Förfrågningsunderlag 2014-04-29 Upphandlande organisation Skövde kommun Helena Sävefjärd Upphandling Psykologutredningar KS2014.0206 Sista anbudsdag: 2014-06-02 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan 1.1. Allmän orientering 1.1.1. Inbjudan och allmän information Skövde kommun, Upphandlingsenheten inbjuder till anbudsgivning avseende psykologutredningar för barn och ungdomar, enligt detta förfrågningsunderlag. I förfrågningsunderlaget betecknas genomgående den upphandlande myndigheten som Köparen och anbudsgivaren som Leverantören. 1.1.2. Upphandlande myndighet Skövde kommun, organisationsnummer 212000-1710. 1.1.3. Beskrivning och omfattning av uppdraget Upphandlingen omfattar ca 30 st. utredningar med tilhörande bedömningar per läsår av elever med behov av särskilt stöd. Köparen kan inte garantera att nämnda volymer, som stöder sig på tidigare gjorda erfarenheter, kommer att uppnås. Leverantören skall göra psykologbedömningar och utredningar efter respektive barns behov under hela avtalstiden. Uppdragen skall utföras inom tre månader från beställning. Arbetet skall bedrivas i Skövde i någon av Köparens lokaler efter behov och tillgänglighet. 1.1.4. Helt eller delat anbud Köparen har för avsikt att anta en Leverantör för hela uppdraget. 1.1.5. Avtalsperiod och förlängningsklausul Avtalstiden är 2 år med möjlighet för Köparen till maximalt 24 månaders förlängning på Sida 1 av 13
oförändrade villkor. Beräknad avtalsstart 2015-02-01 1.1.6. Förutsättningar Samtliga förutsättningar och krav anges i förfrågningsunderlaget. Om anbudet är ofullständigt eller om Leverantören inte accepterar alla förutsättningar och krav kommer det inte att antas. Möjligheterna att komplettera uppgifterna i anbud är begränsade. Det är därför av yttersta vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. 1.1.7. Förfrågningsunderlagets innehåll Förfrågningsunderlaget består av sex avsnitt innehållande: 1. Anbudsinbjudan och allmän orientering, 2. Upphandlingsföreskrifter, 3. Krav på Leverantören, 4. Krav på tjänsten, 5. Anbudsutvärdering, 6. Avtalsvillkor - avtalsmall Sida 2 av 13
2. Upphandlingsföreskrifter 2.1. Om upphandlingen 2.1.1. Upphandlingsform Upphandlingen sker enligt Lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling, samt ändringar enligt (SFS 2010:571), genom Förenklat förfarande 2.2. Att lämna anbud 2.2.1. Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt genom upphandlingsverktyget Visma TendSign, fortsättningsvis benämnt "TendSign". Anbud via post, e-post eller telefax accepteras inte. För tillgång till TendSign krävs ett kostnadsfritt användarkonto som fås genom en enkel registrering på www.tendsign.com. Support ges av TendSign på tel. 0771-440 200. 2.2.2. Språk Anbudet ska vara skrivet på svenska. Eventuella bilagor bör vara på svenska. Om annat språk förekommer i bilagor ska Leverantören på begäran komplettera med samma information på svenka. 2.2.3. Anbudets innehåll Alternativa anbud och/eller reservationer accepteras inte. Anbudet ska innehålla samtlig i förfrågningsunderlag och dess bilagor efterfrågad information. 2.2.4. Begränsad kontroll Uteslutning enligt LOU 11 kap kan ske efter en så kallad begränsad kontroll enligt LOU 11 kap 17 vilket innebär att kontroller, intyg och bevis inhämtas endast för den/de leverantörer som den upphandlande myndigheten efter utvärdering avser tilldela kontrakt/ramavtal. Bevis och/eller intyg behöver därför inte sändas med anbudet annat än när det specifikt efterfrågas. På begäran ska dock bevis och/eller intyg kunna sändas till upphandlande myndighet inom fem arbetsdagar. 2.2.5. Offentlighet och sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess tills tilldelningsbeslut är fattat. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga. Möjligheten att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i anbud är generellt sett mycket begränsade. Prövning av sekretessbegäran görs av upphandlande myndighet först när någon önskar ta del av handlingarna, sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Ett beslut om sekretess kan överklagas, i första hand hos Kammarrätten. Garantier för att uppgifter ej kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. Vår rekommendation är att ni så långt som möjligt undviker att lämna uppgifter som ni önskar få sekretessbelagda. Om ni ändå måste lämna sådana uppgifter ber vi er att göra det i ett separat bifogat dokument för att förenkla hanteringen vid en eventuell sekretessprövning. Innehåller ert anbud uppgifter som ni önskar erhålla sekretess för? Om ja, ange i kommentarsfältet vilka uppgifter det gäller. (/ svar) Sida 3 av 13
2.2.6. Underskrift av elektroniskt anbud Skriftlig fullmakt eller annat bevis för Leverantörens företrädares befogenheter i upphandlingen ska lämnas på Köparens begäran. 2.2.7. Sista anbudsdag Anbudet ska ha inkommit senast 2014-06-02 Anbudsöppning sker i Skövde Stadshus, preliminärt 2014-06-03 2.2.8. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt till och med 2014-11-30 Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid till dess att avtal har tecknats, dock i högst sex månader efter ursprunglig giltighetstid. Accepteras anbudets giltighetstid samt ev. förlängning? (/ svar) 2.3. Frågor och svar, kompletteringar och information 2.3.1. Frågor under anbudstiden Om ni finner oklarheter i förfrågningsunderlag eller bilagor ber vi er ställa frågor om detta så att vi i god tid kan förtydliga oklarheterna innan anbudstidens utgång. Sista dag att ställa frågor är 2014-05-26 Alla frågor ska ställas via Frågor och svar-funktionen i TendSign. Svar på eventuella frågor samt kompletteringar publiceras senast sex dagar före anbudstidens utgång och görs då tillgängliga via TendSign för att säkerställa att samtliga registrerade Leverantörer får tillgång till den nya informationen vid samma tillfälle. Leverantör kan endast åberopa svar på frågor och kompletteringar som Köparens kontaktperson gjort skriftligt enligt ovan. Muntliga svar samt svar från andra personer än kontaktpersonen är ej bindande. 2.3.2. Information om beslut Information om beslut i upphandlingsärendet publiceras i TendSign. Meddelande om detta skickas till den e-postadress som Leverantören angivit vid hämtning av förfrågningsunderlag. 2.3.3. Avbrytande av upphandling Köparen förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om inget inkommet anbud motsvarar ställda krav, om inkomna anbud överstiger budgeterade kostnader för upphandlingen, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande, eller om det finns andra sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. Sida 4 av 13
3. Krav på leverantören 3.1. Grundläggande kvalificeringskrav 3.1.1. Grundläggande kvalificeringskrav Eventuell uteslutning av Leverantör sker enligt LOU 10 kap. Leverantören ska inneha F- alternativt FA-skattsedel, vilken ska användas vid uppdrag åt Köparen. Kontroll av innehav sker av Köparen genom CreditSafe. I det fall begärd skattesedel saknas ska Leverantören uppvisa bevis om detta innan avtalstecknande. Innehar Leverantören F- alternativt FA-skattsedel? (/ svar) Saknas grund för uteslutning av Leverantören enligt LOU 10 kap? (/ svar) 3.1.2. Utdrag ur belastningsregistret Utföraren av uppdraget får inte belastas av brott som är förknippad med efterfrågad verksamhetsutövning. Utsedd Leverantör ska under tiden avtalsspärr pågår (tiden mellan tilldelningsmeddelande är skickat och avtal kan tecknas) skicka utdrag ur belastningsregistet för förmedlade psykologer till: Skövde kommun Helena Sävefjärd Upphandlingsenheten 541 83 Skövde Utdrag ur belastningsregistret får inte vara äldre än 3 månader. Accepteras krav gällande utdrag från belastningsregistret? (/ svar) 3.2. Leverantörens ekonomiska ställning 3.2.1. Krav gällande Leverantörens ekonomiska ställning Leverantören ska vid tiden för anbudets inlämnande inneha en ekonomisk och finansiell ställning klassificerad lägst som "Kreditvärdig" enligt CreditSafes ratingmodell, eller om efterfrågad kreditvärdighet enigt CreditSafe inte uppfylls, nedan bevisa att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav. Ratingkontroll görs av Skövde kommun, upphandlingsenheten. Leverantören behöver inte bifoga uppgifter för att styrka att kravet "Kreditvärdig" enligt CreditSafe är uppfyllt. För nystartad Leverantör, som ännu inte erhållit ratingkvalificering, får annan metod för bevis om ekonomisk och finansiell stabilitet komma ifråga. Sida 5 av 13
Om efterfrågad kreditvärdighet enligt CrediSafe inte uppfylls eller för nystartade Leverantör ska här redovisas att den ekonomiska och finansiella ställningen motsvarar ställda krav (Leverantör som uppfyller klassificeringen svarar "Kreditvärdig" på frågan). (Fritextsvar) Har Leverantören erforderlig kreditvärdighet enligt CreditSafe eller motsvarande bevisning? (/ svar) 3.3. Teknisk förmåga och kapacitet 3.3.1. Krav på Leverantörens kompetens, tekniska förmåga och kapacitet Leverantören ska ha en organisation med teknisk förmåga och kapacitet (kompetens och resurser) för att åstadkomma uppdraget. Leverantören skall lämna en allmän presentation av företaget och den del av företaget som skall utföra uppdraget. Krav på kompetens på den person som skall utföra uppdraget: - Ska ha stort intresse för barn- och ungdomsfrågor. - Ska vara vara legitimerad psykolog med minst två års erfarenhet av utredningar och bedömningar av barns kognitiva och sociala utveckling (t.ex. Wisc-test) i skolan, Leverantören ska skicka bevis om erforderlig legitimation som psykolog inom fem dagar från Köparens begäran. Leverantören skall bifoga CV för person/er som skall utföra uppdraget som visar på utbildning och erfarenhet. Leverantören skall på begäran av Köparen lämna en förteckning över uppdrag som utförts under de tre senaste åren med uppgift om omfattning och tidpunkt. Namn på kontaktperson, befattning och e-postadress skall på begäran uppges. Om referensförteckning begärs skall de referenser som kontaktas verifiera att uppdrag utförts på det sätt som avtalats. Lämna allmän presentation av företaget och den del av företaget som skall utföra uppdraget: (Fritextsvar) Bifoga CV för person/er som skall utföra uppdraget som visar på utbildning och erfarenhet: (Bifogat dokument) Accepteras kravet att skicka bevis om erforderlig legitimation som psykolog inom fem dagar från Köparens begäran? (/ svar) Uppfylls kraven gällande teknisk förmåga och kapacitet? (/ svar) Sida 6 av 13
4. Behovsbeskrivning 4.1. Krav på tjänsten 4.1.1. Uppdragsbeskrivning Uppdraget består av bedömningar och utredningar av barns kognitiva och sociala utveckling (t.ex. Wisc-test) för att förtydliggöra barnens behov i skolan. Uppdraget omfattar ca 30 stycken bedömningar med tillhörande utredningar per läsår. Köparen kan inte garantera att nämnda volymer, som stöder sig på tidigare gjorda erfarenheter, kommer att uppnås. Leverantörens nyttjandegrad styrs av uppdragsgivarens beställningar av uppdrag. Accepteras uppdragsbeskrivningen? (/ svar) 4.1.2. Kontaktperson Leverantören skall namnge en kontaktperson för utredningarna. Kontaktpersonen skall vara länken mellan Köparen och Leverantörens psykologer. Kontaktperson för utredningarna behöver inte vara samma person som är kontaktperson för avtalet, men kan vara det. Ange kontaktperson med namn, e-postadress och telefonnummer: (Fritextsvar) 4.1.3. Påbörjad utredning Utredning skall påbörjas inom 3 månader från det att Köparen kontaktar Leverantören. Accepteras krav på påbörjad utredning? (/ svar) 4.1.4. Elevhälsans uppdrag Det åligger Leverantören att vara insatt i elevhälsans uppdrag enligt Skollagen. Accepteras krav på elevhälsans uppdrag? (/ svar) 4.1.5. Lokal och tidpunkt Uppdraget kan bedrivas i Köparens lokaler. Uppdraget skall i första hand bedrivas under skoltid efter överenskommelse mellan parterna. Accepteras krav på lokal och tidpunkt? (/ svar) 4.1.6. Utredning/bedömning I uppdraget ingår samtal med lärare och med föräldrar, testa/träffa barnet vid minst ett par tillfällen där man inte bara får en kognitiv profil utan även, vid behov, en bedömning av mer emotionella faktorer som ev. kan påverka inlärningen. Accepteras krav på utredning/bedömning? (/ svar) Sida 7 av 13
4.1.7. Dokumentation Leverantören skall väl dokumentera sitt arbete och upprätta journaler enligt gängse regler och se till att de förvaras och bevaras enligt gällande lagar och förordningar, Accepteras krav på dokumentation? (/ svar) 4.1.8. Rapport Rapport skall varje kvartal lämnas till Köparens kontaktperson beträffande uppdragets utförande. Innehållet i rapporten utöver specifikation på färdiga och påbörjade deluppdrag samt tidsåtgång bestäms i särskild överenskommelse mellan parterna. Accepteras krav på rapport? (/ svar) 4.1.9. Test och testblanketter Leverantören skall stå för kostnader för test och testblanketter. Acceptera krav på test och testblanketter? (/ svar) 4.1.10. WISC-IV Antal delprov gällande WISC-IV skall beslutas i samråd med Köparen. Accepteras krav på WISC-IV? (/ svar) 4.1.11. Återkoppling och dialog Leverantören skall skicka e-post till Köparens kontaktperson när elev har kallats till utredning. Leverantören skall skicka e-post till Köparens kontaktperson om förälder tackat nej till utredning. Leverantören skall skicka e-post till Köparens kontaktperson om elev uteblir från utredning. När utredningen är klar skall Leverantören kontakta Köparens ansvarige psykolog för dialog. Leverantören ska återkoppla till familj och skola genom personligt möte när utredningen är klar. Återkoppling till skola ska se i samverkan med Köparens ansvarige psykolog. Familj och skola skall få en skriftlig sammanfattning av utredningen. Accepteras krav på återkoppling och dialog? (/ svar) Sida 8 av 13
4.1.12. Remiss Ställningstagande till remiss skall ske i samråd mellan Leverantören och Köparens ansvarige psykolog. Accepteras krav på remiss? (/ svar) Sida 9 av 13
5. Utvärdering 5.1. Anbudsprövning 5.1.1. Utvärdering av anbud Steg i granskningsprocessen: 1. Granskning och rangordning efter hur väl anbudet motsvarar ställda utvärderingskriterier. 2. Kontroll att Leverantören är kvalificerad enligt ställda krav. 3. Kontroll att Leverantören uppfyller övriga ställda krav. 4. Rättning kan ske på initiativ av Köparen av uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel. 5. Begäran om förtydligande av Leverantören kan göras av Köparen, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 6. Värdering av anbudsspecifika uppgifter (se utvärderingsprocess i 5.2.). Vid en första granskning av inkomna anbud rangordnas anbuden efter hur väl de svarar upp mot fastställda utvärderingskriterier. Därefter vidtas granskning enligt stegen i processen efter den placering anbuden hamnat i rangordningen. Detta kan innebära, att anbud som fått en lägre placering i rangordning, inte blir föremål för utvärdering. 5.1.2. Utvärderingskriterium Det anbud som offererat lägst pris är det som kommer att antas. 5.1.3. Rättelse, nollställning och förtydligande Rättelse och nollställning innebär att uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Köparens handläggare och granskare av upphandlingen får också medge att anbudet förtydligas, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 5.2. Pris 5.2.1. Utvärdering av pris Leverantören skall ange pris per utredning med tillhörande bedömning för uppdragets genomförande i nedanstående prismatris. Pris per utredning ska anges med tillhörande bedömning och inkludera samtliga kostnader för lön, personalomkostnader, sociala avgifter etc., traktamenten, kostnad för testmaterial m.m., men exklusive mervärdesskatt. Särskild ersättning för restid samt kilometerersättning vid resa till och från och inom Skövde kommuns gränser utgår inte utan skall vara inräknade i priset. Angiven kvantitet gällande utredningar motsvarar uppskattat antal utredningar under avtalsperioden. Köparen förbinder sig inte till angivna kvantiteter. Pris enligt prismatris (Prismatris) % 100,00 Specifikation Ange pris per utredning inkl. samtliga kostnader exkl. mervärdesskatt: Kvantitet Enhet 120,00 utredning Sida 10 av 13
6. Avtalsmall 6.1. Avtalsvillkor 6.1.1. Parter Upphandlande myndighet och antagen Leverantör. 6.1.2. Kontaktpersoner Köparen: Anges vid avtalstecknandet. Leverantören: Enligt 4.1.2 för utredningarna samt nedan för avtalet. Ange kontaktperson för avtalet med namn, telefonnummer och e-postadress: (Fritextsvar) 6.1.3. Avtalstid och förlängningsklausul Enligt 1.1.5. 6.1.4. Uppdragsbeskrivning Enligt 4.1.1. 6.1.5. Påbörjad utredning Enligt 4.1.3. 6.1.6. Elevhälsans uppdrag Enligt 4.1.4. 6.1.7. Lokal och tidpunkt Enligt 4.1.5. 6.1.8. Utredning/bedömning Enligt 4.1.6. 6.1.9. Dokumentation Enligt 4.1.7. 6.1.10. Rapport Enligt 4.1.8. 6.1.11. Test och testblanketter Enligt 4.1.9. 6.1.12. WISC-IV Enligt 4.1.10. 6.1.13. Återkoppling och dialog Sida 11 av 13
Enligt 4.1.11. 6.1.14. Remiss Enligt 4.1.12. 6.1.15. Legitimation Leverantören skall på Köparens begäran skicka bevis om erforderlig legitimation som psykolog inom fem dagar. 6.1.16. Utdrag ur belastningsregistret Leverantören skall på Köparens begäran inkomma med utdrag ur belastningsregistret för förmedlade psykologer inom en månad. Utdraget får inte vara äldre än 3 månader. 6.1.17. Pris Enligt 5.2.1. 6.1.18. Mervärdesskatt Mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. 6.1.19. Prisändring Avtalat pris (per utredning med tillhörande bedömning) är fast under första avtalsåret. Prishöjning får ske tidigast därefter och göras maximalt en gång per år. Begäran om prishöjning skall vara skriftlig. Begäran om prishöjning skall vara Köparen tillhanda senast 30 dagar före ändringsdatum. Fram till dess att skriftlig överenskommelse om prisjustering träffats skall befintliga villkor gälla. Prisjustering får ske med högst 2 % av avtalat pris per tillfälle. 6.1.20. Äganderätt till handlingar Köparen skall ha äganderätt till handlingar inklusive datamediemateriel som upprättas till följd av uppdraget. 6.1.21. Uppföljning av avtal Uppföljning av avtal ska ske enligt överenskommelse mellan Köparen och Leverantören. 6.1.22. Vid försenad utredning Om inte utredningen påbörjats inom tre månader från Köparens begäran och Leverantören är skyldig till förseningen skall det avtalade priset för utredningen reduceras till hälften. 6.1.23. Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Köparens skriftliga medgivande. 6.1.24. Omförhandlingar Köparen och Leverantören får påkalla omförhandling under avtalstiden, om någon genomgripande förändring av förutsättningarna sker. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats. 6.1.25. Underleverantör Sida 12 av 13
Underleverantör får inte anlitas utan Köparens skriftliga godkännande. För underleverantör svarar Leverantör såsom för sig själv. 6.1.26. Avtalshandlingars inbördes ordning Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla in något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg i avtal 2. avtal 3. förfrågningsunderlaget med bilagor 4. anbud 6.1.27. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Köparen och Leverantören. 6.1.28. Tvist Tvist om avtalet ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna. I andra hand med tillämpande av svensk rätt vid domstol belägen på Köparens hemort. 6.1.29. Elektronisk faktura Skövde kommun arbetar för att minimera antalet pappersfakturor. Leverantören ska därför kunna skicka elektronisk faktura i Svefaktura format enligt SFTI med leverans enligt Transportprofil Bas till Köparens angivna URL. För ytterligare information se www.skovde.se/svefaktura Alternativt kan Leverantören skicka elektronisk faktura i format "Fulltextfaktura" enligt SFTI, eller registrera fakturan på Köparens fakturaportal. 6.1.30. Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter utfört och godkänt deluppdrag (utredning med tillhörande bedömning) efter fakturadatum. Någon form av fakturaavgifter accepteras inte. 6.1.31. Dröjsmålsränta Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Eventuell räntefaktura skall innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr o m/t o m) då räntan beräknats samt antal räntedagar. Dröjsmålsränta understigande 100 SEK exklusive mervärdesskatt betalas inte. 6.1.32. Obestånd Part äger rätt att häva avtalet eller del därav om motpart inställt sina betalningar eller försatt i konkurs eller i övrigt kan befaras vara på obestånd. 6.1.33. Kontroll av accepterande av avtalsvillkor Leverantören ska här ange om denne uppfyller och accepterar avtalsvillkoren. Uppfylls och accepteras samtliga villkor? (/ svar) Sida 13 av 13