2 år. Dock ingår det att direkt efter avtalsteckning som är beräknad senast till 2014-04-25 kostnadsfritt påbörja processen för övertagandet avseende avtalets samtliga delar i överenskommelse med Södertälje kommun. Brukare med beviljade timmar kommer i en valprocess efter tecknat avtal att välja leverantör inom ett antal veckor. Senast den 16 juni kommunicerar Södertälje kommun ut till respektive leverantör vilka brukare som valt dem. I implementering sker avrapportering av angivna punkter enligt kravspecifikationen. Sida 4 av 10
Antagen leverantör skall leverera hemtjänst i skarpt läge from2014-10-15. 1.4. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 1.4.1. Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare uppmanas att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets anvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte. 1.4.2. Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast 2014-04-13. 1.4.3. Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst sex månader efter anbudstidens utgång. 1.4.4. Sekretess Enligt sekretesslagen offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp gör en annan sekretessbedömning. 1.5. PRISER Ersättning är 314 kr per utförd hemtjänsttimme, 332 kr i kommundelarna Enhörna, Hölö-Mörkö och Vårdinge-Mölnbo. Ersättningen är angiven i 2014 års nivå och omfattar samtliga kostnader för uppdraget. Utföraren får ersättning för utförda timmar hemtjänst. Fast ersättning gäller från 2014-10-15--2015-12-31. Därefter kommer det, inför en eventuell förlängning av avtalet, att finnas möjlighet att Sida 5 av 10
förhandla om nytt pris. Pris får dock inte justeras mer än nivån för kommunens uppräkning av budget. Eventuell ändring av ersättningen gäller from årskifte och skall begäras årsvis och ske senast den 1/10 inför aktuellt årskifte. För att sådan begäran skall beaktas krävs att den sker skriftligt och att motivering till begärd ersättning lämnas. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB. 1.6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 1.6.1. Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall vid kvalificeringen samt under avtalstiden uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer för att se att företagen är registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Om anbudsgivare är från ett annat land än Sverige, som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifoga kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. 1.6.2. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat kan ev Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. 1.6.3. Teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet Anbudsgivaren skall ha tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet för att kunna genomföra det uppdrag som upphandlingen avser samt erfarenheter av liknande uppdrag. Anbudsgivaren förutsätts ha ingående kännedom om efterfrågad verksamhet samt vara insatt i den lagstiftning som gäller för verksamheten samt kommunens mål- och kvalitetsdokument. Anbudsgivaren skall vara registrerad för, verksam och levererat hemtjänst de två senaste åren från anbudets inlämnande. 1.6.4. Företagetspresentation Sida 6 av 10
Beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. 1.6.5. Försäkringsbevis Antagen Leverantör skall teckna och under avtalstiden upprätthålla erforderliga försäkringar för verksamheten så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot uppdragsgivaren eller mot den enskilde. Detsamma gäller för eventuella underleverantörer som Anbudsgivaren anlitat för att fullfölja avtalet. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Anbudsgivarens bekostnad. 1.6.6. Referenser Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en godkänd referens på tidigare likvärdiga uppdrag utförda ej senare än två år tillbaka från anbudets inlämnande. Likvärdigt avser leverans av hemtjänstinsatser fastställda i i avtalsform. Referensen skall vara namngiven med företagsnamn, organisationsnummer, namngiven kontaktperson hos leverantör samt kontaktuppgifter inkl telefonnummer samt mailadress, beskrivning av utfört uppdrag och tidsperiod då uppdraget utfördes. För att referens skall ses som godkänd referens så skall angivna referensen styrka: att Anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att Anbudsgivaren uppfyllt ställda kvalitetskrav Utvärderas En del i anbudsutvärderingen är antal godkända referenser utöver ovanstående krav på en godkänd referens. Samtliga godkända referenser enligt ovanstående dvs tidigare likvärdiga uppdrag skall vara namngivna med företagsnamn, organisationsnummer, namngiven kontaktperson hos leverantör samt kontaktuppgifter inkl telefonnummer samt mailadress, beskrivning av utfört uppdrag och tidsperiod då uppdraget utfördes. För att referens skall ses som godkänd referens så skall angivna referensen styrka: att Anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att Anbudsgivaren uppfyllt ställda kvalitetskrav Redovisa referenser enligt ovanstående: (Fritextsvar) 1.6.7. Uppförandekod för leverantörer Södertälje kommun och dess bolag arbetar för en hållbar utveckling och har därför infört en uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden för leverantörer specificerar de minimistandarder som Södertälje kommun och dess bolag förväntar sig av sina leverantörer. Genom att godkänna uppförandekoden för leverantörer binder anbudgivaren sig att sträva efter att leva upp till dessa minimistandarder. Sida 7 av 10
Bilaga: Uppförandekoden för leverantörer Bilaga: Enkätfrågor 1.6.8. Underskrift av anbud och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling och vårt anbud uppfyller samtliga ställda skall krav i förfrågningsunderlaget inklusive samtliga bilagor samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Anger behörig företrädare för anbudet: [namn] Samtliga efterfrågade dokument är bifogade anbudet såsom ex ifylld kravspecifikation. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.7. KRAV PÅ VARA/TJÄNST Mer detaljerad beskrivning finns i separat dokument som följer med underlaget. 1.8. ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter. 1.9. PRÖVNING AV ANBUD Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de ställda krav i förfrågningsunderlaget och de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: 1.9.1. Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att anbudsgivare uppfyller de administrativa skallkraven samt de krav som framgår av LOU 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU kap.11. 1.9.2. Kontroll av krav på vara/tjänst Kontroll av att de krav som ställs på vara/tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud och detta anbud inte innehåller några reservationer. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan. 1.9.3. Utvärdering Respektive avtalsområde utvärderas för sig. Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till utvärderingsmodell beskriven nedan antas som vinnare per avtalsområde. Referenser vikt 40% Fler godkända referenser än skallkrav i FFU utförda de senaste tre åren ger poäng enligt nedanstående. Skall redovisas i anbud. 2-3st godkända referenser 2 poäng 4st eller fler godkända referenser 4 poäng Subjektiv bedömning vikt 30% Sida 8 av 10
En subjektiv bedömning avseende nedanstående två områden kommer att genomföras genom att aktuella Anbudsgivare muntligen presenterar sitt anbud avseende nedanstående områden. 5st representanter från Beställaren kommer att enskilt och subjektivt bedöma den muntliga presentationen enligt poängfördelning nedan. En snittpoäng per område räknas fram av den sammantagna enskilda bedömningen. Summan av de två snittpoängen utgör poäng som viktas. Område 1 Kvalitetsledningssystem Avseende självbestämmande, följsamhet fastställda rutiner, egenkontroll Förväntad nivå 0 Över förväntad nivå 2 Mycket över förväntad nivå 4 Område 2 Tillgodose personalkontinuitet Förväntad nivå 0 Över förväntad nivå 2 Mycket över förväntad nivå 4 Digital tid- och insatsregistrering 15% Erfarenhet av att i verksamhet avseende hemtjänst använt sig av digital tid- och insatsregistrering. Redovisas i anbud. Ej erfarenhet 0 poäng Redovisad erfarenhet 2 poäng Verkställer beställning och dokumenterar i digitalt system. 15% Erfarenhet av att både verkställa beställning och dokumentera i digitalt system. Endast redovisning av erfarenhet av båda efterfrågade momenten ger poäng enligt nedanstående. Redovisas i anbud. Ej erfarenhet av båda momenten 0 poäng Redovisad erfarenhet av båda momenten 2 poäng 1.9.4. Digital tid- och insatsregistrering Anbudsgivarens erfarenhet av att i verksamhet avseende hemtjänst använt sig av digital tid- och insatsregistrering skall redovisas och kommer att utvärderas. Redovisning erfarenhet enligt ovanstående. Om Anbudsgivare ej innehar efterfrågad erfarenhet så skall även det framgå av svar. (Fritextsvar) 1.9.5. Verkställer beställning och dokumenterar i digitalt system. Erfarenhet av att både verkställa beställning och dokumentera i digitalt system. Endast erfarenhet av båda efterfrågade momenten ger poäng i utvärderingen. Redovisas nedan. Sida 9 av 10
Redovisa erfarenhet av att verkställa beställning i digitalt system. Om Anbudsgivare ej har erfarenhet av verkställande av beställning i digitalt system finns så skall även det framgå av svar. (Fritextsvar) Redovisa erfarenhet av att dokumentera i digitalt system. Om anbudsgivare ej har erfarenhet av att dokumentera i digitalt system så skall även det framgå av svar. (Fritextsvar) 1.10. AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen eller delar av denna kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om vi upptäcker allvarliga fel eller brister i förfrågningsunderlaget, om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut). 1.11. TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare. 1.12. AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalsspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna. Sida 10 av 10