Burlövs kommun Revisorerna Datum 2013-01-22 Kommunstyrelsen Socialnämnden Kultur- och fritidsnämnden Revisionsrapport - Granslming av arbetsmiljö i ordinärt och särsldlt boende samt inom biblioteksverl\samheten Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi kan konstatera at! ansvars - och uppgiftsfördelningen i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete är tydlig och harmoniserar med granskade nämnders reglementen och delegationsordningar. Inom äldreomsorgen samt biblioteksverksamheten finns system och rutiner för at! bedriva och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dock finns et! behov av at! systematisera och dokumentera de risker som identifierats. Vidare behöver rutinen för at! rapportera arbetsmiljörelaterade tillbud och avvikelser formaliseras. I styrelsens och nämndernas svar på granskningsrapporten önskar vi svar på de kommentarer och rekommendationer som lämnas i granskningen. Vi önskar svar på granskningsrappoii och missiv till den 18 mars 2013 På uppdrag av Burlövs kommuns revisorer (\.\CL\Y\ch~ Ja~lm Revisionens ordförande pk4p ~f&7~ Leo Harvigsson Revisionens vice ordförande För kännedom: Till kommunfullmäktige
Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2013 Burlövs kommun Granskning av kommunens styrning och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet S!J ERNST & YOUNG Quality III Everything We Do
ä!j ERNST & YOUNG Q /I.l1ity In fverytljing Wc Do Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund." "... "."... "".... "..........."... ""........ "....".....""... ".3 2.2. Syfte och avgränsning "......... "... "......."."...."............ ""."".3 2.3. Revisionsfrågor..".".""... " "."..."......." "...""...."........... ".. 3 2.4. Metod... ".. ""..."... "."."...."."..."... "...... "... ""....,,.............. 4 2.5. Revisionskriterier.".."...."..."... "......"...... "... "...."... "......... ".. 4 3. Kommunala mål och riktlinjer... 4 3. 1. Reglementen...""... "... " "."... "."..",,"........ """... ". 4 3.2. Budget 2012 och flerårsplan 2013 och 2014... 5 3.3. Arbetsmiljöpolicy, Burlövs kommun..... "......... 5 3.4. Kommunövergripande handlingsplaner med bäring på arbetsmiljön... 6 3.5. Lokalt kollektivavtal, Förnyelse - Arbetsmiljö - Samverkan (FAS 05)...... 6 4. Systematiskt arbetsmiljöarbete på kommunövergripande nivå... 6 4.1. Styrning och uppgiftsfördelning av det systematiska arbetsmiljöarbetet..... 6 4.2. Stödfunktioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet.................. 7 4.3. Central skyddskommittelo................... "... "..................... ".. 7 4.4. Uppföljning... "... "............"...".. ".. 8 4.5. Vår bedömning... "........"........ "....... "...... "... ".. ".. 8 5. Systematiskt arbetsmiljöarbete inom ordinärt och särskilt boende... 9 5.1. Socialnämndens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.... 9 5.2. Uppgiftsfördelning.......... 9 5.3. Handlingsplan och rutiner................................... 9 5.4. Uppföljning................... 11 5.5. Vår bedömning...".. "................. "."... ""."................. ""...... 11 6. Systematiskt arbetsmiljöarbete inom biblioteksverksamheten... 11 6.1. Kultur - och fritidsnämndens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet....... 11 6.2. Uppgiftsfördelning........................ "... "............ "... 11 6.3. Handlingsplan och rutiner................... "... 12 6.4. Uppföljning.................."...... "... "... "............"... " 13 6.5. Vår bedömning... "..........."... "... "... " 13 7. Sammanfattande bedömning......... 13 7.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna... "... 13 7.2. Identifierade förbättringsområdenirekommendationer................. " "... 15 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning Bilaga 2 Revisionskriterier 1
S1J ERNST & YOUNG QlIality In Evcrything We Do 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Burlövs kommun granskat kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunen bedriver ett tillfredsställande systematiskt arbetsmiljöarbete utifrån lagstiftning och kommunala mål och riktlinjer. Äldreomsorgen och biblioteksverksamheten har valts ut för en fördjupad granskning. Vår sammanfattande bedömning är att ansvars - och uppgiftsfördelningen i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete är tydlig och harmoniserar med granskade nämnders reglementen och delegationsordningar. I den kommunövergripande arbetsmiljöpolicyn och personalhandboken anges övergripande mål och rutiner för kommunens arbetsmiljö och systematiska arbetsmiljöarbete. Vår bedömning är dock att målstyrningen kan stärkas genom att indikatorer för bedömning av måluppfyllelse uttalas och genom att handlingsplanerna i en större utsträckning kopplas till kommunens arbetsmiljömål och de risker som identifierats. Personalavdelningen initierar arbetsmiljöutbildningar. Av granskningen framgår dock att det saknas en plan för när de ska genomföras och vad de ska innehålla. Det är av stor vikt att arbetsledande personal och skyddsombud får utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete för att tillse att de kan genomföra de uppgifter som åligger dem. Detta är av särskild vikt i samband med att det nya strukturmaterialet för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete ska förankras och implementeras. Inom äldreomsorgen samt biblioteksverksamheten finns system och rutiner för att bedriva och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dock finns behov av att systematisera och dokumentera de risker som identifierats. Av granskningen framgår även att rutinen för att rapportera arbetsmiljörelaterade tillbud och avvikelser inte är dokumenterad och att nuvarande rapporteringssystem inte används i den utsträckning som kan anses vara tillförlitligt. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden måste i detta avseende tillse att dokumenterade rutiner upprättas och efterlevs. Våra identifierade förbättringsområdenirekommendationer är enligt följande: ~ Kommunstyrelsen som huvudansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet bör i sin uppsikt säkerställa att såväl extern lagstiftning som interna styrdokument och arbetsmiljömål efterföljs inom kommunens samtliga nivåer i den kommunala organisationen. t Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör säkerställa att förvaltningen och enheterna årligen genomför och dokumenterar heltäckande riskanalyser som ligger till grund för verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Riskanalyserna bör omfatta både fysiska och psykosociala arbetsmiljörisker. Utifrån framtagen riskanalys bör konkreta arbetsmiljömål arbetas fram. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör mera kraftfullt styra och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och förvissa sig om att arbetet bedrivs tillfredsställande utifrån lagstiftning och framtagna arbetsmiljömål. Rutinen för tillbuds - och avvikelserapportering bör tydliggöras i en tydlig dokumenterad rutin för att i högre utsträckning dokumenteras samt omfatta psykosociala arbetsskador och risker som identifieras i förebyggande syfte. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör säkerställa att enhetliga rutiner upprättas för att tydliggöra vad som ska rapporteras och följas upp., Kommunstyrelse och nämnder bör säkerställa att samtliga chefer och skyddsombud inom kommunen har de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som krävs för att fullgöra arbetsmiljöuppdraget i Burlövs kommun. 2
ä!j ERNST & YOUNG Qualily /n Everylfling We Do 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverket är antalet arbetsskador stort inom vård och omsorg i Sverige. Den vanligaste orsaken till arbetsskador uppges fortfarande vara belastningsergonomiska faktorer. medan sjukdomar beroende på psykosociala och organisatoriska faktorer ökar mest. Nästan en tredjedel av samtliga anmälda arbetsskador på grund av hot och våld finns inom det sociala verksamhetsfältet. I revisionens risk- och väsentlighetsanalys för 2012 identifierades hemvården som ett verksamhetsområde där det ständigt finns fysiska och psykosociala arbetsmiljörisker. Vidare framkom att personalen på kommunens bibliotek känt sig hotade och utsatta av vissa av bibliotekets besökare. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning identifierat att arbetsmiljön inom äldreomsorgs - och biblioteksverksamheten utgör en risk och har således beslutat att granska huruvida arbetsmiljöarbetet inom dessa verksamheter bedrivs i enlighet med gällande lag och föreskrifter. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens övergripande syfte är att bedöma om socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bedriver ett tillfredsställande arbetsmiljöarbete utifrån lagstiftning och kommunala mål och riktlinjer. Syftet är också att belysa hur väl kommunen arbetar med frågor relaterade till de hot- och våldssituationer som personalen kan utsättas för. Granskningen avser socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden. Genom att kommunstyrelsen är kommunens centrala organ för personaladministrativa frågor och har en central roll beträffande arbetsmiljöarbetet på kommunövergripande nivå ingår även kommunstyrelsen som en del av granskningen. Granskningen har avgränsats till personalens arbetsmiljö inom särskilt och ordinärt boende samt inom biblioteksverksamheten. Personalens arbetsmiljö inom hemsjukvården ingår ej. Konsekvenser gällande en eventuell dålig arbetsmiljö såsom bristande ledarskap och kvalitet beaktas ej. 2.3. Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras bl.a. följande revisionsfrågor: ~ Finns en tillfredsställande organisation kring det systematiska arbetsmiljöarbetet? ~ Finns tillräckliga kunskaper och resurser för att upprätthålla en god arbetsmiljö samt förebygga skador och ohälsa? ~ Görs regelbundna undersökningar av arbetsförhållandena? Görs tillfredsställande inventering och bedömning av risker i verksamheten, såsom risker avseende hot och våld? ~ Finns handlingsplaner för specifika tillbud och olycksfall? Genomförs utredningar av olyckor eller ohälsa i arbetet? 3
EJ ERNST & YOUNG Qualily III fverytmng 11'e Do Vidtas åtgärder och upprättas handlingsplaner? ~ Dokumenteras det systematiska arbetsmiljöarbetet så att information sprids och möjliggör uppföljning? 2.4. Metod Granskningen tar framför allt fasta på uppföljningar, riskbedömningar och insatser gällande arbetsmiljö inom granskade verksamheter. Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har genomförts med personalchef och socialförvaltningens samt barn- och utbildningsförvaltningens ledning. Vidare har enhetschefer och personal inkl arbetsplatsombud inom granskade verksamheter intervjuats. 1 Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 2.5. Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 6 kap 7 Arbetsmiljöiagen (1977: 1160) Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001: 1 Systematiskt arbetsmiljöarbete) Kommunala mål och styrdokument på området I bilaga 1 anges en utförligare beskrivning av de revisionskriterier som varit tillämpliga vad gäller lag och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet. 3. Kommunala mål och riktlinjer 3.1. Reglementen 3.1.1. Kommunstyrelsen Enligt kommunstyrelsens reglemente, reviderat av kommunfullmäktige 2011-11-21 ingår det i kommunstyrelsens ledningsfunktion att leda och samordna personalpolitiken. Kommunstyrelsen ska avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och anställda. Det nämns inget specifikt kring styrelsens ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Istället anger reglementet att respektive nämnd är anställningsmyndighet för sin förvaltningspersonal med undantag för förvaltningscheferna, för vilka kommunstyrelsen är anställningsmyndighet. 3.1.2. Nämnderna Enligt socialnämndens och kultur- och fritidsnämndens reglementen, antagna av fullmäktige 2000-02-21 respektive 1999-09-20 2 fastslås att nämnderna har arbetsmiljöansvaret enligt arbetsmiljöiagen (undantaget förvaltningscheferna) inom sitt verksamhetsområde. I Inom socialnämndens verksamhet har intervjuer genomförts med enhetschefer och personal vid avdelningen Boken på Boklundens äldreboende samt kommunens två hemvårdsgrupper. Inom kullur- och fritidsnämndens verksamhet har bibliotekspersonal vid biblioteket i Arlöv intervjuats. 2 Kultur- och fritidsnämndens reglemente reviderades senast 2012-09-17 4
ä!j ERNST & YOUNG Qllillity fil fverything We Do 3.2. Budget 2012 och flerårsplan 2013 och 2014 Fullmäktige har beslutat om tre övergripande mål samt ett antal delmål. Ett av del m ålen är "De anställdas hälsa skall förbättras och sjukfrånvaron ska minska". Utifrån detta mål har kommunstyrelsen antagit följande delmål: Den fysiska arbetsmiljön ska förbättras ~ Den psykosociala arbetsmiljön ska förbättras Den totala sjukfrånvaron ska minska De anställdas hälsa skall förbättras Det framgår inte av budgetdokumentet vilka indikatorer som ska utgöra grunden för bedömningen av måluppfyllelsen. 3.3. Arbetsmiljöpolicy, Burlövs kommun I kommunens arbetsmiljöpolicy, daterad 2006, anges följande arbetsmiljömål: ~ Ett aktivt arbetsmiljöarbete bedrivs utifrån faktiska behov och resurser och med hänsyn till den enskilde individens förutsättningar Arbetsmiljöfrågor ingår som en naturlig del av det dagliga arbetet ~ Skador och sjukdomar orsakade av arbete förhindras Sjukfrånvaron minskas Alla anställda skall beredas möjlighet till delaktighet och inflytande i arbetet Arbetsmolivation, trivsel och samarbete befrämjas Normer skapas som uppmuntrar ett respekterande och stödjande klimat Utöver arbetsmiljöpolicyn finns det en beskrivning av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. I dokumentet fastslås vilka rutiner som gäller, hur uppföljningen ska gå till, när olika delar avarbetat ska genomföras samt vem som ska göra vad. I dokument finns följande skrivning: "Varje förvaltning i Burlövs kommun ska upprälla ell dokument som visar hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska styras. I dokumentet ska det bl. a framgå vilka de övergipande målen är för arbetsmiljöarbetet, hur delegationen ser ut och var lagar, avtal och insfruktioner finns tillgängliga. Sedan är det en/jetemaslområdenas uppgift all praktiskt karliägga brister, göra upp hancllingsplaner och uppföljning" Under granskningen har en ny arbetsmiljöpolicy och handbok för systematiskt arbetsmiljöarbete utarbetats av personalavdelningen och kommunfullmäktige antog den nya policyn 2012-11-19. Syftet har enligt uppgift varit att underlätta det systematiska arbetsmiljöarbetet och göra det mer användbart för verksamheten. I den nya rutinbeskrivningen finns ovanstående skrivning inte med. Vidare finns ett tydligt flödesschema för när vilka moment ska genomföras under året samt en tydlig mall för vad underlaget för respektive nämnds arbetsmiljörapport ska innehålla. Dessutom har enkätundersökningen för arbetsklimat och trivsel i Burlövs kommun genom en femgradig skala för svarsalternativ utvecklats till att generera en mer nyanserad uppföljning. Då den nya arbets miljö policyn och personalhandboken nyligen antagits och eftersom nuvarande revision utgår från 2012 års genomförande och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet så utgör de nya målen och rutinerna inte ett revisionskriterium för denna granskning. 5
äj ERNST & YOUNG Quality In fverytlling We Do 3.4. Kommunövergripande handlingsplaner med bäring på arbetsmiljön Utöver arbetsmiljöpolicyn finns bland annat följande handlingsplaner framtagna med bäring på kommunens arbetsmiljöarbete: ~ Jämställdhet och mångfaldsplan ~ Personalpolicy med trygghetsriktlinjer ~ Rehabiliteringspolicy Första hjälpen och krisstöd Handlingsplan vid sexuella trakasserier och hancllingsplan vid kränkande särbehandling.. Våld och hot i arbetsmiljön Alkohol och drogpolicy Policy och handlingsplan för farliga ämnen Rutiner för laboratoriearbete i skolan Trafiksäkerhetspolicy 3.5. Lokalt kollektivavtal, Förnyelse - Arbetsmiljö - Samverkan (FAS 05) Enligt budget 2012 och flerårsplan 2013 och 2014 har målsättningen under flera år varit att sluta ett samverkansavtal med anpassning till FAS 05, vilket saknas i dagsläget. Ambitionen var att under 2011 arbeta fram ett underlag till samverkansavtal. På grund av arbetssituationen med bland annat uppgraderingen av ett nytt personal- och lönesystem har detta inte kunnat genomföras. Av granskningen framgår inte när eller om ett sådant avtal förväntas vara färdigt. 4. Systematiskt arbetsmiljöarbete på kommunövergripande nivå 4.1. Styrning och uppgiftsfördelnillg av det systematiska arbetsmiljöarbetet Kommunstyrelsen har antagit fyra mål med bäring på arbetsmiljö. 3 De styrdokument som de intervjuade främst upplever vara styrande i det systematiska arbetsmiljöarbetet är dock Burlövs kommuns personalhandbok innehållande kommunens arbetsmiljöpolicy och dokumenterad rutinbeskrivning för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. I arbetsmiljöpolicyn fastslås att det är delegeringen av arbetsuppgifter som i praktiken avgör vem som är ansvarig om och när arbetsmiljöansvar skall utkrävas. Från central nivå har skriftliga uppgiftsfördelningar tagits fram, dels för förvaltningschef och dels för verksamhetschef enligt dokumentet tillika rektor, områdeschef, enhetschef och avdelningschef. Dessa tjänster har enligt fördelningen ett arbetsmiljöansvar ur ett arbetsgivarperspektiv samt rätlighet att vidaredelegera arbetsmiljöuppgifter. I fördelningen tydliggörs att förvaltningschefen ska bedriva förvaltningens verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagar- och föreskrifter och kommunens och förvaltningens arbetsmiljöpolicy, utfärda för förvaltningen gemensamma riktlinjer, rutiner och instruktioner för arbetsmiljöarbetet och årligen genomföra en revision av arbetsmiljöarbetet. Uppgiftsfördelningen harmoniserar med nu gällande delegationsordningar. Dock saknas specifik hänvisning i socialnämndens delegationsordning. 3 Se stycke 3.2 6
S!J ERNST & YOUNG Quality In Everytlling We Do Av granskningen framgår att de granskade förvaltningarna inte tagit fram ett eget dokument som visar hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. Personalchefen ställer sig frågande till skrivningen i arbetsmiljöpolicyn och menar att ett sådant dokument inte varit aktuellt hos någon förvaltning. 4.2. Stödfunktioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet 4.2.1. Personalavdelningen Enligt arbetsmiljöpolicyn skall personalavdelningen utgöra ett stöd för arbetsledare i arbetsmiljöarbetet. Stödet omfattar bland annat tolkning av lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet samt att tillhandahålla information och utbildning i arbetsrättsliga frågor. Personalavdelningen kan även vara delaktig i rehabiliteringsärenden. Personalavdelningen hjälper till med att ta fram statistik samt bevakar och uppdaterar blanketter, riktlinjer och övrigt strukturmaterial med bäring på arbetsmiljö. Vidare har varje förvaltning en uttalad kontaktperson vid personalenheten. I kommunen är det personalavdelningen som initierar och samordnar arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud. Enligt personalchefen förekommer ingen obligatorisk utbildningsgenomgång och således finns inget kravatt chefer ska ha genomgått arbetsmiljöutbildning innan arbetsmiljöuppgifter delegeras. Av intervjuerna framkommer att utbildning tillhandahålls men att det saknas en utbildningsplan för vad utbildningen ska innehålla samt med vilket intervall den ska genomföras. 4.2.2. Företagshälsovård Enligt arbetsmiljöpolicyn ska kommunens företagshälsovård vara den expertkompetens inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet som arbetsgivaren och arbetstagarna kan nyttja som ett komplement till den kompetens som finns i linjeorganisationen. Vid granskningen framförs att avtalet med nuvarande företagshälsovård är under förhandling. Företagshälsovården har enligt ny rehabiliteringsrutin fått funktionen som en förebyggande, utredande och rådgivande resurs. Chefer har möjlighet att beställa tre besök per arbetstagare, därefter kan ytterligare två besök godkännas efter samråd med personalenheten. Till följd av tidigare överutnyttjande av företagshälsovården har kraven skärpts på godkännande av närmsta chef innan medarbetaren kan söka sig till företagshälsovården. 4.3. Central skyddskommitte Fackliga representanter bjuds in till den centrala skyddskommitten. Vid dessa möten diskuteras frågor rörande organisationsförändringar, budgetfrågor samt inrapporterade avvikelser. Vid dessa möten finns även möjlighet för de fackliga representanterna att lyfta övergripande arbetsmiljöfrågor samt eventuella arbetsmiljösituationer som behöver vidare utredning och diskussion. Av protokollen framgår att det genomfördes två sådana möten under 2011 och hittills tre under 2012. Deltagande har varit kommunchef, personalchef, fackliga representanter samt övrig personal från personalenheten. Av protokollen framgår at! den kommungemensamma uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet har behandlats under 2011 och 2012. Vidare har sjukfrånvarostatistik, information om arbetsmiljöutbildningar samt nya riktlinjer för användningen av företagshälsovården avrapporterats. 7
å!l ERNST & YOUNG Quality In Evcryllling Wc Do 4.4. Uppföljning Utifrån gällande uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter samt den dokumenterade rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet, ansvarar förvaltningschefen för uppföljning och avrapportering till nämnden. På enhetsnivå är det enligt rutinen enhetschef och skyddsombud som utifrån den centralt framtagna checklistan "Hur fungerar det systematiska arbetsmiljöarbetet" tillsammans utvärderar hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerat. I samband med detta ska eventuella brister kartläggas, riskbedömas och åtgärderna ska föras in i en handlingsplan. Därefter ska respektive förvaltningschef och huvudskyddsombud sammanställa samtliga enheters uppföljningar. Uppföljningen ska sedan redovisas till respektive förvaltnings skyddskommitte och till respektive nämnd. Därefter ska personalavdelningen sammanställa samtliga nämnders uppföljningar och återrapportera sammanfattningarna till kommunstyrelsen. Personalavdelningen upprättar även en personalekonomisk redovisning. Denna presenteras för kommunstyrelsen och en sammanfattning anges i årsredovisningen. Vid granskning av redovisningen framkommer att det finns en omfattande beskrivning och analys över kommunens personalstruktur genom redovisning av antalet anställda, sysselsättningsgrad, pensionsavgångar, fördelning mellan kvinnor och män samt en sammanställning över sjukfrånvaron under året. I den kommungemensamma uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 framgår att personalhandboken inte är känd av alla i organisationen. Det konstaterades även finnas ett behov av information i chefsgruppen angående arbetsmiljöansvaret på olika chefsnivåer. I uppföljningen saknas hänvisning till den övergripande målsättningen och de arbetsmiljömål som finns angivna i arbetsmiljöpolicyn. 4.4.1. Statistik och medarbetarundersökning Rapporteringen av avvikelser och tillbud är enligt personalchefen ett viktigt utvecklingsområde. Det är inte helt tydligt vad som ska rapporteras och användningen av det kommunövergripande rapporteringssystemet B4 har varit bristfälligt. Beslut har tagits om att inte längre använda B4 men vid granskningstillfället har systemet inte ersatts. Sjukfrånvarostatistik följs upp i samband med personalbokslutet och är en central indikator för kommunens arbetsmiljömål. Statistiken redovisas till skyddskommitten på lokal och central nivå och behandlas även av nämnderna. Av intervjuerna framkommer att det på central nivå tidigare saknats ett tillförlitligt system för uppföljning. Vid granskningstillfället har programmet Adato inhandlats, vilket enligt personalchefen har förbättrat förutsättningarna för uppföljning och ett strukturerat rehabiliteringsarbete. Vidare har en kommunövergripande medarbetarenkät genomförts 2006 och 2010. Resultatet bröts ner på förvaltningsnivå och enhetsnivå och återkoppling till personalen ska ha skett via respektive chef. 4.5. Vår bedömning Att respektive nämnd har arbetsmiljöansvaret för sin verksamhet tydliggörs i respektive nämnds reglemente och i Burlövs kommuns arbetsmiljöpolicy. Enligt AFS 2001 : 1 påtalas att det skall finnas en skriftlig uppgiftsfördelning. Arbetsuppgifterna inom ramarna för det systematiska arbetsmiljöarbetet har i Burlövs kommun konkretiserats genom den centralt framtagna mallen för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Vi bedömer dock att ett förtydligande bör göras i uppgiftsfördelningen beträffande särskiljningen mellan verksamhetschef och övriga. I budget finns framtagna arbetsmiljömål. Det finns även övergripande dokumenterade rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas och från centralt håll tillhandahålls förvaltningarna med mallar och checklistor för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska 8
å!l ERNST & YOUNG Qualily In Evcrylhing We Do utvärderas och återrapporteras. Då tidigare uppföljning visat på att befintliga mallar och rutinbeskrivningar upplevts som komplicerade av förvaltningarna är det positivt att nytt material tag its fram. Betträffande det förvaltningsspecifika dokument som enligt arbetsmiljöpolicyn ska upprättas bedömer vi att policyn inte haft någon styrande funktion. Ingen av de granskade förvaltningarna har ett sådant dokument och från centralt håll framförs att sådant dokument aldrig varit aktuellt. Utifrån genomförda intervjuer och dokumentation bedömer vi att det finns en god medvetenhet kring vikten aven god arbetsmiljö inom Burlövs kommun. Dock bör en utbildningsplan fastställas. Kommunstyrelsen bör tillse att den kommungemensamma uppföljningen har en tydlig koppling till de arbetsmiljömål som finns angivna i arbetsmiljöpolicyn. I detta avseende bör även indikatorer för hur måluppfyllelsen ska bedömas tydligt framgå. Vi bedömer också att det finns utrymme för utveckling när det gäller enhetligheten i den uppföljning som nämnderna rapporterar till kommunstyrelsen samt i arbetet med riskanalyser. Det sistnämnda är framförallt viktigt för att stärka det förebyggande arbetet. Vi noterar också att rapporteringen från olika nämnder varierar i innehåll och struktur. Med undantag för socialnämnden saknas helt analys och bedömning av de väsentligaste riskerna som har identifierats under året och vilka åtgärder som ska vidtas för att minimera dessa. 5. Systematiskt arbetsmiljöarbete inom ordinärt och särskilt boende 5.1. Socialnämndens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I budget 2011 och 2012 har socialnämnden beslutat om del målet "Personalen skall känna trivsel och arbetsglädje". Måluppfyllelsen bedöms utifrån resultatet av personalenkäten "Trivsel och arbetsklimat" som finns i kommunens personalhandbok och kravet för måluppfyllelse är en nöjdhetsgrad på minst 80 %. Inom avdelningen vård och äldreomsorg framgick av enkäten 2011 att personalen upplevde att resurserna inte räckte till för uppdraget, detta gällde framförallt hemvården. Med undantag för resurstillgången bedömdes dock målet som uppfyllt 2011. 5.2. Uppgiftsfördelning Socialnämndens ordförande har signerat uppgiftsfördelningen i det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt den kommungemensamma mallen. Vidare har förvaltningschef delegerat arbetsmiljöarbetsuppgifter vidare till avdelningschefen med ansvar för vård och äldreomsorg enligt mall. Vid intervjun framför enhetscheferna att de upplever att arbetsmiljöarbetet är en integrerad del i det dagliga arbetet och att det är tydligt att de som enhetschefer har ansvar för att vissa arbetsmiljöarbetsuppgifter genomförs. 5.3. Handlingsplan och rutiner Centralt framtagen rutin för upprättande av handlingsplan följs. Varje enhetschef upprättar en handlingsplan för sin verksamhet utifrån föregående års plan och utifrån den skyddsrond och övrig dialog som förts vid enheten. Därefter sammanställs samtliga enheters handlingsplaner till en övergripande handlingsplan för avdelningen vård och äldreomsorg. Av granskningen framgår att åtgärder som identifierades vid de granskade enheterna 2011 i stor utsträckning genomförts. 9
ä!j ERNST & YOUNG QlIalily I" Evcrylhillg We Do 5.3.1. Rutiner för undersökning av arbetsmiljö förhållandena vid särskilt och ordinärt boende Skyddsronder protokollförs och genomförs årligen. Skyddsronden innefattar dels en fysisk skyddsrond som enhetschef och arbetsplatsombud genomför utifrån kommungemensam checklista och dels enkäten" Trivsel och arbelsklimaf'. Därutöver framför enhetscheferna att deras främsta verktyg för att undersöka arbetsmiljöförhållandena inom sin verksamhet är den kontinuerliga och öppna dialogen med sin personal. Det finns inte någon mall eller riktlinje för hur och när APT ska genomföras men av intervjuerna framgår att APT hålls var fjärde vecka alternativt vid behov. Av samtliga enhetschefer uppges att arbetsmiljöfrågor är en stående punkt vid APT och det uppges främst vara de fysiska arbetsmiljöfrågorna som lyfts i detta forum. Vidare framförs det vid samtliga personalintervjuer att medarbetarsamtalen fyller en viktig funktion för att diskutera arbetsmiljörelaterade frågor. 5.3.2. Tillbuds- och skaderapportering Det finns inga dokumenterade rutiner för hur tillbuds- och skaderapporteringen ska gå till men praxis är att anmälan görs manuellt på pappersblankett till närmsta chef i samråd med arbetsplatsombudet. Enhetschefen kommunicerar sedan anmälningarna vidare till personalenheten, förvaltningsledning och till den lokala skyddskommitten. Vid arbetsskadeanmälan skickas originalet vidare till Försäkringskassan. Allvarligare arbetsskador anmäls till Arbetsmiljöverket, vilket administreras av personalenheten, Aterkoppling avanmälningar sker på olika sätt och i olika utsträckning, Vanligt förekommande uppges dock vara att det kommuniceras direkt till den som anmält. Under 2011 inkom enligt sammanställningen endast ett tillbud vid Boklundens äldreboende och inom hemvården uppger enhetscheferna att tillbud mycket sällan anmäls. Vid intervjun vid Boklundens äldreboende framför dock enhetschefen att personalen blivit bättre på att anmäla tillbud och avvikelser. 5.3.3. Kurser och resurser Varje enhet tilldelas årligen medel för utbildning. Enheterna väljer själva hur de vill fördela resurserna och vilka utbildningar som ska genomföras, Utöver obligatorisk utbildning såsom introduktionsdag, utbildning i Iyftteknik samt utbildning i brandsäkerhet är det upp till enhetschefen att se till att utbildning och kompetensutveckling ges, Av granskningen framgår att samtliga enhetschefer och arbetsplatsombud någon gång deltagit i kommunens arbetsmiljöutbildning, Vidare framför förvaltningsledning och enhetschefer att de har ett bra och tydligt samarbete med personalavdelningen och företagshälsovården. Vid intervjun framgår att förvaltningen med jämna mellanrum uppdrar åt företagshälsovården att genomföra frivilliga hälsoundersökningar för personalen, 5.3.4. Riskbedömningar Av granskningen framgår att svaren från enkäten samt resultatet från den årliga skyddsronden utgör underlaget för de risker som förs över till handlingsplanen. I handlingsplanen saknas dock en riskbedömning av de olika risker som identifierats. I verksamheten görs en riskbedömning hos varje ny brukare, Det upprättas även en dokumenterad konsekvensanalys i samband med större förändringar i verksamheten, Exempelvis har hemvården gjort en risk- och konsekvensbedömning för förändring av kvällspatrullens schema och arbete, 10
JJ ERNST & YOUNG Quality III Evcrylhing We Do 5.4. Uppföljning Arligen sammanställer förvaltningschefen en dokumenterad uppföljning och utvärdering av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete utifrån respektive avdelnings handlingsplan. Detta rapporteras sedan till nämnden. I samband med denna avrapportering 2012-05-03 beslutade nämnden om handlings planen för 2012. Utöver denna uppföljning avrapporterar förvaltningschefen arbetsmiljörelaterade frågor i samband med respektive enhets verksamhetsberättelse i samband med bokslutet. verksamhetsberättelsen för hela förvaltningen samt genom redogörelse för sjukfrånvarostatistik. Nämnden delges protokollen från förvaltningens skyddskommitte och vid vissa allvarliga tillbud eller olyckor lyfts ärendet till nämnden. 5.5. Vår bedömning Socialnämnden har antagit ett specifikt arbetsmiljömål. Förvaltningschefer och enhetschefer beskriver tillgängligheten och stödet hos personalavdelningen och företagshälsovården som väl fungerande. Utifrån genomförda intervjuer bedömer vi att det finns en medvetenhet kring vikten aven god arbetsmiljö inom äldreomsorgsverksamheten samt att arbetstagare genom APT, medarbetarsamtal och enkät ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar att det kontinuerligt förs en dialog kring arbetsmiljö, dels på respektive enhet och dels enhetscheferna emellan samt inom förvaltningsledningen. Enligt vår bedömning bör dock socialnämnden stärka sin styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att begära uppföljning utifrån de arbetsmiljömål som finns i kommunens arbetsmiljöpolicy, dessa bör länkas till de mål som tagits fram på nämndsförvaltnings och enhetsnivå. Vid samtliga granskade enheter finns en av personalen känd rutin för tillbuds - och avvikelserapportering. Denna rutin är dock inte dokumenterad. AU det endast inkommit en anmälan inom hemvården tyder på resultatet inte kans anses vara tillförlitligt. Även om personalen uppges ha blivit bättre på att skriva tillbuds- och avvikelserapporter måste socialnämnden tillse au rutin för rapportering av arbetsmiljörelaterade tillbud och avvikelser upprättas och efterlevs. Vidare är det i huvudsak fysiska arbetsskador och risker som rapporteras. Rutinen kan förbättras till att i en större utsträckning inrymma psykosociala arbetsskador och risker samt risker som identifieras i förebyggande syfte. Av intervjuerna framkommer även att återkopplingen kring huruvida rapporterade risker och avvikelser har diskuterats och kommunicerats till förvaltningsledning och nämnd kan förbättras. 6. Systematiskt arbetsmiljöarbete inom biblioteksverksamheten. 6.1. Kultur - och fritidsnämndens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I budget 2012 finns det inga mål för kultur- och fritidsnämnden som har direkt bäring på arbetsmiljö. Vidare har kultur- och fritidsnämnden inte satt upp några lokala mål med direkt anknytning till arbetsmiljön utifrån arbetstagarens perspektiv. Förvaltningsledning uppger vid intervjun att den centralt framtagna arbetsmiljöpolicyn är det styrande dokumentet för arbetsmiljöfrågor. 6.2. Uppgiftsfördelning Kultur- och fritidsnämndens ordförande har signerat uppgiftsfördelningen i det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt den kommungemensamma mallen. Vidare har förvaltningschef 11
SJ ERNST & YOUNG Qualily In EveryllJing Wc Do delegerat arbetsmiljöarbetsuppgifter vidare till kulturchefen enligt mall. Vid intervjun framför kulturchefen tillika bibliotekschefen att hon upplever det som mycket tydligt vilket ansvar hon har när det gäller arbetsmiljörelaterade arbetsuppgifter. 6.3. Handlingsplan och rutiner Centralt framtagen rutin för upprättande av handlingsplan följs i stor utsträckning. Kulturchefen upprättar en handlingsplan för biblioteksverksamheten utifrån föregående års plan samt utifrån fysisk skyddsrond och övrig dialog som förts vid enheten. Därefter sammanställs samtliga handlingsplaner till en övergripande handlingsplan för kulturenheten. Av granskningen framgår att åtgärder som identifierades vid de granskade enheterna 2011 i stor utsträckning genomförts. 6.3.1. Rutiner för undersökning av arbetsmi/jöförhållandena inom biblioteksverksamheten Arligen genomför kulturchefen tillsammans med arbetsplatsombudet en fysisk skyddsrond utifrån kommungemensam checklista. Enkäten "Trivsel och arbelsklimaf' uppges inte ha använts i verksamheten. Kulturchefen framför istället att hennes främsta verktyg för att undersöka arbetsmiljöförhållandena, och framförallt psykosociala aspekter, inom sin verksamhet är den kontinuerliga och öppna dialogen med personalen. Det finns inte någon mall eller riktlinje för hur och när APT ska genomföras men av intervjuerna framgår att APT hålls varannan vecka samt att arbetsmiljöfrågor är en stående punkt på dagordningen. Vidare framförs det vid personalintervjun att medarbetarsamtalen fyller en viktig funktion för att diskutera arbetsmiljörelaterade frågor. Vid intervjun framgår att förvaltningen med jämna mellanrum ger medarbetarna möjligheten att genomgå en hälsoundersökning hos företagshälsovården. 6.3.2. Tillbuds- och skaderapportering Vid granskningen framgår att det sedan en tid tillbaka med jämna mellanrum uppstått situationer där personalen känt obehag och vissa fall känt sig hotade av personer som vistas på biblioteket och som stör verksamheten. Det finns ingen dokumenterad rutin för vad som ska anmälas och vid personalintervjun uppges att händelserna sker så ofta att de inte alltid rapporteras. Praxis är dock att personalen ska föra in dessa tillbud och avvikelser i en incidentbok som finns i receptionen. Enligt uppgift har det sedan varit en av personalen som har haft i uppgift att rapportera detta i rapporteringssystemet B4. Enligt de intervjuade bekräftas att rapportering i tillbuds- och skaderapporteringssystemet har brustit. Detta bekräftas även i protokollen från förvaltningens skyddskommitte som sammanträder ca fyra gånger om året. Ett samarbete med kommunens fältgrupp har påbörjats och verksamhetsanpassade instruktioner för hur och när personalen ska tillkalla vakt alternativt närpolis har upprättats. Riktlinjerna har kommuncerats i personalgruppen och instruktionen finns tillgänglig i receptionen. 6.3.3. Kurser och resurser Kulturchefen tilldelas årligen medel för utbildning. Enheterna väljer själva hur de vill fördela resurserna och vilka utbildningar som ska genomföras. Av granskningen framgår att förvaltningschef och bibliotekschef någon gång deltagit i kommunens arbetsmiljöutbildning. Dock har arbetsplatsombudet inte deltagit vid sådan utbildning på flera år. Vidare framför förvaltningsledning och enhetschefer att de har ett bra och tydligt samarbete med 12
å!l ERNST & YOUNG Qlla/ity In Evcryllling We Do personalavdelningen och företagshälsovården Vid intervjun framgår att personalen med jämna mellanrum får möjlighet att genomföra hälsoundersökningar hos företagshälsovården. 6.3.4. Riskbedömningar Riskbedömningen inom biblioteksverksamheten utgörs enligt uppgift av handlingsplanen samt den fysiska skyddsrond som årligen genomförs. I handlingsplanen saknas dock en riskbedömning av de olika risker som identifierats. 6.4. Uppföljning Arligen sammanställer kulturchefen en dokumenterad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Sammanställningen avrapporterades till nämnden 2012-04-10. Utöver denna uppföljning rapporterar förvaltningschefen arbetsmiljörelaterade frågor i samband med respektive enhets verksamhetsberättelse i samband med bokslutet, verksamhetsberättelsen för hela förvaltningen samt sjukfrånvarostatistik. Av granskningen framgår att det är mycket sällan som protokollen från skyddskommitten diskuteras av nämnden. Kulturchefen framför dock att nämnden kontinuerligt fått en muntlig avrapportering om situationen på biblioteket. 6.5. Vår bedömning Förvaltningschef och kulturchef beskriver tillgängligheten och stödet hos personalavdelningen och företagshälsovården som väl fungerande. Utifrån genomförda intervjuer bedömer vi att det finns en medvetenhet kring vikten aven god arbetsmiljö inom biblioteksverksamheten samt att arbetstagare genom APT, medarbetarsamtal och kontinuerlig dialog i personalgruppen ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetsm iljöarbetet. Det finns en av personalen känd rutin för tillbuds - och avvikelserapportering. Denna rutin är dock inte dokumenterad och av granskningen framgår att den i stor utsträckning inte efterlevs. Rutinen bör prioriteras och förbättras till att i en större utsträckning inrymma psykosociala arbetsskador och risker samt risker som identifieras i förebyggande syfte. Av intervjuerna framkommer även att återkopplingen kring vilka åtgärder som förvaltning och nämnd kommer vidta vid anmälningar kan förbättras. Biblioteksverksamheten är en liten verksamhet sett till antalet anställda och förutom kommunens arbetsmiljöpolicy så finns det inga specifika arbetsmiljömål för verksamheten. Enligt vår bedömning bör kultur- och fritidsnämnden stärka sin styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att på ett mer tydligt sätt begära uppföljning utifrån de arbetsmiljömål som finns i kommunens arbetsmiljöpolicy. 7. Sammanfattande bedömning 7.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Finns en tillfredsställande organisation kring det systematiska arbetsmi/jöarbetet? I kommunstyrelsens och nämndernas reglementen tydliggörs att respektive nämnd har arbetsmiljöansvaret för sin verksamhet. Bedömningen är att reglementen, delegationsförteckningar och skriftliga arbetsmiljöuppgiftsfördelningar på ett tydligt sätt kommunicerar vilket ansvar och vilka uppgifter som åligger styrelse, nämnder och 13
1J ERNST & YOUNG Quality In fvcryllli/lg We Do förvaltningschefer samt övriga chefer i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi bedömer dock att ett förtydligande bör göras i uppgiftsfördelningen beträffande särskiljningen mellan verksamhetschef och övriga chefer. I arbetsmiljöpolicyn finns övergripande arbetsmiljömål. Av granskningen framgår dock att de inte följs upp på ett systematiskt sätt och att nämnder och styrelse inte heller brutit ner målen till konkreta arbetsmiljömål för respektive verksamhet. Av intervjuerna framgår att personalavdelningen och det strukturmaterial som enheten tillhandahåller fungerar som ett stöd till förvaltningarna. Då åsikter framförts om att strukturmaterialet upplevts som komplicerat och omständigt är det positivt att en ny version av personalhandboken antogs av kommunfullmäktige 2012-11-19. Vidare upplever de intervjuade cheferna att samarbetet med företagshälsovården fungerar bra. Finns tillräckliga kunskaper och resurser för att upprätthålla en god arbetsmiljö samt förebygga skador och ohälsa? Av granskningen framkommer att det saknas rutiner för genomförande av utbildningar inom arbetsmiljöområdet och att utbildningar inte genomförs regelbundet. Det är av vikt att utbildningsbehovet inventeras, planeras och genomförs återkommande för att säkerställa att arbetsledande personal och skyddsombud har de kunskaper som krävs för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta är av särskild vikt i samband med att det nya strukturmaterialet för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete ska förankras och implementeras. Av granskningen har inte framkommit annat än att det funnits tillräckliga resurser för att upprätthålla en god arbetsmiljö. Detta understöds vidare genom att åtgärderna i handlingsplanerna 2011 för dem granskade enheterna i stor utsträckning vidtagits. Görs regelbundna undersökningar av arbetsförhållandena? Samtliga granskade enheter har årligen genomfört en fysisk skyddsrond. Beträffande enkäten "Trivsel och arbetsklimaf' så har denna genomförts vid de granskade enheterna inom socialnämndens verksamhet men inte inom biblioteksverksamheten. Undersökningar av arbetsförhållandena sker löpande under året genom dialog mellan medarbetare, arbetsplatsombud och chef och i samband med arbetsplatsträff och medarbetarsamtal. En kommunövergripande medarbetarenkät genomfördes 2006 och 2010 men det är oklart när sådan undersökning ska genomföras igen. Görs tillfredsställande inventering och bedömning av risker i verksamheten, såsom risker avseende hot och våld? Utöver den riskbedömning som görs utifrån varje ny brukare inom äldreomsorgen upprättas det årligen en handlingsplan för de riskområden som framkommit vid den fysiska skyddsronden, vid eventuell "Trivsel och arbetsklimaf' enkät samt genom kontinuerlig dialog inom enheten. Bedömningen är att inventering genomförs men att det finns utveckling för att systematisera och dokumentera arbetet samt riskbedöma de risker som identifieras. Chefer som upprättar handlingsplaner måste tillse att både fysiska och psykosociala arbetsmiljömässiga risker beaktas och redovisas i handlingsplanen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vidare bör varje nämnd tillse att respektive enhet årligen upprättar en riskanalys som ligger till grund för enhetens systematiska arbetsmiljöarbete. 14
äjj ERNST & YOUNG Quality III fverytmng Wc Do Finns handlingsplaner för specifika tillbud och olycksfall? Granskningen visar att det i personalhandboken finns kommungemensamma handlingsplaner för specifika tillbud och olycksfall, ex hot och våld. På biblioteket har dessutom en verksamhetsspecifik rutin för trygghet och säkerhet upprättats. Genomförs utredningar av olyckor eller ohälsa i arbetet? Arbetsskador utreds av närmsta chef och administreras av personalenheten. Granskningen visar att det saknas dokumenterade rutiner eller riktlinjer för rapportering av tillbud och avvikelser. Då granskningen även visar att arbetsmiljörelaterade avvikelser och tillbud i stor utsträckning inte anmäls bör de granskade nämnderna omgående säkerställa att en rutin för tillbuds- och avvikelserapportering implementeras, dokumenteras och förankras i verksamheterna. Vidtas åtgärder ocll upprättas handlingsplaner? Handlingsplaner upprättas årligen och i planen anges vem som ansvarar för att en viss åtgärd ska genomföras samt när åtgärden ska ha vidtagits. Av granskningen framgår att åtgärder som identifierades vid de granskade enheterna 2011 i stor utsträckning genomförts och följts upp. För att stärka det förebyggande arbetet bör dock handlingsplanerna i en större utsträckning kopplas till de arbetsmiljömål som finns i kommunen och de risker som identifierats. Dokumenteras uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet så att information sprids och avrapporteras till nämnden? Nämnden delges årligen en redovisning och handlingsplan för förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Nämnderna tar även del av protokoll från skyddskommiteerna samt förvaltningens sjukfrånvarostatistik. Generellt är det lite information som efterfrågas och kommuniceras till nämnden utöver vad som nämnts ovan. Uppföljningar skickas till personalavdelningen som gör en kommunövergripande sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Denna presenteras sedermera för kommunstyrelsen och en sammanfattning anges i årsredovisningen. Vidare upprättar personalavdelningen en personalekonomisk redovisning som kort redovisas i årsredovisningen. Enligt vår bedömning bör den kommungemensamma uppföljningen på ett mer tydligt sätt kopplas till de arbetsmiljömål som finns i kommunen. Uppföljningen bör även resultera i en sammanfattande bedömning av huruvida kommunens övergripande arbetsmiljöarbete kan anses vara tillräckligt och tillfredsställande utifrån uppsatta mål. Det finns också utrymme för utveckling när det gäller att skapa en enhetlig struktur på nämnderas rapportering till kommunstyrelsen. 7.2. Identifierade förbättringsområdenirekommendationer Våra identifierade förbältringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen som huvudansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet bör i sin uppsikt säkerställa alt såväl extern lagstiftning som interna styrdokument och arbetsmiljömål efterföljs inom kommunens samtliga nivåer i den kommunala organisationen. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör säkerställa alt förvaltningen och enheterna årligen genomför och dokumenterar heltäckande riskanalyser som ligger till grund för verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Riskanalyserna bör omfatta 15
g}j ERNST & YOUNG Qll.1lity III fveryllling We Do f både fysiska och psykosociala arbetsmiljörisker. Utifrån framtagen riskanalys bör konkreta arbetsmiljömål arbetas fram. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör mera kraftfullt styra och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och förvissa sig om att arbetet bedrivs tillfredsställande utifrån lagstiftning och framtagna arbetsmiljömål. Rutinen för tillbuds - och avvikelserapportering bör tydliggöras i en tydlig dokumenterad rutin för att i högre utsträckning dokumenteras samt omfatta psykosociala arbetsskador och risker som identifieras i förebyggande syfte. Socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden bör säkerställa att enhetliga rutiner upprättas för att tydliggöra vad som ska rapporteras och följas upp. Kommunstyrelse och nämnder bör säkerställa att samtliga chefer och skyddsombud inom kommunen har de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som krävs för att fullgöra arbetsmiljöuppdraget i Burlövs kommun. Arlöv den 22 januari 2013 $9~ Sofie Bredberg Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB 16
äj ERNST & YOUNG Quality In Evcrylllillg We Do Bilaga 1 Intervjuade Stefan Palmer - Personalchef Maud Jörwall - Förvaltningschef, socialförvaltningen Krister Pettersson - Avdelningschef vård och äldreomsorg Anders Öhlin - Förvaltningschef, utbildnings- och kulturförvaltningen Agneta Jakobsson - Kulturchef tillika bibliotekschef Personalgrupp - Biblioteket Lii Ljunggren - Enhetschef Boklunden, avdelningen Boken Maj-Lis Persson - Enhetschef hemvården Asa Gymark - Enhetschef hemvården Personalgrupp 1 hemvården Personalgrupp 2 hemvården Källförteckning Arbetsmiljöpolicy, Burlövs kommun Personalhandboken Kommungemensam uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2011 Reglemente för Socialnämnden Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglemente för kommunstyrelsen Arsbudget 2011 med flerårsplan 2013-2014 Arsbudget 2012 med flerårsplan 2013-2014 Arbetsfördelning socialnämnden Arbetsfördelning kultur- och fritidsnämnden Systematiskt arbetsmiljöarbete - redovisning och handlingsplan för socialförvaltningen samt för hemvården och avdelningen boken på Boklunden Systematiskt arbetsmiljöarbete - redovisning och handlingsplan för kultur- och fritidsförvaltningen samt för biblioteket. Delegeringsordning, socialnämnden Blankett för riskbedömning på lokal nivå (vid ny brukare, vid hot och våld) Protokoll från skyddskommitte på central och lokal nivå Personalbokslut 2011 och 2012 17
äj ERNST & YOUNG Quality In Everyllling We Do Bilaga 2 Revisionskriterier Kommunens ansvar för arbetsmiljön regleras primärt i följande lagar och föreskrifter, vilka utgör den norm/ kriterier som granskningens resultat värderas mot. Kommunallagen (1991 :900) Enligt kommunallagens 6 kap. 7 skall nämnden/styrelsen inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden skall även tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Utifrån arbetsmiljöiagen och Arbetsmiljöverkets riktlinjer innebär det enligt Arbetsmiljöverkets skrift' att nämnden/styrelsen har följande uppgifter vad gäller arbetsmiljön: I> Se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljöiagen och föreskrifterna för arbetsmiljön I> Verkstalla fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram I> Se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet I> Se till att förvallningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet I> Ge förvaltningschefen ratt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att SAM kan drivas ute på arbetsplatserna och att tillrackliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med I> Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar I> Se till att förebyggande åtgarder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget I> Se till att SAM följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. Arbetsmiljöiagen (1977: 1160) I arbetsmiljöiagen anges de regler om skyldigheter som arbetsgivare ska vidta för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Vad avser arbetsmiljön omfattar den alla faktorer och förhållanden i arbetet såsom tekniska, fysiska, arbetsorganisatoriska, sociala samt arbetets innehåll. I arbetsmiljöiagen 3 kap. anges allmänna skyldigheter som förpliktigar arbetsgivaren att systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sådant sätt så att arbetsmiljön uppfyller angivna krav på en god arbetsmiljö. Vidare är det arbetsgivarens uppgift att utreda arbetsskador, fortlöpande inventera riskerna i verksamheten samt vidta åtgärder för de situationer som föranlett arbetsmiljöskador. Arbetsgivaren skall som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumentera arbetet och upprätta handlingsplaner, tillse att arbetstagaren får god information om verksamhetens arbetsmiljöarbete samt informera om vilka risker som finns förknippade med arbetet. Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Exempelvis ingår att rapportera risker, att ge förslag på åtgärder och synpunkter på resultatet av genomförda åtgärder. De är också av vikt att de enskilda arbetstagarna medverkar när arbetsmiljöpolicyn och rutinerna tas fram. Tillhörande arbetsmiljöiagen har regeringen antagit en arbetsmiljöförordning (1977:1166) som innehåller vissa kompletterande regler till lagen. 4 Så kan du som politiker hantera arbetsmiljöfrågor. Systematiskt arbetsmiljöarbete - ett bra verktyg för politiskt valda i kommun och landsting. 18