Grundutbildning Addett Axe ept
Kursbeskrivning Utbildningen innehåller en grundläggande genomgång av de funktioner och arbetssätt som återfinns i senaste versionen av Addett Axept. Målgruppen är främst system och fakturaadministratörer som kommer att ha huvudansvaret för fakturor i en Addett Axept installation. Innehåll Allmän systemgenomgång och grunderna i Addett Axept Administration med hjälp av Axept Admin Import av fakturor från försystem till Addett Axept Avvikelsehantering i samband med import Ankomstregistering Kontering Sakgranskning Attest Kopiasteg, Överskriden tid och Utredning Sökfunktion Rapporter Efter utbildningen (mål) Förstå grundflöde och logik bakom Addett Axept Kunna administrera grundfunktionerna med hjälp av Axept Admin systemadministratör Kunna ansvara för hanteringen av fakturor i Addett Axept fakturaadministratör Kunna kontera en faktura i Addett Axept och utbilda framtida handläggare i förfarandet Kunna sakgranska en faktura i Addett Axept och utbilda framtida handläggare i förfarandet Kunna attestera en faktura i Addett Axept och utbilda framtida handläggare i förfarandet Materialet Materialet baserar sig på ett grundläggande arbetsflöde för omkostnadsfakturor men behandlar även valbara möjligheter som utgör tillägg till standardflödet. Addett Axept är ett parameterstyrt system som anpassas efter kunders unika önskemål och krav, därför kan bilder och texter i materialet skilja sig något från aktuell utbildningsmiljö. Materialet uppdaterades 2012 05. Materialet är Addetts egendom och får inte kopieras eller ges till tredje part utan Addett AB medgivande
Innehåll Kursbeskrivning... 2 ALLMÄNT...Fel! Bokmärket är inte definierat. 1. Allmän systembeskrivning Addett Axept... Fel! Bokmärket är inte definierat. 1.1 Skanning och tolkning... 6 1.2 Arbetsflöde i Addett Axept... 6 1.3 Integration mot ekonomisystem... 7 Fakturaarkiv... 7 GRUNDER I ADDETT AXEPT... 8 2. Grundfunktionalitet... 8 2.1 Inloggning... 8 Hjälpavsnitt [Tips!]... 9 2.2 E postnotifiering... 9 2.3 Arbetsköfönster... 10 2.4 Personliga inställningar... 11 2.5 Öppna/titta på en faktura i fakturalistan... 14 2.6 Fakturafönstret... 14 2.7 Fakturainformation... 15 2.8 Konteringsrader... 19 2.9 Fakturabilden... 20 ADMINISTRATION AXEPT ADMIN... 21 3. Administration av systemet... 23 3.1 Huvudflik: Systemkonfiguration... 23 3.1.1 Konteringssträng... 23 3.12. Systeminställningar... 24 3.1.3 Import... 25 3.1.4 Adminlogg... 25 3.1.5 Systemlogg... 25 3.1.6 Integration... 25 3.1.7 Lösenordskonfigurering... 25 3.1.8 Mailnotifiering... 26 3.2 Huvudflik: Basregister... 26 3.2.1 Kontoplan... 27 3.2.2 Kodplan... 28 3.2.3 Leverantörer... 28 3.2.4 Valuta... 29 3.2.5 Externa register... 29
3.2.6 Momskoder... 29 3.2.7 Momsfördelning... 30 3.3 Huvudflik: Verksamhetsregler... 30 3.3.1 Objektrelationer... 30 3.3.2 Konteringsförslag... 31 3.3.3 Konteringsmallar... 31 3.3.4 Fakturareferenser... 32 3.3.5 Kontrollsteg... 33 3.3.6 Flödesmallar... 36 3.3.7 Avtalsfakturor [Extra*]... 36 3.4 Huvudflik: Attestreglemente... 37 3.4.1 Attestregler... 38 3.4.2 Specialattestregler... 38 3.5 Huvudflik: Organisation... 39 3.5.1 Enheter Administration av bolag... 39 3.5.2 Roller Användarbehörighet i systemet... 40 3.5.3 Framtagning av roller... 46 3.5.4 Användare... 47 3.5.5 Köer Systemets arbetsmappar... 48 3.5.6 Rapporter Axept Admin... 51 3.6 Huvudflik: Faktura... 51 3.7 Favoriter... 53 HANDLÄGGNING ADDETT AXEPT... 53 4. Importsteg... 53 4.1 Felkö för fakturaimport... 53 4.2 Leverantörsregistrering... 55 4.3 Manuell registrering av fakturor i Addett Axept... 58 5. Ankomstregistrering... 58 5.1 Skicka vidare från ankomstregistrering... 61 6. Sakgranska en faktura... 62 6.1 Kontering av fakturor... 63 6.2 Periodisering... 66 6.3 Konteringsmallar... 67 6.4 Sakgranska faktura... 68 6.5 Skicka vidare från sakgranskning... 69 6.6 Kontroll före attest... 70 7. Attestera en faktura... 70
7.1 Attest... 71 7.2 Skicka vidare från attest... 72 7.3 Kontroll efter attest... 73 8. Hantering av kopiaköer... 74 8.1 Skicka vidare från kopiakö... 75 9. Överskriden tid... 76 9.1 Skicka vidare från överskriden tid... 76 10. Utredning... 77 10.1 Skapa leverantörsbrev [Extra*]... 77 10.2 Skicka vidare från utredning... 78 10.3 Annullera en faktura... 79 11. Invänta kredit... 79 12. Sökfunktion Addett Axept... 80 12.1 Favoriter... 81 12.2 Sökvillkor... 81 13. Uttag av rapporter Addett Axept... 82 14. Hantering av factoringfakturor... 85 14.1 Factoringleverantör... 85 15. Skärmbilder från PowerPoint... 86
1. ALLMÄN Allmän systembeskrivning Addett Axept Addett Axept är ett elektroniskt fakturahanteringssystem som möjliggör hantering av alla fakturor, oavsett ursprungskälla och format, i ett och samma flöde. Ett digitalt arbetsflöde erbjuder bra kontroll och gör alla händelser och fakturor återsökningsbara. 1.1 Skanning och tolkning Innan pappersfakturor kan importeras in i Addett Axept så måste de passera ett försystem för att omvandlas till digitalt format och därefter tolkas för att extrahera informationen från fakturan. Skanning och datafångst kan antingen utföras av kunden själv, köpas av en servicebyrå som en tjänst eller eventuellt en kombination av båda alternativen. Oavsett variant så sker följande: 1. Pappersfakturan skannas till digitala bilder i Tif eller Pdf format 2. Tolkningsprogramvaran extraherar information ur fakturan via OCR (optiskt teckenläsning för maskinskriven text) 3. Tolkad information verifieras manuellt Därefter importeras transferfilen, som innehåller det data som tolkats och verifierats från fakturan, samt bildfilen in i Addett Axept för vidare hantering i attestflödet. Fakturor som kommer via EDI eller XML kräver ingen tolkning och datafångst, där klarar Addett Axept att fånga informationen på egen hand utan inblandning av externt tolkningsprogram. För ytterligare information om hur skanning och datafångst går till hänvisas till separat utbildning i Readsoft, kontakta Addett AB för mer information. 1.2 Arbetsflöde i Addett Axept I Addett Axept standardflöde passerar fakturan ett antal steg innan den anses vara färdigbehandlad för att kunna skickas vidare till ekonomisystemet för betalning. Hur det aktuella flödet ser ute hos en specifik kund är ett resultat av workshopen där kundens särskilda önskemål och krav har fångats upp och systemet har konfigureratsdärefter.
De röda rutorna i flödesbilden markerar steg eller händelser som utförs av fakturaadministratörer och de blåa av handläggare ute i flödet. När fakturan är konterad, sakgranskad och attesterad och därmed färdigbehandlad i Addett Axept skickas den vidare till ekonomisystemet där betalfilen skapas. 1.3 Integration mot ekonomisystem Addett Axept är ett fristående system som kan kopplas mot marknadens alla förekommande ekonomi och affärssystem. Via integrationen importeras basuppgifter över från ekonomisystemets bastabeller till Addett Axept egna tabeller. Bland annat hämtas kontoplan, kodplan, leverantörsregister och valutakurser. Via integrationen sker även preliminär och definitivbokning mot huvudbok och leverantörsreskontra i ekonomisystemet. Vid bokningar skickas kvittenser tillbaka som uppdaterar fakturans status i Addett Axept. Fakturaarkiv Fakturabilderna, med eventuella bilagor, sparas i ett digitalt arkiv och blir därefter sökbara via en behörighetsstyrd sökfunktion.
2. GRUNDER I ADDETT AXEPT Grundfunktionalitet Addett Axept är webbaserat vilket medför enkel administration då det endast krävs installation på serversidan samt innebär enkel åtkomst för användarna som använder en webbläsare för att få tillgång till systemet. Just nu erbjuds stöd för Internet Explorer och Firefox. Om användare får problem med att skärmbilden inte visas som den ska eller funktioner som inte fungerar börja med att kontrollera vilken webbläsare som används. Exempel på sökväg för inloggning till Addett Axept: http://foretaget.se/invoice Min sökväg till Addett Axept är: http:// 2.1 Inloggning Beroende på hur systemet är uppsatt och konfigurerat kan inloggning ske på två olika sätt: 1. Inloggning med krav på användarnamn och lösenord vid inloggningssidan, administration av lösenord sker i administrationsverktyget Axept Admin 2. Inloggning med SSO (single sign on) dvs. automatisk inloggning med verifiering av inloggningsuppgifter mot nätverket, administration av lösenord sker i AD:t på nätverkets domänkontrollant [Extra*] Efter inloggning så startas webbapplikationen upp i ett nytt fönster (popup), det gamla fönstret ligger kvar i bakgrunden och längst ned i vänstra hörnet på det så visas användarnamnet på den användare som för närvarande är inloggad i systemet. [OBS!] Första gången man loggar in så måste man tillåta popup fönster, välj Tillåt alltid popupfönster från den här platsen om man använder IE som webbläsare. Notera att det även kan finnas inbyggda popup stoppare i externa toolbars såsom Google, Yahoo m.fl.
Viktiga funktionsknappar i Addett Axept Hjälpavsnitt [Tips!] När man arbetar i Addett Axept är hjälpen aldrig långt borta, sök enkelt fram hjälptexter med instruktioner för hur man hanterar sina fakturor i Addett Axept eller administrerar systemet i Axept Admin. Hjälpen är uppdelad under en rubrikstruktur där man bläddrar sig fram till aktuellt avsnitt men det går även bra att använda fritextsök för att hitta information kring något specifikt. 2.2 E postnotifiering Fakturahandläggarna ute i flödet får ett e postmeddelande när personen i fråga har nya fakturor att handlägga, i meddelandet finns en http länk till Addett Axept loggningssida. Normalt schemaläggs mejlfunktionen så att meddelandena skickas ut en gång per dygn och endast när användaren har fått minst en ny faktura i arbetskön sedan föregående utskick. Ett separat påminnelsebrev skickas ut 5 dagar innan fakturor som ligger i den personliga arbetskön förfaller för betalning. Exempel på notifieringsmejl:
2.3 Arbetsköfönster Arbetsköfönstret är den vy som först möter användaren efter inloggning i systemet. Här får man en snabb överblick över de fakturor och ärenden som ligger i den personliga arbetskön för hantering. I parentesen anges hur många fakturor som ligger i respektive arbetskö. Användare och roll Om man agerar ersättare för någon (vid sjukdom, semester mm) så är det möjligt att växla mellan olika användarprofiler för att filtrera ut respektive användares arbetsköer. När man ersätter någon så ärvs dennes rättigheter, allt arbete som utförs loggas dock som utfört med den egna signaturen (den man ursprungligen är inloggad som i systemet). Om man har flera olika roller i systemet så finns det även möjlighet att filtrera utifrån rollnivå.
Funktionslist Här finns möjlighet att filtrera och sortera i aktuell fakturalista vars innehåll beror på valet av arbetskö. Filtrering på bolag används för att visa fakturor från ett specifikt bolag om det finns flera enheter upplagda i systemet. Sorteringsordning används för att välja vilket begrepp som ska styra sorteringsordningen på de fakturor som visas. Funktionsknappar i arbetsköfönstret Rapporter Systemets rapportfunktion, kräver en speciell behörighet kopplad mot rollen för att ha rätt att ta ut rapporter ur systemet. Se mer under kapitel 14 i utbildningsmaterialet. Sök efter fakturor Funktion för att söka efter fakturor från det digitala arkivet, även den funktionen är behörighetsstyrd. Se mer under kapitel 13 i utbildningsmaterialet. 2.4 Personliga inställningar Här finns möjlighet för användaren själv att göra personliga inställningar i Addett Axept. Funktionen är uppdelad i flikar precis som systemet i övrigt. Flik Ersättare En möjlighet för handläggaren att själv hantera sin/sina ersättare vid frånvaro. Ersättaren övertar de rättigheter som den ordinarie handläggaren har och kommer även att få e postnotifieringar som gäller nya ärenden som den ordinarie handläggaren borde handlägga. Via en parameter på systemnivå bestäms huruvida användarna helt fritt ska få välja sina ersättare eller om systemadministratören ska utse dessa och användaren endast anger tidsintervallet för när en ersättare ska vara aktiv.
Flik Övrigt Här är det möjligt för användaren att själv byta sitt lösenord, avaktivera e postnotifieringen för nya ärenden i personliga arbetskön, välja om bildvisning av fakturor ska ske via den inbyggda bildvisningsmotorn eller med hjälp av en separat plugin samt ange språk och datumformat.
Flik Kolumner Anger vilka kolumner samt i vilken inbördes ordning de ska visas i arbetskö, sökresultatlista samt vid buntvisning (attest).
2.5 Öppna/titta på en faktura i fakturalistan Välj ut en faktura ur fakturalistan och klicka på den för att öppna upp den i fakturafönstret för vidare handläggning. 2.6 Fakturafönstret Här visas all fakturainformation som finns kopplad till aktuell faktura samt fakturabilden till höger.
Bildjustering Fönstret kan justeras för att passa användarens behov, ta tag i raden mellan fakturainformationen och fakturabild och dra för att ändra storleksförhållandet mellan delarna. Detta är en personlig inställning. Funktionsknappar i fakturafönstret Dialog för att specificera vad som ska skrivas ut. Bildvisning vid flersidiga fakturor (förutsatt att fakturabilden sparats i tif format, vid pdf format används Acrobat Reader) 2.7 Fakturainformation Här återfinns informationen som fångats upp samband med tolkning och import samt information som eventuellt har registrerats/ändrats senare av handläggare i systemet. Informationen är uppdelad i sex flikar.
Flik Faktura Grundläggande fakturainformation som ursprungligen kommer från tolkningen. Informationen kan ändras under flödets gång. Alla vita fält är öppna för editering i det steg som fakturan befinner sig i. Redigeringsmöjligheter styrs via parametersättning i systemet. Flik Meddelanden Information från handläggare i tidigare steg i flödet samt en möjlighet att skapa ett nytt meddelande för senare adressater. Markeras val Systemmeddelanden så visas information från systemet.
Flik Historik Logg över alla händelser som har inträffat med fakturan tidigare i flödet.
Flik Fakturalogg Logg över förändringar gjorda på fakturans konteringsrader eller på fält f i fakturainformationen. Flik Leverantör Uppgifter om aktuell leverantör som är kopplad mot fakturan. Information som visas här harr hämtats från ekonomisystemets leverantörsregister via integrationen, det går inte byta leverantör eller ändra information härifrån.
Flik Övrigt Blandad information som exempelvis datum och verifikationsnummer från bokningar gjorda mot ekonomisystemet samt information från skanning och import. 2.8 Konteringsrader Här visas fakturans konteringsrader som i de allra flesta fall redan har fått en automatkontering på den ingående momsen i samband med import till Addett Axept. Kompletterande kontering kan därefter utföras av handläggare i de flesta av stegen i flödet. Visa konteringsrader under fakturabilden Konteringsraderna visas på hela sidans bredd under såväl fakturainformation som fakturabild. Detta är en personlig inställning som sparas mot användarprofilen.
2.9 Fakturabilden Beroende på inställningar gjorda under Personliga inställningar kan fakturabilden visas på olika sätt: 1. Via Addett Axept egen bildhantering [Standard] 2. Via extern plugin, exempelvis alternatiff som laddas ned gratis från www.alternatif.com Fakturabild via Addett Axept egen bildhantering En enkel variant av bildhantering som räcker för de allra flesta användare.
Förstora fakturabilden Klicka på bilden för att öppna ett nytt fönster med en förstoring av fakturan.
Funktionsknappar Addett Axept egen bildhantering Högerklick Via högerklick på fakturabilden får man tillgång till fler funktioner. Spara bild som Skicka bild i e post meddelande Skriv ut bild Kopiera
3. ADMINISTRATION AXEPT ADMIN Administration av systemet Axept Admin är administrationsgränssnittet för styrning av Addett Axept. Alla behöriga användare av systemet har även möjlighet att logga in i Admin modulen men behörigheter styr därefter åtkomsten till de olika flikarna där inställningarna görs. Det är möjligt att ge användare tillträde och administrationsbehörighet till endast en begränsad del av flikarna om man så önskar. Hjälpavsnitt [Tips!] Använd hjälpfunktionen (klicka på? tecknet uppe till höger) när det är något du funderar över. Viktiga funktionsknappar i Axept Admin 3.1 Huvudflik: Systemkonfiguration Ett kraftfullt verktyg där alla bakomliggande regler för systemet finns och där huvuddelen av inställningarna sätts i samband med installation och produktionssättning och ändras därefter endast vid undantagsfall. Endast de som genomgått en grundutbildning i systemet bör få tillgång till den här fliken. 3.1.1 Konteringssträng Konfiguration av konteringssträngen dvs. den sammansättning av konto och övriga koddelar som tillsammans utgör en konteringsrad. Här anger man även vilken/vilka dimensioner som ska vara atteststyrande samt hur de ska presenteras i samband med kontering. Systemet kan hantera upp till 10 olika konteringsdimensioner.
3.1.2 Systeminställningar Här ligger den grundläggande parametersättningen av systemet, inställningarna är grupperade under flikar: 1. Flöde 2. Funktioner 3. Inköpsintegration (gäller endast vid ordermatchning) 4. Fakturaimport/registrering För mer information kring de olika parametrarna hänvisas till webbhjälpen, avsnitt Systeminställningar. Generella inställningar på en parameter:
Parametrar som kan vara aktuella för ändring av en fakturaadministratör i samband med bokslut: ChangeBookingDate Ändra bokföringsdatum automatiskt om det är mindre än MinAccountingdate DefaultAccountingDate Föreslaget bokföringsdatum MaxAccountingDate Högsta tillåtna bokföringsdatum MinAccountingDate Minsta tillåtna bokföringsdatum 3.1.3 Import Hanterar inställningar och information kring händelser i samband med import av fakturor till Addett Axept. Dessa inställningar sätts upp i samband med driftstart. Inställningarna har följande undermenyer: 1. Leverantörsidentitet Konfiguration av fält för att matcha inkommande fakturor mot leverantörer 2. Fakturaimportinställningar Matchning mot transferfilens utseende 3. Fakturaimportkonfiguration Konfiguration av indatafält 4. Logiska kontroller Konfiguration av logiska kontroller som ska utföras i samband med import 5. Fel vid import Lista med fakturor där importen misslyckats 6. Importlogg Logg över tekniska fel i samband med import 7. Inköpsintegration [Endast vid ordermatchning] 3.1.4 Adminlogg Logg över administration som har utförts i Axept Admin, loggning sker automatiskt vid ändring av följande funktioner: Användare lägg till/ta bort, koppla till/från bolag samt egenskaper kopplat mot bolag Ersättare lägg till/ta bort Roller lägg till/ta bort, koppla till/från bolag samt egenskaper kopplat mot bolag Systeminställningar 3.1.5 Systemlogg Lista över de händelser som systemets inbyggda felhantering har noterat. 3.1.6 Integration En möjlighet att manuellt köra igång integrationsjobb som kan finnas upplagda i Axept Admin. 3.1.7 Lösenordskonfigurering Inställningar för vilka krav som ska gälla för användarnas lösenord i systemet. Funktionen gäller endast för installationer där autentisering av användare sker mot Addett Axept egna användartabeller, i de fall där SSO tillämpas gäller inte denna funktion eftersom administration av grundläggande användaruppgifter och lösenord då sker via AD:t på nätverket.
3.1.8 Mailnotifiering Grundinställningar för de mejl som automatiskt skickas ut av systemet. Det finns tre olika typer av utskick: 1. Vid nya fakturor skickas 1 gång per dygn om nya ärenden inkommit till användarens personliga arbetskö 2. Vid förfallna fakturor skickas normalt ut 5 dagar innan fakturan förfaller och därefter skickas påminnelser 1 gång per dygn 3. Vid importfel (skickas till Addett Support alternativt till annan systemadministratör) Om en handläggare har semester eller är sjuk och det finns en angiven ersättare upplagd för perioden så skickas mailnotifieringar även ut till ersättaren. 3.2 Huvudflik: Basregister Här återfinns all importerad basdata som hämtas från ekonomisystemet via integrationen. Integrationsjobben schemaläggs och körs regelbundet för att säkerställa att det finns aktuellt grunddata i Addett Axept. Hur ofta integrationsjobben körs beror på ekonomisystemets möjligheter att exportera data.
[OBS!] Ekonomisystemets data är i alla lägen moder över alla basregister i Addett Axept och förändringar här ska endast göras i undantagsfall då informationen riskerar att skrivas över vid nästa import! 3.2.1 Kontoplan Importerad kontoplan från ekonomisystemet med eventuella objektrelationer till andra konteringsdimensioner. Exempel på hur ett konto kan se ut: Observera datum från och datum till, om inte dagens datum för när kontering görs infaller inom det perioden så kommer inte aktuellt konto att synas i samband med kontering. Om båda datumfälten är blanka kommer kontot att visas. Kontot måste även vara satt som aktivt.
3.2.2 Kodplan Importerad kodplan med ytterligare dimensioner (objekt) i konteringssträngen som kompletterar kontoplanen. Observera datum från och datum till även här, dagens datum måste vara inom det intervallet för att konteringsdimensionen ska visas i samband med kontering. Om båda datumfälten är blanka kommer konteringsdimensionen att visas. Konteringsdimensionen måste även vara satt som aktiv. 3.2.3 Leverantörer Importerat leverantörsregister från ekonomisystemet. Ytterst viktig information är Leverantörsnummer 1 3 som används vid matchningen mellan faktura och leverantör i samband med import. Spärrade leverantörer Register över leverantörer som är spärrade för betalning.
3.2.4 Valuta Importerade valutakurser från ekonomisystemet, det är även möjligt att lägga upp egna valutakurser i Addett Axept om inte valutan ska styras från ekonomisystemet. Vid hantering av fakturor med utländsk valuta räknas beloppet om till SEK och i samband med kontering visas beloppet i både fakturans valuta och i svensk valuta. 3.2.5 Externa register Möjlighet att skapa egna register som används vid kundanpassningar, används uteslutande av Addett AB. 3.2.6 Momskoder Definiering av momskoder som används av systemet för att förenkla handläggningen där speciell momshantering krävs (branschspecifika krav, EU moms mm). Momskoden koppas först till en momsfördelning och kan därefter kopplas mot en leverantör eller enskild faktura. En faktura där leverantören har en kopplad momskod får automatiskt ett konteringsförslag för momsen enligt specificerad momsfördelning i samband med import.
3.2.7 Momsfördelning Konteringsmall med konteringsrader för moms som kopplas mot en momskod för att därefter kunna appliceras på fakturor. 3.3 Huvudflik: Verksamhetsregler 3.3.1 Objektrelationer Administration av relationer mellan objekt på konteringsradsnivå. Objektrelationer kan även importeras tillsammans med kontoplanen via integrationen. Objektrelationer kan vara: Förbjudna Tvingande Föreslående
3.3.2 Konteringsförslag Konteringsförslag innebär en möjlighet till automatisk kontering i samband med import. Systemet baserar konteringsförslagen utifrån bolag och referens, bolag och leverantör eller kombinationen bolag, referens och leverantör. Normalt sätts automatisk kontering för den ingående momsen upp som ett automatiskt konteringsförslag för alla inkommande fakturor. 3.3.3 Konteringsmallar Används för att underlätta för handläggarna vid kontering av återkommande fakturor. Är möjligt att spara som en personlig eller allmän mall, speciell rättighet krävs dock för att spara som en allmän mall som därmed blir tillgänglig för alla handläggare i systemet. Konteringsmallar hämtas manuellt upp av handläggaren i samband med kontering av fakturan.
3.3.4 Fakturareferenser Referensregister med matchning mot användare i systemet. Som värde används ofta användarens namn men även projektnummer och leveransadress kan förekomma. [TIPS!] Begreppet Er referens på fakturorna är ett styrande begrepp vid adressering av fakturor från steg Ankomstregistrering och vidare i flödet. Det kan krävas en intern rutin för hur beställare bör ange sin referens till leverantörer för att kunna automatisera flödet i Addett Axept fullt ut! Standardadressering för valt bolag Adressering som gäller för alla fakturor inom aktuellt bolag som saknar matchande referens.
Referenskonfiguration Konfiguration av hur referensbegreppet ska utläsas från en sammansättning av olika begrepp och där endast en del av referenssträngen ska definieras som det värde som ska styra adressering av fakturorna. 3.3.5 Kontrollsteg Definition av regler för att styra fakturor mot ett eller flera kontrollsteg i flödet, standardkontrollstegen är: 1. Kontroll före attest 2. Kontroll efter attest Det finns även möjligheter att sätta upp regler som styr vilka fakturor som ska skickas till steget Kopia. Fakturor som ska till en kopiakö skickas i samband med att definitivbokningen skickas till ekonomisystemet.
Kontrollstegens syfte är att utgöra en möjlighet för ekonomipersonal eller andra behöriga att utföra stickprovskontroller och/eller utföra kompletteringar av fakturor innan de skickas till ekonomisystemet för betalning. Reglerna för att styra fakturor mot olika kontrollsteg är indelade i grupper: 1. Generella kontroller 2. Kontroller på objekt 3. Kontroller på användare 4. Kontroller på leverantör 5. Utökade kontroller Generella kontroller Regler för generella kontroller är fasta och kan inte utökas, reglerna är: Kontrollera alla fakturor Kontrollera alla fakturor över ett angivet belopp Kontrollera alla periodiserade fakturor Kontrollera alla orderfakturor Kontrollera alla omkostnadsfakturor Kontrollera alla fakturor som har samma signatur för sakgranskning och attest Kontrollera alla orderfakturor med ändrad kontering Kontroller utifrån objekt Möjlighet att sätta upp regler som kontrollerar hur en faktura är konterad, exempelvis mot ett specifikt konto som man av någon anledning vill hålla extra koll på. Kontroller utifrån användare Möjlighet att sätta upp regler för vilken signatur från kontering, sakgranskning eller attest som ska leda till kontroll.
Kontroller utifrån leverantör Möjlighet att sätta upp regler för om fakturor från en specifik leverantör ska leda till kontroll. Utökade kontroller Möjlighet att sätta upp regler som omfattar fakturahuvudsinformation och konteringsrader som gemensamt ska utgöra villkor för att leda till kontroll.
3.3.6 Flödesmallar Här finns möjlighet att skapa förutbestämda arbetsflöden dvs. att i förväg bestämma vilka steg i flödet som fakturan måste passera samt vilka användare som ska vara förvalda som handläggare i respektive steg. Denna funktion bör helst ersättas med att automatiskt styra fakturor rätt i flödet med hjälp av referensbegreppet. 3.3.7 Avtalsfakturor [Extra*] Definitioner och åtgärder för återkommande fakturor där leverans sker enligt avtal för en viss period. Möjlighet finns för att med hjälp av konteringsmall och attestsignatur rationalisera hanteringen så att ingen handläggare behöver behandla fakturorna så länge de följer uppsatta kriterier för avtalet. Alternativt kan fakturor som stämmer med uppsatta kriterier hanteras automatiskt men skickas till en mottagare i valfritt steg för kontroll.
[OBS!] Om ingen flödesmall väljs och fakturan följer uppsatta kriterier kommer den att automatiskt skickas för definitivbokning i ekonomisystemet! 3.4 Huvudflik: Attestreglemente Hierarkisk attest Addett Axept har stöd för hierarkiskt attestreglemente dvs. möjlighet att tvinga fakturan att passera alla underliggande attestbehöriga personer som därmed måste attestera fakturan innan personen med slutattestbehörighet kan attestera.
3.4.1 Attestregler Grundläggande regler som sätts på objekt (konteringsdimension) för att utifrån konteringen styra vilka som har behörighet att attestera fakturor. Vanligast är styrning per kostnadsställe i kombination med beloppsgräns, exempelvis en mellanchef som har rätt att attestera alla konteringsrader som konterats på hans/hennes avdelning med en beloppsgräns på 50 000. Konfigurering av konteringsdimensioner som är atteststyrande görs under flik Systemadminstration Konteringssträng. [OBS!] Attestregler sätts alltid på rollnivå! Attestregler anges per attestobjekt (i exemplet nedan kostnadsställe), kopplas mot en roll och ett attestbelopp. Det är lättast att administrera attestregler på rollnivå men i vy Attestreglemente får man en bra översikt för vilka som har attesträtt på ett specifikt attestobjekt. 3.4.2 Specialattestregler Kompletterande regler till de ordinarie attestreglerna. Exempelvis kan en användare som normalt bara har attesträtt till ett specifikt belopp på ett kostnadsställe få utökad attesträtt till ett högre belopp under förutsättning att det gäller ett specifikt konto och/eller projekt. I exemplet nedan får mellanchefen rätt att attestera en konteringsrad till ett belopp av 100 000 förutsatt att den konteras på konto 1220.
3.5 Huvudflik Organisation 3.5.1 Enheter Administration av bolag Här ligger grunddata för de juridiska enheter (bolag med eget organisationsnummer) som hanteras i installationen. Vid nyupplägg finns möjlighet att kopiera information, data och inställningar från ett redan befintligt bolag.
3.5.2 Roller Användarbehörighet i systemet Roller hanteras gemensamt per installation och inte per juridisk enhet, därför måste en roll kopplas till den/de juridiska enheter som den ska ha behörighet till och den aktuella rollens egenskaper ska även anges i detalj per bolag.
[OBS!] Det är på roller och inte direkt på användarna som behörigheterna i systemet sätts! Anledningen till det är för att minska på administrationen och underlätta vid personalförändringar. Personliga eller allmänna roller Till alla användare i Addett Axept kan en personlig roll skapas för att göra det möjligt att tilldela användarrättigheter direkt på användaren, det rekommenderade är dock att använda sig enbart av allmänna roller där rättigheterna sätts. Exempel på allmänna roller i en Addett Axept: Fakturaadministratör ekonomihandläggare som hanterar alla gruppköer i systemet och har rätt att söka på alla fakturor och ta ut rapporter Sakgranskare användare som endast ska ha tillgång till den privata arbetskön och rätt att söka på endast egna fakturor Attesterare användare som endast ska ha tillgång till den privata arbetskön och rätt att söka på alla fakturor eller kopplat mot avdelning. Har attesträttighet kopplat till rollen Revisor användare som saknar personlig arbetskö och är heller inte mottagare i flödet. Ska ha rätt att söka på alla fakturor Rollens bolag Roller måste kopplas mot den/de bolag som rollen ska styra behörighet/rättigheter i. Om en roll ska tillhöra flera juridiska enheter och helt eller delvis ha samma egenskaper i de olika bolagen kan detta hanteras genom funktionen Kopiera bolag. Där är det möjligt att definiera vilka egenskaper som ska följa med rollen vid kopieringen.
Rollens användare En roll kopplas till en eller flera användare som då ärver rollens behörighet. Rollens köer En roll kan kopplas till en eller flera gruppköer som användare av rollen får tillgång till. Rollegenskaper per bolag För varje juridisk enhet som en roll tillhör kan olika egenskaper och behörigheter tilldelas. Attesträttigheter för valt bolag Egenskaper som kan anges är: Högsta attesträtt per faktura ett maxbelopp eller obegränsat Generellt attestbelopp ett maxbelopp eller obegränsat Attesträttighet per koddel här är det möjligt att ange ett attestbelopp för de koddelar som konfigurerats att vara styrande för attesträttighet Rapport och sökbehörighet Här anges på vilken nivå aktuell roll ska ha rättighet att söka fakturor i systemet samt om användare av rollen ska ha rätt att ta ut rapporter ur Addett Axept. [OBS!] Behörighet att visa rapporter ger automatiskt möjlighet att söka fram i princip allt i systemet!
Koppla specialattestregler Regler som utgör undantag till det ordinarie attestreglementet. En specialattestregel innebär att för en viss unik kombination av konto och definierade koddelar kan användare av en roll tilldelas en extra attesträtt som överstyr det ordinarie reglementet. Specialattestreglerna skapas under Attestreglemente Specialattestregler men här kan man koppla någon/några av dessa mot aktuell roll. För att specialattestregler ska övertrumfa ordinarie attestregler måste systemparameter UseExceptionOverride sättas till Ja.
Exempel: Om en användare enligt ordinarie attestreglemente har rätt att attestera fakturor upp till 25 000 kr på sitt kostnadsställe (60) kan en specialregel skapas som ger samma användare rätt att attestera upp till 50 000 kr under förutsättning att kostnadsstället är kombinerat med ett specifikt konto. Konteringsrättigheter För att begränsa eller underlätta för handläggarna i samband med kontering finns möjlighet att filtrera så att endast en begränsad del av kodplanen visas. Detta kräver dock att alternativet är aktiverat för vald del av konteringssträngen under Systemkonfiguration Konteringssträng: Under flik konteringsrättigheter tilldelas de konton, kostnadsställen, projekt etc. som användare av rollen ska kunna se i samband med kontering.
[OBS!] Filtrering på det här sättet leder till extra administration då det är viktigt att notera att nya konteringsdimensioner som kommer via integrationen från ekonomisystemet måste läggas upp även här för att de ska bli synliga i samband med kontering i Addett Axept. Administrationsrättighet Tillgång till Addett Axept Alla användare med inloggning till Addett Axept har också möjlighet att logga in i administrationsverktyget Addett Axept. För att kunna göra något krävs dock specifika administrationsrättigheter på användarrollen. Endast system och fakturaadministratörer behöver rättigheter till Addett Axept, en normalanvändare som endast använder Addett Axept i fakturaflödet behöver det inte. De olika alternativen medger tillgång till flikarna samt funktioner i Axept Admin. Övriga behörigheter Här kan man koppla roller till specialbehörigheter i systemet, dessa behörigheter gäller funktioner som oftast ligger under fakturaadministratörer.
Ger behörighet att skapa allmänna konteringsmallar som kan användas av alla fakturahandläggare i systemet Ge rollen rättighet att se och söka sekretessmarkerade fakturor Ger rättighet att administrera bilagor en rättighet som även kan vara användbar för exempelvis sakgranskare som vill kunna bifoga kvitton till kortfakturor Behörighet att styra åtkomsten till sekretessmarkerade fakturor Rättighet att flytta en återsökt faktura direkt till kön Utredning Behörighet att använda anpassade kundunika rapporter Behörighet att starta om fakturor som är avslutade (definitivbokad, makulerad eller annullerad) 3.5.3 Framtagning av roller Att tänka på: En roll bör vara enkel dvs. innehålla endast ett fåtal behörigheter Hellre definiera några fler enkla och tydliga roller än ett färre antal men mer komplexa roller Hitta en standard för namnsättning och beskrivning av roller så att det både av namnet och av beskrivningen så tydligt som möjligt går att avgöra vad syftet med rollen är Om en användare har flera olika arbetsuppgifter som innebär ett brett behov av behörigheter i Addett Axept så försök att dela upp behörigheterna i ett antal mindre roller så att delar av arbetsuppgifterna enkelt kan läggas över på andra användare Exempel på administratörsroller i en Addett Axept: SysAdmin: Superadministratör med fullständiga behörigheter till Axept Admin
FakturaAdmin: Central fakturahandläggare inom ekonomi/administration, främsta egenskaper för denna roll är tillgång till alla centrala gruppköer i systemet samt höga sök och rapportbehörigheter Roll för sakgranskare: Normalanvändaren som sällan behöver någon unik behörighet eller tillgång till Axept Admin. Eventuellt filtrerad konto eller kodplan för att förenkla vid kontering samt begränsning av sökbehörigheter till att endast se egna fakturor i arkivet. Normalt täcks ett stort antal användare in med denna roll som det bara behöver finnas en av. Roll för attestberättigade: Normalt ett stort antal roller med olika attestbehörigheter. Rollerna bör vara tydligt definierade via namnsättning och beskrivning av vilka behörigheter som attesträtten avser. Specifik attesträtt på vissa konteringsdimensioner. 3.5.4 Användare Här sker administration av användare i installationen. Användarna är generella för hela installationen och måste kopplas mot minst en juridisk enhet samt en eller flera roller som tillsammans ger användaren dess fullständiga behörighet. Status aktiv En användare kan ha status aktiv eller inaktiv, syftet med inaktiva användare är att kontot kan läggas upp i förtid alternativt ligga vilande och aktiveras vid behov.
[OBS!] Rekommendationen är att aldrig ta bort en användare ur systemet, inaktivera hellre användaren då det är omöjligt att lägga upp en ny användare med samma signatur igen. E postadress En e postadress måste anges för användare som ska ha möjlighet att få e postnotifieringar från systemet, dubbelkolla för säkerhets skull att e postadressen är rätt. Användarens roller Funktion för att lägga till eller ta bort roller kopplade mot användaren. Det är nödvändigt att koppla roller till användarprofilen för att användaren ska få rättigheter i systemet. Användarens enheter En användare måste vara kopplad mot minst ett bolag i installationen. Visa som adressat Markera Visa som adressat om användaren ska vara möjlig som adressat under arbetsflödet i fakturahandläggningen. Alternativet ska inte markeras för användare som endast ska kunna söka efter fakturor ur arkivet och inte delta i något flöde, exempelvis en revisor. Objekttillhörighet Möjlighet finns att aktivera en kodkompletteringsfunktion, i exemplet ovan kommer kostnadsställe 40 att automatiskt föreslås när Seema skapar en ny konteringsrad. Funktionen kan även vara styrande som sökningsbegrepp. Funktionen kräver aktivering av en parameter under Systeminställningar. Chef Här ska användarens närmaste chef anges, informationen används för två saker av systemet: 1. När en faktura skickas för attest så förslås automatiskt närmaste chef som adressat förutsatt att denna har attesträtt på någon av fakturans konteringsrader 2. Om en faktura passerar tidsgränsen i steg Attest så skickas automatiskt en kopia till attestantens närmaste chef 3.5.5 Köer Systemets arbetsmappar Köer (mappar) hanteras per installation och inte per juridisk enhet. En kö kan kopplas till referens för automatisk styrning, till en eller flera roller som ska ha tillgång till mappen samt till olika steg i arbetsflödet.
Fältet Köbeskrivning kan användas för att sortera gruppköerna i arbetskölistan eftersom köerna sorteras/visas i stigande bokstavsordning på fältet. Personlig kö Personlig mapp som skapas automatiskt i samband med nyupplägg av användare i systemet. Arbetsköns namn består av användarens för och efternamn. Normalanvändaren har endast sin personliga kö i sitt arbetsköfönster. Kön Hit kommer alla ärenden som är adresserade till en specifik handläggare. Gruppköer Presenterar fakturor i vissa skeenden i flödet. Dessa köer används oftast av fakturaadministratörer. Det är möjligt att skapa nya gruppköer för exempelvis ankomstregistrering för ett specifikt bolag i en installation, för speciella kopiaköer eller kontrollsteg som sätts upp i flödet.
Den nya gruppkön måste kombineras med en referensstyrning eller ett kontrollsteg för att skapa selektering över vilka fakturor som ska skickas till gruppkön. Ersättare Under en begränsad period är det möjligt att utse ersättare som får samma rättigheter som befattningshavaren själv har. Det finns två varianter på hur ersättare ska administreras: 1. Låta användaren utse ersättare helt själv under Personliga inställningar 2. Administratörer tilldelar en fördefinierad ersättare i Axept Admin och därefter kan användarna endast ange tidsperiod för när ersättaren ska vara aktiv under Personliga inställningar Vilket sätt som ska användas i aktuellt bolag anges under Systeminställningar.
Ta bort förfallna ersättare Funktionen Ta bort förfallna ersättare rensar bort inaktuella ersättare där tom datum är passerat. Detta kan vara aktuellt för att städa upp efter en semesterperiod. 3.5.6 Rapporter Axept Admin Här återfinns en funktion för uttag av rapporter för att åskådliggöra främst attestreglementet på ett överskådligare sätt än vad som är möjligt i de funktioner där reglementet administreras. Det är även möjligt att ta ut rapporterna i Excel format för vidare bearbetning. Rapportfunktionen är användbar i samband med revisioner. 3.6 Huvudflik: Faktura Funktion för att hantera specialärenden och fakturor, används väldigt sällan. Låsa upp faktura Möjlighet att låsa upp faktura som låsts av misstag eller på grund av systemfel, ange fakturansärendenummer och tryck därefter på [Lås upp] för att frisläppa fakturan.
Ärenden Administration av ärenden som ligger i ett steg men som av misstag inte är adresserat till någon användare eller grupp. Fakturadubbletter Funktion för att definiera för systemet vad som är en dubblett. Standarddefinitionen är att en dubblett är när två fakturor med samma leverantör, fakturanummer och årtal i fakturadatum finns samtidigt i systemet. Om en faktura importeras och konstateras vara en dubblett enligt denna definition så placeras den automatiskt i Felkö vid import med en felmeddelande om att fakturan anses vara en dubblett. Kvittenser Syftet med funktionen är att i efterhand kunna göra uppdateringar på en faktura avseende betalningskvittens och/eller bokföringsdatum. Detta kan användas i de fall där en betalningskvittens inte lästs in korrekt eller om en faktura har fel bokföringsdatum inför t.ex. definitivbokning.
3.7 Favoriter Här är det möjligt att skapa egna genvägar direkt till de funktioner i Addett Admin som man oftast använder.
4. HANDLÄGGNING ADDETT AXEPT 4. Importsteg I samband med importen av fakturor till Addett Axept sker automatiska kontroller av fakturadata: Finns leverantören i Addett Axept leverantörsregister? Finns all nödvändig fakturadata? Är fakturan en dubblett? Finns referens med kopplad handläggare? Ska/kan ett konteringsförslag (exempelvis för ingående moms) skapas på fakturan? Det finns även möjlighet att aktivera logiska standardkontroller: Understiger momsbeloppet en fastställd gräns (procentuellt) av fakturabeloppet? Ligger fakturadatum inom fastställda min och max intervall? Ligger förfallodatum inom fastställda min och max intervall? Har förfallodatum och fakturadatum samma värde? Beroende på utfallet vid importkontrollen så kommer fakturorna att skickas till olika steg i arbetsflödet för vidare hantering: 1. Inget fel fakturan läggs i kö Ankomstregistrering 2. Fel eller problem som gäller fakturainformationen fakturan läggs i Felkö för import 3. Problem som gäller matchning mot leverantör fakturan läggs i Leverantörsregistrering 4.1 Felkö för fakturaimport Här hamnar fakturor som av någon anledning saknar grundläggande information som krävs av Addett Axept eller inte uppfyller någon/några av de logiska standardkontroller som eventuellt är aktiverade.
Felmeddelandet visar oftast i klartext vilket/vilka fel som finns på fakturainformationen. Felet kan rättas manuellt och därefter kan fakturan skickas vidare för nytt importförsök varvid en ny importkontroll görs. Utför ej logiska kontroller av fakturadata Ibland kan något av de fel som fångats upp vid importkontrollen ändå visa sig vara korrekt, det är då möjligt att skicka fakturan vidare i systemet utan importkontroll genom att markera fakturan med status Utför ej logiska kontroller av fakturadata. Skicka vidare från felkö för fakturaimport Klicka på knappen [Skicka] för att spara utförda ändringar och skicka fakturan vidare från felkön och in i Addett Axept. Ta bort faktura Klicka på papperskorgen för att ta bort fakturan. [OBS!] Fakturan raderas fullständigt och kommer inte att kunna återsökas från Addett Axept arkiv! 4.2 Leverantörsregistrering Fakturor kan hamna här av tre orsaker: 1. Leverantörsidentiteten är feltolkad
2. Leverantören finns inte med i Addett Axept leverantörsregister 3. Fakturan kommer från en leverantör som har märkts som Factoringleverantör och systemet kräver därför att den ska kopplas mot den riktiga leverantören Korrigering Leverantörsregistrering Ett feltolkat leverantörsid kan korrigeras manuellt och det finns även möjlighet att söka och välja en leverantör från leverantörsregistret. Leverantörsidentifikationen utgörs normalt av: SupplierNo1 plusgironr SupplierNo2 bankgironr SupplierNo3 orgnr/vatnr (för matchning mot utländska kunder) [OBS!] Är det en ny leverantör som helt saknas i leverantörsregistret så bör nyupplägg av leverantören ske i ekonomisystemet. Därefter får man invänta överföringen av leverantörsinformation via integrationen innan fortsatt hantering i Addett Axept kan göras. Bunthantering Om ett stort antal fakturor ska kopplas mot samma leverantör kan bunthanteringsfunktionen användas, tryck på [Levreg] och markera därefter samtliga fakturor som hör till samma leverantör.
Spärrad leverantör Möjlighet finns att temporärt låsa upp spärrad leverantör för aktuell faktura. Skicka vidare från leverantörsregistrering
Skicka faktura: Godkänn Skicka vidare in till standardflödet och ankomstregistrering Makulera fakturan, ett meddelande krävs Till Kopia skicka en kopia av fakturan till en kopiakö efter det att den är färdigbehandlad Makulera faktura Fakturan tas bort från arbetsflödet och från vidare handläggning, den kommer dock att ligga kvar i arkivet med status Makulerad och finnas tillgänglig för återsökning. Automatiskt konteringsförslag I samband med import kan fördefinierade konteringsförslag kopplas mot fakturor så att en automatkontering skapas. Detta konteringsförslag utgör grunden till den slutgiltiga konteringen av fakturan som används vid definitivbokning mot ekonomisystemet. Automatkonteringen kan påföra: Momskontering Kostnadskontering Koddelar (kostnadsställe/projekt etc.) 4.3 Manuell registrering av fakturor i Addett Axept Det finns även möjlighet att manuellt registrera leverantörsfakturor istället för att använda tolkningsprogramvara. Funktionen Manuell registrering förutsätter att fakturor skannas och lagras på en för ändamålet fördefinierad katalog på servern. I Addett Axept finns en gruppkö som heter Manuell fakturaregistrering, om funktionen ska användas måste en eller flera användare ha behörighet till denna kö för vidare hantering. 5. Ankomstregistrering Importerade fakturor hamnar i gruppkö Ankomstregistrering som hanteras av ekonomiavdelningen. Här finns möjlighet att kontrollera och eventuellt justera fakturauppgifter, komplettera konteringsförslag samt skicka vidare fakturan i flödet till handläggare för kontering, sakgranskning och attest. Om referensbegreppet används fullt ut så är det möjligt att helt utesluta steget ankomstregistrering så att systemet direkt i samband med import använder fakturans referens för att automatiskt skicka till rätt adressat för vidare hantering. Om preliminärbokning ska användas i det fallet ställs dock krav på bokning mot defaultkonton alternativt automatiska konteringsförslag i samband med import.
Korrigera fakturauppgifter Alla vita fält i fakturainformationen är möjliga att redigera, ändringarna sparas automatiskt vid [Skicka vidare] eller kan sparas manuellt via [Spara].
Koppla kreditfaktura Funktionen används för att koppla ihop en kreditfaktura med en tidigare registrerad debetfaktura som ligger och väntar i kön Invänta kredit. Tryck på [Koppla] för att få upp en lista med de debetfakturor som ligger i kön. Kreditfakturan konteras, sakgranskas och attesteras som vanligt i flödet. När fakturan skickas för definitivbokning mot ekonomisystemet så skickas även debetfakturan samtidigt. Fakturorna får samma förfallodatum och tar ut varandra i transaktionen. Sekretessfaktura Markeras för fakturor med känslig karaktär om endast de som har specialbehörighet ska kunna handlägga fakturan, markeringen görs under Fakturainformation och fliken Övrigt. Märkningen kan endast göras i steg Ankomstregistrering eller Utredning. Det är även möjligt att markera på leverantörsnivå, alla fakturor från leverantören blir då automatiskt märkta som sekretessfakturor. Öppna nästa faktura automatiskt Genom att markera kryssrutan Öppna nästa faktura automatiskt så kommer nästa faktura i arbetskön att visas direkt efter det att fakturan skickats vidare alternativt att man har tryckt på knappen [Avbryt]. Koppla bilaga till faktura Det är möjligt att bifoga bilder och faktureringsunderlag mm till fakturor. Tryck på funktionsikonen [Bilaga], därefter på [Bläddra ] och sök fram aktuell fil som ska kopplas mot fakturan. Originalfilen kan ligga var som helst på användarens nätverk, en kopia av filen skapas och sparas ned i Addett Axept eget dokumentarkiv.
5.1 Skicka vidare från ankomstregistrering Skicka fakturan vidare i arbetsflödet till: Sakgranskning skicka fakturan vidare till Sakgranskning Attest skicka fakturan vidare till Attest Betalning skicka fakturan till ekonomisystem för betalning förutsatt att allt är konterat, sakgranskat och attesterat Makulera makulera fakturan Till Kopia skicka en kopia av fakturan till en kopiakö efter det att den är helt färdigbehandlad Starta om möjlighet att starta om fakturan i ett annat bolag om den har hamnat fel. Funktionen aktiveras först när man har valt Makulera samt angett ett meddelande Markera en faktura för kreditering Märkning av debetfakturor som ska invänta en kreditering innan definitivbokning ska ske. Märkning görs i samband med att fakturan ska skickas vidare till nästa steg och kan utföras av alla handläggare i alla steg i flödet. Fakturan konteras, sakgranskas och attesteras som vanligt men hamnar därefter i kön Invänta kredit dit endast fakturaadministratörer har åtkomst.
Välj mottagare I listan Tillgängliga mottagare visas de mottagare som kan väljas för nästa steg. Systemet ger förslag på lämpliga mottagare baserat på: 1. Angiven referens på fakturan 2. Hur fakturan är konterad Det är möjligt att skicka en faktura till flera handläggare samtidigt för parallell hantering. Först när alla handläggare har slutfört ärendet skickas fakturan till nästa steg i flödet. Referenskoppling Det går att lära upp systemet och skapa adresseringsförslag i samband med att fakturan ska skickas vidare i flödet. Koppla aktuell mottagare mot angiven referens på fakturan genom att markera kryssboxen. Samma adressat kommer automatiskt att föreslås av systemet nästa gång referensen förekommer på fakturan. Befintliga referenser som är kopplade mot en specifik användare visas under knappen [ Fakturareferenser] på användarprofilen. Preliminärbokning i ekonomisystemet När fakturan skickas vidare från ankomstregistreringen är det möjligt att samtidigt skicka en preliminärbokning till ekonomisystemet varefter ett verifikationsnummer skapas och skickas tillbaka till Addett Axept och sparas under flik Övrigt på fakturinformationen. [OBS!] Det är inte alla ekonomisystem och integrationer som tillåter preliminärbokning. Bokföringsdatum preliminärbokning Som bokföringsdatum anges som standard dagens datum, vid periodskifte anges sista datum i föregående period upp till 10 dagar in i den nya perioden. 6. Sakgranska en faktura Fakturor som ligger för sakgranskning ligger i handläggarens/handläggarnas personliga arbetskö och en e postnotifiering skickas ut 1 gång per dygn med besked om att ny faktura ligger redo för behandling. Sakgranskning innebär egentligen en kontroll över att fakturans innehåll överensstämmer med inköp/beställning eller den överenskommelse som är gjord med leverantören. Mottagare i detta steg är oftast beställaren själv dvs. den referens som finns angiven på fakturan. När fakturan är i kön sakgranskning kan den vara helt, delvis eller inte alls konterad.