Inbjudan - Upphandlarversion 2015-10-26 Upphandlande organisation Upphandling Stockholms stad, Utbildningsförvaltningen Digitala enheter och kringutrustning för stadens pedagogiska verksamheter Therese Tollstam 1.5.3-8831/2015 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Ansökningsinbjudan 1.1 Inledning 1.1.1 Inbjudan att inkomma med ansökan om att få lämna anbud Stockholms stad inbjuder leverantörer att inkomma med ansökan om att få lämna anbud i upphandling av digitala enheter för stadens pedagogiska verksamheter. Leverantören ska erbjuda olika typer av digitala enheter och kringutrustning. De digitala enheterna är smarta telefoner, surfplattor, bärbara datorer och stationära datorer. Stockholms stad, företrädd av utbildningsförvaltningen, genomför denna upphandling för utbildningsnämndens verksamhet, arbetsmarknadsnämndens pedagogiska verksamhet (Vuxenutbildning och Svenska för invandrare), kulturnämndens pedagogiska verksamhet (Kulturskolan) samt för Stockholms stads fjorton (14) stadsdelsnämnders förskoleverksamheter, i enlighet med bilaga 1 (Deltagande förvaltningar). I denna ansökningsinbjudan används begreppet Staden som ett samlingsbegrepp för de pedagogiska verksamheter som omfattas av denna upphandling. Inom Staden finns ca 142 000 elever och förskolebarn samt 23 500 anställda. Upphandlingen avser ett ramavtal där avtal kommer att tecknas med maximalt sex (6) leverantörer. 1.1.2 Disposition av ansökningsinbjudan Följande dokument utgör hela underlaget för ansökan om att få lämna anbud. 1 Ansökningsinbjudan (detta dokument) 2 Deltagande förvaltningar (dokumentet beskriver de förvaltningar som omfattas av upphandlingen) 3 Svarsbilaga ansökningsinbjudan: Av detta dokument framgår hur anbudssökanden ska utforma och strukturera de beskrivningar som efterfrågas i ansökningsinbjudan. Dokumentet innehåller svarsformulär som ska besvaras. 1.2 Bakgrund Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 1 av 11
1.2.1 Bakgrund till upphandlingen Staden arbetar för en ökad digitalisering i verksamheten. Staden har ett stort behov av att använda it som digitalt verktyg på ett effektivt sätt, vilket ska ha till uppgift att stödja och underlätta undervisningen för lärare, studerande, elever och förskolebarn. Användandet av it som arbetsverktyg ska underlätta kommunikationen, kunskapsinhämtningen och förbättra resultaten i den pedagogiska verksamheten. Verksamheterna består både av pedagoger, elever och barn, men även av administrativa användare. Den pedagogiska miljön karaktäriseras av en begränsad lektionstid och användare med behov av att kunna använda tekniken på ett pedagogiskt, lättillgängligt och individanpassat sätt. Inom Staden finns stor varians av exempelvis it-mognad, ålder, ämne och behov av särskilt stöd. Tid utgör en kritisk faktor i den pedagogiska miljön. Förlorad lektionstid på grund av störningar eller lång inloggningstid går inte att ta igen och avbrott riskerar att avsevärt försvåra hela undervisningstillfället. En god it-miljö är nödvändigt i arbetet med att förbereda elever och barn för ett allt mer digitaliserat samhälle och näringsliv, vilket bekräftas i Stockholms stads budgetförslag för 2014-2016; "Skolan har ett viktigt uppdrag att lära eleverna att använda it som en resurs". För att möjliggöra individualisering och hög tillgänglighet finns det därför ett stort behov av att kunna välja mellan olika digitala enheter och plattformar. 1.2.2 Upphandlingen i sitt sammanhang Parallellt med denna upphandling genomför utbildningsförvaltningen en upphandling av tjänster för it-service (fortsättningsvis kallat tjänster för digitala enheter). Denna upphandling omfattar produkter medan upphandling av tjänster för digitala enheter omfattar tjänster för dessa produkter. För ytterligare information om vad som omfattas av upphandlingen, se www.stockholm.se/gsit. Utförande av tjänsterna och tillhandahållande av de digitala enheterna kommer att kräva ett välfungerande samarbete mellan de parter som tilldelas respektive uppdrag. Inom Stockholms stad sker även en motsvarande upphandling för Stockholms stads administrativa verksamheter. För ytterligare information om upphandlingen se www.stockholm.se/gsit. 1.3 Stadens pedagogiska verksamheter 1.3.1 Beskrivning av stadens pedagogiska verksamheter Stadens pedagogiska verksamheter, som det definierats för detta upphandlingsuppdrag, består av utbildningsförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamhet (Vuxenutbildning och Svenska för invandrare), kulturförvaltningens pedagogiska verksamhet (Kulturskolan) samt Stockholms stads 14 stadsdelsförvaltningars förskoleverksamheter. Varje fackförvaltning har en nämnd som består av politiker vilka har det yttersta ansvaret för verksamheten. Varje nämnd har vidare en förvaltning med tjänstemän som sköter den dagliga verksamheten. Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 2 av 11
Nedan följer en beskrivning av de förvaltningar som ingår i Stadens pedagogiska verksamheter. 1.3.2 Utbildningsförvaltningen Utbildningsnämnden ansvarar genom utbildningsförvaltningen för mål, uppföljning, utvärdering och utveckling av verksamheten i Stockholms stads skolväsende samt för drift av kommunal verksamhet inom exempelvis fritidshem, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Nämnden erbjuder även tjänster inom elevhälsa samt extern utvärdering av verksamheten till både kommunala och fristående skolor. Utbildningsförvaltningen har tre kärnverksamheter: Att svara för att medborgarna erbjuds en utbildning av god kvalitet oavsett huvudman och de andra uppdrag som hem- respektive lägeskommunen ska ansvara för enligt skollagstiftningen. Att driva kommunala grund- och grundsärskolor. Att driva kommunala gymnasie- och gymnasiesärskolor. Nuvarande avdelning för utveckling och samordning och dess IKT-enhet kommer att, på uppdrag av Utbildningsförvaltningen, förvalta detta avtal om inget annat överenskommes. Enheten har det förvaltningsövergripande ansvaret för systemförvaltning av it-system, it-tjänster, telefoni och applikationer, avtals- och leverantörsstyrning, verksamhetsutveckling och digitalisering i lärandet samt strategi och omvärldsbevakning kopplat till informations-, kommunikations- och teknologiutvecklingen. Därutöver ingår en projektverksamhet där IKT-enheten ansvarar för ledning och styrning av it-projekt för hela utbildningsförvaltningen och i vissa fall även för stadsdelsförvaltningar och arbetsmarknadsförvaltningen. 1.3.3 Arbetsmarknadsförvaltningen Arbetsmarknadsnämndens övergripande uppdrag är att stötta människor till arbete och att sammanföra Stockholms stads resurser med inriktning mot arbetsmarknad. Nämnden ansvarar för Stockholms stads samlade arbetsmarknadsinsatser, samordning och uppföljning av arbetsmarknadsfrågor, integrations- och flyktingfrågor, nationella minoriteter, vuxenutbildning, SFI samt samordningen av information om Stockholms stads tillgängliga sommarjobb för ungdomar. Arbetsmarknadsnämnden ansvarar genom arbetsmarknadsförvaltningen för Vuxenutbildning Stockholm och SFI Stockholm samt Jobbtorg Stockholm. 1.3.4 Stadsdelsförvaltningar Stockholms stad är indelat i 14 stadsdelsnämnder utifrån geografiskt område. Stadsdelnämnderna ansvarar genom stadsdelsförvaltningarna för en viss del av den kommunala servicen till dem som bor i stadsdelen. Detta innebär bland annat ansvar för kommunala förskolor, pedagogisk omsorg och allmän förskola. Stockholms stads förskolor ligger under respektive stadsdelsförvaltning. Det finns närmare 600 stycken förskolor i Stockholms stad. 1.3.5 Kulturförvaltningen Kulturnämnden ansvarar genom kulturförvaltningen för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck, utbud och möjligheter och samtidigt innehålla både bredd och spets. De redskap Kulturförvaltningen har till sitt förfogande är dels sina egna Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 3 av 11
institutioner, dels stöd till det fria kulturlivet. Förvaltningens verksamheter har ca 11 miljoner besök varje år. Vid Kulturförvaltningen finns avdelningarna Stockholms stadsbibliotek, Kulturskolan, Stadsmuseet med Medeltidsmuseet och Stockholmsforskningen, Liljevalchs konsthall/stockholm Konst samt Evenemangsavdelningen. Kulturskolan Stockholm ger stadens alla barn och ungdomar unika möjligheter att utveckla sitt konstnärliga skapande inom bild och form, dans, musik och teater. Varje år deltar cirka 16 000 barn i verksamheten, som bedrivs på eftermiddagarna eller kvällen efter det att den vanliga skolan har slutat. 1.4 Omfattning 1.4.1 Upphandlingens omfattning Informationen i detta avsnitt ska ge en övergripande förståelse av det kommande åtagandet. Leverantören kommer att tillhandahålla digitala enheter och kringutrustning till Staden. Leverantören kommer att erbjuda olika typer av digitala enheter, vilka initialt är smarta telefoner, surfplattor, bärbara datorer samt stationära datorer. De olika typerna kommer vara avsedda för verksamhetsapplikationer för Windows, OSX, ios, Android och Chrome OS samt efterkommande versioner till dessa operativsystem. Exakt kombination av operativsystem och typ av digital enhet specificeras vid förnyad konkurrensutsättning. Leverantören kommer även tillhandahålla valbar kringutrustning för de digitala enheterna. Kringutrustning omfattar exempelvis mobiltelefoner, laddare, extrabatteri, datormus, tangentbord, skärmar, dockningsstationer och lokala skrivare. Surfplattor, bärbara datorer och stationära datorer kommer att hyras med valbar försäkring. Smarta telefoner och kringutrustning kommer leverantören att erbjuda som köp. I det dagliga arbetet kommer leverantören att ha ett nära samarbete med Staden och/eller Stadens leverantör av tjänster för digitala enheter (tjänsteleverantör). Några exempel på rutiner som leverantören ska medverka i, och samarbeta kring, är: Beställning Fakturering Leverans Support, incident och problemhantering Felhantering Stulen eller förlorad hårdvara Avveckling av hårdvara Rapportering och uppföljning Närmare beskrivning av vad som omfattas av upphandlingen kommer att beskrivas i anbudsinbjudan inklusive dess bilagor, som skickas till kvalificerade anbudssökanden. 1.5 Administrativa bestämmelser 1.5.1 Elektronisk upphandling via Visma TendSign Denna upphandling genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Utbildningsförvaltningen vill betona den mycket stora vikt som läggs på formella krav och korrekt dokumentation inom offentlig upphandling. Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 4 av 11
Utbildningsförvaltningen är strikt i sin prövning av att inkomna ansökningar lever upp till ställda krav. Utbildningsförvaltningen uppmanar därför alla anbudssökande att särskilt noga granska sin ansökan och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudssökanden lever upp till ställda krav. Ansökningsunderlaget distribueras genom det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign. Det är kostnadsfritt för anbudssökande att använda verktyget för att lämna anbudsansökan. I den annons som utbildningsförvaltningen publicerat finns en länk till ansökningsunderlaget. Anbudssökande får via TendSign tillgång till ansökningsunderlaget och eventuell tillkommande information som lämnas under ansökningstiden. Visma TendSign innehåller också en funktion för att ställa frågor till utbildningsförvaltningen om innehållet i ansökningsunderlaget. Information från utbildningsförvaltningen, det vill säga lämnade svar på inkomna frågor, eventuell tillkommande information under upphandlingstiden, samt meddelande om anbudssökande inbjuds att lämna anbud, kommer att distribueras genom Visma TendSign. Vid frågor eller support kring hanteringen av verktyget kontaktas Visma TendSigns support www.opic.com/support/tendsign-leverantor. 1.5.2 Allmänt om ramavtalet Ramavtalet är beräknat att gälla i två (2) år, med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) plus ett (1) år. Total avtalstid är maximalt fyra (4) år. I det fall en överprövning medför att ramavtal inte kan tecknas enligt tidplan har utbildningsförvaltningen rätt att flytta fram dagen för ramavtalets upphörande, som längst med den tid som överprövningen pågår. 1.5.3 Förnyad konkurrensutsättning Tilldelning av upphandlingskontrakt kommer att föregås av förnyad konkurrensutsättning vilket innebär att samtliga ramavtalsleverantörer kommer att tillfrågas om att inkomma med ett avropssvar. Anbudssökande uppmärksammas om att ramavtalsleverantör är bunden att lämna avropssvar vid förfrågan. Ramavtal utgör underlag för tecknande av upphandlingskontrakt som avser leveranser av aktuella digitala enheter och kringutrustning. Avrop kan ske för ett enskilt uppdrag eller för en viss tid. Upphandlingskontraktets start och slutdatum anpassas till Stadens inköpsmönster för aktuella digitala enheter och kringutrustning. För närvarande bedöms avtalslängden för upphandlingskontrakt vara nio (9) till tjugofyra (24) månader i taget. Krav på leveransen kommer att preciseras vid varje förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsleverantören har vid förnyad konkurrensutsättning möjlighet att offerera olika varianter av digitala enheter och kringutrustning som möter de krav som specificeras i avropsförfrågan. Staden kommer, vid respektive förnyad konkurrensutsättning, att anta det anbud som erbjuder lägst pris alternativt är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Notera att de i ramavtalet fastställda villkoren i övrigt inte kan omförhandlas, ändras eller bytas ut vid förnyad konkurrensutsättning. 1.5.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för selektivt förfarande vid upphandling av Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 5 av 11
tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingen genomförs i följande två steg: Första steget kvalificering av anbudssökande Leverantörer erbjuds med denna inbjudan möjlighet att lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. I anbudsansökan ska anbudssökande redovisa att denne har de kvalifikationer som krävs. Kvalifikationskraven framgår av detta ansökningsunderlag. Andra steget anbudsfas De anbudssökande som valts ut i kvalificeringsförfarandet inbjuds därefter att lämna anbud. Ett av utbildningsförvaltningen framtaget skriftligt förfrågningsunderlag kommer att bifogas inbjudan. Förfrågningsunderlaget innehåller förutsättningar och krav för det åtagande som upphandlingen avser. 1.5.5 Tiden för ansökningsinbjudans utgång Observera att utbildningsförvaltningen inte har möjlighet att pröva ansökan som inkommer efter ansökanstidens utgång. Anbudsansökan ska vara utbildningsförvaltningen tillhanda senast den 2015-12-01 1.5.6 Underlag för ansökan Anbudssökande ska basera sin ansökan på de förutsättningar som anges i denna skriftliga ansökningsinbjudan med tillhörande dokument. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under ansökningstiden utgör underlag för ansökan. Ansökningsinbjudans samtliga dokument och eventuell tillkommande information publicerad i Visma Tendsign ska ses som en helhet. Anbudssökande äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsansökan och eventuella anbud. 1.5.7 Form för ansökan Anbudsansökan ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign. 1.5.8 Språk och officiella dokument Ansökan ska lämnas på svenska. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas till svenska. Anbudssökande ska bekosta eventuella översättningskostnader. 1.5.9 Anbudsansökans innehåll Anbudssökande ska i ansökan följa uppställda förutsättningar och visa att samtliga krav i ansökningsinbjudan är uppfyllda. Anbudssökande ska använda dokument 2Svarsbilaga ansökningsinbjudan vid lämnande av ansökan. Ansökan ska innehålla efterfrågade redogörelser. Utbildningsförvaltningens möjligheter att Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 6 av 11
begära förtydligande och komplettering av anbudsansökan är mycket begränsade. 1.5.10 Frågor och svar Denna ansökningsinbjudan med bilagor har framställts med avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som utbildningsförvaltningen ställer på anbudssökande för att få delta i upphandlingen av de digitala enheter och kringutrustning som ska levereras till Staden. I det fall en anbudssökande uppfattar att ansökningsinbjudan innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram en korrekt och fullständig ansökan eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudssökande kontakta utbildningsförvaltningen på nedan angivet sätt. Notera att utbildningsförvaltningen enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i ansökningsunderlaget. Frågor kan enbart ställas via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av utbildningsförvaltningen lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista svarsdag för anbudsansökan. Utbildningsförvaltningen kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än åtta (8) kalenderdagar före sista ansökningsdag. Svar på frågor skickas ut senast sex (6) kalenderdagar före sista dag att inkomma med anbudsansökan. 1.5.11 Prövning av anbudssökandes uppfyllande av krav Utbildningsförvaltningen kommer endast att godkänna anbudsansökan som uppfyller samtliga obligatoriska krav (ska-krav) i ansökningsunderlaget och som visat att ställda krav uppfylls. Vid prövningen av ansökan kan utbildningsförvaltningen komma att kontrollera uppgifter som anbudssökande lämnat i ansökan. Detta kan innebära att utbildningsförvaltningen kontaktar anbudsansökandes redovisade kontaktpersoner. I det fall kontroll visar att felaktiga uppgifter har lämnats i anbudsansökan, kan detta leda till att anbudsansökan förkastas. Reservationer accepteras inte. 1.5.12 Anbudssökande Efter kontroll av uppfyllelse av krav samt selektering i enlighet med avsnitt 1.6 Krav på anbudssökande kommer utbildningsförvaltningen att bjuda in de anbudssökande som är kvalificerade att lämna anbud. Samtliga anbudssökande kommer skriftligen att informeras om de är inbjuda att lämna anbud eller inte. 1.5.13 Behörighet att lämna anbud i efterföljande anbudsfas Anbud får lämnas av anbudssökande som skriftligen inbjudits av utbildningsförvaltningen att delta i upphandlingen. Anbudsgivare har under upphandlingens gång möjlighet att tillföra ytterligare resurser, exempelvis om förfrågningsunderlaget skulle innehålla nya förutsättningar eller krav som inte framgår av kraven i denna ansökningsinbjudan. Det är inte möjligt för utbildningsförvaltningen att pröva eventuella anbud som inkommer från andra anbudsgivare än de som erhållit en skriftlig inbjudan. Anbud kan därmed inte lämnas av någon annan juridisk person än den som mottagit inbjudan. 1.5.14 Offentlighet och sekretess Utbildningsförvaltningen omfattas normalt av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 7 av 11
sekretess, enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbudsansökningar och anbud offentliggörs, eller tilldelningsbeslut fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbudsansökningar och anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs om det av särskild anledning kan antas att anbudssökande lider skada om uppgift om affärs- och driftsförhållanden röjs. En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska sekretessbeläggas ska ange det i ansökan, liksom vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av utbildningsförvaltningen i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Sekretessprövning kan således aldrig göras i förväg. Möjligheten för en anbudssökande att erhålla begärd sekretess är generellt mycket begränsat. Utbildningsförvaltningen kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudssökanden lämnar i samband med inlämnande av ansökan eller anbud är den som utbildningsförvaltningen kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessprövning. Det innebär att utbildningsförvaltningen kan komma att lämna ut uppgifter utan att detta kommuniceras med anbudssökande och utan att anbudssökande bereds möjlighet att inge ytterligare motiveringar. Det är alltså upp till anbudssökande att ha tillräckliga kunskaper om offentlighets- och sekretesslagen för att rätt kunna motivera den sekretess som anbudssökande anser nödvändig på affärsmässiga grunder eller andra grunder. I det fall anbudssökandes motiveringar för åberopande av sekretess bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan berörd information komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudssökande. Utbildningsförvaltningens skriftliga beslut i sekretessärende kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 1.6 Krav på anbudssökande 1.6.1 En eller flera anbudssökande Anbudsansökan kan lämnas av en enskild leverantör (juridisk person) eller av en grupp leverantörer. För enskilda leverantörer ska information lämnas enligt avsnitt 1.6.3. För grupper av leverantörer lämnas information enligt avsnitt 1.6.4-1.6.6. 1.6.2 Anbudssökande Anbudsansökan kan lämnas av en enskild leverantör (juridisk person) eller av en grupp leverantörer. För enskilda leverantörer ska information lämnas enligt avsnitt 1.6.3. För grupp av leverantörer lämnas information enligt avsnitt 1.6.4. 1.6.3 Anbudssökande är en (1) juridisk person Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 8 av 11
Förutsättningarna i detta avsnitt gäller i situationen när anbudssökande är en (1) juridisk person. Om behov föreligger får anbudssökande använda en eller flera underleverantörer för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet. Observera att även juridiska personer ingående i samma koncern som anbudssökande ska anges som underleverantörer till anbudssökanden om dessa utför en del av den leverans som upphandlas. I det fall anbudssökande har behov av att anlita en eller flera underleverantörer för delar av åtagandet, ska anbudssökanden genom avtal med underleverantören tillförsäkra att anbudssökanden förfogar över aktuella resurser i den omfattning detta krävs för att avtalade villkor samt krav ska uppfyllas. Anbudssökande ska, när utbildningsförvaltningen så begär, kunna styrka att ett sådant avtal har tecknats med berörd underleverantör. Tillägg eller byte av underleverantör under avtalstiden kan endast ske efter skriftligt godkännande av Staden. Leverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. 1.6.4 Anbudssökanden är en grupp av leverantörer Anbudsansökan och anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kap. 11 LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan grupp skulle antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform, det vill säga en juridisk person, som uppfyller i hemlandet ställda krav på att bedriva den verksamhet som upphandlingen omfattar. Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i tecknat avtal mellan utbildningsförvaltningen och associationsformen kvarstår oförändrade jämfört med om avtalet tecknats med en (1) anbudssökande enligt avsnitt 1.6.3 och med ett oförändrat ansvarsförhållande mellan de avtalsslutande parterna. Avtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med den av gruppen av leverantörer bildade juridiska personen. Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att den kan vara avslutad vid tidpunkten för ramavtalets tecknade, det vill säga elva (11) kalenderdagar efter det att utbildningsförvaltningen meddelat sitt beslut om vilket anbud som har antagits. 1.6.5 Avtal mellan deltagarna i grupp av leverantörer Anbudssökande som består av leverantörer som lämnar anbud inom ramen för en grupp av leverantörer ska tillsammans med anbudet bifoga kopia på civilrättsligt bindande avtal mellan samtliga i gruppen ingående parter. Avtalet ska fastställa att parterna kommer att bilda en gemensam associationsform i det fall gruppen av leverantörer tilldelas ramavtal. Avtalet ska även visa att berörda parter kommer att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som innefattas av det avtal som sluts till följd av denna upphandling. Avtalet ska slutligen fastställa vilken eller vilka personer som äger rätt att företräda gruppen av leverantörer. 1.6.6 Grupp av leverantörer, uppfyllande av ställda krav För grupp av leverantörer som lämnar en gemensam anbudsansökan, gäller att samtliga leverantörer och eventuella underleverantörer var för sig ska uppfylla samtliga krav i avsnitt 1.6.7 och 1.6.8. Alla juridiska personer som åberopas för att klara kvalificeringskraven ska anges som underleverantörer. Notera att om en leverantör som ingår i gruppen har för avsikt att tillhandahålla resurser från det egna bolaget, innebär det att denna leverantör också är en underleverantör till den association som gruppen bildar. Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 9 av 11
1.6.7 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Anbudssökande kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av omständigheterna i punkterna a-d nedan föreligger (10 kap. 1 LOU). Lagakraftvunnen dom utgör underlag för uteslutning. Anbudssökande kommer att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudssökanden äger heller inte rätt att anlita underleverantör som är föremål för dessa omständigheter. a) Deltagande i organiserad brottslighet b) Bestickning c) Bedrägeri d) Penningtvätt Anbudssökanden kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av följande angivna omständigheter föreligger för anbudssökanden eller en företrädare för sådan juridisk person (10 kap. 2 LOU). Anbudssökanden äger heller inte rätt att anlita underleverantörer som är föremål för någon av dessa omständigheter. e) Konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud f) Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande g) Dömd för brott i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom h) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen i) I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU. 1.6.8 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsansökan kan lämnas av leverantörer som uppfyller i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall anbudssökande har tänkt använda en eller flera underleverantörer för att utföra delar av åtagandet, ska även underleverantörerna uppfylla dessa krav. Anbudssökanden, eller av denne anlitad underleverantör, får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som är försumbara belopp eller motsvarande omständigheter. 1.6.9 Ekonomisk ställning Anbudssökande ska ha en stabil ekonomisk ställning som motsvarar det åtagande som ramavtalet omfattar. Anbudssökande uppfyller kravet om anbudssökanden har en årsomsättning om lägst SEK 400 miljoner samt dessutom uppnår en av kreditmarknadsinstitut lämnad rating motsvarande 4 (UC) eller AA (Soliditet). I det fall endast lägre rating kan redovisas ska anbudssökande ändå anses ha uppfyllt kravet om anbudssökande i ansökan genom annan handling, som utbildningsförvaltningen finner lämplig, kan visa att anbudssökande har motsvarande ekonomisk stabilitet. För en grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud, gäller att kraven ovan ska uppfyllas av minst en av leverantörerna i gruppen. Krav får dock inte delas upp mellan flera leverantörer på ett sätt som förändrar avsikten med kravet. Exempelvis godkänns inte att en leverantör uppfyller kravet på årsomsättning, medan en annan leverantör uppfyller kravet Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 10 av 11
på rating. För det fall sökande åberopar annans kapacitet ska sökanden bifoga en fullgörandegaranti eller en moderbolagsgaranti till ansökan som visar hur sökanden förfogar över de åberopade resurserna. Handlingarna ska innehålla en bindande utfästelse från garanten som garanterar uppfyllelse av kraven på ekonomisk ställning och stabilitet. Handlingarna ska även innehålla intyg som visar att garanten uppfyller ovanstående krav på rating. 1.6.10 Krav på leveranskapacitet Staden har behov av att stora mängder digitala enheter och kringutrustning kan levereras under en kort period i samband med nytt läsår. Anbudssökande ska ha levererat minst 6 000 digitala enheter (surfplattor, bärbara datorer och/eller stationära datorer) till företag och/eller konsumenter under de senaste tre (3) åren. Anbudssökanden ska lämna svar genom att fylla i tabell i avsnitt 3.1.11 i dokument 2 Svarsbilaga ansökningsinbjudan. Utbildningsförvaltningen kan komma att begära in verifikationer som styrker kravet. För en grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud, gäller att kravet ovan ska uppfyllas av minst en av leverantörerna i gruppen. 1.6.11 Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder Anbudssökande ska tillämpa skriftligt dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel och/eller rutiner som gör det möjligt att följa upp uppdraget och mäta de resultat som uppnås mot uppsatta mål. Anbudssökande ska för utförandet av uppdraget arbeta med ISO 9001 eller likvärdigt ledningssystem för kvalitetsarbete. 1.6.12 Ledningssystem för informationssäkerhet Anbudssökande ska tillämpa dokumenterade rutiner i enlighet med förutsättningarna i fastställda standarder för informationssäkerhet, i första hand svensk standard som överensstämmer med europeisk standard. Informationssäkerhetsarbetet ska ledas av särskilt utsedd person (informationssäkerhetsansvarig). Anbudssökandes rutiner för informationssäkerhetsarbete ska vara utformade i enlighet med ISO 27001 och ISO 27002 eller likvärdigt. 1.6.13 Strukturerat arbete med hållbarhetsfrågor Anbudssökande ska arbeta på ett strukturerat sätt med hållbarhetsfrågor, till exempel genom att tillämpa miljöledningssystem/standarder så som Svensk standard SS 895400:2014 Ledningssystem för hållbar IT Vägledning, samt verka för social hållbarhet genom att exempelvis respektera ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention. Utskrivet: 2015-10-26 10:23 Sida 11 av 11