Å-DATA Ekonomi V9.0 Handbok Leverantörsreskontra Å-Data Infosystem AB
Leverantörsreskontra 1 1. INLEDNING... 3 2. SYSTEMÖVERSIKT... 4 2.1 ARBETSGÅNGEN... 5 2.3 KONTERINGSEXEMPEL... 6 2.3. STARTSIDA... 8 3. SYSTEMUNDERHÅLL... 13 3.1 DATUMPARAMETER... 13 3.2 MOMSKODER... 15 3.3 INSTÄLLNINGAR... 16 3.4 SIGILLNYCKLAR... 22 3.5 KALENDARIUM... 22 3.6 RENSNING LOGGPOSTER EFTER AVBROTT... 23 3.7 INSTÄLLNINGAR PLUSGIRO... 24 3.8 INSTÄLLNINGAR BANKGIRO... 27 3.9 GALLRING... 29 4. LEVERANTÖRER... 32 4.1 LEVERANTÖRSREGISTER... 32 4.2 LEVERANTÖRSFÖRTECKNING... 41 4.3 LEVERANTÖRSSTATISTIK... 42 4.4 STÖRSTA LEVERANTÖRER... 45 4.5 ETIKETTER... 46 5 FAKTUROR... 48 5.1 ANKOMSTREGISTRERA FAKTUROR... 49 5.2 KONTERING... 54 5.3 KONTROLLISTA REGISTRERADE FAKTUROR... 59 5.4 BOKFÖR REGISTRERADE FAKTUROR... 60 5.5 FRISLÄPP AV FAKTUROR... 61 5.6 LÄS IN BETALTRANSAKTIONER... 61 5.7 INLÄSNING EDI-TRANSAKTIONER... 63 5.8 SÖK LEVERANTÖRSFAKTURA... 66 5.9 FAKTURASTATISTIK... 74 5.10 LEVERANTÖRSSKULD... 83 5.11 FAKTUROR UTAN MOMS... 84 5.12 SÄRREDOVISADE LEVERANTÖRSSKULDER... 85
2 Leverantörsreskontra 5.13 FAKTURABEVAKNING... 86 5.14 PERIODISERADE FAKTUROR... 86 6 ATTEST... 87 6.1 ÖVERSIKT... 87 6.2 ATTESTSTÄMPEL... 88 6.3 MOTTAGARSIGNATURER... 90 6.4 E-POSTAVISERING... 96 6.5 KONTERING OCH ATTEST... 96 7. BETALNING... 106 7.1 ÖVERSIKT... 106 7.2 KONTROLLISTA... 107 7.3 UPPDATERA... 108 7.4 SKICKA... 109 8. VISA... 110 8.1 SPARADE UTSKRIFTER... 110
Leverantörsreskontra 3 1. Inledning Denna dokumentation har till syfte att vara en handbok för hantering av funktionerna för leverantörsreskontra men även direktkopplad hjälpinformation om rutinen. Det går att skriva ut hela eller delar av den och använda som handbok vid sidan om. Utformningen har dock skett för att passa vid hjälpsökning från någon funktion eller meny i rutinen. Rutinbeskrivningen inleds med en systemöversikt där även arbetsgången beskrivs översiktligt. Därefter följer en funktionsbeskrivning som följer menyindelningen. Under rubriken Systemunderhåll finns samlat funktioner för att underhålla register, företagsuppgifter mm. Respektive funktion inleds med en översiktlig beskrivning som oftast innehåller en bild av aktuell funktion. Finns verktygsknappar som är specifika för just den bilden förklaras dessa, annars hänvisas till det avsnitt som beskriver de generella verktygsknapparna i hjälpmenyn under rubriken grundläggande information. Hjälpmenyn är i övrigt indelad i en innehållsförteckning samt aktuellt avsnitt som visas på skärmen. Förutom detta finns ett avsnitt som beskriver vissa tangentbordsfunktioner.
4 Leverantörsreskontra 2. Systemöversikt Systemet kan delas upp i nedanstående delar: - Fakturor med scanning - Betalningar - Attest - leverantörer - Systemunderhåll Under menyn fakturor återfinns allt som berör scanning, registrering och uppdatering av fakturor. För att kunna scanna in fakturor och se dessa på skärmen, krävs en särskild programvara. Fakturor kan även importeras från EDI-system och andra externa system för betalning genom leverantörsreskontrat. När scanning görs av fakturor finns brevlåda, där fakturorna samlas per mottagarsignatur för kontering och attestering. Ett flertal rapporter finns bl.a. gör leverantörsskulder. Frågor kan ställas kontinuerligt mot reskontran utifrån ett antal olika begrepp. Genom denna punkt kan även fakturor makuleras, delbetalas, ändra förfallodag m.m. Betalningar kan göras genom filöverföring till plus- och/eller bankgiro. För extra säkerhet kan sigill sättas på överföringen, genom en särskild programvara. Under punkten leverantörer sker uppläggning av samtliga leverantörer som fakturor eller utbetalningar ska registreras på. Här kan information om leverantörer sökas direkt på skärm, lista eller etiketter. Parameteruppgifter för att styra vilka uppgifter som är obligatoriska vid registrering av en leverantör finns. Statistik erhålls också här. Kalendariet innehåller i grundutförande lördagar och söndagar som betalningsfria dagar. Önskas andra dagar som betalningsfria kan detta läggas in under punkten kalendarium. Datumparametern används för att ange vilka bokföringsdatum som fakturorna får ha för att godkännas.
Leverantörsreskontra 5 2.1 Arbetsgången Översiktligt kan arbetsgången beskrivas enligt följande: Först måste upplägg göras för olika parametrar under menyn för systeminställningar. Här anges vilka principer som gäller för registrering av fakturor samt om inscanning av fakturor ska ske. Här anges även vad som gäller vid betalning av fakturorna via bak och Plusgiro, samt sigillsättning. I övrigt skall momskoder, mottagarsignaturer samt leverantörer läggas in. Betalningsfria dagar kan också läggas in i kalendariet. Används scanning skall en atteststämpel läggas upp, samt attestbehörigheter. I behörighetssystemet kan behörigheter läggas upp på vernummerserier samt kontobehörigheter för kontering. Särskilda serier på vernummer och användare läggs upp i ekonomisystemet. Efter att detta lagts upp kan det löpande arbetet påbörjas. Första steget är då ankomstregistrering av fakturan. Momsavlyft sker då också. Finns inte leverantören i leverantörsregistret kan dessa läggas upp löpande. Efter ankomstregistreringen uppdateras fakturorna Om scanning används scannas fakturorna och registreras vid ankomsten. Vid registreringen anges den mottagare som ska ta hand om fakturan. Innan uppdateringen av fakturorna kan en preliminär fakturajournal tas fram för kontroll. Då allt är korrekt körs definitiv fakturajournal, varvid reskontran och redovisningen uppdateras. Mottagaren kan sedan via sin brevlåda gå in och kontera fakturan och därefter sända den vidare till annan mottagare för attest. Efter konteringen måste bokföring göras.när fakturan är färdigattesterad och frisläppt för betalning, finns den i fakturaregistret tillgänglig för betalning. All hantering av fakturorna kan göras av behöriga användare vid valfria tillfällen. Sker inläsning av Externa fakturor ex.vis EDI-fakturor, sker inläsning av dessa genom särskilda programpunkter. Behandling i övrigt är annars lika som manuellt registrerade fakturor.
6 Leverantörsreskontra Betalning av fakturor kan göras vid valfria tillfällen både till PG och BG dagligen eller när så önskas. Elektroniskt sigill används för att kryptera betalningarna. Oavsett vilket arbete som sker i leverantörsreskontran kan frågor ställas och rapporter tas ut när så önskas. 2.3 Konteringsexempel Nedan visas en schematisk bild över konteringsgången av en leverantörsfaktura. 1A) Den ankomstregistrerade fakturan bokförs i kredit på kontot för avräkning leverantör och bokförs i debet på kontot för avräkning ankomstregistrerade fakturor. 1B) Vid kostnadskontering av ankomstregistrerad faktura bokförs kontot för ankomstregistrerade fakturor kredit mot ett kostnadskonto debet. 1C) Den färdigregistrerade fakturan bokförs i kredit på kontot för avräkning leverantör och i debet på ett kostnadskonto. 2) Det skickade betalningsuppdraget bokförs i debet på kontot för avräkning leverantör och i kredit på kontot för skickade betalningsuppdrag. 3) Utbetalningen bokförs sedan i kredit på ett likvidkonto och i debet på kontot för skickade betalningsuppdrag.
Leverantörsreskontra 7 KONTERING I LEVERANTÖRSREGISTRET AVR LEVERANTÖR SKICKADE BETALNINGSUPPDRAG 2 UTBETALN FAKT ANK REG REG FÄRD FAKT 1A 1C BOKN UTB UTBETN SKICKAS AVR ANKOMST REG FAKTUROR LIKVIDKONTO XXXXXXXX KONT AV ANK REG FAKT 1B BOKF UTB 3 KOSTNADSKONTO XXXXXXXX XXXXXXXX
8 Leverantörsreskontra 2.3. Startsida 2.3.1 Menyindelning Respektive funktion nås genom att klicka på rubriken med musen Ankomstregistrera fakturor På denna bild registreras fakturorna. Övergång kan ske till leverantörsregistret samt kontering av fakturan.
Leverantörsreskontra 9 Kontrollista registrerade fakturor Innan bokföring kan denna kontrollista tas ut. Den upptar manuellt registrerade fakturor eller importerade fakturor. Bokför registrerade fakturor Genom denna punkt uppdateras leverantörsreskontra och redovisning. Den skall köras efter ankomstregistrering, innan Betalning/Frisläpp samt efter import av fakturor. Sök leverantörsfaktura Här kan sökning och visning av fakturor göras. Aktuell status för kontering, betalning, attest mm visas. Genom denna punkt kan även fakturor makuleras, delbetalas, ändra förfallodag m.m. Kontera/attestera fakturor Genom denna brevlåda kan mottagare av fakturor kontera, attestera samt vidarebefordra fakturor. Visning av scannade fakturor sker även här. Leverantörsregister Här kan visning och underhåll göras av leverantörer. 2.2.2 Rullgardinsmenyer Rullgardinsmenyerna kan även nås genom att trycka ALT tangenten och sedan välja aktuell rullgardinsmeny med piltangenter eller skriva in ALT och första bokstaven för respektive rullgardinsmeny.
10 Leverantörsreskontra Fakturor Läs in betaltransaktioner.. innehåller integreringsfunktion för utbetalningstransaktioner från externa system. Inläsning EDI-fakturor innehåller integreringsfunktion för EDI-fakturor. Dessa punkter förutsätter särskilda programprodukter. Inläsning efakturor Här läses elektroniska fakturor in med maskinell ankomstregistrering Kontering används för att kontera ej kostnadsbokförda fakturor. Scanna in.. Startar det särskilda scanningsprogrammet. Frisläpp.. Om man angett att fakturor skall frisläppas görs detta här, om de inte hanteras genom attestfunktionen. I övrigt finns ett antal rapporter som är relaterade till fakturor, däribland särredovisade leverantörsskulder. Betalningar Kontrollista.. Denna punkt måste köras innan uppdatering av betalningar kan ske. Uppdatera.. Punkten uppdaterar det be talningsförslag som tagits fram med kon trollistan. Sänd till PG, Sänd till BG.. används då betalningsuppdraget som skapats ska sändas till plusgirot
Leverantörsreskontra 11 eller bankgirocentralen för betalning. Attest Atteststämpel.. Här läggs attestrader upp som används när scanning och elektronisk attest körs Mottagarsignaturer.. Här läggs alla användare upp som skall attestera fakturor E-postavisering.. används för att via mailsystemet sända meddelande till mottagare av fakturor som ska konteras och attesteras. Leverantörer Leverantörsregister.. är den bild där leverantörerna läggs upp. I övrigt finns rapporter och statistik som rör leverantörer på denna meny.
12 Leverantörsreskontra Systemunderhåll På denna meny har funktioner som används mer sällan samlats. Funktioner används vid grundupplägg, datumunderhåll, gallring mm. Punkten Inställningar innehåller styr värden för fakturaregistrering samt avräkningskonton. Dessa måste läggas upp innan fakturor kan registreras. Plusgiro och bankgiro är inställningar för sändning av betalningar Visa På denna meny finns generella funktioner för att visa och administrera listor, jobb, meddelanden samt skrivare. Alla listor som skrivits ut i samband med uppdateringar i redovisningen kan skrivas ut på nytt genom funktionen Sparade utskrifter.
Leverantörsreskontra 13 3. Systemunderhåll På denna meny har funktioner som används mer sällan samlats. Funktioner används vid grundupplägg, datumunderhåll, gallring mm. Punkten Inställningar innehåller styr värden för fakturaregistrering samt avräkningskonton. Dessa måste läggas upp innan fakturor kan registreras. Plusgiro och bankgiro är inställningar för sändning av betalningar 3.1 Datumparameter 3.1.1 Översikt Denna parameter styr vilka bokföringsdatum som är tillåtna vid registrering och uppdatering av fakturor i leverantörsreskontran. I redovisningen finns också en datumparameter som dessa datum kontrolleras emot. Om bokföringsperioder stängs i redovisningen bör den även stängas här.
14 Leverantörsreskontra 3.1.2 Inmatningsfält ANKOMSTBOKFÖRING Anger inom vilken tidperiod som fakturorna får ankomstbokföras till. Från och med Ange enligt ÅÅMMDD det datum som är det första som fakturor får ankomstbokföras på. Till och med Ange enligt ÅÅMMDD det datum som är det sista som fakturor får ankomstbokföras på. För att erhålla period 13 som godkänd anges dag = 32 upp till 99 på aktuell bokslutsmånad. KOSTNADSBOKFÖRING Anger till vilken tidperiod som fakturor får kostnadsföras. Om man slagit på funktionen för att periodisera fakturor så anger man här en tidsperiod
Leverantörsreskontra 15 framåt så långt som man vill att användarna skall kunna periodisera fakturorna. Normalt tillåter man 12 månader framåt i tiden från innevarande period. Notera att man också måste lägga upp transaktionstyperna för leverantörsfakturor (816 samt 922) om man öppnar över ett årsskifte. Från och med Ange enligt ÅÅMMDD det datum som är det sista som fakturor får kostnadsbokföras på. För att erhålla period 13 som godkänd anges dag = 32 upp till 99 på aktuell bokslutsmånad. Till och med Ange enligt ÅÅMMDD det datum som är det sista som fakturor får kostnadsbokföras på. För att erhålla period 13 som godkänd anges dag = 32 upp till 99 på aktuell bokslutsmånad. 3.2 Momskoder 3.2.1 Översikt Momskoder används för att underlätta momskontering och eventuellt även maskinellt beräkna momsbeloppet på varje faktura. Vid registrering av fakturorna anges önskad momskod. De upplagda koderna kan skrivas ut på fakturan. För att särredovisa leverantörsskulder för VAverksamheten kan en särskild momskod läggas upp med kontering för VA-verksamheten. Med rapportgeneratorn kan sedan en rapport tas ut med den ingående momsen. 3.2.2 Inmatningsfält Momskod Med maximalt 2 siffror anges den kod som ska utgöra identiteten och som används vid registrering av fakturor. Benämning Den benämning som önskas på koden anges med maximalt 30 tecken.
16 Leverantörsreskontra Procent Den aktuella procentsatsen för momsen anges med maximalt 4 siffror varav de 2 sista är decimaler. Decimalkomma anges för att avskilja decimalerna. Anges ingen procentsats sker ingen maskinell uträkning av momsbelopp vid registrering av fakturan. Omvänd skattskyldighet Markeras detta fält kommer inget momsavlyft från fakturans slutsumma att ske utan momsen beräknas och bokför på det angivna kontot. Som motkonto till denna transaktion används det avräkningskonto som angivits på fliken Avräkningskonton på Systemunderhåll-Inställningar. Kontering Den kontering som momsen ska ha anges i respektive fält. 3.3 Inställningar 3.3.1 Översikt Genom denna funktion görs inställningar för fakturaregistreringen, avräkningskonton samt registrering av leverantörsuppgifter. Detta görs på tre olika flikar. Uppgifter är av allmän karaktär som används för kontroll och styrning vid registrering, betalning och bearbetning. Dessa måste läggas upp innan systemet kan tas i bruk. Om systemet skall användas med skanning anges det även här. Företagsuppgiften i redovisningsdelen samt betalningsparametrar måste även läggas upp innan arbetet kan påbörjas i leverantörsreskontran.
Leverantörsreskontra 17 Verktygsknappar Verkställ/F23: Om man klickar på denna knapp uppdateras bilden men den släcks inte, om man vill fortsätta på någon annan flik. Klickar man på OK släcks den däremot efter uppdateringen. 3.3.2 Översikt flikar Växling mellan flikarna görs med mus, F10 eller nedanstående funktionstangenter
18 Leverantörsreskontra Flik Registrering/F11: Flik Avräkningskonton/F13: Flik Leverantörer/F13: Här anges grunduppgifter som gäller för fakturaregistreringen samt ankomstregistrering och inskanning. Aktuella avräkningskonton för leverantörsskulder, ankomstregistrering samt eventuell periodisering anges här. Här kan anges om vissa leverantörsuppgifter skall vara obligatoriska vid upplägg och underhåll. Urval kan göras på läns och kommunkod vid uttag av rapporter. 3.3.3 Inmatningsfält Flik Registrering Samtliga fakturor måste frisläppas för betalning Om detta önskas som kontroll innan betalning markeras detta fält. Används skanning och elektronisk attest är detta obligatoriskt. En särskild punkt för frisläpp finns på menyn för fakturor som inte attesteras elektroniskt. Mottagarsignatur måste registreras Genom att i styrvärdena ange att mottagarsignatur alltid krävs, erhålls kontroll av att detta fylls i vid registrering av fakturor. Om scanning används, är fältet obligatoriskt. Vanligaste betalningssätt För att styra hur registrering av betalningssätt ska ske, kan det vanligaste fyllas i. Ange BG eller PG i detta fält. Detta visas sedan på registreringsbilden för fakturor som förslag samt tas som huvudregel vid inläsning av e-fakturor. Endast betalningssätt Används endast ett betalningssätt, kan detta erhållas maskinellt på fakturaregistreringsbilden om det anges här. Ange BG eller PG i detta fält.
Leverantörsreskontra 19 Varning vid registrering av fakturabelopp större än Här kan anges det högsta belopp som kan registreras på en leverantörsfaktura utan att varning visas om att beloppet är stort. Varning vid registrering av förfallodag större än Om det vid fakturaregistreringen ska ske kontroll av att förfallodatum inte läggs in för långt fram i tiden, kan det sista förfallodatumet som får användas anges här. Ankomstregistrering Fakturorna ska ankomstregistreras Om fakturorna till övervägande delen registreras vid ankomst utan att kostnadsbokföras, anges detta här med X. Kontering av fakturan sker sedan antingen från särskild menypunkt eller via övergång med funktionstangent. I det fall skanning används, kan kontering ske utifrån respektive användares brevlåda. Ankommande fakturor inskannas Om inskanning av ankommande fakturor ska göras, måste detta anges med X. För att kunna skanna fakturor krävs att ankomstregistrering tilllämpas och att PC-programvaran införskaffats. Kontodel för momskonto Önskas uppgift på konteringsbilden för fakturorna, om vilket konto som momsen konterats på vid ankomstregistreringen, anges i vilken kontodel detta finns. Kontot hämtas från aktuell momskod.
20 Leverantörsreskontra 3.3.4 Inmatningsfält Flik Avräkningskonton Avräkningskonto för leverantörsskulder Det konto som avser leverantörsskulder ska anges. Samtliga fakturor som uppdateras bokförs på detta konto i redovisningen. Se mer om kontering under avsnittet om kontering av fakturor. Avräkningskonto för ankomstregistrerade fakturor Om fakturorna registreras utan att kostnadskonton anges, erhålls detta konto vid bokföringen i redovisningen i stället för kostnadskonton. Avräkningskonto för periodisering I det fall att en fakturas bokföringstransaktioner periodiseras, används detta konto för motbokning. Se mer om periodisering i avsnittet om registrering av fakturor.
Leverantörsreskontra 21 Avräkningskonto för omvänd momsredovisning Till detta konto motbokas moms som ej skall lyftas från slutsumman på fakturan och där leverantörens utgående moms skall redovisas till skattemyndigheten av fakturamottagaren. 3.3.5 Inmatningsfält Flik Leverantörer Gatuadress, Postnummer, ort, Organisationsnr Länskod, Kommunkod Markera vilka uppgifter som ska vara obligatoriska vid uppläggning av leverantörer.
22 Leverantörsreskontra 3.4 Sigillnycklar 3.4.1 Översikt För att betalningsuppdrag inte ska kunna ändras under sändning till girocentralerna, kan Säkdata's elektroniska sigill införskaffas och installeras. Sigillet är ett beräknat värde som maskinellt läggs på då betalningsuppdraget sänds över till BG eller PG. Uppgifter att sigill används, anges även på betalningsinställningar för Plus- respektive Bankgiro. Sigillnycklarna tilldelas från girocentralerna. 3.4.2 Inmatningsfält Betalningssätt Här anges det betalningssätt som nyckeln avser. Kan vara BG eller PG för bank- respektive Plusgiro. Gäller från om med Från och med vilket datum som nyckeln gäller måste anges enligt ÅÅMMDD. Sigillnyckel Här anges den sifferkombination som utgör nyckeln och som tilldelats. Sista siffran utgör checksiffra. 3.5 Kalendarium 3.5.1 Översikt Om betalningsvillkor läggs in på leverantörerna, kan kalendariet användas för att maskinellt kunna sätta förfallodatum på fakturorna och då ta hänsyn till betalningsfria dagar. Beräkning sker från ankomstdatum. Alla lördagar och söndagar är redan satta som betalningsfria dagar. Övriga helgdagar som önskas betalningsfria måste läggas in för varje år. Kalen-
Leverantörsreskontra 23 dariet gäller alla företag. Kalendariet kan även skrivas ut på papper årsvis. 3.5.2 Inmatningsfält Datum Denna uppgift anges för att kunna söka upp speciell dag och eventuellt ange denna som betalningsfri. Bläddring kan göras framåt/bakåt med pilknapparna. År och dagnummer, Veckonummer, dag Dessa uppgifter visas maskinellt och kan inte ändras. Betalningsfri Om denna markeras så kan betalningar inte göras på angivet datum. Anmärkning Fri text kan anges här som skrivs ut på listan. 3.6 Rensning loggposter efter avbrott 3.6.1 Översikt Vid registrering av fakturor i reskontran skapas loggposter för att kontrollera att en användare inte loggar på och registrerar på flera sessioner eller PC: n. Dessa loggposter skapas maskinellt när registrering påbörjas och tas även maskinellt bort när registreringen avslutas. Uppstår däremot ett ofrivilligt avbrott, ex.vis att det blir strömlöst kan inte någon maskinell rensning ske. Rensning sker inte heller om användaren stänger av datorn utan att logga av. I dessa fall krävs att loggposterna rensas via en särskild funktion för att användaren återigen ska kunna registrera fakturor. Denna rensning kan startas när som helst oberoende av att andra användare registrerar och är påloggade. Den användare som loggposten ligger kvar för får däremot inte vara påloggad. Rensningen bör göras av systemansvarig eller motsvarande.
24 Leverantörsreskontra När rensningen är klar kan den berörda användaren återigen gå in i reskontran och fortsätta registrera fakturor. 3.7 Inställningar Plusgiro 3.7.1 Översikt För att kunna betala fakturor via Plusgirocentralen krävs att en del styrvärden läggs upp. En del av dessa använder girocentralen i sina rutiner, medan andra är uppgifter som skrivs ut på girerings- och utbetalningskorten. Vissa av dessa är obligatoriska, medan andra är tillval. Möjlighet finns även att testa överföringen innan parametrarna ställs över till produktion. Uppläggningen sker på två flikar. På fliken Texter görs val på olika information skrivs ut på utbetalningskort mm. På fliken Kunduppgifter läggs uppgifter upp som erhålls av girocentralerna för kommunikationen samt kontouppgifter. Växling mellan flikarna görs med mus, F10 eller F11 för Textfliken, och F12 för växling till Kunduppgifter. 3.7.2 Inmatningsfält flik Texter Avsändarbeteckning för utbetalningskort: Rad 1 företagsnamn På utbetalnings- respektive gireringskorten skrivs här angivet företagsnamn ut. Maximalt 27 tecken kan anges. Rad 2 adress eller telefonnummer På utbetalnings- respektive gireringskorten skrivs här angiven adress eller angivet telefonnummer ut.
Leverantörsreskontra 25 Meddelande till betalningsmottagare: 2 av nedanstående 3 uppgifter kan väljas och visas på utbetalnings- respektive gireringskorten, Om OCR rad registrerats på fakturan gäller denna som meddelande. Vårt verifikationsnummer Som meddelande till betalningsmottagaren kan eget verifikationsnummer erhållas med maximalt 7 siffror. Det är fakturans eller utbetalningsallegatets verifikationsnummer som avses. Markera om uppgiften skall skrivas ut. Vårt kundnummer hos leverantören Eget kundnummer hos leverantören kan fås som meddelande. Uppgiften tas från leverantörsuppgiften i leverantörsregistret. Fakturanummer Leverantörens fakturanummer kan erhållas som meddelande. Uppgiften är den som registrerats på fakturan eller betalningsallegatet i fakturanummer. Avsändarkod Anges med 2 tecken och används av Plusgirocentralen för att på listorna vid återrapportering bryta på detta begrepp. Kan användas för att särskilja olika företags betalningar, om samma giro används för utbetalningen. Ej kostnadsbokförda fakturor får betalas Om fakturor som endast ankomstregistrerats (attesterade, men inte kostnadsbokförda) får betalas markeras detta här. Antal dagar för bevakning av kreditnotor Ange det antal dagar som kreditnotorna ska ligga för bevakning hos Plusgirot. Efter detta antal dagar återfås kreditnotan för egen bevakning, om den inte innan har kunnat dras från en debetfaktura. Maximalt 3 siffror anges här.
26 Leverantörsreskontra 3.7.3 Inmatningsfält flik kunduppgifter Plusgirokonto Här ska eget Plusgirokonto anges, där Plusgirot ska dra pengarna ifrån. Kontroll av checksiffran sker. Numret anges i en följd utan några mellanslag eller streck. Kundnummer hos Plusgirot Ange det kundnummer som företaget fått från Plusgirot med maximalt 5 tecken. Användaridentitet Ange den användaridentitet som skall användas av systemet vid inloggning på den server dit betalfilen skickas. FTP-server adress Ange till vilken FTP-server betalningarna skall skickas. Normalt är detta en uppgift man fått av Plusgirot. Test eller produktion Ange med T eller 'P' om överföringen är test eller produktion. Testöverföring måste alltid göras innan teleöverföring tas i produktion. Avlämnande nodid Ange den nodid som VPN-tunneln till Plusgirot har. Detta är en uppgift man får av Plusgirot. Ursprungsnod Detta är den nodid som man tilldelats av Plusgirot. Filnamn till Plusgirot Namnet på betalfilen när den skickas till Plusgiro. Överenskommes med Plusgirot. Använd Nexus sigill Används elektroniskt sigill måste detta markeras här. Sigillet måste köpas och läggas in, innan det går att använda denna funktion. Sigillnycklar fås från Plusgirot.
Leverantörsreskontra 27 Konto för bokföring av utbetalningar Här anges det konto som betalningsuppdragen till Plusgirot ska bokföras på i redovisningen. Kontot bokförs maskinellt vid uppdatering av betalningsförslaget. 3.8 Inställningar Bankgiro 3.8.1 Översikt För att kunna betala fakturor via bankgirot krävs att en del styrvärden läggs upp. En del av dessa använder girocentralen i sina rutiner, medan andra är uppgifter som skrivs ut på girerings- och utbetalningskorten. Vissa av dessa är obligatoriska, medan andra är tillval. Möjlighet finns även att testa överföringen innan parametrarna ställs över till produktion. Uppläggningen sker på två flikar. På fliken Grunduppgifter görs val på olika information skrivs ut på utbetalningskort mm. På fliken Sänduppgifter läggs uppgifter upp som erhålls av girocentralerna för kommunikationen samt kontouppgifter. Växling mellan flikarna görs med mus, F10 eller F11 för Grunduppgifter, och F12 för växling till Sänduppgifter. 3.8.2 Inmatningsfält flik Grunduppgifter Meddelande till betalningsmottagare: 2 av nedanstående 3 uppgifter kan väljas och visas på utbetalnings- respektive gireringskorten, Om OCR rad registrerats på fakturan gäller denna som meddelande. Vårt verifikationsnummer Som meddelande till betalningsmottagaren kan eget verifikationsnummer erhållas med maximalt 7 siffror. Det är fakturans eller utbetalningsallegatets verifikationsnummer som avses. Om uppgiften ska skrivas ut markeras detta här.
28 Leverantörsreskontra Vårt kundnummer hos leverantören Eget kundnummer hos leverantören kan fås som meddelande. Uppgiften tas från leverantörsuppgiften i leverantörsregistret. Fakturanummer Leverantörens fakturanummer kan skrivas i meddelande. Uppgiften är den som registrerats på fakturan eller betalningsallegatet i fakturanummer. Ej kostnadsbokförda fakturor får betalas Om fakturor som endast ankomstregistrerats (attesterade, men inte kostnadsbokförda) får betalas anges detta här. Antal dagar för bevakning av kreditnotor Ange det antal dagar som kreditnotorna ska ligga för bevakning hos bankgirocentralen. Efter detta antal dagar återfås kreditnotan för egen bevakning, om den inte innan har kunnat dras från en debetfaktura. Maximalt 3 siffror anges här. Bankgironummer Här ska eget bankgironummer anges, där bankgirot ska dra pengarna ifrån. Kontroll av checksiffran sker. Numret anges i en följd utan några mellanslag eller streck. Elektroniskt sigill Markera om elektroniskt sigill skall användas. Programvara för detta måste köpas och läggas in innan det går att använda denna funktion. 3.8.3 Inmatningsfält flik Sänduppgifter Kundnummer hos Bankgiro Ange det kundnummer ni har hos bankgirot. Användaridentitet Ange den inloggningsidentitet som skall användas vid sändning av betalfil till bankgirot.
Leverantörsreskontra 29 Namn på FTP-server Ange till vilken FTP-server betalningarna skall skickas. Normalt är detta en uppgift man fått av Bankgirot. Test eller produktion Ange med T eller 'P' om överföringen är test eller produktion. Testöverföring måste alltid göras innan filöverföring tas i produktion. Konto för bokföring av utbetalningar Här anges det konto som betalningsuppdragen till Bankgirot ska bokföras på i redovisningen. Kontot bokförs maskinellt vid uppdatering av betalningsförslaget. 3.9 Gallring 3.9.1 Översikt För att underlätta rensning av gamla uppgifter ur registren finns särskilda funktioner för detta, rensningarna görs på olika flikar. Rensning av betalda fakturor och leverantörsstatistik kan köras oberoende av varandra och tar endast bort de uppgifter som är aktuella utifrån angivna värden. Vid rensning av betalda fakturor erhålls en lista som upptar samtliga borttagna fakturor. Rensning av leverantörer kan göras när så önskas. För att leverantörer ska tas bort måste först rensning av fakturor och statistik göras. En lista erhålls som kvittens på borttaget.
30 Leverantörsreskontra 3.9.2 Översikt flikar Växling mellan flikarna görs med mus, F10 eller nedanstående funktionstangenter Flik Fakturor/F11: Flik Statistik/F12: Flik Statistik/F13: Här rensas betalda fakturor. Kvittenslista skrivs ut vid rensningen. Statistikregistret kan rensas vid valfria tillfällen från uppgifter som inte längre önskas i detta. Denna rensning är oberoende av den rensning som kan göras av betalda fakturor. Rensning av leverantörer kan göras när så önskas. För att leverantörer ska tas bort måste först rensning av fakturor och statistik göras. En lista erhålls som kvittens på borttaget. 3.9.3 Inmatningsfält flik Fakturor Rensa ut fakturor som är betalda före
Leverantörsreskontra 31 Här anges det slutbetalningsdatum som ska vara styrande för rensningen enligt ÅÅMMDD. Samtliga fakturor i registret som är betalda före det angivna datumet rensas bort ur registret. Sorteringsordning: Leverantörsnummer, Verifikationsnummer Ange med X vilken sorteringsordning som önskas. Om båda sorteringsordningarna önskas kan X sättas på dessa vid samma körning. Två listor erhålls då. Listan innehåller all information om datum för betalning, bokföring, ankomst, leverantör, betalningssätt mm. 3.9.4 Inmatningsfält flik Statistik Rensa ut statistikposter äldre än år Här anges det år (ÅÅÅÅ) som ska vara styrande för rensningen. Samtliga statistikposter som är äldre än det angivna året rensas ut ur registret. 3.9.5 Inmatningsfält flik leverantörer Rensning av leverantörer kan göras när så önskas. För att leverantörer ska tas bort måste först rensning av fakturor och statistik göras. Rensning börjar efter att OK eller Enter tryckts.