Information i samband med bankbytet Idag 9 juni byter vi bank för inbetalningar till Linnéuniversitetet. Det som händer fr om idag är att alla inbetalningar till vårt bankgiro går via Danske Bank istället för via Nordea. Inbetalningarna till vårt Inplusgirokonto hämtas från Nordea som vanligt. Eftersom vi har kvar vårt inplusgiro kommer alla inbetalningar att nå oss. Det är dock viktigt att du lämnar ut de nya bankuppgifterna för alla framtida inbetalningar. Vi kommer under en period att bokföra inbetalningar från två banker och använder två baskonton för att särskilja och kunna stämma av inbetalningarna, se nedan. Baskonto 19310 Plusgiro in Baskonto 19311 Bankgiro in 1. Information ut till våra kunder Kundgruppen kommer att skicka ut ett informationsbrev till våra återkommande fakturakunder inom kort. Vi kommer även under hösten att kontakta alla kunder som då fortfarande använder vårt inplusgiro. Det som du behöver tänka på är att för framtiden lämna ut de nya bankuppgifterna, se tidigare informationsbrev kopia nedan. Information om byte av bank Från och med 9 juni 2014 byter Linnéuniversitetet bank från Nordea till Danske Bank för inbetalningar till universitetet. Bakgrunden till bytet är att enligt ESV:s ramavtal för betalningstjänster bör Danske Bank användas för inbetalningar samt utbetalningar via bankgiro. Ett stort antal myndigheter har redan bytt till Danske Bank. Det innebär en förändring genom att Bankgirot ska anges i samband med förväntade inbetalningar. Plusgirot ska inte längre anges. Genom att gå över till bankgiro blir Linnéuniversitetet därmed också bankoberoende. En utförlig konsekvensanalys har gjorts för att utreda om ett bankbyte skulle genomföras eller ej. Resultatet av analysen är att det innebär många fördelar att använda Danske Bank. Vi kommer även att byta bank för utbetalningar till hösten. Bankgiro används i stor utsträckning vid utbetalningar redan idag. Vi kommer under en övergångsperiod ha kvar vårt Plusgiro hos Nordea, så inbetalningar till vårt plusgiro kommer att bokföras manuellt precis som idag. Vårt nuvarande Bankgiro 454-4383 kommer att användas för övriga inbetalningar i Danske Bank. Ett nytt Bankgiro öppnas och blir ett OCR bankgiro, som ska användas för inbetalningar av kundfakturor. 1
OCR Bankgirot blir 417-3688. Inbetalningar från utlandet görs via IBAN inom Europa och Swift/Bic samt konto nummer från övriga länder. 2014-06-09 Nya avtal/ändringsavtal har tecknats för alla kortterminaler eftersom inlösen kommer att ske via Teller/Danske Bank från och med 9 juni 2014. Avtalet med Loomis avseende dagskassor förlängs men insättning av dagskassorna görs till Danske Bank. Betalningsinformation till bidragsgivare, studenter med flera ändras enligt nedan: Betalningsinformation Bankgiro: 454-4383 (används för alla inbetalningar utom kundfakturor) Bank: Danske Bank Bankadress: Box 7523 103 92 STOCKHOLM Organisationsnummer för myndigheten: 202100-6271 Momsregistreringsnummer för myndigheten: 202100627101 Kundfakturor betalas via ett OCR Bankgiro som endast ska anges på kundfakturor, kan ej användas för övriga inbetalningar, Bankgiro för kundfakturor: 417-3688 Payment Information Bank account number: 12810108927 SWIFT/BIC: DABASESX Bank: Danske Bank Bank address: Box 7523 SE 103 92 STOCKHOLM, SWEDEN IBAN: SE7012000000012810108927 VAT no Linnaeus University: SE202100627101 2. Kundfakturering i samband med bankbytet Eftersom vi kommer att ha kvar vårt inplusgirokonto är skiftet inte kritiskt, vi kommer att fånga upp alla inbetalningar som inkommer till vårt inplusgiro. Samtidigt vill vi att alla inbetalningar ska gå via Danske Bank så fort som möjligt. Det innebär merarbete för kundgruppen att bokföra inbetalningar från två banker. 2.1 Öppna/ej fakturerade försäljningsordrar Inför systemändringarna i Agresso är det bra om det inte ligger några ofakturerade försäljningsordrar i samband med att vi byter Betalningsmetod på alla våra kunder. Tyvärr har vi inte fått ett datum eller en tidpunkt för detta byte, så det kan ske med kort varsel. Det finns ett antal gamla ordrar som inte är fakturerade och dessa bör faktureras snarast eller spärras. Ett separat mail skickas till berörda för åtgärd. I samband med att agresso tekniker kommer att ändra betalningsmetod på alla kunder kommer agresso att tillfälligt vara stängt för bokföring av försäljningsordrar. 2
2.2 Små ändringar i layouten på den manuella kundfakturan Vi kommer att göra några ändringar i layouten på den manuella kundfakturan i samband med att vi byter bank och måste ändra bankuppgifterna på våra kundfakturor. Tyvärr är samtliga ändringar ännu inte klara. Det innebär att vi använder den gamla layouten men med vårt OCR bankgiro angivet tillsvidare. Vi meddelar när den nya layouten är klar. Följande ändringar har gjorts på kundfakturorna i den nya layouten; Huvud och botten texter har ändrats så att texten blir lite större och med fetstil. Vi har lagt till OCR referensen igen men med större text och fetstil. Ett nytt fält har lagts till, er referens 2, det innebär att man kan ange två olika referenser även på den manuella kundfakturan. Tidigare har fältet Extern referens endast funnits på den elektroniska kundfakturan. Vi har även lagt till er referens 2, för de kundfakturor som skickas elektroniskt men går via Itellas print. På nästa sida visas exempel på hur det kommer att se ut. I samband med att du gör nya försäljningsordrar ska du lägga in nedanstående information som huvud- eller bottentext på för säljningsordern. Det finns en text för kundfakturor till svenska kunder och en text för kundfakturor till utländska kunder. Båda texterna finns som både huvud- och botten text. 3
Försäljningsordern; Manuella kundfakturan; Elektroniska kundfakturan; 4
Försäljningsordern; Bokföringstext; Fältet Extern ref i försäljningsordern kommer som bokföringstext i Huvudbok. 2.3 Ändringar avseende påminnelser och räntefakturering Vi arbetar även med att ändra layouten för påminnelser och räntefakturor. Den kommer att användas efter sommaren. De påminnelser som ska skickas nu avser kundfakturor med de gamla bankuppgifterna. 2.4 Ändringar avseende kortinlösen Vi arbetar med avtalen för våra korttreminaler och några terminaler är redan kopplade mot Danske Bank medan andra kommer att kopplas inom kort. 2.5 Nya inbetalningskort Vi kommer att trycka upp nya inbetalningskort som kopplas till vårt bankgiro 454-4383. Innan dessa nya inbetalningskort är klara kan de nuvarande inbetalningskorten användas. Kundgruppen meddelar när de nya inbetalningskorten är klara. 5