Årsskiftesrutiner (december 2014) FLEX Lön Årsskifte januari 2015 Förberedelser & genomförande Bäste kund! Det börjar närma sig årsbyte i systemet och vi på FLEX Lön skulle vilja informera er kunder om hur ni ska gå tillväga. På följande sidor beskrivs de olika steg du ska följa för att förbereda programmet för det nya året, hur du installerar FLEX årsskiftesversion samt hur du genomför själva årsbytet. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 2 Nyhet för inkomstår 2015 Högkostnadsskydd för sjuklönekostnader För alla arbetsgivare i Sverige finns ett skydd mot höga sjuklönekostnader. Syftet med ersättningen är att arbetsgivare ska våga anställda, och då framför allt små eller nyetablerade företag där sjukfrånvaro kan vara en ekonomisk risk. Från årsskiftet gäller nya ersättningsnivåer och nya rutiner för rapportering av sjuklönekostnader. Från och med 1 januari 2015 ska sjuklönekostnader rapporteras i en ny ruta på arbetsgivardeklarationen. Med sjuklönekostnader avses sjuklön som betalas ut till den anställde enligt sjuklönelagen (80% av lönen dag 2-14) inklusive arbetsgivaravgifter. För att detta ska fungera i FLEX Lön behöver lönearterna som används för sjuklön vara inställda som Sjuklön dag 2-14 (Arbetsgivardekl. och Konjunkturstat.) i löneartsregistret under fliken Lön Övrigt. Observera! Det är viktigt att denna inställning är gjord innan du skapar den första lönekörningen med utbetalning 2015 för att slippa extra manuellt arbete. Mer information om ersättning för höga sjuklönekostnader hittar du på www.skatteverket.se och www.forsakringskassan.se
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 3 Enklare årsskiftesrutiner med FLEX Online I samband med årsskiftet 2010/2011 infördes nya årsskiftesrutiner för FLEX. En av förändringarna var att programmet byggdes om för att vi som programvaruleverantör inte längre ska vara beroende av att statliga myndigheter publicerat officiella värden för att kunna släppa årsskiftesversionen av programmet. FLEX årsskiftesversion släpps numera så snart vi gjort nödvändiga anpassningar i programkoden för bl.a. utskrift av kontrolluppgift och arbetsgivardeklaration, och detta arbete är vanligtvis klart under början/mitten av december. Eftersom statliga myndigheter inte har publicerat officiella värden för det kommande året då vi släpper årsskiftesversionen av FLEX har systemet kompletterats med funktioner för att automatiskt hämta in aktuella värden i samband med att funktionen Årsbyte körs. Aktuella värden hämtas av FLEX via internet från vår uppdateringstjänst FLEX Online eller från filer som manuellt laddats ner till FLEX programkatalog från vår hemsidas kundzon. Allmän information och rekommendationer Årsbyte Årsbyte i FLEX kan göras vid valfritt tillfälle, men vi rekommenderar att ni avvaktar till dess att ni laddat ner och installerat programvaran för den ordinarie årsskiftesversionen av FLEX (15.1a) och vi som systemleverantör har publicerat statligt reglerade värden för aktuella länder. Vi informerar per mejl samt på vår hemsida när detta finns tillgängligt. Om du använder flera av delsystemen FLEX Reseräkning, FLEX Tidredovisning eller FLEX Lön ska du endast köra funktionen Årsbyte i ett av dessa, vilket spelar ingen roll då årsbytet får genomslag i alla delsystem. Hemsidan På vår hemsida www.flexdatasystem.se hittar du alltid senaste nytt gällande FLEX. Nyhetsbrev Anmäl dig gärna som mottagare av vårt nyhetsbrev, så att vi kan hålla dig informerad om nyheter gällande FLEX. Anmälan för nyhetsbrev gör du i kundzonen på vår hemsida. Preliminärt releasedatum för FLEX programversion 15.1a FLEX programversion 15.1a kommer i samband med årsskiftet 2014/2015 preliminärt att släppas den 15 december 2014.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 4 Förberedelser Följande förberedelser och planering inför årsbytet bör utföras i god tid innan programuppdatering och årsbytet ska göras. Detta görs vanligtvis av en administratör. 1. Förbered årsschema Innan årsbytet påbörjas måste schema förberedas för det nya året. Om du även använder FLEX Tidredovisning bör detta göras redan i oktober/november. Börja med att lägga upp avvikelsedagar för det nya året. Ett tips är att kopiera från aktuellt år och ändra de dagar som behövs i det nya året (Inställningar Avvikelsedagar). Kör därefter funktionen Förbered årsschemor. Denna funktion gör så att alla schemacykler rullas ut på det nya året (Årsrutiner Förbered årsschemor). 2. CSR - förfrågan Inför det nya året är det rekommenderat att göra en CSR-förfrågan till Skatteverket. Du får då de uppgifter som krävs för att kunna göra korrekta skatteavdrag för de anställda. En fil med CSR-förfrågan skapar du under Servicerutiner CSR-förfrågan. Filen skickar du sedan in till Skatteverket. När skattetabellerna för det nya året är klara får du en fil med CSR-svar från Skatteverket. Denna fil läser du in i systemet under Servicerutiner CSR återläsning. 3. Inloggningsuppgifter för kundzon För att kunna ladda ner installationsprogram och anvisningar för nya programversioner av FLEX måste du logga in i kundzonen som finns på vår hemsida. För att logga in behöver du kundnummer och lösenord. Saknar du någon av dessa uppgifter bör du i god tid innan årsskiftet kontakta oss. 4. Installationsprogram och anvisningar på media Om du av någon anledning inte kan använda vår kundzon för att ladda ner installationsprogram och anvisningar kan du få dessa på media (CD eller DVD). Kontakta oss i god tid innan årsskiftet så att vi hinner förbereda utskicket till dig. 5. Kontakta din IT-avdelning För att kunna uppdatera FLEX till den nya versionen kan du eventuellt behöva boka hjälp av ditt företags IT-avdelning. 6. Informera användare Informera dina användare i god tid om vad de behöver tänka på gällande FLEX i samband med årsskiftet. Resenärer kommer t ex inte att kunna registrera resor gjorda under 2015 i FLEX Reseräkning förrän årsbytet genomförts. Du informerar användarna genom att skapa ett så kallat Systemmeddelande i FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning. Du skriver själv din meddelandetext och väljer vilken eller vilka användare som det ska visas för. Systemmeddelanden visas för användare då de loggar in i FLEX.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 5 Funktionen för att skapa meddelanden hittar du i FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning under menyn Arkiv Meddelanden. Se exempel nedan: Meddelande som visas då en användare loggar in i FLEX:
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 6 7. Uppdatering av FLEX databas För att kunna uppdatera FLEX databas måste du logga in i med en användare som har administratörsbehörighet enligt FLEX behörighetssystem eller med det systemfasta användarkontot ADMIN. Inställningen för administratörsbehörighet finns i FLEX behörighetssystem (behörighetsgrupper) och i användarregistret: Om du ska använda ADMIN men inte vet lösenordet kan du själv åtgärda detta genom att i FLEX användarregister tilldela ADMIN ett nytt lösenord. Välj först ADMIN i listan till vänster och klicka därefter på knappen Lösenord under fliken Säkerhet.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 7 Installation av FLEX årsskiftesversion 15.1a Installationen bör göras under andra halvan av december eller i början på det nya året. Detta görs vanligtvis av ditt företags IT-avdelning. 1. Lås systemet för användare Om du även har FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning rekommenderar vi att du före årsbytet låser FLEX för alla användare utom den som du som administratör använder vid själva årsbytet. Använd återigen funktionen i FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning för att skapa systemmeddelanden men markera denna gång Lås systemet för användare. Funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn Arkiv Meddelanden. Om du vill kan du genom att klicka på knappen Schema ange när systemmeddelandet ska visas och låsa systemet. Om du använder denna funktion behöver du alltså inte tänka på att aktivera och avaktivera meddelandet då meddelandet endast visas enligt schemat du lagt in. Förvissa dig om att användare inte arbetar i systemet genom att granska FLEX Användarlogg som du hittar under menyn Arkiv.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 8 2. Säkerhetskopiera Innan du kör installationen rekommenderar vi att du tar säkerhetskopior i FLEX. Under menyn Arkiv finns funktionen för att säkerhetskopiera systeminformation och under Servicerutiner finns funktionen för att säkerhetskopiera företagsinformation. Säkerhetskopiering under Servicerutiner ska köras på alla företag som finns i er FLEXdatabas. 3. Ladda ner och installera nya programversioner Uppdateringar för FLEX är alltid sammanslagna och det spelar därför ingen roll vilken version av FLEX du uppdaterar från när ni installerar den nya. Samtliga FLEX programvaror som ingår i din installation ska uppdateras till den nya programversionen. Om du t ex har FLEX Reseräkning, FLEX Service och FLEX Portal måste alltså alla dessa uppdateras för att installationen ska fungera. Installationsfilerna finns på vår hemsidas kundzon under menyvalet Uppdateringar. Klicka på produktnamnen under rubriken Uppdateringar version 15.1a (XXXXX) för att ladda ner de olika installationsprogrammen. Lite längre ner på sidan hittar du också uppdateringsanvisningar. Följ de olika anvisningarna noggrant för att installera uppdateringarna på ett korrekt sätt. Tips: För att ladda ner filer från kundzonen, t ex installationsprogram, högerklicka med musen när markören är ovanför länken och välj Spara mål som/save target as:
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 9 Välj sedan den plats där du vill att filen ska sparas, endera lokalt på din egen dator eller på en nätverksresurs. 4. Uppdatering av FLEX databas När installationen av programvaran för FLEX Lön är klar måste programmet startas för att nödvändiga program- och databasanpassningar ska genomföras. Uppdatering av databasen kräver att du loggar in med en användare i FLEX som har administratörsbehörighet. Se avsnittet Förberedelser, punkten Uppdatering av FLEX databas. När du startat programmet ska du kontrollera att du nu kör den nya versionen, FLEX 15.1a. Information om vilken version av FLEX du kör hittar du längst ner i programfönstret och under? Om FLEX.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 10 Årsbyte Årsbytet ska göras innan du påbörjar registrering av uppgifter på det nya året. Detta görs vanligtvis av en administratör. 1. Lås systemet för användare Om du även har FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning rekommenderar vi att du låser FLEX för alla användare utom den som du som administratör använder innan årsbytet görs. Använd återigen funktionen i FLEX Reseräkning eller FLEX Tidredovisning för att skapa systemmeddelanden men markera denna gång Lås systemet för användare. Funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn Arkiv Meddelanden. Om du vill kan du genom att klicka på knappen Schema ange när systemmeddelandet ska visas och låsa systemet. Om du använder denna funktion behöver du alltså inte tänka på att aktivera och avaktivera meddelandet, då meddelandet endast visas enligt schemat du lagt in. Förvissa dig om att användare inte arbetar i systemet genom att granska FLEX Användarlogg som du hittar under menyn Arkiv.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 11 2. Säkerhetskopiera Innan du kör installationen rekommenderar vi att du tar säkerhetskopior i FLEX. Under menyn Arkiv finns funktionen för att säkerhetskopiera systeminformation och under Servicerutiner finns funktionen för att säkerhetskopiera företagsinformation. Säkerhetskopiering under Servicerutiner ska köras på alla företag som finns i er FLEXdatabas. 3. Periodavräkning För att löneutbetalningarna ska komma med på kontrolluppgiften och arbetsgivardeklarationen måste alla lönekörningar med utbetalning under 2014 vara periodavräknade innan årsbytet görs. Arbetsgivardeklaration för 2014 kan skrivas ut både före och efter det att årsbyte har gjorts, kontrolluppgift måste däremot skrivas ut efter årsbyte. 4. Årsbyte Kör funktionen Årsbyte under menyn Årsrutiner. Om du får ett meddelande om att värden för det kommande året inte kan läsas in bör årsbytet avbrytas och problemet åtgärdas för att du ska slippa manuell justering av värden i efterhand. FLEX använder som standard först FLEX Online uppdateringstjänst via internet för att hämta nya värden, men om FLEX körs på en dator som av någon anledning inte kan använda tjänsten används istället värden från filer som följde med installationsprogrammet för programuppdateringen. Du kan själv testa om FLEX kan använda FLEX Online uppdateringstjänst genom att under Arkiv Systeminställningar klicka på knappen Test. Om programmet inte kommer i kontakt med FLEX Online bör du först kontrollera med er ITavdelning om detta kan avhjälpas, och om det inte är möjligt bör du avaktivera inställningen. Läs mer om hur FLEX Online fungerar i användarmeddelande och handbok. För att få tillgång till aktuella värden måste du via en dator med internetuppkoppling ladda ner filer med aktuella värden från vår hemsidas kundzon. Du hittar filerna under menyalternativet Uppdateringar och de ska sparas i FLEX programkatalog (till vilken programuppdateringen tidigare installerades). FLEX Lön är integrerat med FLEX Tidredovisning och FLEX Reseräkning och funktionen Årsbyte ska därför endast köras i ett av programmen.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 12 Om du gjort årsbytet i en äldre programversion ska du inte köra funktionen igen i den nya. 5. Kontroller och justeringar När du har gjort årsbytet har justeringar gjorts med automatik, men vi rekommenderar ändå att du kontrollerar att ändringarna är korrekta. Under Inställningar Belopp och procent hittar du följande information: 6. Skriv ut och stäm av kontrolluppgift Kontrolluppgifter för 2014 kan nu skrivas ut på papper, på fil, och även skickas via e-post till de anställda. Rutiner hittar du under menyn Årsrutiner. Se närmare anvisningar längre fram i detta dokument. 7. Årsredovisningar Man brukar i regel ta ut viss årsredovisning efter årsskiftet. De flesta företag ska redovisa sjukstatistik för årsredovisning, och den hittar du under Arbeta med Rapporter, Statistik. En annan vanlig rapportering är den till FORA. Även denna hittar du under Arbeta med Rapporter, Statistik. Anvisningar för FORA finns i separat dokument. 8. Upprepa i alla företag Upprepa rutinerna för årsbyte i alla företag som finns i er FLEX-databas. Årsbytet i FLEX Lön är nu klart Programmet är nu anpassat för att kunna hantera löneutbetalningar för det nya året. Glöm inte att ta bort eller avaktivera systemmeddelandet som låser systemet för era användare. Observera! Glöm inte att kontrollera löneart för sjuklön enligt sidan 2. Nytt för 2015!
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 13 Hur du stämmer av kontrolluppgiften Det är viktigt att du stämmer av att uppgifterna på kontrolluppgifterna är korrekta. Du kan gå in på Skatteverkets hemsida för att få information kring vad de stämmer av. Det första du bör kontrollera är att uppgifterna på kontrolluppgiftens sammandrag stämmer med årets lämnade arbetsgivardeklarationer. Du kan ta ut arbetsgivardeklarationen för hela året under Arbeta med - Rapporter, Historik. Skatteverket stämmer av följande uppgifter: Avdragen skatt: Ruta 01 på kontrolluppgiften kontrolleras mot summan av ruta 82 och 84 på arbetsgivardeklarationen. Lön och förmåner: Summan av ruta 11, 12, 13, och 18 på kontrolluppgiften ska stämma med ruta 53 på arbetsgivardeklarationen. OBS! Om du har bytt till FLEX Lön under inkomståret och inte har importerat historiktransaktioner från det gamla systemet, kommer inte hela årets uppgifter finnas på arbetsgivardeklarationen i FLEX Lön. Du behöver då ta ut arbetsgivardeklarationen från ditt gamla system för den delen av året och summera med arbetsgivardeklarationen från FLEX Lön. Undantag från Skatteverkets avstämning Det finns några saker som innebär en naturlig differens mellan arbetsgivardeklarationen och kontrolluppgifterna. En naturlig differens kan uppstå i följande fall: a. Det finns en marginal för öresdiffar mellan arbetsgivardeklarationen och kontrolluppgifterna med 99 öre per anställd. Maximal tillåten differens i företaget är alltså ungefär lika många kronor som antalet anställda i företaget. b. Om det finns anställda som har en bruttolön som inte överstiger 1000 kr under ett år kommer dessa inte med på arbetsgivardeklarationen men ska ändå redovisa kontrolluppgifter. För att stämma av detta kan du ta ut rapporten Arbetsgivardeklaration per anställd för hela inkomståret. På sista sidan finns en sammanfattning med bland annat information om total bruttolön som understiger 1000 kr. c. Anställda som är befriade från arbetsgivaravgift kommer inte med på arbetsgivardeklarationen men ska redovisa kontrolluppgift. Anställda som är födda 1937 eller tidigare är t.ex. befriade från arbetsgivaravgift. Observera att för dessa anställda ska bruttolönen redovisas på ruta 31 istället för ruta 11 på kontrolluppgiften. Detta gör systemet automatiskt. d. För drivmedelsförmån betalar du arbetsgivaravgifter på marknadsvärdet av drivmedlet, men den skattepliktiga förmånen som den anställde ska skatta för är uppräknat med faktorn 1,2. På arbetsgivardeklarationen redovisas därför marknadsvärdet, medan du på kontrolluppgiften redovisar det uppräknade värdet i ruta 18.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 14 Hur styr jag vad som kommer med på kontrolluppgiften? Vilka uppgifter som kommer med i kontrolluppgiften styrs av ackumulatorerna. Under Inställningar Ackumulatoruppgifter väljer du vilka fält på kontrolluppgiften en ackumulator ska styras till. Du kan även styra en ackumulator till kryssrutor och specifikationsfält. Om du har styrt en ackumulator till en kryssruta sätts kryss i rutan då ackumulatorn innehåller ett värde. Om ackumulatorn är tom sätts inget kryss. Om du styr en ackumulator till ett specifikationsfält skrivs ackumulatorns benämning i specifikationsfältet om ackumulatorn innehåller ett värde. Om du t.ex. har en ackumulator för en datorförmån som ska redovisas som en annan förmån i ruta 47, beloppet ska redovisas i ruta 12 och specifikation ska skrivas i ruta 65, anger du helt enkelt att ackumulatorn styr till dessa tre fält. I ruta 16 på kontrolluppgiften ska du redovisa Antal km med milersättning vid bilförmån. Om du i acken har antalet mil kan du på ackumulatorn kryssa i inställningen Omvandla ackens värde från mil till km för att rätt värde ska redovisas på kontrolluppgiften. Hur kontrollerar jag vilka lönearter som är med i beloppet på kontrolluppgiften? Om kontrolluppgiften inte stämmer överens med arbetsgivardeklarationen behöver du hitta orsaken till detta. Det vanligaste felet är att en eller flera lönearter har felaktiga styrningar till ackumulatorerna. Så här kan du gå till väga för att söka efter felaktigheter: a. Ta reda på vilka ackumulatorer som styr till fältet på kontrolluppgiften med felaktigt värde. Detta gör du under Inställningar Ackumulatoruppgifter. b. Kontrollera i löneregistret att alla lönearter som ska styras till dessa ackumulatorer gör det. För att få en översikt över löneartsstyrningarna kan du använda rapporterna Löneartsstyrningar och Ackumulatorstyrningar under Arbeta med Rapporter Register. Ett annat tips är att ta ut rapporten Fördelning av antal och belopp som du hittar under Arbeta med Rapporter Historik.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 15 Här kan du göra olika urval för att stämma av med uppgifter på kontrolluppgiften. På rad 5 kan du välja Underlagstyp för skatteberäkning Skattepliktig utom förmån och på rad 8 gruppera på Löneart för att får ut vilka lönearter som används för skattepliktig ersättning. På rad 6 anger du ett datumintervall för aktuellt inkomstår. Denna lista kan du använda för att stämma av mot ruta 11. För att stämma av vilka lönearter som har ackumulerats till en viss ackumulator kan du på rad 5 välja önskad ackumulator. Om du t.ex. har en ackumulator nr 32 Kontantlön som styr till ruta 11 på kontrolluppgiften kan du på rad fem välja Ackumulator 32 Kontantlön för att se vad som räknats in i denna ackumulator. Om du nu jämför de båda listorna du fått ut kan du se om alla förväntade lönearter finns med i din ackumulator och därmed också på kontrolluppgiften. Ett enkelt sätt att jämföra dessa listor är att exportera dem till Excel och sedan kopiera listan i det ena Excel-arket till det andra så listorna med lönearter hamnar bredvid varandra. Då ser du enkelt vilka lönearter som finns med på den ena men inte den andra. c. När du hittat och korrigerat löneartens felaktiga styrning till ackumulatorerna behöver ackumulatorerna uppdateras med korrekta värden. Detta gör du under Servicerutiner Uppdatera ackumulatorer. Specifikationsnummer och rättelsedatum Du kan under Register Personuppgifter, flik Skatt, lägga ett specifikationsnummer eller rättelsedatum som ska gälla den anställde. Rättelsedatum ska läggas på de anställda du har gjort en rättning på för att enkelt se vilka du har gjort rättningar på och när. Vid utskrift av kontrolluppgifter (Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter) eller när du skapar fil (Årsrutiner Skapa fil med kontrolluppgifter) kan du ange ett rättelsedatum. Det angivna rättelsedatumet kommer att användas för alla anställda som inte har något rättelsedatum i personregistret. Detta är användbart om alla anställda ska ha samma rättelsedatum. Vid utskrift av kontrolluppgifter (Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter) kan du även ange ett specifikationsnummer som kommer att användas för alla anställda som inte har något specifikationsnummer i personregistret. Specifikationsnummer är obligatoriskt, och systemet kommer att föreslå senast angivna nummer. När ett specifikationsnummer har angivits och du har skrivit ut kontrolluppgifterna så kommer numret att sparas i personregistret för varje anställd i urvalet. När du sedan tar ut filen för kontrolluppgifter används det sparade specifikationsnumret från personregistret.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 16 Om inställningen Använd angivet spec.nr. på alla anställda bockas i kommer alla tidigare sparade specifikationsnummer i personregistret att rensas och det specifikationsnummer som anges kommer att användas på samtliga anställda i urvalet. Systemet kommer även att automatiskt generera unika specifikationsnummer på anställda med samma personnummer. Om du har gjort rättelse på ett antal anställda och vill skriva ut kontrolluppgifter för dessa kan du ange ett rättelsedatum i urvalet Ta endast med anställda med rättelsedatum sedan. Då får du endast med de anställda som i personregistret har detta eller ett senare rättelsedatum. Läs mer i avsnitten Skriv ut kontrolluppgifter och Skapa fil med kontrolluppgifter nedan. Distribuera kontrolluppgifter till de anställda När kontrolluppgifterna är avstämda är det dags att distribuera dem till de anställda. Detta kan göras på ett antal olika sätt. Du kan skriva ut kontrolluppgifterna på papper (olika format finns beroende på typ av kontrolluppgift), du kan skicka kontrolluppgifterna via e-post eller så kan du använda en kombination av dessa alternativ. De olika möjligheterna beskrivs närmare här nedan. Skriv ut kontrolluppgifter Funktionen för att skriva ut kontrolluppgifter hittar du under Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter. Välj vilken typ av kontrolluppgift du vill skriva ut och gör eventuellt urval på anställda. Under Layout väljer du i vilket format du vill skriva ut kontrolluppgifterna. Förutom möjligheten att ta ut Skatteverkets originalblankett kan du välja att skapa en fil som kan skickas direkt till Utskriftsleverantören 21 Grams AB för utskrift (gäller alla typer utom KU13). Observera att denna tjänst kräver att ditt företag har ett avtal med 21 Grams AB. KU10 kan du även välja att ta ut som datapost, dvs. en speciell blankett som limmas ihop och postas utan kuvertering.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 17 Om vissa anställda ska få sin kontrolluppgift via e-post (Årsrutiner Skicka kontrolluppgifter via e-post) och du inte önskar skriva ut någon papperskopia till dessa kan du markera att dessa anställda inte ska medtas i utskriften genom att markera rutan för detta. För instruktioner angående rättelsedatum och specifikationsnummer, se närmast föregående avsnitt. OBS! Vi rekommenderar att du sparar en kopia av kontrolluppgiften i PDF-format i samband med utskriften. Klicka på knappen Bildskärm. Exportera kontrolluppgiften till PDF och spara filen på lämplig sökväg. På detta sätt kan du enkelt gå tillbaka i efterhand och kontrollera vilka uppgifter du har rapporterat till Skatteverket (rutinen Skapa fil med kontrolluppgifter). Det kan även vara praktiskt att ha kontrolluppgiften sparad om en anställd skulle ha tappat bort sitt exemplar. Skicka kontrolluppgifter via e-post Under Årsrutiner Skicka kontrolluppgifter via e-post kan du välja att skicka ut kontrolluppgifter via e-post till de anställda. Beställning av kontrolluppgift via e-post görs i personuppgifterna, flik Allmänt. Under knappen Inställningar kan du skriva in avsändare samt ett meddelande som följer med e- postutskicket. För instruktioner gällande rättelsedatum och specifikationsnummer, se avsnittet Hur du stämmer av kontrolluppgiften.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 18 Skapa fil med kontrolluppgifter Det sista steget är att skapa filen med kontrolluppgifter som ska skickas till Skatteverket. Detta gör du under Årsrutiner Skapa fil med kontrolluppgifter. Du väljer själv var du vill att filerna ska sparas. Senast den 31 januari 2015 ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. Kontrolluppgifterna kan lämnas via filöverföring, datamedia eller på pappersblankett. Mer information om hur du går till väga finns på Skatteverkets hemsida.
FLEX Lön Årsskiftesrutiner (december 2014) 19 Belopp och procent för 2015 Värden uppdateras med automatik vid årsbyte i FLEX. Här nedan finner du information om vad som ändrats. Arbetsgivaravgifter Full arbetsgivaravgift för födda 1950-1988 31,42 % Arbetsgivaravgift för födda 1989 eller senare 15,49 % Ålderspensionsavgift för födda 1938 1949 10,21 % Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige för födda 21,27 % 1950-1988 Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige för födda 12,96 % 1989 eller senare Särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster 24,26 % Övriga belopp Inkomstskattegräns för skolungdom, studerande m fl. Prisbasbelopp 18 824 kr 44 500 kr