1 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: , 87 Reviderad: 201

1 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 Innehåll 1 Styrande verksamhet... 11 1.1 Fatta politiska beslut... 11 1.2 Planera och följa upp... 12 1.3 Samverka... 14 1.3.1 Samverka med medarbetare... 14 1.3.2 Samverka på arbetsplatsen... 14 1.3.3 Samverka med facken... 14 1.4 Informera och kommunicera... 16 1.4.1 Informera muntligen... 16 1.4.2 Informera skiftligen... 16 1.5 Hantera säkerhetsfrågor... 17 1.5.1 Bedriva systematisk brandskyddsarbete... 17 1.5.4 Administrera försäkringar... 17 1.6 Handlägga ärenden... 18 1.6.1 Handlägga motioner... 18 1.6.2 Handlägga övriga ärenden... 18 1.7 Arbeta i projekt... 19 1.8 Föra dialog med medborgare... 20 1.8.1 Utreda förslag till Nässjö kommun... 20 1.8.2 Delta i sociala medier... 20 1.8.5 Föra kommunsamråd... 20 1.9 Göra internkontroll... 21 1.10 Administrera personuppgifter... 22 1.11 Ta fram styrdokument... 23

2 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 1.12 Ta fram arkivredovisning... 24 1.13 Hantera överklaganden... 25 1.13.1 Hantera överklaganden... 25 1.13.2 Hantera klagomål... 26 1.16 Genomföra skyddsarbete... 27 1.16.1 Genomföra skydds- och allergirond... 27 1.16.2 Hantera olycksfall/tillbud/skada... 27 1.16.3 Rehabilitera... 27 1.16.4 Följa upp årets arbetsmiljöarbete... 28 1.17 Hantera skolskjutsar... 29 1.18 Hantera interkommunal ersättning... 30 1.19 Hantera reducerad avgift... 31 1.20 Hantera premier, stipendier och fonder... 32 1.21 Genomföra fastighetssyn... 33 2 Stödjande verksamhet... 34 2.1 Hantera handlingar... 34 2.1.1 Registrera och diarieföra... 34 2.1.2 Expediera och arkivera... 34 2.2 Administrera ekonomi... 35 2.2.1 Betala leverantörsfakturor... 35 2.2.2 Fakturera och bevaka kundfordran... 35 2.2.3 Köpa in och sälja internt... 35 2.2.4 Redovisa inventarier och anläggningar... 36 2.3 Administrera personal... 37 2.3.1 Rekrytera... 37 2.3.2 Introducera nya medarbetare... 38

3 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 2.3.3 Utveckla kompetens... 39 2.3.4 Arbeta med friskvård... 39 2.3.5 Förhandla med facken... 39 2.3.6 Göra arbetsvärdering... 40 2.3.7 Hantera diciplinärenden... 40 2.3.8 Avsluta anställningen... 40 2.3.10 Rapportera tillbud, olycksfall, skada... 41 2.3.11 Rapportera lön och ersättningar... 41 2.4 Upphandla och köpa in... 42 2.4.1 Upphandla... 42 2.4.2 Hantera avtal... 42 2.4.3 Beställa... 42 2.6 Hantera måltider... 43 2.6.1 Administrera måltider för barn och elever... 43 2.6.2 Administrera måltider för personal... 43 2.7 Administrera enheter med annan huvudman... 44 2.7.1 Administrera privata förskolor och skolor... 44 2.7.2 Administrera skolor med enskild huvudman... 44 3 Förskoleverksamhet... 45 3.1 Planera förskoleverksamhet... 45 3.1.1 Planera pedagogisk förskoleverksamhet... 45 3.1.2 Planera mat... 46 3.2 Ta fram interna styrdokument... 47 3.3 Placera i förskola... 48 3.4 Inskola och informera... 49 3.5 Bedriva pedagogisk förskoleverksamhet... 50

4 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 3.5.1 Utföra pedagogisk förskoleverksamhet... 50 3.5.2 Genomföra studieresor och besök... 50 3.6 Föra samråd... 51 3.6.1 Föra föräldraråd... 51 3.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 52 3.8 Utvärdera förskoleverksamhet... 53 3.8.1 Föra utvecklingssamtal... 53 3.9 Avsluta förskoleplacering... 54 3.11 Dokumentera förskoleverksamhet... 54 4 Fritidshemsverksamhet... 55 4.1 Planera fritidshemsverksamhet... 55 4.1.1 Planera pedagogisk fritidshemsverksamhet... 55 4.1.2 Planera mat... 55 4.2 Ta fram interna styrdokument... 56 4.3 Placera på fritidshem... 57 4.4 Inskola och informera... 58 4.5 Bedriva pedagogisk fritidshemsverksamhet... 59 4.5.1 Utföra pedagogisk fritidshemsverksamhet... 59 4.5.2 Genomföra studieresor och besök... 59 4.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 60 4.8 Utvärdera fritidshemsverksamhet... 61 4.8.1 Föra utvecklingssamtal... 61 4.9 Avsluta fritidshemsplacering... 62 4.11 Dokumentera fritidshemsverksamhet... 62 5 Grundskoleverksamhet inkl förskoleklass i tillämpliga delar... 63 5.1 Planera grundskoleverksamhet... 63

5 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 5.1.1 Planera pedagogisk grundskoleverksamhet... 63 5.1.2 Planera mat... 64 5.2 Ta fram interna styrdokument... 65 5.3 Placera i grundskola... 66 5.4 Inskola och informera... 67 5.5 Bedriva pedagogisk grundskoleverksamhet... 68 5.5.1 Utföra pedagogisk grundskoleverksamhet... 68 5.5.2 Genomföra studieresor och besök... 68 5.5.3 Bedriva Prao-verksamhet... 68 5.5.4 Göra prov och tester... 69 5.5.5 Betygsätta... 69 5.5.6 Göra nationella prov... 69 5.6 Föra samråd... 71 5.6.1 Föra föräldraråd... 71 5.6.2 Föra matråd... 71 5.6.3 Föra elevråd... 71 5.6.4 Föra klassråd... 71 5.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 72 5.8 Utvärdera grundskoleverksamhet... 73 5.8.1 Föra utvecklingssamtal... 73 5.8.3 Göra individuell utvecklingsplan... 73 5.9 Avsluta grundskoleplacering... 74 5.10 Göra uppehåll I grundskoleverksamhet... 75 5.10.1 Ta ledigt från grundskoleverksamhet... 75 5.11 Dokumentera grundskoleplacering... 76 6 Gymnasieverksamhet... 77

6 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 6.1 Planera gymnasieverksamhet... 77 6.1.1 Planera pedagogisk grymnasieverksamhet... 77 6.1.2 Planera mat... 78 6.1.3 Planera boende... 78 6.2 Ta fram interna styrdokument... 79 6.3 Placera i gymnasium... 80 6.4 Inskola i gymnasium... 81 6.4.1 Informera om gymnasium... 81 6.5 Bedriva pedagogisk gymnasieverksamhet... 82 6.5.1 Utföra pedagogisk gymnasieverksamhet... 82 6.5.2 Genomföra studieresor och besök... 82 6.5.3 Bedriva arbetsplatsförlagt lärande... 82 6.5.4 Göra prov och tester... 83 6.5.5 Betygsätta... 83 6.5.6 Göra nationella prov... 84 6.5.7 Hålla ämneskonferens... 85 6.5.8 Ta emot utbytesstudenter... 85 6.6 Föra samråd... 86 6.6.1 Föra programråd... 86 6.6.3 Föra elevråd / gymnasieråd... 86 6.6.4 Föra klassråd... 86 6.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 87 6.8 Utvärdera gymnasieverksamhet... 88 6.8.1 Föra utvecklingssamtal... 88 6.8.3 Göra individuell utvecklingsplan... 88 6.8.4 Utvärdera pedagogisk gymnaseiverksamhet... 88

7 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 6.9 Avsluta gymnasieplacering... 89 6.10 Göra uppehåll i gymnaseiverksamhet... 90 6.10.1 Ta ledigt från gymnasieverksamhet... 90 6.10.2 Göra studieuppehåll... 90 6.11 Dokumentera gymnaseiverksamhet... 91 7 Grundsärskoleverksamhet... 92 7.1 Planera grundsärskoleverksamhet... 92 7.1.1 Planera pedagogisk grundsärskoleverksamhet... 92 7.1.2 Planera mat... 93 7.2 Ta fram interna styrdokument... 94 7.3 Placera i grundsärskoleverksamhet... 95 7.4 Inskola i grundsärskola... 96 7.4.1 Informera om grundsärskola... 96 7.5 Bedriva pedagogisk grundsärskoleverksamhet... 97 7.5.1 Utföra pedagogisk grundsärskoleverksamhet... 97 7.5.2 Genomföra studieresor och besök... 97 7.5.3 Bedriva Prao-verksamhet... 97 7.5.4 Göra prov och tester... 98 7.5.5 Betygsätta... 98 7.6 Föra samråd... 100 7.6.1 Föra föräldraråd... 100 7.6.2 Föra matråd... 100 7.6.3 Föra elevråd... 100 7.6.4 Föra klassråd... 100 7.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 101 7.8 Utvärdera grundsärskoleverksamhet... 111

8 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 7.8.1 Föra utvecklingssamtal... 111 7.8.3 Göra individuell utvecklingsplan... 111 7.9 Avsluta grundsärskoleplacering... 111 7.10 Göra uppehåll i grundsärskoleplacering... 112 7.10.1 Ta ledigt från grundsärskoleutbildning... 112 7.11 Dokumentera grundsärskoleverksamhet... 113 8 Gymnasiesärskoleverksamhet... 114 8.1 Planera gymnaseisärskoleverksamhet... 114 8.1.1 Planera pedagogisk gymnasiesärskoleverksamhet... 114 8.1.2 Planera mat... 115 8.2 Ta fram interna styrdokument... 116 8.3 Placera i gymnasiesärskola... 117 8.4 Inskola i gymnasiesärskola... 118 8.5 Bedriva pedagogisk gymnasiesärskola... 119 8.5.1 Utföra pedagogisk gymnasiesärskoleutbildning... 119 8.5.2 Genomföra studieresor och besök... 119 8.5.3 Bedriva arbetsplatsförlagt lärande... 119 8.5.4 Göra prov och tester... 120 8.5.5 Betygsätta... 120 8.6 Föra samråd... 122 8.6.1 Föra programråd... 122 8.6.3 Föra elevråd/gymnasieråd... 122 8.6.4 Föra klassråd... 122 8.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete... 123 8.8 Utvärdera gymnasiesärskoleverksamhet... 124 8.8.1 Föra utvecklingssamtal... 124

9 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 8.8.3 Göra individuell utvecklingsplan... 124 8.9 Avsluta gymnasiesärskoleplacering... 125 8.10 Göra uppehåll i gymnasiesärskoleutbildning... 126 8.10.1 Ta ledigt från gymnasiesärskoleutbildning... 126 8.10.2 Göra studieuppehåll... 126 8.11 Dokumentera gymnasieskoleverksamhet... 127 9 Elevhälsa... 128 9.1 Föra elevhälsosamtal... 128 9.2 Vaccinera... 131 9.3 Göra elevhälsoundersökning... 132 9.4 Utreda elevplacering i särskola... 133 9.4.1 Besluta om placering i särskola... 133 9.4.2 Göra skolpsykologisk bedömning... 133 9.4.3 Göra medicinsk bedömning... 134 9.4.4 Göra specialpedagogisk bedömning... 134 9.4.5 Göra skolsocial bedömning... 134 9.5 Utreda stöd... 136 9.5.1 Utreda särskilt stöd i förskola 1-5 år... 136 9.5.2 Utreda särskilt stöd i skola och fritidshem... 136 9.6 Göra drogtester... 139 9.7 Göra metodhandbok... 139 10 Kulturskoleverksamhet... 140 10.1 Planera kulturskoleverksamhet... 140 10.2 Ta fram interna stydokument... 141 10.3 Placera i kulturskola... 141 10.4 Inskola och informera... 142

10 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 10.4.1 Informera om kulturskola... 142 10.5 Bedriva kulturskoleverksamhet... 143 10.5.1 Utföra kulturskoleverksamhet... 143 10.5.2 Bedriva musiktillägg för gymnasiet... 143 10.6 Tillhandahålla instrument och material... 144 10.6.1 Redovisa inventarier... 144 10.6.2 Hyra ut instrument... 144 10.7 Anordna evenemang... 145 10.9 Avsluta kulturskoleplacering... 146 10.11 Dokumentera kulturskoleverksamhet... 146

11 Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01 1 Styrande verksamhet 1.1 Fatta politiska beslut Kallelse Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs Arkiveras med tillhörande protokoll närarkiv, server Beslutsunderlag Vid inaktualitet sekreterare Kopior av de ärenden som skickas med i kallelsen Kungörelse (annons) Vid inaktualitet sekreterare Närvarolista 4 år sekreterare Utgör underlag för protokollet och arvodesutbetalning Protokoll med bilagor Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs Arkiveras med tillhörande kallelse närarkiv, server Delegationsredovisning 2 år Server Diarieförs Redovisas i protokollet Meddelandelista 2 år Server Diarieförs Redovisas i protokollet Voteringslista Vid inaktualliteskt sekreterare Ordnas systemati- Kan gallras när protokollet vunnit laga kraft. Justeringsanslag Vid inaktualitet Webb Bild- eller ljudupptagning Bevaras BUkontorets närarkiv 5 år

1.2 Planera och följa upp 12 Förslag till budget för barn- och utbildningsnämnden Bevaras BUkontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet BUs Styrpilen handlingsplaner Bevaras Internbudget för barn- och utbildnings-nämnden BUkontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Bevaras Server 5 år Verksamhetssystem för Pilen BUs Styrpil Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Ekonomisk rapport Bevaras BUkontorets närarkiv, server Budgetuppföljning Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Delårsrapport Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Årsredovisning Bevaras BUkontorets närarkiv, server Tilläggsbudget Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Begäran om anslag Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ingår i barn- och utbildningsnämndens handlingar Ingår i barn- och utbildningsnämndens handlingar Exporteras till.doc-format vid arkivering Samma sak som budgetuppföljning normalt sett. Annars vid särskilt behov. Varje månad utom januari och juli månader. Tertial I och Tertial II

Verksamhetsbokslut Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Till exempel kvalitetsredovisning. 13

1.3 Samverka 14 1.3.1 Samverka med medarbetare Individuell utvecklingsplan Vid anställningens chef Mitt Medarbetarskap/ kontrakt 1.3.2 Samverka på arbetsplatsen upphörande Vid inaktualitet chef Gallras när nytt har upprättats. Gallras vid anställnings upphörande. Dagordning 2 år enhet/ område Avser arbetsplatsträff, APT SNIKKE under resp samarbetsgrupp Semesterplanering Vid inaktualitet enhet/ område SNIKKE under resp samarbetsgrupp Minnesanteckningar 2 år enhet/ område SNIKKE under resp samarbetsgrupp 1.3.3 Samverka med facken Kallelse 2 år enhet/område Avser enbart kallelse utan dagordning, kan avser både ord möte och särskilda möten på förekommen anledning.

Dagordning Bevaras enhet/område Minnesanteckningar/ protokoll Bevaras enhet/område 15 5 år Arkiveras med tillhörande protokoll. Respektive enhet/område levererar dagordning och protokoll till centralarkiv efter 5 år. 5 år Avser kontinuerlig samverkan med facken, enligt lokalt kollektivavtal i Nässjö kommun Respektive enhet/område levererar dagordning och protokoll till centralarkiv efter 5 år.

1.4 Informera och kommunicera 1.4.1 Informera muntligen 16 Mötesanteckningar Vid inaktualitet Verksamhetsansvarig Kallelse eller dagordning Vid inaktualitet Verksamhetsansvarig 1.4.2 Informera skiftligen Pressrealser Bevaras Kommunikationsenheten 5 år BU-förvaltningen köper tjänster av kommunikationsenheten för sitt informationsarbete. Se KS dokumenthanteringsplan. Nyhetsbrev Bevaras Verksamhetsansvarig 5 år Ordnas systemati- Nyhet på Intranät eller hemsidan Informationsmaterial (t.ex. broschyrer) Vid inaktualitet Intranät, hemsida skt Intranät, hemsida Bevaras avdelning 5 år Ett exemplar av varje informationsmaterial arkiveras, övriga exemplar gallras vid inaktualitet.

1.5 Hantera säkerhetsfrågor 1.5.1 Bedriva systematisk brandskyddsarbete 17 Beslut om utseende av brandskyddsansvarig Vid inaktualitet Närarkiv Skriftlig dokumentation av Bevaras Närarkiv, server 5 år Diarieförs brandskyddet Handlingar rörande brandskyddskontroll Handlingar rörande brandskyddsutbildning Utrymningsplaner Bevis över genomförd utbildning Dokumentation över utbildning 1.5.4 Administrera försäkringar Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet handläggare handläggare I resp. byggnad Server Server Registreras i personaladministrativt system Registreras i personaladministrativt system Revideras kontinuerligt Revideras kontenuerligt Elevförsäkringar 10 år Utredare/planerare På www.nassjo.s e Information om villkor 2 år Utredare/planerare På www.nassjo.se Avtal med försäkeringsmäklare, kontaktperson via säkerhetssamordnare på HRF

1.6 Handlägga ärenden 1.6.1 Handlägga motioner 18 Motioner Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 1.6.2 Handlägga övriga ärenden 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Avser motion, yttrande, korrespondens, förslag till beslut/svar. Remisser Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i verksamhetssystem Ärenden som omfattas av sekretess förva- närarkiv, server för ras separat. Inkomna skrivelser Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Utredningar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Korrespondens Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Tjänsteskrivelse, förslag till beslut Beslut, protokollsutdrag Bevaras Bevaras BU-kontorets närarkiv, server BU-kontorets närarkiv, server diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Avser skrivelse som föranleder åtgärd och blir ett ärenden. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Avser korrespondens som tillför ny information till ett ärende. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat.

1.7 Arbeta i projekt 19 Projektplan Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i verksamhetssystem närarkiv, server för Delrapport Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Projekthandlingar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Slutrapport Bevaras BU-kontorets närarkiv, server diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Endast handlingar som tillför ärendet något.

1.8 Föra dialog med medborgare 20 1.8.1 Utreda förslag till Nässjö kommun Förslag till Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i Avser förslag inom nämndens verksamhetsområde Nässjö kommun närarkiv, server verksamhetssy- Mottagningsbevis Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Svar på förslag Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 1.8.2 Delta i sociala medier stem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Skickas till förslagsställaren Skickas till förslagsställaren Beslut om tillåtelse att använda socialt media Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Blogg/mikroblogg Bevaras Internet Communitysida Bevaras Internet Wiki Bevaras Internet Inlägg/kommentarer 1.8.5 Föra kommunsamråd Vid inaktualitet Internet Plan för sociala Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i medier närarkiv, server verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Minnesanteckningar 2 år BU-kontorets närarkiv, server Diarieförs i verksamhetssystem för diariet

1.9 Göra internkontroll 21 Redovisning av internkontroll Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Internkontrollplan Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i närarkiv, server verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet

1.10 Administrera personuppgifter 22 Anmälan av dataskyddsombud Vid inaktualitet GDPR-assistent Oftast skickas kopia av beslutet. till Da- tainspektionen Anmälan av personuppgiftshantering till Datainspektionen Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Beslut om dataskyddsombud Rutin över personuppgiftshantering Bevaras BU-kontorets närarkiv, sever 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Revideras GDPR-assistent Registerförteckning Revideras GDPR-assistent Registerutdrag 1 år BU-kontorets närarkiv, server Förfrågan om registerutdrag 2 år BU-kontorets närarkiv, server Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Medgivande till publicering av bild (digital och tryckt) 5 år Resp verksamhets-ansvarig Så länge bilden finns kvar ska medgivandet finnas, då medgivande alltid kan tas tillbaka. Kan gallras generellt 5 år efter medgivandet, såvida inte publicering kvarstår.

1.11 Ta fram styrdokument 23 Riktlinjer Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Regler Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Policydokument Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Handlingsplaner Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Delegationsordningar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Stadgar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Diabas 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Avser förvaltningsgemensamma styrdokument

1.12 Ta fram arkivredovisning 24 Dokumenthanterinsplan Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i verk- närarkiv, samhetssystem för server Klassificeringsstruktur Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Arkivbeskrivning Bevaras BU-kontorets närarkiv, server diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Arkivförteckning Revideras Server Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Administreras av kommunarkivarien

1.13 Hantera överklaganden 1.13.1 Hantera överklaganden 25 Dom Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Arkiveras i ärendeakt Fullmakt Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Föreläggande Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Kallelse till förhandling Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Korrespondens Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Tjänsteanteckningar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Protokoll Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Underlag för framställt krav Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Yttrande Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Yttrande från motpart Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Rådgivning Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt Arkiveras i ärendeakt

1.13.2 Hantera klagomål 26 Inkommet skriftligt Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i Särskilt formulär finns på www.nassjo.se klagomål närarkiv, verksamhetssy- server Mottagningsbevis Vid inaktualitet BU-kontorets närarkiv, server Fullmakt Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Utredning, yttranden Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Korrespondens Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Tjänsteskrivelse, förslag till beslut Bevaras BU-kontorets närarkiv, server Beslut/dom Bevaras BU-kontorets närarkiv, server stem för diariet Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Skickas till insändaren av klagomålet Arkiveras med tillhörande klagomål Avser korrespondens som tillför information till ärendet. Arkiveras med tillhörande klagomål. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse för ärendet gallras vid inaktualitet. Arkiveras med tillhörande klagomål Arkiveras med tillhörande klagomål

1.16 Genomföra skyddsarbete 1.16.1 Genomföra skydds- och allergirond 27 Skyddsrondsprotokoll Bevaras 5 år Diarieföras enhet/område Riskbedömning Bevaras avdelning 5 år Diarieföras Handlingsplan Bevaras avdelning 5 år Diarieföras 1.16.2 Hantera olycksfall/tillbud/skada Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Bevaras Server 5 år Registreras i verksamhetssystem Redovisas i nämnden och diarieförs Riskbedömning/ handlingsplan 1.16.3 Rehabilitera Bevaras Server 5 år Registreras i verksamhetssystem Avser hela verksamheter (ej enskild person). Kan redovisas i nämnden och diarieförs. Rehabiliterings- Bevaras Server Registreras i *Personakt levereras till slutarkiv efter utredning verksamhets- anställningens upphörande Arbetsförmågebedömning system Bevaras Server Registreras i verksamhetssystem Läkarintyg 2 år Server Registreras i verksamhetssystem Läkarutlåtande 2 år Server Registreras i verksamhetssystem Omplaceringsutredning Bevaras Server Registreras i verksamhets- *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande

system 28 1.16.4 Följa upp årets arbetsmiljöarbete Sammanställning av medarbetarenkät Årlig översyn av Bevaras BU-kontorets 5 år Diarieförs i arbetsmiljöarbetet närarkiv, server verksamhetssystem för diariet Bevaras Närarkiv 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet

1.17 Hantera skolskjutsar 29 Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Bevaras handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Ansökan och beslut om skolskjuts med bilagor Bevaras handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Bevaras Resp handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 2 år handläggare Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Skolskjutsreglemente Bevaras Resp handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Handlingar rörande planering av skolskjutsar För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman mm Lista över färdbevis/handlingar rörande buss-/skolkort Avtal/register över antagna entreprenörer Årsstatistik över skolskjutsverksamheten 3 år efter senaste anteckning Vid inaktualitet Avser ansökningar och beslut gällande särskilda skäl Om ansökan ej gäller vid växelvis boende, om ärendet överklagats eller om det avser särskilda skäl, se ovan. Ingår vanligen i nämndens handlingar och avser rätten till skolskjuts. handläggare Innehåller uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid mm. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras. handläggare Avser bland annat uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen har betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt. 2 år handläggare Gallras under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. 2 år handläggare Avtal med utförare gallras 2 år efter efter att avtalet upphört Bevaras BU-kontorets närarkiv, server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet

1.18 Hantera interkommunal ersättning 30 Ansökan och beslut gällande skolgång i annan kommun Bevaras 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Förteckning över elever (folkbokförda i Nässjö kommun) som undervisas i annan kommun/friskola Förteckning över elever (folkbokförda i annan kommun) som undervisas i Nässjö kommun Handlingar rörande Bevaras 5 år efter det att eleven har avslutat sin skolgång handläggare/verksa mhetschef, server handläggare/verks amhetschef handläggare/verks amhetschef 10 år debitering och kontroll handläggare Samverkansavtal Bevaras handläggare, server Överenskommelse om interkommunal ersättning Bevaras handläggare 5 år 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Innehåller ansökan, yttrande från rektor i mottagande kommun och yttrande från hemkommun, samt nämndens beslut, delegerat till resp verksmhetschef. Delges *vårdnadshavare, handläggare, förskolechef eller rektor samt hemkommunen Tas fram terminsvis Tas fram terminsvis Tvisteärenden bevaras 10 år efter slutligt avgörande

1.19 Hantera reducerad avgift 31 Beslut om reducerad avgift inom Bevaras handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem förskola/ fritidshem för diariet Ansökan om reducerad Bevaras 5 år Diarieförs i avgift inom handläggare verksamhetssy- förskola/fritidshem stem för diariet Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 23 kap. 1 och 26 kap. 1 Inklusive bilagor. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 23 kap. 1 och 26 kap. 1

1.20 Hantera premier, stipendier och fonder 32 Ansökan om bidrag ur Mobergska fonden Bevaras handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ansökan om bidrag ur Nils Lundströms stipendiefond Övriga ansökningar om bidrag ur fonder Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Beslut om avslag på ansökan Beslut om premie-, fond- och stipendieutdelning Beslut om utbetalning Bevaras Bevaras handläggare handläggare 10 år handläggare Bevaras Bevaras handläggare BU-kontorets närarkiv, server 10 år handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ordnas systematiskt 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Nya ansökningar läggs in som en ny rad i ärendet i verksamhetssystem för diariet Se ovan. Se ovan. Verifikationer gallras efter 10 år Kopia på varje avslagsbeslut (inkl motivering) Endast mallen för positivt beslut om utdelning bevaras.

1.21 Genomföra fastighetssyn 33 Fastighetssyn 2 år efter inaktualitet handläggare Plan Vid inaktualitet handläggare Prioriteringslista Vid inaktualitet handläggare

34 2 Stödjande verksamhet 2.1 Hantera handlingar 2.1.1 Registrera och diarieföra Lista över inkomna e-brev 1 vecka e-brevlåda Gäller såväl myndighets- som personlig brevlåda Postlista Revideras Internet Handlingar av ringa betydelse Vid inaktualitet handläggare Korrespondens Vid inaktualitet, dock tidigast 1 vecka handläggare Gäller även e-brev. Korrespondens av vikt ska registreras och bevaras. Diarium, central administration Bevaras Server 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Diarium, resp. enhet/område Bevaras enhet/område Ärendelista Bevaras BU- kontorets närarkiv Meddelanden 2 år BU- kontorets närarkiv, server 2.1.2 Expediera och arkivera 5 år 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Ärenden som omfattas av sekretess diarieförs i ett separat diarium. Lista över årets ärenden med rubrik och diarienummer Avser inkomna handlingar för kännedom till nämnden. Expedieringslistor Vid inaktualitet sekreterare Lista över vilka som ska delges ett beslut Leveranskvitto Bevaras BU- kontorets närarkiv 5 år Kvitto på överlämnade handlingar till kommunarkivet

2.2 Administrera ekonomi 2.2.1 Betala leverantörsfakturor 35 2.2.2 Fakturera och bevaka kundfordran Kundfaktura 10 år BU- kontorets närarkiv, server Kundfakturalista 10 år BU- kontorets närarkiv, server 2.2.3 Köpa in och sälja internt Avstämningslista 10 år BU- kontorets närarkiv, server Rekvisition 10 år Skanningningföretag, Ekonomisystemet server Leverantörsfakturor 10 år Skanningföretag, server Ekonomisystemet Attestlista Revideras Server Diarieförs årligen i nämndhandlingar Kvitto 10 år Server Ekonomisystemet Fakturaunderlag 10 år Ekonomisystemet handläggare Ekonomisystemet Underlag 10 år BU- kontorets närarkiv, server Ekonomisystemet Interndebitering/ kostnadsfördelning/ bokföringsorder 10 år BU- kontorets närarkiv, server Ekonomisystemet Ekonomisystemet Underlag sparas i 10 år om det inte framgår av fakturan vad som debiteras, i annat fall sparas underlag i 2 år.

2.2.4 Redovisa inventarier och anläggningar 36 Inventarieförteckning 10 år handläggare Original ingår i kommunens årsredovisning och förvaras av ekonomiavdelningen eller barn- och utbildningsförvaltningen (vartannat år).

2.3 Administrera personal 2.3.1 Rekrytera 37 Mål & ansvarsbeskrivnin Bevaras BU- kontorets närarkiv, 5 år Verksamhetssystem för rekrytering g server Kravprofil Vid inaktualitet chef Annons Bevaras BU- kontorets närarkiv, server Intresseanmälningar Vid inaktualitet BU- kontorets närarkiv 5 år Verksamhetssystem för diariet Verksamhetssystem för rekrytering Anställningsavtal Bevaras Personakt * Sammanställning Bevaras BU- kontorets Verksamhetssystem över sökande närarkiv, för diariet Ansökningar, ej erhållen tjänst server 2 år Verksamhetssystem för rekrytering Utlåtande från rekryteringskonsult, referenser Vid inaktualitet Ansvarig för rekryteringen Verksamhetssystem för rekrytering * Meritsammanställning Bevaras Verksamhetssystem för rekrytering Ansökningshandlingar Bevaras Personakt * från antagen Lärarlegitimation Bevaras Verksamhetssystem Ansökan om ökad sysselsättningsgrad Kan diarieföras och bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Avser så kallade spontanansökningar Inklusive uppgift om tillsättande av tjänst. Pga möjligheten att överklaga enl 23 i lag om förbud mot diskriminering Kan gallras när anställningsbeslutet vunnit laga kraft. WinLas Bevaras Personakt * *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande

2.3.2 Introducera nya medarbetare 38 Introduktionsplan Bevaras Personakt för medarbetare Checklista Bevaras Personakt Informationsmaterial Vid inaktualitet avdelningschef IT-försäkran Bevaras Personakt Mobiltelefonavtal 10 år avdelningschef Fullmakt för Vid inaktualitet Registrator postöppning Tystnadsplikt Bevaras Personakt Tystnadsplikt 10 år Expedition för vikarier Enskilda avtal Bevaras Personakt Till exempel arbetstider och förmåner Kvittenser för nycklar När nyckeln har avdelning/ återlämnats, dock tidigast 2 år TSF Tjänstebilsavtal Bevaras Personakt Utdrag ur belastningregistret Handlingar rörande personalkläder/skor Vaccination av personal 2 år Vid inaktualitet Resp resktorsområd e Vid inaktualitet Resp rector

2.3.3 Utveckla kompetens 39 Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Registrering Anmärkning Kursinbjudningar Vid inaktualitet handläggare, e- brevlåda Kursmaterial Vid inaktualitet handläggare Studieintyg Bevaras Personakt * *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande Kompetensutvecklingsplan Vid inaktualitet chef 2.3.4 Arbeta med friskvård Hälsonytt Vid inaktualitet Personalavd. närarkiv Informationsmaterial Vid inaktualitet Personalavd. närarkiv 2.3.5 Förhandla med facken Kallelse Bevaras Resp chef 5 år Arkiveras med tillhörande protokoll Protokoll från förhandlingar Bevaras Resp chef 5 år Avser fackliga förhandlingar enligt medbestämmandelag och gällande kollektivavtal

2.3.6 Göra arbetsvärdering 40 Godkänd basvärdering Revideras Server BAS Inköpt tjänst av HR-avd 2.3.7 Hantera diciplinärenden Kallelse Vid inaktualitet Personakt * MBL-protokoll Bevaras Personakt * Skriftlig varning Bevaras Personakt * Polisanmälan Bevaras Personakt * *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande 2.3.8 Avsluta anställningen Arbetsgivarintyg/ 2 år Server Registreras i Persona tjänstgöringsintyg Beslut om Bevaras Personakt * avgångsvederlag Entledigande Bevaras Personakt * LAS-handlingar, 3 år Server Winlas ej genomförda Ansökan om Vid inaktualitet chef Ansökan kan göras senast 9 månader efter sista anställningstid företrädesr ätt Varsel om uppsägning Bevaras Personakt * Avser varsel om uppsägning vid arbetsbrist LAS-handlingar, genomförda Bevaras Server Winlas

Tjänstgöringbetyg Bevaras Personakt * *Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande 41 2.3.10 Rapportera tillbud, olycksfall, skada Anmälan om Bevaras Personakt * arbetsskada till FK Anmälan till AFA (TFA-KL) Bevaras Personakt * Registreras i verksamhetssystem Riskbedömning och handlingsplan Bevaras Server * Registreras i verksamhetssystem Tillbudsanmälan 2.3.11 Rapportera lön och ersättningar Bevaras Server * Registreras i verksamhetssystem Ersättningar 2 år Resp attestant T ex bil- och reseersättning Arvoden 2 år Resp attestant Avser underlag för rapportering till HR

2.4 Upphandla och köpa in 2.4.1 Upphandla 42 Upphandlingsbeslut Bevaras Resp handläggare 4 år Avser direktupphandling/upphandlingsbeslut enligt delegationslista 2.4.2 Hantera avtal Avtal, centrala, inom Bevaras BU- kontorets Efter Ingår i diarieförda handlingar BU närarkiv, server up- Avtal, lokala inom BU 2.4.3 Beställa Bevaras enhet/ område phörande Efter upphörande Ordnas systematiskt Ingår i diarieförda handlingar Offerter Vid inaktualitet beställare Orderbekräftelse Vid inaktualitet beställare Garantibevis Vid beställare garantitidens upphörande Mottagningsbevis Vid inaktualitet beställare /Fraktsedel Följesedel 2 år beställare

43 2.6 Hantera måltider 2.6.1 Administrera måltider för barn och elever Grundbeställning Avhändas Skickas till tekniska serviceförvaltningen. av måltider handläg- Avbeställning av måltider Beställning av måltider, kopia Avhändas Vid inaktualitet 2.6.2 Administrera måltider för personal gare handläggare handläggare Skickas till tekniska serviceförvaltningen. Beställning av måltider Vid inaktualitet handläggare Skickas till tekniska serviceförvaltningen Lista över måltider Vid inaktualitet Skickas till HR-avd för löneavdrag handläggare Kuponger Vid inaktualitet handläggare

2.7 Administrera enheter med annan huvudman 2.7.1 Administrera privata förskolor och skolor 44 Familjedaghemsutredning 5 år efter att familjedaghemmet har handläggare Godkännande att bedriva enskild barnomsorg Ansökan om att bli dagbarnvårdare Ansökan om godkännande att bedriva enskild barnomsorg, inkl. bilagor Beslut om bidrag till enskild förskola/fritidshe m Avtal med privata förskoleentreprenörer Avslag på ansökan om att bedriva enskild barnomsorg upphört Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 2.7.2 Administrera skolor med enskild huvudman handläggare handläggare handläggare handläggare handläggare handläggare 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet 5 år Diarieförs i verksamhetssystem för diariet Förteckning över privatskolor i Nässjö kommun Vid inaktualitet handläggare

45 3 Förskoleverksamhet 3.1 Planera förskoleverksamhet 3.1.1 Planera pedagogisk förskoleverksamhet Dagböcker/ planeringskalender Bevaras enhet 5 år Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att Veckobrev / månadsbrev de dokumenterar verksamheten Vid inaktualitet enhet Avser informationsbrev som skickas till vårdnadshavare Arbetsplan Bevaras enhet 5 år Förteckning över förskolor och fritidshem Ansökan om modersmålsstöd i förskolan Bevaras enhet 5 år Ingår i kvalitetsredovisningen/pedagogiskt bokslut. Vid inaktualitet Enheten för flerspråkighet Tjänstefördelning Bevaras enhet 5 år Ingår i kvalitetsredovisningen/pedagogiskt bokslut. Blankett för schema Vid inaktualitet enhet Registreras i skoladministrativt Utgör underlag för schemaläggning för förskola system Dokumentation om pedagogisk inriktning Bevaras enhet 5 år Ingår i kvalitetsredovisningen/pedagogiskt bokslut. Schema för arbetare 3 år enhet Registreras i Personaladministrativt system Utgör underlag för lön

3.1.2 Planera mat 46 Beställning av specialkost Avhändes Tekniska serviceförvaltningen Läkarintyg för specialkost Avhändes Tekniska serviceförvaltningen Lämnas till personal, administreras av tekniska serviceförvaltningen. Lämnas till personal, administreras av tekniska serviceförvaltningen. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1

3.2 Ta fram interna styrdokument 47 Handlingsplaner Bevaras område 5 år Avser styrdokument interna för respektive förskola/skolområde. Riktlinjer Bevaras område (inkl. privata förskolor) 5 år Ingår i kvalitetsredovisningen. Avser styrdokument interna för respektive förskola/skolområde. Ordningsegler/ Bevaras område 5 år Ordnas systema- Avser styrdokument interna för respek- Trivselregler Stadgar Bevaras område (inkl. privata förskolor) tiskt 5 år Likabehandlingsplaner Bevaras område 5 år tive förskola/skolområde. Avser styrdokument interna för respektive förskola/skolområde. Avser styrdokument interna för respektive förskola/skolområde.

3.3 Placera i förskola 48 Behörighet till Skoladministrativt Vid inaktualitet Skoladministra- Registreras i Övergår i behörighet för grundskola system tivt system Skoladministrativt Bekräftelse av ansökan Vid inaktualitet Skoladministrativt system Överenskommelse 3 år BU-kontorets om plats närarkiv Ansökan om Vid inaktualitet Skoladministrativt förskoleplats system Tillfällig plats för 3 år BUkontorets arbetssökande närarkiv Förskoleplatskö Vid inaktualitet Skoladministrativt system system Registreras i Skoladministrativt system Med bekräftelse följer behörigheter till tjänster i Skoladministrativt system Ansökan görs i systemet Skoladministrativt system Ansökan görs i systemet Skoladministrativt system

49 3.4 Inskola och informera Informationsmaterial Bevaras område 5 år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Skickas till vårdnadshavare Välkomstbrev Bevaras / område Se ovan. vid inaktuatet Kallelse Vid inaktualitet område Skickas till vårdnadshavare Anteckningar från Vid inaktualitet område inskolningsmöte Utdrag ur Skoladministrativt system När barnet har avslutat sin förskoleplacering Allergier/kost Vid inaktualitet Tekniska serviceförvaltningen förskola Samlad information om barn Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1 Läkarutlåtande Bevaras Barn-akt 5 år Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1 Egenvård Bevaras Barn-akt 5 år Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1

3.5 Bedriva pedagogisk förskoleverksamhet 3.5.1 Utföra pedagogisk förskoleverksamhet 50 Egenproducerat Vid inaktualitet förskola pedagogiskt material Närvaro/frånvaro 3 år förskola Försäkringskassan har rätt att kontrollera innevarande år samt 2 år tillbaka. 3.5.2 Genomföra studieresor och besök Medgivande för deltagande Vid inaktualitet område Handlingar rörande studieresor och besök Bevaras område 5 år Informationsmaterial Vid inaktualitet område Delges vårdnadshavare

3.6 Föra samråd 3.6.1 Föra föräldraråd 51 Mötesanteckningar/ Bevaras enhet 5 år protokoll Kallelse Vid inaktualitet enhet Skickas till vårdnadshavare

3.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete 52 Föräldraenkäter 2 år enhet Kvalitetsredovisning / pedagogiskt bokslut Bevaras enhet 5 år Skickas också till BU- kontoret.

3.8 Utvärdera förskoleverksamhet 3.8.1 Föra utvecklingssamtal 53 Anteckningar Vid inaktualitet, senast när enhet barnet har slutat Kallelse Vid inaktualitet enhet Skickas till vårdnadshavare

54 3.9 Avsluta förskoleplacering Blankett för uppsägning av plats 2 år enhet Utgör underlag för registrering i Skoladministrativt system. Uppsägning av plats 2 år enhet Registreras i Skickas till BU-kontoret Skoladministrativt system Medgivande för överföring av information 2 år enhet 3.11 Dokumentera förskoleverksamhet Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Bevaras Resp verksamhetsansvarig 5 år Medgivande till publicering av bild (digitalt och tryckt) 5 år Resp verksamhets-ansvarig Så länge bilden finns kvar ska medgivandet finnas, då medgivande alltid kan tas tillbaka. Kan gallras generellt 5 år efter medgivandet, såvida inte publicering kvarstår.

55 4 Fritidshemsverksamhet 4.1 Planera fritidshemsverksamhet 4.1.1 Planera pedagogisk fritidshemsverksamhet Veckobrev/ Vid inaktualitet rektorsomåde Avser informationsbrev som skickas till vårdnadshavare månadsbrev Arbetsplan Bevaras enhet 5 år Ingår i pedagogiskt bokslut Förteckning över fritidshem Bevaras BUkontoret 5 år Tjänstefördelning Bevaras 5 år rektorsomr åde Schema för arbetare 3 år enhet Registreras i Personaladministraivt Blankett för schema för fritidshem Dokumentation om pedagogisk inriktning 4.1.2 Planera mat system Vid inaktualitet enhet Registreras i Skoladministrativt system Bevaras rektorsomr åde Utgör underlag för lön Utgör underlag för schemaläggning 5 år Ingår i pedagogiska bokslutet Beställning av specialkost Avhändes Tekniska serviceförvaltningen Allergier/kost Vid inaktualitet Tekniska serviceförvaltningen Lämnas till respektive lärare, administreras av tekniska serviceförvaltningen. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1

4.2 Ta fram interna styrdokument 56 Handlingsplaner Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. Riktlinjer Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. Ordningsegler Bevaras Trivselregler Bevaras Stadgar Bevaras Plan mot diskriminering Bevaras och kränkande behandling 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. 5 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet.

4.3 Placera på fritidshem 57 Ansökan om plats på Vid inaktualitet Skoladministraitivt Skoladministraitivt Vårdnadshavare ansöker i Skoladministrai- fritidshem system system tivt system, vid pappersansökan görs in- Bekräftelse av ansökan Överenskommelse om plats Behörighet till Skoladministraitivt system för vårdnadshavare Överenskommelse om skollovsplats Överenskommelse om tillfällig plats för arbetssökande Vid inaktualitet Skoladministraitivt system 3 år BU-kontorets närarkiv Vid inaktualitet Skoladministraitivt system 3 år Skoladministraitivt system 3 år Skoladministraitivt system Registreras i Skoladministraitivt system Registreras i Skoladministraitivt system Registreras i Skoladministraitivt system matning av BU-kontoret Med bekräftelsen följer behörigheter till tjänster i Skoladministraitivt system Gallras efter att eleven har avslutat sin fritidshemsplacering. Ansökan görs i systemet Skoladministraitivt system Ansökan görs i systemet Skoladministraitivt system

58 4.4 Inskola och informera Välkomstbrev Bevaras/ Vid inaktualitet Kallelse Vid inaktualitet Anteckningar från Vid inaktualitet inskolningsmöte Utdrag ur Skoladministrativt system När eleven har avslutat sin skolgång Informationsmaterial Bevaras 5 år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Skickas till vårdnadshavare Se ovan. Skickas till vårdnadshavare Samlad information om elever

4.5 Bedriva pedagogisk fritidshemsverksamhet 4.5.1 Utföra pedagogisk fritidshemsverksamhet 59 Egenproducerat pedagogiskt material Bevaras enhet 5 år 4.5.2 Genomföra studieresor och besök Medgivande för Vid inaktualitet deltagande Handlingar rörande Bevaras 5 år studieresor och - besök Informationsmaterial Vid inaktualitet Delges vårdnadshavare och elever.

4.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete 60 Pedagogiskt bokslut Bevaras 5 år Skickas också till BU- kontoret.

4.8 Utvärdera fritidshemsverksamhet 4.8.1 Föra utvecklingssamtal 61 Anteckningar Vid inaktualitet, enhet senast när eleven har slutat Kallelse Vid inaktualitet enhet Skickas till vårdnadshavare

4.9 Avsluta fritidshemsplacering 62 Uppsägning av plats 2 år Skoladministrativt system/bukontoret Medgivande för överföring av information 4.11 Dokumentera fritidshemsverksamhet 2 år enhet Registrering görs i Skoladministrativt system. Pappersblankett skickas till BU-kontoret för registrering Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Bevaras enhet 5 år Medgivande till publicering av bild (digitalt och tryckt) 5 år Resp verksamhetsansvarig Så länge bilden finns kvar ska medgivandet finnas, då medgivande alltid kan tas tillbaka. Kan gallras generellt efter 5 år efter medgivandet, såvida inte publicering kvarstår.

63 5 Grundskoleverksamhet inkl förskoleklass i tillämpliga delar 5.1 Planera grundskoleverksamhet 5.1.1 Planera pedagogisk grundskoleverksamhet Klasschema Bevaras 5 år Avser slutgiltigt klasschema Klasslista/ gruppförteckning Bevaras 5 år Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Kalendarium Bevaras 5 år Kan finnas som särskilt dokument eller Timplan Bevaras Ansökan om att få gå om/hoppa över årskurs Vid inaktualitet Läraraschema 3 år Arbetsplan Bevaras Tjänstefördelning Bevaras Handlingar rörande Bevaras befrielse från viss typ av utbildning Ansökan / avanmälan om modersmålsundervisning Vid inaktualitet Enheten för flerspråkighet digital. 5 år Överenskommelse finns om att alla n har samma timplan. Formellt beslut tas av respektive rektor. Särskild handling finns vanligtvis inte. 5 år 5 år 5 år Finns under elevhälsan p 9.5.2. Gallras dock tidigast när eleven slutat skolan. Förteckning över elever som fått modersmålsundervisning ska bevaras. Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Vid inaktualitet Gallras dock tidigast när eleven slutat skolan.

Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Beslut om prioriterad Vid inakualitet Bevaras Enheten för flerspråkighet Elev-akt 64 Gallras dock tidigast när eleven slutat skolan. Förteckning över elever som fått studiehandledning ska bevaras. timplan Beslut om särsklit stöd Bevaras Elev-akt Skollagen 3 kap (särskild undervisningsgrupp, enskild undervisning, anpassad studiegång) Schema för arbetare 3 år 5.1.2 Planera mat Registreras i personaladministrativt system. Utgör underlag för lön Beställning av Avhändes Tekniska serviceförvaltningen Lämnas till respektive klasslärare, specialkost administreras av tekniska serviceför- Allergier/kost Vid inaktualitet Tekniska serviceförvaltningen valtningen. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 21 kap. 1

5.2 Ta fram interna styrdokument 65 Stadgar Bevaras Plan mot diskriminering och kränkande Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive skola/. behandling Handlingsplaner Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive skola/. Ordningsregler Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive skola/. Riktlinjer Bevaras 5 år Avser styrdokument interna för respektive skola/. 5 år Avser styrdokument interna för respektive skola/.