TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2015-11-24 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2015/341 Arbetsmiljökompassen 2014 Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsens arbetsutskott 1. Rapport för uppföljning av medarbetarundersökningen "Arbetsmiljökompassen 2014" godkänns. 2. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att arbeta med kommunövergripande insatser för delaktighet, feedback och konflikthantering. Ärendet i korthet Kommunstyrelsens arbetsutskott fattade beslut om att arbetsplatserna under våren 2015 skulle analysera sina resultat av medarbetareundersökningen 2014. Nämnderna fick i uppdrag att återkomma med redovisning av analys och åtgärdsplan. Kommunstyrelseförvaltningen har sammanställt inkomna redovisningar i denna rapport. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att kommunövergripande insatser görs inom områdena delaktighet, feedback och konflikthantering. Handlingar 1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-11-24 2. Översikt resultat 2014 och 2012 Bakgrund Järfälla kommun ska bedriva en personalpolitik som medverkar till att kommunen är en attraktiv arbetsgivare där uppsatta verksamhetsmål nås genom ett bra ledarskap, aktivt medarbetarskap, jämställdhet, mångfald, professionalism och en god arbetsmiljö. Sedan 1996 har medarbetarundersökningar genomförts för att följa upp personalpolitiken. I november 2014 genomfördes en medarbetarundersökning med fokus på den psykosociala arbetsmiljön den så kallade Arbetsmiljökompassen samt frågor som mäter HME-index. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit beslut om att arbetsplatserna under våren 2015 skulle analyserar sina resultat och att nämnderna skulle få i uppdrag att återkomma med en redovisning av analyser och åtgärdsplaner med anledning av resultaten. Kommunstyrelseförvaltningen fick i samband med detta i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsens arbetsutskott med en sammanställning av inkomna redovisningar samt förslag till eventuella insatser på kommunövergripande nivå. Kort beskrivning av Arbetskompassen med de tre grupperna Gröna, Gula och Röda Arbetsmiljökompassen bygger på Karasek och Theorells krav-, kontroll- och Kommunstyrelseförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 9-11 Personal- o verksamhetsutveckling Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Camilla Ekström, Personalstrateg Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-58028684 (direkt) E-post: Kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-11-24 2 (5) stödmodell. Modellen bygger på att en balans mellan arbetskrav, medarbetarens möjligheter att påverka samt ett bra socialt stöd behövs för att motverka risk för ohälsa. Arbetsmiljökompassen bygger på 30 frågor. Svarskombinationerna bildar åtta arbetssituationer som bildar tre kluster, gröns, guls och röda arbetssituationer. Gröna arbetssituationer innebär att trots höga arbetskrav har medarbetarna stor kontroll över sin arbetssituation vilket skapar goda arbetsplatser. Gula arbetssituationer kan tolkas som en varningssignal på att medarbetarna kan sakna utmanande uppgifter. Röda arbetssituationer visar en stor obalans mellan arbetsbörda och möjlighet att kunna påverka sin situation. Fakta om Hållbart medarbetareindex (HME) för hållbart medarbetarengagemang SKL (Sveriges kommuner och Landsting) och RKA (Rådet för främjande kommunala analyser) har tagit fram ett verktyg för att utvärdera arbetsgivarpolitik med bäring på HME (Hållbart medarbetarengagemang). HME omfattas av tre delindex; motivation, ledarskap och styrning. HME ger möjlighet att analysera kopplingen mellan medarbetarengagemang, verksamhetsresultat och ekonomi samt jämförelser med andra kommuner (för de kommuner som beslutar att använda sig av detta mått). Arbetsprocess Varje chef har analyserat sitt resultat med sin arbetsgrupp på arbetsplatsträffar. Detta har lett till ett antal föreslagna åtgärder för respektive enhet. Därefter har man inom respektive förvaltning följt upp enheternas arbete och sammanställt det man kommit fram till. Beroende på storlek på förvaltningen, antalet enheter, har man som förvaltning via sin nämnd redovisat resultatet på olika nivåer. Alla nämnder har i sina sammanställningar beskrivit sitt resultat utifrån exempelvis svarsfrekvens, fördelning av gröna, gula respektive röda arbetssituationer och HMEindex. Rapporterna omfattar även delar som kortfattad analys, utvecklingsområden samt åtgärder. Analys Resultat för respektive förvaltning är sammanställt i handlingen Översikt av resultat 2014 och 2012. Sammanfattningen nedan omfattar identifierade utvecklingsområden och åtgärder. Miljö- och bygglovsnämnden har identifierat tre utvecklingsområden, arbetsklimat, feedback samt arbetsbelastning. För att utveckla detta kommer man i vardagen göra åtgärder för att behålla det goda arbetsklimatet samt att man kommer att arbeta strukturerat med feedback. Andra exempel är att se över strukturen för ärendehantering samt ordna möjlighet att kontakta sakkunnig inom det tekniska området. Tekniska nämnden beskriver att målsättningen är att en så stor andel som möjligt ska uppleva sig ha ett stort inflytande och starkt socialt stöd i kombination med balans mellan höga arbetskrav, stort inflytande och socialt stöd. Utmaningen i ledarskapet handlar om feedback och konflikthantering. Planerade åtgärder är exempelvis att avdelningschefer tillsammans med medarbetarna jobbar med vidareutveckling och förenkling av befintliga processer och rutiner. Ett annat exempel på åtgärd är att man ser över möjligheten till omprioriteringar och avlastning för chefer för att öka tillgängligheten i sina arbetsgrupper med syftet att öka möjligheten till arbete med feedback och att hantera konflikter.
2015-11-24 3 (5) Barn- och ungdomsnämnden beskriver att de mest frekventa utvecklingsområdena är ökad feedback, socialt stöd samt delaktighet. Man behöver en tydligare organisation och informationskanaler samt att man behöver bli bättre på att tillvarata kompetens. Exempel på åtgärder är bl.a. verksamhetsbesök av ledningen, tid för gemensamma aktiviteter, vidareutveckling av strukturer och forum för återkoppling och att öka delaktigheten i beslutsprocesser. Förvaltningen ska även göra en fördjupad studie på en enhet som förbättrat sitt resultat för att använda som grund för gemensamt lärande. Förvaltningen har också förslag på att arbeta med ledarutveckling i syftet att stärka cheferna i frågor rörande feedback och konflikthantering. I Kultur, demokrati- och fritidsnämnden har områden som till exempel feedback och återkoppling, delaktighet, öka inflytandet samt personlig utveckling identifierats. Åtgärderna för detta är bland annat att genomföra en föreläsning/workshop kring feedback, att personalen ska delta i möten avseende planering av utveckling av idrottsplatser att ha mindre avdelningsmöten med fokus på exempelvis samarbete. Kommunstyrelsen konstaterar att viktiga utvecklingsområden för Kommunstyrelseförvaltningen är att kontinuerligt arbeta med fokus på uppdrag och resultat, fokus på ett kommunikativt ledarskap i kombination med att förenkla processer och att tydliggöra uppföljning. Andra viktiga områden är feedback, uppföljning och effektivisering. Exempel på åtgärder är att implementera stödsystem, ta fram ny beställningsrutin/beställningsformulär för IT-behörigheter samt upprätta förslag till metod för incidenthantering. Socialnämndens utvecklingsområden handlar exempelvis om att man vill minska arbetsbelastningen, öka tydligheten vad gäller t.ex. roller, förbättra introduktionen för nyanställda samt att arbeta med effektivisering av tid. Ledarutmaningen handlar om att tillgodose medarbetarnas behov av feedback, konflikthantering samt att hitta vägar att ta tillvarata medarbetarnas kompetens. Åtgärder för detta är exempelvis översyn av mötesrutiner/mötesstruktur, och att tydliggöra roller och rutiner för snabbare informationsspridning. Andra exempel är implementering av en kompetensutvecklingsplan inom en avdelning samt att komplettera mallen för medarbetaressamtal för att öka möjligheterna att tillvara ta medarbetarnas kompetens och engagemang. Man ska även se över möjlighet till ledarutbildning inom feedback och konflikthantering. På Järfälla stöd och behandling är fokusområden till exempel arbetsbelastning, tydliggöra organisationen och möjlighet att påverka arbetet. Åtgärder omfattar bland annat rekrytering av tre nya gruppchefer, att kontinuerligt genomföra enskilda samtal med medarbetare kring arbetsbelastning, samt att ledningen ska tydligöra innehåll i uppdraget samt förbättra strukturen på APT. Delaktighet omfattar bland annat målstyrning på individnivå och man har även planerat att göra en kompetensinvetering. Vård och Omsorg redogör att man har identifierat utvecklingsområden lokalt på olika arbetsplatser. Exempel på åtgärder är att man har sett över tiden för förflyttning mellan kunder. Utvecklingsinsatser har genomförts för varje verksamhet utifrån individuella behov gällande konflikthantering och återkoppling. Uppföljning av verksamhetscheferna har genomförts i enlighet med utarbetade lönekriterier i organiserad dialog med medarbetare på varje arbetsplats.
2015-11-24 4 (5) Kompetensnämnden (dåvarande Utbildningsnämnden) har identifierat fyra utvecklingsområden; feedback, medarbetarnas delaktighet, tydliggöra organisation och uppdrag samt att öka samarbetet mellan medarbetare och chefer samt mellan chefer och chefer. Till exempel genomförs utbildning för chefer och medarbetare i feedback som åtgärd. Man kommer arbeta med att skapa mötesstrukturer med syftet att möjliggöra delaktighet samt fortsätta med sitt arbete med att utveckla medarbetarsamtalet. Exempel på ytterligare åtgärd är att ta fram arbetsbeskrivningar med ansvarsområden samt att tydliggöra rutiner. Överväganden Generellt omfattar analyserna ifrån nämnderna en redogörelse för resultat 2014 och 2012. Man konstaterar även att enheternas resultat varierar. Därmed är det centralt att arbeta med åtgärdsplaner på avdelning- och enhetsnivå. Utöver att man arbetar på avdelnings- och enhetsnivå är det viktigt att arbeta med aktuella åtgärder på förvaltningsnivå. 2015 års medarbetarundersökning med fokus på HME genomfördes under perioden 10 nov och 23 november. Det är viktigt att koppla ihop årets resultat och åtgärder med redan beslutade åtgärder. Ekonomiska konsekvenser Föreslagna insatser på kommunövergripande nivå hanteras med befintliga resurser. Eventuella utbildningskostnader föreslås tas inom ramen för respektive förvaltningsbudget. Ansökan om medel kommer även att göras från kompetensfonden. Slutsatser Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att man kommunövergripande arbetar med områdena delaktighet, feedback och konflikthantering. Medarbetarskap handlar om vad medarbetaren gör och hur medarbetaren agerar i det dagliga arbetet. Medarbetarskap omfattar att aktivt ta ansvar och bidra till verksamheten. För att kunna utöva ett gott medarbetarskap behövs delaktighet tillsammas med en förståelse för Järfälla kommuns uppdrag. Det handlar också om att få förutsättningar att vara med att påverka. Detta ömsesidiga åtagande att ta ansvar och bidra samt att få möjlighet till detta på arbetsplatsen är delar som bör tydliggöras i den personalpolitiska handlingsplanen. Feedback och konflikthantering är delar som identifierats som övergripande behov. Här föreslås att man centralt på Kommunstyrelseförvaltningen erbjuder kommunövergripande insatser kring dessa områden för hela organisationens chefer. Utifrån ovanstående resonemang föreslås att rapport för uppföljning av medarbetarundersökningen "Arbetsmiljökompassen 2014" godkänns och att Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att arbeta med kommunövergripande insatser för delaktighet, feedback och konflikthantering. Christina Rapp Lundahl Kommundirektör Annette Ekström Personaldirektör
2015-11-24 5 (5) Expedieras till Samtliga nämnd Personaldirektör Kommundirektör