A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 1 Arbetsgången för Husarbete i Small Office Fakturering Innehåll Arbetsgången för Husarbete i Small Office Fakturering... 1 Så här skapar du en faktura för husarbeten... 2 Så här skapar du en kreditfaktura för husarbeten... 10 Kundinbetalning... 12 Inbetalning av skattereduktion från Skatteverket... 14 Lista över Husarbeten... 15 Betalningspåminnelse/Meddelande... 16 Avslag från Skatteverket... 16 Tips! Bokföring... 16
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 2 Avdraget för husarbeten gäller för reparationsarbete, ombyggnadsarbete och hushållsarbete. För mer detaljerad beskrivning besök skatteverkets hemsida. Så här skapar du en faktura för husarbeten 1. Gå in under menyn Arkiv Företagsinställningar, fliken Redovisning. Sätt en bock i fältet Husarbeten när du gör det blir fältet Konto för Husarbeten aktivt, vi föreslår standardkontot 1513 som nytt kundfordringskonto. Kontot rekommenderas av BAS-kontogruppen.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 3 2. Gå till fliken Extratexter i Företagsinställningarna och skriv in texten du vill ska stå på fakturan. Vi rekommenderar att du skriver in de texter som Skatteverket i sin tur rekommenderar och som gäller som en friskrivningsklausul till fakturan samt ett meddelande vid eventuell påminnelse/meddelande då du inte fått begärd skattereduktion av Skatteverket. Extra 4, gäller vid meddelande/påminnelse då du inte fått begärd skattereduktion. Skatteverket har avvisat er begäran om husavdrag helt eller delvis. Enligt tidigare fakturainformation åberopar vi betalning av resterande belopp på anvisad faktura. Extra 5, gäller friskrivningsklausul som skrivs på fakturan. Om Skatteverket efter begäran inte medger hel eller delvis utbetalning av husavdraget äger vi rätt att begära återstående del av fakturabeloppet. När du skrivit in texten i fälten godkänner du ändringarna med OK. Tänk på att dessa texter är endast förslag.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 4 3. Välj menyn Register Kunder, ta fram en befintlig kund genom att klicka på Öppna eller klicka på Ny för att lägga upp en ny kund. På de kunder som skall faktureras med avdrag för skattereduktion för husarbeten behöver du på kundkortet sätta en bock i Husarbeten. På fliken Husarbeten registrerar du namn, personnummer samt uppgifter om fastighetsbeteckning eller bostadsrättsförening om det gäller ROT och adress om det gäller hushållsnära tjänster. Du kan ha delad skattereduktion för två personer. Detta är uppgifter som automatiskt kommer att skrivas på fakturan. Skatteverket rekommenderar att de uppgifterna finns på fakturan för eventuell granskning.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 5 4. På fliken Ref./Valuta väljer du blankettsetet Husfaktura. Välj Nej på frågan att ändra blanketten på samtliga kunder. När du har fyllt i de här uppgifterna klickar du på Spara. Har du inte valet Husfaktura behöver du uppdatera ditt program. Den senaste versionen hittar du på Kundtorget, www.kundtorg.hogia.se under menyn NEDLADDNINGAR Senaste version.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 6 5. Gå in under menyn Bearbeta - Faktura och hämta önskad kund. En kund som är markerad med husarbete i kundregistret kommer automatiskt vara markerad med Husarbete och du kommer även att få rätt Blankett, Husfaktura. Skapa fakturan med önskade fakturarader, belopp skrivs in inkl. moms. Observera att arbetskostnaden som skall gälla som husarbete skall registreras på en egen rad som Arbetskostnad. När du registrerat färdigt artikelraderna klickar du på Husarbete.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 7 6. Ange om fakturan avser ROT Renovering Ombyggnad Tillbyggnad eller RUT- hushållsnära tjänster. Personuppgifterna hämtas automatiskt från kundkortet. I samband med registrering av Husarbetsfakturan finns nya fält för Typ av arbete där Antal timmar och Materialkostnad skall redovisas samt ett fält för Övriga kostnader. Typ av arbete ändras beroende på om det är ROT eller RUT-tjänster det gäller. Uppge antal timmar som arbetet har utförts i fältet Antal tim, materialkostnaden fyller du i fältet Kostnad Material och eventuellt övriga kostnader fyller du i fältet Kostnad. Skriv in beloppet för den arbetskostnad för vilken skattereduktion för husarbetet skall gälla och tryck Enter. Beloppet kommer att fördelas på de personer som angivits på kundkortet. Om det är två personer kommer beloppet att fördelas 50/50. Önskar du annan fördelning anger du detta i procent eller kronor. Nertill i bilden visas det textförslag som kommer att skrivas på fakturan, det är den texten som du fyllde i inne i företagsuppgifterna. Önskar du ändra texten klickar du på Ändra. Klicka på Spara när du är klar. Observera att dessa uppgifter går att ändra fram till att fakturan godkänns. Vill du ändra uppgifterna måste du först ta bort raderna med fördelat belopp och sedan skapa på nytt i fönstret för husarbete.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 8 Du kommer tillbaka till registrering av faktura, klicka på Spara. Fakturan lägger sig i din fakturalista med status Registrerad. Markera fakturan och klicka på Skriv ut. Fakturajournal skriver du ut under menyn Utskrift - Rapporter - Journal & bokf.order. Du kan också välja att utskrift skall ske automatiskt, detta väljer du i dina Företagsinställningarna under menyn Arkiv Företagsinställningar, fliken Fakturering. På fakturajournalen konteras skattereduktionen på kundfordringskonto 1513 som lagts upp i företagsinställningarna. Det är det beloppet som du sen kommer att begära få utbetalt från Skatteverket.
Så här kan exempelvis en faktura se ut med de föreslagna texterna. A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 9
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 10 Så här skapar du en kreditfaktura för husarbeten Kreditering av en husarbetsfaktura fungerar som vid registrering av en vanlig kreditfaktura. Du kan välja att hämta fakturarader från debetfakturan genom att ange debetfakturans nummer eller att manuellt skriva in fakturaraderna. Vid delkreditering rekommenderar vi att hela arbetskostnaden krediteras och att ny faktura skapas med rätt belopp. Vid registrering av kreditfakturan är bilden för Husarbete nedsläckt. 7. Välj menyn Bearbeta Faktura - Ny och välj Kreditfaktura i fältet Fakturatyp. Då visas ett extrafält som heter Kreditera nr ange du fakturanumret för den debetfaktura du vill kreditera och använda som underlag. Kreditfakturan hämtar alltid det totala fakturabelopp som finns från debetfakturan. Observera att kreditfakturan inte är kopplad mot debetfakturan vilket innebär att debetfakturan måste betalas fiktivt samt att även kreditfakturan måste få en fiktiv betalning. Detta för att din reskontra skall bli riktigt.
Så här kan en kreditfaktura se ut. A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 11
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 12 Kundinbetalning Tänk på att inbetalning av arbetskostnaden från kund måste ske innan du får skicka begäran om utbetalning till Skatteverket. 8. Registrering av kundbetalning görs under menyn Bearbeta - Inbetalningar. Skriv inbetalningens belopp i rutan Totalt inbetalt belopp och/eller hämta fakturan under knappen för Husarbete. Observera att alla fakturor som registrerats som husarbetsfakturor finns under knappen Husarbete. Välj önskad faktura och klicka OK. Nu hämtas fakturan med hela fakturabeloppet för betalning som kunden ska betala in. Tänk på att du måste ändra till rätt inbetalt belopp i rutan Inbetalt. När differensen är noll blir sparaknappen aktiv och du kan klicka på Spara.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 13 Skriv ut inbetalningsjournal under menyn Utskrift - Rapporter, rapporten Journal & bokf. order. Vill du få den automatiskt utskrivet väljer du detta under menyn Arkiv - Företagsinställningar, fliken Fakturering. Nu kan du skapa underlaget till Skatteverket, Begäran om utbetalning. Dessa blanketter kan du öppna direkt från programmet genom att välja ROT-blankett eller RUT-blankett under menyn Bearbeta - Inbetalningar. Det är Skatteverkets egen blankett och du fyller i nödvändiga uppgifter och skriver ut. Det går inte att spara detta dokument så vi rekommendera att du skriver ut ett extra exemplar att spara som avstämningsunderlag.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 14 Inbetalning av skattereduktion från Skatteverket När du fått utbetalningen av skattereduktionen från Skatteverket registreras den nästan på samma sätt som kundbetalningen men med skillnad att du nu skall bocka för den person som utbetalningen avser. 9. Välj menyn Bearbeta Inbetalning. Klicka på Husarbete. Sök fram fakturan och klicka på den, när du har markerat den blir fältet Från skatteverket aktivt och personnumren på kunden kommer upp, markera hur du vill att utbetalningen ska dras, på Båda eller på bara en person och klicka på OK. Resterande fakturabelopp som normalt är detsamma som beloppet för skattereduktion visas i rutan Inbetalningar. Avsluta betalningen som vanligt.
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 15 Lista över Husarbeten 10. Under menyn Utskrift Visa Husfakturor kan du se status för dina husfakturor, du söka på faktura eller datumintervall. Om du inte vill visa färdigbetalda fakturor sätter du ett kryss i Visa EJ nollfakturor. Du se fakturans betalflöde som kan vara en hjälp för dig vid avstämning mot bokföringen som komplement till kundreskontrajournalen
A r b e t s g å n g f ö r H u s a r b e t e Sida 16 Betalningspåminnelse/Meddelande Behöver du skicka en påminnelse på fakturan görs det som vanlig påminnelse 11. Välj menyn Bearbeta Påminnelse/Meddelande och sätt en bock i Endast Husfakturor för att se husfakturorna, ange Förfallodatum t o m och klicka på OK. Markera önskad faktura och skriv ut. Avslag från Skatteverket Om du får ett avslag från Skatteverket och behöver begära betalning av resterande fakturabelopp av din kund gör du urval och markerar önskad faktura men byter blankettdesign till Husfaktura. Då kommer du att få ett meddelande som hänvisar till friskrivningsklausulen på fakturan för begäran om resterande betalning. Önskar du ändra texten gör du det i Företagsinställningar under fliken Extratexter. Behöver mer information om Fakturering kan du söka svar via Frågor & Svar på Kundtorget. Tips! Bokföring Skapa ett unikt fodringskonto i din kontoplan i din redovisning, exempelvis 1513 som är det konto som BAS-kontogruppen rekommenderar. Detta för att du lättare ska kunna följa upp och göra avstämningar gentemot husarbetsfakturorna. Tänk på att göra avstämning i bokföringen mot reskontran redan från första fakturan så du ser att fakturaflödet fungerar, rådgör gärna med din revisor.