MICROSOFT OFFICE 2007

MICROSOFT OFFICE 2007 1

Innehållsförteckning MICROSOFT OFFICE 2007 - NYHETERNA... 4... 4... 4... 5 Officeknappen... 5 Snabbåtkomstfältet (Quick Access Toolbar)... 5... 6 Fliksystemet i Word... 6 Fliken start.... 6 Fliken Infoga... 6 Fliken Sidlayout... 7 Fliken Referenser... 7 Fliken Utskick... 7 Fliken Granska... 8 Fliken Visa... 8 Fliken Utvecklare (syns inte som standard utan denna måste man tala om att man vill se i programmets inställningar)... 8 Fliken Tillägg (Syns bara om du har något tillägg installerat på datorn)... 9 Programmets inställningar... 9 Formatmallar... 10... 10 Fliksystemet i Excel... 10 Fliken Start... 10 Fliken Infoga... 11 Fliken Sidlayout... 11 Fliken Formler... 11 Fliken Data... 12 Fliken Granska... 12 Fliken Visa... 12 Fliken Utvecklare (syns inte som standard i Excel utan måste aktiveras från programmets inställningar)... 13 Fliken Tillägg (syns enbart om du aktiverat några tillägg till Excel)... 13 Programmets inställningar... 13 Grundutseende i Excel... 14... 14 Fliksystemet i PowerPoint... 15 Fliken Start... 15 Fliken Infoga... 15 Fliken Design... 16 Fliken Animeringar... 16 Fliken Bildspel... 16 Fliken Granska... 16 Fliken Visa... 17 Fliken Utvecklare... 17 Fliken Tillägg... 17 Fliken pptplex... 17 Programmets inställningar... 18... 18 Menyerna i Outlook... 19 Programmets inställningar... 21 FÖRORD DET GRAFISKA GRÄNSSNITTET GENERELLA NYHETER WORD EXCEL POWERPOINT OUTLOOK 2

ARBETA MED WORD... 22... 22... 22... 22... 24 Tabbar... 24 Tabeller... 25... 26 GRUNDLÄGGANDE ENTERTRYCKNINGARNA ANDRA SPECIALINMATNINGAR TABBAR OCH TABELLER SMARTART ARBETA MED EXCEL... 29 GRUNDLÄGGANDE UPPSTÄLLNINGAR GRAFISK PRESENTATION... 29... 29... 32 ARBETA MED POWERPOINT... 33 GRUNDLÄGGANDE PRESENTATIONER... 33... 33 ARBETA MED OUTLOOK... 38 GRUNDLÄGGANDE ATT SKICKA E-POST BIFOGADE FILER VID FRÅNVARO... 38... 39... 42... 45... 45... 45... 52 HANTERA KÄNSLIG INFORMATION PLANERA TID I KALENDERN BOKA RESURSER 3

MICROSOFT OFFICE 2007 - NYHETERNA FÖRORD Detta material skriver jag, för att du som deltagare skall kunna ha en del minnesanteckningar med dig efter genomgången utbildning. Detta är dock inte en komplett handbok i hur man använder Office 2007, utan jag vill med detta material istället försöka lyfta fram det som är nytt med programsviten Microsoft Office 2007. DET GRAFISKA GRÄNSSNITTET I och med lanseringen av Microsoft Office 2007 så väljer Microsoft ett helt nytt upplägg för hur man skall använda de olika programsviterna i Office. I det nya Office-paketet har man valt att arbeta med ett fliksystem istället för de gamla menyerna som tidigare funnits i programmet. Tanken bakom detta fliksystem är att göra de olika åtgärderna i programmet mer lättöverskådliga, trots att det i början kan kännas lite förvillande. En förhandstitt på hur det kan komma att se ut då du arbetar med Office 2007 är följande skärmdump som visar det nya fliksystemet i Word 2007. Bild 1 Det nya fliksystemet i Office 2007. Efter en tids användande kommer man in i det nya tankesättet och verktygen är lättare att finna. I detta material kommer jag att presentera de olika flikarna för att du skall få en överblick över hur de nya verktygen ser ut då du skall sätta dig och använda dessa olika program. En annan skillnad är att den nya programsviten arbetar med en ny typ av filer. Tidigare hade Wordfiler filtillägget doc, men i och med Office 2007 så har Wordfiler nu tillägget docx. Detta för att tydliggöra att de nya dokumenten, kalkylböckerna och dylikt arbetar med XMLdokument. Det nya filformatet kan ställa till en del problem om du samarbetar med andra som har tidigare versioner av Office. Tänk på att alltid höra dig för vad dina medskribenter har för version så att du kan synkronisera dina dokument med andra. Microsoft Office 2007 kan öppna tidigare versioner av dokument men tidigare versioner av Office kan inte öppna det nya filformatet. Microsoft har dock tagit fram ett verktyg som gör att man kan öppna Office 2007 dokument och detta verktyg finner du på Microsoft s hemsida. 4

GENERELLA NYHETER Följande nyheter gäller programmen Word, Excel och PowerPoint. Outlook har dock kvar sina menyer och vad som är nytt i Outlook väljer jag att skriva om under kapitlet Outlook. OFFICEKNAPPEN Denna knapp har ersatt Arkiv i tidigare versioner av programmet. Under officeknappen finner du sådant som t.ex. Öppna, Spara, Skriv ut m.m. Officeknappen är väl gömd i det nya Bild 2 Officeknappen är den runda knappen med officelogotypen. grafiska gränssnittet. SNABBÅTKOMSTFÄLTET (QUICK ACCESS TOOLBAR) I fältet Snabbåtkomst kan du själv bestämma vilka knappar som skall synas och detta fält är till för att du som användare lättare skall kunna anpassa programmet utifrån dina egna behov. Här lägger du knappar till sådant som du använder ofta och detta gör att du aldrig behöver leta i fliksystemet efter de kommandon som du använder ofta. För att lägga till en knapp i snabbåtkomstfältet så högerklickar du på den knapp som du vill ha och väljer Lägg till i snabbåtkomst Fördelen med att lägga någonting i snabbåtkomstfältet är att det fältet aldrig ändras då du klickar på de olika flikarna. Bild 3 Snabbåtkomstfältet ligger som standard över fliksystemet. Detta kan du dock välja att lägga antingen över eller under fliksystemet. 5

WORD Det mesta är sig likt i Microsoft Word 2007 och de största förändringarna i programmet är fliksystemet. Det som är den stora nyheten är just att man valt att från Microsofts sida göra saker mer lätt överskådlig. Till exempel så lyfter man i Office 2007 fram de olika snabbvägar som finns då du vill skriva ett dokument. FLIKSYSTEMET I WORD FLIKEN START. Startfliken innehåller de mest vanliga kommandon som du behöver då du skriver standardtexter. Här har Microsoft valt att dela in menyområdet i någonting som man kallar för banderoller (ribbons). Dessa banderoller innehåller en typ av inställningar du kan göra med ditt dokument. På startfliken finner du följande banderoller: Urklipp Tecken Stycke Format Redigering Banderollerna är en samling knappar och dylikt. FLIKEN INFOGA Här finner du allt som du kan tänka dig att lägga till i ditt dokument. Banderollerna på denna flik är: Sidor Tabeller Illustrationer Länkar Sidhuvud/sidfot Text Symboler 6

FLIKEN SIDLAYOUT Här ställer du in hur ditt papper skall se ut. Banderollerna är följande: Teman Utskriftsformat Sidbakgrund Stycke Ordna FLIKEN REFERENSER Här finner du saker som innehållsförteckning och dylikt. Banderollerna är: Innehållsförteckning Fotnoter Källhänvisningar och litteraturförteckning Beskrivningar Index Citatförteckning FLIKEN UTSKICK Utskick använder du då du skall skriva enkla brev eller massutskrifter. Banderollerna är: Skapa Starta koppling av dokument Skriv och infoga fält Förhandsgranska resultat Slutför 7

FLIKEN GRANSKA Här finner du inställningar för att bland annat spåra ändringar i dokumentet då man samarbetar med andra. Banderollerna är: Språkkontroll Kommentarer Spårning Ändringar Jämför Skydda FLIKEN VISA Denna flik använder du för att ställa in hur dokumentet och andra saker skall visas på skärmen. Banderollerna är: Dokumentvyer Visa/dölj Zooma Fönster Makron FLIKEN UTVECKLARE (SYNS INTE SOM STANDARD UTAN DENNA MÅSTE MAN TALA OM ATT MAN VILL SE I PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR) Denna flik används om man skall bygga mallar eller skapa automation i worddokument. Banderollerna är: Kod Kontroller XML Skydda Mallar 8

FLIKEN TILLÄGG (SYNS BARA OM DU HAR NÅGOT TILLÄGG INSTALLERAT PÅ DATORN) Här syns de tillägg som för tillfället är aktivt i Word. PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR Programmets inställningar får du fram genom att klicka på Office-knappen följt av Wordalternativ. I den dialogruta som dyker upp kan du ändra alla möjliga inställningar för hur Word skall fungera. Bekanta dig med denna dialogruta. 9

FORMATMALLAR Med hjälp utav de inbyggda formatmallarna är det nu lättare än någonsin att skapa professionella dokument med hjälp av ditt ordbehandlingsprogram. Dessa har i och för sig funnits sedan den första varianten av Word, men nu har man åskådliggjort dessa inställningar så att du enklare skall finna och använda dessa. Genom att utnyttja dessa formatmallar då man skriver, så öppnar man upp dokumentet för att använda de inbyggda finesser som finns såsom innehållsförteckningar m.m. Formatmallar är dessutom ett suveränt sätt att skapa konsekventa dokument. Dessa inställningar gör att alla rubriker har samma utseende och brödtexten har sitt utseende. EXCEL Det mesta är sig likt i Microsoft Excel 2007 och de största förändringarna i programmet är fliksystemet. Det som är den stora nyheten är just att man valt att från Microsofts sida göra saker mer lätt överskådlig. Till exempel så lyfter man i Office 2007 fram de olika snabbvägar som finns då du vill skapa en arbetsbok. FLIKSYSTEMET I EXCEL FLIKEN START Startfliken innehåller de mest vanliga kommandon som du behöver då du skapar kalkyler. Här har Microsoft valt att dela in menyområdet i någonting som man kallar för banderoller (ribbons). Dessa banderoller innehåller en typ av inställningar du kan göra med ditt dokument. På startfliken finner du följande banderoller: Urklipp Tecken Justering Tal Format Celler Redigering Banderollerna är en samling knappar och dylikt. 10

FLIKEN INFOGA Infogafliken innehåller de valmöjligheter som du har då du vill lägga till någonting i ditt kalkylblad. På Infogafliken finner du följande banderoller: Tabeller Illustrationer Diagram Länkar Text FLIKEN SIDLAYOUT Sidlayoutfliken används för att ställa in hur själva papperet skall hanteras av Excel. På denna flik återfinner du banderollerna: Teman Utskriftsformat Anpassa Alternativ Ordna FLIKEN FORMLER Fliken formler innehåller Excels inbyggda funktioner, möjligheten att arbeta med namngivna områden samt möjligheten att granska och utvärdera dina formler. Banderollerna på denna flik är: Funktionsbibliotek Definierade namn Formelgranskning Beräkning 11

FLIKEN DATA Denna flik är till för att hantera data från andra program och data som finns lagrat i databasformat i Excel. Banderollerna på denna flik är: Hämta externa data Anslutningar Sortera och filtrera Dataverktyg Disposition FLIKEN GRANSKA Denna flik innehåller inställningar såsom rättstavningskontroll, infoga kommentarer och annat. Banderollerna på denna flik är: Språkkontroll Kommentarer Ändringar FLIKEN VISA Fliken Visa innehåller möjligheter att välja vad det är man vill visa då man arbetar med kalkylerna. Denna flik innehåller följande banderoller: Arbetsboksvyer Visa/dölj Zooma Fönster Makron 12

FLIKEN UTVECKLARE (SYNS INTE SOM STANDARD I EXCEL UTAN MÅSTE AKTIVERAS FRÅN PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR) Denna flik är till för dig som utvecklar egna applikationer i Excel. Denna flik syns enbart om du som användare valt att aktivera detta under programinställningarna. Banderollerna på denna flik är: Kod Kontroller XML Ändra FLIKEN TILLÄGG (SYNS ENBART OM DU AKTIVERAT NÅGRA TILLÄGG TILL EXCEL) Denna flik är en speciell flik och syns enbart om du har aktiverat något tillägg i Excel. Banderollerna på denna flik heter olika saker beroende på vad du har valt att aktivera för tillägg. PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR Excel innehåller en mängd grundinställningar som du som användare kan ändra för att få ett mer anpassat program. Dessa programinställningar finner du om du klickar på Officeknappen. Denna bild föröker illustrera hur du finner Excel-alternativ under Office-knappen. 13

Via den dialogruta som dyker upp på skärmen kan du bestämma hur Excel skall fungera på just din dator. Bekanta dig med denna dialogruta. GRUNDUTSEENDE I EXCEL Att skapa kalkyler i Excel 2007 har samma hantering som det alltid har varit i Excel. Nyheterna med grundutseendet är dock att man har valt att utöka kalkylbladens storlek. För att kunna utnyttja denna nyhet krävs det att du sparar dina kalkyler i det nya filformatet. Det finns från och med Excel 2007: 16 384 kolumner 1 048 576 rader 17 179 869 184 celler På ett kalkylblad. Tar man detta gånger 3 (som är det antal kalkylblad som ligger som standard i en ny arbetsbok) så får man 51 539 607 552 celler. Skulle du då välja att utnyttja det totala antalet arbetsblad som man kan ha i en ny arbetsbok (255) så kommer du att ha 4 380 866 641 920 1 stycken celler till ditt förfogande. Grundhanteringen har dock inte ändrats utan du arbetar fortfarande med de tre olika inmatningstyperna text, tal och formler. POWERPOINT Det mesta är sig likt i Microsoft PowerPoint 2007 och de största förändringarna i programmet är fliksystemet. Det som är den stora nyheten är just att man valt att från Microsofts sida göra 1 Utläses som 4 biljoner 380 miljarder 866 miljoner 641 tusen 920 st 14

saker mer lätt överskådlig. Till exempel så lyfter man i Office 2007 fram de olika snabbvägar som finns då du vill skapa en presentation. FLIKSYSTEMET I POWERPOINT FLIKEN START Startfliken innehåller de mest vanliga kommandon som du behöver då du skapar presentationer. Här har Microsoft valt att dela in menyområdet i någonting som man kallar för banderoller (ribbons). Dessa banderoller innehåller en typ av inställningar du kan göra med din presentation. På startfliken finner du följande banderoller: Urklipp Bilder Tecken Stycke Rita Redigering FLIKEN INFOGA Denna flik innehåller möjligheter att lägga till objekt till presentationen. Banderollerna på denna flik är: Tabeller Illustrationer Länkar Text Medieklipp 15

FLIKEN DESIGN Här finner du olika färdiga layouter till hur du kan presentera ditt material. Har ditt företag en färdig design så är det på denna flik som du skall söka layouten. Banderollerna på denna flik är: Utskriftsformat Teman Bakgrund FLIKEN ANIMERINGAR Här finns de inställningar du kan göra om du vill ha effekter på dina bilder. På fliken animeringar finner du följande banderoller: Förhandsgranska Animeringar Övergång till den här bilden FLIKEN BILDSPEL Denna flik är till för att styra hur ditt bildspel skall se ut. Banderollerna på denna flik är: Starta bildspelet Konfigurera Bildskärmar FLIKEN GRANSKA Här finner du sådant som rättstavning, referensinformation m.m. Denna flik har dessa banderoller: Språkkontroll Kommentarer Skydda 16

FLIKEN VISA Under denna flik har du möjlighet att styra hur presentationen skall visas på skärmen då du arbetar och du har även möjlighet att styra vad som skall visas på skärmen. Banderollerna på denna flik är följande: Presentationsvyer Visa/dölj Zooma Färg/gråskala Fönster Makron FLIKEN UTVECKLARE Denna flik syns inte som standard i PowerPoint utan kräver att du aktiverar det under programmets inställningar. Banderollerna på denna flik är: Kod Kontroller Ändra FLIKEN TILLÄGG Denna flik visas om du valt att aktivera tillägg till PowerPoint. Detta kan dock resultera i att ett antal olika banderoller visas i programmet så det är svårt att skriva ner vilka banderoller du kommer att se. FLIKEN PPTPLEX Om du skulle undra vad detta är för flik (den som syns på bilderna i detta material) så är det en flik som kommit till då jag installerat ett extraprogram på min dator och har egentligen ingenting att göra med PowerPoints grundutseende. Jag tar med denna text bara för att försöka tydliggöra bilderna som ligger i materialet. 17

PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR Du kan ändra vissa inställningar i PowerPoint genom att klicka på Officeknappen och därifrån välja PowerPoint-inställningar. Genom att klicka på denna knapp kommer du åt dialogrutan för att göra inställningar för hur PowerPoint skall fungera. Längst till vänster i denna dialogruta finner du olika menyer för vad du själv kan ställa in i programmet. Bekanta dig med denna dialogruta. OUTLOOK Konstigt nog så har man i programmet Outlook inte valt att följa samma standard som i de övriga programmen i Office 2007. Här har man istället kvar de menyer som man tidigare har använt i programmet. Detta i sig kan vara lite förvirrande men då utseendet liknar tidigare Outlook versioner så kanske detta program är lättare att komma in i en de andra med fliksystemen. 18

MENYERNA I OUTLOOK 1. Arkiv 1.1. Nytt 1.2. Öppna 1.3. Stäng alla Outlook-objekt 1.4. Mapp 1.5. Datafilshantering 1.6. Importera och exportera 1.7. Arkivera 1.8. Skriv ut 1.9. Avsluta 2. Redigera 2.1. Ångra 2.2. Klipp ut 2.3. Kopiera 2.4. Urklipp i Office 2.5. Klistra in 2.6. Markera alla som lästa 3. Visa 3.1. Navigeringsfönster 3.2. Att göra-fältet 3.3. Läsfönster 3.4. Fönstret Påminnelser 3.5. Verktygsfält 3.6. Statusfält 4. Gå till 4.1. E-post 4.2. Kalender 4.3. Kontakter 4.4. Uppgifter 4.5. Anteckningar 4.6. Mapplista 4.7. Genvägar 4.8. Journal 4.9. Mapp 19

5. Verktyg 5.1. Skicka och ta emot 5.2. Snabbsökning 5.3. Adressbok 5.4. Ordna 5.5. Regler och aviseringar 5.6. Frånvarohanteraren 5.7. Rensning av postlåda 5.8. Töm mappen Borttaget 5.9. Återskapa borttagna objekt 5.10. Formulär 5.11. Makro 5.12. Kontoinställningar 5.13. Säkerhetscenter 5.14. Anpassa 5.15. Alternativ 6. Åtgärder 6.1. Nytt e-postmeddelande 6.2. Nytt e-postmeddelande med 6.3. Följ upp 6.4. Kategorisera 6.5. Skräppost 6.6. Svara 6.7. Svara alla 6.8. Vidarebefordra 6.9. Vidarebefordra som bifogad fil 6.10. Kopiera genväg 7. Hjälp 7.1. Hjälp om Microsoft Office Outlook 7.2. Microsoft Office Online 7.3. Kontakta oss 7.4. Sök efter uppdateringar 7.5. Inaktiverade objekt 7.6. Office-diagnostik 7.7. Aktivera produkt 7.8. Sekretessalternativ 7.9. Om Microsoft Office Outlook Menyerna kan se lite olika ut beroende på vilken version av Office 2007 du har och beroende på var i Outlook som du befinner dig. Tittar du på din kalender så ändras vissa delar av menyerna t.ex. 20

PROGRAMMETS INSTÄLLNINGAR De programinställningar som finns för Outlook finner du under Verktyg Alternativ. När du väljer detta menyalternativ dyker det upp en dialogruta som låter dig ställa in Outlook som du vill att det skall fungera. Denna dialogruta ser ut som dialogrutorna sett ut i de tidigare versionerna och med hjälp av de flikar som du har i dialogrutan kan du själv bestämma vilka ändringar eller inställningar du vill ha i programmet. Bekanta dig med denna dialogruta. 21

ARBETA MED WORD GRUNDLÄGGANDE Grundhanteringen i ordbehandlingen är densamma i Word 2007 som den var i tidigare versioner av programmet. Grundregeln att du endast skall trycka Enter då du vill ha ett nytt stycke finns fortfarande kvar, men det har Microsoft också försökt att lyfta fram i och med att man i formatmallen för normaltext (brödtexten) valt att lagra inställningar som gör att du får ett litet avstånd mellan varje stycke då du väljer att trycka Enter. Det skall på detta viset bli tydligare att du har talat om att du vill ha ett nytt stycke. Som jag nämnde tidigare i nyheterna i office 2007 så har man dessutom valt att lyfta fram de olika formatmallarna för att du som användare lättare skall kunna skriva stilrena dokument. ENTERTRYCKNINGARNA Det finns många olika sätt att trycka Enter i Word och föregående kapitel handlar om de gånger då du trycker Enter för att skapa ett nytt stycke i din text. Ibland vill du kanske byta rad utan att för den skull bryta stycket som du håller på att skriva. Du kan då använda kommandot Shift + Enter. Genom att hålla ned Shift under tiden som du trycker Enter får du en radbrytning. Detta kallas för att du skapar ett mjukt entertryck. Om du i din text vill påbörja en ny sida kan du infoga en manuell sidbrytning. Detta gör du med kommandot CTRL + Enter. Genom denna tangentkombination talar du om för Word att du vill ha en sidbrytning och du hamnar först på nästa sida i dokumentet. Enter = Nytt stycke Shift + Enter = Ny rad CTRL + Enter = Ny sida ANDRA SPECIALINMATNINGAR På samma sätt som du kan skriva Enter på olika sätt kan du även skriva in olika varianter på mellanslag och bindestreck. Mellanslagstangenten har två olika varianter och trycker du endast mellanslag så får du mycket riktigt ett mellanslag. När datorn väljer att byta rad tittar den efter ett lämpligt mellanslag och så utgår det från detta tecken. Ibland blir det lite fel då du som användare matar in texten och datorn flyttar ned en kombination av flera ord som egentligen bör sitta ihop och på samma rad. Ett exempel på detta är egennamn, årtal med mera. I detta stycke skall jag försöka skriva ett exempel på vad jag menar. Namnet Lars Erik Nilsson bör ju till exempel inte brytas så att Lars står på en rad följt av Erik på nästa rad. Just i det här fallet hade ett hårt mellanslag kunnat lösa problemet. Ett hårt mellanslag är ett mellanslag som inte skall betraktas som ett vanligt mellanslag utan det utgör en del av en ordkombination. Du kan skriva hårda mellanslag genom att trycka Shift + CTRL + Mellanslag. För att visa vad jag menar så skriver jag samma stycke som tidigare men denna gång kommer jag att skriva ett hårt mellanslag mellan Lars och Erik. I detta stycke skall jag försöka skriva ett exempel på vad jag menar. Namnet Lars Erik Nilsson bör ju till exempel inte brytas så att Lars står på en rad följt av Erik på nästa rad. Mellanslag Detta används som standard när du skriver texter och skapar mellanrum mellan orden som du skriver. Vill du dock hålla ihop vissa ordkombinationer så kan det vara bättre att använda ett hårt mellanslag. 22

CTRL + Shift + Mellanslag Med hjälp av denna tangentkombination så skapar du ett hårt mellanslag. Det talar om för Word att de ord som ligger vid ett hårt mellanslag skall betraktas som en och samma ordkombination och får således inte byta rad mitt i kombinationen. Om du väljer att slå igång verktyget för att visa alla outskrivbara tecken bör du se att tecknet för ett hårt mellanslag är olikt tecknet för ett vanligt mellanslag. Bild 4 Den röda pilen pekar på ett hårt mellanslag. Observera att det nästan ser ut som ett gradertecken och det är denna lilla skillnad som gör att orden hålls ihop. Tittar du mellan två andra ord ser du som vanligt den lilla svarta pricken som symboliserar ett mellanslag. På samma sätt kan du göra med bindestreck. Trycker du bara bindestreckknappen får du ett vanligt bindestreck som alltid syns i papperet. Sen har du möjligheten att sätta in bindestreck som bara syns i avstavningszonen om ordet hamnar i papperets högra kant. Detta gör du med hjälp av CTRL + Bindestreck. Skulle det vara så att du inte vill att bindestrecket skall fungera som en avstavningsfunktion så måste du ange detta genom att skapa ett hårt bindestreck. På samma vis som det var med mellanslag så kan du trycka Shift + CTRL + Bindestreck för att skapa ett hårt bindestreck som inte får avstavas. Bindestreck CTRL + Bindestreck CTRL + Shift + Bindestreck Bindestrecket syns alltid och fungerar som en avstavning i vanlig text Detta skapar ett mjukt bindestreck som bara syns i avstavningszonen och kommer inte synas om ordet flyttar ned till en ny rad. Detta skapar ett hårt bindestreck som alltid skall synas men som aldrig får avstavas. Detta används framför allt till egennamn och datum med mera. 23

TABBAR OCH TABELLER När du arbetar med dokument kommer du förmodligen att behöva skriva uppställningar såsom adresslistor och dylikt. Detta innebär att du kommer att vara i behov av tabbar eller tabeller i dina dokument. Beroende på vad det är du skall skapa så finns det två olika utgångsalternativ och det är oftast en smaksak vilket verktyg som du skall välja. TABBAR Tabbar är enkla att använda, enkla att redigera och enkla att ta bort. Dock finns det en liten grundtanke som kan vara bra att hålla reda på. Tabbarna är styckerelaterade vilket gör att om du trycker Enter för att komma ned på en ny rad så får varje rad separata tabbinställningar (eftersom varje rad då kommer att vara ett nytt stycke). När du skriver tabblistor av olika slag kan det vara bättre att använda Shift + Enter för att åstadkomma en radbrytning istället för en styckebrytning. Bild 5 Genom att klicka på knappen till vänster (den som den röda pilen pekar på) kan du välja vilket sorts tabb som du vill använda i dokumentet. När knappen visar rätt symbol kan du sätta ut en tabb genom att klicka i linjalens nederkant. Bilden visar de olika tabbarna som finns. På 1,5 cm sitter en vänsterställd tabb, på 6 cm sitter en centrerad tabb, på 11 cm sitter en högerställd tabb och slutligen på 13 cm sitter en decimaltabb. Om jag skulle välja att sätta upp tabbarna utifrån de inställningar som bild 5 visar skulle texten kunna komma att se ut som följande tabell visar. M1 Rubrik1 Rubrik2 Rubrik3 Rubrik4 Text Text Text Text 0,1 Ord Ord Ord Ord 10,10 Info Info Info Info 100,100 Lite Andra Sammansättningar Av ord 1,111 Mer Annorlunda Ord som Sätts ihop 111,10 Tabblistan ovan är skapad med fyra olika typer av tabbar vilket ger en uppställning om fem olika kolumner. Första kolumnen skrivs på vänstermarginalen och är egentligen inte en tabb. Andra kolumnen är en vänsterställd tabb vilket gör att andra kolumnen kommer att ha en rak vänsterkant. Tredje kolumnen är skriven med en centrerad tabb och informationen kommer att centreras under tabben. Den fjärde kolumnen är en högerställd tabb och informationen i denna kolumn kommer att presenteras med en rak högerkant. Sista kolumnen är en specialtabb och kommer att hålla decimaltecknet i en rak linje i denna kolumn. 24

Bild 6 Varje rad i uppställningen avslutas med en radbrytning (SHIFT + ENTER) för att hålla ihop hela listan som ett och samma stycke. Detta gör att det blir enklare att redigera hela listan. Tecknet för radbrytning (inramat i bilden) återkommer på varje rad förutom den sista raden i tabellen. Dessa tecken syns om du klickar på Visa/Dölj. TABELLER Tabeller är en annan variant av att skapa uppställningar i kolumnform. En tabell är enkel att infoga i ett dokument i Word 2007. Klicka på fliken Infoga och klicka på knappen tabell. Välj hur många kolumner och rader som du vill skapa. Bild 7 Genom att peka på en av rutorna i rutnätet bestämmer du hur många kolumner samt hur många rader du behöver i din tabell. Om du skulle göra enligt bilden ovan så skulle din tabell komma att se ut så här: Tabell 1 Tabellen nedan har skapats utifrån dropplisten i bild 7 (fem kolumner och tre rader). 25

Enkelheten med tabeller är ett stort plus och därför använder många användare tabellen istället för tabblistor. Jag rekommenderar dock att du tränar på bägge sorterna eftersom de kompletterar varandra. En adresslista i tabellformat skulle kunna se ut som nedan: Tabell 2 visar ett exempel på hur en tabell kan se ut i Word 2007 Förnamn Efternamn Adress Postnummer Ort Kalle Jonsson Storgatan 1 123 45 Storstan Lisa Nilsson Lillsvängen 2 543 21 Lillbyn På grund av de olika designverktygen som Microsoft valt att bygga in i sin nya version så går det ganska snabbt att få ett snyggt utseende på sina uppställningar. Bild 8 Genom att markera en tabell i dokumentet kommer du åt flikarna som hör till Tabell och kan designa din tabell på ett väldigt enkelt sätt. Klickar du dessutom på drop-down knappen för tabellformat (den knapp som den röda pilen pekar på) så får du fram ytterligare utseenden på tabellen. Tabell 3 Samma tabell men efter inställningar via de färdiga formaten som finns inbyggda i Word 2007 Förnamn Efternamn Adress Postnummer Ort Kalle Jonsson Storgatan 1 123 45 Storstan Lisa Nilsson Lillsvängen 2 543 21 Lillbyn SMARTART En annan trevlig nyhet i Office 2007 är möjligheten att skapa dina illustrationer med hjälp utav SmartArt. Knappen för att lägga till SmartArt i ditt dokument finner du under fliken Infoga och i banderollen Illustrationer. Bild 9 visar var du får möjligheten att lägga till SmartArt i ditt dokument. Med hjälp av denna knapp kan du lägga till olika typer av grafiska scheman. Det kan vara ett organisationsschema, ett flödesschema eller någonting annat. Bekanta dig med knappen för att se vilka olika nya grafiska illustrationer som du kan lägga till. 26

Bild 10 visar hur dialogrutan ser ut för att lägga till SmartArt i sitt dokument. Här väljer du huvudkategori längst ut till vänster. Därefter väljer du ifrån Listan (i mitten) för att få den illustration som du vill ha i din text. Anders Karlsson Koncernchef Sundsvall Erik Eriksson Chefsbiträde Sundsvall Lena Jonsson Avdelningschef Östersund Per Andersson Avdelningschef Malmö Lisa Erlandsson Avdelningschef Stockholm Figur 1 visar ett organisationsschema skapat med hjälp av SmartArt i Word 2007. 27

Ett annat exempel på en SmartArt visas här: Framförande av budskapet Träna framförandet Samla fakta Förbereda materialet Förhöra relevanta personer Figur 2 visar ett flödesschema skapat med hjälp av SmartArt i Word 2007. Precis som med tabellerna finns det även till SmartArt färdiga utseenden som du kan välja bland. Det du skall göra är att markera ett SmartArt-objekt och sen klicka på de flikar som dyker upp då objektet är markerat. Bekanta dig med de inställningar som finns under dessa flikar. Bild 11 visar de flikar som dyker upp då du markerar ett SmartArt-objekt. 28

ARBETA MED EXCEL GRUNDLÄGGANDE Den grundläggande hanteringen i Excel 2007 har inte ändrats så mycket från tidigare versioner av programmet. Även här har Microsoft koncentrerar sig på att lyfta upp överskådligheten på de verktyg som finns med. Vissa grundregler som kan vara bra att påminna sig om är dessa. Det finns fortfarande tre stycken inmatningstyper. Text Tal Formler All inmatning som Excel inte klarar av att beräkna i celler hör till kategorin textinmatningar. All inmatning som du vill göra beräkningar med. Tal är i grund och botten heltal och decimaler men kan presenteras på en mängd olika sätt i kalkylen. Tal kan presenteras som tal, valuta, redovisning, datum, tid med mera. En formel börjar alltid med ett likamed-tecken (=) och ligger till grund för de uträkningar du vill göra i en kalkyl. UPPSTÄLLNINGAR Det som är speciellt med Excel är att du sitter med ett tomt rutigt papper i början och det är din kunskap i matematik och din kreativitet som sätter gränserna för vad du kan göra i programmet. Försök att ha följande i åtanke när du bygger kalkyler. Du skall ha så få inmatningsceller som möjligt (celler där du skriver grundläggande siffror), men dessa inmatningsceller skall sedan påverka så många beräkningsceller som möjligt. En vanlig uppställning i Excel är att användaren utnyttjar både kantrubriker och topprubriker. Bild 12 visar ett exempel på hur en kalkyl ställts upp med hjälp av kantrubriker och topprubriker. 29

En liten trevlig nyhet i Excel 2007 är statistiken som visas i statusfältet så fort du har markerat två värden eller mer i arbetsboken. Bild 13 visar hur statistiken presenteras i statusfältet. Till skillnad från tidigare versioner så visar Excel 2007 all önskad statistik på en och samma gång. Även utseendet (formatet) på siffrorna har blivit lite enklare att finna i Excel 2007 Bild 14 visar var du kan ändra formatet på cellerna. Du kan antingen klicka på någon av de fördefinierade knapparna eller välja med hjälp av dropplisten. Bild 15 visar siffrorna med inställningen Valuta. 30

Bild 16 visar en metod att summera siffror i den här typen av uppställning. Här har jag markerat alla grundsiffror och samtidigt tagit med de celler i markeringen där jag vill att summorna skall skrivas. Därefter kan jag klicka på knappen autosumma för att få Excel att sammanställa siffrorna. En annan liten trevlig detalj när det gäller att designa sina kalkyler är åtkomsten av snabbformatet som finns i Excel. När du har markerat ett område räcker det med att du högerklickar på området så kommer snabbmenyerna att dyka upp på skärmen. Bild 17 visar hur det ser ut om du högerklickar på markerade celler i Excel. Lägg märke till snabbformatsrutan som ligger ovanför snabbmenyn. 31

GRAFISK PRESENTATION En del andra nyheter i Excel 2007 är de nya diagramtyperna som man valt att lägga till för att snygga upp de grafiska elementen i dina kalkyler. Bild 18 visar banderollen med de olika diagramtyperna. Om du klickar på en utav knapparna får du välja undertyp i menyn som visas. Bild 19 visar de flikar som dyker upp då ett diagram är markerat. Bekanta dig med dessa flikar och vad som finns under varje flik. Dessa flikar har bara med diagrammets inställningar att göra. På bilden visas de knappar som ligger under fliken Design. 32

ARBETA MED POWERPOINT GRUNDLÄGGANDE PowerPoint har genomgått en rejäl ansiktslyftning och erbjuder användaren många nya och trevliga grafiska element att ta med i sin presentation. Grundbyggandet påminner dock om hur man byggde presentationer i de tidigare versionerna av programmet. Det som är nytt är diagramlayouter, färgteman och annat smått och gott. Fliksystemet finns naturligtvis som en nyhet i PowerPoint 2007 och påminner om de andra programmens fliksystem. PRESENTATIONER Programmet PowerPoint är det program som är mest användarvänligt i hela Officepaketet. Det berättar för användaren vad användaren skall göra med de olika bilderna. Även i byggandet av presentationer så har Microsoft försökt att ha användarvänligheten i fokus och det syns på de OH-bilder som du skapar i dina presentationer. Bild 20 visar programmet PowerPoints olika grundfönster. 1. Huvudfönstret där du skapar dina OH-bilder. 2. Detta område visar antingen en miniatyrbild av OH-bilden eller så kan du ändra med hjälp av flikarna så att du får se ett dispositionsläge. 3. I detta område kan du skriva ditt manus för att antingen se anteckningarna på skärmen på din presentationsdator (funkar oftast med bärbara, stationära kan behöva dubbla grafikkort) eller så kan du skriva ut dina anteckningssidor för att skapa ett komplett talarmanus. 33

Som du ser på bilden ovan så ger PowerPoint oftast instruktioner till användaren för att förenkla hanteringen i programmet. Som bilden ovan visar så ger PowerPoint följande instruktioner: Klicka för att lägga till rubrik samt Klicka för att lägga till underrubrik. Dessa instruktioner är sedan ett genomgående tema i PowerPoint. Genom att lägga till en ny OH-bild i din presentation så försöker PowerPoint ge instruktioner om vad du skall göra på just den bild som du har lagt till. Bild 21 visar hur menyn ser ut för att lägga till en ny OH-bild i presentationen. 34

Bild 22 illustrerar hur Microsoft försökt att göra det så enkelt för användaren som möjligt. Vill du skriva texter är det bara att klicka och skriva. Inramat på bilden ligger dessutom 6 stycken objektsknappar som gör att du lätt kan lägga in olika typer av objekt i din OH-bild istället för text. Bild 23. Om du kommer på att du valt fel sorts bild kan du ändra detta i efterhand genom att klicka på knappen Layout. 35

Bild 24. Microsoft har byggt in ett enkelt sätt att använda Teman på presentationer. Ett tema som finns i PowerPoint går att återfinna även i de andra Officeprogrammen. Bild 25. Genom att markera Infoga-fliken kan du lägga till illustrationer till din presentation. Bild 26. Under fliken Animeringar har du möjlighet att styra hur bilderna skall växlas och du finner även knappen för att Anpassa animering på objektnivå. Denna knapp visar åtgärdsfönstret ute till höger i bild. 36

37

ARBETA MED OUTLOOK GRUNDLÄGGANDE När du arbetar med Outlook så är det som att du sitter med en elektronisk filofax med postfunktion. I Outlook finner du lite allt möjligt från e-posthantering till kalenderhantering. Du har även möjlighet att hålla ordning på dina dagliga kontakter samt att lägga in uppgifter som du själv eller du tillsammans med andra skall utföra. Det finns dessutom möjlighet att lägga in lite egna anteckningar i form av elektroniska Post-It-lappar som följer med programmet. Bild 27 visar hur Outlook 2007 ser ut. Till vänster i bilden finner man favoritmappar, e-postmappar och växlingsknapparna mellan outlooks olika komponenter såsom kalender, kontakter med mera. 38

ATT SKICKA E-POST När du skall skicka e-post från Outlook finns det lite olika sätt att gå tillväga. Ett vanligt sätt att skapa ny e-post är att klicka på knappen för nytt. Bild 28 visar hur knappen Nytt ser ut då du har klickat på den lilla svarta pilen på knappens vänstra sida. Observera att knappen ändrar utseende beroende på vilken programkomponent (kalender, kontakter, anteckningar osv.) som du har valt att markera. Vart du än befinner dig i programmet kan du således klicka på den lilla svarta pilen för att skapa ett nytt e-postmeddelande. När du klickat på Nytt E-postmeddelande så kommer Outlook att lägga upp ett tomt e- postmeddelande med följande utseende. Bild 29 illustrerar hur ett nytt e-postmeddelande ser ut på skärmen i Office 2007. Tänk på att säkraste sättet att skicka känsligt material är att välja mottagare med hjälp av knappen Till Du har då möjlighet att se att det är rätt person du väljer utifrån den lista som dyker upp på skärmen. 39

Bild 30 visar hur dialogrutan för Till ser ut då du valt detta alternativ. Håll ögonen på rubrikerna så att du kan läsa ut informationen om personen du har valt i listan. Om ingen information går att utläsa direkt i dialogrutan så kan du alltid högerklicka på personen följt av Egenskaper för att få reda på mer information om kontakten. Bild 31 illustrerar de olika val du har då du skall göra ett utskick via e-post. Det finns tre stycken rutor där du kan placera mottagare. Till-rutan, kopia-rutan och hemlig kopia-rutan. När du skickar e-post kan det vara bra att förtydliga vem som är mottagare och vem som skall ta del av informationen. Detta kan göras genom att placera mottagaren antingen i Till-rutan eller i Kopia-rutan. Hemlig kopia används oftast till att göra reklamutskick där man inte vill att mottagaren av ett e-postmeddelande skall se om någon annan fått samma erbjudande. Genom att placera en mottagare i Hemlig kopia så avslöjar du inte den mottagarens e- postadress i utskicket (detta kan dock fastna i olika typer av spam-filter). 40

Bild 32. När du anger ett ämne för ditt e-postmeddelande bör du tänka på att ämnet skall vara kortfattat och en beskrivning på vad som meddelandet handlar om. OBSERVERA att ämnet krypteras inte även om du valt att kryptera ditt meddelande. Lägg därför ALDRIG känslig information i ämnesraden. Bild 33. I det stora vita fältet kan du skriva själva meddelandet. Det är denna del av utskicket som krypteras om du valt att kryptera ditt meddelande. Var dock noggrann så att du verkligen har valt rätt mottagare för ditt meddelande. Det är väldigt lätt att skicka känslig information till fel mottagare. Bild 34. Genom att ändra e-postmeddelandets alternativ kan du stämpla ditt meddelande med bland annat uppföljningsflaggor och prioritetsmarkeringar. 41

Bild 35. Genom att klicka på den lilla knappen i banderollens nedre högra hörn får du fram en dialogruta som ger dig möjlighet att ställa in alla möjliga alternativ för meddelandet. Här finner du bland annat inställningar för prioritet, känslighet, läskvitto och mycket annat. Bild 36. När du anser att du är färdig med ditt e-postmeddelande klickar du på Skicka-knappen. Meddelandet levereras då till den eller de mottagare som du har valt i de olika fälten i meddelandets huvud. BIFOGADE FILER Ibland kan det vara nödvändigt att kunna skicka filer till mottagaren. Det kan vara allt från Worddokument till kalkyler gjorda i Excel. Du kan i stort sett skicka vilka filer som helst i ett e-postmeddelande, men det är inte alla filer som når mottagaren på grund av brandväggar, spamfilter och annat som är till för att skydda användare på olika nätverk. 42

Tänk på följande då du bifogar filer. Om du skall skicka dokument internt kan det vara bättre att spara ned filen i en gemensam mapp och sen skicka en länk till filen (eftersom länkar är betydligt mindre i storlek än vad filen är) vilket gör att mailservern inte behöver hantera stora datafiler. Bild 37. För att länka till en fil i en gemensam mapp kan du välja fliken Infoga, följt av Hyperlänk. Leta reda på den fil som du vill länka till, markera filen och klicka på OK. Bild 38 illustrerar hur en länk till en fil ser ut. Bästa sättet att referera till filer när du skickar e-postmeddelanden internt. 43

Bild 39. Ska du skicka filen externt måste dock filen bifogas. I det här fallet kan du klicka på fliken Meddelande följt av knappen Bifoga fil. Leta reda på den fil som skall bifogas och klicka på infoga. Bild 40. Observera att ditt meddelande kommer nu att vara ca 253 kilobyte större än det meddelande då du endast skickar en länk. I och med att filen måste skickas med kommer meddelandets storlek att öka med den storlek som filen har där den är lagrad. Är filen 20 megabyte kommer ditt meddelande att bli 20 megabyte. 44

VID FRÅNVARO När du är borta från kontoret (semester eller dylikt) så kan du låta programmet ta hand om dina inkommande meddelanden. Vad som gäller respektive företag kan variera och därför hänvisar jag till bilaga 1: Instruktioner för användare.doc Bild 41. Genom att använda Frånvarohanteraren kan du ställa in hur programmet skall hantera e-post som anländer så länge som du är borta från kontoret. Bild 42. Om du väljer att du är frånvarande i dialogrutan kan du få Outlook att automatiskt svara på inkommande meddelanden för att användaren skall få information om din frånvaro. Du kan dessutom välja att lägga till regler för att styra vad som skall hända med inkommande meddelanden. HANTERA KÄNSLIG INFORMATION Beroende på den arbetsuppgift du har så kan det uppstå tillfällen då du hanterar känslig eller konfidentiella uppgifter. Detta är oftast olika från företag till företag så därför hänvisar jag till bilaga 1: Instruktioner för användare.doc PLANERA TID I KALENDERN Fördelarna med att ha en elektronisk kalender är att andra som tillhör samma nätverk kan ta del av din information och dina uppbokade tider. Så fort du har någonting inplanerat skall du skriva in detta i din elektroniska kalender. Om tiden visas som ledig kommer andra användare tro att denna tid är ledig för att boka. 45

Det finns möjlighet att lägga in tider privat (tider där andra ser att du är upptagen men där de andra inte ser informationen om den uppbokade tiden) vilket gör att alla bokade tider skall skrivas in i kalendern för att inte missförstånd skall uppstå. Detta varierar naturligtvis från företag till företag och här hänvisar jag till bilaga 1: Instruktioner för användare.doc. Bild 43 Genom att markera en tid i kalendern så kan du med hjälp av att högerklicka lägga in nya tider i din kalender. Bilden visar lite olika alternativ på bokningar som kan göras och dessa redogörs nedan. Ny avtalad tid Heldagsaktivitet Ny mötesförfrågan Återkommande Detta val kan du använda då ingen annan användare berörs av den avtalade tiden. Det kan vara allt från tandläkarbesök till besiktning av bilen, kundbesök eller något liknande. När du vet att någonting kommer att uppta en hel arbetsdag kan du utnyttja detta val för att lägga till det i din kalender. När du vill försöka att samordna ett möte med en eller flera kollegor är det detta val som du skall välja. Du får då möjlighet att planera ett tänkt möte genom att se hur dina kollegors planer ser ut, hur resurser är uppbokade med mera. Som du ser på bilden finns det tre olika alternativ med återkommande. Dessa val har samma betydelse som de punkter jag skrev om tidigare och den enda skillnaden är att man kan tala om att bokningen är återkommande, antingen genom att sätta ett start- och slutdatum eller ange hur många gånger bokningen skall inträffa. 46

Bild 44. Denna bild illustrerar hur du kan lägga upp en avtalad tid i din kalender. Den röda pilen pekar på knappen för att göra denna bokning Privat vilket gör att andra personer inte kan se objektets detaljer. Bild 45 visar hur du kan ställa in hur din tid skall synas för de andra (i denna bild har jag valt att tiden skall presenteras som Frånvarande. När du gjort de inställningar som gäller denna avtalade tid klickar du på Spara och stäng. Bild 46. Din avtalade tid finns nu i kalendern och kan ses av alla i ditt nätverk. Hänglåset som pilen pekar på indikerar att den avtalade tiden är privat och att detaljerna för objektet inte kan läsas av andra. 47

Bild 47. När du vill anordna ett möte med någon eller några av dina kollegor kan du välja att lägga till en mötesförfrågan i din kalender. Bild 48. Om du klickar på knappen Till kommer du att få upp en dialogruta där du kan välja deltagare. Observera att denna dialogruta påminner om den då du skall skapa ett nytt e-postmeddelande. Lägg märke till de nya knapparna Obligatoriska, Valfria samt Resurser. Se nästa sida för utförlig beskrivning. 48

Obligatoriska Valfria Resurser Här väljer du ut den eller de deltagare som du anser måste vara med på mötet eller sammanträdet. Här lägger du in de som du känner att de kan vara med på mötet eller sammanträdet men deras närvaro är inget krav från din sida. I de flesta företag och organisationer väljer man oftast att lägga upp konferensrum och dylikt som resurser. I och med att dessa finns upplagda i systemet så kan du som användare enkelt kontrollera om det finns något ledigt konferensrum för ditt möte. Bild 49. När du har valt deltagare och resurser kan du klicka på knappen Schemaläggning under fliken Möte för att få mer information om respektive deltagare och resurs. Bild 50 illustrerar hur det kan se ut i Schemaläggning då ett möte planeras. I just detta exempel så krockar den planerade tiden med en tid som en av deltagarna på mötet har. Detta gör att du som planerar mötet kan korrigera tiden för att finna en ledig tid som skulle passa alla. När informationen utgörs av snedställda streck som bilden visar, finns ingen information om deltagaren (vilket oftast betyder att deltagaren inte fyllt någon information i sin kalender på lång tid). Detta kan leda till missförstånd och bokningar görs trots att tiden inte alls är ledig. 49

Bild 51 visar på hur du enkelt kan korrigera tiden för ett möte genom att flytta det röda och det gröna strecket till en tid som anses vara ledig tid för alla deltagare. Det gröna strecket representerar mötets start och det röda strecket representerar mötets slut. Bild 52. När du har funnit en tid som verkar passa alla deltagare kan du klicka på knappen Skicka. Bild 53. När en deltagare accepterar mötet, avböjer mötet eller föreslår en ny tid för mötet kommer du att få ett e- postmeddelande angående detta i din inkorg (om du inte har skapat en regel som skall flytta e-postmeddelandet till en annan mapp. 50

Bild 54. Om du nu återvänder till mötet i kalendern och från fliken Möte lokaliserar knappen Uppföljning så kan du få en sammanställning på vilka som har accepterat, vilka som avböjt eller vilka som inte har svarat på din förfrågan. Bild 55 försöker illustrera hur det ser ut om du får en mötesförfrågan. Markera e-postmeddelandet och använd svarsknapparna längst upp för att meddela avsändaren om du kommer att delta eller ej. Bild 56. När du klickar på Acceptera, Preliminärt eller någon av de andra knapparna kommer det att dyka upp en dialogruta som kommer att fråga om du vill skicka ett svar. Du kan välja att redigera svaret innan det skickas. Alternativet Skicka inget svar bör inte användas. Ta för vana att alltid skicka ett svar till mötesorganisatören. 51

Bild 57. Om du accepterar ett möte så läggs mötet per automatik i din egen kalender. BOKA RESURSER Konferensrum, projektorer, bilar och mycket annat kan ligga med i systemet som resurser. Inställningen för resurserna är att de alltid skall acceptera inkommande mötesförfrågningar så länge resursen är ledig. Om resursen redan ligger bokad kommer resursen per automatik att avböja möten. Resurser ligger som delade kalendrar och kan öppnas från Outlook 2007 för att få en översikt på hur lokaler och dylikt är uppbokade. Bild 58. Om du klickar på länken Öppna en delad kalender kan du öppna en kollegas kalender eller en kalender som tillhör en resurs. 52

När du valt att öppna en annan kalender (i detta material visar jag hur det ser ut då jag öppnat en resurskalender) så kan du välja att visa dessa sida vid sida. Bild 59 illustrerar hur det kan se ut då du har öppnat en kalender för en kollega eller en resurs på skärmen. Bild 60. Genom att lägga till resursen i mötesbokningen reserverar man lokalen (eller vad det nu är för resurs) och andra kan då se att resursen är bokad för det aktuella tillfället. 53

Bild 61. Bokningen syns nu i båda kalendrarna och andra som tittar i resursens kalender kan se att resursen är bokad för just den här tidpunkten. När du lagt upp en bokning så är det endast du som bokat resursen som kan ta bort den från kalendern för resursen (eller en nätverksadministratör kan också komma åt att ta bort lagda bokningar). När ett möte (eller liknande) ställs in från din kalender syns det i resursens kalender. Om du ändrar någonting i mötet i din kalender så uppdateras detta till resursens kalender. 54