Nätinformationssystem för Vetlanda Energi och Teknik AB

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 1 (12) ANBUDSFÖRFRÅGAN Nätinformationssystem för Vetlanda Energi och Teknik AB 2011-04-20

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 2 (12) INNEHÅLL 1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 2 BAKGRUND... 3 3 GRUNDINFORMATION... 3 4 UPPHANDLINGENS OMFATTNING... 3 5 UPPHANDLINGSFORM... 4 6 SEKRETESS... 5 7 ANBUDETS UTFORMNING... 5 7.1 Allmänt... 5 7.2 Redovisning offererat system... 5 7.2.1 Omfattning... 5 7.2.2 Systemlösning... 5 7.2.3 Uppfyllelselista:... 5 7.3 Redovisning projektgenomförande, dataöverföring, serviceorganisation... 6 7.3.1 Projektgenomförande... 6 7.3.2 Dataöverföring... 6 7.3.3 Serviceorganisation... 7 7.4 Redovisning av priser... 7 8 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD... 7 8.1 Kvalifikationskrav... 8 8.2 Skallkrav... 9 8.3 Utvärdering av anbud... 9 8.3.1 Kriterier och viktning... 9 8.3.2 Uppfyllelse av börkrav... 9 8.3.3 Projektgenomförande, dataöverföring, serviceorganisation... 10 8.3.4 Pris... 10 8.3.5 Totalt betygsvärde... 11 9 ANBUDS AVGIVANDE... 11

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 3 (12) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Upphandlingen görs av Vetlanda Energi och Teknik AB nedan benämnd Beställaren. 2 BAKGRUND Anbudsförfrågan består avföljande dokument: ANBUDSFÖRFRÅGAN (detta dokument) Mall för UPPFYLLELSELISTA Mall för PRISBLAD Förslag till KONTRAKT Dokument 1 PROJEKTGENOMFÖRANDE Dokument 2 TIDPLAN Dokument 3 TEKNISK SPECIFIKATION Dokument 4 LEVERANSPROVNING Dokument 5 LEVERANTÖRENS ÖVRIGA ÅTAGANDEN Vetlanda Energi och Teknik AB (VETAB) är ett av Vetlanda kommun helägt aktiebolag som bl.a. svarar för verksamheterna elnät, fjärrvärme, VA och bredband. Vetlanda Energi och Teknik AB avser att anskaffa ett nätinformationssystem för dokumentering av ovan nämnda verksamheters nät inklusive en kortare deponigasledning. 3 GRUNDINFORMATION Anbudsgivaren kan före anbudsgivningen kontakta Beställaren för att ställa frågor och boka ett besök hos Beställaren. Detta för att på plats undersöka befintliga dokumentations- och kartsystem med databasinnehåll och övriga relevanta detaljer för att Anbudsgivaren skall kunna lämna in ett komplett anbud. Önskemål om mötesbokning, måste nå Beställaren senast tio dagar före anbudstidens utgång för att kunna uppfyllas. Skriftliga kopior av Beställarens svar (inklusive förklaring av frågan utan angivande av källa) kommer att meddelas samtliga anbudsgivare. 4 UPPHANDLINGENS OMFATTNING Upphandlingen omfattar leverans och installation av ett dokumentationssystem (NIS) enligt krav i detta förfrågningsunderlag.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 4 (12) Leverantören ansvarar för både egen och underleverantörs programvara samt att systemet levereras i komplett, fullt funktionsdugligt skick och integrerat mot befintliga system. I anbudet skall också ingå följande optioner: Option A: Underhållsavtal enligt Förslag till KONTRAKT, 13 Option B: Överföring av information från fjärrkontrollsystem elnät enligt Dokument 3 avsnitt 7.2 Option C: Överföring av data från fjärravlästa elmätare enligt Dokument 3 avsnitt 7.3 Option D: Överföring av data från fjärravlästa fjärrvärmemätare enligt Dokument 3 avsnitt 7.4 Option E: Lagring av primärkarta enligt Dokument 3 avsnitt 8.2 Option F: Funktionalitet gas enligt Dokument 3 avsnitt 15 Optioner skall vara giltiga 12 månader från anbudsdatum. Det står Anbudsgivaren fritt att föreslå ytterligare optioner. 5 UPPHANDLINGSFORM För upphandlingen gäller lagen om upphandling i försörjningssektorn (LUF, SFS 2007:1092 om upphandling inom områdena vatten, energi, transport och posttjänster). Upphandlingsformen är förenklad upphandling enligt 15 kap LUF. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandlingar med Anbudsgivare. Anbud som är så bristfälligt utformat att ingen rationell utvärdering enligt ovan kan genomföras kommer att förkastas. Anbud skall följa angivna krav i förfrågningsunderlaget. Sidoanbud accepteras inte. Upphandlingen genomförs under förutsättning att anbudssumman ligger inom ramen för budgeterade medel för projektet. När Leverantör är antagen kommer samtliga anbudsgivare att erhålla skriftligt besked härom.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 5 (12) 6 SEKRETESS Under upphandlingen råder upphandlingssekretess. Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas även efter slutförd upphandling. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess skall anges. Observera att skälen måste ha stöd i Sekretesslagen (1980:100) för att de upphandlande enheterna skall kunna beakta begäran. De upphandlande enheterna kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom Vetlanda Energi och Teknik AB gör en enskild sekretessprövning (1980:100) vid varje tillfälle som en handling begärs ut. 7 ANBUDETS UTFORMNING 7.1 Allmänt Anbudet skall utformas utgående från följande krav på innehåll och uppdelning. Svenska skall tillämpas för detta anbud samt i allt övrigt tal samt skriftväxling i samband med denna upphandling. Anbud avgivet på annat språk kommer inte att tas upp till utvärdering. Media för anbudet. Anbudet skall lämnas såväl skriftligen i dokumentform som elektroniskt på CD (handböcker, broschyrer kan få undantas från CD). 7.2 Redovisning offererat system 7.2.1 Omfattning Skall ange omfattning av offererade utrustningar, programvaror med versionsnummer, funktioner och tjänster. För extern programvara skall anges fabrikat, versionsbeteckning samt viktiga data. 7.2.2 Systemlösning Anbudsgivaren skall redovisa teknisk systemlösning för Systemet. Redovisningen skall bl.a. beskriva systemet vad avser systemöversikt, prestanda, utbyggnadsmöjligheter, allmänna funktioner och programvara. 7.2.3 Uppfyllelselista: Till anbudet skall bifogas ifylld Mall för UPPFYLLELSELISTA som redovisar anbudsgivarens utlovande att uppfylla de krav som ställs i Dokument 3 TEKNISK SPECIFIKATION. Dessa krav är betecknade S, B eller R följt av ett löpnummer.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 6 (12) S= Skallkrav Observera att samtliga skallkrav måste uppfyllas för att lämnat anbud skall få delta i utvärderingen. Att skallkraven uppfylls anges med ett Ja i uppfyllelselistan. Möjlighet att lämna kommentar finns. B= Börkrav Uppfyllelse av börkrav skall anbudsgivaren redovisa i Uppfyllelselistan med: Ja om kravet uppfylls helt. Behövs någon form av utveckling skall detta redovisas. Delvis om kravet uppfylls med avvikelse(r). Avvikelse(r) ska beskrivas och eventuellt utvecklingsbehov redovisas. Nej om kravet ej uppfylls. Anger Anbudsgivaren i anbudet att ett börkrav kommer att uppfyllas, omvandlas kravet till ett skallkrav i slutgiltigt Kontrakt. Dokument 3 TEKNISK SPECIFIKATION kommer vid kontraktstecknande att uppdateras i detta avseende. R= Redovisningskrav Anbudsgivaren skall för respektive redovisningskrav redovisa sin lösning eller funktion. (I de fall dokumentation efterfrågas i ett redovisakrav ska denna bifogas anbudet). Redovisningen skall göras kortfattat i Uppfyllelselistan. Vid behov kan hänvisning göras till annat dokument i anbudet. 7.3 Redovisning projektgenomförande, dataöverföring, serviceorganisation 7.3.1 Projektgenomförande I anbudet skall redovisas anbudsgivarens projektorganisation, gärna med angivna namn, samt principer för projektgenomförande, kvalitetsstyrning m.m. Det är för Beställaren viktigt att tiden från lagd beställning (dag för kontraktstecknande) till godkänd leverans inte blir onödigt lång. Angeläget är också att projektets tidplan är realistisk och kvalitetssäkrad. Anbudsgivaren ska redovisa anbudets tidplan genom att i Dokument 2 TIDPLAN fylla i tidpunkter (räknat från dag för kontraktstecknande) för de händelser som anges. Anbudsgivaren skall redovisa minst två referenser från liknande projekt. 7.3.2 Dataöverföring I anbudet ska redovisas tillvägagångssätt för dataöverföring från befintliga system enligt Dokument 5 LEVERANTÖRENS ÖVRIGA ÅTAGANDEN, avsnitt 4.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 7 (12) Anbudsgivaren skall också redovisa referenser till dataöverföringar från system av samma typer som de som är aktuella hos Vetlanda Energi och Teknik AB. 7.3.3 Serviceorganisation Anbudsgivare skall beskriva sin serviceorganisation samt omfattning på möjlig service i form av olika inställelsetider, felrapportering via helpdesk, hjälp med användarfrågor, felrättningsprocedurer etc. Antal personer och serviceorter skall också anges. I anbudet skall redovisas i vilken omfattning resurser finns för vidareutveckling av Systemet. Vidare skall anges omfattning och upplägg för svenska användargrupper/användarförening knutet till systemets olika moduler. 7.4 Redovisning av priser Pris skall anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. I priset skall eventuell tull vara inkluderad. Leverans skall ske fritt Beställaren. Ett totalpris skall anges för Leveransen, innefattande samtliga licenser, programvara, dokumentation, projektledning. Priset skall baseras på det antal användare som anges i Dokument 3 TEKNISK SPECIFIKATION, avsnitt 4.4. Priset skall vara fast utan index eller valutaklausuler. Totalpris, delpriser och optionspriser skall redovisas i anbudet genom ifyllnad av Mall för PRISBLAD. Timtaxor för Anbudsgivarens olika personalkategorier att använda vid ev. tilläggsarbeten ska redovisas i anbudet genom ifyllnad av Bilaga 2 till Kontrakt.. 8 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD Utvärdering av inkomna anbud sker i tre steg. Vid en första utvärdering sker en prövning av anbudsgivaren med avseende på kvalifikationskrav. Vid en andra utvärdering sker prövning av om anbuden uppfyller ställda skallkrav i kravspecifikationen. Därefter sker utvärdering utifrån pris, ställda börkrav och övriga krav.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 8 (12) 8.1 Kvalifikationskrav Vid kvalificeringen bedöms anbudsgivarens ekonomiska ställning, tekniska förmåga och kapacitet. Uteslutningsgrunder 10 kap 1 LUF; brottslig verksamhet Anbudsgivare som inte uppfyller kraven enligt 10 kap 1 LUF skall uteslutas från deltagande i upphandlingen. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar: - Blankett SKV 4820 utgåva 17 Begäran om upplysning vid upphandling med undertecknat svar ifrån skattemyndigheten eller motsvarande. Blanketten skall vara undertecknad inom tre månader från sista anbudsdag. Blanketten kan hämtas på skatteverkets hemsida www.skv.se Då blanketten endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare visa motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och att betalningar fullgjort. - Kopia på Företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas samt en god betalningsförmåga både på kort och på lång sikt. Anbudsgivaren skall som bevis för att kraven uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar. - Kreditratingsintyg från Upplysningscentralen (UC) eller motsvarande från annat erkänt kreditratingföretag. Anbudsgivaren skall lägst ha 3 i kreditbetyg enligt UC rating eller motsvarande från annat erkänt kreditratingföretag. Kreditratingintyget får inte vara äldre än 3 månader räknat från sista anbudsdag. För nystartade företag som till följd därav inte kan presentera ett kreditratingintyg får istället som bevis för att kraven uppfylls till anbudet bifoga intyg från bolagets revisor utvisande uppgifter motsvarande ovanstående kreditbetyg 3. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha teknisk förmåga och kapacitet att åta sig uppdraget. Med teknisk förmåga och kapacitet avses; att anbudsgivaren skall ha erfarenhet från liknande uppdrag avseende verksamhet, omfattning och storlek

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 9 (12) 8.2 Skallkrav Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls till anbudet bifoga följande handlingar; - Beskrivning av företagsstruktur - Minst två referenser på jämförliga uppdrag som utförts under de senaste fem åren. Kontaktperson, kontaktuppgifter och omfattning skall anges. Förutom krav som framgår av detta dokument skall de Skallkrav som framgår av Dokument 3 TEKNISK SPECIFIKATION uppfyllas. 8.3 Utvärdering av anbud 8.3.1 Kriterier och viktning Om anbudsgivaren uppfyller ovan angivna krav utvärderas anbudet utifrån följande angivna kriterier och viktning: Uppfyllelse av börkrav enligt Dokument 3, viktning 30-40 % Projektgenomförande, dataöverföring, serviceorganisation, viktning 30% Pris, viktning 30-40 % Totalt utgör kriterieviktningen 100 %. 8.3.2 Uppfyllelse av börkrav Utvärdering sker genom att räkna samman poäng för Börkrav. Viktning utifrån vilken betydelse funktionen bedöms ha för verksamheten enligt Beställarens angivelse i Mall för UPPFYLLELSELISTA. Börkrav viktas i uppfyllelselistan enligt nedanstående skala: Vikt Beskrivning 10 Stor betydelse för att erhålla ett effektivt arbetssätt i vanligt förekommande funktioner 5 Betydelsefull funktion som används regelbundet 1 Funktion som används i ringa omfattning, bra att ha

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 10 (12) Uppfyllelse av börkrav kommer att utvärderas av Beställaren enligt följande bedömningsmall: 3 poäng Kravet uppfylls på ett utmärkt sätt 2 poäng Kravet uppfylls på ett godtagbart sätt 1 poäng Kravet uppfylls endast delvis 0 poäng Kravet uppfylls inte alls Anbudsgivarens sammanlagda poäng räknas fram genom att respektive kravs uppfyllelsepoäng multipliceras med dess vikt och sedan summeras med motsvarande för övriga krav. Anbudsgivare med högst sammanlagda poäng ges betygsvärdet 100. För övriga anbudsgivare framräknas deras betyg för uppfyllande enligt kvotmetoden. Det innebär att den anbudsgivare som t.ex. har 10 % lägre poängsumma än det anbud med högsta poängsumma, tilldelas betygsvärdet 100/1,1=90,9. 8.3.3 Projektgenomförande, dataöverföring, serviceorganisation Värdering baseras på lämnad information om projektgenomförande, dataöverföring och serviceorganisation (se även avsnitt 7.3). Följande mall kommer att användas för bedömning av de tre delkriterierna: 8.3.4 Pris 4 poäng Utmärkt 3 poäng Tillfredsställande 2 poäng Mindre bra, vissa brister 1 poäng Dålig, stora brister Anbudsgivarens summapoäng räknas fram genom summering av de tre delkriteriernas erhållna poäng (maximalt möjlig summapoäng är 12). Anbudsgivare med högst summapoäng ges betygsvärdet 100. För övriga anbudsgivare framräknas deras betyg för uppfyllande enligt kvotmetoden. Det innebär att den anbudsgivare som t.ex. har 25 % lägre poängsumma än det anbud med högsta poängsumma, tilldelas betygsvärdet 100/1,25=80. Värdering av Pris kommer att ske med grundanbud samt option A Underhållsavtal utgörande prisbas. Option A kommer att räknas under 10 år.

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 11 (12) Totalsumman framräknas. Lägsta anbudssumman tilldelas betygsvärde 100. För övriga anbudsgivare framräknas deras betygsvärde för pris enligt kvotmetoden. Det innebär att den anbudsgivare som t.ex. har 20% högre totalsumma än det anbud med lägsta anbudssumma, tilldelas betygsvärdet 100/1,2=83,3. 8.3.5 Totalt betygsvärde Respektive anbudsgivares totala betygsvärde räknas fram genom att respektive betygsvärde (3 st) multipliceras med dess vikt (%) enligt avsnitt 8.3.1 och sedan summeras. Det anbud som erhåller högst totalt betygsvärde (max 100) och därmed är för Beställaren ekonomiskt mest fördelaktigt kommer att antas. När Leverantör är antagen kommer samtliga anbudsgivare att erhålla skriftligt besked härom. 9 ANBUDS AVGIVANDE Vi önskar Ert anbud skriftligt i 2 exemplar på svenska samt förseglat till: Vetlanda Energi och Teknik AB Upplandavägen 16 Box 154 574 22 Vetlanda och märkt Anbud Gedoks Dokumentation skall dels vara som papperskopior och dels på CD Anbud skall vara Vetlanda Energi och Teknik AB tillhanda senast 2011-05-31. Anbudet skall gälla till och med 2011-12-31 Beställarens kontaktperson under anbudstiden är: Claes Axelsson Vetlanda Energi och Teknik AB Upplandavägen 154 Box 154 574 22 Vetlanda tfn: 0383-76 38 63 mobil: 0761-09 49 40 e-post: claes.axelsson@vetabvetlanda.se

Anbudsförfrågan 2011-04-20 Sida 12 (12) Om oklarheter råder om de angivna förutsättningarna är det viktigt att Anbudsgivaren tar kontakt med Beställaren för ytterligare klarläggande så att de begärda uppgifterna finns med i anbudet. Endast skriftligt kompletterande uppgifter lämnade av Beställaren är bindande för båda parter. Kompletteringar som är av intresse för flera anbudsgivare kommer att delges samtliga anbudsgivare.