Processbaserad verksamhetsutveckling budgetprocessen vid Chalmers 2014-05-22 HfR
Chalmers processorienteringsresa Uppdrag till adm: Gör bättre stöd! Fokus : stöd till grundutibldningen Processorientera HELA grundutibldningen Sätt grundutbildni ngen i ett sammanhang vi behöver övergripande nivå Beslut om CPO (april 2012) 2009 2010 2011 2012 Kartläggning bästa nuläge (Att Utbilda, Att nyttiggöra, Att forska och forskarutbilda) Ledningsprocessen verksamhetsplanering Stödprocesserna (i olika faser) Handlings -planer 2013 Rekrytering processledare
Chalmers i två dimensioner ur Prioriterad verksamhetsutveckling 2014-2018
Övergripande processkarta PÄ Rektor Ledningsprocessen Ledningsprocessen PL Externa och interna kunder* Huvudprocesser PÄ PÄ PÄ Vicerektor grundutbildningen Vicerektor för forskning och forskarutbildning Vicerektor samverkan Att utbilda för en hållbar framtid Att forska & forskarutbilda - för en hållbar framtid Att nyttiggöra för en hållbar framtid PL PL PL Resultat PÄ Stödprocesser Hantera ekonomi Chef för det gemensamma verksamhetsstöd Hantera lokaler, post och gods Hantera IT Hantera personal Hantera kommunikation PL PL Hantera inköp PL PL PL PL
Chalmers processroller Processägaren ansvarar för att processen levererar i linje med Chalmers vision, mål och strategier. Processledaren ansvarar för att processen/arbetssätten är utformade för att på bästa sätt bidra till Chalmers mål. Processteam Det dagliga arbetet med att utveckla och samordna processerna görs av processledaren och dennes processteam, under ledning av processägaren.
2013 Faktiskt förbättringsarbete Listan förbättringsaktiviteter januari 2013 Q1 Q2 Q3 Q4 december Handlingsplaner 2013 Handlingsplaner 2013 fastställda Handlingsplaner 2014 synkas med övrig verksamhetsplanering Processledare på plats
Delprocesserna i stödprocessen Att hantera ekonomi Pengar in externt Att budgetera Att prognostisera ekonomiskt resultat Att upprätta bokslut Pengar ut externt Pengar internt Ekonomisk rapportering externt
PVU Prioriterad verksamhetsutveckling (PVU) under utmärkt intern miljö, där som ett delmål anges att Verksamhetsstödet ger ett ändamålsenligt stöd såväl centralt som lokalt och är kostnadseffektivt.
Målet med utveckling av budgetprocessen Förenkla budgetprocessen med bibehållen eller ökad kvalitét
Effektmål Frigöra tid för forskare och lärare Enhetliga rutiner ger effektiva processer och minskar sårbarheten
Processpecifikation Avnämare/intressenter: Rektor/VD Resultatansvariga/projektansvariga Vicerektor SO samt SO-ledare Ekonomer Avnämare/intressenters behov: Budgeten speglar den planerade verksamheten och är väl underbygg Fler behov finns specificerade i intressentanalys Syfte med processen: Analys, bedömning och sammanställning av intäkter och kostnader för att säkerställa en effektiv resursfördelning Start Namn på processen: Att budgetera Att budgetera kostnader Sammanställning och bedömning Slut Effekt: Ge underlag/stöd för beslutsfattare för att kunna bedriva verksamheten i enlighet med uppsatta mål Vad startar processen? När planeringsförutsättningarna är beslutade och publicerade Att budgetera intäkter Se bifogad detaljerad karta över processen budgetera vid institution Vad genererar processen för resultat? Var slutar processen? Budget och resultatmål beslutade och registrerade i BRV (budgetrapporteringsverktyget) Input processen behöver för att kunna fungera: PVU + planeringsförutsättningar Institutionens ekonomiska förutsättningar och ramar Resultatrapport föregående år inkl. rapport internkapital Rapporter EKO, LADOK, anläggningsregister, personalstatistik Information processen levererar: Förslag till budget och resultatmål (slutligen) Underhand; Personalbudget Institutionens (Inst.) högskolegem. kostnader, IT, lokaler fördelade Inst. Indirekta kostnader & övriga kostnader fördelade Fakultetsmedel fördelade Förväntad GRU-intäkt fördelad Planerade intäkter (ej. Dep.medel)
Budgetprocessen Förutsättningarna för budget Tilldelning GRU-medel OH-fördelning Budget olika nivåer Förenklingar i budgetarbetet och enhetliga rutiner
Förutsättningarna för budget Planeringsanvisningar o förutsättningar två år Planeringsanvisningar Ekonomiska förutsättningar Förenklingar i anvisningarna Publicering en gång Slopad för-rapportering av prel. resultat Centralt fördelade I/K i excel
Förutsättningarna för budget Rapportering av finansiell plan Finansiell plan år 1-2 som RR Beskrivning i text år 3-5
Tilldelning GRU-medel Förändra riskfördelningen avseende HPR Förenkling rutinen planeringen av/tilldelningen GRU-medel Flytta planeringen av/fördelningen av grundutbildningsmedel från kursnivå till annan Tilldelning för två år framåt
OH-fördelning Fördelning av Chalmersgemensamma kostnader Från idag fast belopp till en procentsats Kostnaden får direkt koppling till storleksförändring Central debitering istället för lokal
Budget olika nivåer En budget för projektets livslängd två-årsbudget på institutionsnivå ett års-budget på Chalmersnivå Inte aggregera
Att Budgetera vid institution 1(3) kostnader Planeringsförutsättningar avs. LKP*, lönerevision mm. Bedöma /Ta fram förväntade personalkostnader Önskad personalbudget per projekt Fördelning till institution (Inst.) av högskolegemensamma kostnader, IT och lokaler Ta fram institutionens indirekta kostnader (inkl. funktionskategorisering) **) Fördela högskolegemensamma kostnader, IT och lokaler Fördela institutionens indirekta kostnader enligt fastställd nationell modell Inst. högskolegemensamma kostnader,it och lokaler fördelade per projekt Inst. Indir.kosntader per projekt fördelade Matcha kommande intäkter med förväntade kostnader per projekt Förslag till önskad/prelimi när projektbudget klar Planeringsförutsättningar avs. KPI*, CUL* mm. Bedöma förväntade övriga kostnader Förväntade övriga kostnader per projekt *)LKP= lönekostnadspålägg KPI=konsumentprisindex CUL=Chalmers centrala utbildningslokaler **) I förekommande fall även fördelning av avdelningens indirekta kostnader
Att Budgetera vid institution 2(3) - intäkter Fördelning til inst. av departementsmedel (dep.medel) i planeringsanvisningarna Ta fram/revidera institutionens (inst.) fördelningsmodelll för fakultetsmedel Inst. fördelningsmodell Fördela institutionens fakultetsmedel Fakultetsmedel per projekt Avseende intäkter förutom dep.medel: Sammanställa kända intäkter och bedöma förväntade intäkter. Per projekt. Planerade intäkter (ej dep.medel) per projekt Matcha kommande intäkter med förväntade kostnader Förslag till önskad/prelimi när projektbudget klar Fördelning tiill kurs av dep.medel för Grundutbildning (GRU) Förväntad intäkt per kurs Sammanställa inst. Fördelning av GRU Förväntad intäkt GRU fördelad vid institution
Att Budgetera vid institution 3(3) sammanställning och bedömning Görs i flera omgångar på alla nivåer upp till institution (grupp, enhet, avdelning, etc) Förslag till önskade/ preliminära projektbudgetar klar Identifiera behov av ytterligare finansiering Vid behov genomgång av alternativ för ytterligare finansiering Beslut om samfinansering Beslut om att äska anv. av eget kapital Beslut om återremittering av önskad projektbudget Projektbudget klar Sammanställa nivåns förslag till budget Sammanställa inst. förslag till budget Förlag på institutionens budget /finansiell plan till rektor klar
Förenklingar i budgetarbetet/enhetliga rutiner Fastställda enhetliga rutiner Gemensam mall Tydligt stöd och anvisningar Styrning på projektstruktur Styrning på budgetkonton Underlättar uppföljning och prognos
Arbetsmetod Processteam Institutionsekonomer Administrativa chefer VP-team Grundutbildningens ledningsgrupp Viceprefekter CPO och CFO
TACK!