SLU Rolladministration i PaletteArena 5.3 Jenny Kjellström 2012-03-16 Beskriver hur man lägger upp och inaktiverar en mottagare, hur man flyttar/styr om fakturor från/till andras inkorgar samt hur man lägger upp en tillfällig användare åt någon annan.
Innehållsförteckning Hantering av fakturor i PaletteArena... 3 Mer om flödesförslag och referenser... 3 Rolladministratörens uppgifter... 4 1. Lägga upp en ny mottagare... 5 1.1 Lägga upp ny användare... 6 1.2. Mottagarroll... 7 1.2.1 Alternativ 1: Skapa en helt ny roll... 7 1.2.2 Alternativ 2: Skapa en ny roll genom att kopiera en befintlig roll... 10 1.3. Konteringsförslag... 12 1.3.1 Sök fram passande konteringsförslag... 12 1.3.2 Lägg upp ett nytt konteringsförslag... 12 1.4 Lägga upp nytt Flödesförslag... 14 1.4.1 Definiera flödesförslagets egenskaper... 14 1.4.2 Lägg till roller i flödet... 15 1.5 Referenser... 16 1.5.1 Referensens egenskaper... 16 1.5.2 Lägg till Alias... 16 1.6 Mejla lösenord till mottagaren... 17 1.6.1 Alternativ 1: Mejla ditt angivna lösenord till mottagaren... 17 1.6.2 Alternativ 2: Låt systemet automatgenerera ett lösenord... 17 2. Inaktivera en mottagare... 18 2.1 Referensen... 19 2.1.1 Ta bort referensen... 19 2.1.2 Lägg till referensen som Alias på en annan referens... 19 2.2 Flödesförslaget... 20 Alternativ 1: Ta bort flödesförslaget... 20 Alternativ 2: Behåll flödesförslaget men ta bort mottagaren... 20 2.3 Kontrollera rollens aktiva fakturor... 21 2.4 Inaktivera rollen... 22 2.5 Sätt t.o.m. datum för användaren... 23 3. Flytta/styra om fakturor från/till andras inkorgar... 24 4. Tillfällig användare... 26 1
4.1 Lägg till tillfällig användare... 26 4.2 Ta bort tillfällig användare... 28 5. Kontrollera behörigheter... 29 Bilaga 1. Chefs roll... 30 Vad innebär Chefs roll?... 30 Vad händer om det både finns en roll för flödeskomplettering och rutan Chefs roll är ibockad?. 31 Exempel på organisation av slutattestanter i flera led... 32 Bilaga 2. Checklistor... 33 2
Hantering av fakturor i PaletteArena I PaletteArena hanteras fakturorna av Roller! En person kan ha flera roller. Det finns olika typer av roller med olika egenskaper, t.ex. finns det roller som är: Mottagare beställaren av varan/tjänsten Konterare den som bokför kostnaden Slutattestant ekonomiskt ansvarig för utbetalningen Rolladministratör administrerar andras roller (rolladministratörer som inte tillhör ekonomienheten administrerar enbart Mottagare) För att en person ska få åtkomst till PaletteArena behöver den få: En användarkod som används vid inloggning och som knyts till en eller flera roller. En användarkod = en person. En roll som användarkoden knyts till Ett konteringsförslag som ger ett förslag på hur användarens faktura ska kostnadsföras. Ett flödesförslag som bestämmer vilken roll som ska ta emot fakturan och ger förslag på vilka andra roller som ska behandla fakturan. En referens med samma namn som flödesförslaget. Det är detta namn som ska uppges som vår referens vid beställning hos leverantören. Genom att även lägga till ett Alias ökar sannolikheten att fakturan hittar till rätt mottagare. Mer om flödesförslag och referenser Enligt regelverket i PaletteArena måste en faktura behandlas av en mottagare, en konterare och en slutattestant. Flödesförslagen ska därför läggas upp på följande sätt: Mottagare Konterare Slutattestant Namnet på flödesförslaget är normalt detsamma som användarkoden, men det finns möjlighet för en användare att ha flera olika flödesförslag. Det kan t.ex. vara praktiskt om man arbetar på två institutioner, exempelvis 415 och 435. Då kan man ha en användarkod/inloggning som heter 415JKM, men ha ett flödesförslag som heter 415JKM och ett annat som heter 435JKM. Samma roll kan läggas upp som mottagare (alt. att användaren får två mottagarroller) och det som skiljer är konteraren och slutattestanten samt namnet på flödesförslaget och konteringsförslaget. Namnet på referensen ska vara detsamma som namnet på flödesförslaget. Om det är institution 415 som ska betala fakturan uppger man 415JKM som referens vid beställningen och om det är institution 435 som ska betala uppger man 435JKM som referens. Referensen och flödesförslaget gör att det blir en automatisk träff på flödesförslaget i PaletteArena när den elektroniska fakturan inkommer till SLU. En automatisk träff innebär att det inte krävs någon manuell handpåläggning för att hitta rätt mottagare och fakturan når fram till mottagaren fortare. 3
Rolladministratörens uppgifter Alla institutioner har egna rolladministratörer som ska hantera institutionens mottagare. Roller för konterare och slutattestanter administreras av ekonomienheten. Övrig administration av konterare och attestanter, exempelvis uppläggning av användarkod, skall dock skötas av respektive institutions rolladministratör. Som rolladministratör har du följande arbetsuppgifter Lägga upp mottagare: Se till att en person kan börja använda sig av PaletteArena och ta emot fakturor. Inaktivera mottagare: Stänga personens möjligheter att använda PaletteArena samt styra om så att rollen inte längre kan infogas i flöden och att eventuella restfakturor når en annan mottagare. Flytta/styra om fakturor från/till andras inkorgar: Du har möjlighet att flytta aktiva fakturor mellan olika inkorgar och du kan redigera flöden för fakturor som inte befinner sig i din inkorg. Tillfällig användare: Du kan lägga in tillfällig användare för roller som du är rolladministratör för. Arbetsuppgifterna kräver att du är i din Rolladministratörs-roll, t.ex för inst 415: 4
1. Lägga upp en ny mottagare Menypunkterna hittar du under Administration/Generellt samt Administration/Faktura När du lägger upp en ny mottagare går du igenom sex olika moment. Dessa visas i tabellen nedan. Tabellen kan användas som checklista när du lägger upp mottagaren. Moment vid uppläggning av mottagare Moment Menypunkt Ja 1 Lägga upp ny användare 2 Mottagarroll Alternativ 1: Lägg upp en helt ny Roll - Lägg upp information om rollen - Tilldela Behörighet under Behörighetsurval: SL i Bolag Alternativ 2: Kopiera en befintlig roll 3 Konteringsförslag Söka fram passande konteringsförslag Ev. lägga upp nytt konteringsförslag om inget passar. 4 Lägga upp nytt flödesförslag Flödesförslagets egenskaper Lägg till Roller 5 Referenser Referensens egenskaper Lägg till Alias 6 Mejla inloggningsuppgifter 5
1.1 Lägga upp ny användare Klicka på menypunkten Användare under Administration/Generellt: Klicka på knappen Ny: Användare: Personens användarkod. Ska alltid vara uppbyggt med institutionens tre siffror och första bokstaven i förnamnet samt första och sista bokstaven i efternamnet. Namn: Personens namn Språk: Välj det språk personen bäst behärskar. Visa X antal rader : Det antal rader i listor som personen ser på en och samma sida. Tema: Bakgrundsfärg Startsida: Alltid fakturainkorgen, d.v.s Mina fakturor E-post: Hit skickas automatgenererade lösenord samt påminnelser om att man har fakturor för behandling. Viktigt att det blir rätt! Sms: Personens telefonnummer Om du bockar i rutorna Byt lösenord vid nästa inloggning samt Skicka inloggningsuppgifter kommer ditt lösenord att skickas till användarens e-postadress inom 5 minuter efter att du har sparat. Det bästa är dock att vänta med detta tills efter att du har gjort klart mottagaren (se kapitel 1.6). Lösenord: Minst 7 tecken, varav versaler, gemener och siffror. Spara! Nu har du gjort klart din användare! 6
1.2. Mottagarroll Klicka på menypunkten Roll under Administration/Generellt: Du kan skapa en roll på två sätt, antingen genom att skapa en helt ny roll eller också kopiera en redan existerande roll som du är rolladministratör för. Du ska alltså inte följa både 1.2.1 och 1.2.2 utan du ska välja ett av sätten. 1.2.1 Alternativ 1: Skapa en helt ny roll Om du vill skapa en helt ny roll utan att kopiera en befintlig klickar du på knappen Ny: Första delen: Lägg upp information om rollen Följande fält ska fyllas i: Förklaringar till respektive fält finns på nästa sida. 7
Roll: Ska bestå av institutionens tre siffror, institutionens namn förkortat samt innehavarens förnamn + ev. initial för efternamn. Namn: Detsamma som Roll Aktiv och Kan infogas i flöde ska vara ibockade. Rolladministratör: Blir med automatik den rolladministratör som lägger upp rollen. Chefs roll: Är bara aktuell för slutattestanter med begränsad attesträtt (se Bilaga 1). Rollbevakare: Den roll som tar emot fakturan när den legat obehandlad i 9 dagar (normalt administratören). Sök gärna fram rollen genom att klicka på rubriken Rollbevakare: Överför faktura till rollbevakaren : Alltid siffran 9. Det betyder att om en faktura har legat i rollens inkorg i 9 dagar så trillar den över till rollbevakarens inkorg. Skicka påminnelse till rollbevakaren : Alltid siffran 0. Det ska inte skickas påminnelser till rollbevakaren. Skicka påminnelse efter X dagar i inkorgen: Alltid siffran 1. När rollen haft en faktura i sin inkorg 1 dag så skickas ett mejl till användarens e-postadress. Skicka påminnelse efter X dagar före förfallodatum: Alltid siffran 7. Ett mejl skickas till användarens e- Steg postadress 1: Lägg när upp det information är 7 dagar kvar om till rollen förfallodatum. (höger sida.) Användare: Användarkoden för den person som ska ha tillgång till rollen. Användaren måste sökas fram genom att klicka på rubriken Användare: Mottagare: Ska bockas i. Ger rollen möjlighet att behandla fakturan i egenskap av mottagare. Användare är användarkoden tillhörande den person som ska ha tillgång till rollen TillfAnv: Ska bockas i. Ger rollen möjlighet att tilldela sig själv en tillfällig användare. För att slutföra första delen ska du nu trycka på SPARA! Knapparna till höger om Radera-knappen har nu blivit upplysta. Gå vidare med andra delen. 8
Andra delen: Tilldela rollen behörighet 1. Klicka på knappen Behörighetsurval: 2. Skriv SL i rutan Bolag: 3. Tryck på Tilldela: Svara därefter JA vid frågan om du vill spara. Nu har du gjort klart din roll enligt Alternativ 1! Extra information: Det finns en behörighetsgrupp som heter Kodare. Denna innebär att mottagaren kan sätta kostnadsställe, projekt, fritt fält och verifikationstext i PaletteArena precis som en konterare! Kontot måste dock sättas av konteraren och i och med att konteraren trycker på Godkänd har denne också bekräftat kodarens kontering. 9
1.2.2 Alternativ 2: Skapa en ny roll genom att kopiera en befintlig roll Om du redan har lagt upp en roll enligt ovan beskrivning behöver du INTE göra detta moment. När du ska lägga upp en ny roll kan du kopiera en befintlig. På så sätt behöver du inte göra om alla moment. 1. Sök fram de roller som du är rolladministratör för. 2. Välj en roll med samma egenskaper som den roll du vill skapa, t.ex. 415 Ekol Achim G om du är rolladministratör för institution 415. 3. Tryck på knapp Kopiera roll: 10
4. Ange benämningen och namnet på den nya rollen den roll som du vill lägga upp. Strukturen skall vara den samma som den roll du kopierar från (se kap. 1.2.1 Alternativ 1 för mer info om hur rollnamn ska vara uppbyggda). 5. Tryck OK. Du har nu fått en ny roll, med den benämning och det namn du angav, som har samma egenskaper som den roll du kopierade: Flera behörighetsgrupper har dykt upp, men det är bara den kopierade rollens behörigheter som är valda. Du kan bara tilldela de behörigheter som är tillgängliga för den kopierade rollen. 6. Tilldela rollen en användare genom att trycka på rubriken Användare och söka fram användarkoden för den person som ska inneha rollen: 7. Spara! Bolag är redan tilldelat så du behöver inte göra detta extra moment. Nu har du gjort klart din roll enligt Alternativ 2! 11
1.3. Konteringsförslag Klicka på menypunkten Konteringsförslag under Administration/Generellt: 1.3.1 Sök fram passande konteringsförslag 1. Sök fram befintliga konteringsförslag för din institution: Konteringsförslag: Skriv din inst följt av * Tryck på Sök Du får nu fram en lista på de konteringsförslag som finns upplagda för din institution: 2. Klicka på ett som ser ut att stämma med dina önskemål. Kontrollera att det har den kombination av kst, proj, och ev. fritt fält samt den fördelning som du vill ha. Om du inte hittar ett konteringsförslag som passar måste du skapa ett nytt enligt kapitel 1.3.2 nedan. 1.3.2 Lägg upp ett nytt konteringsförslag Om du behöver lägga upp ett nytt konteringsförslag klickar du på knappen Ny: 1. Ange egenskaperna för konteringsförslaget Bolag: SL, SLU Konteringsförslag: Namnet på konteringsförslaget. Bör beskriva konteringen. 2. Spara! Du är inte klar med konteringsförslaget ännu, fortsättning följer på nästa sida 12
3. Lägg till konteringsrader genom att trycka på plustecknet: 4. Definiera konteringsförslaget i följande ruta: Om du inte hittar dina värden i rullisten kan du söka fram dem genom att klicka på rubriken bredvid respektive rullist. 5. Tryck OK: Nu ser det ut såhär: Konto: Alltid konto 4999 KST: Ditt valda kostnadsställe PROJ: Projekt. Kan vara ett särskilt projekt eller A Ange giltigt projekt : FRITT: Fritt fält. Är frivilligt att ange. Andel%: Hur stor andel av beloppet på fakturan som ska konteras med denna kontering. Anger man 100 kommer hela beloppet att få denna kontering. 6. Spara! Nu har du gjort klart ditt konteringsförslag! Extra information: Om man vill dela upp konteringsförslaget på fler konteringar måste du ange ett mindre procentantal än 100. Efter att du sparat första konteringsraden adderar du flera rader genom att trycka på plustecknet igen och göra om proceduren. Upprepa tills du fått de konteringsrader du vill ha och summan av Andel% blir 100. När det är klart kan det t.ex. se ut såhär: 13
1.4 Lägga upp nytt Flödesförslag För att den inkommande fakturan ska hitta fram till mottagarens roll måste det finnas ett flödesförslag. Annars går det inte att skicka fakturan till inkorgen från fakturaloggen. Gör såhär: Klicka på menypunkten Flödesförslag under Administration/Generellt: Klicka på knappen Ny: 1.4.1 Definiera flödesförslagets egenskaper Bolag: SL, SLU Flödesförslag: Normalt samma som användarkoden. Kan användas för: Bocka i Faktura Konteringsförslag: Namnet på det konteringsförslag du sökte upp/lade upp i föregående avsnitt. Sök gärna upp detta genom att klicka på rubriken Konteringsförslag. Chefs roll: Bocka i denna om slutattestanten i flödet har begränsad attesträtt. I de fall som mottagarens faktura överstiger attestbeloppet kommer slutattestantens chef adderas till flödet med automatik. En förutsättning är dock att slutattestanten har en chefsroll definierad i sin roll. Läs mer om detta i Bilaga 1. Om du inte vet om attestanten har en chefs roll kan du lägga till en Roll för flödeskomplettering (se nästa sida). Spara! Du är inte klar med flödesförslaget ännu, fortsättning följer på nästa sida 14
1.4.2 Lägg till roller i flödet 1. Klicka på symbolen för Infoga roll i flödet: 2. Sök upp Mottagarrollen och dubbelklicka på denna. 3. Upprepa proceduren med Konterare och Slutattestant. För att lägga till en roll efter en annan ska du alltid klicka alltid på den Infoga roll som är längst ner i bilden. När det är klart kan det se ut såhär: 4. Spara! Nu har du gjort klart ditt flödesförslag! Extra information Roll för flödeskomplettering enlig attestbeloppet Om slutattestanten har ett begränsat attestbelopp och du inte vet om den har en Chefs roll, kan du manuellt lägga till den roll som ska ta hand om de fakturor som överstiger attestbeloppet. Detta gör du genom att fylla i Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet: Precis som vid Chefs roll kommer då denna roll att läggas till sist i flödet, i de fall slutattestantens attesträtt inte räcker till. 15
1.5 Referenser Att lägga upp en fakturareferens gör att fakturan lättare hittar till rätt mottagare. Gå till Administration/Faktura och klicka på menypunkten Referenser: Klicka på knappen Ny: 1.5.1 Referensens egenskaper 1. Ange referensens egenskaper Referens: Samma som namnet på Flödesförslaget Bolag: SL, SLU Typ 1: Bocka i denna. 2. Spara! 1.5.2 Lägg till Alias Du kan nu lägga till varianter, s.k. Alias på referensen. Leverantören kan t.ex. kasta om siffrorna och bokstäverna så att det istället för 415JKM står JKM415. Genom att lägga till detta som Alias hittar fakturan ändå fram till rätt mottagare. Man kan även ha personens namn som Alias. Då blir det en träff även om det är personens namn och inte flödesförslag som står som Vår referens står på fakturan. Gör dock bara detta om det är ett ovanligt namn och det är osannolikt att det finns fler på SLU som kan få detta Alias. 1. Skriv in Alias: 2. Klicka på Lägg till: När du är klar kan det se ut såhär: 3. Spara! Nu har du gjort klart din referens! 16
1.6 Mejla lösenord till mottagaren PaletteArena kan mejla ett lösenord till mottagaren så att denne kan logga in. Du gör detta inifrån Användare (Administration/Generellt/Användare) men görs lämpligen som ett sista steg. Systemet kan antingen mejla det lösenord du angav för användaren eller generera ett nytt slumpmässigt lösenord. Det tar ca 5 minuter innan användaren får sitt lösenord. 1.6.1 Alternativ 1: Mejla ditt angivna lösenord till mottagaren Om du bockar i nedanstående rutor, skriver ett eget lösenord och trycker SPARA så kommer det lösenord du angav att skickas till användaren: Under tiden du lägger upp en ny användare är rutan Skicka inloggningsuppgifter automatiskt klickbar, men om du går in på en befintlig användare är rutan gråmarkerad. För att kunna markera rutan Skicka inloggningsuppgifter igen får du 1. Avmarkera rutan Byt lösenord vid nästa inloggning 2. Markera rutan vid Byt lösenord vid nästa inloggning igen. 3. Markera Skicka inloggningsuppgifter och tryck på SPARA-knappen så skickas lösenordet. När en användare är upplagd och sparad är det dock smidigare att skicka lösenord enligt nedan. 1.6.2 Alternativ 2: Låt systemet automatgenerera ett lösenord När du lägger upp en ny användare är knappen Skicka inloggningsuppgifter gråmarkerad och det händer inget när du klickar på den: Efter att användaren är sparad lyser knappen upp och den blir klickbar: 1. För att automatgenerera ett lösenord klickar du bara på knappen Skicka inloggningsuppgifter. Sedan är det klart! Som ett bevis på att lösenordet blev skickat har rutan Byt lösenord vid nästa inloggning blivit ibockad: Du kan göra detta hur många gånger som helst (det blir ett nytt lösenord för varje gång). Du har nu gjort alla steg som krävs för att lägga upp en mottagare! 17
2. Inaktivera en mottagare När du ska inaktivera en mottagare går du igenom samma moment som när du lägger upp en ny mottagare men i omvänd ordning! Konteringsförslaget kan dock vara kvar. Ett tillägg är att kontrollera om rollen har några aktiva fakturor i sin inkorg eller om någon faktura är på väg till dennes inkorg. I så fall måste fakturan lyftas bort/styras om. Annars går det inte att inaktivera rollen och du får ett felmeddelande! Nedanstående tabell sammanfattar momenten och du kan använda tabellen som en checklista. Moment vid inaktivering av mottagare Moment Menypunkt Ja 1 Referensen Ta bort referensen Lägg till referens som Alias på annans referens 2 Flödesförslaget Alt.1 Ta bort Flödesförslaget Alt.2 Behåll flödesförslaget men ta bort mottagaren 3 Kontrollera rollens aktiva fakturor Styr om fakturor Flytta fakturor från rollens inkorg 4 Inaktivera rollen 5 Sätt t.o.m. datum för användaren 18
2.1 Referensen Gå till Administration/Faktura och klicka på menypunkten Referenser: 2.1.1 Ta bort referensen 1. Sök upp den aktuella referensen: Referens: Den referens du vill söka upp Klicka på Sök 2. Klicka någonstans i urvalet, t.ex. på namnet för referensen: 3. Klicka på Radera: Referensen är nu borttagen. 2.1.2 Lägg till referensen som Alias på en annan referens Efter att en mottagare har inaktiverats kan det ändå trilla in fakturor med dennes referens. För att fakturan ändå ska nå fram till rätt institution ska man lägga användarkoden som Alias på någon annans referens, t.ex. personens ersättare eller administratören på institutionen. Då kommer fakturorna dit istället. I avsnitt 1.5.2 finns instruktioner för hur man lägger till Alias på referenser. 19
2.2 Flödesförslaget Gå till Administration/Generellt och klicka på menypunkten Flödesförslag. 1. Sök upp det aktuella flödesförslaget: Flödesförslag: Namnet på det flödesförslag du vill söka upp. Klicka på Sök 2. Klicka någonstans i urvalet, t.ex. på namnet för flödesförslaget: Alternativ 1: Ta bort flödesförslaget Tryck på knappen Radera för att ta bort flödesförslaget helt: Alternativ 2: Behåll flödesförslaget men ta bort mottagaren Om man vill ha flödesförslaget sökbart i PaletteArena en tid kan man välja att ha detta kvar, men ta bort mottagaren. Klicka då på figuren med det röda krysset i den roll du vill ta bort. Flödesförslaget ser nu ut såhär: När man anger flödesförslaget kommer fakturan att komma till administratören Du kan även välja att ha någon annan roll först i flödet. 20
2.3 Kontrollera rollens aktiva fakturor För att rollen ska kunna inaktiveras får den inte ha några fakturor på väg till sig eller ha några fakturor i sin inkorg. 1. Sök upp rollens fakturor genom att gå till menypunkten Rapporter och klicka på Fakturor Flödesstatus. Roll: Sökkriterier för rollens namn Status: Aktiv Klicka på Sök. Nu syns det bl.a. vad rollen har för fakturor på väg till sig och vad det finns för fakturor i rollens inkorg (För behandling och Under utredning): 2. För att styra om fakturor på väg klickar man på siffran i högra kanten under rubriken På väg: För att flytta fakturor från personens inkorg gör du på samma sätt under rubriken För behandling och Under utredning. 3. Klicka någonstans på fakturaraden, t.ex. Leverantör, för att få upp fakturan: 4. Se kapitel 3. Flytta/styra om fakturor från/till andras inkorgar, fr.o.m. punkt 3, för fortsatt information om hur du flyttar och styr om fakturor. 21
2.4 Inaktivera rollen Gå till Administration/Generellt och klicka på menypunkten Roll. 1. Sök upp den aktuella rollen: Roll: Sökkriterier för namnet på den roll du vill söka upp Klicka på Sök 2. Klicka någonstans i urvalet, t.ex. på namnet: 3. Klicka på rutorna Aktiv och Kan infogas i flöde så att de blir urbockade: 4. Tryck Spara Rollen är nu inaktiv, vilket syns efter att du har tryckt på knappen Föregående nivå: OBS!! Om rollen har varit inblandad i några fakturor får du får aldrig trycka på knappen Radera! Endast om du felaktigt lagt upp en roll som inte ska användas får du trycka på Radera-knappen. 22
2.5 Sätt t.o.m. datum för användaren Gå till Administration/Generellt och klicka på menypunkten Användare. 1. Sök upp den aktuella användaren: Användare: Användarkoden för den användare du vill söka upp Klicka på Sök 2. Klicka någonstans i urvalet, t.ex. på namnet: 3. Skriv in morgondagens datum i rutan Giltig t.o.m. 4. Tryck Spara Du har nu gjort klart alla moment och mottagaren är helt inaktiverad! 23
3. Flytta/styra om fakturor från/till andras inkorgar Som rolladministratör har du behörighet att flytta en faktura från en inkorg till en annan. Du kan också redigera flödet för en faktura, trots att den inte är i din inkorg. 1. Börja alltid med att söka upp fakturan med hjälp av en rapport, t.ex. Visa faktura: Rapporten Fakturor Flödesstatus är bra i bokslutstider för att se vilka personer som har fakturor i sina inkorgar. Läs mer om hur du gör med denna rapport i kapitel 2.3 Kontrollera rollens aktiva fakturor. 2. Klicka någonstans på raden, t.ex. leverantörsnumret Du har nu fått upp fakturan. 3. Klicka därefter på knappen Flöde: Såhär styr du om fakturan (ändrar fakturans fortsatta flöde): 4. Redigera flödet precis som vanligt. Den roll som har fakturan i sin inkorg är rödmarkerad. Tryck på Infoga roll i flödet: eller Infoga flödesförslag: för att lägga till roller efter den roll som har fakturan i sin inkorg. Tryck på Ta bort roll från flödet: för att radera roller efter den roll som har fakturan i sin inkorg. 5. Tryck på SPARA: 24
Såhär flyttar du fakturan från en inkorg till en annan: 4. För att flytta fakturan från den inkorg som den ligger i klickar du på Ersätt roll: 5. Sök upp den roll som fakturan ska flyttas till. 6. Dubbelklicka på vald roll. Nu ser det ut såhär: 7. Tryck på SPARA: Nu har fakturan flyttats från 934 JEP Juridik o dok chef till 934 JEP Ekonomichef. 25
4. Tillfällig användare En mottagare kan lägga in en tillfällig användare åt sig själv. Dock har även du som rolladministratör behörighet att lägga in tillfällig användare för de roller som du är rolladministratör för. Den tillfälliga användaren får behörighet till rollens inkorg under den tidsperiod som du definierar. 4.1 Lägg till tillfällig användare 1. Klicka på Administration > Generellt > Tillfällig användare. 2. Ange sökkriterier för rollen och tryck på Sök. 3. Klicka någonstans i urvalet, t.ex. på Namn 4. Ange vem som ska vara den tillfälliga användaren och under vilken tidsperiod Användare: Användarkoden för den som ska vara tillfällig användare. Sök gärna upp användaren genom att klicka på rubriken Användare Fr.o.m. datum: Det datum då den tillfälliga användaren ska börja få åtkomst till inkorgen Åter datum: Det datum då den tillfälliga användaren inte längre ska ha tillgång till inkorgen. Du är inte klar med den tillfälliga användaren ännu, fortsättning följer på nästa sida 26
5. Tryck på knappen Lägg till: Nu ser det ut såhär: 6. Spara: Extra information: Det kommer att stå Nej under Användaren tillagd ända tills datumet för fr.o.m. datum har inträffat och PaletteArena har kört en snurra som uppdaterar Tillfälliga användare. Snurran går var 5:e minut. Efter detta står det Ja i Användaren tillagd : Om du nu söker upp Achims roll ser du att det nu finns två användare på den: Under tidsperioden är Achims inkorg valbar för 934JKM: 27
Lägga upp tillfällig användare inifrån Roll-bilden Du kan också välja att lägga upp den tillfälliga användaren inifrån Roll-bilden. Då klickar du på knappen Tillfälliga användare. Följ sedan instruktionerna enligt punkt 4-6 ovan. 4.2 Ta bort tillfällig användare Den tillfälliga användaren kommer automatiskt att försvinna det datum du satt som Åter datum. Om du vill ta bort den tillfälliga användaren tidigare gör du såhär: 1. Följ steg 1-3 i kapitel 4.1 ovan. 2. Ta bort den tillfälliga användaren genom att trycka på det röda krysset. 3. Spara: När PaletteArena kört sin snurra som uppdaterar Tillfälliga användare kommer 934JKM inte längre ha tillgång till Achims inkorg. 28
5. Kontrollera behörigheter En roll måste ha SL som behörighet för Bolag annars fungerar inte rollen. Tilldelning av behörighet kan du läsa om i kapitel 1.2 Mottagarroll. Om du vill kontrollera att rollen verkligen har tilldelats rätt behörighet kan du göra detta under Behörigheter. Register ska vara Bolag. Tryck på Sök. Om SL SLU hamnar i fönstret Valda har rollen rätt behörighet. Om det hamnar i Ej valda måste rollen tilldelas behörighet enligt kapitel 1.2 Mottagarroll. 29
Bilaga 1. Chefs roll Vad innebär Chefs roll? I PaletteArena 5.3.3 kan man lägga till en chefs roll. Tanken är att detta ska användas för slutattestanter med begränsad attesträtt. Den roll som anges som Chefs roll är den som ska ta hand om de fakturor som överstiger den aktuella rollens attesträtt. Om rollen är slutattestant i ett flöde och fakturans värde överstiger attestbeloppet adderas chefens roll med automatik. För att detta ska fungera måste man även bocka i rutan Chefs roll i de flödesförslag där rollen med begränsad attesträtt står som slutattestant: 30
Det fungerar alltså på samma sätt som vid Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet, men istället för att ange den kompletterande rollen i varje berört flödesförslag anges denna i attestantens roll istället. Sedan bockar man i rutan Chefs roll i de berörda flödesförslagen istället. Det finns två fördelar med detta: 1. Om ställningstagandet om flödeskomplettering redan är gjort på rollnivå behöver man inte tänka på detta när man lägger upp ett nytt flödesförslag. Genom att alltid bocka i rutan Chefs roll i flödesförslaget försäkrar man sig om att det alltid blir en kompletterande roll i det fall det behövs. 2. Man kan bygga en organisation av slutattestanter i fler än två led. En roll kan exempelvis ha attesträtt på 10.000,00 kr och har en chef vars attesträtt är 50.000,00 kr som i sin tur har en chef med obegränsad attesträtt. För att en slutattestant skall få en Chefs roll måste institutionens rolladministratör mejla till palettesupport@slu.se och meddela vilken roll som ska ha en Chefs roll samt vilken roll som ska vara chef. Institutionerna ansvarar därefter för att berörda flödesförslag får en bock i rutan Chefs roll. OBS! Man behöver inte använda sig av Chefs roll om man hellre vill använda sig av Roll för flödeskomplettering. Vad händer om det både finns en roll för flödeskomplettering och rutan Chefs roll är ibockad? I detta exempel är rutan Chefs roll ibockad och chefen för rollen 934 JEP Eksystem chef är 934 JEP Ekonomichef. Rollen 980 Universitetsdirektör är dock angiven som Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet. Om fakturan överstiger attestbeloppet för 934 JEP Eksystem chef kommer fakturan att gå till Roll för flödeskomplettering, d.v.s. 980 Universitetsdirektör. Den roll man anger som Roll för flödeskomplettering styr därmed över Chefs roll. 31
Exempel på organisation av slutattestanter i flera led På rollnivå kan det till exempel se ut såhär: 934 JEP Linda Eklund har attesträtt på 10 000,00 kronor och har en chef som heter 934 Eksystem chef som har attesträtt på 50 000,00 kr, vilken i sin tur har en chef vid namn 934 JEP Ekonomichef som har obegränsad attesträtt. Exempel på flödesförslag Här finns ett flödesförslag som heter 934JKM där 934 JEP Linda Eklund är slutattestant och rutan Chefs roll är ibockad. Beroende på beloppet på den faktura som har referens 934JKM händer följande med fakturans flödesförslag: Fakturabelopp < = 10 000,00 Fakturabelopp > 10 000,00 <= 50 000,00 Fakturabelopp > 50 000,00 32
Bilaga 2. Checklistor Lägga upp ny mottagare Moment Menypunkt Ja 1 Lägga upp ny användare 2 Mottagarroll Alternativ 1: Lägg upp en helt ny Roll - Lägg upp information om rollen - Tilldela Behörighet under Behörighetsurval: SL i Bolag Alternativ 2: Kopiera en befintlig roll 3 Konteringsförslag Söka fram passande konteringsförslag Ev. lägga upp nytt konteringsförslag om inget passar. 4 Lägga upp nytt flödesförslag Flödesförslagets egenskaper Lägg till Roller 5 Referenser Referensens egenskaper Lägg till Alias 6 Mejla inloggningsuppgifter Inaktivera mottagare Moment Menypunkt Ja 1 Referensen Ta bort referensen Lägg till referens som Alias på annans referens 2 Flödesförslaget Alt.1 Ta bort Flödesförslaget Alt.2 Behåll flödesförslaget men ta bort mottagaren 3 Kontrollera rollens aktiva fakturor Styr om fakturor Flytta fakturor från rollens inkorg 4 Inaktivera rollen 5 Sätt t.o.m. datum för användaren 33