Revisionsprotokoll Revisionsteam Uppdragsledare: Yvonne Hellsén Revisionens omfattning Systemdokumentation: Åtgärdade avvikelser: Kvarstående avvikelser: OHSAS 18001:2007 Typ av revision: På Intranät Samtliga Inga Uppföljande revisioner Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 ISO 14001:2004 Typ av revision: Uppföljande revisioner Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 Resultat Mycket allvarliga avvikelser (F): 0 Allvarliga avvikelser (C): 0 Mindre allvarliga avvikelser (B): 4 Revisionsgruppens rekommendation Oförändrad certifieringsstatus efter presentation av skriftliga bevis på korrigerande åtgärder inom 3 månader. Qvalify AB Yvonne Hellsén / Revisionsledare Sida 1 av 7
Användning av certifikatsdokumentation Finns uppsatta i hela verksamheten både i Eskilstuna och Västerås. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Fångas löpande upp på APT och har sedan hösten 2014 ett rapporterings verktyg gällande Oj, Aj och Halloj Interna revisioner Genomförda och bra funna förbättringar Ledningens genomgång Genomförd 2015-02-23 bra dokumenterad med analys av uppkomna resultat. Närvarande vid externa revisionen inom avsnittet var rektor, förvaltningschef, personalchef (ledningens representant) Ledningens representant Ledningens representant är Jane Ståhle, personalchef Ledningssystemets effektivitet, prestanda och bidrag till att uppfylla policy och mål. Uppdaterat ledningssystem som man arbetar med att implementera och det bedöms fungera tillfredsställande. Medverkan av arbetstagarens repr Eduardo Medina är huvudskyddsombud och han har varit med på stora delar av revisionen Områden nästa revision Förnyelse så samtliga delkrav ska gås igenom. Fördjupa sig inom nödlägesberedskap Ständiga förbättringar Arbetar löpande med ständiga förbättringar som fångas upp både på APT och genom rapporteringssystem Oj, Aj och Halloj. Kommer även under 2015 lanseras för studenter Uppfyllelse av mål och handlingsplaner Har uppnått sina mål väl. Har beslutat att fortsätta med samma mål under 2015. Kommer löpande stämma av dessa. Positiva iakttagelser Totalt MDH +Bra engagameng hos samtliga jag träffat gällande ert arbete inom hållbar arbetsmiljö +Ni arbetar på bra med ert implementeringsarbete av ert uppdaterade system. Har genomfört ett antal workshops, informerat och har lagt en bra handlingsplan. +Bra gemensamt material för era interna revisioner med rätt frågeställningar Sida 2 av 7
+Ni sammanställer uppkomna förbättringsförslag från interna revisioner så samtliga har möjlighet att ta del av dem och eventuellt använda i sin verksamhet. IDT +Arbetat fram bra rutiner inom kemikaliehantering och rutiner kring tillgänglighet till verksamheten kvällstid. +Har löpande APT möten och ledningsråd där man fångar upp förbättringar och frågor kring arbetsmiljö/miljö +Har precis köpt in digitaliserat kemikalieregister som man erbjuder alla akademier att köpa in sig i. +Har planerat att lägga in kunskap om kemikalier, arbetsmiljö i undervisning. +Tydliggör introduktion av nya och nygamla studenter inom risker och där man även ska signera dokument att man tagit del av informationen. EST +God ordning på verkstad och tagit beslut att man ej ska förtära något där för att undvika oreda och ev. omärkta flaskor som kan misstänkas vara kem. +Engagemang för att löpande hitta förbättringar i sitt arbete inom arbetsmiljö och miljö. +Kem som ska användas till labb köps alltid in via ansvarig inom området för att säkerställa att säkerhetsdatablad finns. HVV: +Har arbetat fram ett bra dokument och rutiner kring hot och våld. +Brandskydd har införlivats i vardagen genom att man löpande diskuterar kring det och säkerställer att alla har god kunskap. Campus: + Bra rutiner och engagemang. +Samtliga tillfrågade medarbetare har gilltiga körtillstånd gällande truckkörning +God kontroll gällande ert systematiska brandskyddsarbete på MDH. IT-Sektionen: +Genomfört bra riskanalys och handlingsplan gällande er flytt av verksamheten +Bra rutiner när medarbetare går ner i serverrum och vid besök i serverrum var det god ordning både i rum och utanför. +Vid senaste skyddsrond noterades att det stod material i gång utanför serverrum som kan hindra utrymning. Detta är nu åtgärdat. Bra att ni har ett helhetstänk och ej endast tänker på era utrymmen. UFO: +Har varannan vecka på sina APT möten ett fokus område inom arbetsmiljö. +Riskbedömning genomförd vid flytt och uppföljning avslutad med endast en åtgärd kvar KOM: +Arbetar med och dokumenterar spelregler i verksamheten +Samtliga kommer gå utbildning i personlig effektivitet KHA: +Kontinuerliga protokollförda möten där man bla. går igenom statistik inom sitt hållbara arbetsmiljöarbete +Fångar ständigt upp förbättringsförslag inom området och är gärna behjälpliga ute i sektioner eller akademier UKK: +Sett över rutin gällande introduktion av nya studenter både när man är i egna verksamheten eller på praktik +När man fick lagförteckning av personalsektionen har man gått igenom den i ledningsrådet och säkerställt att man följer gällande lagar. Förbättringsförslag MDH Generellt: -Ni har satt ett antal deadline datum för att kunna genomföra en helhetssammanställning gällande interna revisoner och lagefterlevnadskontroll, viktigt att samtliga följer upprättade rutiner för det och informerar status. -När ni genomfört lagefterlevnadskontroll och förändring skett är det viktigt att ni kommunicerar ut det i organisationen och dokumenterar att detta är genomfört. -Lägg relevant bekräftelse information i mail som går ut tillsammans med senaste laguppdateringen till Sida 3 av 7
respektive ansvarig så ni säkerställer att man gått igenom lagar och att man bekräftar att inga förändringar finns i uppdatering som påverkar verksamheten. -Se fördelen och dra ännu bättre nytta av att ni är en organisation som arbetar med många bra områden både inom miljö och arbetsmiljö. Ta del av varandras arbetsmaterial. -Informera till personalsektionen när ni gått utbildningar/workshops inom arbetsmiljö och miljöområdet så ni får en helhetsbild. -Samla information vilka som gått HLR utbildning och anslå det, för att lätt nå informationen vid eventuell incident. -Fundera på hur ni kan lyfta ert förbättringsarbete ytterliggare i hela verksamheten. Kan vara tex. att ni på intranät löpande dokumenterar inkomna förbättringsförslag så alla ser nyttan av ert förbättringsarbete och att ni lyfter ämnet på era APT möten. -Ni har en unik kompetens i er organisation där ni arbetar mycket med forskning/utbildning inom områden som ger positiva miljöaspekter för era kunder. Kan det vara något att sätta miljömål på i framtiden. -Tänk på att aldrig ställa brännbart material såsom träemballage direkt mot fastighetsvägg för att undvika brand -Fundera på att ta fram en blankett med era arbetsmiljö/miljö risker som både medarbetare och studenter får signera att de tagit del av. -Gör några stickprov vid interna revisioner och träffa några medarbetare på sektion/akademin så ni säkerställer att implementeringen är genomförd och fånga upp ev. förbättringsförslag. -Vilken policy ska ni ha gällande repetition inom HLR området -När ni anställer nya medarbetare kan ni med fördel fånga upp om man har kunskap inom HLR, arbetsmiljö eller miljö. -Vid APT kan ni med fördel någon ggr/år repetera era rutiner kring utrymning och återsamlingsplats -Gå på någon APT igenom med samtliga för att säkerställa vetskapen om era rutiner/dokument inom en hållbar arbetsmiljö. -Agenda APT kör gärna samma namn på punkten hållbar arbetsmiljö (har både stött på arbetsmiljö och hållbar arbetsmiljö) bra om ni kör samma linje. -Handlingsplan vid allvarlig händelse är under uppdatering lägg även till rutiner kring om ni skulle orsaka någon form av utsläpp alltså mera inom miljöområdet. IDT Eskilstuna: Samla er dokumentation avseende deponering av farligt avfall så det är lättillgängligt Campus: -Säkerhetsdatablad sätts i pärm i respektive Västerås och Eskilstuna trots att ni har en ringa mängd. HVV: -Rutin vad som ska gälla vid arbete i metodrum såsom att ni alltid ska vara minst 2 personer för att eliminera risken för skador och kemiska olyckor. -Ha säkerhetsdatablad tillgängliga både där kemikalier står och även i rum där man arbetar med kemikalier. Vid introduktion av nya medarbetare/studenter bör detta informeras och säkerställas att man tagit del av informationen. Sida 4 av 7
Ledning: -I protokoll för ledningens genomgång dokumentera att samtliga akademier/sektioner har gått igenom lagar och att dessa ej medför någon förändring av era rutiner. -Utvärdera årligen på ledningens genomgång om era miljöaspekter ska kommuniceras extern eller ej. UKK: Säkerställ att era utrymningsvästar är tillgängliga för alla om inte ansvariga är på plats. Sida 5 av 7
Förteckning avvikelser OHSAS 18001:2007 AR 1 Delkrav: 4.3.1 Identifiera faror, bedöma risker, rangordna åtgärder Rubrik: Exponering av material som kan kräva medicinska kontroller/idt, EST ev flera Saknas rutin för att säkerställa om det behöver göras medicinska kontroller vid exponering av ev. hälsofarliga ämnen. Såsom 3D skrivare,optisk strålning och härdplaster AR 2 Delkrav: 4.5.5 Interna revisioner Rubrik: Summering av genomförda intern revisioner 2014 Personalsektionen har ej kunnat presentera totala bilden vid ledningens genomgång gällande status på förbättringar från senaste interna revisionerna. Saknas rapportering från CAM, EKA, REK, KOM, EST och UKK Sida 6 av 7
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 AR 1 Delkrav: 4.3.2 Lagar och andra krav Rubrik: Lagefterlevnads kontroll Personalsektionen har ej kunnat färdigställa kontroll av lagefterlevnad för respektive enhet då man ej fått in slutgilltig bekräftelse att samtliga förändringar ej kräver nya rutiner. De som ej lämnat in är EKA, REK, KOM, STC AR 2 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Brandsläckare saknas i labb IDT Västerås /Campus ansvarsområde Vid rundvandring konstaterades att brandsläckare och brandfilt är borttagna i labb. Medarbetare informerade ansvarig på Campus att de behövde förnyas eftersom gilltighetstid snart skulle löpa ut och då togs de bort. Sida 7 av 7