Hjälpavsnitt Fraktsedlar kvittera/mottaga Innehåll: Fraktsedlar kvittera/mottaga... 1 Nya fraktförsändelser... 1 Automatisk kvittering av leveranser... 3 Avvisade försändelser, retur från mottagaren... 4 Kvitterade fraktförsändelser... 6 Kvitterade godkända fraktförsändelser mottagna varor... 6 Kvitterade avvisade fraktförsändelser returnerat från mottagaren... 6 Kvitterade avvisade fraktförsändelser returnerat till avsändaren... 6 Fakturor från fraktbolag... 6 Betalning av fakturor från fraktbolag... 7 Fraktsedlar kvittera/mottaga Fraktsedlar och packsedlar kommer elektroniskt från andra Övningsföretag i Sverige och Danmark, samt från egna varuleverantörer. Det är alltså varor som ni själva har beställt från någon annan. Dessa skall ni antingen kvittera (godkänna) eller avvisa. Så här kan bilden se ut: Under rubriken Nya fraktförsändelser ser du de fraktsedlar (varor) som du har mottagit från ett annat Övningsföretag eller en varuleverantör. Under rubriken Avvisade försändelser, retur från mottagaren visas de fraktsedlar (varor) som du själv har skickat och som mottagaren avvisat av någon anledning. Nya fraktförsändelser Under denna rubrik hamnar olika typer av fraktförsändelser, som skall kvitteras (eller avvisas) av dig eller någon annan på ditt Övningsföretag. Exempel på fraktförsändelser som skall kvitteras här: Leverans av varor från andra Övningsföretag, som har sänt varorna med fraktbolaget Leverans av varor från andra Övningsföretag, som har sänt varorna med egen bil Leverans av varor från leverantörer, vilka alltid sänder varor med fraktbolaget Det är alltså viktigt att ni går in regelbundet under denna rubrik och kvitterar de ev. leveranser som ligger här. Sid 1 av 8
Viktigt att tänka på! När det gäller varor som har kommit från leverantörerna, så kommer de inte in i ert varulager förrän leveransen är kvitterad. I exemplet i bilden ovan finns en ny fraktförsändelse från en leverantör som skall tas emot. Gör så här: Skriv ut packsedeln för egen dokumentation. Det gör du genom att klicka på packsedelns nummer som står inom parentes till höger. Då får du upp den på skärmen och kan sen klicka på [Utskrift]. Klicka sen på [Fraktsedel] och du får upp en fraktsedel på skärmen som skall kvitteras eller avvisas. Se exempel nästa sida: Sid 2 av 8
Här ska du nu antingen godkänna mottagandet av varorna som är specificerade på denna fraktsedel, eller avvisa dem om du anser att något är fel, och returnera dem till avsändaren. I nedre delen av bilden kryssar du i Mottagning godkänd om försändelsen verkar vara riktig. Fyll sedan i ditt användarnamn och lösenord. Klicka på knappen Sänd kvittering. Skriv ut fraktsedeln för egen dokumentation. Stäng sen fönstret. Om det är något som inte stämmer på fraktsedeln, t ex att det står andra villkor än vad som gällde i uppgörelsen med leverantören, kan du avvisa leveransen och sända tillbaka den till avsändaren. Då kryssar du i Avvisa mottagning och returnera. Om du avvisar och returnerar fraktsedeln, måste du skriva i en anledning i fältet Anledning till avvisad mottagning. Fyll sedan i ditt användarnamn och lösenord. Klicka på knappen Sänd kvittering. Nu skickas fraktsedeln tillbaka till avsändaren, som i sin tur måste kvittera (acceptera) att den är returnerad. När detta är gjort skickas en faktura till den som enligt följesedeln ska stå för fraktkostnaden, både för den första frakten, men även för returfrakten. Skriv ut fraktsedeln för egen dokumentation. Stäng sen fönstret. Automatisk kvittering av leveranser En grundläggande rutin är att ni regelbundet, minst en gång i veckan, går in under Fraktsedlar/Kvittera, mottaga och kvitterar (eller avvisar) försändelser som ligger där. Om det av någon anledning uppstår en situation så att ni inte är på plats under en längre tid och har möjlighet att göra denna kvittering, sker en automatisk kvittering efter 14 dagar. Autokvittering efter 14 dagar gäller enbart leveranser från andra Övningsföretag! Detta sker därför att det inte ska bli onödiga stopp i affärsprocessen för det Övningsföretag som har sänt varor, speciellt när man handlar med utländska Övningsföretag. Om ni har skickat varor till t ex Kanada och de inte har kvitterat varorna efter 14 dagar, sker en autokvittering för att ni ska kunna avsluta affären inom rimlig tid. Sid 3 av 8
Leveranser från era varuleverantörer kvitteras inte automatiskt! Därför är det extra viktigt att ni själva kvitterar dessa leveranser inom 14-dagarsgränsen. Om ni inte gör det kommer varorna att sändas tillbaka till leverantören. Det går dock ut ett påminnelsebrev först, innan varorna sänds tillbaka. Viktigt att tänka på! Om ni inte kvitterar leveranser från era leverantörer inom 14 dagar, går varorna tillbaka till leverantören. Avvisade försändelser, retur från mottagaren Om ert Övningsföretag har skickat en fraktförsändelse till ett annat Övningsföretag, som sedan i sin tur har avvisat försändelsen av någon anledning och returnerat den till er, hamnar fraktsedeln under denna rubrik. Då kan bilden se ut så här: Du klickar nu på [Fraktsedel] under rubriken Avvisade försändelser, retur från mottagaren, för att godkänna den avvisade leveransen. Bläddra ner till slutet på sidan som då ser ut så här (se bild nästa sida): Sid 4 av 8
Här fyller du in ditt användarnamn och lösenord och klickar på knappen Sänd kvittering. När du har gjort detta, har du accepterat att mottagaren har avvisat leveransen och varorna går tillbaka in i varulagret, vilka togs ur lagret när varorna expedierades och sändes första gången. Nästa moment är att ta reda på orsaken till att mottagaren avvisade leveransen. Det kan ju bero på olika orsaker, t ex att det är fel villkor angivna på fraktsedeln. Om ni kommer överens med mottagaren om villkoren och denne fortfarande vill ha varorna, måste du göra om samma procedur från början igen, dvs. Expediera varor och Sid 5 av 8
lägga in en ny frakt med Karlstad Transport & Spedition, där en ny fraktsedel skapas och skickas till mottagaren. Kvitterade fraktförsändelser Du kan i efterhand gå in och skriva ut kvitterade fraktsedlar och packsedlar om du skulle behöva. Då klickar du på [Se kvitterade] under Fraktsedlar kvittera/mottaga. Bilden kan då se ut så här, se nästa sida: Kvitterade godkända fraktförsändelser mottagna varor Här ligger alla tidigare fraktförsändelser som andra Övningsföretag har kvitterat och sänt tillbaka till er. För att få fram packsedeln och kunna skriva ut den, klickar du på packsedelsnumret till höger om ordet Packsedel och för att få fram och skriva ut fraktsedeln klickar du på [Fraktsedel]. Kvitterade avvisade fraktförsändelser returnerat från mottagaren Här ligger de ev. fraktförsändelser som andra Övningsföretag har avvisat och sänt tillbaka till er. Kvitterade avvisade fraktförsändelser returnerat till avsändaren Här ligger de ev. fraktförsändelser som ni har avvisat och sänt tillbaka till andra Övningsföretag. Fakturor från fraktbolag När ert Övningsföretag har kvitterat en fraktsedel, efter att ha beställt varor från ett annat Övningsföretag, går fraktsedeln tillbaka till avsändaren nästkommande arbetsdag. När denne har tagit emot den skickas automatiskt en faktura från Karlstad Transport & Spedition till den som enligt fraktsedeln skall betala frakten. Om det är angivet att avsändaren skall betala betyder det att det är den som sänder varorna som skall betala (det andra Övningsföretaget). Om det står angivet att det är mottagaren som skall betala betyder det att det är den som tar emot varorna som betalar frakten (ert Övningsföretag). Samma sak gäller för fakturor i motsatt situation, att det är ni som fått en beställning från ett annat Övningsföretag och att det är ni som har tagit emot en kvitterad fraktsedel. Fakturan Sid 6 av 8
skickas automatiskt ut från Karlstad Transport & Spedition till den som enligt fraktsedeln skall betala. Betalning av fakturor från fraktbolag På fakturan från Karlstad Transport & Spedition (se nästa sida hur en faktura kan se ut) står det längst ner angivet ett bankgironummer som ni ska betala till, bg-nummer 350-2689. Betala i BTC Bank. Gå in under Överföringar och välj det första betalningsalternativet Ny giroöverföring, Fakturabetalningar, Skattebetalningar. Kom ihåg att ange Med OCR-nr vid betalning (se nästa sida). Sid 7 av 8
Som du ser är fakturan en sammanställning av fraktförsändelser för en viss period. Specifikation till fakturan tas fram separat (se avsnittet Visa fakturaspecifikation i hjälpavsnittet Sänd frakt & visa fakturaspecifikation). Sid 8 av 8