Ankomstregistrera leverantörsfaktura Gå till Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Leverantörsreskontra (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Leverantörsreskontra). Sätt en markering i Använd ankomstregistrering. Ange ett skuldkonto för ankomstregistrering samt ett motkonto för ankomstregistrering. Som förslag ges konto 2441 och 4444. Gå till menyn Bearbeta - Grundboksregistrering - Leverantörsfaktura (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Leverantörsfaktura). 1
I och med att du har markerat att du vill använda Ankomstregistrering kommer du automatiskt till fliken för Ankomstregistrering. Om du då vill definitivregistrera direkt eller om du vill definitivregistrera en redan ankomstregistrerad faktura, klickar du på respektive flik eller använder kortkommandona Alt+E respektive Alt+D. Längst upp i fliken har du funktionsfältet Spara faktura - När fakturan balanserar kan du spara den genom att klicka på ikonen för Spara, Ctrl + S eller genom att i fältet Konto trycka. (punkt) och Enter eller, (komma) och Enter. Rensa faktura - Har du registrerat in helt fel uppgifter och vill registrera leverantörsfakturan från början igen klickar du på Rensa och formuläret rensas från alla uppgifter. Har du enbart registrerat in fel på en transaktionsrad är det bättre att klicka på det röda krysset efter raden eller använda kortkommandot Ctrl+T. Moms - Här markerar du om automatkontering av moms ska utföras. Inhemsk moms - t ex momskod 61, automatkontering av ingående moms. Övriga Automatkonteringar - Har du i Arkiv Företagsinställningar - Redovisning på kortet Grundbok valt att dessa automatkonteringar ska utföras kommer rutan här att redan vara förvald. Om du inte vill att automatkonteringar ska utföras på en viss verifikation tar du bort markeringen. Observera att bocken och därmed automatkonteringen förblir borta tills du på nytt klickar i rutan. Förändringen ligger kvar till dess att du går ur funktionen. Nästa gång du går in i funktionen kommer rutan att vara förvald igen. Faktura - Klickar du på pilknappen under ikonen för Faktura får du upp följande val: Vilande moms - Om du får en förskottsfaktura (aconto) från en leverantör som innehåller moms så får du enligt lag inte lyfta momsen på denna förrän betalning sker. När du får denna typ av faktura sätter du en bock i rutan Vilande moms. Registrera in fakturan som vanligt och momsen kommer då att hamna på det momskonto som du har angett i Arkiv - Företagsinställningar - Redovisning i fältet för Vilande moms. När du sedan betalar fakturan så kommer momsen automatiskt att bokas om från det tillfälliga momskontot (för vilande moms) till det riktiga. 2
Visa momskod - markerar du rutan kommer en kolumn för Momskod att läggas till och du kan ändra momskoden när du registrerar verifikationer. Klicka på nedåtpil på tangentbordet när du står i fältet Momskod för att få upp listan med momskoderna. Klicka på önskad momskod eller markera momskoden och tryck på Enter. Autogiro - Är leverantören uppsatt för Autogiro så kommer Autogiro att vara förvalt här. Betalningsspärr - När du befinner dig i fliken för ankomstregistrering kommer rutan att markeras automatiskt för att fakturan inte ska kunna komma till betalning. När du definitivregistrerar en ankomstregistrerad faktura kommer betalningsspärren att försvinna automatiskt. (Det finns även möjlighet att bocka för betalningsspärr vid definitivregistrering av faktura eller sätta upp programmet för detta i företagsinställningarna). Datum. Klickar du pilknappen under ikonen för Datum får du upp följande val: Förfallodatum - bankdag. När du registrerar en leverantörsfaktura och förfallodatumet ligger på en helg kommer programmet att flytta förfallodatumet till den bankdag som ligger närmast före förfallodatumet. Vill du inte få upp meddelande om detta tar du bort markeringen vid det här alternativet. Verdatum - mot fakturadatum. Kontrollerar så att verifikationsdatumet inte ligger före fakturadatumet. Snabbsök - För dig som är riktigt snabb vid registrering av konto, dimensioner med mera i grundboken finns alternativet Snabbsök. Tar du bort markeringen för Snabbsök får du inte längre upp listan när du skriver in en del av numret eller namnet. Detta innebär att du måste veta det exakta numret eller namnet av t ex konto eller dimension. Registreringsarbetet går då snabbare när programmet inte måste visa alla val i en lista. Löpnummer Numret sätts automatiskt av programmet och kan inte redigeras. Du kan däremot ändra hela löpnummerserien via Verktyg - Registervård - Leverantörsfaktura - Ändra löpnummer. Serie Programmet väljer serie A om du inte har angivit en annan serie för ankomstregistrering av leverantörsfakturor i Arkiv-Företaginställningar-Reskontror-Leverantörsreskontra (Affärssystem: Inställningar-Företag-Reskontror-Leverantörsreskontra). Du kan också välja att själv skriva in en annan serie om du vill. Verifikationsnummer Programmet ger dig automatiskt lägsta lediga nummer i den serie du valt. Verifikationstext Vid registrering av en verifikation kan du ange en text som beskriver affärstransaktionen. Texten kan vara 30 tecken lång. Texten lagras tillsammans med verifikationen och visas i verifikationslista, huvudbok, kontoutdrag och eventuellt i kontoutdrag för specifikationer. Har du registrerat texter under Register - Hjälpregister - Verifikationstext kan du hämta in dessa genom att skriva in koden du har gett texten. 3
Skriver du in första bokstaven i koden eller i verifikationstexten får du upp alla verifikationstexter vars kod eller text börjar på denna bokstav. + Enter ger föregående verifikats verifikationstext. Verifikationsdatum Om du har valt att inte använda periodhantering måste all registrering av verifikationer göras i kronologisk ordning inom respektive serie. Detta innebär att du aldrig kan registrera en verifikation på ett tidigare datum än det senast registrerade inom serien. Programmet föreslår det senast registrerade datumet. Godkänn datumet genom att trycka på Tabb eller Enter. När du trycker Enter och hamnar i fältet verifikationsdatum kommer hela fältet vara markerat. När du sedan slår in datum ändras fältet "bakifrån" d v s slår du in en siffra kommer sisa dagsiffran ändras, två siffror innebär att båda dagsiffrorna ändras och tre siffror betyder att sista månadssiffran och båda dagsiffrorna ändras osv. Kontroll utförs också att du inte registrerar på annat räkenskapsår än det som är aktivt. Om du har valt att använda periodhantering kan du ange ett datum bakåt i tiden inom de perioder som är öppna. Observera att när det gäller definitivregistrering av en ankomstregistrerad faktura måste verifikationsdatum vara samma eller senare än det som angavs när fakturan ankomstregistrerades. Leverantör När du godkänt eller registrerat verifikationsserie, text och verifikationsdatum stannar markören här. Skriv in leverantörens nummer, namn, referens, PG-/BG-numret eller en del av namnet. Tänkbara leverantörer visas då i en lista och du markerar rätt leverantör och trycker på Enter. Leverantörens namn, adress och Pg/Bg-numret skrivs ut i fältet längst till vänster. Leverantörsnumret måste du tidigare har lagt upp i registret Kontakt. Om leverantören inte finns upplagd får du möjlighet att lägga upp den härifrån. För att söka fram en leverantör trycker du på nedåt pilen på ditt tangentbord. På samma sätt får du fram listor med alternativ i flera av fälten. OCR-ref Här kan du skriva in det OCR-nummer som finns på leverantörens faktura. Det nummer du anger här är det nummer som kommer med i betalfilen. Om OCR är markerat på leverantören så kommer du automatiskt till OCR-fältet. OCR-numret du skriver in här läggs automatiskt i fältet Fakturanr som förslag. Du har möjlighet att ta bort bocken om du vill. Fakturanr Ange leverantörens fakturanummer, max 25 alfanumeriska tecken. Du kan använda samma fakturanummer flera gånger. Typ I nästa pilmarkerade fält kan du välja mellan Debet och Kredit. Rutinen är automatiskt inställd på debetfaktura. Fakturadatum Ange fakturans datum. Förfallodatum Som förslag får du fakturadatumet + leverantörens betalningsvillkor som registrerats i leverantörsregistret. Du kan ändra det föreslagna förfallodatumet om så behövs. När du registrerar en leverantörsfaktura och förfallodatumet ligger på en helgdag kommer programmet att flytta förfallodatumet till närmast föregående bankdag. Vill du inte få upp meddelande om detta tar du bort markeringen i valet Datum - Förfallodatum - bankdag. 4
Belopp Ange totalbeloppet för fakturan inklusive moms. Detta belopp kommer automatiskt att konteras på första konteringsraden på det skuldkonto som angivits för ändamålet i leverantörsregistret. För ankomstregistrerade fakturor utförs även motkontering på kontot som angivits i Arkiv- Företagsinställningar-Reskontror-Leverantörsreskontra (Affärssystem: Inställningar-Företag-Reskontror- Leverantörsreskontra). Om du registrerar en vanlig debetfaktura kommer beloppet att krediteras på skuldkontot. Om du har valt kreditfaktura, debiteras beloppet. Finns det på leverantören angivet ett normalt momskonto, det angivna kostnadskontot är momskodat och valet inhemsk moms är i förvald kommer automatkontering av moms att ske. Momsbeloppet flyttas upp i rutan för moms. Finns det inget kostnadskonto angivet på leverantören stannar markören på kontofältet. Är det konto som slås in momskodat, det finns ett normalt momskonto angivet på leverantören sker en automatkontering av momsen. Är inte dessa förutsättningar uppfyllda går markören upp till momsfältet och du får slå in momsen som vanligt. Om du har Tidredovisning När du registrerar på ett projekt som är märkt Tidprojekt kommer funktionen för registrering av Tidkort grundbok att aktiveras när du har angivit ett belopp. Du kan nu direkt registrera in de uppgifter som behövs på tidkortet. Termin Gäller detta en terminsaffär skriver du in terminsnumret i detta fält. I och med att betalning av fakturan sedan görs kommer terminsbeloppet att räknas ner. Attest Skriv attestsignaturen (max 10 tecken). I Rapporter kan du ta fram en bevakningslista som visar vilka fakturor som inte är attesterade. För att ändra signaturen går du till Registervård - Leverantörsfaktura. Moms Ange fakturans momsbelopp. Beloppet konteras automatiskt på kontot för ingående moms som angivits i Företagsinställningar. Beloppet debiteras för vanliga fakturor och krediteras för kreditnotor. Komplettera med önskad motkontering tills dess att debet och kredit är lika. Valuta / Kurs När du registrerar en utländsk faktura måste valuta och kurs för fakturan anges. Programmet hämtar automatiskt leverantörens valuta och aktuell kurs ur valutaregistret. Du kan ändra kursen vid registreringen. Du kan också byta valuta temporärt. Har du en svensk leverantör som normalt skickar fakturor i SEK så kan du ändra till Euro tillfälligt. RB-kod Programmet föreslår riksbankskod 101. En förteckning över de olika Riksbankskoderna finner du på baksidan av valutaanmälan. För att ändra riksbankskoden tar du bort den förinställda koden och skriver in en annan. Vill du ändra koden permanent gör du detta i Företagsinställningar - Reskontror - Leverantörsreskontra. SEK moms När du registrerar en faktura i t ex Euro kommer momsbeloppet omräknat till svenska kronor att visas i det här fältet. 5
Fakturakommentar Om du klickar på knappen visas en dialogruta där du kan skriva tilläggsinformation om fakturan. Informationen visas i menyn Visa, Fakturor - Leverantör och kommer med i betalfilen till BG/PG. Obs! Det är endast de 80 första tecknen som kommer med i betalfilen. Undtantaget är om du skickar Plusgiro via BankGiro då 315 tecken totalt kommer med i filen. Konto/Dimension/Spec/Text Ange det konto som konteringsraden ska registreras på. Du kan också skriva in kontonamn eller del av kontonummer/namn. Om du har valt Visa kontosaldo i Arkiv-Företagsinställningar-Redovisning-Grundbok kommer aktuellt kontosaldo att visas under fältet med leverantörsinformation till vänster. Kontosaldot förändras direkt efter att du skrivit in och godkänt ett nytt belopp på kontot. Ange sedan eventuell dimension, spec och text. Om du har Anläggningsredovisning och registrerar på ett anskaffningskonto kan du, beroende på dina inställningar, nu registrera din anläggning. Om du har angett en giltighetsperiod på dim 1/dim 2 kommer de dimensioner som ligger utanför perioden (verifikationsdatum styr) inte att synas i listan när du registrerar verifikationer i grundboken. Får du meddelande om att konto måste anges och du inte vill ange ett konto klickar du på Escapetangenten för att lämna fältet. Tot deb / Tot kred / Diff I fältet Diff visas det belopp som fattas för att debet och kredit ska bli lika. När verifikationen balanserar kommer summan 0,00 att visas i fältet. Fälten Tot deb och Tot kred visar summeringen för debet och kredit och är till för att du lättare ska kunna se var differensen ligger något som är speciellt användbart då verifikationen innehåller många rader. När verifikationen balanserar sparar du verifikationen. Detta avslutar verifikationen och uppdaterar aktuella register. Du kan därefter börja på en ny verifikation eller gå ur registreringsprogrammet. Omvänd skattskyldighet När du registrerar en faktura där omvänd skattskyldighet gäller ska momskod 71, 72 eller 73 användas på kostnadskontot när det gäller varor och momskod 74, 75 eller 76 när det gäller tjänster beroende på momssats. 6