1(12) Regionservice Stab och ledning Monica Liljeroth Ekonomichef Datum Diarienummer 2016-04-18 DNRGS160031 Regionstyrelsen Uppföljningsrapport 1, period 1-3 år 2016 Uppföljningsrapport Driftnämnden Regionservice Period 1-3 Kort sammanfattning Driftnämndens styrning genom Mål och inriktning bedöms kunna uppfyllas i de allra flesta avseenden. Viktiga områden inom utveckling av vårdnära service ligger väl i fas med kärnverksamhetens arbete. Målet att förvaltningen minst ska uppnå ett nollresultat medför att några områden måste gå med ett positiv resultat då andra områden bedöms få ett kraftigt negativt resultat. Arbetet med att identifiera åtgärdsplaner inom aktuella verksamheter pågår. Regionservice redovisar ett positivt resultat på 1,5 mnkr för period 1-3. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +4,6 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,1 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2016 är ett nollresultat. Sjukfrånvaron har ökat med 0,8% (2016: 6,7% 2015: 5,9%) i jämförelse med föregående års period. Ökningen kan till viss del härledas till några ytterligare svåra sjukfall. Den korta sjukfrånvaron (-14dgr) har minskat med 14,7%, mellan sjukfrånvaron (15-90dgr) har minskat med1,2% och den långa sjukfrånvaron (91dgr-) har ökat med 15,9%. Periodens resultat, januari-mars Driftnämnden redovisar ett positivt resultat på 1,5 mnkr för period 1-3. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +4,6 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +4,4 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på -2,9 mnkr. Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 246,2 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 244,7 mnkr.
2(12) Resultatet för rullande 12 månader är -4,5 mnkr. De faktiska intäkterna för perioden är 5,1 mnkr (2,1%) högre än samma period föregående år. Intäktsökningen beror på nya samt utökade uppdrag. De faktiska personalkostnaderna är 4,3 mnkr (5,5%) högre än kostnaderna för samma period föregående år. Kostnadsökningen beror på en genomsnittlig löneökning på 2,5% vilket utgör ca hälften av kostnadsökningen och resterande kostnadsökning beror på nya och utökade uppdrag. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,1 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos För några av verksamheterna bedömer vi ett underskott trots åtgärdsplaner men för förvaltningen i sin helhet är helårsprognosen ett nollresultat. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Beslut att "ta hem varuförsörjningen i egen regi" är fattat av förvaltningschefen. Projektdirektivet är utformat och etablering av allokering av resurser pågår. Projektledaren börjar i sin roll i mitten av april. Regionstyrelsen har gett driftnämnden i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för kostförsörjningen på lång sikt. Tidsplaneringen är satt och olika kompetenser är kallade till arbetsmöten under våren. Arbetet ska bland annat göras i samarbete med driftnämnden Hallands sjukhus vilket säkerställs genom deras deltagande i arbetsmötena. Andra viktiga utvecklingsområden är bland annat breddinförandet av regionens förvaltningsmodell för IT-system, identifiering av ökat ansvar för utbildningskoordinering inom regionen. I dialoger med kunderna (kärnverksamheten) kommer löpande nya behov av köp av tjänster såsom teknisk underhåll på sängar, slutstädningar på olika avdelningar, tvättning av sängar, ekonomifunktioner från GAS m.m. Nödvändiga effektiviseringar har präglat RGS totala verksamhet sedan styrningen om utebliven kostnadskompensation för ökade kostnader aviserades från och med 2014. Inom de flesta funktioner har detta uppdrag varit lyckat. Bedömningen av en ekonomi i balans 2016 på förvaltningsnivå är starkt kopplat till att några funktioner behöver gå mot positiv ekonomisk avvikelse under året. Bakgrunden till detta är att det redan nu bedöms som orimligt att andra funktioner ska klara den ekonomiska utmaning de står inför under genomförandeåret 2016. De områden som är i kraftig obalans är framförallt kost och städ. Åtgärdsplaner för att på bästa sätt balansera det prognosticerade underskottet uppgår till 4,4 mnkr.
3(12) Framtidsarbetet Planering pågår för en första uppstart av konceptet Vårdnära service på två vårdavdelningar på Hallands sjukhus. En i Kungsbacka och en i Halmstad. Arbetet sker enligt den modell för utvecklad arbetsfördelning som tagits fram i samarbete mellan RGS och HS och där syftet är att kartlägga kritiska funktioner inom verksamheten (sjukvården), inventera arbetsmoment och förflytta dessa mellan yrkeskategorier. Målet är att frigöra tid för sjukvårdspersonalen och att främja teamarbete kring patienten för att underlätta flödet genom vårdprocessen. Administrativt stöd och vårdnära serviceteam fyller upp underifrån i moment som inte kräver legitimation eller sjukvårdsutbildning. Målsättningen är att vi inom RGS innan sommaren har en plan tillsammans med HS för implementeringen av konceptet på övriga pilot-avdelningar inom sjukhuset. Minskning av vårdskador och återinläggningar tror vi blir en effekt av införandet. Mätningar och kvalitets-kontroller blir en naturlig del av det nya arbetssättet och ett sätt att kunna styrka effekten. Den stora utmaningen för RGS i dagsläget är att få medarbetarna med oss i förändringsarbetet, skapa engagemang och en positiv känsla inför de utmaningar vi står inför. Vad har hänt sedan förra rapporteringen? Vår bedömning av helårsresultatet är fortfarande en budget i balans för förvaltningen i sin helhet. Investeringar Fastställd investeringsbudget för maskiner och utrustning uppgår till 25,0 mnkr för helåret och verksamheten gör bedömningen att den investeringsnivån kommer att genomföras. Bilagor Måluppföljning Ekonomiredovisning Personalredovisning Verksamhetsstatistik Halmstad 2016-05-12 Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef
Öka verkningsrad 4(12) Måluppföljning Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Indikatorer Kommentar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Öka verkningsgraden Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processer. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Resultat från kundundersökning. Transparanta och överenskomna prismodeller (årligen utvärderade, rullande och justerade). Processbeskrivningar Arbetar nära kärnverksamheten och är väl förberedda ur ett planeringsperspektiv. Två piloter startar i början av maj. Med hänsyn till nuvarande tempo i framtidsarbetet är det mindre troligt att detta mål uppnås 2016. Beställningar på slutstädningar ökar succesivt vilket bedöms leda till färre vårdskador Inom GAS återkopplas positiva reaktioner (finns systematiska kundundersökningar). Inom andra funktioner delvis oklart då vi inte har en klar struktur för att följa hur kunden upplever RGS leverans. Arbete med detta pågår. Arbete pågår främst med Närservice/kost och städ samt inom IT/Tele området. Detta är ställt mot tillgängliga resurser för att klara uppdraget. RGS behöver utveckla förmågan att prissätta kompletterande behov av olika slag. Vid extern revision i mars identifierades behov av att tydliggöra ansvar och befogenheter i våra beskrivna processer.
Arbetsgivare Stark konkurrenskraft 5(12) Budgetramen ska hållas Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser. Möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. Skapa förutsättningar för nya företag. Arbetar nära kärnverksamheten och är väl förberedda ur ett planeringsperspektiv. Två piloter startar i början av maj. Med hänsyn till nuvarande tempo i framtidsarbetet är det mindre troligt att detta mål uppnås 2016. Åtgärdsplaner kommer att behöva upprättas inom funktionerna städ och kost Särskild satsning på livsmedelsupphandlingen. Översyn av mallar för förfrågningsunderlag att möjliggöra måluppfyllnad. Översyn av mallar och eventuella hinder är påbörjade aktiviteter. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Nya chefsuppdraget bearbetat på RGS chefsmöte. Implementering pågår bedöms vara klart senast kvartal 2 Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning
Hög attraktivitet 6(12) Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering 2014-2020 avseende elbilar Resultat av medarbetarundersökning hösten 2016. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare. Indikatorer ska efter regionfullmäktiges styrning utvecklas av regionkontoret. Beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar. Mätning kommer först i oktober. Chefsmätningen under hösten 2015 ger vissa positiva signaler om utveckling. Samverkansgrupper på alla nivåer implementerade. Årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete bearbetade vid respektive samverkansgrupp. Saknar RK:s styrning Beslutsunderlag planeras för bearbetning i driftnämnden senast juni 2016. Grönt = målet uppnått alternativt bedöms nås Gult = arbetet pågår målet bedöms uppnås Rött = ej påbörjat alternativt att målet ej bedöms nås
7(12) Ekonomiredovisning Resultaträkning samt prognos utfall p 1-3 utfall p 1-3 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Kontoklass, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-3 år 2016 utfall avvikelse Verksamhetens intäkter 241 044 246 184 247 994 1 810 989 699 978 199 11 500 Kostnader för personal -78 873-83 211-84 350-1 139-318 352-326 802 2 548 Kostn för köpt verksamhet, mtrl varor -7 885-7 969-7 184 785-28 731-28 731 0 Övriga verksamhetskostnader -81 317-90 501-90 285 217-358 646-349 476-9 170 Övriga verksamhetskostnader,avskrivn -22 214-54 653-58 390-3 736-234 465-229 587-4 878 Intäkter och kostnader utanför res. -44 714-8 374-10 901-2 527-43 603-43 603 0 Resultat 6 041 1 476-3 114-4 590 0 0 0 Investeringsredovisning utfall p 1-3 utfall p 1-3 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Investeringar, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-3 år 2016 utfall avvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) -24 803-84 153-62 500-21 653-250 000-250 000 0 Investeringar i inventarier och utrustning -747-1 534-6 250 4 716-25 000-25 000 0 Summa investeringar -25 550-85 687-68 750-16 937-275 000-275 000 0 *) Används endast av Regionfastigheter. Beslut om byggnadsinvesteringar fattas av Regionstyrelsen.
8(12) Personalredovisning Arbetad tid RGS hade en arbetad tid i genomsnitt på 90 020 timmar per månad under årets första tre månader i jämförelse med förra årets 90 577 timmar. Minskningen i antalet timmar beror på något ökad sjukfrånvaro. Regionservice har i dagsläget en närvarotid om 82,1% och en frånvarotid om 17,9% (2015: 83,4% och 16,6%). Tidsanvändning LAGSTADGAD LEDIGHET NÄRVARO SEMESTER 201601 201602 201603 Totalt Timmar % Timmar % Timmar % Timmar % 4 181 4,0% 4 552 4,0% 5 381 4,8% 14 114 4,3% 84 264 81,2% 93 913 82,8% 91 882 82,2% 270 059 82,1% 6 064 5,8% 4 644 4,1% 4 956 4,4% 15 664 4,8% SJUKFRÅNVARO 6 659 6,4% 7 753 6,8% 6 473 5,8% 20 884 6,4% STUDIER MED LÖN/DEL AV LÖN 333 0,3% 140 0,1% 342 0,3% 815 0,2% ÖVRIG LEDIGHET/KOMP 2 222 2,1% 2 402 2,1% 2 704 2,4% 7 329 2,2% Totalt: 103 724 100% 113 403 100% 111 738 100% 328 864 100% Mertid/Övertid av närvaro Mertid/övertid har ökat marginellt i jämförelse med föregående år. 2016: 0,9% (2015: 0,7%). Antal timmar för timlön har minskat i jämförelse med föregående år. 2016: 5,5% (2015: 6,2%) Innebär således att våra kostnader för timavlönade har minskat hittills under året i jämförelse med föregående år.
9(12) 201601 201602 201603 Totalt Timmar % Timmar % Timmar % Timmar % ARBETAD TID 77 862 92,4% 87 156 92,8% 87 218 94,9% 252 236 93,4% ARBETE UNDER JOUR OCH BEREDSKAP 277 0,3% 165 0,2% 101 0,1% 542 0,2% MERTID/ÖVERTID TIMLÖN 823 1,0% 882 0,9% 616 0,7% 2 321 0,9% 5 302 6,3% 5 709 6,1% 3 948 4,3% 14 960 5,5% Totalt: 84 264 100% 93 913 100% 91 882 100% 270 059 100% Sjukfrånvaro av den totala arbetstiden RGS totala sjukfrånvaro för perioden är 6,7% (2015: 5,9%). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 7,8% och för män 4,5%. I jämförelse med föregående år så var sjukfrånvaron 6,3% för kvinnor och 5,3% för män vilket innebär en ökning med 1,5% för kvinnor och en minskning med 0,8% för männen. Målvärde för sjukfrånvaron totalt under 2016: 5,1% 201601 201602 201603 Total Typ av tid Timmar % Timmar % Timmar % Timmar % Sjukfrånvaro och sjukersättning 20 884 6,7% timmar 6 659 6,8% 7 753 7,2% 6 473 6,0% Övrig tid 91 759 93,2% 99 929 92,8% 101 307 94,0% 292 995 93,3% Totalt: 98 418 100,% 107 681 100,% 107 780 100,% 313 879 100,% Kön Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid K 16 049 7,8% M 4 836 4,5% Totalt: 20 884 6,7% Anställningstyp Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid Allm visstid 332 5,6% Allm visstid v 0 0,0% Innehavare 19 683 7,1% Provanst 0 0,0% Saknar beskrivn 0 0,0% Tidbgr ökn syss 33 3,7% Tv tidsb chef 288 1,9% Vik bottbef vil 179 8,1% Vik månadslön 369 4,3% Totalt: 20 884 6,7%
10(12) Sjukfrånvarointervall (kort, mellan och lång) Både kort och mellan sjukfrånvaro har minskat (år 2015 = 66,8% och 19,1%) medan den långa sjukfrånvaron har ökat och utgör 30% av sjukfrånvaron (2015 =14,1%) i jämförelse med föregående år. Ökningen av den långa sjukfrånvaron är ett antal svåra sjukfall inom förvaltningen. Sjukskrivningslängd Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid Kort (-14 dgr) 10 873 52,1% Mellan (15-90 dgr) 3 743 17,9% Lång (91- dgr) 6 268 30,0% Totalt: 20 884 100,% Genomsnittligt antal anställda Snittanställningar (tillsvidareanställda, visstidsanställda och övriga) för perioden uppgår till 665 (år 2015 = 653). Personalkostnader Regionservice har en positiv budgetavvikelse på 1 138 741kr totalt för period 1-3, 2016 avseende våra kostnader för personal. Ktogrp Kontogrupp(T) utfall p 1-3 år 2016 budget p 1-3 år 2016 Periodavvikelse Årsbudget år 2016 40 Lön arbetad tid 48 051 554 51 005 458 2 953 903 194 018 920 41 Lön ej arbetad tid 9 457 021 8 612 421-844 599 35 228 601 43 Kostnadsersättningar och naturaförmåner 247 841 20 000-227 841 80 000 44 Pensionskostnader 42 500 0-42 500 0 Sociala och andra avgifter 45 enligt lag och avtal 25 090 909 26 276 964 1 186 055 101 039 975 46 Övriga personalkostnader 321 191-1 565 086-1 886 277-6 113 150 Summa Kostnader för personal 83 211 016 84 349 757 1 138 741 324 254 346
11(12) Ktogrp Kontogrupp(T) utfall p 1-3 år 2015 budget p 1-3 år 2015 Periodavvikelse Årsbudget år 2015 40 Lön arbetad tid 46 354 575 48 953 313 2 598 738 184 018 471 41 Lön ej arbetad tid 8 427 572 8 152 315-275 257 33 100 752 43 Kostnadsersättningar och naturaförmåner 58 998 46 299-12 699 164 600 44 Pensionskostnader 15 000 0-15 000 0 45 Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal 23 162 303 25 221 210 2 058 907 95 900 092 46 Övriga personalkostnader 855 025 1 301 828 446 803 5 168 414 Summa Kostnader för personal 78 873 474 83 674 965 4 801 491 318 352 329 Inhyrd personal Kostnaderna för inhyrd personal inom RGS har minskat med 203 764 kr i jämförelse med samma tidsperiod föregående år. Utfall p 1-3 2015 Utfall p 1-3 2016 1 032 426 kr 828 662 kr
12(12) Verksamhetsstatistik REGIONSERVICE Produktionstal - Jan-mar Jan-mar Verksamhetsstatistik 2015 2016 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 19 474 19 502 IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 14 935 15 493 Antal klientdatorer 7 800 7 880 Antal servrar 648 682 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst 6 195 5 574 Antal deltagare - Utbildning & Event 1 454 2 075 Kostservice* Antal dygnsportioner 48 031 47 393 Logistikservice** Antal körda mil godstransporter 15 577 18 270 Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter 437 930 436 138 Andel uthyrda lokaler 94,7% 98,5% Teknisk Service Antal utförda arbetsordrar avhjälpande underhåll 4 342 Antal utförda arbetsordrar beredskap 296 Antal utförda arbetsordrar drift/förebyggande underhåll 4 921 Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta 279 595 283 606 Antal patienttransporter (HS Vbg) 8 817 9 218 Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna 349 652 331 249 Antal besök - Receptionen (HS Hstd) 31 081 30 736 * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.