Vad är nytt i Easy Planning 6.80 Detta är en stor uppdatering som innehåller många nya funktioner och ett flertal förbättringar. Vi rekommenderar alla våra kunder att göra denna uppdatering. Nyheter - Nytt utförande datum under beredningsfliken. - Om utförande datum har angivits beräknas beläggning på detta datum. - Om planerad är markerad eller utförande datum har angivits visas staplar med grön färg, annars blå. - Ny knapp 'Planerade' under verktyg-alternativ, fliken färger. - Ordernummer för aktiviteteter införs. - Visar ordernummer i tooltips. - Ny kundrapport. Skriver ut aktiviteter och anteckningar för utvald kund under önskad period. - Ny rapport för importinställningar (mappningar). - Export av kundregistret till fil. - Automatisk utloggning av alla användare. Efter 10 minuter kan man logga in igen. - Nytt fält faxnummer i kundregistret. - Sammanfoga tabeller, flyttar data från tabell A till tabell B. - Byt databas, flyttar en tabell till en annan databas. Flyttar resurser mellan flikar. - Nytt fält Projektansvarig under fliken uppdrag. Förbättringar - Om import från flera externa system märks importerad data med systemnamn 3 tecken. För att autokvittering ska fungera. - Bokningsnummer på flik bokning borttaget. - Flera Admin för Exchange om semikolon anges (admin1;admin2). - Kostnad per kund visas nu om kund väljs som filter, annars kostnad per tabell. - Ny knapp för att byta namn på uppdrag under uppdragshanteringen. - Man kan ange dubbla kundnummer. Används om man ska importera från två system som innehåller olika kundnummer för samma kund. - Man kan importera kundnummer2. - Räknaren summerar både aktiva från den egna tabellen och från kopplade tabeller. - Man kan ange en kategori för synkning. Enbart aktiviteter som har denna kategori i Outlook kommer då att synkas. - Synkar nu även aktiviteter från kopplade tabeller. - Mall för anteckningsfältet kan läggas till. - I formulär ändra aktivitet kan man dubbelklicka under uppdrag för att växla till denna aktivitet. - Visa/skriva ut anteckningar i kalendervyn (rad 1-2). - Listbox för kunder tas bort och ersätts med knapp till kundregistret där man väljer kund genom att dubbelklicka. - Ändrar man tabellnamn i schemabyggaren så döps tabellnamn automatiskt om i databasen när man sparar schemat. - Ny layout på bokningsrapport. - Kundanpassade texter för fält 'Order nr', 'Kundnummer2' och 'Aktivitetslista' (tidigare Långvariga). - CTRL används istället för ALT för att skapar en länkad aktivitet. - Avtalade tider över flera dygn visas nu med blå bakgrund i kalendervyn. - Avtalade tider över flera dygn räknar varaktighet i arbetstimmar om kalender 8 tim anges. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 1
Nytt utförande datum under beredningsfliken När man importerar arbetsordrar från ett externt underhållssystem är ofta planerad tid angiven som en längre period än tiden att utföra jobbet. Denna tid speglar då inte resursbehovet. För att få en riktig bild på tidsåtgången kan man nu ange en utförande tid under fliken beredning. Om utförande datum anges kommer beläggningen att beräknas på utförande tid istället för planerad tid (varaktighet). Om man vid ett senare tillfälle importerar nya arbetsordrar igen och planerad tid är ändrad i det externa systemet så kvarstår utförande tid och man ser att planerad tid har flyttats framåt. Både när utförande datum har angivits och då rutan planerad på beredningsfliken har markerats kommer aktiviteten att visas i grön färg mot normalt blå. Detta gäller om ingen kategori har valts, annars visas staplar i kategorins färg. Färgen för planerad (grön) kan man ändra under verktyg-alternativ, fliken färger. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 2
Ordernummer för aktiviteteter införs För varje aktivitet kan man ange ett ordernummer, flera aktiviteter kan ha samma ordernummer. - Man kan visa ordernumret i en kolumn i ganttschemat (välj visa kolumner). - Man kan söka på ordernummer med sökfönstret (CTRL-B). - Ordernumret skrivs ut i bokningsrapporten. - Ordernumret visas i tooltips när man pekar på en stapel. Nya rapporter Under meny Arkiv-Skriv ut-rapporter finns ett antal färdiga rapporter. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 3
För samtliga rapporter väljer man period (vecka/månad eller valfri period) samt ev filtrering på en kund. - Ny kundrapport Filtrera på en kund eller välj kund vid utskrift av kundrapporten. Rapporten skriver ut alla aktiviteter och alla anteckningar för den utvalda kundeb under den period man anger. Perioden kan vara vecka, månad eller annat tid. - Ny rapport för importinställningar Skriver ut de mappningar man har gjort i aktuell databas. Automatisk utloggning av alla användare Välj verktyg-underhåll, fliken Databas. Markera Logga ut alla användare och stäng. Inom en minut kommer du och alla andra användare att loggas ur programmet. En tidsstämpling sker och först efter 10 minuter kan man åter starta Easy Planning. Användningsområde är för underhåll (tex vid uppdatering av Easy Planning eller vid behov av komprimering av databasen). Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 4
Sammanfoga tabeller Om du behöver sammanfoga data från två tabeller kan du göra detta i underhållsmenyn, fliken tabeller. Markerar den tabell i listan som ska flyttas och klickar på knappen sammanfoga. I formuläret väljer du till vilken tabell som data ska flyttas. Data flyttas till den utvalda tabellen och den markerade tabellen tas därefter bort. Ett användningsområde kan vara om du har råkat ändra tabellnamn i schemabyggaren utan att ha döpt om tabellnamnet i databasen. När du då lägger till nya aktiviteter i den nya tabellen har du data både i den gamla och den nya. Du kan då välja sammanfoga. Från version 6.80 uppstår inte problemet ovan eftersom en ändring av tabellnamn i schemabyggaren automatiskt ändrar tabellnamn även i databasen. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 5
Byt databas Om en resurs behöver flyttas från en flik till en annan och flikarna består av olika databaser kan du nu flytta tabellen till en annan databas. Välj verktyg-underhåll, fliken tabeller. Markera tabellen du vill flytta i listan och klicka på knappen byt databas. Tabellen flyttas då över till den databas du väljer i listan. Synka med Outlook och Exchange Ett stort jobb har lagt på funktionen att synka med Outlook, flera fel har rättats och funktionen har förbättrats. Man ska nu inte få dubbletter när man synkar återkommande aktiviteter. Nu kan man synka både från sin egna tabell och från kopplade tabeller. Detta innebär att man kan få en komplett lista över till Outlook som speglar den information man har i EP på en resurs. Vidare kan man nu synka mot Exchange, även till delade kalendrar om man är Admin. Man kan ange flera admin för Exchange genom att ange användarnamn separerat med semikolon (user1;user2;user3). Om man inte vill synka all information i Outlook kan man ange en kategori i EP. Denna kategori anger man i underhållsmenyn, fliken meddelande (kategori synkning). Anger man en kategori som heter tex EasyP kommer aktiviteter som man skapar i EP att märkas med denna kategori när man synkar mot Outlook. I Outlooks kalender anger man också en kategori med samma namn (EasyP) och tilldelar en färg. Synkningen kommer nu enbart att göras på de aktiviteter i Outlook som har den angivna kategorin. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 6
Kundregistret Hela funktionen för kundregistret har gjorts om. Istället för att lista alla kunder i en listbox får man nu välja kund i kundregistret. Har man ett kundregister med många kunder ger ändringen en betydande prestandaökning. Klicka på knappen till höger om Välj kund. Kundregistret laddas in. Dubbelklicka på den kund som ska väljas. I kundregistret kan du söka på kundnummer, företag eller referens i sökfältet, skriv första bokstaven så visas första kunden som matchar, fortsätt med flera bokstäver tills rätt kund hittas. Val av kund gör man vid följande tillfällen: - Då man vill filtrera visningen till enbart en kund. - När ny aktivitet läggs till och kund anges. - Vid utskrift av en rapport filtrerad på kund. Ändra tabellnamn i schemabyggaren Ett problem som säkert flera har råkat ut för är att när man ändrar ett tabellnamn i schemabyggaren och sparar så skapas en ny tom tabell i databasen. Detta problem är nu åtgärdat. Så fort man har ändrat tabellnamn i schemabyggaren och sparar schemat så döps motsvarande tabellnamn automatiskt om i databasen. Nya kundanpassade fält Tre nya fält har tillkommit där ni kan ändra texten så den anpassas till er verksamhet. Fälten är Order nr, Kundnummer 2 och Aktivitetslista. Aktivitetslista ersätter namnet Långvarig aktivitet. Vill ni fortsätta att använda det gamla namnet ändrar ni tillbaka till Långvarig aktivitet under kundanpassade fält. Kundanpassade fält hittar ni i underhållsmenyn fliken Visa. Varje användare kan välja om han vill ha svenska eller engelska som språk i programmet, görs under verktyg-alternativ, fliken allmänt. Det finns två uppsättningar kundanpassade texter, en för svenska och en för engelska. Skapa länkade aktiviteter Tangenten ALT som tidigare användes för att skapa en länkad aktivitet ersätts nu med tangenten CTRL. Orsaken till bytet är att man använder ALT när man växlar mellan program i Windows (ALT-TAB) och denna växling av program resulterade ibland i att en aktivitet i EP blev ofivilligt länkad. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 7
Flerdagsaktiviteter räknar nu på arbetstid Anger du en avtalad tid som pågår under flera dygn så beräknas varaktigheten nu på arbetstimmar om du väljer kalender 8 timmar. En aktivitet som börjar kl 8 på måndag och slutar kl 10 på tisdag får då en varaktighet på 10 timmar (8+2). Väljer du kalender 24 timmar blir motsvarande varaktighet 26 timmar (16+10). Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 8
Flerdagsaktivitet visas med blå bakgrund i kalendern Om du anger en avtalad tid som sträcker sig över flera dygn så visas bokad tid med blå bakgrund i kalendern. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 9
Åtgärdade fel 1. Texten 'Nytt uppdrag' visas om man döper om uppdrag till projekt. Nu 'Nytt projekt'. 2. Felkod 13 när man ska skifta grupp i schemabyggaren. 3. Vid kopiera med CTRL+flytta nollställs ej EntryID på kopian. 4. Skicka meddelande fråga kommer ej om man ändrar en kopplad aktivitet från en resurs tabell. 5. Synkar man en delad kalender sparas data i den inloggades kalender istället, gäller för Exchange. 6. Återkommande intervall månad sparar inte en aktivitet i serien om det är en röd dag. Release 2011-05-17 Easy Planning 6.80 10