Granskning av lönehanteringen

Transkript

1 Revisinsrapprt Granskning av lönehanteringen Carline Liljebjörn Certifierad kmmunal revisr Elin Peterssn Revisinsknsult Ola Hlstein Risk Manager Februari 2017

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning ch revisinell bedömning Bedömningar mt kntrllmål Inledning Bakgrund Syfte ch Revisinsfråga Kntrllmål Metd ch Avgränsning Lönehanteringen/-prcessen Persnal- ch lönesystem Organisatin ch antal anställda Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Styrande ch stödjande dkument Löpande registrering ch kntrll Avstämningsrutin lönesystem ch eknmisystem Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-prcessen Löneredvisningen Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bnus/prvisin Dubbletter av transaktiner Olgiska persnnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktiner för nyckelpersner Kntrllberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Sammanfattande bedömning Februari av 12

3 1. Sammanfattning ch revisinell bedömning Persnalkstnaden står för den största delen av kmmunens kstnader, vilket ensamt kan mtivera granskning, d.v.s. väsentligheten är hög. Det finns ckså risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen ch hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapprteringen ch arbetsledarnas kntrll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kmpetens ch enhetlighet i kntrllen. Detta har uppmärksammats i revisrernas risk- ch väsentlighetsanalys. Vi bedömer att styrelsen ch nämndernas interna kntrll avseende lönehanteringen i huvudsak är tillräcklig. Det baserar vi på att lönehanteringen är säker ch tillförlitlig, men att det finns utrymme att stärka den interna kntrllen ytterligare. För att stärka den interna kntrllen har vi identifierat följande förbättringsmråden: Vi bedömer att en internkntrllplan, sm baseras på en riskanalys, bör upprättas för lönehanteringen/-prcessen. Vi bedömer att de väsentliga kntrllmment sm finns inbyggda i lönesystemet bör dkumenteras samt, vilka kntrller sm ska utföras av persnalavdelningen ch av ansvarig chef. Det kan till exempel göras utifrån ett flödesschema. Vi bedömer att kntrllen av persnalavdelningens arbete bör systematiseras via stickprv med avseende på känsliga uppgifter. Det kan till exempel avse inlggning, registrering av anställda, men även uppgifter sm anställningsfrm, lönefrm ch satt lön. Vi bedömer att den interna kntrllen bör stärkas så att det krävs attest från två persner i förening för att verkställa utbetalning av lön. Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredvisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga ch rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen ch den verifiering av transaktiner sm framgår av granskningsrapprten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mt infrmatin sm lämnats till Skatteverket. I de fall vi nterat utbetalningar till anställda sm inte finns med i persnalregister samt transaktiner sm förekmmer mer än en gång har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer att rapprteringen av övertid är tillräcklig ch att bevakningen av uttag av semester fungerar väl. Februari av 12

4 1.1. Bedömningar mt kntrllmål Kntrllmål Lönehanteringen är säker ch tillförlitlig Uppgifterna i löneredvisningen är aktuella, fullständiga ch rättvisande. Kmmentar Delvis uppfyllt Vi bedömer att lönehanteringen i huvudsak är säker ch tillförlitlig, men att det finns utrymme att stärka den interna kntrllen. Uppfyllt Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredvisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga ch rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen ch den verifiering av transaktiner sm framgår av granskningsrapprten. Februari av 12

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Persnalkstnaden står för den största delen av kmmunens kstnader, vilket ensamt kan mtivera granskning, d.v.s. väsentligheten är hög. Det finns ckså risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen ch hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapprteringen ch arbetsledarnas kntrll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kmpetens ch enhetlighet i kntrllerna. Detta har uppmärksammats i revisrernas risk- ch väsentlighetsanalys Syfte ch Revisinsfråga Är styrelsen ch nämndernas interna kntrll avseende lönehanteringen tillräcklig? 2.3. Kntrllmål Lönehanteringen är säker ch tillförlitlig Uppgifterna i löneredvisningen är aktuella, fullständiga ch rättvisande. Följande kntrller ingår i granskningen: Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bnus/prvisin Dubbletter Olgiska persnnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktiner för nyckelpersner Kntrllberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester 2.4. Metd ch Avgränsning Infrmatin från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för periden 1 maj 2015 till 30 april Intervju har genmförts med persnalchef ch systemförvaltare/löneknsult. Stickprv har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. Rapprten har faktagranskats av persnalchef ch systemförvaltare på persnalkntret. Februari av 12

6 3. Lönehanteringen/-prcessen 3.1. Persnal- ch lönesystem använder Persnec-P, numera Wisma, sm persnal- ch löneadministrativt system. Driften av systemet sköts av Brghlms kmmun. I systemet, sm har använts sedan år 2009, sker lönerapprteringen elektrniskt via Självservice där de anställda rapprterar t.ex. semester, sjukfrånvar ch kmpledighet. är med i en samverkan med Brghlms kmmun, Hultsfreds kmmun, Mörbylånga kmmun ch Trsås kmmun. Samverkan innebär att representanter från de lika kmmunerna träffas löpande för att utbyta erfarenheter. Därutöver anrdnas gemensamma utbildningstillfällen. Samtliga samverkanskmmuner har ett likartat avtal med Wisma samt en gemensam kntaktpersn hs leverantören sm ansvarar för kmmunernas ärenden. Övervägande delen av de anställda rapprterar via Självservice. Manuell rapprtering via pappersblankett sker enbart av vissa grupper, så sm deltidsanställda inm räddningstjänsten, ch vissa persnliga assistenter. Ansökning avseende längre tjänstledighet sker ckså via pappersblankett. När det gäller arvden till förtrendevalda sker rapprtering manuellt i undantagsfall. Respektive nämndssekreterare rapprterar in uppgifterna i Självservice Organisatin ch antal anställda Persnalkntret har fem ch en halv tjänster fördelade enligt följande: Persnalchef 1,0 Persnalhandläggare 1,0 Löneknsult 1,5 Persnalknsult 1,0 Systemförvaltare 1,0 Persnalavdelningen hanterar lönerna för samt för Emmabda Elnät AB, Emmabda Energi ch Miljö AB, Möjligheternas Hus AB ch Räddningstjänsten Emmabda-Trsås Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Behörigheterna i persnalsystemet är uppbyggda utifrån lika rller vars arbetsuppgifter kräver lika tillgång i systemet. Det finns särskilda rller för arbetstagare, chef, löneadministratör, systemförvaltare, nämndssekreterare, eknm ch assistent. Högst behörighet i persnalsystemet har systemförvaltaren på persnalkntret. Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter sm rör den egna anställningen. Anställda får i ch med anställningsbeslutet behörigheten arbetstagare för att kunna rapprtera i Självservice. I Självservice kan arbetstagare bl.a. rapprtera in frånvar, Februari av 12

7 övertid, se innestående semester ch ansöka m semester. Möjlighet att ändra persnuppgifter sm namn ch adress finns ckså. Den sm tilldelas rllen chef har mtsvarande arbetsuppgifter i anställningsbeslutet. Byte av lösenrd i systemet sker med tre månaders intervall. Denna regel gäller inte för timavlönade ch förtrendevalda sm aldrig behöver byta lösenrd. Anställningsavtal skapas sedan ett år tillbaka i systemet Winlas. I systemet anges uppgifter såsm persnnummer, namn, adress, arbetsplats, befattning, anställningsfrm ch lön. Systemet kntrllerar att angivet persnnummer är lgiskt, men det görs ingen extern kntrll av identiteten. Anställningsavtal för intermittent timavlönade registreras i systemet med samma datum för start- ch slutdatum. Anställningsdagarna registreras utifrån Självservice. Om detta inte sker ch den timavlönade istället anställs under en viss perid men enbart jbbar en dag i veckan kmmer alla dagar i periden räknas sm anställningsdagar ch bli LASberättigade. När alla uppgifter är registrerade i Winlas skrivs avtalet ut i två exemplar. Efter att både arbetstagare ch chef undertecknat avtalet skickas det till persnalkntret för registrering i persnalsystemet. I används inte anställningsnummer, utan det är persnnummer sm används sm identitetsbegrepp. Persnnumret kmpletteras med ett löpnummer sm visar vilken förvaltning arbetstagaren tillhör. När en anställd slutar visar uppsägningsbeslutet vilket datum sm den anställde slutar. Datumet registreras sm slutdatum i persnalsystemet. För tidsbegränsade anställningar läggs slutdatumet in från början. När anställningen upphör inaktiveras anställningen i persnalregistret, men persnuppgifter ch registrerade lönetransaktiner finns kvar. Vid årlig lönerevidering används en mdul i persnalsystemet sm heter Självservice Förhandling. Budgetutrymmet för varje chef registreras i mdulen. Därefter fördelar respektive chef ut löneptten till sina medarbetare. Efter fackliga avstämningsmöten imprteras uppgifterna till lönesystemet Styrande ch stödjande dkument har för granskningen en rad relevanta dkument. Stödjande dkument finns i frm av instruktiner för månadsanställda, timavlönade ch nämndssekreterare gällande Självservice. I dkumenten beskrivs bl.a. vilka ärenden sm kan utföras i Självservice, hur frånvar rapprteras ch hur tillägg såsm bekväm arbetstid registreras. Liknande rutiner finns även för Självservice Förhandling. Det finns en skriftlig rutin för hur anställningsavtal skapas i systemet Winlas. Rutinen anger steg för steg vilka uppgifter sm krävs ch var de ska fyllas i för att skapa ett anställningsavtal. Rutinen anger även hur ett avtal förlängs samt de speciella regler sm gäller för timavlönade. Persnalkntret upprättar driftsplaner sm innehåller en tidplan ch sm beskriver arbetsuppgifter i lönesystemet för systemförvaltare/löneknsult. Av driftsplanen framgår vilka datakörningar sm ska göras samt vilka bevakningar sm ska utföras. Februari av 12

8 Det finns ingen allmän rutinbeskrivning för en lönebearbetning ch vilka ansvarsmråden de lika tjänstemännen på persnalkntret har. Däremt finns det dkumenterat vilka anställdas löner sm respektive löneknsult ansvarar för. Persnalen upprättar sina egna lathundar för respektive arbetsuppgift Löpande registrering ch kntrll Alla arbetstagare har ett schema registrerat i Självservice. Medarbetarna registrerar själva eventuella avvikelser i frm av frånvar eller semester i Självservice. Närmsta chef attesterar avvikelsepsterna. Alla avvikelser måste vara registrerade ch attesterade innan den 20:e varje månad för att räknas med på innevarande lön. Inm bildningsförvaltningen utgör skladministratörerna ett stöd till cheferna när det gäller att bevaka ch registrera de anställdas uppgifter i Självservice. Mtsvarande funktin saknas till exempel inm scialförvaltningen. När alla transaktiner är attesterade i Självservice körs lönebearbetningen. Persnalkntret kntrllerar löneprcessen via fellistr. Fellistan visar pster sm kräver åtgärd. Exempel på pster sm syns på fellistan kan vara när löneskuld uppstått, negativt sald för kmpledighet, för litet bruttbelpp för att särskilt registrerad preliminärskatt ska kunna dras av eller att det saknas uppgift m skattetabell. Extra kntrller görs även av de bruttlöner sm överstiger 45 tkr i månaden. När fellistan har åtgärdats knteras lönerna. Självservice hålls stängt under en dag innan löneutbetalningen verkställs. Löneutbetalning betalas ut den 27:e varje månad. Eftersm lönen utbetalas i förväg för de sista dagarna i månaden händer det att löner behöver krrigeras. Uppkmmen löneskuld krrigeras på nästkmmande lön. Extrautbetalningar förkmmer. Enligt rutinen görs en extra utbetalning av lön den 5:e varje månad. I utdatamdulen finns angivet vilka rapprter sm de ansvariga cheferna ska kntrllera. Det gäller till exempel analyslista samt mer- ch övertidsjurnal sm ska kntrlleras varje månad. Det är respektive chef sm har huvudansvaret för kntrll av antalet uttagna ch innestående semesterdagar per anställd. Persnalkntret bevakar dem sm inte har tagit ut 20 dagar innevarande år samt dem sm har över 40 sparade semesterdagar. Om arbetstagare har över 40 sparade semesterdagar vid årsskiftet betalas överskjutande dagar ut på februarilönen. Kmmunen uppmanar de anställda att utnyttja sina semesterdagar istället för att få dem utbetalda. Känsliga rutiner/uppgifter lggas i persnalsystemet, men det görs ingen regelbunden kntrll av lgglistrna. Det kan till exempel avse inlggning, registrering av anställda, men även uppgifter sm anställningsfrm, lönefrm ch satt lön. Det saknas en internkntrllplan för innevarande år, men viss kntrll av anställningar görs årligen i systemet Avstämningsrutin lönesystem ch eknmisystem Vid persnalenheten är det systemförvaltaren sm har behörighet att verkställa löneutbetalningarna. Om systemförvaltare är ledig eller sjuk finns det en annan tjänsteman på persnalkntret sm har samma behörighet sm systemförvaltaren. Det sker ingen dubbelattest av två i förening vid verkställande av utbetalning. Februari av 12

9 Efter verkställandet skickar systemförvaltaren uppgifterna i en fil till banken. Därefter skickas en fil till eknmikntret för överföring till eknmisystemet. Banken skickar en kvittens på utbetalningen till persnalkntret. Av kvittensen framgår det ttala utbetalda belppet. Persnalkntret kntrllerar kvittensen mt den ursprungliga lönefilen. Lönekstnader kntrlleras löpande av respektive förvaltningseknm i samband med månadsuppföljningar. Det åligger respektive chef att kntrllera att rätt persnalkstnader har belastat rätt verksamhet. Eknmiavdelningen följer upp pster från lönesystemet sm bkförs på kntn sm försktt lön, negativ lön, avdragen preliminärskatt, sciala avgifter med mera Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-prcessen Vi bedömer att lönehanteringen/-prcessen i huvudsak är säker ch tillförlitlig, men att det finns utrymme att stärka den interna kntrllen ytterligare. Det baserar vi på att det finns ett persnal- ch lönesystem sm stödjer lönehanteringen, att det finns stödjande dkument i frm av manualer samt att det utförs kntrller av inrapprterade värden i lönesystemet. För att stärka den interna kntrllen har vi identifierat följande förbättringsmråden: Vi bedömer att en internkntrllplan, sm baseras på en riskanalys, bör upprättas för lönehanteringen/-prcessen. Vi bedömer att de väsentliga kntrllmment sm finns inbyggda i lönesystemet bör dkumenteras samt, vilka kntrller sm ska utföras av persnalavdelningen ch av ansvarig chef. Det kan till exempel göras utifrån ett flödesschema. Vi bedömer att kntrllen av persnalavdelningens arbete bör systematiseras via stickprv med avseende på känsliga uppgifter. Det kan till exempel avse inlggning, registrering av anställda, men även uppgifter sm anställningsfrm, lönefrm ch satt lön. Vi bedömer att den interna kntrllen bör stärkas så att det krävs attest från två persner i förening för att verkställa utbetalning av lön. Februari av 12

10 4. Löneredvisningen Då det förekmmer en str mängd transaktiner ch lika lönearter har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kntrllera att det material sm vi mttagit är fullständigt har de transaktiner sm skapats i lönesystemet under granskningsperiden avseende bruttlön, förmåner ch sciala avgifter för de lika ålderskategrierna beräknats ch matchats mt den infrmatin sm lämnats till Skatteverket. Vi kan genm denna avstämning knstatera att infrmatinen sm lämnats till Skatteverket är fullständig ch riktig Validering av indata För att säkerställa att inga transaktiner skapas för anställda sm inte finns upplagda i persnalregistret har en matchning mellan transaktiner ch persnalregistret gjrts. Valideringen visar att 272 transaktiner har gjrts till persner sm ej återfinns i persnalregistret. Genmförda stickprv visar att det avser före detta anställda sm fått utbetald lön efter att anställningen upphört. I de fall lön betalats ut felaktigt har den återbetalats till full Bedömning 4.2. Översikt av månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperiden fördelats i belppsintervall, se tabell nedan. Fördelningen visar lika belppsintervall samt antal månadslöner inm intervallet ch syftar till att skapa en förståelse för ppulatinen samt ge en översikt av förekmmande månadslöner Antal Februari av 12

11 Utifrån granskningen kan knstateras att 74 % av kmmunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan kr Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inm respektive belppsintervall bedöms sm rimligt Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kmmunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprvskntrller har utförts mt anställningsavtal Bedömning 4.4. Bnus/prvisin Utsökningen av transaktiner avseende bnus ch prvisin samt avgångsvederlag har genmförts. Vid kntrllen identifierades inga transaktiner sm kan hänföras till bnus, prvisin eller avgångsvederlag Bedömning 4.5. Dubbletter av transaktiner En analys av lönetransaktinerna har gjrts för att söka efter en kmbinatin av persnnummer samt månadslön sm förekmmer mer än en gång under samma löneperid ch med samma belpp. Utifrån genmförd analys ch resultat har stickprv genmförts avseende dubbletter sm framkmmit sm överstiger kr. Vid stickprven har kntrll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjrts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Analysen visar att ett antal tvådubbla ch tredubbla identiska transaktiner har förekmmit. Våra stickprvskntrller visade att rsaken till transaktinerna berdde på att lönen knteras på lika verksamheter eller att det förekmmit en krrekt extrautbetalning sm avsåg föregående månad Bedömning 4.6. Olgiska persnnummer En sökning har gjrts efter persnnummer med avvikande kntrllsiffra. Analysen påvisade inga anställda med avvikande kntrllsiffra. Februari av 12

12 Bedömning 4.7. Anställda med flera anställningsnummer I mtsvarar anställningsnummer medarbetarens persnnummer. Utöver det tilldelas varje medarbetare ett löpnummer för varje anställning inm kmmunen. Det är därför nrmalt med mer än en anställning per anställningsnummer Bedömning 4.8. Transaktiner för nyckelpersner Samtliga lönetransaktiner för specifika nyckelpersner har extraherats. Därefter har en rimlighetsbedömning gjrts av psterna. Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Utöver det har utbetalningar för ersättning vid utökat arbetsmråde, friskvårdsersättning, kstförmån samt övertidsersättning identifierats. Avstämning har gjrts mt attesterade underlag Bedömning 4.9. Kntrllberäkning av källskatt Denna analys visar nrmalt m det källskatteavdrag sm gjrts under granskningsperiden på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys görs sökning efter källskatteavdrag sm understiger 20 % eller överstiger 60 %. Eftersm erhållen transaktinsdata ej innehåller transaktiner avseende källskatt, har analysen ej kunnat genmföras Bedömning Vi har inte kunnat göra någn bedömning Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kllektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lkala kllektivavtal. I Självservice beviljas/attesteras rapprterade avvikelser av närmaste chef. När avvikelser registreras i Självservice kan rsak anges via en anteckningsruta där den anställde kan beskriva rsakerna till avvikelsen. Under intervjun framgår att persnalkntret tar fram mer- ch övertidsjurnaler efter varje lönekörning för att säkerställa att arbetstidslagen efterlevs avseende gränsen för övertid. Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktiner avseende övertid/kmptid har sammanställts. Stickprvsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avseende gränsen för övertid. Februari av 12

13 Bedömning Vi bedömer att rutinen avseende övertid/kmptid fungerar ch att arbetstidslagen följts när det gäller övertid Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjrts av de anställdas uttagna semesterdagar ch antal sparade semesterdagar sm registrerats i systemet. Arbetstagare sm har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar. Utbetalning av överskjutande dagar sker en gång per år, i februari. Persnalkntret genererar listr varje månad ch bevakar dem sm inte har tagit ut 20 dagar innevarande år samt de sm har över 40 sparade semesterdagar Bedömning Vi bedömer att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs månatliga kntrller avseende att de anställda tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att antalet sparade semesterdagar inte överstiger 40 dagar Sammanfattande bedömning Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredvisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga ch rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen ch den verifiering av transaktiner sm framgår av granskningsrapprten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mt infrmatin sm lämnats till Skatteverket. I de fall vi nterat utbetalningar till anställda sm inte finns med i persnalregister samt transaktiner sm förekmmer mer än en gång har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer att rapprteringen av övertid är tillräcklig ch att bevakningen av uttag av semester fungerar väl Carline Liljebjörn Uppdragsledare/prjektledare Februari av 12