Agenda tisdagen den 23 maj 09:15 12:00 TEMCAS 9:15 9:30 Fika 9:30 9:45 Tidplan budget Eva Wessén 9:45 10:00 Uppföljning- Projektredovisning med

Agenda tisdagen den 23 maj 09:15 12:00 TEMCAS 9:15 9:30 Fika 9:30 9:45 Tidplan budget Eva Wessén 9:45 10:00 Uppföljning- Projektredovisning med historik ur Agresso via ny Qlikview applikation Silvia Kovacs och Henrik Ekberg 10:00 10:20 Internrevisionen i korthet Mattias Pettersson, Intern revision 10:20 10:30 Bensträckare 10:30 10:45 P-fördelning periodisering Kristoffer Nilsson och Andreas Sundberg 10:45 11:30 Information om Delår tidplan Andreas Sundberg Hur hanteras ej attesterade fakturor? Andreas Sundberg RT statistik mm - Susanne Engborg 11:30 Vägledning om mutor Jenny Wäsström, Juristenheten

Status Raindance budget och prognos 2017-05-23 Eva Wessén

Titel/föreläsare 2017-05-24 3 Agenda Tidplan Roller Behörigheter Flöde Startbilder

Titel/föreläsare 2017-05-24 4 Tidplan Aktivitet V21 V22 V23 V24 V33 V34 V35 V36 V38 Acceptanstester X X Start pilot X Utbildning lokal adm. X X X Produktion prognos X X Produktion budget X X X =>

Titel/föreläsare 2017-05-24 5 Roller BPR: Budget registrering Krävs för att kunna registrera och uppdatera status BPA: Budget administratör Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser status etc. BPC: Budget central administratör Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma förutsättningar

Titel/föreläsare 2017-05-24 6 Behörigheter Styrs med ett attestregister baserat på enhet Att notera: Höga krav på sekretess beträffande personalinformation => begränsad tillgång till budgetmodulen

Titel/föreläsare 2017-05-24 7

Titel/föreläsare 2017-05-24 8 Startbild budget Prognos per enhet Arbetar i sex steg

Eva Wessén www.liu.se

Uppföljning- Projektredovisning med historik ur Agresso via ny Qlikview applikation 2017-05-23 Silvia Kovacs och Henrik Ekberg

Hantering av ekonomisk historik Ekonomisk historik till 2016-12-31 1. Agresso nås fram till 2017-06-30 2. Dagens QV applikationer nås oförändrade 3. Ny QV applikation anpassad för projektredovisning tas fram under våren Ekonomisk historik från 2017-01-02 1. Raindance egna frågor och rapporter 2. Endast i andra hand om RD inte räcker till, kommer en QV applikation skapas 2016-12- 31 2017-01-02 Agresso Raindance Palette Offline Palette/Arki v nås i 10 år Primula Kontrakts db (LiU Dok) NyA Qlikview Ladok RD Frågor & Analys Valweb b Ekonomisk historik över 2016-2017: 1. Egen manuell kombination (QV & RD) 2. Ev. begränsad QV applikation som kombinerar ekonomisk historik ur Agresso och RD med översättningar av kst, konton, projektnr mm.

Ekonomisk historik via Qlikview: Projektredovisning Agresso 2009-2016: Utveckling & test pågår av den nya applikationen: Alla urval tillgängliga Projektnr Raindance Flerårsuppföljnin g Översikt, RR, Transaktionslistor mm Rapporter motsvarade PRO20, FP7 Kontostrukture r- KI01, KI02, EU Annat

Hur vi kommer igång: Utbildning Didacticum: 4 ggr juni och augusti Målgrupp: Nya användare i Qlikview eller de som vill repetera grunderna i Qlikview Förkunskaper: Att man arbetar med projektredovisning i ekonomisystemet (Agresso- Raindance) Innehåll: Komma igång med Qlikview, göra urval, hantera applikationen, exportera till Excel Genomgång av applikationens innehåll (Projektredovisning Agresso 2009-2016) Tidsåtgång: 2 timmar Anmälan: Håll utkik efter länk till Insidan med anmälningslistor som mailas ut inom några arbetsdagar. Alternativ till utbildning: Lathund & instruktion till applikationen Behovsstyrt: Frågestund/Arbetsmöte Behörighetsgrupp: Ekonomiapplikationerna

www.liu.se

Parallellförbrukning Projektperiodisering

16 Parallellförbrukning Alla aktiviteter med P i verksamhetskoden fördelas Hela kodsträngen fördelas till anslag och/eller bidrag Fördelning görs innan OH och efter manuella projektperiodiseringar Alla kostnader fördelas enligt %-sats Anslagsintäkter fördelas 100% till anslag Bidragsintäkter fördelas 100% till bidrag Avgift & Finansiella intäkter fördelas 100% till anslag Transfereringar fördelas 100% till bidrag

17 Förutsättningar: Aktiviteten märkt med verksamhetskod FP 80% bidrag och 20% anslag Konto Utfall (FP) 12370-15 000 30932-100 000 35110-300 000 35117 +50 000 40110 +200 000 50110 +25 000 69230 +15 000 73510-50 000 77110 +50 000 Resultat: -110 000 P- fördelning FP FA FB -15 000-100 000-300 000 +50 000 +40 000 +160 000 +5 000 +20 000 +3 000 +12 000-50 000 +50 000 Resultat: -52 000-58 000

18 Förutsättningar: Aktiviteten märkt med verksamhetskod FP 80% bidrag och 20% anslag FP FA FB Resultat: 0-52 000-58 000 Periodisering Verksamhet Kontering 35199 FP +58 000 27310 FP -58 000 Verksamhetskod kodkompletteras utifrån kodning på aktiviteten FP FA FB Resultat: +58 000-52 000-58 000 P- fördelning nr 2 Resultat: FA -52 000

Olika resultat beroende på sökning? Rapport Kontroll projektperiodisering 19 Vanlig saldotabell eller verifikationsfråga Uppföljning i Projektfliken.

Rapport: Kontroll projektperiodisering 20 Kolumnen Periodisering intäkt längst till höger visar det belopp som skulle ha periodiserats om periodiseringen gjorts med automatisk projektperiodisering. För att rapporten ska fungera fullt ut som hjälp vid manuella periodiseringar måste P-fördelningen vara gjord. Bara aktiviteter med resultatsaldo visas. Är fullständig periodisering gjord syns inte de aktiviteterna. Resultat på anslag syns inte här.

www.liu.se

DÅR 2017

Titel/föreläsare 2017-05-24 23 DÅR Genomgång tidplan, något reviderad Anvisningar kommer Vidareutveckling av anvisningar T1 Vad fungerade bra/dåligt Fakturor som bokförts och avser period 06, men som ej attesterats innan kl. 10:00 den 7:e juli.

Titel/föreläsare 2017-05-24 25 Hantering konto 16150 Kontering vid ankomst 15140 ingående moms (+ 144,29 kr) 16150 Ankomstreg levfakturor (+ 576,71 kr) 25810 Lev.skuld svenska lev. (- 721,00 kr) Vid beslutsattest, rätt kostnadskonto, 16150 bokas bort Faktura bokförts 06, avser 06, men ej attesterats 1615o måste flyttas till rätt kostnadskontering Lev.skuld redan konterat (skillnad mot tidigare)

Titel/föreläsare 2017-05-24 26 Hantering konto 16150, forts. Kort om tid att hantera Problem 1: Konto 16150 ej bokfört per bokslutsenhet Ej enkelt att se sina fakturor. Centralt bokat T1. Rapport kommer Problem 2: Konto 16150 fungerar bara mot KST 24 Ändrar så att kontot går mot alla BOKSLEN Använd verifikationstyp hänsyn vid uppbokning

Vem ska jag maila? (och statistik i RT) Susanne Engborg

Vem ska jag maila? ekonomisystem@liu.se - Systemfrågor, inköpsfrågor (ej avtal, upphandlingsförfrågningar), behörigheter upplägg eller ändring, attester, cirkulationsmallar, signeringslösenord, upplägg SVE kunder ekonomiredovisning@liu.se - Redovisningsfrågor, kontofrågor, frågor kring bokslut och uppföljning, upplägg kunder (inte SVE), vid kundupplägg skriv kundändring eller kundupplägg i ärenderaden. fakturasupport@liu.se - Leverantörsupplägg, frågor om leverantörsfakturor, påminnelser kassan@liu.se - Om du inväntar pengar, kvittning av externa fakturor 2017-05-24 32

Antalet lösta och nya/öppna ärenden för perioden 2017-04-07 2017-05-22 (fm) 2500 1982 1997 2046 2101 2122 2135 2163 2190 2250 2343 2370 2374 2353 1901 2043 2082 2118 2159 2172 2215 2000 1799 1888 1921 1986 Antal ärenden 1500 1000 500 317 259 247 251 269 314 319 282 307 319 317 318 337 339 332 349 364 356 351 340 262 265 254 258 0 Summa av Åtgärdade Summa av Nya/öppna Datum * 17 maj flyttades 59 ärenden som inte var supportärenden till rätt mailkorg så att uppföljningen blir mer korrekt av aktiva ärenden

Öppna/nya ärenden i RT supprt Raindance 20170517 Övrigt 86 Cirkulationsmall Förvaltning 10 12 Redovisning 19 Attest Leverantör 33 35 Beställning 61 Behörigheter 27 Faktura 11 0 20 40 60 80 100

Manualer 2017-05-24 36 Vad gäller beställningar har vi lagt ut ett par ytterligare manualer avseende Beställning kort guide och Rekvisitionsbeställning. Vi är även på gång att lägga ut fler manualer, bl.a. avseende mottagningsattest.

2017-05-24 37 Internat 16 17 okt 2017 Storgården i Rimforsa Anmälan kommer skicka ut innan så snart som möjligt