Sida Manual Scalepoint Avfuktning 2015-04-01
Innehåll Inloggningssida 3-5 Överblick startsidan 6-7 Hänvisning vid Semester/Sjukdom 8 Mail nyskada 9 Flikar att genomgå före kontakt med kund, Och dess innebörd 10 16 Anvisa uppdragsansvarig 17 Avtala tid för besiktning 18-19 Skapa rapport 20-24 Avsluta ärende 25 Uppdatera rapport 26 Förklaring olika mail som genereras i system 27-30
Sida 3 Inloggningssida 1. Vid första inloggningen i systemet väljer ni Registrera som ny användare 1
Sida 4 Inloggningssida OBS! Ni måste registrera er inom 24 timmar ifrån det att ni fått mail med länk. Om inte kommer ni att få ett meddelande ogiltig biljett, när ni försöker upprätta er som användare. Meddela då per mail carl.mauritzson@trygghansa.se eller hans.wikman@trygghansa.se om att vi måste skicka om en inbjudan 2. Ange ditt valda användarnamn 3. Ange ett lösenord, skall innehålla små, stora bokstäver och siffror 4. Ange lösenordet igen 5. Klicka på Registrera som ny användare När du utfört dessa moment ser du en länk som tar dig till inloggningssidan. (Se nästa sida) 2 3 4 5
Sida 5 Inloggningssidan Här anger du det användarnamn och lösenord du själv har valt. Länken till systemet är: https://entry.scalepoint.com/ec x/host/account/login Spara gärna denna sida som en favorit i er webbläsare så att ni enkelt kommer åt den vid behov.
Sida 6 Vy från startsida När en skada är röd, så innebär det att en uppgift inte är genomförd inom angiven tidsram. Om det visas en klocka, så är det ni som måste genomföra uppgiften och om ej klocka syns, så kan uppgiften ligga på antingen Trygg-Hansa eller byggaren När ni markerar Alla skador kan ni hantera samtliga företagets skador. Om ni väljer att se under Mina aktiva skador får ni fram de skadorna som man anvisat sig till och i dessa så sker direktkommunikation mellan avfuktningstekniker och Trygg Hansa. Skador utan ägare är de som ingen har markerat ägandeskap för, dvs inte anvisat sig som ansvarig och återfinns även under fliken alla skador Om ni markerar stjärnan vid Aktuella skador kommer ni att se de skadeuppdrag ni har uppgifter i. Här väljer ni vilka delar som ni vill se i översikten för att ha så bra överblick som möjligt i era skadeärenden Klicka på ikonen och ni ser vad som ni behöver göra i skadeärendet
Sida 7 Avancerad sökning/filtrering av uppgifter Klicka på pilen och nya fält öppnas. På fliken status väljer ni antingen att visa alla eller endast öppna skador. På fliken utestående uppgifter markerar ni hur ni vill filtrera för att se i vilka ärende som ni exempelvis måste skapa rapport
Sida 8 Semester/sjukdom När en användare är vald som uppdragsansvarig skickas enbart meddelanden till användarens personliga mail. Om det inte finns en uppdragsansvarig skickas mail fortsatt till företagets angivna huvudmail/ordermail. För att säkra att inga meddelande försvinner vid t.ex. semester och sjukdom har vi gjort det möjligt för alla användare att skriva in en Cc-mailadress. Det vill säga, alla användare kan välja en mailadress till t ex en kollega när man är borta, dit en kopia av alla mail går. Obs. glöm inte att ta bort Cc-inställning när ni är tillbaka. Detta gör man genom att gå in på Min profil och därefter Parter och klickar på ändra cc-inställning
Sida 9 Mail vid nyskada Klicka på länken så kommer ni rakt in i skadeärendet
Sida 10 När ni mottagit ett nytt uppdrag När ni först öppnar upp det nya ärendet är det viktigt att se över de uppgifter och den information som finns under de markerade flikarna innan ni tar kontakt med kunden På fliken kunduppgifter, står allmänt om vad försäkringen ersätter
Sida 11 Fliken Skadeuppgifter Observera att det är på denna sida skadeadressen står och att kundens skadeadress och postadress kan vara olika pga ex skada i fritidshus. Under skadebeskrivning finns den info som handläggaren tar emot i samtal med kund
Sida 12 Fliken Rapporter Denna sida visar uppladadde rapporter, och kostnadsbild som ni lagat in. Obs. del vad gäller ersättningar och kostnader är under uppbyggnad och är inget ni behöver fundera över, utan endast rapporter, som vi återkommer till i manual
Sida 13 Fliken Services Visar information om påkopplade entreprenörer, tider och genomförande. Här kopplar även byggaren på er som avfuktningsföretag och ni kan även här beställa ut byggare
Sida 14 Fliken Kontaktinformation Visar kontaktinformation för inblandade parter
Sida 15 Fliken Logg 1 2 Gör såhär för att använda loggen. 1. Klicka på nytt meddelande 2. Ange relevant information. 3. Välj eventuell mottagare. Markera endast den person som ni vill skicka det till. Fundera på behovet av att skicka till någon mottagare. 4. Avsluta alltid med att klicka på Skicka meddelande. Vill ni endast upplysa oss med någon information som ni ej behöver svar på, så väljer ni helt enkelt att inte kryssa i någon mottagare alls. 3 4
Sida 16 Fliken Filer Här lägger sig filer ni laddat upp fukt/besiktningsrapport och även rapporter som systemet automatiskt genererar.
Sida 17 När ni läst igenom flikarna klickar ni på anvisa uppdragsansvarig och markerar den som skall vara ansvarig för ärendet och klickar på ok. Se nästa sida
Sida 18 I nästa steg så lägger ni in tid i systemet för besiktning. Om det skall ske ihop med byggare (se under fliken services, nästa sida, vilken tid byggare lagt in och om han gjort någon notering i loggen om besiktningstillfället), eller ringer kund om ni enbart är påkopplade på ärendet OBS!! Använd inte denna funktion om ni ej kommit i kontakt med kund, då den enbart flyttar fram tidsfristen ett dygn, vilket innebär att ni varje dag måste gå in och flytta fram tiden. Klicka istället på klockan och flytta fram tidsfrist och skriv i orsak ex lämnat meddelande till kund att återkomma och sätt fram tiden 2 3 dagar
Sida 19 Byggarens tid för besiktning ser ni här under fliken services
Sida 20 När ni kommit ut till kund och skall ladda upp rapport och kostnad för uppdrag, så börjar ni med att klicka på skapa rapport Här kan ni fylla i egna referensnummer om så önskas. De gula fälten är alltid tvingande och skall fyllas i. I övrigt gör ni inget mer på denna sida. Klicka på nästa
Sida 21 Forts rapportdel Inget fylls i på denna sida Klicka på nästa
Sida 22 Forts rapportdel Fyll i förväntat start och slutdatum för torkningen Klicka därefter i på kostnadsbilden vad som utförts eller som skall utföras. Under skadans gång kan detta revideras och uppdateras. Se sid 26 Klicka på nästa
Sida 23 Forts rapportdel Exempel på hur det kan se ut
Sida 24 Forts rapportdel Klicka på Add och ladda upp er besiktnings/fuktrapport och klicka därefter på slutför
Sida 25 Avsluta ärende i system Om inget mer måste rapporteras eller uppdateras i systemet har ni enbart kvar att registrera att avfuktning är avslutad samt klicka bort skapa avfuktningsfaktura som vi ej använder för tillfället OBS, glöm inte att meddela byggaren i loggen när tork tas hem, så att denne kan planera återställningen.
Sida 26 Uppdatera rapportdel/pris Om ni måste uppdatera tidigare rapport med utfört arbete eller ändra tid för torkning, så går ni in under fliken Rapporter och markerar avfuktningsentreprenör och klickar på klona. Tidigare inlagda uppgifter är kvar och ni uppdaterar enbart det ni måste enligt sid 23
Sida 27 Mail vid nyskada.
Sida 28 När entreprenör eller handläggare skriver i loggen till er, får ni detta mail med meddelandet och kan gå in och besvara det omgående om så krävs
Sida 29 När Trygg-Hansa beställer ut avfuktning får handläggaren på Trygg-Hansa detta meddelande att agera på, samt om byggare beställer och den totala kostnaden som ni lägger in i systemet är av ett högre belopp
Sida 30 Ni får då tillbaka detta mail som helst skall innehålla en kommentar från handläggaren, då den automatiska texten är ej uppdaterad vad gäller avfuktning. Ni kommer även få detta mail initialt (under utveckling att plockas bort) även när byggare beställer ut er i systemet, varje gång ni lägger in en rapport.