www.pwc.se Revisinsrapprt Prjektledare Hans Frsström Cert. kmmunal revisr Prjektmedarbetare Ida Pelli Revisinsknsult December 2018
Innehåll 1. Sammanfanfattande bedömning ch rekmmendatiner... 2 1.1. Sammanfattande revisinell bedömning... 2 1.2. Rekmmendatiner... 4 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Syfte ch Revisinsfråga... 5 2.3. Revisinskriterier... 5 2.4. Kntrllmål... 5 2.5. Metd, material ch avgränsning... 6 3. Iakttagelser ch bedömningar... 7 3.1. s regler ch riktlinjer... 7 3.1.1. Regler ch riktlinjer för inköp ch upphandling... 7 3.1.2. Dkumentatin... 8 3.1.3. Bedömning... 9 3.2. Organisatin ch samverkan... 10 3.2.1. Ansvarsfördelning... 10 3.2.2. Förnyelse av avtal... 12 3.2.3. Samverkan inm kmmunen... 13 3.2.4. Bedömning... 14 3.3. Internkntrll, rutiner ch prcesser... 14 3.3.1. Egen uppföljning... 14 3.3.2. Rutiner ch prcesser kpplat till avtalstrhet... 16 3.3.3. Bedömning... 18 3.4. Kntrll avseende kntraktsefterlevnad... 18 3.4.1. Aktgranskning... 19 3.4.2. Stickprv... 19 3.4.3. Bedömning... 22 December 2018 1 av 23
1. Sammanfanfattande bedömning ch rekmmendatiner På uppdrag av revisrerna i har genmför en granskning av upphandlingsverksamheten i kmmunen. Granskningen har syftat till att bedöma m kmmunstyrelsen, Ks, ch plan- ch miljönämnden, PMn, har en ändamålsenlig verksamhet för ffentlig upphandling samt m den interna kntrllen inm mrådet är tillräcklig. 1.1. Sammanfattande revisinell bedömning Nedan redgörs för bedömning av revisinsfrågan ch kntrllmålen samt iakttagelser för de lika kntrllmålen. Den sammantagna bedömningen av kntrllmålen ligger till grund för bedömningen av revisinsfrågan. Vår sammanfattande bedömning är att främst Ks i begränsad utsträckning har en ändamålsenlig verksamhet för ffentlig upphandling, ch att den interna kntrllen i begränsad utsträckning är tillräcklig. Avseende PMn avstår vi från att göra någn bedömning då det i granskningen visat sig att deras rll i upphandlingshänseende är begränsad. Tillräckligt underlag för att bedöma nämndens arbete med upphandling ch inköp saknas därmed. Kntrllmål: Finns ändamålsenliga regler ch riktlinjer i tillräcklig mfattning, ch dkumenteras upphandlingar enligt gällande regelverk? Bedömningen är att det i begränsad mfattning finns ändamålsenliga regler ch riktlinjer ch att upphandlingar i begränsad mfattning dkumenteras enligt gällande regelverk. Är upphandlingsverksamheten rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch samverkan inm kmmunen ch dess blag? Bedömningen är att upphandlingsverksamheten i begränsad utsträckning är rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch att samverkan inm kmmunen ch dess blag sker i begränsad utsträckning. Upphandlas nya avtal i fas med att gamla avtal löper ut? Bedömningen är att det i begränsad utsträckning upphandlas nya avtal i fas med att gamla avtal löper ut. Är den egna uppföljningen av kntrakt säkerställd ur internkntrllsynpunkt? Bedömningen är att den egna uppföljningen av kntrakt i begränsad utsträckning är säkerställd ur internkntrllsynpunkt. Är rutiner ch prcesser för inköpsverksamheten ändamålsenliga för gd avtalstrhet? December 2018 2 av 23
Bedömningen är att rutiner ch prcesser för inköpsverksamheten i begränsad utsträckning är ändamålsenliga för gd avtalstrhet. December 2018 3 av 23
1.2. Rekmmendatiner Att Ks tillser att beslut/uppdrag verkställs avseende att uppdatera/revidera kmmunens regler ch riktlinjer på mrådet kpplat till uppdaterad lagstiftning. Att Ks tar initiativ till att få en enhetlig kntrll över avtalstrhet ch köptrhet genm exempelvis systematiska stickprv avseende prislistr, attestering, tillämpning av befintliga avtal ch sidinköp. Att Ks tillser att åtgärder vidtas för att stärka infrmatinen till nämnder/ förvaltningar/avdelningar ch företag avseende upphandlingsmrådet ch ansvarsfördelning avseende exempelvis avtalsförnyelse ch att detta sker i tillräckligt gd tid inför ny avtalsperid. December 2018 4 av 23
2. Inledning 2.1. Bakgrund För all ffentlig upphandling gäller att vissa grundläggande EG-rättsliga principer måste iakttas, vilka är reglerade i lagarna m ffentlig upphandling; lagen (2016:1145) m ffentlig upphandling, LOU, samt lagen (2016:1146) m upphandling inm försörjningssektrn, LUF, inklusive SFS 2018:1317, Lag m ändring i lagen (2016:1145) m ffentlig upphandling. Med anledning av EU:s nya kncessinsdirektiv gäller även lag m ändring i lagen (2016:1147) m upphandling av kncessiner, enligt övergångsbestämmelser i SFS 2018:1319. Lagarna utgår från principerna m likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, prprtinalitet ch ömsesidigt erkännande. Upphandling samt tecknande av ramavtal avseende varr ch tjänster eller byggentreprenader styrs av regelverken kring LOU ch LUF. Med ramavtal avses enligt LOU ett avtal sm ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter ch en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkren för senare tilldelning av kntrakt under en given tidsperid. Kmmunen ch dess företag sluter varje år avtal m varr ch tjänster för mångmiljnbelpp. Krrekt genmförda upphandlingar samt tillräcklig kntrll över avtalsefterlevnad ökar sannlikheten för att den upphandlande myndigheten ska spara betydande summr för skattebetalarna. Bristande uppföljning kan leda till att leverantörer inte tar ställda krav på allvar. Dåliga uppföljningsrutiner kan även innebära att leverantörer kan erhålla eller upprätthålla ett kntrakt på felaktiga grunder. I samband med genmförd väsentlighets- ch riskanalys har revisrerna i beslutat att granska inköps- ch upphandlingsverksamheten. 2.2. Syfte ch Revisinsfråga Granskningen syftar till att bedöma m kmmunstyrelsen ch plan- ch miljönämnden har en ändamålsenlig verksamhet för ffentlig upphandling samt m den interna kntrllen inm mrådet är tillräcklig. 2.3. Revisinskriterier LOU/LUF Kmmunallagen Kmmunens plicys/riktlinjer 2.4. Kntrllmål Finns ändamålsenliga regler ch riktlinjer i tillräcklig mfattning, ch dkumenteras upphandlingar enligt gällande regelverk? Är upphandlingsverksamheten rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch samverkan inm kmmunen ch dess blag? December 2018 5 av 23
Upphandlas nya avtal i fas med att gamla avtal löper ut? Är den egna uppföljningen av kntrakt säkerställd ur internkntrllsynpunkt? Är rutiner ch prcesser för inköpsverksamheten ändamålsenliga för gd avtalstrhet? 2.5. Metd, material ch avgränsning Granskning av relevant dkumentatin såsm kmmunstyrelsens delegatinsrdning, upphandlings- ch inköpsplicy för, internkntrllplan 2018-2019, prtkll från kmmunfullmäktige, styrelse ch nämnd samt eventuella nämnds-/ förvaltningsspecifika rutiner ch riktlinjer. Intervjuer med inköpssamrdnare, eknm, kmmunchef samt kmmunstyrelsens rdförande samt med ett urval verksamhetsansvariga inm scialförvaltningen, plan- ch miljöförvaltningen ch kultur- ch utbildningsförvaltningen samt tekniska avdelningen. Via dessa intervjuer har inhämtats uppgifter m tillämpade rutiner överensstämmer med upphandlingslagarna ch riktlinjer/plicys inm kmmunen, angående hur den interna kntrllen avseende upphandlingsverksamheten bedrivs samt huruvida rll- ch ansvarsfördelningen är tydliggjrd i den nya rganisatinen. Verifiering av m upphandlingslagstiftningen tillämpas har skett via analys av sju upphandlingsakter sm granskats med hjälp av kvalitetssäkrade kntrllmål. Kmmunens uppföljning avseende kntraktsefterlevnad har granskats dels genm intervjuer, dels genm att jämföra sju avtal sm slutits i de granskade upphandlingsakterna med fakturr från respektive leverantör. Bedömningsskala sm används för revisinsfrågr ch kntrllmål: Inte/Otillräcklig I begränsad utsträckning Till övervägande del Ja/tillräcklig December 2018 6 av 23
3. Iakttagelser ch bedömningar 3.1. s regler ch riktlinjer Kntrllfråga: Finns ändamålsenliga regler ch riktlinjer i tillräcklig mfattning, ch dkumenteras upphandlingar enligt gällande regelverk? 3.1.1. Regler ch riktlinjer för inköp ch upphandling Det finns två centrala dkument rörande inköp ch upphandling i. Det första är kmmunstyrelsens (KS) delegatinsrdning, frtsättningsvis delegatinsrdningen, sm beslutades i KS 2017-10-02. Det andra är upphandlings- ch inköpsplicy för, upphandlingsplicyn, sm senast beslutades i KS 2012-04-23. I delegatinsrdningen regleras vilka beslut sm får fattas, ch av vem. Delegatinsrdningen skiljer mellan verkställighetsbeslut ch delegatinsbeslut. I så kallade verkställighetsfrågr följer rätten att fatta beslut ftast den anställning en persn innehar. Vissa mråden behöver ingen uttrycklig delegatin eftersm beslutanderätten regeras i lagstiftning eller andra regler. Verkställighet kan exempelvis vara löpande ärenden m inköp ch beställningar i drifts- ch investeringsbudget ch de flesta löpande persnalärendena. Verkställighetsbeslut gäller ckså de beslut sm chefer generellt har rätt att ta inm deras verksamhetsmråde, ch dessa beslut behöver inte rapprteras till kmmunstyrelsen. Utöver dessa beslut krävs en delegatin från kmmunstyrelsen, där besluten ckså ska rapprteras till kmmunstyrelsen. Rätten att fatta beslut på delegatin innebär endast stöd att ta beslut inm ramen för bemyndiganden, uppställda villkr ch givna budgetramar. Upphandling upp till fyra prisbasbelpp ses sm verkställighetsbeslut. Vissa ärenden kan inte delegeras från kmmunstyrelsen, ch de regeras i kmmunallagen 6 kap. 34 ch dessa ska beaktas när delegatinsrdningen tillämpas. Upphandling av bygg- ch anläggningsentreprenad avseende verksamhetsfastigheter handhas av förvaltaren Pajala Bstäder Ab. I delegatinsrdningen har inköp ch försäljning ett särskilt avsnitt vilket reglerar att anta anbud samt teckna avtal för varr, tjänster ch entreprenader. Bland annat anges belppsgränser ch ansvarig för upphandlingar, exempelvis att förvaltningsspecifika upphandlingar upp till tröskelvärdet får fattas av avdelningschefen. Rätten att utfärda fullmakt för annan att för kmmunens räkning genmföra upphandling är ett verkställighetsbeslut sm inköpssamrdnare, kmmunchef eller eknmichef får besluta m. Upphandlings- ch inköpsplicyn avser köp samt leasing/hyra av varr ch tjänster inm Pajalas kmmunkncern. Syftet med plicyn är att ge alla anställda närmare riktlinjer för hur upphandling ska ske för att hushålla med resurser. Den innehåller riktlinjer ch regler inm lika mråden: mål ch strategier, upphandling, beställarrganisatinen, frmella December 2018 7 av 23
regler för upphandling, upphandling enligt LOU, anskaffning, ramavtal, direktupphandling, arkivering samt förbud mt privata köp ch direktförsäljning. Av upphandlings- ch inköpsplicyn framgår riktlinjer för upphandling i kmmunen, bland annat att enheterna ska vara avtalstrgna, betala fakturr enligt avtal ch arbeta för att uppfattas sm en attraktiv kund. Det är respektive förvaltning sm beslutar m vilken enhet sm ska sköta deras upphandling, i samförstånd med inköpssamrdnaren. Befintliga ramavtal/avtal handhas av inköps-/eknmiavdelningen. Kntaktpersner för lika upphandlingsmråden skall utses av respektive upphandlande enhet. Upphandlingar av ramavtal sm är kncernövergripande beslutas av inköpare ch styrelse liksm vilken enhet sm skall upphandla. Riktlinjer finns ckså i frm av utvärderingsmall för anbud, där det krävs att anbudsgivarna ska fylla i lika uppgifter berende på upphandling. Till exempel finns det en mall sm används av tekniska avdelningen när kmmunen upphandlar tjänster baserade på kvalitetsindex, så sm knsulttjänster, för att anbudsgivare ska skatta sina kmpetenser ch erfarenheter. Uppfattningen från intervjuer med representanter från dels eknmiavdelningen, förvaltningarna ch kmmunledningen är att de handlingar sm styr upphandling framför allt är delegatinsrdning ch inköpsplicyn, men att det finns behv av att dkumentera fler riktlinjer. Det framkmmer ckså i intervju med representanter från eknmiavdelningen att det finns ett pågående arbete med att revidera inköpsplicyn samt att ta fram ytterligare riktlinjer. Av intervjuer med representanter från scialförvaltningen, plan- ch miljöförvaltningen ch kultur- ch utbildningsförvaltningen framgår att det finns behv av mer stöd, genm utbildning ch dkumenterade riktlinjer, gällande bland annat direktupphandling. Nteras ska ckså att det efter 2016, med anledning av intern mrganisering, saknats en internkntrllplan sm inkluderar upphandling men att det finns i innevarande internkntrllplan sm gäller för 2018-2019. Samtidigt nteras att det på förvaltningsnivå finns uppfattningen att dessa inte gör speciellt stra upphandlingar, utan i de fallen har stöd från inköpssamrdnaren. Att det finns tillgång till den kmmungemensamma avtalsdatabasen har underlättat arbetet med upphandling för att se vilka regler sm gäller ch vilka avtal sm finns. 3.1.2. Dkumentatin I upphandlings-ch inköpsplicyn framgår krav på att dkumentera upphandlingar ch underlag, samt att inga riginalavtal får förvaras på felaktigt sätt utan att de ska arkiveras på kmmunen. Befintliga ramavtal/avtal ska ckså handhas av inköps/eknmiavdelningen. De grundläggande kraven i upphandlingsplicyn är att upphandla till ett rimligt knkurrensutsatt pris, samt att krav på bjektivitet, transparens, prprtinalitet ch likabehandlingsprincip uppfylls. Annnsering via ffentlig databas ska alltid ske vid upphandling. Gällande direktupphandlingar framgår att krav på varan/tjänsten ska skrivas ner innan förfrågan skickas ut, samt att förfrågan bör göras skriftlig. Vilka sm tillfrågats samt mtivering till val ska dkumenteras ch sparas eftersm inköparen vid eventuella förfrågningar ska kunna visa att direktupphandlingen gjrts på krrekt sätt. December 2018 8 av 23
Den databas sm används i kmmunen för att samla alla avtal utm direktupphandlingar är upphandlingssystemet TendSign. Den består av två delar: ett upphandlingssystem där det krävs licens ch inlggning ch där det går att lägga upp upphandlingar, samt en avtalsdatabas sm är tillgänglig för alla i kmmunen via intranätet. I databasen kan alla genm intranätet söka bland annat avtal ch andra dkument kpplade till avtal. Upphandlingar enligt LOU annnseras via TendSign avsett m det är ett förenklat förfarande eller ett öppet förfarande. Hela upphandlingsförfarandet sker i TendSign, med både förfrågan, anbud, tilldelning, skattekntrll ch utvärdering. Själva avtalen ska skrivas under manuellt, ch dessa scannas därefter in i TendSign. I upphandlingsunderlag i akter sm vi tagit del av i granskningen framgår att anbud ska innehålla efterfrågade uppgifter ch i den rdning sm ställs i förfrågningsunderlag, ch att uppgifterna ska skickas in elektrniskt. När anbudet aviseras i TendSign finns ckså möjligheten att annnsera i prgrammet Mercell, vilket enligt uppgifter från intervju med inköpsverksamheten, alltid görs. Direktupphandling annnserar inte via TendSign utan verksamheterna ska diarieföra dessa i diarieprgrammet EDP. Inm ramen för granskningen har inte begärt att få ta del av några genmförda direktupphandlingsakter. I de underlag från andra typer av upphandlingar sm skickats från framgår att alla upphandlingsakter har dkumenterats i TendSign. En uppfattning bland representanter från förvaltningarna är att det finns dkumentatinsregler i viss utsträckning, men att de inte är uppdaterade. Enligt intervjuer med representanter från inköpsverksamheten, tekniska avdelningen ch kmmunledningen framgår att det finns ett behv av mer dkumentatin, gällande exempelvis regler för direktupphandlingar. Någt sm skulle underlätta dkumentatinen för direktupphandlingar är att ha en särskild mdul i TendSign enligt intervju. Även m dkumentatinen har underlättats av att det finns en gemensam avtalsdatabas är det prblematiskt att den inte är uppdaterad med giltiga avtal. Nteras ska ckså, från intervju med representant från eknmiavdelningen, att detta berr på resursbrist ch att det krävs manuell hantering för att alla avtal ska finnas tillgängliga. Iakttagelse från intervju med representanter från eknmiavdelningen är att det finns klara regler kring diarieföring av direktupphandlingar, samt att det är svårt att ha överblick över den dkumentatinen då direktupphandlingar fta genmförs på förvaltningarna. En annan brist sm nteras är att inköpsplicyn inte är tillräckligt tydlig m vilka krav sm finns avseende diarieföring ch dkumentatin av direktupphandlingar. I intervju med representanter från tekniska avdelningen är uppfattningen att den sm genmför upphandlingen ansvarar för dkumentatin, ch att dkumentatinen sparas enligt reglerna. Tlkningen är ckså att de anser att de har kntrll på att man gör rätt i direktupphandlingar. 3.1.3. Bedömning Bedömningen är att det i begränsad mfattning finns ändamålsenliga regler ch riktlinjer. Bedömningen baseras på att det finns tydliga ch dkumenterade regler från Ks m delegatinsrätten, vilket även mfattar upphandlingsmrådet. I upphandlings- December 2018 9 av 23
ch inköpsplicyn finns det mfattande regler ch riktlinjer för upphandling, däremt är inte plicyn uppdaterat sedan 2012. Det gör att lagrummen exempelvis är utdaterade. Uppfattningen från intervjuer är ckså att det saknas uppdaterade regler i tillräcklig utsträckning. Nteras ska att det pågår ett arbete med att uppdatera plicyn ch riktlinjer gällande inköp ch upphandling. Bedömningen är att upphandlingar i begränsad mfattning dkumenteras enligt gällande regelverk. Bedömningen baseras på att det i underlaget i granskningen inte framgår att det i tillräcklig utsträckning finns regler gällande dkumentatin. Däremt finns alla underlag i frm av upphandlingsakter sm vi tagit del av i granskningen dkumenterade i aktuella system. Från intervjuer är uppfattningen att det saknas uppdaterade regler för dkumentatin, samt att infrmatin i databasen inte alltid är uppdaterad. Uppfattningen från intervju med representanter från eknmiavdelningen är att det berr på resursbrist inm inköps- ch upphandlingsrganisatinen. 3.2. Organisatin ch samverkan Kntrllfrågr: Är upphandlingsverksamheten rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning ch samverkan inm kmmunen ch dess blag? Upphandlas nya avtal i fas med att gamla avtal löper ut? 3.2.1. Ansvarsfördelning Av upphandlingsplicyn framgår att kmmunkncernen arbetar med ramavtal ch prisöverenskmmelser sm grundprincip ch att ramavtal upphandlas av inköpssamrdnare. Tecknade ramavtal av blag beslutas av respektive blags styrelse. Ansvarsfördelningen i upphandlings- ch inköpsplicyn anger tre lika rller för beställarfunktiner. Certifierad beställare Budgetansvarig chef Inköpssamrdnare/eknm I inköps- ch upphandlingsplicyn framgår att det endast är certifierade beställare sm kan göra avrp, ch då endast från tecknade avtal. Det är budgetansvarig chef på respektive verksamhet sm utser vilka sm får göra beställningar, ch dessa ska meddelas till inköpssamrdnaren. För att bli certifierad beställare finns ett krav m att delta i en halvdagsutbildning. Budgetansvarig chef är inköpare ch sådan får genmföra direktupphandlingar inm gränsen för direktupphandling, m det saknas giltiga avtal. Om det är ett återkmmande behv ska inköpare kntaktas för regelrätt upphandling. December 2018 10 av 23
Inköpssamrdnare ch eknmer utövar kntrll av inköpsverksamheten. Dessa är ckså ansvariga för genmförande av alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen samt utövar kntrll av avtalstrhet. Organisatinsmässigt tillhör inköpssamrdnare eknmiavdelningen, ch verkar sm en central resurser för upphandling av främst varr ch tjänster. Själva upphandlingen är uppdelad mellan avdelningar. IT-avdelningen genmför upphandlingar inm IT mrådet så sm t.ex. hårdvara. Tekniska avdelningen håller ckså i sina egna upphandlingar ch entreprenadupphandlingar, gällande exempelvis vinterväghållning. Pajalabstäder ch Pajala Värmeverk sköter sina egna upphandlingar. I delegatinsrdningen finns ckså en ansvarsfördelning för upphandling, sm begränsas genm belppsgränser ch befattning. Bland annat får förvaltningsspecifika upphandlingar från tröskelvärdet upp till 5 miljner krnr fattas på delegatin av förvaltningschef. Alla delegatinsbeslut ska ckså följas upp i kmmunstyrelsen. Enligt intervjuer med representanter från eknmiavdelningen, kmmunledningen ch förvaltningen råder det delade meningar m hur ansvaret för beställningsrganisatinen ska fungera. Från representanter från eknmiavdelningen finns en uppfattning m att minska antalet beställare i rganisatinen för att få en bättre samrdning i upphandlingsverksamheten. När det finns många beställare är uppfattningen att det svårt att verifiera att det finns tillräckliga kunskaper för att upphandla rätt. Vidare framgår att ansvarsfördelningen sm specificeras i plicyn inte efterlevs i praktiken, där exempelvis eknmiavdelningen inte fått någt meddelande m behöriga beställare. Det har enligt intervju endast genmförts en utbildning för beställare, då det pågår en pågår en översyn av inköps-ch upphandlingsplicyn vilket inkluderar ansvarsfördelning. Samtidig framkmmer det från intervju med förvaltningarna att det är svårt att ha utsedda beställare då upphandling måste göras löpande, ch vissa arbetar ute i lika delar av kmmunen. I intervjuer med representanter från kmmunstyrelsen är uppfattningen att det har skett en rganisatinsförändring, innebärande att det nu finns mer kntrll över upphandling generellt. Samtidigt framkmmer ett behv av att bredda ansvarsförhållandet för upphandling så att inte allt landar på inköpssamrdnaren. Från eknmiavdelningen ch kmmunledningen framkmmer ckså att det finns ett större pågående arbete med att mrganisera inköpshanteringen, ch därför har kmmunen valt att vänta med utbildningar. I intervjuer med inköpsverksamheten ch förvaltningarna framkmmer att det finns en brist på kunskap inm mrådet upphandling ch inköp. Att utbilda beställare samt i övrigt var förvaltningarna hittar avtal är exempel sm lyfts fram. Det saknas vidare inköpsplaner, en bild sm bekräftas av intervjuer med förvaltningarna. Arbete pågår dck för att se över årsprcessen inm upphandling sm ska göra det lättare för verksamheterna att bättre rapprtera sina behv, vilka är nödvändiga underlag för en inköpsplan. December 2018 11 av 23
3.2.2. Förnyelse av avtal I upphandlings- ch inköpsplicyn framgår att kmmunen ska verka för att vara enhetlig ch samrdnad i upphandlingar ch uppfattas sm en ch samma köpare mt marknaden. Det framgår ckså att detta ska kmbineras med att ha ett decentraliserat ch perativt ansvar för verksamhet ch resurser sm överensstämmer med respektive nämnd/styrelse. Av upphandlings- ch inköpsplicyn framgår inte tydligt att det finns några fastställda regler kring förnyelse av avtal. I delegatinsrdningen framgår vilka sm har rätt att teckna avtal ch anta anbud, men det framgår ingen tydlig skrivning m ansvar för att förnya avtal. I den gemensamma avtalsdatabasen TendSign finns en påminnelsefunktin sm går ut till avtalsägaren när avtalstiden börjar gå ut. Påminnelsen skickas ut mellan fyra ch sju månader innan berende på avtal, där det ckså är möjligt att lägga in flera påminnelser. Uppfattningen från intervju med representanter från eknmiavdelningen är att varje verksamhet är ansvariga för sina egna avtal, men att det finns en förväntan att inköpssamrdnaren delvis är ansvarig för avtalen. Ansvaret sm åligger avtalsägaren innebär enligt intervjuer att de ska kntrllera sina leveranser ch förnya avtalen i tid. Uppfattningen är att inköpssamrdnarens ansvarar är att vara stöd till förvaltningen i inköp- ch upphandling men inte ett ansvar för att förnya avtalen då detta är avtalsägarens ansvar. Det finns ckså skillnad mellan ansvaret för att genmföra en upphandling ch att sedan signera ett avtal. Vidare framgår från intervju uppfattningen att det behövs mer resurser för att exempelvis uppdatera avtalen i TendSign. Från intervjuer med representant från tekniska avdelningen är uppfattningen att ansvarsfördelningen inte är strukturerad, ch att påminnelserna sm går ut från systemet kmmer för sent. Bilden från intervjuer med representanter från scialförvaltningen, plan- ch miljöförvaltningen ch kultur- ch utbildningsförvaltningen är att det är psitivt med en påminnelse samt att det finns bra möjligheter att få stöd ch infrmatin från inköpssamrdnaren inm inköp- ch upphandlingsmrådet. Tlkningen från intervjuerna är sammantaget att det finns utmaningar avseende ägande av avtalen, ch att det finns ett förväntansgap mellan förvaltningarnas ansvar för sina avtal ch det ansvar sm ligger på inköpssamrdnaren. Det saknas en tydlig ansvarsfördelning ch dkumenterade riktlinjer för hur avtalsförnyelse ska göras, ch vem sm ska göra vad. Uppfattningen generellt är vidare att det finns ramavtal för de stra mrådena/vlymerna ch inm den största delen av verksamheten, men att det saknas avtal inm några mråden så sm textilslöjdsmaterial ch resebyråtjänster. Att fler ramavtal behövs inm exempelvis digitalisering lyfts ckså av kultur- ch utbildningsförvaltningen. Från tekniska avdelningen är uppfattningen att det ibland beställs/avrpas från gamla avtal, men att detta även kan ber på att det avtal man använder sig av, exempelvis SKL:s avtal, har blivit överklagat. Även m ärenden kan bli överprövade är tlkningen från intervjuer med representanter från scialförvaltningen, plan- ch miljöförvaltningen ch kultur- ch utbildningsförvaltningen att det ftast finns tid att slutföra upphandlingar innan gamla avtal löper ut. Från intervjuer med representant från eknmiavdelningen nteras att det inte finns tillräckligt med tid till att göra upphandlingar då verksamheternas behv inte kmmer in i tid. December 2018 12 av 23
3.2.3. Samverkan inm kmmunen Av inköps- ch upphandlingsplicyn framgår att kmmunen brde sträva efter att samverka mer, både mellan styrelsen ch nämnder, men även med reginen, andra kmmuner ch statliga myndigheter inm mråden sm exempelvis rör kmpetens ch material. Organisatriskt finns en samarbetsgrupp med LKF där inköpssamrdnaren sitter med. Där finns det möjlighet att diskutera samrdnade upphandlingar med andra kmmuner vilket är psitivt då behven mellan kmmuner, enligt intervjuer med representanter från eknmiavdelningen, fta ser ganska lika ut. Blagen i kmmunen får ckså frågan m de vill vara med i ramavtal. Genm intervjuer med representanter från eknmiavdelningen, kmmunstyrelsen ch förvaltningarna framgår uppfattningen att rganisatinen gällande upphandling har blivit bättre. Det har, enligt intervjuer med eknmiavdelningen, funnits en svårighet att få in underlag från förvaltningarna inför upphandling. Upplevelsen är att upphandling senaste halvåret har blivit mer pririterat av kmmunchefen vilket har lett till en bättre samverkan med förvaltningarna. Det upplevs t.ex. ha skett en förändring där inköpssamrdnaren får in underlag inför upphandling i större utsträckning än tidigare. Rörande samverkan med näringslivet finns uppfattningen från intervju med representant från kmmunstyrelsen att de behöver samverka mer. Både genm att se över vilka krav kmmunen kan ställa i upphandlingarna, men även genm att ha träffar med leverantörerna så att kmmunen kan göra marknadsanalyser över vilka ev. aspekter sm ptentiella leverantörer vill att kmmunen beaktar. Från intervjuer med representanter från eknmiavdelningen kan knstateras att de har försökt utbilda lkala leverantörer i upphandling, men det är svårt att få dem att delta. Det har enligt intervju genmförts utbildningar från LKF ch Kammarkllegiet ckså, men att det även där varit svårt att få deltagare från näringslivet. Det finns vidare planerade utbildningar för nya plitiker, där upphandling ingår, sm kmmer att genmföras under februari. Tlkningen från intervju med representant från kmmunstyrelsen är att det finns behv av att stärka upphandlingsfunktinen ytterligare, ch att det behövs bättre frum för samverkan i upphandlingsfrågr. Även m fkus på upphandling har blivit bättre framkmmer ckså att det behövs bättre avstämningar till plitiken, en till två gånger per år, m hur läget ser ut. Tlkningen är att det idag finns begränsad insyn för plitikerna i upphandlingsverksamheten, då de ärenden sm kmmer upp framförallt rör upphandlingar sm inte gått helt enligt plan, exempelvis blivit överklagade. Det finns samarbete med andra kmmuner i Nrrbtten, IT Nrrbtten AB samt att kmmunen kan använda sig av SKL:s/Kmmentus avtal. På förvaltningsnivå finns vidare gemensamma avtal med andra kmmuner inm exempelvis livsmedelstillsyn respektive planhandläggare med bl.a. Övertrneå, ch avtal med stadsarkitekt med Kiruna. Det framkmmer att förvaltningarna önskar mer samverkan inm fler mråden, så sm GIS ch digitalisering, ch det finns även behv av exempelvis scinmer. Enligt intervju med representant från kmmunstyrelsen har även länsövergripande upphandlingar diskuterats. December 2018 13 av 23
3.2.4. Bedömning Bedömningen är att upphandlingsverksamheten i begränsad utsträckning är rganiserad med en tydlig ansvarsfördelning. Bedömningen grundar sig främst på följande iakttagelser: ansvarsfördelningen är tydligt specificerad i upphandlingsplicyn, men den sammantagna bilden från intervjuer är att det inte fungerar så i praktiken. Bilden är vidare att det finns en klarhet hur ansvarsfördelningen mellan förvaltningarna ch inköpssamrdnare ser ut gällande inköp ch upphandling. I intervjuer lyfts bland annat att det saknas utbildning för beställare, samt att det saknas tillräckliga resurser inm eknmiavdelningen för arbetet med inköp- ch upphandling. Bedömningen är att samverkan inm kmmunen ch dess blag sker i begränsad utsträckning. Bedömningen grundar sig på att det finns uttalade krav ch mål m att kmmunen ska samverka med andra ch att det finns samverkansavtal med andra kmmuner. Samtidigt är bilden från de intervjuade att samverkan i kmmunen, med de kmmunala blagen respektive med näringslivet, inte fungerar ändamålsenligt. Från intervjuer är upplevelsen att det ckså finns brister i samverkan mellan inköpssamrdnaren ch förvaltningarna vad gäller exempelvis inköpsplan ch underlag. Bland annat är tlkningen från intervju med eknmiavdelningen att det saknas planering ch specificerade behv från förvaltningarna Bedömningen är att det i begränsad utsträckning upphandlas nya avtal i fas med att gamla avtal löper ut. Bedömningen grundar sig på att det finns ett system sm varnar när avtal håller på att löpa ut, samt att det finns persner sm ansvarar för avtalen enligt systemet TendSign. Samtidigt finns det uppfattning m att ansvarsfördelningen avseende att förnya avtal är klar ch det saknas ckså skriftliga rutiner kring avtalsförnyelse. Tlkningen från intervjuer är samtidigt att det finns avtal inm de flesta mråden, men från intervjuer med eknmiavdelningen upplevs att det finns brister i planering av upphandlingsbehv från förvaltningarna. 3.3. Internkntrll, rutiner ch prcesser Kntrllfråga: Är den egna uppföljningen av kntrakt säkerställd ur internkntrllsynpunkt? Är rutiner ch prcesser för inköpsverksamheten ändamålsenliga för gd avtalstrhet? 3.3.1. Egen uppföljning Enligt kmmunallagen ska de kmmunala styrelserna ch nämnderna inm sitt mråde säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål ch riktlinjer sm fullmäktige satt upp, ch se till att föreskrifter ch lagar följs. I prtkll från KS 2018-09-24 framgår att kmmunstyrelsen i Pajala har antagit en plan för intern kntrll. December 2018 14 av 23
Kmmunens styrelser ch nämnder ska årligen fastställa en plan för internkntrll, detta framgår av kmmunens antagna plicy för internkntrll. Planen ska baseras på en riskch väsentlighetsanalys ch följas upp senast i samband med årsbkslut. Internkntrllplan 2018-2019 baseras på en riskanalys indelad i tre mråden: Kmmunövergripande risker, Risker kpplade till eknmiska ch persnaladministrativa rutiner ch Verksamhetsspecifika risker. Det finns fem identifierade risker sm rör upphandlingsmrådet: Attester Investering kntra drift Direktupphandlingar Avtalsefterlevnad Bluff-fakturr Upplägget i internkntrllplanen följer en struktur med att identifiera en risk, kppla på ett kntrllmment ch en kntrllmetd, specificering av kntrllfrekvens ch ansvarig. Till exempel är Attest en risk sm är identifierad under mrådet eknmiska ch persnaladministrativa rutiner. Kntrllmmentet är att fakturr gällande hyrbilar, resr, mbiltelefner, persnlig arbetsutrustning, utbetalningar till privatpersner ska kntrlleras. Kntrllmetden är att göra stickprv två gånger per år ch ansvarig är persnal- ch eknmichef. Tekniska avdelningen har en egen internkntrllplan. Av den framgår att ett riskmråde är kntrll av entreprenörer ch att rätt sak utförs enligt avtal. Detta ska enligt planen kntrlleras vid delårsbkslut ch bkslut, där arbetsledare/enhetschef är ansvariga. Kntrllen ska ske genm avtalade, dkumenterade möten med entreprenörerna, ch det ska rapprteras till teknisk chef/kmmunchef. Gällande beslut m att anta anbud samt teckna avtal för varr, tjänster ch entreprenader sm fattas genm delegatinsrdningen ska dessa rapprteras till kmmunstyrelsen. I kmmunen finns ckså ett antal betalkrt, Cp-krt, sm används för löpande utgifter. Det lyfts fram i intervjuer med representanter för kmmunledningen ch förvaltningen att även varr sm finns inm giltiga avtal handlas via krten, så sm fika ch diskmedel. Uppfattningen är att det finns en tydlighet m att krten innebär att det går bra att ckså handla på Cp, vilket inte är fallet. Enligt intervjuer med representanter från kmmunledningen ch eknmiavdelningen framgår att mrganiseringen inm eknmi har medfört att fakturr knteras centralt på eknmiavdelningen. Bland annat har inköpssamrdnare, eknm ch handläggare på eknmiavdelningen haft möjlighet att skicka tillbaka fakturr till förvaltningarna för att visa på felaktigheter. Kntrll av köptrhet kan göras manuellt genm kntrll av fakturr, där eknmiavdelningen kntrllerar vilka varr sm köpts ch via vilket avtal, ch sedan skickas infrmatinen vidare till verksamheten. Nteras ska att detta är en manuell kntrll vilket i intervjuer upplevs vara tidskrävande. Tlkningen är att det trts dessa kntrller finns en svårighet att sanktinera felaktiga inköp. December 2018 15 av 23
Uppfattningen från tekniska avdelningen är att kntrllen framförallt sker på eknmiavdelningen. Dck går fakturrna igenm dubbla kntrller på avdelningen då först arbetsledare ska kntera fakturan innan den attesteras av chef. Det sm främst kntrlleras är enligt de intervjuer vi genmfört att avdelningen handlar från rätt leverantör. Bilden från scialförvaltningen, kultur- ch utbildningsförvaltningen ch planch miljöförvaltningen är att det finns kntrll över inköpen. Enligt intervju med plan-ch miljöförvaltningen kntrllerar förvaltningschefen fakturrna. Även m det sammantaget är flera led sm kntrllerar fakturr visar vår granskning att det inte regelmässigt sker en uppföljning mt ingångna avtal. Uppföljning av upphandling sker till respektive nämnd genm eknmirapprter, men tlkningen är att förvaltningarna inte har fått specifika frågr m att redvisa utfall ch tillämpning av upphandlingar/avtal. Från förvaltningarna framgår att de har fått hjälp av inköpssamrdnaren att följa upp avtal, ch att inköpssamrdnaren är duktig på att gå ut med vilka avtal sm finns. Det uppges även ha blivit tydligare kmmunicerat vilka avtal kmmunen har samt varför det är viktigt att handla från dessa. Ett mråde sm behöver djupare analys är uppföljningen av de Cp-krt sm finns i kmmunen. Från de intervjuade vid förvaltningarna framkmmer ckså att det kan finnas diffar i kstnader när de har handlat på Cp istället för via avtal. Från intervju med representant från plan-ch miljöförvaltningen framgår att de har följt upp användandet av Cp-krten ch att det såg relativt bra ut gällande avtalstrhet. Uppfattningen från kultur-ch utbildningsförvaltningen är att det behövs en analys av m inköp via Cpkrten är ett symptm för någt behv sm inte täcks in av de avtal sm är upphandlade. 3.3.2. Rutiner ch prcesser kpplat till avtalstrhet Enligt upphandlings-ch inköpsplicyn framgår att det är inköpssamrdnare ch eknmer sm utövar kntrll av verksamheten ch kntrll av avtalstrhet. Det är möjligt att få ut statistik från fakturaprgrammet sm kmmunen använder, där en kntrll gjrdes av eknmiavdelningen 2016 för att se vilka leverantörer sm kmmunen handlar av. Den internkntrllplan sm gäller för 2018-2019 innebär att en sådan kntrll kmmer att göras årligen. Eknmiavdelningen har ckså gjrt kntrller för att se hur många leverantörer kmmunen handlar av men saknar avtal med. För avtalstrhet är de åtgärder sm kmmunen vidtagit att infrmera förvaltningarna/ beställarna m vad det ttalt kstar att handla utanför avtalen. Efter centraliseringen av fakturr har eknmiavdelningen genm såväl inköpssamrdnare, eknm ch handläggare haft bättre möjlighet att kntrllera vilka sm köper från fel leverantör respektive vilka prdukter ch tjänster sm inte är upphandlade. Det mönster sm framkmmit avseende beteendet hs de sm handlar är att det finns avvikelser innebärande köp av fel, d v s icke upphandlade, prdukter från leverantörerna. Enligt intervju med representanter från eknmiavdelningen berr detta på att det saknas kunskap ch tid. Även m uppföljningen av fakturr har lett till att det blir lättare att visa på kstnader när kmmunen handlar utanför avtal finns uppfattningen ute i kmmunen att det går att handla billigare utanför avtalen. December 2018 16 av 23
Det är därför viktigt att de sm arbetar med inköp frtsätter att visa på de summerade kstnader sm blir när många handlar utanför avtalen. Samtidigt är det även ett prblem att de upphandlade leverantörerna sällan hör av sig ch frågar hur kmmunen har handlat, trts att det vid de interna kntrllerna av fakturr visar sig att kmmunen handlar utanför avtal. Någt sm framkmmer i intervju med representanter från eknmiavdelningen är att avtalsuppföljning är tidskrävande då det sker manuellt. Det uppge finnas behv av ett e-handelssystem för att få bättre möjlighet att följa avtals- ch köptrheten. Från intervju med representant från kmmunstyrelsen framkmmer att uppföljning av avtalen framförallt sker inm eknmiavdelningen, ch att det till plitikerna inte kmmit till känna att det skett några större avsteg från avtalen. Nteras ska ckså uppfattningen att det är viktigt att utsktten i Ks ckså ställer krav m ansvar inm upphandlingsmrådet, för att öka uppföljningen. Ett annat prblem sm kmmunen upplever är att det är få sm lämnar anbud, vilket gör det svårt att ställa för snäva krav generellt. Förutm att det är svårt att följa upp kraven sm ställs i underlaget är det ckså svårt att utfrma rätt anbudsförfrågan då det ibland saknas kunskap för att kunna upphandla rätt. Kvalitetskrav används i upphandlingar, men det är framförallt pris sm styr enligt intervju med tekniska avdelningen. Tekniska anser ckså att det är svårt att få in anbud m man ställer för höga kvalitetskrav. Vissa mråden, så sm el ch andra hantverkstjänster, är det enligt intervju med representant från tekniska avdelningen, inte möjligt att ha ramavtal på då det inte finns utförare i tillräcklig utsträckning. Iakttagelsen från intervjuer är att förvaltningarna, eknmiavdelningen ch kmmunledningen anser att det är svårt att följa upp ställda krav. Bilden från intervju med representanter från eknmiavdelningen är att när någn är missnöjd med den upphandlade varan/tjänsten resulterar det i att man snarare klagar än att reklamera varan/tjänsten. Rutinen är att de sm upphandlar varan/tjänsten ska diskutera med leverantören, eller gå via inköpssamrdnaren för detta, men bilden från intervjuer med både eknmiavdelningen ch förvaltningarna är att detta inte görs. Från scialförvaltningen, plan- ch miljöförvaltningen ch kultur- ch utbildningsförvaltningen framgår samma bild. När det har framkmmit synpunkter eller klagmål på upphandlingen har detta ckså tagits upp i efterhand i nästa upphandling ch inte genm kntakt med leverantören. Från intervju med representant från tekniska avdelningen framgår att de sm beställer ckså vet vem sm är leverantör, samt att de får infrmatin m upphandlade leverantörer via inköpssamrdnaren. Bilden är att beställare fta kllar m det finns giltiga avtal innan de beställer eller gör direktupphandlingar. Uppfattningen är att de allra flesta fakturr härrör sig till befintliga avtal/leverantörer, men att detta samtidigt inte säger dest mer m beställarna köper rätt varr ch till rätta villkr från leverantörerna. Iakttagelsen från intervju med förvaltningarna är att de i strt anser att de köper från avtal, ch att det inte sker köp över disk samt att förbudet mt att köpa av direktförsäljare efterlevs. Däremt är uppfattningen från intervju med representanter från eknmiavdelningen att det frtsatt görs köp utanför avtal, via direktupphandlingar eller köp över disk, trts att detta inte får förekmma. December 2018 17 av 23
3.3.3. Bedömning Bedömningen är att den egna uppföljningen av kntrakt i begränsad utsträckning är säkerställd ur internkntrllsynpunkt. Bedömningen baseras på att det finns internkntrllplan för uppföljning av upphandling, att mrganiseringen har möjliggjrt större central fakturakntrll samt att delegatinsbeslut rapprteras. Däremt saknas det rutiner ch struktur för uppföljning av kntrakten genm exempelvis bristande fakturakntrll, då de kntrller sm genmförs av fakturr inte alltid sker mt kntrakt. Förvaltningarna hanterar frtfarande en del fakturr själva ch enligt intervjuer framgår vidare att det finns brister i uppföljningen av köp via befintliga Cp-krt. Bedömningen är att rutiner ch prcesser för inköpsverksamheten i begränsad utsträckning är ändamålsenliga för gd avtalstrhet. Bedömningen baseras på att det i upphandlings- ch inköpsplicyn finns specificerat ansvar för uppföljning. Det finns uppföljning i internkntrllplanen ch via fakturakntrll. Det har även genmförts infrmatinsinsatser m effekterna av att handla utanför avtal ch bilden från intervjuer är att avtalstrheten har ökat. Däremt framkmmer i intervjuer att avtalsuppföljning är tidskrävande då det sker manuellt. Det saknas ckså system för att kntrllera köptrheten, dvs att man köper rätt sak från rätt avtal, där det idag ligger på den sm kntrllerar fakturan att ckså kntrllera prislistr ch andra avtalade villkr. Det upplevs ckså vara svårt att följa upp kvalitetskrav. Uppfattningen från intervjuer med eknmiavdelningen är vidare att det frtsatt handlas utanför avtal via direktupphandlingar ch över disk. 3.4. Kntrll avseende kntraktsefterlevnad använder sig av en gemensam upphandlingsdatabas, TendSign, för alla upphandlingar förutm direktupphandlingar. I upphandlingsdatabasen finns dkument sm är kpplade till avtal, bland annat förfrågningsunderlag ch anbud. Det finns krav på licens för att kunna lägga upp anbud i TendSign, ch det är endast tre i kmmunen sm har licens för det. Övriga kmmer in i TendSigns avtalsdatabas ch kan söka upp giltiga avtal ch tillhörande dkument. Giltiga ramavtal sm ingås via SKL/Kmmentus ska ckså framgå i s databas. Enligt intervju med representant från eknmiavdelningen finns det tekniska prblem med detta vilket gör att ramavtal sm ingås via SKL måste läggas in manuellt ch då har infrmatin m dessa avtal skickats ut till verksamheterna via mejl från eknmiavdelningen istället. har tagit del av sju upphandlingsakter sm gäller upphandling av avtal/ramavtal. Direktupphandlingar har inte efterfrågats. Stickprvet innefattar två delar där vi dels har kntrllerat frmkraven för upphandlingsakten i enlighet med checklistan sm finns i bilaga 1, ch dels gjrt en kntrll av kntraktsefterlevnad genm att jämföra avtalet mt fakturr. December 2018 18 av 23
3.4.1. Aktgranskning LOU ställer krav på annnsering för samtliga upphandlingar vi har granskat, det vill säga upphandlingar enligt antingen öppet eller förenklat upphandlingsförfarande. Vidare finns särskilda krav i LOU på tilldelningsbesked, samt att det ur upphandlings-, kmmunalrättsligt ch demkratiskt perspektiv är väsentligt att prtkll ch beslut kpplade till enskilda upphandlingar hålls rdnade/diarieförda ch är lätt återfunna. När det gäller allmänna handlingar sm inte mfattas av sekretess (Offentlighets- ch sekretesslagen SFS 2009:400) kan myndigheterna välja mellan att antingen registrera dem eller hålla dem så rdnade att det utan svårighet kan fastställas m handlingen har kmmit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ett system måste detta tillämpas knsekvent av alla inm myndigheten enligt ett flertal uttalanden från JO. Om det t ex har bestämts att allmänna handlingar tillhörande en viss typ av ärenden ska registreras krävs det att alla allmänna handlingar sm hör till sådana ärenden verkligen blir diarieförda. Enligt lagen innebär det för s del att samma grundläggande rutiner bör tillämpas för alla upphandlingar. 3.4.1.1. Iakttagelser De ärenden vi har tittat på kmmer från åren 2014-2018. Eftersm upphandling kan genmföras av lika förvaltningsavdelningar finns två källr till upphandling, där fem upphandlingsakter kmmer från eknmiavdelningen ch två från tekniska avdelningen. I stickprvet framkm ckså att i en av sju upphandlingsakter saknas fakturr då leveransen beräknas till v.2 år 2019. Alla ärenden är hanterade i systemet TendSign, där vi fått underlag i frm av bland annat upphandlingsrapprter, tilldelningsbesked, underlag med skall-krav, prislista, kvalitetsutvärderingsmetd ch kntakt med leverantörer. Den checklista sm använts för fakturagranskning återfinns under bilaga 1. 3.4.2. Stickprv Nedan följer de upphandlingsärenden sm tagit del av, samt en bedömning utifrån checklistan. Köp av annnstjänst i lkalt distribuerat annnsblad, refnr: 0645 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. Det sm saknas enligt checklistan är infrmatin m hur ärendet är annnserat, att det inte framgår m en anbudsbekräftelse gått ut till anbudsgivarna samt att det saknas infrmatin m hur akten diarieförs/registreras. Eftersm denna, ch övriga upphandlingar i stickprvet är genmförda genm systemet TendSign kan dck antas att systemet autmatiskt skickar sådan bekräftelse samt att registrering av upphandlingsakten i sin helhet sker i TendSign. Dessa nteringar gäller för samtliga genmförda stickprv. I avtalet framgår att värdet är ttalt 138 000 kr per år ex mms. Accepterat pris i utvärderingen är 1,7 kr i millimeterpris ex mms. Det ska finnas en faktura per bjekt ch fakturan ska vara specificerad med spaltbredd ch höjd i millimeter, dvs ej en klumpsumma". Namn på köpare ska framgå då December 2018 19 av 23
beställning av kmmuninfrmatinen endast får ske från behörig företrädare. Faktureringsavgift dyl accepteras ej. Bedömningen av fakturrna är att priset i fakturrna inte stämmer överens med millimeterpriset i anbudet. Summan av fakturrna är 32 488 kr vilket är inm ramen, dck har inte alla fakturr granskats. Priserna i fakturan är en sammanslagning av kstnader sm á-pris per annns ch inte per millimeter. Det framkmmer ckså administrativa avgifter i faktura. Företagshälsvård, refnr 0720 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. Summan för innevarande avtal är 982 000 SEK exkl mms/år ch löper till 2018-12-31. Avtalet innehåller timpriser ch antal timmar för lika prfessiner. Inga tillkmmande kstnader accepteras ch fakturan ska debiteras månadsvis med 1/12 av lämnat anbud. Det ska framgå en specifikatin med uppgift m datum, beskrivning av köpt timme/timmar ch beställaren. Det framgår att fakturr sker månadsvis m 101 666 kr inklusive mms. I faktura framgår antal timmar/månad, kvarvarande timmar, beställare ch typ av ärende. Renhållningsfrdn inkluderat en påbyggnad till Tekniska avdelningen, refnr: 0949 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. De brister sm saknas i upphandlingsunderlaget är infrmatin m hur ärendet är annnserat. Summan i avtalet är 2 361 992 SEK exkl mms. Fakturering ska ske i två mgångar ch den första fakturan ska vara på summan 1 500 000 SEK ch vara tillhanda senast 2018-12-25. Den andra fakturan med resterande belpp ska skickas in efter gdkänd leverans. Faktureringsavgift eller mtsvarande accepteras ej. Av handlingarna från kmmunen framgår att leveransen beräknas till v.2 ch att det inte inkmmit några fakturr än. Köp lastväxlarflak med påbyggnad till Räddningstjänsten, refnr: 0853 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. De brister sm saknas i upphandlingsunderlaget är infrmatin m hur ärendet är annnserat. I avtalet framgår ttalpris m 3 722 000 SEK exkl. mms. Fakturering sker i två mgångar ch den första fakturan på 1 500 000 SEK exkl. mms ch ska vara tillhanda senast 2017-12-25. Den andra fakturan med resterande belpp ska inkmma efter gdkänd leverans. Faktureringsavgift eller mtsvarande accepteras ej. December 2018 20 av 23
Fakturrna sm tagit del av skickades 2018-03-14. Den ena fakturan uppgår till 1 050 000 ch avser en slutbetalning ch den andra fakturan uppgår till 1 761 500 kr ch avser påbyggnad av växeltak. I fakturrna framgår referens, bjektsnummer, beteckningsnr, á-pris ch belpp. Den sammanlagda summan i fakturrna är inm ramen för avtalet, däremt har inte begärt att få ta del av alla fakturr. Två fakturr har skickats, dck med andra summr ch datum än i avtalet. Innehållet i fakturrna överensstämmer i övrigt med avtalet. Beställningstrafik, refnr: 0734 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. De brister sm saknas i upphandlingsunderlaget är infrmatin m hur ärendet är annnserat. Det finns tre leverantörer till tjänsten. Ttalpris saknas i avtalen då kmmunen inte tidigare har haft ett liknande ramavtal. Pris har lämnats per statineringsrt ch frdnskategri samt per frdn sm gäller för kr/km ch kr/timme för chaufför. Fakturr från leverantörerna ska enligt avtalet innehålla beställarens namn, körsträcka, datum/tidsperid ch antal passagerare samt frdnskategri. Inga tillkmmande kstnader accepteras. har tagit del av två fakturr från en av leverantörerna. I en av fakturrna framgår datum, sträcka, kstnad för dels startavgift, km, pris/km ch kstnad för chaufför, beställare ch bjekt. Fakturan stämmer överens med avtalet gällande priser. För den andra fakturan saknas uppgifter m startavgift, km, pris/km ch kstnad för chaufför. Det finns alltså inget underlag sm gör det möjligt att kntrllera fakturan mt avtalet. Vinterväghållning 2014, refnr: 0454 Ärendet uppfyller majriteten av kraven utifrån checklistan. I det avtal sm gäller tm 2019 framgår bland annat att det finns ett fastpris med indexerad höjning efter första avtalsåret. Fakturering ska ske en gång per månad ch pris anges per mråde, uppdelat på rdinarie uppdrag ch avrpsunderlag. Från fakturrna framgår typ av frdn, antal timmar eller á pris, samt summa. Det framgår även datum ch mråde för de pster sm är specificerade sm rdinarie uppdrag ch inte avrp. Eftersm priserna i anbudet räknats upp är det svårt att se m styckpriset för exempelvis ishyvling är i paritet med avtalet. Det är ckså svårt att kntrllera pris mt avtal gällande rt då det inte framgår för varje kstnadsrad i fakturan. December 2018 21 av 23