Årlig kontrollrapport 2015 Nord Europeiska regionala utvecklingsfonden Nord ESV 2016:2
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2015-12-17 Dnr: 6.1-422/2015 ESV-nr: 2016:2 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Revisor Carmen Sham har deltagit i den slutliga handläggningen. Stockholm den 17 december 2015 Ulrika Bergelv Barbro Nordgren Årlig kontrollrapport enligt artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 för det operationella programmet Interreg IV A Nord (CCI 2007CB163PO032). Till: Europeiska Kommissionen, Generaldirektoratet för regionalutveckling Kopia: Näringsdepartementet Förvaltande myndighet, Länsstyrelsen i Norrbottens län Attesterande myndighet, Länsstyrelsen i Norrbottens län Övervakningskommittén Internrevisionen på Länsstyrelsen i Norrbottens län Riksrevisionen Group of Auditors 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Inledning... 5 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet... 6 3 Förändringar av revisionsstrategin... 6 4 Revision av system... 6 4.1 Systemrevisioner av förvaltande myndighet... 6 4.1.1 Systemrevision avseende processen för avslut av projekt,... 6 ESV dnr: 6.2 496/2015... 6 4.1.2 Systemrevision avseende processen för på plats-besök enligt art 13.2b/1828, ESV dnr: 6.2 457/2015... 8 4.1.3 Systemrevision avseende processen för återkrav, OLAF-rapportering, ESV dnr: 6.2 452/2015... 9 4.2 Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten... 10 4.3 Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten... 10 5 Revision av projekt... 11 5.1 Fastställande av parameterar och andra överväganden i samband med urvalet... 11 5.1.1 Fastställande av toleransnivå (materialitet)... 11 5.1.2 Behov av stratifiering... 11 5.1.3 Sammanställning fastställda urvalsparametrar... 11 5.2 Beskrivning av vald urvalsmetod och urvalsenhet... 12 5.2.1 Fastställande av population och negativa belopp... 12 5.2.2 Granskning av negativa belopp... 12 5.2.3 Val av urvalsenhet... 12 5.2.4 Val av urvalsmetod... 13 5.2.5 Beräkning och fastställande av urvalsstorlek... 13 5.2.6 Beskrivning av förfarande för urval... 13 5.3 Vad som ingår i granskning av projekt... 13 5.4 Resultat projektrevisioner... 15 5.5 Uppföljning av lämnade rekommendationer... 15 5.5.1 Granskningar 2015... 15 5.5.2 Granskningar 2014... 16 5.6 Slutsats... 16 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn... 17 7 Uppföljning av tidigare års revisioner... 17 8 Övriga frågor... 17 8.1 Avsteg från revisionsplanen... 17 8.2 Kompletterande urval... 18 8.3 Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet18 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval... 19 10 Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten... 20 11 Tabell... 21 4
INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har utarbetat denna årliga kontrollrapport. Vi är utsedda till revisionsmyndighet i Sverige för programperiod 2007-2013. Inga andra organ har bidragit i detta arbete. Den till programmet utsedda revisorsgruppen, nedan kallad Group of Auditors, har fått tillfälle att inkomma med synpunkter på rapporten innan fastställandet. Rapporten gäller referensperioden 1 januari 2014 till 31 december 2014 och revisionsåret 1 juli 2014 till 30 juni 2015. Rapporten gäller det operativa programmet Interreg IV A Nord (CCI 2007CB163PO032). Länsstyrelsen i Norrbottens län är utsedd till förvaltande myndighet och attesterande myndighet för programmet. Programmet godkändes av kommissionen den 12 december, 2007. Den årliga rapporten har upprättats i enlighet med: - Artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006. - Artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Rapporten har utformats enligt: - Bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. - Kommissionens Guidance Note on Annual Control Reports and Opinions (COCOF 09-0004-01-EN). - Kommissionens Updated Guidance for Member States on treatment of errors disclosed in the annual control reports (EGESIF_15-0007-01-EN). I allt revisionsarbete har vi beaktat god revisionssed. Rapporten sammanfattar resultat och slutsatser från det revisionsarbete som revisionsmyndigheten har utfört under den period rapporten avser. Revisionsmyndigheten har också beaktat resultat från revisioner som vi utfört under tidigare år samt efter revisionsperioden och fram till denna rapports datum. Revisionsmyndigheten har fastställt den slutliga versionen av årlig kontrollrapport. 5
ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMET 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet Beskrivningen över förvaltnings- och kontrollsystemet är godkänd av kommissionen den 12 maj 2009 1. Revisionsmyndigheten bedömer att det inte skett några väsentliga förändringar inom förvaltnings- och kontrollsystemet under den period som denna årliga kontrollrapport omfattar. 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin är godkänd av EU-kommissionen den 28 april 2009 2. Revisionsmyndigheten uppdaterar revisionsstrategin årligen. Den senast uppdaterade versionen sändes till Kommissionen inför det bilaterala samarbetsmötet den 26 juni 2015. Uppdateringen gällde den indikativa revisionsplanen som visar planeringen från juli 2015 och framåt. 4 Revision av system Syftet med samtliga systemrevisioner är att bedöma den förvaltande och attesterande myndighetens interna styrning och kontroll i de granskade processerna. Målet är att bedöma förvaltnings- och kontrollsystemets effektivitet utifrån EU-kommissionens nyckelkrav. 4.1 Systemrevisioner av förvaltande myndighet Revisionsmyndigheten har under år 2015 expedierat tre revisionsrapporter gällande systemrevision av förvaltande myndighet. 4.1.1 Systemrevision avseende processen för avslut av projekt, ESV dnr: 6.2 496/2015 Revisionsmålet är att granska huruvida den förvaltande myndighets rutiner för avslut av projekt är ändamålsenliga och att det vidtas adekvata åtgärder vid funna brister eller oklarheter. 1 I enlighet med artikel 71 p 1 i förordning (EG) nr 1083/2006 2 I enlighet med artikel 62.1 c) i förordning (EG) nr 1083/2006 6
REVISION AV SYSTEM Granskningen avser att ligga till grund för att kunna ge ett uttalande utifrån EUkommissionens nyckelkrav. Revisionen har omfattat följande nyckelkrav för processen avslut av projekt: (3) Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare. Bedömningskriterium 3.8: Förekomsten av tydliga och entydiga nationella regler om stödberättigande som fastställs för programmet. (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. Bedömningskriterium 4.10: Förekomsten av skriftliga förfaranden och uttömmande kontrollistor i syfte att upptäcka eventuella väsentliga felaktigheter. Detta innebär att kontrollistorna ska behandla kontroller av följande: Korrektheten i ansökan om betalning. Tidsperiod då kostnader är stödberättigande. Överensstämmelse med det godkända projektet. Överensstämmelse med den godkända finansieringssatsen (i tillämpliga fall). Överensstämmelse med relevanta regler om stödberättigande och gemenskapsregler om offentlig upphandling, statligt stöd, miljöskydd, offentlighet och lika möjligheter. Projektets faktiska förekomst, inbegripet produktens/tjänstens fysiska fortskridande och överensstämmelse med villkoren i stödavtalet. Den redovisade kostnaden och förekomsten av en verifieringskedja. (5) Tillfredsställande verifieringskedja. Bedömningskriterium 5.20: Det ska finnas förfaranden i syfte att säkerställa att samtliga dokument som krävs för en tillfredsställande verifieringskedja sparas i enlighet med kraven i artikel 90 i förordning (EG) nr 1083/2006, dvs. rörande handlingars tillgänglighet. Revisionen har omfattat följande granskningsmoment: Granska om riktlinjerna för avslut av projekt är ändamålsenliga (nyckelkrav 3 bedömningskriterium 8). Granska förvaltande myndighets rutiner att informera stödmottagaren om bestämmelser kring avslut (nyckelkrav 3 bedömningskriterium 8). Granska förvaltande myndighets förfaranden om projektets slutrapport inte godkänns (nyckelkrav 3 bedömningskriterium 8). Granska förvaltande myndighets rutiner för avstämning av det slutliga finansiella resultatet mot budgetposterna där även den offentliga medfinansieringen ingår (nyckelkrav 3 bedömningskriterium 8). Granska att eventuella fastställda rutiner följs och att checklistor är ändamålsenliga (nyckelkrav 4 bedömningskriterium 10). Granska den förvaltande myndighetens rutiner för uppföljning av stödmottagarens investeringar efter avslut (nyckelkrav 4 bedömningskriterium 10). Substansgranska dokumentation för att verifiera ovanstående granskningsmål (nyckelkrav 5 bedömningskriterium 20). 7
REVISION AV SYSTEM Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att de granskade rutinerna avseende ovan nämnda bedömningskriterier fungerar tillfredsställande och vi har inte lämnat några rekommendationer i revisionsrapporten. 4.1.2 Systemrevision avseende processen för på plats-besök enligt art 13.2b/1828, ESV dnr: 6.2 457/2015 Syftet med revisionen är att kunna bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att Länsstyrelsen i Norrbottens län ska kunna genomföra programmet i enlighet med kraven i artikel 58 och 60 i förordning 1083/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt med avseende på förvaltande myndighets handläggning av på platsen-kontroller enligt artikel 13.2b i förordning 1828/2006. Revisionen har omfattat följande nyckelkrav för processen på plats-besök enligt art 13.2b/1828: (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. bedömningskriterium 4.13: Kontroller på plats ska genomföras när projektet har kommit igång ordentligt, både i fråga om fysiskt och finansiellt fortskridande (t.ex. för utbildningsåtgärder). bedömningskriterium 4.14: Dokumentation av följande ska finnas: Förvaltningskontrollerna och kontrollerna på plats, inbegripet det arbete som utförts och de resultat som erhållits och uppföljningen av resultaten. bedömningskriterium 4.15: Om kontrollerna på plats inte är uttömmande ska urvalet av insatser vara baserat på en tillfredsställande riskbedömning och dokumentationen ska identifiera de insatser som valts ut, beskriva den urvalsmetod som använts samt ge en översiktlig bild av slutsatserna av kontrollerna och de oegentligheter som upptäckts. Bedömningskriterium 4.16: Förekomsten av förfaranden som godkänts av förvaltningsmyndigheten för att säkerställa att den attesterande myndigheten får all information som krävs om de kontroller som utförts i attesteringssyfte. Revisionen har omfattat följande granskningsmoment: att bedöma om kontrollerna på plats genomförs när projekten är i gång ordentligt (bedömningskriterium 4.13) att bedöma om dokumentationen och uppföljningen är tillfredsställande (bedömningskriterium 4.14) att bedöma om urvalet är baserat på en tillfredsställande riskbedömning mm (bedömningskriterium 4.15) att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att överlämna all nödvändig information avseende aktuellt område till attesterande myndighet (bedömningskriterium 4.16) 8
REVISION AV SYSTEM Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att de granskade rutinerna för ovan nämnda bedömningskriterier fungerar tillfredsställande och vi har inte lämnat några rekommendationer i revisionsrapporten. 4.1.3 Systemrevision avseende processen för återkrav, OLAFrapportering, ESV dnr: 6.2 452/2015 Syftet med revisionen är att kunna bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att Länsstyrelsen i Norrbottens län ska kunna genomföra programmet i enlighet med kraven i artiklarna 58, 60 och 61 i förordning 1083/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt med avseende på förvaltande myndighets handläggning av återkrav och OLAF-rapportering. Revisionen har omfattat följande nyckelkrav för processen återkrav, OLAFrapportering: (1) Fastställda definitioner, allokering av resurser och uppdelning av funktioner och ansvar mellan och inom förvaltande myndighet och förmedlande organ. Bedömningskriterium 1.1: Tillräckliga förfaranden vid förvaltningsmyndigheten för att övervaka ett effektivt genomförande av de uppgifter som har delegerats till förmedlande organ. Bedömningskriterium 1.2: tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten/förmedlande organ. (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. Bedömningskriterium 4.16: Förekomsten av förfaranden som godkänts av förvaltningsmyndigheten för att säkerställa att den attesterande myndigheten får all information som krävs om de kontroller som utförts i attesteringssyfte. (7) Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten. Bedömningskriterium 7.22: Det ska finnas förfaranden för att säkerställa tillräcklig granskning och uppföljning av resultaten av alla revisioner som utförts av de relevanta revisionsorganen enligt artikel 62 i förordning (EG) nr 1083/2006 samt för att denna granskning dokumenteras på lämpligt sätt. Revisionen har omfattat följande granskningsmoment: att bedöma om det finns en tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom förvaltningsmyndigheten (bedömningskriterium 1.1 och 1.2) 9
REVISION AV SYSTEM att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att överlämna all nödvändig information avseende aktuellt område till attesterande myndighet (bedömningskriterium 4.16) att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att upptäcka och åtgärda oriktigheter samt för att rapportera oriktigheter till OLAF (här ingår bedömningskriterium 7.22) att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för att analysera gjorda erfarenheter av förvaltande myndighets handläggning och revisionsrapporter för att förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet (här ingår bedömningskriterium 7.23). Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att de granskade rutinerna för ovan nämnda bedömningskriterier fungerar tillfredsställande och vi har inte lämnat några rekommendationer i revisionsrapporten. 4.2 Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndighetens bedömning av den förvaltande myndigheten baseras dels på tidigare års systemrevisioner, dels på ovan nämnda systemrevisioner. Vår samlade slutsats utifrån revisionsmyndighetens granskning av förvaltande myndighets arbete med genomförandet av programmen är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera tillfredsställande. 4.3 Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Under året har inga systemrevisioner av attesterande myndighet genomförts. Bedömningen baseras därför på resultatet av tidigare års revisioner och tidigare uppföljningar av utförda revisioner. Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av den attesterande myndighetens arbete med genomförande av sitt uppdrag visar att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera tillfredsställande. 10
REVISION AV PROJEKT 5 Revision av projekt Revisionsmyndigheten har genomfört ett urval av projekt ur utgiftsdeklarationerna 2.19 2.22. Granskade transaktioner avser aktuell referensperiod och den attesterande myndigheten lämnade in utgiftsdeklaration 2.22 till EU-kommissionen den 22 december 2014. I Sverige har revisionerna utförts av revisionsmyndighetens egen personal. I de andra länderna har revisioner utförts under ledning av ländernas medlemmar i Group of Auditors. Inga andra organ än ovan nämnda har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning. 5.1 Fastställande av parameterar och andra överväganden i samband med urvalet 5.1.1 Fastställande av toleransnivå (materialitet) Tillämpad toleransnivå för vårt urval och för utvärdering av resultat från substansgranskningarna är fastställt till två procent. 5.1.2 Behov av stratifiering Populationen är analyserad i följande steg med hänsyn tagen till föregående års iakttagelser i syfte att identifiera lämplig indelning i strata: 1. Riskfyllda områden som kan isoleras. 2. Identifiering av högvärdestrata som bör granskas i sin helhet. 3. Analys av andra faktorer som grund för indelning i strata t.ex. länder i syfte att kunna projicera resultaten. Vid analysen har vi inte identifierat några riskfyllda områden eller andra faktorer som grund för indelning i strata. Analysen av behov av stratifiering visar att det förekommer avsevärt högre värden i två utbetalningar i populationen (ett projekt). Vi har därför valt ut projektet med högre värden som en separat strata. Stratifiering av belopp över 986 379 euro har tillämpats. Det motsvarar ett cut off värde om 7,61 procent. 5.1.3 Sammanställning fastställda urvalsparametrar Toleransnivå: 2 procent Behov av stratifiering: högvärdestrata med cut off värde om 7,61 procent (986 379 euro). 11
REVISION AV PROJEKT 5.2 Beskrivning av vald urvalsmetod och urvalsenhet 5.2.1 Fastställande av population och negativa belopp Vi har erhållit en datafil för urval från den förvaltande myndigheten den 8 januari 2015. Datafilen har följande karakteristika: Antal enheter med positiva belopp: 66 projekt Summa positiva belopp: 12 963 736 euro Antal enheter med negativa belopp: 1 projekt Summa negativa belopp: - 3 176 euro Populationen 3 har avstämts mot deklarerade utgifter i utgiftsdeklarationerna 2.19-2.22 4. Det uppstår en differens om 686 144 euro 5. Differensen avser privat direktfinansierade utgifter som inte är stödgrundande och hör till utgiftsdeklaration 2.1 2.18 dvs. tidigare års urval. Privat direktfinansierade utgifter ingår i godkända deklarerade utgifter i samtliga utgiftsdeklarationer. Den förvaltande myndigheten har ändrat redovisningsprincip från och med utgiftsdeklaration 2.19. Den förvaltande myndigheten har inte tagit med dessa uppgifter i tidigare års ekonomiska underlag och utgiftsdeklarationer. Därför uppstår en differens uppgående till 686 144 euro mellan utgiftsdeklaration 2.18 och 2.19. Differensen hänför sig till ackumulerade deklarerade medel. Alla projekt har haft en chans att falla ut för granskning. Enligt vår metod granskar vi alltid alla godkända kostnader oavsett finansieringsform. Därmed har alla utgifter också haft en chans att falla ut för granskning. Årets population fastställs till 12 963 736 euro och består av 66 projekt. 5.2.2 Granskning av negativa belopp Vi har, i enlighet med kommissionens riktlinjer för urval granskat samtliga negativa belopp. Syftet med granskningen av negativa belopp har varit att säkerställa att rätt belopp har reducerats från utgiftsdeklarationen. Revisionsmyndigheten har gjort en avstämning av transaktionerna mot beslut om återkrav. Beslut om återkrav har fattats mot bakgrund av en rapport från revisionsmyndigheten och i detta fall har det också säkerställts att fullständig korrigering har skett av samtliga belopp i denna rapport. Vi har bedömt att det negativa beloppet som ingår i utgiftsdeklaration 2.19 är korrekt. 5.2.3 Val av urvalsenhet Vi använder projekt som urvalsenhet. 3 12 960 560 euro (består av positiva 12 963 736 euro och negativa 3 176 euro). 4 53 165 745 euro (utgiftsdeklaration 2.22) minus 39 519 041 euro (utgiftsdeklaration 2.18)= 13 646 704 euro. 5 686 144 euro (13 646 704 12 960 560 euro). 12
REVISION AV PROJEKT 5.2.4 Val av urvalsmetod Eftersom populationens storlek är liten, mellan 50-150 enheter, bedöms en icke statistisk metod vara mest lämplig som urvalsmetod. Analysen av behov av stratifiering visar att det förekommer avsevärt högre värden i två utbetalningar i populationen (ett projekt). Vi har därför valt ut projektet med högre värden som en separat strata. Stratifiering av belopp över 986 379 euro har tillämpats. Det motsvarar ett cut off värde om 7,61 procent. 5.2.5 Beräkning och fastställande av urvalsstorlek Följande parameterar har använts vid beräkning av årets urval. Toleransnivå: 2 procent. Behov av stratifiering: Ja, på högvärdestrata. Vi har valt att tillämpa ett högvärdesstratum enligt beskrivning i avsnitt 5.1.2 och 5.2.4. Detta stratum omfattar ett projekt och har granskats i sin helhet. I det andra stratat har urvalet skett slumpmässigt av cirka 10 procent av projekten i populationen vilket motsvarar 7 projekt. Då projekten innehåller ett flertal projektpartners har dessutom ett slumpmässigt urval motsvarande 15 procent av projektpartners gjorts vilket motsvarar 2 projektpartners. Totalt har 3 157 479 euro granskats vilket motsvarar en granskningsprocent på 24,36 procent. 5.2.6 Beskrivning av förfarande för urval Våra urval har baserats på följande grunder: tidigare års resultat av projektgranskningar visar på en låg felprocent i detta operativa program och då förvaltnings- och kontrollsystemet tillhandahållit hög tillförlitlighet valdes därför 10 procent av sammanlagda urvalsenheter (projekt) ut kompletterat med 15 procent av alla projektpartners. Detta motsvarar ett urval om 8 projekt, samt granskning hos 2 projektpartners. Revisionsmyndigheten anser att valt tillvägagångssätt ligger inom ramen för vad riktlinjerna anger och urvalet bedöms vara representativt. 5.3 Vad som ingår i granskning av projekt Målet vid granskningen av projekt har varit att granska utgifterna i de slumpmässigt utvalda besluten om utbetalning i enlighet med gällande regelverk. Granskningarna har syftat till att bedöma om utgifterna är stödberättigande. Revisorerna har genomfört granskningarna på plats hos stödmottagarna under perioden augusti till september 2015. Granskningarna som genomförs under ESV:s 13
REVISION AV PROJEKT ansvar, har skett i enlighet med revisionsmyndighetens fastställda checklistor och har omfattat ansökan och beslut om stöd, ansökan och beslut om utbetalning med underlag samt övriga relevanta handlingar. Revisorerna har också inhämtat information om genomförandet från förvaltande myndighet. Vid respektive projektgranskning har vi kontrollerat samtliga utgifter som ingår i det utbetalningsbeslut som den förvaltande myndigheten har fattat utifrån projektets ansökan om utbetalning. Granskningen av utgifterna omfattar bland annat att: Ansökan om utbetalning och utbetalningsbeslutet är formellt korrekt. Underliggande fakturor/kvitton finns och är korrekta. Fakturorna överensstämmer med underliggande avtal. Utgifterna är betalda av stödmottagaren. Utgifterna har uppkommit efter korrekt upphandling. Personalkostnader styrks av tidrapporter och lönespecifikationer med mera. Utgifterna hör till projektet och aktuell period. Utgifterna är bokförda i projektets bokföring. Utgifterna är nödvändiga för projektets genomförande. Granskningarna av insatser omfattar även ett flertal generella kontroller av projektet förutom kontrollerna av de utgifter som hör till de utbetalningar som faller ut. Detta omfattar bland annat att: Projektets verksamhet är förenligt med det operativa programmet. Projektbeslutet är giltigt. Projektet särredovisar sina kostnader. Projektet inte bryter mot statsstödsreglerna. Eventuell modell för indirekta kostnader är korrekt beräknad och innefattar endast stödberättigande kostnader. Observationer på plats styrker att verksamheten har bedrivits på det sätt som projektet uppger. I de fall revisionsmyndigheten gör en iakttagelse av en felaktighet som bedöms kunna påverka även andra utbetalningar än den granskade lämnar vi en rekommendation till den förvaltande myndigheten att åtgärda även dessa. Sådana eventuella fel innefattas dock inte i det redovisade och extrapolerade felbeloppet i denna rapport. Inför expediering av rapporterna har den förvaltande myndigheten haft möjlighet att lämna synpunkter i sak. Den förvaltande myndighetens yttrande har alltid beaktats inför ärendets slutliga handläggning. 14
REVISION AV PROJEKT 5.4 Resultat projektrevisioner Vi har valt den metod för projicering som kommissionen anser mest lämplig för territoriella program. Den innebär att faktiskt fel projiceras först på projektet och sedan på programmet. Vi anser att den felprocent som på detta sätt beräknas inte är representativ för programmet eftersom de deltagande länderna har nationellt beslutade regelverk samt skilda nationella system för kontroll. Revisionsmyndigheten har bedömt att totalt 5 144,39 euro av granskat belopp inte är stödberättigande. Den faktiska felprocenten bedöms uppgå till 0,16 procent. Projicerat fel för populationen uppgår till 37 641,92 euro. Projicerad felprocent för populationen uppgår till 0,29 procent. Se avsnitt 11. Resultatet av de genomförda granskningarna visar endast smärre brister i förvaltnings- och kontrollsystemet. I 7 av de 8 granskade projekten har revisionsmyndigheten rapporterat avvikelser. Revisionsmyndighetens analys av iakttagna brister påvisar inte några systemfel i förvaltnings- och kontrollsystemet. Revisionsmyndighetens analys identifierar fem huvudsakliga felkategorier, nämligen: 1. Rekvirerade lönekostnader har tagits upp med för höga belopp 2. Utgift som inte kan kopplas till projektgenomförandet har rekvirerats 3. Utgifter som inte bedömts vara nödvändiga för projektets genomförande har tagits upp 4. Underlag som verifierar rekvirerade utgifter saknas 5. Moms har tagits upp som kostnad Revisionsmyndigheten har inte iakttagit några misstänkta bedrägerier. Sammanfattande uppgifter redovisas i tabell i avsnitt 9 och avsnitt 11. 5.5 Uppföljning av lämnade rekommendationer 5.5.1 Granskningar 2015 Revisionsmyndigheten har lämnat rekommendationer till den förvaltande myndigheten om att reducera kommande utgiftsdeklaration med de utgifter som vi har bedömt vara ej stödberättigande. Våra rekommendationer har, i tillämpliga fall, handlat om att den förvaltande myndigheten bör utreda om iakttagna felaktigheter förekommer i andra perioder än den granskade och att de i så fall ska reducera kommande utgiftsdeklaration med dessa felbelopp. Den förvaltande myndigheten har lämnat svar på samtliga rapporter. Av svaren framgår att de kommer att följa revisionsmyndighetens rekommendationer. 15
REVISION AV PROJEKT Revisionsmyndigheten bedömer att de avvikelser vi iakttagit vid granskningar av utgiftsdeklaration 2.19 2.22 inte är systembetingade. Iakttagna avvikelser är inte koncentrerade till någon enskild region eller viss typ av organisation och är inte heller specifika för ett visst utgiftsslag. 5.5.2 Granskningar 2014 Revisionsmyndigheten har följt upp iakttagna oriktigheter i de projektgranskningar vi genomfört. Den förvaltande myndigheten har skickat kopior av beslut om återkrav eller andra åtgärder till revisionsmyndigheten löpande. Den förvaltande myndigheten har även på revisionsmyndighetens begäran gjort en utredning av samtliga personalkostnader inom ett projekt och fattat beslut om återkrav på de delar som de funnit ej stödberättigande. Revisionsmyndigheten godtar de åtgärder som förvaltande myndighet har vidtagit. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltande myndighet har åtgärdat alla de rekommendationer som vi lämnade år 2014. 5.6 Slutsats Program inom territoriellt samarbete har specifika karaktäristika. De är ofta relativt små program med få projekt uppdelade på partners i olika länder. Programmen är uppbyggda utifrån nationella regelverk som kompletterar ett övergripande program med ansvariga myndigheter i en av medlemsstaterna. De ansvariga myndigheterna har inte mandat att tolka och pröva de nationellt beslutade regelverken om utgifters stödberättigande eller utformning av nationella kontroller med mera. Detta leder till att ett icke statistiskt urval ofta är den lämpligaste urvalsmetoden, vilket också är fallet i detta program. Att projicera fel i ett icke statistiskt urval på delar av programmen som inte är homogena gör att den projicerade felprocenten inte kan anses vara representativ för programmet. Revisionsmyndigheten uttalar sig ändå i enlighet med kommissionens uppfattning om att detta ger den bästa uppskattningen av felet i programmet. Den projicerade felprocenten i populationen uppgår till 0,29 procent och är därmed lägre än EU-kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Revisionsmyndigheten bedömer därmed att de granskade utgifterna för den aktuella referensperioden, och som deklarerats i utgiftsdeklaration 2.19 2.22 är fria från väsentliga fel. Revision av projekten visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillfredsställande. 16
SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Revisionsmyndigheten använder sig av resultatet från revisioner av insatser som utförs i länder där revisionsmyndigheten inte har någon rätt att utföra någon revision. Group of Auditors har bildats för att hantera denna del av revisionsarbetet. Det har överenskommits genom Group of Auditors interna riktlinjer, att medlemmarna är ansvariga för att de revisorer som engagerats för dessa ändamål kommer att utföra arbetet i enlighet med god revisionssed. Medlemmarna i Group of Auditors ansvarar för att revision utförs i varje deltagande stat. I praktiken koordinerar revisionsmyndigheten revisionsarbetet genom Group of Auditors och genom revisionsstrategin. Revisionsmyndighetens sammanställning av iakttagelser till en årlig rapport bygger främst på det ansvar och på det uppdrag som åligger varje enskild medlem av Group of Auditors. Detta ansvar finns beskrivet i de interna riktlinjerna 6. Medlemmarna ska rapportera iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Under mars 2015 har ett möte hållits i Group of Auditors i Stockholm. Övrigt erfarenhets- och informationsutbyte sker även mellan mötena via mail och telefon. Programmets förvaltande och attesterande myndigheter är belägna i Sverige. Det har därför inte funnits något behov av att koordinera systemrevisionsarbetet. 7 Uppföljning av tidigare års revisioner Se avsnitt 4.1 ovan och tabellen i avsnitt 10 för en sammanfattande bedömning. 8 Övriga frågor 8.1 Avsteg från revisionsplanen Vi har följt den reviderade indikativa revisionsplanen som presenterades inför det bilaterala samarbetsmötet. Revisionsmyndighet har genomfört tre systemrevisioner under år 2015. De tre genomförda revisionerna har expedierats i slutet av 2015 7. Vi har beaktat resultaten från dessa revisioner i den samlade bedömningen av programmets förvaltnings- och kontrollsystem. Vi redovisar resultaten av revisionerna i kapitel 4 ovan. 6 Rules of procedure. 7 Expeditions datum: 18 november (diarienummer 6.2-496/2015), 27 november (diarienummer 6.2-452/2015) och 27 november (diarienummer 6.2-457/2015). 17
ÖVRIGA FRÅGOR 8.2 Kompletterande urval Kompletterande urval har inte gjorts. 8.3 Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet Den sammanlagda bedömning som revisionsmyndigheten lämnar vilar på både genomförda systemrevisioner och revisioner av insatser för revisions- och referensperioden om operativa programmets förvaltnings- och kontrollsystem. Bedömningen av varje nyckelkrav har vi gjort med beaktande av de bedömningskriterier som varit tillämpliga i respektive systemgranskning. I bedömningarna har vi även beaktat resultat från tidigare års granskningar. Revisionsmyndigheten bedömer att tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet är hög. 18
Fond Referens (CCI-nr) Europeiska regionala utvecklingsfo nden (ERUF) CCI2007 CB163PO 032 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Program Utgifter som deklarerats under referensåret Utgifter under referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision Oegentliga utgifter i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populationen Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegentliga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlagda deklarerade utgifter (kumulativt) Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (5.) (1.) (2.) Belopp % Belopp % (5.) Interreg IV A Nord 13 646 704 euro 3 157 479 euro 24,36 % 5 144,39 euro 0,16 37 641,92 euro 0,29 E.T E.T 53 165 745 euro 11,51 % 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program ska uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 5. SEK avser bokfört belopp, euro är deklarerat belopp, där bokfört belopp omräknats månadsvis till den kurs EU-kommissionen har fastställt. 19
TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER EXPEDIERADE SEDAN FÖRRA ÅRLIGA KONTROLLRAPPORTEN 10 Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten Systemgranskningar för Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg IV A Nord CCI 2007CB163PO032 Revisionsåret 2014/2015 Revisionsmyndighet: Ekonomistyrningsverket, Avdelningen för EU-revision Tre systemrevisioner har genomförts efter revisionsåret. Nedanstående tabell sammanfattar resultaten från genomförda systemrevisioner. Datum för revision Org. som granskats Namn på granskningen Iakttagelse Rekommendation Dnr på ursprungsgranskning Systematiska fel och vidtagna åtgärder Uppskattning finansiell påverkan (om tillämpligt) November 2015 Förvaltande myndighet vid Länsstyrelsen i Norrbottens län Revisionsrapport avseende systemgranskning av Länsstyrelsen i Norrbottens läns, förvaltande myndighets, arbete med processer för avslut av projekt för Interreg IV A Nord Inga. Se avsnitt 4.1.1 Inga. Se avsnitt 4.1.1 E.T E.T E.T Revisionsrapport avseende systemgranskning för processen på platsbesök enligt 13.2b/1828 för Länsstyrelsens program Interreg IV A Nord. Inga. Se avsnitt 4.1.2 Inga. Se avsnitt 4.1.2 E.T E.T E.T Revisionsrapport avseende systemgranskning av processen för återkrav, OLAF_rapportering mm för Länsstyrelsens program Interreg IV A Nord Inga. Se avsnitt 4.1.3 Inga. Se avsnitt 4.1.3 E.T E.T E.T 20 Aktuell status öppen/stängd Stängd Stängd Stängd
TABELL 11 Tabell NON-STATISTICAL M ODEL - NO STRATIFICATION APPLIED TOTAL PROJECTED ERROR ESTIM ATION Strata information Strata Total N (positive) 66 66 n 8 8 Sample BV 3 157 479 3 157 479 Strata BV 12 963 736 12 963 736 Error estimation Cut-off applied by AA for High Value Units n.a - population <50 986 379,00 Tolerable error (2%) 2,00% 259 274,72 M ean per unit method Ratio method Projected population error (EE) 37 956,71 37 641,92 Projected error rate 0,29% 0,29% A mount o f Exp end it ure Projected Sample of PPs No of sampled V alue of V erification Ineligible Error Applicant Project Reference LP aud it ed certified by Operation or % V e r i f i e d Operation Audited PPs Checks Exp end it ure Rate Strata Payment Claim sampled Error Low value strata Ökad tillväxt med jämställdhet och mångfald som verktyg 153980 n.a n/ a 2 2 138 927,00 97 606,00 70,26% 541 0,55% 770 Traditionell ekologisk kunskap 154414 n.a n/ a n/ a n/ a 57 023,00 57 023,00 100,00% 32 0,06% 32 HighBio2 157405 n.a n/ a 3 3 314 007,00 125 715,00 40,04% 938 0,75% 2 342 Forum för Industriell Framtid 161690 n.a n/a 1 1 341 404,00 341 404,00 100,00% 148 0,04% 148 ECEH 164736 n.a n/a 3 3 206 171,00 39 342,00 19,08% 53 0,13% 276 RE-COLL 164853 n.a n/ a 2 2 66 555,00 42 889,00 64,44% 105 0,24% 162 Först udie inf ör regionalt samarbet e inom sceniska konstformer 172728 n.a n/a n/a n/a 20 384,00 20 384,00 100,00% - 0,00% - Total 1 144 471,00 724 363,00 1 815,05 3 729,10 0,33% Average ineligible 533 A mount o f Exp end it ure Projected Sample of PPs No of sampled V alue of V erification Ineligible Error Applicant Project Reference LP aud it ed certified by Operation or % V e r i f i e d Operation Audited PPs Checks Exp end it ure Rate Strata Payment Claim sampled Error High value strata Resecentrum Haparanda 159677 n.a n/ a 1 1 2 433 116,00 2 433 116,00 100,00% 3 329 0,14% 3 329 Total 2 433 116,00 2 433 116,00 100,00% 3 329,34 3 329,34 0,14% Average ineligible 3 329 Total Value Audited 3 157 479,00 % Audited 24,36% 21
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se