Utgör underlag för arvodesutbetalning systematiskt Protokoll med bilagor Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Voteringslista Vid inaktualitet

Transkript

1 Myndighet: Överförmyndarnämnden Arkivhandläggare: Nämndsekreterare Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.1 Fatta politiska beslut Kallelse Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Arkiveras med tillhörande protokoll Beslutsunderlag Vid inaktulitet Resp. sekreterare Diarieförs Kopior av de ärenden som skickas med i kallelsen Kungörelse (annons) 2 år Resp. sekreterare Närvarolista 4 år Resp. sekreterare Utgör underlag för arvodesutbetalning Protokoll med bilagor Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Voteringslista Vid inaktualitet Resp. sekreterare Delegationsredovisning 2 år Server Diarieförs Redovisas i protokollet Meddelandelista 2 år Server Diarieförs Voteringslista, Bevaras Överförmyndarhandläggare Arkiveras med tillhörande protokoll fullmäktige Justeringsanslag Vid inaktualitet Registrator

2 2 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.2 Planera och följa upp Budget för Bevaras Överförmyndarhandläggare, Diarieförs överförmyndarnämnden server Horisontell styrpil Hållbar utveckling Bevaras Server Systemstöd för Pilen Styrpilens handlingsplaner Bevaras Server Systemstöd för Pilen Exporteras till.doc-format vid arkivering Styrpilen Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Ekonomisk rapport Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Budgetuppföljning Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Delårsrapport Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Årsredovisning Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Tilläggsbudget Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Begäran om anslag Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs

3 3 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.3 Samverka med medarbetare, fack och chef Kallelse 2 år Personalavdelnin g Dagordning Bevaras Personalavdelnin g Arkiveras med tillhörande protokoll Samverkans-protokoll Bevaras Personalavdelnin g APT-protokoll 2 år Avdelningssida på SNIKKE Ledningsgruppsprotokoll 2 år Avdelningssida på SNIKKE Individuell utvecklingsplan Mitt medarbetarskap Semester-planering Vid anställningen s upphörande När ny har upprättats Vid inaktualitet Resp. chef Avdelningssida på SNIKKE

4 4 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.4 Ta fram styrdokument Riktlinjer Bevaras Överförmyndarhandläggare Publiceras i författningssamlingen Policydokument Bevaras Överförmyndarhandläggare Publiceras i författningssamlingen Handlingsplaner Bevaras Överförmyndarhandläggare Reglementen Diarieförs Överförmyndarhandläggare Publiceras i författningssamlingen Delegationsordningar Bevaras Överförmyndarhandläggare Publiceras i författningssamlingen

5 5 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Genomföra skyddsrond Skyddsronds protokoll Bevaras Personalavdelning Riskbedömning Bevaras Personalavdelning Handlingsplan Bevaras Personalavdelning

6 6 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rapportera anmälningar om arbetsmiljö Tillbudsanmälan Bevaras Personalakt Persona Anmälan om arbetsskada till FK Bevaras Personalakt Persona Anmälan till AFA (TFA-KL) Bevaras Personalakt Persona Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Bevaras Personalakt Persona Sammanställning av tillbud, olycksfall & arbetsskador Bevaras Personalavdelning Persona Handlingsplan Bevaras Personalakt Persona

7 7 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rehabilitera Sjukanmälan 2 år Personalakt Persona Läkarutlåtande 2 år Personalakt Persona Rehabiliteringsutredning Bevaras Personalakt Persona Arbetsförmågebedömning Bevaras Personalakt Persona Omplaceringsutredning Bevaras Personalakt Persona

8 8 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utföra arbetsmiljöarbete Beslut från arbetsmiljöverket Bevaras Personalavdelning, server Diarieförs När ny ansvarig har utsetts Fördelning av arbetsmiljö-uppgifter Översyn av arbetsmiljöarbete Bevaras Sammanställning av Medarbetarenkät Bevaras Konsekvens-analys av arbetsmiljö-effekter Bevaras Personalavdelning Resp. avdelning Personalavdelning, server Diarieförs Personalavdelning, server Diarieförs Bifogas MBL-protokoll

9 9 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Handlägga remisser och yttranden Remisser Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Begäran om yttrande Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Yttrande Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Tjänsteskrivelse Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Beslut, protokollsutdrag Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs

10 10 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utveckla verksamheten Utredning Bevaras Överförmyndarhandlägga re, server Diarieförs Utredningar om utveckling av den egna verksamheten, till exempel omorganisation Förslag om avsiktsförklaring Bevaras Överförmyndarhandlägga re, server Diarieförs Avsiktsförklaring om samarbete mellan till exempel kommuner Bevaras Överförmyndarhandlägga Diarieförs Tjänsteskrivelse re, server Beslut, protokollsutdrag Bevaras Överförmyndarhandlägga re, server Diarieförs

11 11 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.7 Arbeta i projekt Projektplanering Bevaras Resp. avdelning Projekthandlingar Bevaras Resp. avdelning Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Vid inaktualitet Resp. avdelning Delrapport Bevaras Resp. avdelning Slutrapport Bevaras Resp. avdelning Utvärdering Bevaras Resp. avdelning

12 12 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utreda förslag till Nässjö kommun Förslag till Nässjö Bevaras Överförmyndarhandlägga Diarieförs kommun re Mottagningsbevis Bevaras Överförmyndarhandlägga re Diarieförs Svar på förslag Bevaras Överförmyndarhandlägga re Diarieförs

13 13 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Delta i sociala medier Plan för sociala Diarieförs medier Bevaras Överförmyndarhandläggare Beslut om tillåtelse att Diarieförs använda socialt media Bevaras Överförmyndarhandläggare Blogg/ mikroblogg Vid Internet inaktualitet Communitysida Vid Internet inaktualitet Wiki Vid Internet inaktualitet Inlägg/ kommentarer Vid inaktualitet Internet

14 14 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Hantera klagomål Mottagningsbevis Vid inaktualitet Överförmyndarhandläggare Skickas till insändaren av klagomålet Utredning Bevaras Överförmyndarhandläggare Inkommet skriftligt klagomål Bevaras Överförmyndarhandläggare Korrespondens Bevaras Överförmyndarhandläggare Tjänsteskrivelse, förslag till beslut Bevaras Överförmyndarhandläggare Beslut Bevaras Överförmyndarhandläggare Avser korrespondens som tillför information till ärendet. Arkiveras med tillhörande klagomål. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse för ärendet gallras vid inaktualitet.

15 15 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Hålla brukarråd Kallelse till brukarråd Bevaras Resp. avdelning efter respektive brukarråd Protokoll, brukarråd Bevaras Resp. avdelning efter respektive brukarråd

16 16 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.9 Göra internkontroll Internkontrollplan Bevaras Överförmyndarhandlägga re Redovisning av internkontroll Bevaras Överförmyndarhandlägga re

17 17 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.10 Administrera personuppgifter Anmälan av personuppgifts-hantering till Datainspektionen Bevaras Sekretariat, server Systemtiskt ordnade Anmälan av pul-ombud till Datainspektionen Vid inaktualitet Pul-assistent Diarieförs Beslut om personuppgiftsombud Bevaras Sekretariat, server Rutin över personuppgiftshantering Revideras Pul-assistent Diarieförs Systemtiskt ordnade Register-förteckning Revideras Pul-assistent Registerutdrag 1 år Sekretariat Förfrågan om registerutdrag 1 år Sekretariat, server Diarieförs

18 18 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Bedriva brandskyddsarbete Beslut om utseende av brandskydds-ansvarig Vid inaktualitet Sekretariat, server Diarieförs Skriftlig dokumentation av brandskyddet Bevaras Sekretariat, server Diarieförs Handlingar rörande brandskydds-utbildning Vid inaktualitet systematisk Handlingar rörande brandskydds-kontroll Vid inaktualitet systematisk Utrymningsplaner Vid inaktualitet Res. fastighet

19 19 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utbilda i säkerhetsfrågor Bevis över genomförd utbildning Revideras Server Persona Dokumentation över utbildning Revideras Server Persona

20 20 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera försäkringar Information om villkor 2 år Personalavdelning

21 21 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.12 Ta fram arkivredovisning Arkivbeskrivning Bevaras Sekretariat, server Diarieförs Arkivförteckning Revideras Server VisualArkiv Administreras av kommunarkivarien Dokumenthanteringsplan Bevaras Sekretariat, server Klassificeringsstruktur Bevaras Sekretariat, server Versions-hantering Bevaras Kommunarkivet Diarieförs Diarieförs

22 22 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.13 Hantera överklaganden Handlingar i ärenden om Bevaras Överförmyndarhandläggare överklaganden, server Diarieförs Arkiveras efter ärende Bevaras Överförmyndarhandläggare Diarieförs Arkiveras efter ärende Överprövningar, server

23 23 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.14 Handlägga priser och stipendier Nominering till pris eller Bevaras stipendium Överförmyndarhandläggare Utredning/ Bevaras tjänsteskrivelse Överförmyndarhandläggare Beslut, protokollsutdrag Bevaras Överförmyndarhandläggare

24 24 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Registrera och diarieföra Handlingar av ringa betydelse Vid inaktualitet Resp. handläggare systematisk Korrespondens Vid inaktualitet, Resp. handläggare systematisk Gäller även e-brev. Korrespondens av vikt ska registreras och bevaras. dock tidigast 1 vecka Postlista Revideras Internet Lista över inkomna e- 1 vecka Resp. e-brevlåda Gäller såväl myndighets- som personlig brevlåda brev systematisk Ärendelista Bevaras Sekretariat, server Lista över årets ärenden med rubrik och diarienummer Diarieförs Meddelanden 1 år Överförmyndarhandläggare, server systematisk Diarium Bevaras Server systematisk Avser inkomna handlingar för kännedom till kommunstyrelsen

25 25 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Expediera och arkivera Expedieringslistor Vid Resp. sekreterare Lista över vilka som ska delges ett beslut inaktuallitet systematisk Leveranskvitto Bevaras Sekretariat systematisk Kvitto på överlämnade handlingar till kommunarkivet

26 26 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Betala leverantörer Förteckning över utlämnade rekvistionsblock 10 år Ekonomiavd. Närarkiv systematisk Förs centralt av kommunledningskontorets ekonomiavdelning Rekvistion 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Bilaga till faktura Leverantörsfaktura 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Skannas och förvaras av externt företag Attestlista Revideras Betalningsfil 2 år Server Skickas elektroniskt till bankgirot för utbetalning

27 27 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Fakturera och bevaka kundfordran Autogiroanmälan 2 år Ekonomiavd. systematisk närarkiv Debiteringslista 2 år Ekonomiavd. systematisk Närarkiv e-medgivande autogiro 2 år Ekonomiavd. systematisk Närarkiv Medgivandeavisering 2 år Ekonomiavd. systematisk Närarkiv Kundfaktura 10 år Skickas till kund Fakturaunderlag 2 år Ekonomiavd. systematisk Närarkiv Fakturafil 2 år Server Ekonomisystemet Skickas till posten RHR Betalningspåminnelse 2 år Skickas till kund Kravfil 2 år Ekonomiavd. systematisk Skickas till Justitia Närarkiv Uppdragserkännande 2 år Ekonomiavd. systematisk Justitia Närarkiv (tjänsterum) Inkassorapport 2 år Ekonomiavd. systematisk Skrivs ut vid behov Närarkiv Statusrapport 2 år Ekonomiavd. systematisk Skrivs ut vid behov Närarkiv Avslutsrapport 10 år Ekonomiavd. systematisk

28 28 Bokföringsmässig avskrivning Närarkiv 10 år Ekonomiavd. Närarkiv systematisk

29 29 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Köpa och sälja internt Underlag 2 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet närarkiv Interndebitering/ 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet kostnadsfördelning närarkiv Bokföringsorder 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet Närarkiv Avstämmningslista 2 år Ekonomiavd. närarkiv Ekonomisystemet

30 30 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Redovisa inventarier och anläggningar Anläggningsreskontra 10 år Ekonomiavd. närarkiv systematisk Exklusive det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna i årsbokslutet Avstämningslista 2 år Ekonomiavd, närarkiv systematisk Verifikat 10 år Ekonomiavd. närarkiv systematisk Bokslutslista Bevaras Ekonomiavd. närarkiv systematisk Bokslutsbilaga med specifikation över årets investeringsvärde Inventarieförteckning 10 år Ekonomiavd närarkiv systematisk

31 31 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Rekrytera Behovanalys Bevaras Sekretariat Kravprofil Bevaras Sekretariat, server Offentliga jobb Annons Bevaras Sekretariat, server Offentliga jobb Vid Avser så kallade spontanansökningar Intresse-anmälningar inaktualitet Personalavdelning Anställningsavtal Bevaras Personalakt Sammanställning över Inklusive uppgift om tillsättande av tjänst sökande Bevaras Sekretariat, server Offentliga jobb Ansökningar, ej erhållen tjänst 2 år Server Merit- sammanställning Bevaras Personalakt Offentliga jobb Utlåtande från rekryterings-konsult Vid inaktualitet Ansvarig för rekryteringen Ansöknings-handlingar från antagen Bevaras Personalakt

32 32 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Introducera nya medarbetare IT-försäkran 2 år efter inaktualitet Personakt systematisk Informationsmaterial Vid inaktualitet Resp. avdelningschef systematisk Mobiltelefonavtal 10 år Resp. avdelningschef systematisk Introduktionsplan för medarbetare Bevaras Resp. avdelningschef systematisk Checklista Vid inaktualitet Resp. avdelningschef systematisk Fullmakt för postöppning Vid inaktualitet Registrator systematisk Tystnadsplikt 2 år Personakt systematisk Tjänstebilsavtal Bevaras Personakt systematisk Kvittenser för nycklar 2 år Resp. avdelningschef systematisk

33 33 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Utveckla kompetens Kursinbjudningar Vid inaktualitet Resp. handläggare, e- brevlåda Outlook Kursmaterial Vid inaktualitet Resp. handläggare Studieintyg Bevaras Personalakt Kompetens-utvecklingsplan Bevaras Resp. chef Min kompetens Revideras Server Persona

34 34 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Administrera ledighet Ansökan om tjänstledighet Bevaras Personalakt Persona Beviljad tjänstledighet Bevaras Personalakt Persona Ansökan om semesterledighet Vid inaktualitet Server Persona Meddelanden från försäkringskassan Vid inaktualitet Personalavdelninge n

35 35 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Förhandla med facken Arkiveras med tillhörande protokoll Kallelse Bevaras Personalavdelning MBL-protokoll Bevaras Personalavdelning Meddelande om stridsåtgärder Bevaras Personalavdelning Diarieförs

36 36 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Göra arbetsvärdering Godkänd basvärdering Revideras Server BAS

37 37 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera disciplinärenden Kallelse Vid inaktuallitet Personalavdelninge n systematisk MBL-protokoll Bevaras Personalavdelninge n systematisk Skriftlig varning Bevaras Personalakt systematisk Polisanmälan Bevaras Personalakt systematisk

38 38 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Avsluta anställning Arbetsgivarintyg 2 år Server Beslut om Bevaras Personakt avgångsvederlag Persona Entledigande Bevaras Personakt Persona LAS-handlingar, ej 2 år Server genomförda Winlas LAS-handlingar, genomförda Bevaras Personalavd. närarkiv Winlas Tjänstgöringsintyg/ betyg Bevaras Personakt

39 39 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Upphandla Upphandlings-beslut Bevaras Inköpsenheten Fullmakt Bevaras Inköpsenheten Samråd Bevaras Inköpsenheten Annons Bevaras Inköpsenheten e-avrop Förfrågnings-underlag Bevaras Inköpsenheten e-avrop Kompletteringar se "Anbud" Inköpsenheten e-avrop Öppnings-protokoll Bevaras Inköpsenheten e-avrop Prövnings-protokoll Bevaras Inköpsenheten Utvärderings-protokoll Bevaras Inköpsenheten Tilldelningsbeslut Bevaras Inköpsenheten e-avrop Upphandlings-rapport Bevaras Inköpsenheten e-avrop Anbud, antaget Bevaras Inköpsenheten e-avrop Allmän handling efter anbudsöppningen Anbud, ej antagna 4 år Inköpsenheten e-avrop Allmän handling efter anbudsöppningen Efterannnons Bevaras Inköpsenheten e-avrop

40 40 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera leverantörsavtal Avtal Bevaras Ekonomiavdelnin g E-avrop Övriga avtal 10 år Avser avtal rörande kärnverksamhet; infrastruktur eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster Ekonomiavdelnin g E-avrop Avser avtal från stödjande verksamheter

41 41 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Beställa Offerter Vid inaktualitet Resp. beställare Beslut om val av leverantör Bevaras Resp. beställare Avropsavtal Resp. avdelning E-avrop Gällande gallring se, hantera avtal Leasingavtal Resp. avdelning E-avrop Gällande gallring se, hantera avtal Orderbekräftelse 2 år Resp. beställare Vid garantitidens Garantibevis upphörande Resp. beställare Vid Produkt-dokumentation inaktualitet Resp. beställare Mottagningsbevis/fraktsede Vid l inaktualitet Resp. beställare Följesedel 2 år Resp. beställare

42 42 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Informera muntligen Kallelse eller dagordning Vid inaktualitet Verksamhetsansvarig Vid Mötes-anteckningar inaktualitet Verksamhetsansvarig

43 43 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Informera skriftligen Pressrealser Bevaras Informationsavdelning Nyhetsbrev Bevaras Verksamhetsansvarig Nyhet på Intranät eller hemsidan Vid inaktualitet Intranät, hemsida Intranät, hemsida

44 44 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Producera informationsmaterial Fotografier Bevaras Bilddatabas Illustrationer Bevaras Info-server Överförmyndarhandläggar Ett exemplar av varje informationsmaterial Tidningar eller Broschyrer Bevaras e bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Överförmyndarhandläggar Affischer Bevaras e Flygblad Bevaras Överförmyndarhandläggar e Annonser Bevaras Infoenheten Webbplatser Bevaras Server En digital bevarandekopia görs en 1 gång per år

45 45 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: 2.6 Förvalta system Systemutredning Bevaras Systemadministratör Korrespondens med leverantör Vid inaktualitet Systemadministratör Outlook E-brev får gallras tidigast efter en vecka. System-dokumentation Bevaras Systemadministratör Ärendestatus Hit Vid inaktualitet Systemadmin e- brevlåda Licensförteckning Revideras Systemadministratör Vid Programlicens inaktualitet Systemadministratör Förteckning över användare Bevaras Systemadministratör Inbjudan till utbildning Outlook Vid inaktualitet Systemadmin Outlook Avser bekräftelse per e-brev på anmälan och avslut av ärende hos Höglandets IT. Gallring får tidigast ske efter en vecka.

46 46 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: 2.7 Hantera avtal Avtal, överenskommelser Bevaras Överförmyndarhandläggare, server Diarieförs Avser inte leverantörsavtal

47 47 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Anmälan och registrering Ansökan 3 år Personakt Wärna Anmälan 3 år Personakt Wärna Socialutredning 3 år Personakt Wärna Register enl 9 förmynderskapsförordningen Bevaras Server Wärna Uppgifterna migreras vid systembyte Läkarintyg 3 år Personakt Wärna Diarium Bevaras Wärna Uppgifterna migreras vid systembyte Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet Bevaras Personakt/server Wärna Ev utskriven ur Wärna. Kan gallras om motsv uppgifter Wärna bevaras.

48 48 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Utredning Remisser och remissvar 3 år Personakt Wärna Skrivelser 3 år Personakt Wärna PM 3 år Personakt Wärna Personbevis 3 år Personakt Wärna

49 49 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Överförmyndares beslut Dagboksanteckning Bevaras Personakt Wärna Uppgifterna migreras vid systembyte ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år ÖF:s beslut att ej ansöka om ställföreträdarskap Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Officiellt diarium 3 år Personakt Wärna

50 50 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Rekrytering av ställföreträdare Samtycke 3 år Personakt Wärna Åtagande 3 år Personakt Wärna Yttrande 3 år Personakt Wärna

51 51 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Rekrytering av ny ställföreträdare Informationsblad Vid revidering Överförmyndarhandläggare Vid Intresseanmälan inaktuallitet Överförmyndarhandläggare Kallelse Vid inaktuallitet Överförmyndarhandläggare Broschyr Vid revidering Överförmyndarhandläggare Lämplighetsintyg, förordnad 3 år Överförmyndarhandläggare Wärna Intervjufrågor Vid revidering Överförmyndarhandläggare Utdrag fr RPS 3 år Överförmyndarhandläggare Anteckningar i Wärna Bevaras Överförmyndarhandläggare Wärna Uppgifterna migreras vid systembyte

52 52 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Information till ställföreträdare Informationsmaterial Vid revidering Överförmyndarhandläggare Registerutdrag 3 år Personakt Wärna Inbjudan Vid inaktuallitet Överförmyndarhandläggare Diarieförs Överenskommelse 3 år Överförmyndarhandläggare Wärna

53 53 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Tingsrättens beslut ÖF:s ansökan till tingsrätten m bilagor 3 år Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna Tingsrättens beslut (protutdrag el motsv) Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år

54 54 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: 3.2 Förteckningskontroll Förteckning över egendom Avhändas Personakt Wärna Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande Kopia av förteckning Till ställföreträdare efter granskning enl. 3 förmynderskapsförordningen Verifikationer Saldobesked, depåförteckningar, inkomstuppgifter m.m. Till ställföreträdare efter kontroll. Övr underlag 3 år Personakt Wärna Lagfartsbevis, uppg. fr kronofogden, kop. av reverser m.m. Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna Komplettering 3 år Personakt Wärna Kopia av förteckning Till ställföreträdare Beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Bevis om spärr av tillgångar 3 år Personakt Wärna Föreläggande 3 år Personakt Wärna Anmaning om förteckning 3 år Personakt Wärna Ansökan till TR om utdömande 3 år Personakt Wärna TR:s beslut 3 år Personakt Wärna

55 55 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Överförmyndares allmänna tillsyn Redogörelse för uppdraget 3 år Personakt Wärna God mans/förvaltares uppfattning rörande uppdragets omfattning 3 år Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år PM 3 år Personakt Wärna

56 56 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Årsräkning Årsräkning Avhändas Personakt Wärna Åter till huvudman efter ärendets avslutande Informationsbrev Vid inaktualitet Överförmyndarhandläggare Registreras i ciceron Checklista Vid inaktualitet Överförmyndarhandläggare Kopia av årsräkning Avhändas Kopia till ställföreträdare efter granskning Komplettering 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering Vid inaktualitet Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna Verifikationer till årsräkning Avhändas Personakt Wärna Till ställföreträdaren efter granskning Gransknings-PM 3 år Personakt Wärna Arvodesbeslut 3 år Personakt Wärna Kopia till ställföreträdaren Redogörelse ang. huvudman 3 år Personakt Wärna Beslut om anmärkning 3 år Personakt Wärna

57 57 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Kontroll av årsuppgift Årsuppgift från SF Se anmärkning Personakt Wärna Till huvudman eller huvudmans dödsbo efter ärendets avslutande Verifikationer Avhändas Till ställföreträdare efter granskning

58 58 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Kontroll av dödsbo Redogörelse för hinder mot skifte Se anmärkning Personakt Wärna Till huvudman eller huvudmans dödsbo efter ärendets avslutande ÖF:s beslut om ny tid för ingivande av handlingar 3 år Personakt Wärna Ett exemplar åter Anmaning om bodelning/skifte 3 år Personakt Wärna Framställning till TR 3 år Personakt Wärna Arvskifte Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Bodelning Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo Bevaras Personakt Wärna Till kommunaktivet efter 3 år ÖF:s beslut om godkännande av bodelning/skifte Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Anmälan om utbetalning fr dödsbo 3 år Personakt Wärna

59 59 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Befrielse från årsräkning PM 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Bevis om spärr av tillgångar 3 år Personakt Wärna

60 60 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Försäljning av fondandelar och aktier Beslut om uttag Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Yttrande fr HM 3 år Personakt Wärna Ansökan om försäljning av fondandelar och aktier 3 år Personakt Wärna Kvitton 3 år Personakt Wärna Säljorder m.m. som verifierar uttag 3 år Personakt Wärna Kontoutdrag 3 år Personakt Wärna Kompletteringar 3 år Personakt Wärna Påminnelser 3 år Personakt Wärna

61 61 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Förvärv/överlåtelse av fast egendom/bostadsrätt Ansökan 3 år Personakt Wärna Värdeutlåtande 3 år Personakt Wärna Köpekontrakt 3 år Personakt Wärna Samtycke 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Taxeringsbevis 3 år Personakt Wärna Lagfartsbevis 3 år Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna Redovisning inkl likvidavräkning 3 år Personakt Wärna Intyg om ägarskap 3 år Personakt Wärna Påminnelse 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna Komplettering 3 år Personakt Wärna

62 62 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Uttag från spärrat konto ÖF:s beslut om uttag Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Kvitton 3 år Personakt Wärna Ansökan om uttag 3 år Personakt Wärna Komplettering 3 år Personakt Wärna Påminnelser 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna

63 63 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Övriga förvaltningsåtgärder ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Ansökan med bilagor PM och utredningsmaterial Handlingar som verifierar åtgärder enl. ÖF:s beslut Delgivningskvitto/mottagningsbevi s

64 64 Verksamhetsområde: Tillsyn över ställföreträdare Strukturenhet: Sluträkning Bevis om ärendets Till kommunarkivet efter 3 år överlämnande till annan överförmyndare Bevaras Personakt Wärna Delgivningskvitto/ Till kommunarkivet efter 3 år Mottagningsbevis Bevaras Personakt Wärna Följebrev Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Beslut om upphörande Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Övriga handlingar Se process Årsräkning

65 65 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Registrering Register enl 9 förmynderskapsförordni ngen Bevaras Wärna systembyte Diarium Bevaras Wärna Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet Bevaras Personakt Wärna Uppgifterna migreras vid Uppgifterna migreras vid systembyte

66 66 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Huvudformer Egendomsförteckning 3 år Personakt Wärna Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande Kopia av egendomsförteckning Åter till ställföreträdare efter granskning enl. 3 förmynderskapsförordningen Gåvobrev 3 år Personakt Wärna ÖF:s exemplar Bouppteckning 3 år Personakt Wärna Testamente 3 år Personakt Wärna Brev om arvsavstående 3 år Personakt Wärna Anm. från försäkringsbolag 3 år Personakt Wärna Ans från förmyndare rörande förvärv av fast egendom, med bilagor 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Samtliga handlingar ovan i ärenden som inte föranleder åtgärd 3 år Personakt Wärna

67 67 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Särskild överförmyndarkontroll Anmälan om särskild överförmyndarkontroll 3 år Personakt Wärna Gåvobrev 3 år Personakt Wärna Testamente 3 år Personakt Wärna Förmånstagarförordnand e 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut om upphörande av särskild överförmyndarkontroll Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år

68 68 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Anmälan från socialtjänst m.m. Begäran om yttrande fr förmyndare 3 år Personakt Wärna Underrättelser 3 år Personakt Wärna Anm. om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning 3 år Personakt Wärna Yttrande, i ärenden som ej föranleder åtgärd Se anm. Personakt Wärna Yttrande fr förmyndare 3 år Personakt Wärna Vilande aktbildning. Gallras när huvudmannen blivit myndig.

69 69 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Övrig initiering Underrättelser 3 år Personakt Wärna Skrivelser 3 år Personakt Wärna PM 3 år Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna

70 70 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Utredning och överförmyndares beslut PM 3 år Personakt Wärna Underlag till utredning 3 år Personakt Wärna Beslut om skärpande föreskrifter Bevaras Personakt Wärna Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Bevaras Personakt Wärna Utredningshandlingar enl ovan när ÖF beslutat lämna ärendet utan åtgärd 3 år Personakt Wärna Handlingar i ärenden som initierats efter misstanke om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning gallras dock först när huvudmannen blivit myndig

71 71 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Förteckningskontroll Förteckning över egendom Se anm. Personakt Wärna Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande Verifikationer Se anm. Saldobesked, depåförteckningar, inkomstuppgifter m.m. till ställföreträdare efter kontroll. Kopia av förteckning Se anm. Till ställföreträdare efter granskning enl. 3 förmynderskapsförordningen Övr. underlag 3 år Personakt Wärna Lagfartsbevis, uppg. fr kronofogden, kop. av reverser m.m. Komplettering 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna Bevis om spärr av tillgångar 3 år Personakt Wärna Beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Vid vitesprocess: Anmaning om förteckning 3 år Personakt Wärna Vid vitesprocess: Föreläggande 3 år Personakt Wärna Vid vitesprocess: Ansökan till TR om 3 år Personakt Wärna

72 72 utdömande Vid vitesprocess: TR:s beslut 3 år Personakt Wärna

73 73 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Årsräkning Årsräkning Avhändas Personakt Wärna Åter till huvudman efter ärendets avslutande Informationsbrev Vid inaktualitet Överförmyndarhandlägga re Registreras i ciceron Checklista Vid inaktualitet Överförmyndarhandlägga re Kopia av årsräkning Avhändas Kopia till ställföreträdare efter granskning Komplettering 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering Vid inaktualitet Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna Verifikationer till årsräkning Avhändas Personakt Wärna Till ställföreträdaren efter granskning Gransknings-PM 3 år Personakt Wärna Arvodesbeslut 3 år Personakt Wärna Kopia till ställföreträdaren Redogörelse ang. huvudman 3 år Personakt Wärna Beslut om anmärkning 3 år Personakt Wärna

74 74 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Kontroll av årsuppgift Årsuppgift från SF Se anmärkning Personakt Wärna Till huvudman eller huvudmans dödsbo efter ärendets avslutande Till ställföreträdare efter Verifikationer Avhändas granskning

75 75 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Kontroll av dödsbo Redogörelse för hinder mot skifte Se anmärkning Personakt Wärna Till huvudman eller huvudmans dödsbo efter ärendets avslutande ÖF:s beslut om ny tid för ingivande av handlingar 3 år Personakt Wärna Ett exemplar åter Anmaning om bodelning/skifte 3 år Personakt Wärna Framställning till TR 3 år Personakt Wärna Arvskifte Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Bodelning Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo Bevaras Personakt Wärna Till kommunaktivet efter 3 år ÖF:s beslut om godkännande av bodelning/skifte Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Anmälan om utbetalning fr dödsbo 3 år Personakt Wärna

76 76 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Befrielse från årsräkning PM 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Bevis om spärr av tillgångar 3 år Personakt Wärna

77 77 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Försäljning av fondandelar och aktier Beslut om uttag Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Yttrande från HM 3 år Personakt Wärna Ansökan om försäljning av fondandelar och aktier 3 år Personakt Wärna Kvitton 3 år Personakt Wärna Säljorder m.m. som verifierar uttag 3 år Personakt Wärna Kontoutdrag 3 år Personakt Wärna Kompletteringar 3 år Personakt Wärna Påminnelser 3 år Personakt Wärna

78 78 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Förvärv/överlåtelse av fast egendom/bostadsrätt Ansökan 3 år Personakt Wärna Värdeutlåtande 3 år Personakt Wärna Köpekontrakt 3 år Personakt Wärna Samtycke 3 år Personakt Wärna ÖF:s beslut Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Taxeringsbevis 3 år Personakt Wärna Lagfartsbevis 3 år Personakt Wärna Yttranden 3 år Personakt Wärna Redovisning inkl. likvidavräkning 3 år Personakt Wärna Intyg om ägarskap 3 år Personakt Wärna Påminnelse 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna Komplettering 3 år Personakt Wärna

79 79 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Uttag från spärrat konto ÖF:s beslut om uttag Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Kvitton 3 år Personakt Wärna Ansökan om uttag 3 år Personakt Wärna Komplettering 3 år Personakt Wärna Påminnelser 3 år Personakt Wärna Begäran om komplettering 3 år Personakt Wärna

80 80 Verksamhetsområde: Tillsyn över legala förmyndare Strukturenhet: Slutredovisning Bevis om ärendets överlämnande till annan överförmyndare Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Delgivningskvitto/ Mottagningsbevis Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Följebrev Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år Beslut om upphörande Bevaras Personakt Wärna Till kommunarkivet efter 3 år