Granskning av kommunens krisberedskap. Sollentuna kommun

Transkript

1 Revisinsrapprt Granskning av kmmunens krisberedskap Martin Bernhardtz Per Larssn Sllentuna kmmun Oktber 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisinsfråga Kntrllmål Revisinskriterier Avgränsning Metd Iakttagelser Organisatin för krisberedskap ch styrande dkument Ansvarsfördelning Tjänstemannarganisatin Systematiskt arbete Utbildning ch övning Risk- ch sårbarhetsanalyser Samverkan ch kriskmmunikatin Revisinell bedömning Oktber av 11

3 Sammanfattning har på uppdrag av granskat Sllentuna kmmuns krisberedskap. Den övergripande revisinsfrågan, följt av kntrllmål är: Har kmmunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning ch myndigheters riktlinjer? Kmmunen har en ändamålsenlig rganisatin för krisledning ch krisberedskap. Kmmunen arbetar systematiskt med krisberedskap. Kmmunen genmför risk- ch sårbarhetsanalys i enlighet med MSB riktlinjer. Kmmunen arbetar ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv. Efter genmförd granskning bedömer vi att Sllentuna kmmun har säkerställt att det finns en tillfredsställande krisberedskap i enlighet med lagstiftning ch myndigheters riktlinjer. Vidare bedömer vi att rganisatinen övar ch erhåller utbildning i enlighet med lagstiftningens ändamål. Kmmunen samverkar med berörda aktörer i tillfredsställande mån. Sllentuna kmmun har vidare styrande dkumentatin i enlighet med lagstiftning ch i huvudsak i enlighet med förrdningar. Vi ser däremt följande brister i styrande dkumentatin: Det saknas infrmatin i den styrande dkumentatinen avseende i vilken instans dkumentet är antaget. Kpplingen mellan risk- ch sårbarhetsanalysen ch beslutade åtgärder för att minska sårbarheten i verksamheten ch/eller stärka kmmunens krishanteringsförmåga kan förtydligas. Åtgärderna anges i styrdkument för hantering för samhällsstörningar. Kppling mellan riskvärde ch åtgärd bör framgå tydligare. Risk- ch sårbarhetsanalyser bör regelmässigt följas upp för att se m vidtagna åtgärder förändrat riskbilden ch/eller m nya risker uppkmmit. Oktber av 11

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kmmunerna har en viktig rll i samhällets krisberedskap. Dest mer rbusta kmmunerna är, dest bättre blir hela samhället på att hantera kriser. En viktig grund för kmmunernas krisberedskap är de uppgifter sm framgår av lag (2006:544) m kmmuners ch landstings åtgärder inför ch vid extrardinära händelser i fredstid ch höjd beredskap. Lagen syftar till att kmmuner skall identifiera risker ch minska sårbarheten i sin verksamhet ch ha en gd förmåga att hantera krissituatiner i fred. Kmmuner skall därigenm ckså uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Med extrardinär händelse avses i denna lag en sådan händelse sm avviker från det nrmala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktiner ch kräver skyndsamma insatser av en kmmun. Enligt lagen skall kmmunen analysera vilka extrardinära händelser sm kan inträffa inm kmmunen ch hur de kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas ch sammanställas i en risk- ch sårbarhetsanalys (RSA). Vidare skall det även finnas en krisledningsnämnd i varje kmmun för att fullgöra uppgifter under extrardinära händelser. Kmmunen ansvarar bland annat för den kmmunala räddningstjänsten, stöd, service ch infrmatin till innevånarna. Revisrerna har med utgångspunkt i väsentlighet ch risk funnit det angeläget att granska kmmunens beredskap inför ch vid kris, allvarliga eller extrardinära händelser Revisinsfråga Granskningens revisinsfråga är: Har kmmunstyrelsen säkerställt att det finns en tillräcklig krisberedskap i enlighet med lagstiftning ch myndigheters riktlinjer? Kntrllmål Svaren på följande kntrllmål ligger till grund för besvarandet av revisinsfrågan: Kmmunen har en ändamålsenlig rganisatin för krisledning ch krisberedskap. Kmmunen arbetar systematiskt med krisberedskap. Kmmunen genmför risk- ch sårbarhetsanalys i enlighet med MSB riktlinjer. Kmmunen arbetar ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv. Oktber av 11

5 Revisinskriterier Följande utgör kriterier sm grund för svaret på revisinsfrågan: Lag (2006:544) samt förrdning (2006:637) m kmmuners ch lands-tings åtgärder inför ch vid extrardinära händelser i fredstid ch höjd beredskap (LEH). Myndigheten för samhällsskydd ch beredskaps (MSB) föreskrifter m kmmuners risk-ch sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:5). Överenskmmelse m kmmunernas krisberedskap (MSB ) 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till kmmunens övergripande krisberedskap under kmmunstyrelsens ansvar. I övrigt se van nämnda kntrllfrågr Metd Dkumentatin sm granskats är: - Reglemente för krisledningsnämnden (KF ) - Risk- ch sårbarhetsanalys Sllentuna kmmun Styrdkument för hantering för samhällsstörningar inm Sllentuna kmmun Krisplan Sllentuna kmmun Intervjuer har inm ramen för granskningen genmförts med: Kmmunstyrelsens rdförande Kmmundirektör Presschef Säkerhetschef Oktber av 11

6 2. Iakttagelser Nedan följer iakttagelser för respektive kntrllmål 2.1. Organisatin för krisberedskap ch styrande dkument Kntrllmål: Kmmunen har en ändamålsenlig rganisatin för krisledning ch krisberedskap Ansvarsfördelning Enligt reglemente för kmmunstyrelsen (versin; rev KF ) ska kmmunstyrelsen leda ch samrdna kmmunens åtgärder när det gäller frågr sm rör riskhantering, säkerhet, sårbarhet ch beredskap inm hela den kmmunala verksamheten. Likaså fastställs att kmmunstyrelsen fullgör kmmunens uppgifter enligt Lag (2006:544) ch förrdningen (2006:637) m kmmuners ch landstings åtgärder inför ch vid extrardinära händelser i fredstid ch höjd beredskap (LEH). Enligt reglemente för krisledningsnämnden (KF ) består krisledningsnämnden av de ledamöter ch ersättare sm ingår i kmmunstyrelsens arbetsutsktt. Krisledningsnämnden ska utgöra ledningsfunktin sm, enligt lagstiftning gäller för kmmunen vid extra rdinära händelser i fredstid Tjänstemannarganisatin Under krisledningsnämnden finns en central krisledning- krisledningsgruppen. Den består av ledande tjänstemän men anpassas efter krisens art ch vilka den ankmmer. I en fulltalig krisledning är kmmundirektören rdförande medan flertalet ur ledningsgruppen utgör stab. Den fulltaliga krisledningsgruppens bemanning beskrivs i krisplanen. I praktiken angår kriser fta en begränsad del av den kmmunala verksamheten, ch då utgörs krisledningen av ett mindre antal persner, exempelvis säkerhetschef, ansvarig kmmunikatör, administrativ chef samt förvaltningschef eller dennes ersättare. När en kris inträffat i en specifik verksamhet sm angår ett begränsat antal persner, exempelvis m någnting inträffar på en skla, bildas en lkal krisledning- eller perativ grupp- sm kan upprättas på sklan eller på utbildningsförvaltningen. Detsamma gäller kmmunägda blag. Då utgörs den lkala krisledningen av respektive grupp sm, m den beslutas att upprättas, rapprterar till central krisledning. Persnal från central krisledning, exempelvis säkerhetschef eller biträdande säkerhetschef, kan vid behv gå in ch stötta den lkala krisledningen. Beredskap Kmmunen har ingen frmell befattning sm utgör tjänsteman i beredskap (TiB). Däremt beskrivs under intervju att säkerhetschefen ch biträdande säkerhetschef utgör kmmunens krisjurpersnal. Dessa ska alltid vara tillgängliga per telefn ch de plane- Oktber av 11

7 rar ledighet, semestrar m.m. så att en av dem alltid befinner sig i Stckhlmsmrådet. Kmmundirektören utgör krisjur i tredje hand. Enligt intervju förväntas även förvaltningschefer att ha en viss tillgänglighet även utanför arbetstid, ch att listr upprättas vid semestertider kring tillgängligheten. Enligt intervju har såväl interna sm externa verksamheter, sm SOS alarm ch länsstyrelsens TiB, kntaktuppgifter till den sm utgör krisjuren ch larmar dessa vid behv. I praktiken tar, enligt intervju, krisjuren i första hand beslut m att sammankalla kmmunens krisledning i samråd med kmmundirektören. Mandatet att sammankalla krisledningsnämnden ligger enligt nämndens reglemente hs krisledningsnämndens rdförande. Krisplanen innehåller en larmlista med kntaktuppgifter till krisledningen sm aktiveras vid behv, det finns även utpekade ersättare till respektive rll. Berörda persner i krisledningen ska vid inlarmning bege sig till avsedd lkal i kmmunhuset sm innehåller nödvändig utrustning sm sambandsmedel för kriskmmunikatin, extra kntrsutrustning samt förnödenheter m.m. Det finns även en utpekad reservlkal i händelse av att kmmunhuset inte är tillgängligt. Denna lkal är dessutm försedd med reservkraft. Kriskmmunikatin Kmmunens kmmunikatinschef har det övergripande ansvaret för kmmunens kriskmmunikatin. Till förfgande finns kmmunikatinsrganisatinen sm enligt intervju sitter centralt på kmmunledningskntret. Kmmunen har en presschef med ansvar att sköta kmmunikatin gentemt media. I en krissituatin arbetar kmmunikatörerna, enligt intervjusvar, i möjligaste mån med sina vanliga kanaler på webben ch sciala medier. Vid behv görs ett viktigt meddelande till allmänheten (VMA) via radi ch/eller ett autmatiskt meddelande till kmmunens växel sm infrmerar vart medbrgare kan vända sig för vidare infrmatin. Enligt intervjusvar har kmmunen pressjur sm rteras bland kmmunikatörerna, men sm inte är frmaliserat i avtal eller mtsvarande. Frivilliggrupper ch POSOM Frivilliga resursgruppen (FRG) består, enligt kmmunens hemsida, av privatpersner sm kmmunledningen kan kalla in vid en extrardinär händelse där kmmunens rdinarie resurser inte räcker till. FRG kan exempelvis hjälpa till med evakueringar, infrmatin, administratin ch andra praktiska uppgifter. Enligt intervju finns ca 110 aktiva inm kmmunens frivilliga resursgrupper. POSOM- grupper (psykiskt ch scialt mhändertagande) kan, enligt kmmunens hemsida, kallas in när ett strt antal persner är i behv av psyklgiskt ch scialt stöd, exempelvis vid större lyckr. Gruppernas rll är att förebygga psykisk hälsa genm direkt, eller indirekt stöd till drabbade. POSOM kan kallas av kmmunens säkerhetschef även när händelsen inte är av den mfattningen att kmmunens krisledning kallats in. I dessa fall verkar POSOM direkt under sin ledningsgrupp. Oktber av 11

8 2.2. Systematiskt arbete Kntrllmål: Kmmunen arbetar systematiskt med krisberedskap. Följande dkument styr Sllentuna kmmuns krisberedskap: Risk- ch sårbarhetsanalys Sllentuna kmmun (beslutas enligt intervju i respektive nämnd ch meddelas sedan i kmmunfullmäktige)- beskriver i enlighet med LEH 2 kap 1 de risker sm kmmunen identifierat ch sm kan leda till en extrardinär händelse, vilket kan leda till kris ch allvarliga samhällsstörningar. Risk- ch sårbarhetsanalysen (RSA) bedömer identifierade risker på en femgradig skala utifrån sannlikhet ch knsekvens. Enligt dkumentatin ch intervju genmför samtliga nämnder tillsammans med sina förvaltningar RSA med stöd av säkerhetschef, vars resultat sammanställs till ett dkument. Styrdkument för hantering för samhällsstörningar inm Sllentuna kmmun (vi har inte erhållit infrmatin m beslutande instans)- beskriver hur kmmunen avser arbeta med krisberedskap under periden samt målen för arbetet. Dkumentet redvisar kmmunens åtgärdsplan utifrån genmförda risk- ch sårbarhetsanalyser, med åtgärdsförslag ch ansvarsfördelning. Vidare redvisas övnings- ch utbildningsplan för periden med tidsplan för övningstillfällen samt de funktiner sm ska delta i övningarna. Krisplan Sllentuna kmmun (beslutad i kmmunstyrelsen enligt intervju)- är framtagen för att användas perativt vid krissituatiner ch syftar till att utgöra stöd ch checklista för kmmunens krisrganisatin. Planen innehåller checklistr för avdelningar, kntr ch funktiner för lika skeenden i en krissituatin- bedömning/initiering- initial fasfrtsättningsfas ch avveckling. Krisplanen är mfattande i sin helhet ch innehåller även kntaktuppgifter både internt i rganisatinen ch till externa rganisatiner sm räddningstjänst, kmmunala blag ch media Utbildning ch övning Sm nämnt van återfinns övnings- ch utbildningsplan för periden i styrdkumentet med tidsplan för övningstillfällen samt de funktiner sm ska delta i övningarna. Enligt planen ch intervjuer eftersträvar kmmunen att ha två övningar per år med centrala krisledningen ch en mindre övning per år med krisledningsnämnden. Mellan dessa sker mindre övningar ch utbildningsinsatser för krisledningen. Även ersättare i krisledningarna mfattas av övnings- ch utbildningsinsatser. Vidare sker regelbundna övningar ch utbildningar ute på förvaltningar, kmmunala blag ch med särskilda verksamheter sm kmmunikatörer ch tekniska specialister. Det sker även övningar med POSOM-grupper ch FRG. Utöver övningsinsatser internt deltar Sllentuna kmmun, efter behv ch på begäran, i övningar sm arrangeras av externa parter sm kmmunalförbundet Attunda räddningstjänst. Oktber av 11

9 2.3. Risk- ch sårbarhetsanalyser Kntrllmål: Kmmunen genmför risk- ch sårbarhetsanalys i enlighet med MSB: s riktlinjer. Enligt dkumentatin ch intervju tar respektive nämnd fram en risk- ch sårbarhetsanalys där de under två sammankmster bedömer identifierade risker på en femgradig skala utifrån sannlikhet ch knsekvens. Resultatet sammanställs därefter i en kmmunövergripande RSA, men denna sammanställning beslutas inte plitiskt. Utöver risker identifieras kritiska berenden för kmmunens verksamhet sm el, transprter ch kmmunikatiner. Kmmunens sammanställda RSA redvisar åtgärder sm ska vidtas för att minimera de identifierade riskerna med angivet ansvarigt kntr samt när åtgärden ska vara klar. Enligt intervjusvar har de åtgärder sm enligt planen ska vara klara under 2016 vidtagits. Däremt har inte RSA uppdaterats med hänsyn till de av åtgärderna minskade riskerna, utan det uppges göras under arbetet med upprättande av kmmande mandatperids RSA. Enligt intervjusvar har arbetet med RSA i respektive nämnd/förvaltning bidragit till att öka kännedmen m riskerna i rganisatinen, men att det finns utvecklingsmråden med arbetssättet för att kännedmen m dkumenten ska öka än mer i rganisatinen. Då de upprättas varje mandatperid bidrar persnalmsättning till att kännedmen minskar med tiden till nästa upprättande. Arbetssättet med upprättande av RSA ska enligt intervju även tillämpas i de kmmunägda blagen Samverkan ch kriskmmunikatin Kntrllmål: Kmmunen arbetar ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv. Sllentuna kmmun samverkar enligt intervjuer med flera lika aktörer inm ramen för krisberedskapen. Myndigheten för samhällsskydd ch beredskap (MSB) ch länsstyrelsen har ett samrdnande ansvar inm krisberedskap sm kmmunen bl. a rapprterar till ch deltar i arrangerade knferenser. Enligt intervju arrangerar länsstyrelsen knferens under två dagar per halvår med fkus på säkerhet. Plis ch räddningstjänst har Sllentuna kmmun månadsvisa möten med. Kmmunerna sm är med i räddningstjänsten Attunda kmmunalförbund träffas månadsvis där bl. a frågr rörande krisberedskap ch rbusthet kan diskuteras. Enligt RSA samt intervjusvar anses samverkan med det lkala näringslivet vara ett utvecklingsmråde. Analys över vissa samhällsviktiga funktiner har gjrts, men inga rutiner upparbetats med berörda verksamheter. Kmmunen har inte tagit några initiativ till att bjuda in berörda verksamheter till samverkan angående krisberedskap. Oktber av 11

10 Samverkan Stckhlmsreginen Enligt rganisatinens hemsida ska samarbetet inm Samverkan Stckhlmsreginen bidra till en trygg, säker ch störningsfri regin. Samarbetet ska stärka samhällets förmåga att upprätthålla viktiga samhällsfunktiner. Aktörerna inm Samverkan Stckhlmsreginen är kmmunerna i Stckhlms län, Kustbevakningen Regin Nrd-Ost, Länsstyrelsen, Militärregin Mitt, Plisen Regin Stckhlm, SOS Alarm, Stckhlms hamnar, Stckhlms läns landsting, Strstckhlms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Brandkåren Attunda, ch Trafikverket. Enligt intervjuer deltar Sllentuna kmmun aktivt i rganisatinens krisberedskapsarbete, främst på tre nivåer: 1. Central gruppering på kmmunchefsnivå 2. Operativ gruppering på säkerhetschefsnivå 3. Samrdnat frum för kmmunikatin ch kmmunikatörer Samverkan Stckhlmsreginen arbetar både förebyggande med löpande möten ch perativt vid uppkmna händelser. Enligt intervjusvar är Sllentuna kmmun nöjd med samarbetet vars rganisatin även levererar lägesuppdateringar regelbundet m länet sm är svårt för enskilda kmmuner att ha kll på. Oktber av 11

11 3. Revisinell bedömning Efter genmförd granskning bedömer vi att Sllentuna kmmun har säkerställt att det finns en tillfredsställande krisberedskap i enlighet med lagstiftning ch myndigheters riktlinjer. Kntrllmål Kmmunen har en ändamålsenlig rganisatin för krisledning ch krisberedskap. Kmmunen arbetar systematiskt med krisberedskap. Kmmunen genmför risk- ch sårbarhetsanalys i enlighet med MSB riktlinjer. Kmmunen arbetar ändamålsenligt med samverkan utifrån ett krisberedskapsperspektiv. Bedömning Uppfyllt: Vi bedömer att Sllentuna kmmun har en ändamålsenlig rganisatin för krisberedskap ch krisledning. Uppfyllt: Vi bedömer att rganisatinen arbetar systematiskt med krisberedskap samt övar ch erhåller utbildning i tillfredsställande utsträckning. Sllentuna kmmun har vidare styrande dkumentatin i enlighet med lagstiftning ch i huvudsak förrdningar. Vi nterar några brister i dkumentatinen vilka listas nedan. Uppfyllt: Vi bedömer att risk- ch sårbarhetsanalyser genmförs i enlighet med MSB: s riktlinjer. Däremt anser vi att kmmunen bör följa upp risk- ch sårbarhetsanalysen med större regelbundenhet. Uppfyllt: Kmmunen samverkar med berörda aktörer på ett ändamålsenligt sätt. Vi ser följande brister i styrande dkumentatin: Det saknas infrmatin i den styrande dkumentatinen avseende i vilken instans dkumentet är antaget. Kpplingen mellan risk- ch sårbarhetsanalysen ch beslutade åtgärder för att minska sårbarheten i verksamheten ch/eller stärka kmmunens krishanteringsförmåga kan förtydligas. Åtgärderna anges i styrdkument för hantering för samhällsstörningar. Kppling mellan riskvärde ch åtgärd bör framgå tydligare. Risk- ch sårbarhetsanalyser bör regelmässigt följas upp för att se m vidtagna åtgärder förändrat riskbilden ch/eller m nya risker uppkmmit. Oktber av 11

12 Oktber 2017 Anders Hägg Uppdragsledare Martin Bernhardtz Prjektledare Oktber av 11