Sjöfartsverkets e-tjänst för farledsdeklaration och lotsbeställning Handledning Version 06.0 1
Via e-tjänstsidorna på www.sjofartsverket.se kan man nå SSNS (Safe Sea Net) för fartygsanmälan samt webbapplikationen "Arrivals" för farledsdeklaration och lotsbeställning. SSNS kan öppnas för sig, men normala gången är att man går in via Arrivals. Startsidan där kallas "Anlöp" och nås vid behov genom att klicka på fliken med samma namn. Anslöpslistan bygger på principen att ett besök med sammanhängande fartygsanmälan, lotsningar (ank, förhalning, avg) och farledsdeklaration utgör ett anlöp. Först matar man in sin fartygsanmälan genom att gå till SSNS -SafeSeaNet Sweden. Man når SSNS via ett plus i översta radern i listan. När anmälan är gjord lägger sig den som en rad i anlöpslistan. På raden finns kolumner för lotsbeställning och farledsdeklaration. För att göra en farledsdeklaration klickar man på ett plus i kolumnen farledsdeklaration på samma rad där fartygsanmälan är gjord. Fartygets uppgifter följer med in i deklarationen. Lotsbeställning görs genom att i anlöpslistan trycka på plus i lotsbeställningskolumnen. Även där har grunduppgifterna följt med från fartygsanmälan. OBS! Man får förslag på ETA bordningsplats som en första preliminär tid vilken ska ses mer som en riktlinje. Fartygsanmälan avser ju ankomst kaj, så den genomsnittliga lotsningstiden är avdragen för förslaget, vilket dock bör korrigeras till det av fartyget angivet ETA. 2
Via Sjöfartsverkets hemsida når man e- tjänsterna för fartygsanmälan, farledsdeklaration och lotsbeställning www.sjofartsverket.se 3
Anlöp F.d. ärendelistan som nu är omdöpt. Som helhet är principerna desamma. Notiser Information, driftsmeddelanden m.m. Sortera genom att klicka på rubrikerna Efter sortering kan listan återställas med knapp till höger! O Filtrera listan För ett mindre urval och antal poster i listan, kan filtrering göras genom att välja kund, alla eller aktiva anlöp, samt hur många dagars historik. Menyvalen rensade Färre rubriker i huvudet. Fartygsinformation Klicka på fartygsnamnet för information, samt editering kontaktuppgifter 4
O Till ny fartygsanmälan (SSNS) Lotsbeställning på redan i SSNS fartygsanmält anlöp Ny kompletterande lotsbeställning på befintligt anlöp, föregånget av fartygsanmälan Ank Avg Ny farledsdeklaration på befintligt anlöp 5
O Nya formulär via nya plus Ny fartygsanmälan samt manuell farledsdeklaration och manuell lotsbeställning görs via första raden. Med manuell menas att den inte baseras på fartygsanmälan utan är ny i tom beställning. Ligger inte längre i menyval. Klicka på tider för att öppna beställningarna som förut. Statusar och symboler ( lampor ) Motsvarande tidigare Arrivals. Förklaringarna alltid längst ner under listan 6
O Riktningspilarna Pilarna visar geografisk riktning. Således olika riktning vid t.ex. ankomst väst- resp. ostkusten. Nord/syd kan förutom ank/avg på sydkusten vara vissa leder som även på ost/västkusten går i nord-sydlig riktning samt längsgående kustlotsningar eller öppensjö. O Symbol för öppensjölotsning Symbolen för öppensjölotsning visas med automatik om det i lotsningen ingår en eller flera öppensjöleder. 7
O Nytt popupfönster I popupfönster [när muspekaren läggs över beställningen] kan tider ändras och sparas, såväl preliminärt som definitivt; eller bara om man ska spara en beställning definitivt 8
Betydligt förenklat beställningsfönster Från SSNS Data som kommer från fartygsanmälan Status Sedelnummer visas, bra om återkoppling av något slag, felanmälan, kontakt med Kundstöd osv. O Lägg till pråm Om man har anmält en bogserbåt i SSNS är båda alternativen ja resp. nej lämnade fria, med tvång på aktivt val av pråm eller inte. 9
O Snabbsök (motsv. Google/SJ m.fl. sökmetoder ) - Skriv minst tre tecken! - Ju fler tecken desto snävare sökning, bra om många träffar. - Sökning sker även inne i namnen, så i detta exempel hade t.ex. vik gått bra eller även kajnumret t.ex. 509 O Gällande de flesta kajer i landet står även namnet på stad eller hamn (så som - Göteborg här. I vissa fall om väldigt långa namn, kan dock orten vara förkortat som t.ex. V:ås, S:vall och liknande. Ordet kaj eller kajen är ofta angivet. O Invänta droppmenyerna Det är viktigt att vänta tills droppen faller ner och där välja innan man tabbar sig vidare, för att en korrekt uppsökt punkt ska väljas. (Det samma gälle även fartygssöket och hamnstad (vid manuell beställning). O Hamnstad styr urvalet Endast aktuell hamnstads hamnar, kajer, bordningsplatser och ankringsplatser visas i söket. Om man behöver en punkt som ligger under en annan hamnstad, väljer man urvalssöket under trepunktsknappen 10
LOKE VIKING 11
O Urvalssök filtrerad sökning Självklart kan man välja att söka punkterna i det gamla trappstegssöket, med början Hamnstad, sedan val av typ av punkt, följt av hamn och kaj eller kaj direkt. Tryck på trepunktsknappen 12
O Visning av lotsleder Alla i lotsningen ingående leder med distanser visas omedelbart, varvid beställning av info- och uppkörningsresor kan göras direkt per led. O Inga leder? Om inga leder visas vid beställningstillfället finns det inga rutter/leder förkopplade i systemet, men de visas så snart operatören lagt till dessa, vilket sker redan vid första sparande eller bekräftelse. O Interna lotsningstyper Det finns även vissa interna lotsningstyper som operatören kan välja. Om så har gjorts, blockeras kundens val här, vilket meddelas här; kontakt bör tas direkt med lotsbeställningen. 13
O Meddelandelogg Meddelanden mellan kund och lotsbeställningen sker nu i form av en chatliknande funktion. I anlöpslistan visas symbol för att meddelanden finns och nya inkomna meddelanden. Där kan man även direkt både hämta och skriva svar på meddelanden. Observera även exempel på olika felmeddelanden till kund som visas som ren information eller om något saknas vid sparande. Här är nu hela beställningen stängd för kund mindre än 3 timmar före beställd start. 14
O Meddelandesymbol Visas om det finns meddelanden i beställningen. Vid nytt ankommet meddelande från lotsbeställningen blinkar symbolen gult. Hela flödet av meddelandet kan utläsas genom att lägga musen över symbolen. Man kan även hämta och skriva nytt meddelande i detta popupfönster (! Obs, endast mouse over ; om man klickar, så öppnas beställningens fönster, där man förstås också kan skriva meddelanden) I resp. lotsnings beställningsfönster kan hela meddelande flödet följas och även där skriva nya meddelanden. 15
Övrigt Expanderas vid behov. En del uppgifter kan komma in från Fartygsanmälan (SSNS). O Sida till kaj och för bordning Nu kan även önskemål/information om bl.a. sida till kaj anges. 16
O Välj lotsning, se status Se statusarna samt välj lotsning inom anlöpet. I detta exempel är valt att titta på den mellersta lotsningen, avgång till redd. O Händelselogg De kostnadspåverkande statusändringarna visas i en logg. Listan kan bli lång om många ändringar. Här ett exempel på ett anlöp med tre lotsningar. Ofta aktuellt om man ankrar på väg in eller ut. 17
O Tom lotsbeställning Det går att göra en lotsbeställning utan att först göra en fartygsanmälan. Klicka på plusset på översta raden i kolumnen Lotsbeställning. När man gör på detta sätt hamnar lotsbeställningen sedan på en egen rad i anlöpslistan. Anlöpslistan Sök fartyg Namn, callsign, IMO-nummer eller MMSI-nummer. O Fyll i hamnstad! Vid lotsbeställning ej föregången av fartygsanmälan måste hamnstad skrivas i manuellt!! O Det är mycket viktigt att invänta droppmeny med alternativen att välja (med musen, pilar och enter eller tab). Om man bara friskriver ett namn och direkt lämnar fältet, väljs det inte skarpt utan systemet uppfattar fältet som tomt O Hamnstad styr urvalet Endast aktuell hamnstads hamnar, kajer, bordningsplatser och ankringsplatser visas i söket. Om man behöver en punkt som ligger under en annan hamnstad, väljer man urvalssöket under trepunktsknappen 18
Utskrift av beställningen 19
O Preliminär faktura Förhandsgranskning av preliminär faktura direkt efter avslutad lotsning. Efter fakturering visas även fakturanummer Via gemet i anlöpslistan Via knapp i beställningsfönstret 20
Preliminär beräkning av lotsningsavgiften O Välj namn ur droppmenyn som fälls ner vid sökning. Som alltid välj namn i fälten ur de val som fälls ner invänta alltid dessa eller detta, lämna inte fältet förrän aktivt val är gjort! 21
Farledsdeklarationen påminner om tidigare modellen, samt är uppbyggd liknande lotsbeställningen. Enkel att gå igenom. Även här finns möjlighet till att skriva ut samt preliminärfaktura. Anlöpslistan Välj deklaration i anlöpslistan 22
Pråm Om man har anmält en bogserbåt i SSNS ska du här lägga till pråmen. Klicka i rutan använd pråm och sök upp pråmen på namn eller callsign. Fartygsuppgifter samt reseuppgifter följer med in från SSNS Under Lastat/Lossat gods väljer man typ dvs om godset lastat eller lossats i aktuell hamn samt om det kommer från eller ska till svensk eller utländsk hamn: Lastat utrikes gods = Gods som lastats i aktuell hamn och ska till utrikes hamn Lossat utrikes gods = Gods som lossats i aktuell hamn och kommer från utrikes hamn Lastat inrikes gods = Gods som lastats i aktuell hamn och ska till svensk hamn Lossat inrikes gods = Gods som lossats i aktuell hamn och kommer från svensk hamn Lastkod Val mellan lastkoderna 1-5 och 7-11 där 1-5 är Lågvärdigt gods (dvs de kostar 0,80 kr/ton) och lastkod 7-11 räknas till "Ej lågvärdigt gods" (dvs de kostar 2,90 kr/ton). Det kan även vara bra att veta att lastkod 9-10 är mineraloljeprodukter vilket påverkar debiteringen för bruttodräktigheten. 23
O Tom farledsdeklaration Det går att göra en farledsdeklaration utan att först göra en fartygsanmälan. Klicka då på plusset på översta raden i kolumnen Deklaration. När du gör på detta sätt hamnar farledsdeklarationen sedan på en egen rad i anlöpslistan. Anlöpslistan Sök fartyg Namn, callsign, IMO-nummer eller MMSI-nummer. Fyll i rätt datum. När man gör på detta sätt hamnar fartygsdeklarationen på en egen rad i anlöpslistan. 24
Frizon Vid anlöp frizon visas denna droppmeny, där hamn väljs så att gods lastat inom frizon debiteras om det lossas utanför frizon 25
O Övrigt Möjlighet att radera en deklaration efter det att den är sparad. (Om ännu ej sparad, finns knappen Avstå deklaration se nästa bild) Bil eller husvagn för personligt bruk Registrering av antalet bilar och/eller husvagnar som lossats eller lastats. Tilläggsuppgifter för passagerarfartyg och järnvägsfärjor Ska fyllas i när fartyget är av någon av dessa två typer samt av samtliga periodvisa fartyg dvs alla fartyg som beviljats periodvis inlämnande av farledsdeklarationer. 26
Kryssningsfartyg Om kryssningsfartyg eller passagerarfartyg som går som kryssningsfartyg, visas i boxen Övrigt en särskild rad för markering debitering som kryssningsfartyg. Länk Kryssningsfartyg ( 6)" till föreskriftens regler. Ett kryssnings fartyg debiteras endast i första svenska hamn, där deklaration även skall lämnas elektroniskt till Sjöfartsverket. O Avstå deklaration Möjlighet att avstå en deklaration innan den är sparad. (Om sparad, finns knappen Avstå deklaration se nästa bild) Man använder funktionen Avstår att lämna deklaration i de fall deklaration ej skall lämnas pga tex skada last, annan kund gör deklaration för anlöpet mm. Funktionen är till för att ärendet skall gå vidare till historik då man avstått. Om man inte gör deklarationen men inte avstår, så ligger ärendet kvar i aktuella anlöp för att man ej skall missa att göra deklarationen. Detta händer i dagens Arrivals då den inställda tiden avgör om ärendet ska visas eller försvinna till historiken. Det flödet som är idag gör att kunder missat att lämna deklaration tex då man haft semester eller varit sjuk. När man säger att man avstår måste man även ange varför man avstår. 27
Utskrift av deklarationen 28
O Preliminär faktura Förhandsgranskning av preliminär faktura till grujd för faktureringen. Efter fakturering visas även fakturanummer Via gemet i anlöpslistan Via knapp i deklarationsfönstret 29
O Val av kund Här väljs vilken kund man vill arbeta som (tidigare delad ärendelista) O Infotjänst Här väljer man om meddelanden ska gå till annan e- post/sms än de kontaktuppgifter som visas under användaruppgifter (till vänster). Ändringen gäller för hela kundnumret 30
O Hjälp Handledningar, F.A.Q. och övriginformation finns på Sjöfartsverkets hemsida www.sjofartsverket.se eller direkt via länken i rubrikhuvudet 31