PALASSO EKONOMI Användarhandbok

PALASSO EKONOMI Användarhandbok Version 5.1 Rev D 2009-03-06

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-2 PALASSO EKONOMI Revision D Mars 2009 Dokumentbeteckning: ANVÄNDARHANDBOK Logica Box 6001 Magasin 3, Löfbergskajen 651 28 KARLSTAD Palasso och LSS är varumärken som tillhör Logica. Windows, Word och Excel är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Copyright Logica 2006-2009. Licensierad användare av system från Logica får fritt kopiera handböckerna för dessa system.

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-3 0 Denna handbok 0.1 Innehållsförteckning 0 Denna handbok 0-3 0.1 Innehållsförteckning 0-3 0.2 Revisionshistoria 0-6 0.3 Syfte 0-7 0.4 Målgrupp 0-7 0.5 Uppbyggnad 0-7 1 Allmänt 1-1 1.1 Översikt 1-1 1.2 Allmänt 1-1 1.3 Ekonomi i Palasso-portalen 1-2 1.4 Vägen till korrekt kontering 1-3 2 Styra 2-1 2.1 Inrapportering av kontering 2-1 2.1.1 Inledning 2-1 2.1.2 Tillåtna värden 2-2 2.1.3 Ledtexter 2-4 2.1.4 Samband mellan värden 2-5 2.1.5 Visa/Dölj 2-7 2.2 2.3 2.4 Styrvärden kopplade till koncern 2-8 2.2.1 Inledning 2-8 2.2.2 Grundläggande styrvärden 2-8 2.2.3 Avgifter 2-11 2.2.4 Betalningsmottagare 2-12 2.2.5 Dimensioner 2-13 2.2.6 Ekonomirapporter 2-14 2.2.7 Löneartsgrupper 2-15 Styrvärden kopplade till redovisningsenhet 2-17 2.3.1 Inledning 2-17 2.3.2 Grundläggande styrvärden 2-17 2.3.3 Koppling avgift procent 2-18 2.3.4 Procentsatser 2-20 2.3.5 Koppling löneart avgift 2-21 Övriga styrvärden 2-22 2.4.1 Löneart 2-22 2.4.2 Anställningskategori 2-23 2.4.3 Ålderskategori 2-23 3 Rapportera 3-1 3.1 3.2 Inledning Regelverk 3-1 3-3 3.2.1 Inledning 3-3 3.2.2 Gemensamma termer och funktioner 3-3 3.2.3 Löneart/Löneartsgrupp 3-5 3.2.4 Motkonteringar 3-9 3.2.5 Avgifter 3-10

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-4 4 5 6 7 3.3 3.4 Normalkontering 3-12 Avvikande kontering 3-12 3.4.1 Lönehändelse 3-12 3.4.2 Kontering av resa 3-12 3.4.3 Personlig konteringssträng 3-12 Kontrollera 4-1 4.1 4.2 Inledning Regelverk 4-1 4-1 4.2.1 Kontroll 4-1 4.2.2 Felmeddelanden 4-3 4.2.3 Utskrift 4-7 4.3 Konteringar (Kontroll mot kodplan) 4-11 Kontera/generera 5-1 5.1 5.2 Inledning 5-1 Kontera 5-1 5.2.1 Dela upp lönehändelse 5-1 5.2.2 Hämta konteringsregel 5-3 5.2.3 Kontera lönehändelse 5-3 5.3 Generera 5-4 5.3.1 Generera avgift 5-4 5.3.2 Skapa motkontering 5-5 5.3.3 5.3.4 Generera bokföringstransaktion Generera rapporter 5-5 5-5 5.3.5 Skapa underlag för ytterligare rapporter och analys 5-5 Verifiera 6-1 6.1 Underlag för skattedeklaration 6-1 6.2 6.3 6.4 6.5 Följesedel vs lönelista Kåpa och IÅP Specifikation av bokföringsfil Standardrapporter från ekonomimodulen 6-1 6-1 6-1 6-2 6.6 Felmeddelande från ekonomimodulen 6-3 6.6.1 Inledning 6-3 6.6.2 Fel som orsakar avbrott 6-3 6.6.3 Övriga fel 6-3 Specialfunktioner 7-1 7.1 Administration - Skapa bokföringsfil från tidredovisning 7-1 7.1.1 Inledning 7-1 7.1.2 Urval 7-1 7.1.3 Kontera 7-2 7.1.4 Beräkna belopp 7-2 7.1.5 Bokföringsfil 7-3 7.1.6 Rapporter 7-3 7.2 Bokföring av semesterskuld 7-4 7.2.1 Initiering 7-4 7.2.2 Beskrivning 7-4 7.2.3 Indata 7-4 7.2.4 Beräkning 7-4 7.3 7.4 Den 13:e lönekörningen Representation 7-7 7-8 7.4.1 Inledning 7-8 7.4.2 Inrapportering 7-8 7.4.3 Beräkning 7-8 7.4.4 Exempel 1 - Lunch 2 personer 500 Kr 7-9 7.4.5 Exempel 2 - Lunch 2 personer 140 kr 7-9

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-5 7.4.6 Kontering 7-10 7.5 Bokföring av valuta 7-11 7.5.1 Inledning 7-11 7.5.2 Inrapportering 7-11 7.5.3 Ekonomimodulen 7-11 7.6 Kåpan Extra 7-11 7.7 Specialrapporter 7-12 7.7.1 Specificerat utbetalningsunderlag 7-12 7.7.2 Utökat utbetalningsunderlag 7-12 7.7.3 Summerat utbetalningsunderlag 7-13 8 Användningsfall (Så här gör du när du vill..) 8-1 8.1 Inledning 8-1 8.2 Avgifter 8-1 8.2.1 Byta procentsats på avgift 8-1 8.2.2 Koppla sociala avgifter till en löneart 8-1 8.2.3 Skapa en egen avgiftskontering för en anst.kategori 8-2 8.2.4 Ta bort en social avgift 8-4 8.2.5 Ändra kontering av social avgift 8-4 8.3 Bokföringsfil 8-6 8.3.1 Komprimera en bokföringsfil 8-6 8.3.2 8.3.3 Ändra standardtextens placering i verifikationstext Få bokföringsfil upp delad på två filer 8-6 8-6 8.4 Dimensioner 8-7 8.4.1 Lägga till en dimension 8-7 8.4.2 Ändra ledtext för dimension i inrapporteringsbild 8-7 8.5 Kontering 8-8 8.5.1 8.5.2 Lägga upp en ny konteringsregel för en löneart Se hur en löneart konteras 8-8 8-9 8.5.3 Skapa en konteringsregel för en anställningskategori 8-9 8.5.4 Skapa en konteringsregel för en hemvist 8-10 8.5.5 Vill att avvikande kontering inte ska påverka moms 8-11 8.5.6 Ändra en konteringsregel 8-12 8.5.7 Ändra en motkontering 8-12 8.6 Rapporter etc. 8-13 8.6.1 8.6.2 Lägga in en löneartsgrupp på följesedeln Ta bort en fast rapport 8-13 8-14 8.6.3 Skapa en lista över löneartsgrupp löneart 8-14 8.6.4 Skapa ett specificerat utbetalningsunderlag 8-15 8.7 Övrigt 8-15 8.7.1 Ändra en lönearts grupptillhörighet 8-15 8.7.2 Ändra löneartsgruppsbenämning 8-16 9 Frågor och svar 9-1 9.1 Kontering 9-1 9.2 9.3 9.4 9.5 Avstämning Felmeddelanden / avbrott Sociala avgifter Övrigt 9-2 9-3 9-4 9-5 10 Bilagor 10-1 10.1 Definierade ekonomisystem 10-1 10.2 10.3 10.4 Agresso-varianter Definierade sociala avgifter Postbeskrivning kodplan från ekonomisystem 10-2 10-3 10-4 10.5 Exempel på standardrapporter 10-5 10.5.1 Följesedel 10-5

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-6 11 10.5.2 Utbetalningsunderlag Sammanställning 10-6 10.5.3 Specificerat utbetalningsunderlag 10-7 10.5.4 Specifikation av bokföringsfil Per konto 10-8 10.5.5 Specifikation av bokföringsfil Per grupp 10-9 10.5.6 Specifikation av bokföringsfil Per löneart 10-10 Index 11-1 0.2 Revisionshistoria Rev A 2006-06-15 Första utgåvan. Rev B 2006-10-23 Kapitlet Kontrollrutiner är nytt. Avsnittet Pensions premie/avtalsförsäkring under Från löneberäkning till bokföring - Generera avgift är nytt. Under Styrande information och egenskaper - Ko ncern - Indikatorer som styr behandlingen ha r en text om summering av bokföringsfil lagts till. Rev C 2007-10-23 Ny version till 5.0 Textändringar i ett stort antal kapitel. Kapitlet Övriga rapporter har tillkommit och kapitlet Kontrollrutiner har flyttats in under detta. Rev D 2009-03-16 Ny version till 5.1 Omdisponeringar av texter till nya kapitel och avsnitt

Användarhandbok EKONOMI Sida 0-7 0.3 Syfte Denna handbok ska beskriva: hur lönehändelser och avgifter konteras vilken information som krävs för att konteringen ska bli korrekt sambandet mellan olika typer av information registervård av styrvärden och konteringsregler 0.4 Målgrupp Användare som: har tillgång till den nya ekonomimodulen ska underhålla konteringsregler och övrig styrande information. 0.5 Uppbyggnad Efter en inledande, och översiktlig, information beskrivs processen att skapa en korrekt kontering i fem kapitel. Sedan kommer ett kapitel som beskriver de specialfunktioner som kan beställas och sättas upp. Detta följs av två kapitel som ska utgöra ett stöd för dig i ditt fortsatta arbete med konteringar och regelverk. Det ena av dessa kapitel innehåller instruktioner för de vanligaste åtgärderna medan det andra ger svar på vanliga frågor.

Användarhandbok EKONOMI Sida 1-1 1 Allmänt 1.1 Översikt 1.2 Allmänt Ekonomimodulen i Palasso utgör länken mellan lönesystemet och ekonomisystemet. Den anställdes normalkontering, avvikande konteringar, personliga konteringssträngar och uppsatta konteringsregler utgör grunden när ekonomimodulen kopplar en kontering till lönehändelsen beräknar och konterar sociala avgifter skapar motkonteringar (för att bokföringsfilen ska balansera) skapar bokföringstransaktioner.

Användarhandbok EKONOMI Sida 1-2 1.3 Ekonomi i Palasso-portalen Applikationer under Ekonomi

Användarhandbok EKONOMI Sida 1-3 1.4 Vägen till korrekt kontering Processen som leder till att en korrekt bokföringsfil kan skickas vidare till ekonomisystemet kan delas in i fem steg: 1.Styra 4.Kontera / 2.Rapportera 3.Kontrollera 5.Verifiera generera Styra Det finns olika typer av styrvärden som alla bidrar till att styra hur konteringar kommer in i Palasso, hur man kan bygga upp regelverket och utseendet på bokföringsfilen. Rapportera De tre viktigaste faktorerna som styr hur en lönehändelse konteras är regelverket, den anställdes normalkontering och avvikande konteringar kopplade till lönehändelsen. Kontrollera Innan man startar ekonomikörningen som skapar bokföringsfilen bör man utföra formella kontroller av regelverk och de konteringar som finns lagrade i Palasso Kontera/generera Detta är själva ekonomikörningen. Lönehändelser och sociala avgifter konteras, rapporter och bokföringsposter genereras. Verifiera Innan du kan ge klartecken för inläsning av bokföringsfilen i ekonomisystemet finns det ett antal avstämningar som du måste göra för att verifiera att konteringen är korrekt.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-1 2 Styra 2.1 Inrapportering av kontering 2.1.1 Inledning I detta kapitel beskrivs inte enbart hur man ska uppdatera innehållet i kodplanen utan dessutom hur man ändrar dimensionernas ledtexter, sambandskontrollerna samt styr visning vid inrapportering av kontering. När fönstret öppnas visas fliken Kodplan. Styrvärden - Kodplan Välj redovisningsenhet under Rednr.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-2 2.1.2 Tillåtna värden Först och främst ska tillåtna värden och sambandskontroller läsas in automatiskt från ekonomisystemet. På så sätt har man alltid tillgång till den uppsättning som finns i ekonomisystemet. Bilaga 3 Postbeskrivning kodplan från ekonomisystem visar filutseendet på kodplanen som ska läsas in i Palasso. Ibland kan man dock vara tvungen att manuellt påverka kodplanen. I kodplanen ligger tillåtna värden för varje dimension. Det är bland dessa som du sedan kan välja när du registrerar konteringar i Palasso. Inrapporteringen kan styras så att du 1. måste välja ett giltigt värde från kodplanen (Med giltigt menas att löneperioden i Palasso ryms i värdets from-tomintervall) 2. varnas om du anger ett värde som inte finns i kodplanen eller väljer ett värde som inte längre är giltigt 3. kan lägg in vilket värde du vill Normalfallet är att kodplan importeras från ekonomisystemet, men det kan finnas tillfällen när man manuellt måste ändra eller lägga till något. Viktigt! När ni läser in en ny kodplan från ekonomisystemet försvinner de manuella uppdateringar som ni har gjort i kodplanen. Lägga till ett nytt värde 1 Välj Konteringsbegrepp i Konteringsbegrepp. Under Urval visas de värden som finns för konteringsbegreppet. Markören står under Kod i redigeringsfälten. 2 Skriv in det nya värdet samt benämning och giltighetsdatum (Fr.o.m. och T.o.m.). När du skriver något i fältet Fr.o.m tänds knappen Lägg till. 3 Klicka på Lägg till 4 Upprepa från 3 för varje nytt värde som du vill lägga in. 5 Klicka på Spara. Ändra attribut för ett värde 1 Välj Konteringsbegrepp i Konteringsbegrepp. Under Urval visas de värden som finns för konteringsbegreppet. 2 Markera den rad du vill göra ändring på och klicka på Ändra, eller dubbelklicka på raden Informationen flyttas till redigeringsfälten.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-3 3 Ändra benämning eller giltighetsdatum, klicka på Lägg till. 4 Upprepa från 3 om du vill ändra på fler rader. 5 Klicka på Spara. Ta bort ett värde 1 Välj Konteringsbegrepp i Konteringsbegrepp. Under Urval visas de värden som finns för konteringsbegreppet. 2 Dubbelklicka på den rad du vill ta bort. Informationen flyttas till redigeringsfälten. 3 Klicka på Ta bort. 4 Upprepa från 3 om du vill ta bort fler rader. 5 Klicka på Spara.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-4 2.1.3 Ledtexter I inrapporteringsbilderna för konteringar så finns det rubriker för de olika konteringsbegreppen. Du kan justera dessa så att det underlättar vid inrapporteringen. 1 Välj fliken Rubriker Fliken Styrvärden Kodplan Rubriker Under Urval visas konteringsbegreppen för den redovisningsenhet som du har valt. 2 Välj vilken dimension du vill ändra texten för genom att markera den och klicka på Ändra eller genom att dubbelklicka på raden. 3 Ändra texten i fältet Kortnamn. 4 Klicka på Lägg till. 5 Upprepa från 3 om du vill ändra kortnamn för fler konteringsbegrepp. 6 Klicka på Spara.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-5 2.1.4 Samband mellan värden Kontrollen vid inrapportering av kontering kan göras ännu mer avancerad om du lägger till sambandskontroller. Detta innebär att ditt urval av tillåtna värden begränsas ytterligare beroende på vad du har registrerat i ett tidigare konteringsbegrepp. Skapa sambandskontroll 1 Välj fliken Sambandskontroller. Fliken Styrvärden Kodplan Sambandskontroller 2 Välj vilket konteringsbegrepp du vill skapa ett samband från, alltså det som skall vara styrande. 3 Välj vilken kod samband skall skapas för, genom att markera aktuell kod. 4 Välj vilket konteringsbegrepp som ska påverkas. Här kan du välja enskilda värden eller ett intervall. Du kan också välja att skapa ett undantag. D.v.s. att en kod inte är tillåten. Dessa beskrivs var för sig nedan. 5 När du är klar: Klicka på Spara Skapa samband mellan ett fåtal enskilda värden 1 Markera Enskilt värde i fältet Värde. 2 Markera vilken kod du vill skall kunna användas och klicka på Koppla. Du kan också markera flera koder med hjälp av CTRL-TANGENTEN. Skapa samband mellan ett intervall av koder 1 Markera Från/till värde i fältet Värde.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-6 En ny ruta visas: 2 Skriv i Från värde vilken som skall vara den första giltiga koden. 3 Skriv i Till värde vilken som skall vara den sista giltiga koden 4 Klicka på Koppla Skapa samband med undantag av ett fåtal enskilda koder 1 Markera Enskilt värde i Fältet Värde. 2 Markera Undantag genom att klicka i rutan. 3 Markera vilken kod du inte vill skall kunna användas och klicka på Koppla. Du kan också markera flera koder med hjälp av CTRL-TANGENTEN. Skapa samband med undantag av ett intervall av koder: Markera Från/till värde i Fältet Värde. En ny ruta visas: Skriv i Från värde vilken som skall vara den första ogiltiga koden. Skriv i Till värde vilken som skall vara den sista ogiltiga koden. Markera Undantag genom att klicka i rutan. Klicka på Koppla. Du kan blanda mellan enskilda koder, intervall och undantag i ett och samma samband. Ta bort ett samband 1 Välj fliken Sambandskontroller. Fönstret Sambandskontroller öppnas. 2 Välj vilket konteringsbegrepp du vill ta bort ett samband från, det som är styrande. 3 Välj vilken kod du vill ta bort samband för, genom att markera aktuell kod.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-7 Befintliga samband fylls med de sambandskopplingar som är sparade tidigare. 4 Markera vilken koppling du vill ta bort. 5 Klicka på Ta bort. 2.1.5 Visa/Dölj Visning och sökning av kodplan kan ibland upplevas ta lång tid. Det finns många koder i en kodplan och därför finns en funktion som kan stänga av visningen av kodplan med automatik i respektive del där kodplan visas; Egenrapportering, Tillägg (förenklad inrapportering), Res och Lön. Om visningen av kodplanen är avstängd kan du alltid ta fram den genom att trycka funktionstangent F3 eller använda sök-knappen när du står i fältet för inrapportering av koder. 1 Välj fliken Visa/Dölj. Fönstret Visa/Dölj öppnas. Fönstret Registervård Kodplan Visa/Dölj 2 Markera det System du vill göra förändring på. Inrapporteringsfältet blir tillgängligt. 3 Markera Ja eller Nej i Visas. 4 Klicka på Spara. 5 Börja om från punkt 2 om du vill förändra visning av kodplan för fler system.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-8 2.2 Styrvärden kopplade till koncern 2.2.1 Inledning Begreppet koncern är centralt när det gäller ekonomimodulen. Grundmeningen med är att informationen i första hand ska kopplas till koncernen och endast i undantagsfall vara kopplade till redovisningsenhet eller andra organisatoriska enheter. Till koncernen knyts de egenskaper som är gemensamma för samtliga redovisningsenheter som ingår i koncernen. 2.2.2 Grundläggande styrvärden Fliken Styrvärden Koncern Benämning Detta är det långa namnet på koncernen. I koncerner med bara en redovisningsenhet är denna benämning densamma som benämningen på redovisningsenheten. Kortnamn Kortnamnet visas i rubrik, eller fot, på rapporterna från ekonomimodulen. Detta är ofta en förkortning, t.ex. SMHI, SCB, AF Bokföring av semesterskuld Indikator som styr om ekonomimodulen ska skapa bokföringsposter för semesterskuld samt om dessa ska läggas i en egen fil eller ingå i bokföringsfilen för lönehändelser. Dubbelanställd Används inte.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-9 Ekonomisystem och variant Valet av ekonomisystem styr utseendet på bokföringsfil samt vilka, och hur många, dimensioner som ekonomisystemet kan ta emot. Användaren kan inte själv lägga upp eller ändra kopplingen till ekonomisystem. Istället kommer man överens med Logica hur uppsättningen ska se ut. För vissa av ekonomisystemen finns det olika varianter. Det kan t.ex. handla om vilken information som ska finnas i bokföringspostens verifikationstext. Koncernens uppsättning gäller för de redovisningsenheter inom koncernen som inte har en egen, avvikande, uppsättning. Logica sätter upp styrparametrar på uppdrag från kunden. Bilagan Definierade ekonomisystem visar till vilka ekonomisystem som Palasso har integrationer. Styrande datum för kontering Styr vilket datum som ska användas för att hämta rätt konteringsregel för lönearten/gruppen. Normalfallet är att använda lönehändelsens fr.o.m.-datum. De olika alternativen är: lönehändelsens fr.o.m.-datum föregående månads första dag för lönehändelser med datum före detta datum innevarande månads första dag för lönehändelser med datum före detta datum dagens datum (körningsdagen) för lönehändelser med datum före innevarande månads första dag dagens datum (körningsdagen) för samtliga lönehändelser. Delad bokföringsfil i månad Vanligtvis skapar ekonomimodulen en bokföringsfil vid varje månadsproduktion. Vid vissa produktioner (halvår, helår) kan det dock vara önskvärt att dela upp bokföringstransaktionerna på två filer. Den första innehåller lönehändelser som är kopplade till period före innevarande månad (t.ex. sjukavdrag, övertidstillägg) medan den andra filen innehåller lönehändelser kopplade till innevarande månad (t.ex. månadslön, fasta tillägg, preliminär skatt). Organisation för konteringsregler Man kan välja om konteringsregler ska kunna kopplas till organisation/funktion eller hemvist. Man kan också ange att man endast ska kunna koppla konteringsregler till de organisatoriska enheterna koncern och redovisningsenhet. Anställningskategori för konteringsregler Genom att ange en kategorikod styr man vilken typ av kategori som används som anställningskategori i konteringsreglerna. Det kan handla om kategori kopplad till anställningslöneart eller kategori kopplad till anställd.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-10 Se även Övriga styrvärden. Nivå för summering av bokföringsfil En enskild lönehändelse kan splittras upp till flera lönehändelser beroende på att olika normalkonteringar/konteringsregler gäller för den tid som begränsas av lönehändelsens fr.o.m-t.o.m-intervall. För varje lönehändelse beräknar Palasso även de avgifter som regelverket anger. Detta sammantaget innebär att Palasso genererar ett stort antal bokföringstransaktioner och att bokföringsfilen blir stor. För att få ner storleken på bokföringsfilen kan Palasso summera bokföringstransaktionerna. Bokföringsfilen kan antingen summeras på unik konteringssträng per anställning. Detta innebär att summeringen inte blir så omfattande, men bokföringsfilen blir mindre och bokföringstransaktionerna behåller även eventuell personspecifik information. För de installationer där det inte finns någon personspecifik information i bokföringsposterna kan man välja summering på unik konteringssträng. Bokföringsfilens storlek minskas då radikalt. Standardtext i verifikation Detta berör endast de som har Agresso. Standardtexten Löner Palasso ååmm läggs vanligtvis först i verifikationstexten. Detta kan dock ställa till problem om man har ytterligare information (som namn, personnummer) i verifikationstexten. Det kan leda till att man i vissa funktioner i Agresso inte ser personinformationen utan bara standardtexten. Du kan styra standardtextens placering i verifikationstexten genom att välja Standardtext i början av ver.txt, Ingen standardtext eller Standardtext i slutet av ver.txt

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-11 2.2.3 Avgifter Styrvärden - Koncern - Övriga styrvärden - Avgifter Ekonomimodulen konterar inte bara lönehändelser. Den kan också beräkna och kontera olika sociala avgifter som koncernen måste redovisa, och betala in till externa intressenter. Alla koncerner har inte samtliga avgifter utan detta kan variera. Därför måste man ange vilka avgifter som ska beräknas för koncernen. Man väljer, bland de avgifter som hanteras av Palasso, vilka avgifter som ska beräknas för samtliga redovisningsenheter inom koncernen. Bilagan Definierade sociala avgifter visar vilka sociala avgifter som Palasso är förberett för. Typ av avgift Benämningen på avgiften. From-Tom Datumintervall då den sociala avgiften ska beräknas. Är alltid hela månader d.v.s. fr.o.m. den första kalenderdagen i en månad till den sista. Om t.o.m. saknas beräknas avgiften tillsvidare.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-12 2.2.4 Betalningsmottagare Styrvärden - Koncern - Övriga styrvärden - Betalningsmottagare Ekonomimodulen skapar bl.a. två olika typer av utbetalningsunderlag. Dels ett som visar en sammanställning av belopp och dels ett specificerat underlag med en sida per avgift som ska betalas till externa intressenter. Exempel på sådana avgifter är arbetsgivaravgift och pensionspremie. För att en avgift ska komma med på det specificerade utbetalningsunderlaget måste denna rapport var kopplad till koncernen och avgiften kopplad till en betalningsmottagare. Se även avsnitten Styra Styrvärden kopplade till koncern och Specialfunktioner Specificerat utbetalningsunderlag. Namn Namn på mottagaren Konto Kontot där pengarna ska sättas in Adress, c/o adress, postnr, postanstalt Mottagarens adress

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-13 2.2.5 Dimensioner Styrvärden - Koncern Övriga styrvärden - Dimensioner Valet av ekonomisystem styr hur många dimensioner som kan levereras. Koncernen väljer bland dessa och kopplar dessutom egenskaper till dessa. Det handlar om ledtexter och längder på dimensionerna. Viktigt! Dessa ledtexter visas i standardrapporterna från ekonomimodulen och har inget att göra med ledtexterna i inrapporteringsbilderna för kontering. Se även avsnittet Styra Inrapportering av kontering. En kontering består av ett antal konteringsbegrepp. Dessa begrepp kallas i Palasso för dimensioner. Exempel på dimensioner är konto och kostnadsställe. När man har kopplat ett ekonomisystem till koncernen kan man ange vilka av ekonomisystemets dimensioner som koncernen använder. Till varje dimension kopplas ett antal egenskaper. Endast de dimensioner som koncernen använder definieras. Nr Dimensionens nummer i Palasso Klartext Beteckning på dimensionen Korttext Kortnamn som används i rapporter From Tom Datumintervall då dimensionen är aktuell. Är alltid hela månader d.v.s. fr.o.m. den första kalenderdagen i en månad till den sista. Om t.o.m. saknas används dimensionen tillsvidare.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-14 2.2.6 Ekonomirapporter Styrvärden - Koncern Övriga styrvärden - Ekonomirapporter Man anger vilka ekonomirapporter som ska skapas. När det gäller Följesedel och Utbetalningsunderlag Sammanställning så kan man, till viss del, styra rapportens innehåll. Detta sker genom att man väljer vilka löneartsgrupper som ska finnas med på rapporten samt den inbördes ordningen mellan dessa. Endast definierade löneartsgrupper är tillåtna. För att ändra på rapportens utseende måste du markera rapporten och klicka på Specificera. Summatyp anger vilka belopp som ska presenteras för löneartsgruppen. Det kan vara endast belopp eller belopp underlagssumma och belopp. Vissa rapporter har en underrubrik som heter Övrig information. Där kan man lägga en förklarande text. Det är oftast en beskrivning av hur rapporten ska kontrolleras och hanteras. Du når den förklarade texten genom att markera rapporten och klicka på Informationstext. Rapport Rapportens namn Övrig information Anger om rapporten ska innehålla övrig information. Knappen Informationstext aktiveras om rapporten är markerad och Övrig information har markerats. Godkännes Anger om rapporten ska innehålla rader för underskrift.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-15 2.2.7 Löneartsgrupper Styrvärden - Koncern Övriga styrvärden - Löneartsgrupper Löneartsgrupp är, som det låter, en gruppering av lönearter. I löneartskatalogen kopplas varje löneart till en löneartsgrupp. Det finns också ett antal löneartsgrupper som används intern i Palasso, t.ex. grupperna för avgifter samt netto- och bruttolön. Gruppen läggs upp av Logica som också kopplar lönearter till denna. Näst efter uppgifterna som är kopplade till koncernen är löneartsgrupperna och dess egenskaper viktigast för ekonomimodulen. Den största delen av en koncerns konteringsregler är knuten till löneartsgrupperna. Även utseendet på följesedel och utbetalningsunderlag är knutet till löneartsgrupperna. Se även avsnittet Ekonomirapporter. Benämning Löneartsgruppen i klartext. Motkonteras Om löneartsgruppen ska motkonteras innebär det att samtliga belopp, för lönearter som tillhör denna grupp, summeras. Sedan konteras denna motkontering enligt en egen konteringsregel. Se även avsnittet Rapportera - Regelverk - Motkonteringar Genereras för bokföringsfil Anger om endast avgifter ska beräknas, konteras och läggas i bokföringsfilen (t.ex. skattepliktiga förmåner) eller om även lönehändelsen ska konteras och läggas i bokföringsfilen. Löneartskoppling Anger om man i löneartskatalogen ska få koppla en löneart till denna grupp. Detta ska inte vara möjligt för de löneartsgrupper som används internt i

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-16 ekonomimodulen. Nettolön (900) är ett exempel på en sådan intern löneartsgrupp. Betalningsmottagare För de grupper som har koppling till en betalningsmottagare ska ett specificerat utbetalningsunderlag skapas med det summerade beloppet och uppgifter om vem som är mottagare av beloppet. Exempel på betalningsmottagare är Nordea (nettolön), SPV (Kåpa). Se även avsnittet Betalningsmottagare

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-17 2.3 Styrvärden kopplade till redovisningsenhet 2.3.1 Inledning Till redovisningsenheten knyts de egenskaper som är specifika för redovisningsenheten eller där egenskaperna avviker jämfört med koncernen. 2.3.2 Grundläggande styrvärden Styrvärden - Redovisningsenhet Ekonomisystem och variant Valet av ekonomisystem styr utseendet på bokföringsfil samt vilka, och hur många, dimensioner som ekonomisystemet kan ta emot. Viktigt Anges bara om redovisningsenheten har en avvikande uppsättning i förhållande till koncernen. Se även avsnittet Styrvärden kopplade till koncern Grundläggande styrvärden. Identitet i ekonomisystem Här anger du den företagskod som används för redovisningsenheten i ekonomisystemet. Om du anger korrekt företagskod så visas tillåtna värden från kodplanen vid inrapportering av konteringar. Företagskoden läggs i bokföringsfilen. Styrande datum för kontering Styr vilket datum som ska användas för att hämta rätt konteringsregel för lönearten/gruppen. Normalfallet är att använda lönehändelsens fr.o.m.-datum.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-18 Viktigt Anges bara om redovisningsenheten har en avvikande uppsättning i förhållande till koncernen. Redovisning i valuta Indikerar om ni ska redovisa i en annan valuta än svenska kronor (SEK). Ni måste även kontakta Logica eftersom detta kräver ytterligare anpassningar i Palasso. 2.3.3 Koppling avgift procent Styrvärden kopplade till redovisningsenhet Koppling avgift-procent I denna rutin kopplar man avgift till procentsats. Initialt sätter Logica upp kopplingar för samtliga kategorier/avgifter/procentsatser. Lönehändelsens belopp och en procentsats är huvudkomponenterna när en avgift ska beräknas. Flera avgifter kan använda samma procentsats. exempel på detta är Särskild löneskatt Kåpa, Särskild löneskatt Kåpa PA03 och Särskild löneskatt för pensionär. Du kan endast välja bland de procentsatser som finns definierade. Se även avsnittet Procentsatser. Anställningskategori Avgiftens procentsats kan gälla generellt eller för en viss anställningskategori. För koncernen har du valt vilken typ av anställningskategori som ska används. Se även avsnittet Styrvärden kopplade till koncern. De kategorier som du kan välja mellan är de som ni själva har definierat. Se avsnittet Övrig styrande information Kategorier.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-19 Ålderskategori Avgiftens procentsats kan gälla en viss åldersgrupp. Ålderskategorierna definieras av Logica. Typ av avgift Avgiftens benämning. Procentsats (%) En av de procentsatser som finns definierade. Se även avsnittet Procentsatser Om avgiften inte ska beräknas för angiven anställningskategori/ålderskategori ska procentsatsen vara 0.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-20 2.3.4 Procentsatser Styrvärden kopplade till redovisningsenhet Procentsatser Procentsatsen är den viktigaste komponenten när en avgift ska beräknas. Korrekta beräkningar är beroende av korrekta procentsatser. För de flesta avgifter ska samtliga redovisningsenheter inom koncernen ha samma procentsatser men det kan finnas avvikelser och därför kopplas avgifter och procentsatser ihop på redovisningsenhetsnivå. Procentnr Identitet för procentsatsen. Gör det möjligt att koppla flera avgifter till samma procentsats (t.ex särskild löneskatt för Kåpa och Iåp) From-Tom Datumintervall då procentsatsen ska gälla Procentsats (%) Anges i heltal med tre decimaler. 50 % anges som 50,000 Benämning En stödjande ledtext som är till hjälp när du ska koppla ihop avgift med procentsats. Se även avsnittet Styrvärden Redovisningsenhet Koppla avgift-procent

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-21 2.3.5 Koppling löneart avgift Styrvärden Redovisningsenhet Koppling löneart-avgift I löneartskatalogen har Logica markerat om sociala avgifter ska beräknas för lönearten, eller inte. Du måste ange vilka av koncernens avgifter som ska beräknas för lönearten. Om denna koppling saknas så kommer inte ekonomimodulen att beräkna avgiften för just denna löneart. Typ av avgift Avgiftens benämning From Tom Datumintervall då avgiften ska beräknas

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-22 2.4 Övriga styrvärden 2.4.1 Löneart Det är lönearten som styr hur lönehändelsen kommer att förvandlas till bokföringstransaktion. I löneartskatalogen kopplas viktiga egenskaper till lönearten. Exempel på detta är: benämning löneartsgrupp indikator om att sociala avgifter ska beräknas indikator som visar om lönearten ska ingå i skatteberäkning indikator som visar om lönearten är en skattepliktig förmån Benämning Benämningen visas på rapporten Specifikation av bokföringsfil Per löneart samt i registervård av konteringsregler Löneartsgrupp Genom att koppla lönearten till en löneartsgrupp så summeras lönehändelsens belopp korrekt både för motkontering och för presentation på följesedel och utbetalningsunderlag. Genom att gruppera lönearter så kan man skapa mer generella konteringsregler än om man skulle ange en regel för varje löneart. Beräkna sociala avgifter För varje löneart måste du ange om sociala avgifter ska beräknas eller inte. Under Styrvärden Redovisningsenhet Koppling löneart-avgift anger du vilka avgifter som ska beräknas för lönearten. Se även Styrvärden kopplade till redovisningsenhet Koppling löneart-avgift. Ingå i skatteberäkning/skattepliktig förmån Dessa indikatorer styr inte bara om skatt ska beräknas utan också hur lönehändelsens belopp ska redovisas på rapporten Utbetalningsunderlag Sammanställning.

Användarhandbok EKONOMI Sida 2-23 2.4.2 Anställningskategori Genom att koppla anställningslönearter till kategorier kan man gruppera löntagarna och därmed kan lönearter/löneartsgrupper ha unika konteringsregler för dessa kategorier. Ekonomimodulen letar reda på vilken anställningslöneart som löntagaren hade för tiden som lönehändelsen avser. Sedan söker systemet igenom konteringsreglerna för att se om det fanns regler för denna anställningskategori och lönearten/löneartsgruppen under lönehändelsens tidsintervall. Exempel på en anställningskategori som används är Uppdragstagare (anställningslöneart 0198). För att kunna lägga upp konteringsregler för dessa anställningskategorier måste först du kontakta Palasso Support (palasso.support.se@logica.com) och meddela vilka anställningslönearter som du vill kunna koppla konteringsregler till. Logica meddelar när anställningskategorierna är upplagda i er databas och vilka de nya anställningskategorierna är. Exempel För redovisningsenhet 4900 definierar Logica tre olika kategorivärden: 49000001, 49000002 och 49000003. Sedan kopplar jag anställningslönearterna 0002 och 0005 till kategorivärdet 49000001, anställningslönearterna 0120 och 0121 till 49000002 och anställningslönearterna 0198 och 0199 till 49000003. 2.4.3 Ålderskategori Redan vid installationen av den nya ekonomimodulen finns fyra ålderskategorier definierade: 0026 yngre än 27 år 6637 äldre än 65 år och född före 1938 6638 äldre än 65 år och född efter 1937 0 övriga Dessa kategorier behövs för korrekt beräkning av särskild löneskatt/arbetsgivaravgift för löntagare. Kategorierna kan dessutom användas om du vill kunna styra så att lönehändelserna ska konteras annorlunda för denna kategori av löntagare.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-1 3 Rapportera 3.1 Inledning Tillåtna värden Det är viktigt att man rapporterar tillåtna värden i konteringarna. Om så inte är fallet kommer bokföringstransaktionerna att felmarkeras i mottagande ekonomisystem. Tillåtna värden finns definierade i en kodplan. Innehållet i denna kodplan hämtas från kundens ekonomisystem. När man registrerar en kontering i Palasso kan man styra så att tillåtna värden för dimensionen visas som stöd. Inrapporteringsrutinen kan styras så att rapportören endast kan välja värden ur kodplanen. För att rapporteringsrutinen ska fungera korrekt är det viktigt att redovisningsenhetens alias är densamma som företagskoden i kodplanen. Se även avsnittet Styra Inrapportering av kontering Lönehändelser Lönehändelserna registreras vanligen av en löneadministratör men de kan också ha sitt ursprung i en resa (t.ex. traktamenten, utlägg etc.) eller ledigheter/tillägg registrerade av löntagaren. Vissa typer av lönehändelser genereras av Palasso. T.ex. avdraget för preliminär skatt. Det gemensamma för samtliga är dock att man kan koppla avvikande konteringar till lönehändelsen. Med avvikande menas att man anger en kontering som skiljer sig från den kontering som konteringsreglerna skulle ha genererat. Kontering och konteringsregler Kontering är en kombination (konteringssträng) bestående av konteringsbegrepp (dimensioner) som anger hur lönehändelsen ska bokföras. Konteringsreglerna styr hur Palasso ska skapa värden till konteringssträngens dimensioner. Det finns regler för lönearter/grupp av lönearter, sociala avgifter och motkonteringar. En konteringsregel gäller under ett angivet tidsintervall. Oftast gäller en regel tillsvidare men det förekommer att en regel kan ha olika egenskaper för olika tidsperioder. Tidsperioden bestäms av fr.o.m. datum och t.o.m. datum. Samma löneart/grupp av lönearter kan, inom samma redovisningsenhet/koncern, konteras olika beroende på den anställdes organisatoriska enhet/hemvist, ålder eller anställningskategori.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-2 Normalkontering och avvikande kontering Den anställdes normalkontering gäller under ett angivet tidsintervall medan en avvikande kontering är kopplad till en eller flera lönehändelser. Dessa två typer av konteringar har samma uppbyggnad. Konteringen består av en eller flera konteringssträngar. För varje konteringssträng anges hur stor andel av lönehändelsens belopp som ska belasta den angivna konteringssträngen.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-3 3.2 Regelverk 3.2.1 Inledning Först måste du välja vilka konteringsregler som man vill hantera. Om man väljer Generellt under Redovisningsenhet så visas de konteringsregler som gäller för hela koncernen medan endast de som är kopplade till redovisningsenheten visas om man väljer en specifik redovisningsenhet. När du sedan klickar på visa hämtar systemet de regler som är kopplade till urvalet. Det finns regler för tre olika typer av konteringar: avgifter, lönearter/grupper och motkonteringar. De är uppbyggda på nästan samma sätt med en identifikationsdel och en del med konteringsinformation. 3.2.2 Gemensamma termer och funktioner 3.2.2.1 Identifikationsdel Orgnr Anges för de regler som ska gälla för en viss organisation eller hemvist. Under Styrvärden Koncern anger du vilken typ av organisation som ska användas. Se avsnitten Styra Styrvärden kopplade till koncern och Styra Övriga styrvärden. Anställningskategori Anges för de regler som ska gälla en viss typ av anställda. Under Styrvärden Koncern anger du vilken typ av anställningskategori som ska användas. Se avsnittet Styra Styrvärden kopplade till koncern och Styra Övriga styrvärden. Ålderskategori Anges för de regler som ska gälla löntagare i en viss ålder. Se avsnittet Styra Övriga styrvärden. From Tom Den period då regeln ska gälla. Ange inget datum i Tom om du vill att regeln ska gälla tillsvidare. 3.2.2.2 Konteringsinformation Dimensionsnummer Informationen kopplad till dimensionen består av ett dimensionsnummer, en behandlingstyp samt fält för värde och specialfall. Dimensionsnumret är Palassos nummer, inte det som används i mottagande ekonomisystem, och det speglar oftast ordningen på dimensionerna i bokföringsfilen.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-4 Se avsnittet Styra Styrvärden kopplade till koncern. Behandlingstyp Behandlingstypen styr hur Palasso ska hämta värdet till dimensionen. Det kan handla om fasta värden eller att hämta värden från andra källor. Det kan också vara Inget värde vilket innebär att dimensionen inte får något värde. Specialfall Om behandlingstypen är Enligt specialfall så finns det en koppling till ett specialfall. Med specialfall menas en speciallösning för att hämta rätt värde. Detta är ofta en lösning som har skapats för en enskild kund. T.ex. att värdet hämtas från en specialtabell med hjälp av den anställdes tjänstebenämning. 3.2.2.3 Gemensamma funktioner Ny Lägger upp en ny rad överst där du sedan ska registrera den nya konteringsregeln. Kopiera Kopierar den regel som du har markerat och lägger kopian överst. Om du anger ett t.o.m-datum i regeln som du kopierar så lägger Palasso in nästa dag som fr.o.m.-datum i den nya regeln. Ta bort Tar bort markerad konteringsregel. Denna funktion kan endast användas om regelns fr.o.m.-datum inte är före innevarandemånads första dag. Ångra Återställer det du har gjort sedan du senast sparade. Endast de konteringsregler som har en symbol under Status berörs. Kontera

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-5 3.2.3 Löneart/Löneartsgrupp 3.2.3.1 Gemensamma termer för löneart och löneartsgrupp Styrande Här anger du vart Palasso ska leta efter kontering först. Om du väljer Avvikande kontering kommer Palasso att leta efter en sådan innan regelverket används. Om du däremot väljer Enligt konteringsregeln ignoreras avvikande kontering. Det senare används t.ex. för moms då man inte vill att resan för kontering ska påverka konteringen av momsen kopplad till resan. Kontering Här visas regelns kontering med dimensionerna åtskilda av /. Om dimensionens värde ska hämtas från den anställdes normalkontering står det nk. 3.2.3.2 Gemensamma funktioner för löneart och löneartsgrupp Koppla avgiftskontering När du har markerat en konteringsregel och klickar på Koppla avgiftskontering öppnas ett fönster som visar hur de avgifter som beräknas på vald löneartsgrupp eller löneart konteras. För varje avgift kan du välja bland de avgiftskonteringar som du har lagt upp. Se även avsnittet Rapportera Regelverk - Avgifter.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-6 3.2.3.3 Löneartsgrupp Inledning Grundidén för konteringsreglerna är att det ska finnas en regel för varje löneartsgrupp på koncernnivå. Detta gör att man kan begränsa antal regler och på detta sätt göra underhållet lättare. En konteringsregel för en löneartsgrupp omfattar samtliga lönearter som har denna löneartsgrupp. När du har valt koncern, och eventuellt redovisningsenhet, klickar du på Visa. De konteringsregler som matchar urvalskriterierna visas. I avsnitten Regelverk - Gemensamma termer och funktioner samt Regelverk Löneart/Löneartsgrupp - Gemensamma termer för löneart och löneartsgrupp förklaras de olika termerna Löneartsgrupp Du kan endast välja bland de löneartsgrupper som finns kopplade till koncernen. Se avsnittet Styra Styrvärden kopplade till koncern - Löneartsgrupper.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-7 Visa kopplade lönearter När du har markerat en konteringsregel och klickar på Visa kopplade lönearter öppnas ett fönster och de lönearter som, via löneartskatalogen, är kopplade till löneartsgruppen visas. Här kan du även se om det ska beräknas sociala avgifter på lönearten.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-8 3.2.3.4 Löneart Inledning Om en löneart ska konteras på ett annat sätt än det som regeln för löneartsgruppen anger så måste du lägga upp en separat regel för denna löneart. När du har valt koncern, och eventuellt redovisningsenhet, klickar du på Visa. De konteringsregler som matchar urvalskriterierna visas. I avsnitten Regelverk - Gemensamma termer och funktioner samt Regelverk Löneart/Löneartsgrupp - Gemensamma termer för löneart och löneartsgrupp förklaras de olika termerna Löneart Du kan välja bland de lönearter som finns i löneartskatalogen.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-9 3.2.4 Motkonteringar För att en bokföringsfil ska balansera så måste den även innehålla motkonteringar. Motkonteringar är summeringar som skapas per redovisningsenhet. De sociala avgifter som har beräknats måste motkonteras dessutom skapas även en post för nettolön. När du har valt koncern, och eventuellt redovisningsenhet, klickar du på Visa. De konteringsregler som matchar urvalskriterierna visas. I avsnitten Regelverk - Gemensamma termer och funktioner förklaras de olika termerna Typ av motkontering Du kan endast välja bland de löneartsgrupper som finns kopplade till koncernen och som kan motkonteras. Se avsnittet Styra Styrvärden kopplade till koncern - Löneartsgrupper.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-10 3.2.5 Avgifter 3.2.5.1 Inledning Här anger du hur de olika avgifterna ska konteras. du kan lägga upp flera konteringsregel för en och samma avgift. Reglerna åtskiljs med hjälp av avgiftstyp och löpnummer. När du har lagt upp avgiftskonteringar så kan du koppla dessa konteringar till regler för lönearter och löneartsgrupper. Se även avsnittet Rapportera Regelverk Löneart/Löneartsgrupp. 3.2.5.2 Visa koppling

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-11 När du har markerat en konteringsregel och klickar på Visa koppling öppnas ett fönster och de regler som har koppling till vald avgiftskontering visas. Denna översikt kan vara bra att ha om man vill se vilka regler som påverkas om du ändrar en avgiftskontering.

Användarhandbok EKONOMI Sida 3-12 3.3 Normalkontering I Lön kopplar du kontering till anställningen. Denna kontering kallas normalkontering och utgör grunden för hur lönehändelser ska konteras. Det vanliga är att konteringsreglerna hämtar alla begrepp utom konto från normalkonteringen när en lönehändelse ska konteras. Se även avsnittet Person Kontering i LÖN-handboken 3.4 Avvikande kontering 3.4.1 Lönehändelse Om du vill att lönehändelsen ska belasta en annan kontering än den som regelverket genererar, ska du koppla en avvikande kontering till lönehändelsen. Om du utelämnar kontot så hämtas detta enligt konteringsreglerna. Många lönehändelser kan vara kopplade till samma avvikande kontering. När du byter löneperiod kommer de avvikande konteringar som inte är kopplade till en framåtrapporterad lönehändelse att rensas bort. Se även avsnittet Lön - Registrera lönehändelser i LÖN-handboken. 3.4.2 Kontering av resa Man kan även koppla kontering till en resa och därmed samtliga lönehändelse som genereras från ett reseärende. Om du inte anger någon kontering för reseärendet, kommer ärendets lönehändelser att konteras enligt regelverket. Se även avsnittet Reseärende Registrera kontering i RES-handboken. 3.4.3 Personlig konteringssträng I Egenrapportering bygger löntagaren upp sina egna konteringssträngar. Till varje sträng kopplar man värden för de konteringsbegrepp som ska ingå. Man lägger upp olika strängar beroende på om det handlar om avvikande kontering, kontering av resa eller kontering för tidredovisning. Genom att sätta egna beskrivande namn på konteringssträngarna blir de lättare att använda. Det kan också finnas generella konteringssträngar för redovisningsenheten som löntagaren kan använda. Se även kapitlet Kontering i handboken för Egenrapportering.

Användarhandbok EKONOMI Sida 4-1 4 Kontrollera 4.1 Inledning De två viktigaste förutsättningarna för en felfri bokföringsfil är att konteringsreglerna är rätt uppsatta samt att konteringsbegreppen (dimensionerna) innehåller godkända värden. I er installation finns ett stort antal konteringsregler och många olika typer av uppsatta konteringar. Det kan vara svårt att ha en överblick över dessa. Därför finns det två kontrollrutiner för att underlätta arbetet. 4.2 Regelverk 4.2.1 Kontroll Det finns ett regelverk som styr hur Palasso ska kontera lönehändelser samt generera och kontera avgifter och motkonteringar. Ett felaktigt regelverk kan leda till att bokföringstransaktionerna innehåller felaktiga/ofullständiga uppgifter. 1 Välj redovisningsenhet och markera därefter vilken/vilka delar av regelverket du vill kontrollera. Exempel på urvalsfönstret med kontroll av avgifter markerad 2 Klicka på Starta. Kontrollen påbörjas. När den är klar presenteras resultatet i en rapport.

Användarhandbok EKONOMI Sida 4-2 Exempel på rapporten Kontroll av regelverk I rapporten visas dels en identifikation, som ska göra det lättare att hitta regeln som är felaktig, samt en kommentar som anger vilken typ av fel det är. Om regelverket är utan fel skrivs meddelandet: Fellistan är tom. Inga felaktigheter har upptäckts. 3 Analysera rapporten. 4 Stäng rapportfönstret. Du kommer tillbaka till urvalsfönstret.

Användarhandbok EKONOMI Sida 4-3 4.2.2 Felmeddelanden Inledning Både vid kontroll av regelverk och när du kör ekonomimodulen skapas en fellista. Om inga fel påträffades så innehåller fellistan en rad med meddelandet Fellistan är tom. Inga felaktigheter har upptäckts. Fellistan är uppbyggd så att varje rad inleds med en identifikationsdel och därefter följer själva felmeddelandet. Identifikationsdelen ser lite olika ut beroende på felet men den innehåller den information som krävs för att identifiera vilken löneart, löneartsgrupp, avgift, anställd som felet berör. Här kommer en förteckning vanliga felmeddelande och hur man ska rätta felen Konteringsregel saknas. Lönearten finns i löneartskatalogen Detta meddelande indikerar att det saknas en konteringsregel för en hel löneartsgrupp. Om du inte gör något kommer lönehändelsen att felkonteras. Kontrollera först vilken löneartsgrupp lönearten tillhör. Det kan du göra genom att gå in under Palasso gemensamt Rapporter Löneartskatalog och göra utsökningen för lönearten. I rapporten står löneartsgruppen efter Motkontgrp. Vid Soc. Avg ser du sedan om det ska beräknas sociala avgifter på lönearten. Sedan går du in under Ekonomi Konteringsregler Löneartsgrupp och lägger upp regeln för löneartsgruppen på koncernnivå. Löneartsgrupp 920 (Felkontering) saknas Felkonteringen används bl.a. när ekonomimodulen inte kan skapa en kontering för en lönehändelse. Det kan t.ex. bero på att lönearten saknar konteringsregel eller att den anställde saknar normalkontering. Om du inte korrigerar detta fel så körningen att avbrytas när du startar ekonomimodulen. Gå in under Ekonomi Konteringsregler Löneartsgrupp och lägg upp regeln för löneartsgrupp 920 på koncernnivå. Konteringsregel ej komplett - Lönearten ska beräkna avgifter enligt löneartskatalog Detta leder till att inga sociala avgifter beräknas på lönehändelsen. Detta kan i sin tur leda till att skattedeklarationen inte stämmer och fel uppgifter lämnas till Skatteverket. Gå in under Ekonomi Konteringsregler Löneartsgrupp (Löneart). Sök fram konteringsregeln och markera raden. Välj funktionen Koppla avgiftskontering och koppla avgiftskonteringar till konteringsregeln. Konteringsregel ej komplett - Koppling till avgift saknas Leder till att specificerad avgift inte beräknas för lönehändelsen. Detta kan leda till att skattedeklarationen inte stämmer och fel uppgifter lämnas till Skatteverket.

Användarhandbok EKONOMI Sida 4-4 Gå in under Ekonomi Konteringsregler Löneartsgrupp (Löneart). Sök fram konteringsregeln och markera raden. Välj funktionen Koppla avgiftskontering och koppla avgiftskontering för specificerad avgift till konteringsregeln. Löneartsgrupp finns i löneartskatalog - Saknas i löneartsgruppsregister Gå in under Ekonomi Styrvärden Koncern. Välj Löneartsgrupper under Övriga styrvärden. Lägg upp löneartsgruppen. Om du har fått detta felmeddelande så betyder det med säkerhet att det inte finns någon konteringsregel för gruppen. Därför bör du också lägga upp konteringsregel genom att gå in under Ekonomi Konteringsregler Löneartsgrupp och lägga upp regeln för löneartsgruppen på koncernnivå. Konflikt mellan löneart och grupp. Löneart är förmån Lönearten är en beskattningsbar förmån men är inte kopplad till löneartsgrupp för förmåner (vanligast 700) Kontakta Palasso Support (palasso.support.se@logica.com) så kopplar Logica lönearten till rätt grupp. Konflikt mellan löneart och grupp. Grupp är förmån Lönearten är inte en beskattningsbar förmån men är kopplad till löneartsgrupp för förmåner (vanligast 700). Felet leder till att endast sociala avgifter beräknas på lönehändelsen medan grundbeloppet inte konteras. Detta betyder i sin tur att nettolönen i ekonomimodulen inte stämmer med nettolönen i bankfilen och att ekonomimodulen avbryts. Kontakta Palasso Support (palasso.support.se@logica.com) så kopplar Logica lönearten till rätt löneartsgrupp. Koncernen har avgift som ej är definierad i regelverket Avgiften beräknas inte alls. Att uppdatera regelverket med en ny avgift är alldeles för omfattande för att kunna hanteras i registervården. Kontakta Palasso Support (palasso.support.se@logica.com) så hjälper Logica till med att uppdatera regelverket. Avgifter ska beräknas för löneart - Koppling mellan löneart och avgift saknas I löneartskatalogen har lönearten en markering som säger att sociala avgifter ska beräknas på lönearten. Dock saknas kopplingar mellan lönearten och koncernens sociala avgifter. Gå in under Ekonomi Styrvärden Redovisningsenhet Övriga styrvärden. Välj Koppling löneart avgift, välj löneart och koppla avgifterna till lönearten. Avgifter ska inte beräknas för löneart - Koppling till avgiftsberäkning togs bort. Lönearten ska enligt löneartskatalogen inte generera sociala avgifter. Däremot finns det kopplingar mellan lönearten och koncernens sociala avgifter.