Medarbetarenkäten 2016 handledning för förbättringsarbete Medarbetarenkäten är ett verktyg för att årligen mäta den psykosociala arbetsmiljön bland medarbetarna i Kiruna kommun. Medarbetarenkäten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och resultatet används för att förbättra och utveckla den inre kvalitén i Kiruna kommun. Medarbetarenkätens resultat är ett underlag för dialog om styrkor och förbättringsområden i arbetsgruppen. När enkätresultatet skickats ut ska det, så snart som möjligt, redovisas och behandlas på arbetsplatsträffar. För att få ett bra underlag för förbättringar utifrån enkätresultatet krävs att alla i arbetsgruppen engageras och är delaktiga i tolkningen av resultatet och i förändringsarbetet. Som ett stöd för detta arbete presenteras här ett förslag på hur man kan arbeta med enkätresultatet och identifiera de åtgärder, som behöver vidtas för att behålla och/eller förbättra den psykosociala arbetsmiljön. Resultatet av förbättringsarbetet dokumenteras av ansvarig chef i en handlingsplan. Handlingsplanen bör vara upprättad och kommunicerad med närmaste chef innan årets slut. I början av januari sammanställs varje nämndområde samt hela kommunen. Sammanställningarna redovisas i olika ledande organ. Personalfunktionen får därmed ett underlag för sitt arbete och kan stödja arbetsplatserna i arbetsmiljöarbetet. Arbetsgång för dialog angående medarbetarenkätresultatet Förberedelser Som närmaste chef är du den som ansvarar för att enkätresultatet presenteras i arbetsgruppen. Om du har frågor eller vill ha stöd när det gäller att analysera resultatet kan du vända dig till personalavdelningen. Innan arbetsplatsträffen ser du till att alla i arbetsgruppen har tillgång till enkätresultatet för egen genomläsning. Arbetet kan också underlättas genom att använda sig av post-it-lappar och färgpennor. Förslag på hur du kan förbereda din genomgång 1. Börja med att redovisa resultatet för årets medarbetarenkät för dina medarbetare Gå igenom punkt för punkt och se till att lämna öppet för frågor och funderingar kring genomförandet och/eller resultatet. Jämför gärna med tidigare år för att ses om det skett någon försämring eller förbättring inom något specifikt område. Det vi vill skapa är en dialog tillsammans med medarbetarna där vi medvetande gör problematiken och tillsammans kommer överens om hur vi kan hjälpas åt att skapa den nödvändiga förändringen. 2. Förklara för medarbetarna hur resultatet som rör ditt ledarskap kommer att behandlas separat tillsammans med din närmaste chef. Postadress: Kiruna kommun, 981 85 Kiruna Organisationsnr: 21 20 00-2783 Besöksadress: Stadshuset, Hjalmar Lundbohmsvägen 31 Webb: www.kommun.kiruna.se Telefon: 0980-70 000 E-post: kommun@kommun.kiruna.se
2 Om du känner dig trygg inom gruppen kan du även passa på att be om kommentarer till resultatet som rör just ledarskapet här innan ni byter fokus till vad medarbetarna kan göra (Om du väljer att fråga kring ledarskapsresultatet Se då till att det görs mycket kort. Fokus ska här ligga på medarbetarnas arbete!). 3. På samma sätt som du inlett med, be dem nu välja vilket eller vilka områden som det känns viktigt för er att arbeta med Hur vill vi förändra dessa/detta valda områden? Här är det bra om medarbetarna själva kan skapa en dialog och välja själv men har gruppen svårt att komma igång behöver du som chef gå in och leda. Vad är viktigt för dig sett till deras välbefinnande? På nästa sida finner du sedan exempel på frågor som ni sedan kan arbeta med när ni fördjupar er inom de valda områdena. 4. Färdig? Ta då en paus och sträck på benen innan du samlar alla igen för att gå igenom det som ni kommit fram till. Läs upp det som ni kommit fram till - Är vi överens om detta? 5. Formulera handlingsplan utifrån det ni kommit överens om.
3 1. Genomgång av medarbetarenkäten Redovisa resultatet av årets medarbetarenkät. Visa förra årets handlingsplan. Vad har ni genomfört? Vilka resultat har det gett? När ni tagit del av resultaten, ägna en stund åt reflektioner i gruppen över resultaten som helhet. Känner ni igen er? Är det något ni är förvånade över? Vad har förbättrats sedan förra årets undersökning? Har något försämrats sedan förra undersökningen?
4 2. Grupparbete - prioritera förbättringsområden Välj ut högst tre frågor/områden, som är mest angelägna att förbättra utifrån det resultat som presenterats. Dela upp er i mindre grupper, högst 5-6 personer i varje. Utifrån MAE-resultatet väljer varje grupp 1-3 förbättringsområden, som bör prioriteras. Dessa förbättringsområden enades vi om i vår grupp: 1....... 2........ 3.......
5 Återsamlas sedan i storgrupp och redovisa förslag på förbättringsområden för varandra. Är det något/några områden, som alla är överens om? Ha en dialog om vilka gemensamma förbättringsområden (högst tre) som ska prioriteras. Dessa förbättringsområden har vi valt att prioritera i arbetsgruppen: 1....... 2....... 3.......
6 3. Grupparbete - hur når vi förbättring? Arbeta åter i smågrupper. Nu är uppgiften att hitta en strategi för att åstadkomma de förbättringar ni enats kring och vilka åtgärder som kan behövas. Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Hur ska vi komma dig? Vem ska ansvara för åtgärderna? Diskutera följande frågeställningar utifrån de prioriterade områdena och var beredd att redovisa dessa när ni återsamlas. Förbättringsområde 1 Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Vad vill vi att vår avdelning ska präglas av? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?
7 Förbättringsområde 2 Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Vad vill vi att vår avdelning ska präglas av? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?
8 Förbättringsområde 3 Hur är det idag? Hur vill vi att det ska vara? Vad vill vi att vår avdelning ska präglas av? Hur ska vi komma dit (aktiviteter/åtgärder)? Vem ansvarar för att göra vad?
9 4. Formulera handlingsplan Smågrupperna redovisar för varandra vad de kommit fram till. Sammanfatta gemensamt vad ni kommit fram till och gör en gemensam handlingsplan (sista sidan). Vad kan ni göra omedelbart och vad ska skrivas in i handlingsplanen? Om det är frågor som inte kan lösas i arbetsgruppen, skriv in det i mallen för interna/externa behov. Avslut! Ansvarig chef presenterar handlingsplanen till närmaste chef innan årets slut. TIPS: Sätt gärna upp handlingsplanen där den är synlig för gruppen. Påminn varandra om vad ni har åtagit er att förändra, t.ex. vid kommande arbetsplatsträffar. 5. Uppföljning Ansvarig chef följer upp och arbetar aktivt med handlingsplanen tillsammans med medarbetarna på arbetsplatsträffar. Använd gärna handlingsplanen som ett underlag för dialog i arbetsgruppen vid olika tillfällen. Vilka förbättringar har vi åstadkommit och vilka områden har vi kvar att arbeta med? Inför nästa medarbetarenkät kan det vara bra att göra ett bokslut. Utvärdera hur arbetet med åtgärderna har fungerat. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra?
10 Handlingsplan för arbetsmiljön År: 20. Arbetsplats:----------------------------- Ansvarig chef:-------------------------- Prioriterade förbättringsåtgärder som chefen och medarbetaren tar ansvar för att genomföra i vår arbetsgrupp. Förbättringsområde Åtgärd Klar senast Ansvarig Uppföljning senast Ansarig Uppföljning Förbättringsområden som arbetsgruppen behöver intern/extern hjälp med. Förbättringsbehov som inte gruppen själva kan åtgärda. Kan bero på ex. bristande befogenheter,resurser eller kompetens. Förbättringsbehov Förslag på åtgärd