Kommunikationsplan för miljöarbetet i Lidköpings kommun 2014-2016 2014-05-19
1. Syftet med planen Syftet med denna kommunikationsplan är att tydliggöra hur vi ska arbeta med miljökommunikation. Planen sammanfattar hur vi ska kommunicera internt med medarbetare inom kommunen och externt med kommuninvånare och andra målgrupper. Genom planen vill vi tydliggöra vilka syften vi har med vår miljökommunikation och hur vi ska arbeta när vi planerar och genomför våra kommunikationsinsatser. 2. Syftet med vår miljökommunikation Lidköpings kommun har en vision om att vara en hållbar kommun. I hållbarhet ingår tre delar; ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet. Denna plan handlar främst om den ekologiska aspekten av hållbarhet, men det är viktigt att vi i alla sammanhang när vi kommunicerar miljö även tar upp de övriga två perspektiven. Vi har valt ut några övergripande syften med vår miljökommunikation. Vi vill: Öka medvetenheten om vad kommunen gör gällande miljöarbete och på så sätt stärka Lidköpings kommuns varumärke. Öka kommuninvånarnas delaktighet i miljöfrågorna genom att visa vad var och en kan göra för att leva hållbart. Detta ska vi göra genom att skapa dialog och hitta nya kanaler för att nå våra målgrupper. Uppmuntra medarbetare och kommuninvånare till förändring så att vi tillsammans uppnår ett hållbart samhälle. Skapa kunskap, engagemang, stolthet och en gemensam värdegrund hos kommunens medarbetare och politiker om vad miljömässig hållbarhet innebär, så att de känner delaktighet i att arbeta med miljöfrågorna. 3. Mål med vår kommunikation Internt inom kommunens organisation: Kommunens medarbetare och politiker ska känna till kommunens miljöarbete och miljöledningssystem och känna delaktighet i miljöarbetet. Detta mäts vartannat år genom medarbetarundersökningen. Vårt mål är att förbättra oss inom samtliga nedanstående områden enligt målvärde i kommunfullmäktiges styrkort. 1. Det är viktigt att kommunen har ett miljöarbete 2. Miljöledningssystemet är viktigt för att kommunen ska ha ett bra miljöarbete 3. Jag är delaktig i vårt miljöarbete 4. Jag har i stora drag kännedom om vad kommunens miljöledningssystem innebär Fråga 1 År 2010: 4,6 2012: 4,5 2014: 4,5 Fråga 2 År 2010: 3,9 2012: 3,8 2014: 3,9 Fråga 3 År 2010: 3,5 2012: 3,4 2014: 3,5 Fråga 4 År 2010: 3,1 2012: 3,1 2014: 3,2 2(6)
Alla chefer ska känna till miljöledningssystemet och veta sitt eget ansvar i det. Detta mäts genom revisioner som genomförs av miljösamordnarna. Miljödelen i "Rutin för introduktion av nyanställda" ska alltid gås i genom med nya medarbetare. Ansvaret för det ligger på den nyanställdes närmaste chef. Detta mäts genom revisioner som genomförs av miljösamordnarna. Externt: Lidköpings kommun ska uppfattas som en miljömedveten kommun och medborgarna ska veta att vi satsar på miljöarbete och att vi når resultat. Detta mäts vartannat år i medborgarundersökningen genom följande frågor: 4. Strategi 1. Vad tror eller tycker du om kommunens miljöinformation till invånarna? 2. Vad tror eller tycker du om kommunens miljöarbete i allmänhet? Vårt mål är att andelen som är nöjda med kommunens miljöarbete och miljöinformation ska öka varje år och att andelen som svarar "ingen åsikt" ska minska för varje år. All kommunikation ska ske enligt Lidköpings kommuns övergripande kommunikationspolicy. Enligt denna ska vår kommunikation vara: Proaktiv: Vi ska ligga steget före media och själv äga våra frågor och ta egna initiativ. Vi ska informera om vad som är på gång istället för vad som redan har hänt. Enkel: Vi ska lyfta fram små enkla symbolhandlingar eftersom det är ofta dessa som är lättast att ta till sig. Vi ska formulera oss på ett sätt som är lätt för alla att förstå och förklara komplicerade termer och uttryck om de måste användas. Korrekt: Vi ska vara sakliga och korrekta och undvika att överdriva eller ljuga för att framstå som grönare än vi egentligen är. Vi ska följa marknadsföringslagen. Alla argument ska kunna styrkas med aktuell fakta och vi ska undvika vaga och oprecisa påståenden. Ärlig: Vi ska vara ärliga även i svåra stunder. Det stärker vårt långsiktiga förtroende. Rolig och intresseväckande: Vår kommunikation ska vara läsvärd och intresseväckande. Inriktad på dialog: Vi behöver få dem vi kommunicerar med att känna sig delaktiga. Vi ska synas i så många kanaler som möjligt, men får inte glömma att målgruppsanpassa våra budskap. Vi ska lyfta fram goda förebilder och goda exempel, både från våra egna verksamheter och från utomstående. Vi ska kommunicera uppnådda resultat, såväl positiva som negativa. Negativa resultat ska kommuniceras ihop med en förbättringsåtgärd. Vi ska lyfta fram de personliga fördelarna med att tänka på miljön. Man kan spara pengar, följa trender, få en högre kvalitet eller vara en medveten konsument. Prioriterade områden: Vi har valt ut några områden som vi ska fokusera extra på: 3(6)
Förbättra dialogen med medborgarna, i synnerhet ungdomar. Till exempel kan vi ha kontakt med hållbarhetsgruppen på De la Gardiegymnasiet för att få idéer därifrån och ta hjälp av dem att sprida information. Kommunicera mer om vår basverksamhet, det vill säga om hur det fungerar på exempelvis reningsverk, värmeverk och andra anläggningar. Öppet hus kan vara ett sätt, liksom korta filmer som vi kan ha på webben och marknadsföra i skolor och för allmänheten. Mediekontakter. Vi ska satsa mer på att göra pressmeddelanden av goda miljöexempel inom kommunen. Göra filmer till webben om exempelvis biogas (finns redan), Kartåsen/avfall, byggande eller annat med miljötema. Använda Vänermuseet mer för att sprida våra budskap. Se till att vi kommunicerar miljö- och hållbarhet på olika evenemang där kommunen är med och informerar. Miljöarbetet kan integreras i övriga frågor som vi lyfter fram. Satsa på mer information om den energirådgivning som Lidköpings kommun erbjuder och på hur kommunen arbetar med energifrågor i de egna fastigheterna och i geografiska Lidköping. Kommunicera resultatet av vårt miljöarbete till alla våra målgrupper. 5. Budskap Budskapen är olika för varje gång vi kommunicerar och ska anpassas efter situation, syfte och målgrupp. Men vi har formulerat några grundläggande budskap som vi ser som extra viktiga och som vi ska försöka få med i kommunikationen vid varje tillfälle som ges: Kommunen ger förutsättningarna men alla i Lidköping måste bidra. Det spelar roll vad du som kommuninvånare gör. Alla kan påverka. Det finns vinster med att leva hållbart; för naturen, din egen ekonomi och ditt eget sociala liv. 6. Målgrupper Interna: Medarbetare och chefer inom Lidköpings kommun Politiker inom Lidköpings kommun Externa: Kommuninvånare i Lidköping Massmedia (tidningar, tv och radio) Föreningslivet Företagare/näringsliv Turister Andra kommuner Västra Götalandsregionen Organisationer: - SKL 4(6)
- Klimatkommunerna - Skaraborgs kommunalförbund - Bransch- och intresseorganisationer Statliga myndigheter Leverantörer, entreprenörer och konsulter 7. Kanaler Det finns många kommunikationskanaler att välja bland och vi bör använda så många som möjligt för att nå ut på bästa sätt. Interna: Intranät Personaltidningen Vid älven Kommunens egna verksamheter, exempelvis Vänermuseet, Sockerbrukets ungdomsverksamhet och biblioteken Ledningsgruppsmöten APT Miljösamordnare och miljöombud Funktionsgruppsmöten Introduktion för nyanställda Föreläsningar Personliga möten mellan medarbetare och kunder/brukare Externa: Kommunens hemsida lidkoping.se Lokalpress: NLT, Lidköpingsnytt, Lidköpingsextra, Äntligen Sociala medier, exempelvis kommunens Facebook- sida Offentlig annonsering på exempelvis bussar, anslagstavlor och skyltar Kommunala verksamheter som till exempel Vänermuseet, Sockerbrukets ungdomsverksamhet och biblioteken Naturum Viktoriahuset Lokal- tv Lokalradio Regional och nationell press och tv/radio Branschtidningar Nyhetsbrev, exempelvis Klimatkommunernas Nätverk Miljöportaler/webbsidor Nyinflyttarträffar Invånarträffar Övriga evenemang och events Studiebesök/tematräffar Utställningar Föreläsningar 5(6)
Posten - massutskick eller bifogad miljöinformation med brev/information som skickas hem, till exempel fakturor 8. Uppföljning Vi ska försöka så gott det går att följa upp hur väl vi når målen med vår miljökommunikation. Det kan vi göra på olika sätt: Medarbetarundersökning En sådan görs vartannat år genom att alla medarbetare inom kommunen ges möjlighet att fylla i en enkät. I enkäten ingår frågor om kommunens miljöarbete. Medborgarundersökning Görs vartannat år genom att 1000 slumpvis utvalda kommuninvånare ges möjlighet att svara på frågor om hur de uppfattar kommunens verksamheter och service. Interna miljörevisioner Miljösamordnarna utför varje år ett antal revisioner på utvalda arbetsplatser inom kommunens verksamheter. Revisionerna följs av en avvikelserapport. Förekomst i massmedierna och analys över hur vi har blivit framställda Vi noterar när vårt miljöarbete uppmärksammas i lokala och nationella medier och analyserar om det är en positiv eller negativ bild som framkommer. Analys av hur många och vilka målgrupper som besöker och deltar i aktiviteter som vi anordnar Vid större mässor är det svårt att få siffror på detta men vi kan göra en analys av hur besökarna verkar ha uppfattat vår närvaro och våra budskap. Statistik över besökare på miljösidorna på webben Enkät som vi skickar ut till kommuninvånarna för att ta reda på vad de lägger i begreppet miljö. 6(6)