03_MacOSXLeopard_62-83_svenska.indd 62 2008-08-10 13:20:59
Kapitel 3 Organisera ditt liv bättre Ordna dina kontakter, kalendrar och annat som du vill ha det Jag tror att många människor i första hand skaffar en Mac för bli lite mer organiserade och få mer ordning i sina liv. De har viktiga uppgifter och telefonnummer nedskrivna på postit-lappar och små pappersbitar, nedklottrade på baksidan av sina egna visitkort och tilltalas av tanke på att ha all den här information på ett tangent- eller musklicks avstånd. Det var därför min pappa fick sin första Mac. Han brukade gå runt med filofax och hade hela sitt liv i den: namnen på och numren till sina läkare, sina kreditkortsnummer, sin almanacka och till och med ett utkast till sitt testamente. Han bar alltid den här filofaxen med sig vart han än gick och glömde av misstag den på ungefär 43 procent av alla ställen han besökte. Efter ett tag lärde sig restaurangerna han besökte att skicka den till platsen för nästa punkt i hans almanacka, ibland kom den till och med dit innan han gjorde det. Det här fungerade ganska bra för det mesta, förutom att de som hittade den ibland använde hans kreditkort för att köpa saker på nätet, saker han sedan, när han fick räkningen, inte kom ihåg huruvida han faktiskt beställt eller inte, eftersom han (ja, du gissade rätt) vid det laget hade förlagt sin filofax igen. Till en av hans födelsedagar gav vi honom därför en imac, gjorde i ordning hans Kalender och Adressbok, skapade hans första epostkonto, förde noggrant över alla hans handskrivna anteckningar och hjälpte honom överhuvudtaget att lämna stenåldern bakom sig. Något han verkade ganska nöjd med, tills en dag då min pappa, min bror och jag åt lunch och en kille kom in, bar hans 20-tums imac i handen och ropade Du glömde den här när du lämnade tillbaka din golfbil. Vi skrattade alla och stuvade sedan in datorn i pappas bil. Pappa måste dock blivit riktigt imponerad av den här killens gest, eftersom han när han dog lämnade det mesta av sina pengar till honom. Min pappa i ett nötskal. 63
Hantera dina kontakter Det här låter som en överdrift, men det är faktiskt sant. Använder du din Macs adressbok för att hantera ditt innehåll, blir hela din Mac-upplevelse bättre, lättare och effektivare. Ju längre du läser i boken, desto tydligare blir det, men för nu får du ta mig på mitt ord. Börja med att starta Adressboken (du hittar den i Dock eller Programmappen). När du startar den för första gången, innehåller den bara en adress: till Apple (bonusen är att telefonnumret fungerar). Det är dock lätt att lägga till nya kontakter till höger (mer om detta på de följande sidorna) och senare skapa grupper (ungefär som mappar) för att ordna dina kontakter och lättare kunna kontakta rätt personer snabbt. Låt dig dock inte luras av det enkla gränssnittet. Adressboken är mycket mer än vad den tycks vara. Den är supersnabb, enkel att komma igång med, lätt att använda och väldigt smart när det gäller att hålla ordning på dina kontakter och samverka med resten av din Mac (och din iphone och ipod om du har det). Det var det stora tillkännagivandet. Nu sätter vi igång. 64
Lägg till dig själv först. Det är viktigt! För att kunna utnyttja adressbokens alla fördelar och underlätta så mycket som möjligt för dig, måste du börja med att lägga till din egen fullständiga kontaktinformation till Adressboken. Klicka på plustecknet längst ner i namnspalten för att skapa ett nytt tomt kontaktkort. Skriv in ditt förnamn, tryck på Tabb för att komma till nästa fält och fortsätt så tills du fyllt i din fullständiga kontaktinformation (ja, du måste göra det). Om du behöver ett extra telefon- eller epostfält, klickar du bara på det gröna plustecknet till vänster om fältet du behöver ett till av. För att ta bort ett fält, klickar du på knappen med ett rött minustecken. När du är färdig klickar du på Redigera-knappen bredvid ditt kontaktkort och din information sparas. Sedan går du (och det här är mycket viktigt) till Kort-menyn och väljer Gör det här till mitt kort. Ja, jag vet att det låter fånigt, men nu vet din Mac precis vem du är, var du bor, vad du har för telefonnummer och kan nå den information när det behövs för att förenkla ditt liv. När du skriver in ett telefonnummer i telefonnummerfältet vet din Mac redan att det är ett telefonnummer (det framgår ju av fältnamntet), därför behöver du inte skriva in några bindestreck det räcker med ett mellanslag för att Adressboken automatiskt skall sätta ditt rikt- eller landsnummer inom parentes och lägga till de skiljetecken som krävs. 65
Skapa din egen kontaktmall Innan du skriver in alla dina andra kontakter kan det vara bra att fundera på om du behöver fler fält än de förvalda. Kanske behöver du extra epost- och telefonfält, eller så vill du kunna lägga till dina kontakters titlar och avdelningar. I vilket fall är det en bra idé att först skapa din egen Adressboksmall med alla de där fälten på plats från början. Det gör du genom att gå till Adressboksmenyn, välja inställningar och klicka på Mail-ikonen när dialogrutan för inställningar öppnas. I Mail-inställningarna använder du poppupmenyn Lägg till fält högst upp till vänster (se bilden ovan) för att lägga till de fält som saknas. Om du ändrar dig och vill ta bort fält, upprepar du bara samma val i menyn och fältet försvinner. Lägg till fler Telefon- och Epostfält på samma sätt som du lärde dig på den föregående sidan. När du är klar med din Mail, trycker du Kommando+W för att stänga dialogrutan för Inställningar och spara din Mail. Från och med nu kommer alla nya kontakter du skapar att redan från början ha de fält du just har lagt till (och sakna de du just har tagit bort). Om du vill ändra namnet på ett fält, kan du klicka på fältnamnet och välja Anpassa från längst ned i menyn som dyker upp. Då öppnas en dialogruta för att Lägga till anpassad etikett och där skriver du in det önskade namnet på fältet. Klicka på OK när du är klar. 66
Infoga kontakter till din Adressbok Även om du redan lärt dig hur du lägger till kontakter för hand till din Adressbok (genom att klicka på knappen med ett plustecken på, skriva in informationen och använda Tabb-tangenten för att flytta mellan fälten), finns det andra sätt att infoga kontakter till din Adressbok. Du kan importera dem från andra program och andra datorer, se tipset längst ned på sidan. Eftersom många av våra kontakter dyker upp som epost första gången (inklusive folks epostsignaturer), kan det vara bra att känna till hur du överför information direkt från ett mejl till din Adressbok. När du läser ett mejl i Mejl, för du helt enkelt markören över någon del av kontaktinformation (adressen, telefonnumret) och väntar tills en streckad grå linje dyker upp runt åtminstone en del av informationen. Invid denna linje finns en pil. Klicka på pilen, välj Skapa ny kontakt från poppup-menyn och få en förhandsvisning av hur informationen kommer att se ut i din Adressbok. Klicka på knappen Lägg till Adressboken och resten går av sig självt. Om du använder andra program för att hantera dina kontakter (Entourage, Outlook etc), kan du exportera de kontakterna (spara som tabbavgränsade, VCArd, kommaseparerade eller i LDIF-formatet) direkt in i din Macs Adressbok. Gå in under Arkivmenyn, välj Import och sedan vilken slags fil du vill importera. En vanlig dialogruta för att Öppna dyker upp och ber dig leta upp filen du vill importera. Markera filen och klicka på Öppna för att påbörja importen. 67
Sök efter kontakter i din Adressbok När du skrivit in ett antal kontakter i din Adressbok dyker det upp en rullningsbar lista i mittenspalten med alla deras namn. Om du inte har mer än 20 till 30 personer i din lista behöver du inte ens använda dig av sökfältet (i övre högra hörnet) för att hitta rätt person det räcker med att ögna igenom listan. För att lättare hitta dem går du in under Adressboks-menyn och väljer inställningar. När dialogrutan för inställningar öppnas, klickar du på ikonen Allmänt och väljer i panelen som öppnas om du vill att för- eller efternamnet skall visas först samt hur namnen ska sorteras (efter för- eller efternamn). Har du 50 kontakter eller fler går det fortare att använda sökfältet. Direkt när du skriver in första bokstaven påbörjas sökningen och ju fler bokstäver du skriver in, desto snabbare hittar du din kontakt (med hjälp av en snabb elimineringsprocess). När du söker visas bara de kontakter som stämmer överens med din sökning i mittenspalten. Om det bara finns en matchande kontakt, är den allt som visas. Standardläget fungerar bra medan du skriver in nya kontakter, men när du lagt till alla dina kontakter föredrar du kanske en mer renodlad och mindre belamrad arbetsmiljö. För att ändra visningläge, klickar du på den högra knappen med en fyrkant på sig i övre vänstra hörnet av Adressboksfönstret. Då döljer du de första två spalterna och visar endast kontaktkorten. Smidigt särskilt om du använder sökfunktionen för att bläddra bland dina kontakter. 68
Bli mer organiserad med hjälp av Grupper Förmodligen innehåller din Adressbok nu ett stort urval personer från olika platser. Där finns allt från affärskontakter, vänner och familjemedlemmar till favoritrestauranger, butiker i närområdet och arbetskamrater. Problemet är att alla ligger i en enda stor hög. Därför är funktionen Grupper så smidig för att bli mer organiserad. Den tillåter dig att skapa grupper för alla de här olika uppsättningarna personer och platser och gör så att du kan nå bara de personer du behöver med ett enda klick. Vill du exempelvis ringa efter hämtmat, klickar du på gruppen Restauranger och bara restauranger syns i Namnspalten. För att skapa en grupp klickar du på knappen med ett plustecken (+) längst ner till vänster i den första spalten och därigenom läggs en tom grupp till den spalten. Namnet är redan markerat så att du lätt kan skriva in ett namn på den (så gör det nu). Klicka och dra sedan namnen på de kontakter du vill lägga till från Namnspalten och släpp dem på gruppnamnet. För att återigen visa alla dina kontakter, klickar du på Alla-grupper högst upp i den första spalten. En annan fördel med grupper är att när du klickar på en grupp och sedan använder sökfältet, letar sökverktyget bara inom den markerade gruppen. För att redigera en existerande kontakt (exempelvis om den har bytt telefonnummer, anknytning eller epostadress) letar du upp kontakten, klickar på Redigeraknappen längst ner till vänster på kortet, gör dina ändringar genom att klicka på de fält som behöver redigeras och avslutar med att klicka på Redigera-knappen en gång till för att spara dina ändringar. 69
Organisera automatiskt med Smarta grupper Om du inte känner för att sortera dina kontakter i grupper för hand kan du låta Adressboken sköta det med hjälp av funktionen Smarta grupper, som automatiskt grupperar kontakter som delar ett kännetecken som du väljer. Väljer du exempelvis att skapa en Smart grupp för alla dina arbetskamrater, håller Adressboken ett öga på Företagsfältet hos alla kontakter och lägger till alla kontakter som har ditt företagsnamn där till gruppen Medarbetare. Varje gång du lägger till en ny medarbetare till Adressboken, läggs den automatiskt till den Smarta gruppen Medarbetare. Ändrar du en kontakt för att återspegla att den inte längre jobbar på ditt företag, tas den automatiskt bort från gruppen. För att skapa en ny Smart grupp, går du in under Arkiv-menyn, väljer Ny Smart Grupp och får upp dialogrutan som visas ovan. Börja med att ge Smartgruppen ett namn och använd sedan poppup-menyn nedanför namnfältet för att välja vilket kriterium kontakterna ska uppfylla för att inkluderas i den Smarta gruppen. I det här exemplet har jag valt Företag i det första fältet och skrivit in namnet på mitt företag i det andra fältet. Om du vill lägga till fler nivåer av kriterier (till exempel att gruppen bara omfattar alla som jobbar på samma avdelning), klickar du bara på knappen med ett plustecken till höger om textfältet (inringad med rött ovan). När du är färdig klickar du på OK och din Smarta grupp skapas automatiskt. Tänk på att smarta grupper uppdateras automatiskt. Så fort du skriver in nya kontakter eller redigerar befintliga, läggs de automatiskt till (eller tas bort från) dina smarta grupper. 70
Använd din Macs kalender Hos din Mac är alla organisatoriska verktyg sammanlänkade. Jag kan inte nog understryka hur mycket enklare saker och ting blir om du använder hela konkarongen (det vill säga Adressboken, Mail och ical). En av de smidigaste funktionerna hos ical är att den tillåter dig att skapa olika kalendrar för olika uppgifter (exempelvis en för arbetet, en för hemmet, en för ditt favoritlags spelschema, en för prioriterade uppgifter etc) och gör det möjligt att färgkoda dem (så att du redan vid ett hastigt ögonkast ser vilka kalenderhändelser eller uppgifter som är arbets- eller hemrelaterade). Dessutom kan du visa och dölja de här kalendrarna. Med ett eller två klick skaffar du dig alltså en snabb överblick över antingen bara dina arbetsåtaganden, familjeaktiviteter eller planerade resor för den kommande månaden eller för alltihopa på samma gång. Ett enkelt sätt att få lite perspektiv på och kontroll över din tid. Det är därför dags att komma igång med ical, som du hittar i Dock allt du behöver göra är att klicka på den. När ical öppnas visas en vecka i taget med dagens datum markerat. Förutom i det här veckoläget, kan du visa antingen en dag eller månad i taget. Det finns inget rätt eller fel, gör det som passar dig bäst. Om du bläddrar igenom din kalender och vill gå direkt till dagens datum, klickar du antingen på Idag-knappen högst upp i vänstra hörnet på ical-fönstret eller använder snabbkommandot Kommando+T. 71
Lägg till någonting till din Kalender(månad) Vi börjar i Månadsläget. Klicka på Månads-knappen högst upp i ical-fönstret. För att lägga till en händelse till din kalender (exempelvis en påminnelse att ringa någon), dubbelklickar du på den dag där du vill lägga till händelsen. Du kan flytta mellan månaderna med hjälp av vänster- och högerpilarna högst upp i mitten av ical-fönstret eller genom att trycka Kommando+Skift+T för att öppna dialogrutan Gå till datum, där du väljer det datum du vill gå till. När du dubbelklickar på en dag, läggs en anteckning till (som kallas en händelse ) den dagen och markeras automatiskt så att du kan skriva in exempelvis Ring Lisa på ekonomiavdelningen och trycka på Retur. När du lägger till en händelse i Månadsläget tilldelas händelsen automatiskt en förinställd tid. Har du tur är det just då du verkligen ska ringa Lisa, om inte måste du tilldela samtalet en annan tid genom att klicka på händelsen, trycka Kommando+E för att öppna Händelseredigeraren (se bilden ovan), klicka på tiden du vill ändra för att markera den och sedan skriva in den rätta tiden. I mitt exempel klickade jag på timme och skrev in 10, på minuter och skrev in 00 och avslutade med Return för att låsa mina ändringar. Klicka på Klar-knappen när du är färdig. Hade du befunnit dig i Dag- eller Vecko-läget, hade du sett hur den här händelsen lagts till din kalender exakt klockan 10:00. 72
Lägg till i kalenderns dag- eller veckoläge Lägger du till en händelse i dag- eller veckoläget, går det snabbare att dubbelklicka på kalendern på exakt den dag och tid du vill att din händelse ska schemaläggas. I exemplet på ovan dubbelklickar du på 10:00 och händelsen läggs till på rätt tid. När du sedan tittar i din kalender för den dagen, ser du att du måste ringa Lisa på ekonomiavdelningen klockan 10:00 FM. För att ändra en existerande händelse, letar du upp händelsen ifråga, dubbelklickar på den för att öppna miniredigeraren, klickar på Redigera-knappen för att få fram den fullständiga Händelseredigeraren och ändrar det som behöver ändras (namn, datum, tid etc). För att helt ta bort händelsen från din kalender, klickar du bara på den och trycker på Delete-tangenten. 73
Flytta en händelse till en annan tid eller dag Om du befinner dig i Dag- eller Vecko-läget och behöver flytta en händelse (vi fortsätter med vårt exempelsamtal) räcker det med att dra och släppa det till den nya tiden du vill ha för att händelsen automatiskt skall uppdateras. Befinner du dig däremot i Månads-läget visas av utrymmeskäl bara dagens händelser utan tidsangivelser och du måste dubbelklicka på händelsen för att få reda på den exakta tidpunkten. Du kan förstås inte bara flytta händelserna inom samma dag, utan också till en ny dag (eller månad). För att flytta till en annan dag i samma vecka, går du till Vecko-läget, klickar på händelsen och drar den till en ny dag och tid i samma vecka. I exemplet ovan har jag flyttat mitt telefonsamtal från onsdag kl 10:00 till fredag kl 16:00. Du kan förstås också trycka Kommando+E för att öppna Händelseredigeraren och sedan skriva in den nya tiden och datumet manuellt, men det här är enklare. Om du behöver flytta händelsen till en annan vecka, växlar du till Månadsläget och drar och släpper händelsen där du vill ha den. Behöver du flytta den flera månader eller år framåt i tiden, måste du däremot trycka Kommando+E för att öppna Händelseredigeraren och göra ändringen där. 74
Lägg till en påminnelse till din händelse Om du behöver bli påmind om en händelse (exempelvis för att du absolut inte får glömma bort telefonsamtalet med Lisa), kan du ställa in en påminnelse till exakt 16:00 på fredag eller valfri tid innan, så att du är förberedd på samtalet. Du kan också välja vilken slags påminnelse du vill ha om du vill att ett meddelande dyker upp på skärmen eller om du också behöver en ljudpåminnelse. Du kan till och med få ical att mejla en epostpåminnelse till dig det är helt upp till dig. För att lägga in en påminnelse trycker du Kommando+E för att öppna Händelseredigeraren och använder poppup-menyn Påminnelse för att välja önskad påminnelse (precis som bilden ovan visar). När du väljer en påminnelse, finns det en serie alternativ nedanför som du använder för att bestämma när påminnelsen ska skickas (se förstoringen ovan till höger). När du har lagt till en påminnelse, dyker ett nytt Påminnelsefält upp så att du kan lägga till en påminnelse som skickar dig ett mejl, ett som ger ifrån sig ett påminnelseljud etc. Du kan nämligen ha hur många påminnelser som du vill. (Jag satte stopp när jag hade lagt till 11 stycken olika, vilket enligt min fru är två mindre än vad jag behöver för att komma ihåg något alls.) Du kan växla mellan Dag-, Vecko- och Månadsläget genom att trycka Kommando+1 (Dag), Kommando+2 (Vecka) och Kommando+3 (Månad). 75
Skapa flerfärgkodade kalendrar I början av det här kapitlet nämnde jag hur praktiskt det är med flerfärgkodade kalendrar och nu ska jag visa varför. Från början rymmer ical två kalendrar: Hemma (händelserna visas i blått) och Arbete (händelserna visas i grönt). För att lägga till en händelse till antingen Hemma eller Arbete, går du till sidolisten längst till vänster, klickar på önskad kalender och lägger sedan till händelsen. Glömmer du att välja kalender först gör det inget, i Händelseredigerarens Kalendermeny kan du ändra vilken kalender händelsen hör till. För att skapa en ny färgkodad kalender klickar du på knappen med ett plusteck- en längst ner till vänster i fönstret och en ny färgkodad kalender skapas. ical väljer färg åt dig, men du kan ändra den efteråt (se tipset längst ner på sidan). Du kan döpa kalendern till vad du vill och styra vilka kalendrar som visas/döljs genom att aktivera och avaktivera kryssrutorna bredvid dem i sidolisten till vänster. För att ändra färg på en kalender Kontroll- eller Höger-klickar du direkt på kalendernamnet (i sidolisten till vänster) och väljer Visa Info. En dialogruta öppnas högst upp i fönstret. Längst till höger finns en poppuppmeny där du kan välja en annan färg eller skapa din egen anpassade färg. 76
Skapa händelser som sträcker sig över flera timmar/dagar Om du ska skapa en händelse du vet kommer att sträcka sig över flera timmar, kan du få ical att visuellt blockera den tiden, något som också fungerar för händelser som sträcker sig över flera dagar (exempelvis din semester). I Dag-läget gör du så här: växla till Dag-läget, klicka och dra en ny händelse till önskad startid och fortsätt dra nedåt till önskad sluttid. Om din händelse är tänkt att börja 10:00 och håller på 4,5 timme, klickar du med markören direkt på 10:00 och drar nedåt tills du når 14:30. Du kan också använda dig av Händelseredigeraren genom att trycka Kommando+E och öka Till tid-fältet till 4,5 timme (se bilden ovan). Sträcker händelsen sig över flera dagar, måste du däremot använda Händelseredigeraren eftersom Dag-läget inte tillåter dig att dra händelsen över flera dagar. När du flyttar fram sluttiden flera dagar framåt, utsträcks händelsen och täcker alla dagarna mellan start-och sluttiden. I Månads-läget visas dock detta som en tunn linje, istället för den tjocka tonplatta du ser ovan, eftersom utrymmet är mer begränsat där. När du är färdig, klickar du på Klar-knappen och noterar hur din händelse nu visuellt blockerar all tid mellan start- och sluttid. 77
Upprepa en händelse Om du har ett stående åtagande som du måste göra varje vecka eller månad (som ett möte varje månad klockan 09:30 eller en räkning som ska betalas varje månad), kan du schemalägga den händelsen som en återkommande händelse. Skapa först en händelse på den dag och tid där du vill ha den (i vårt exempel använder vi oss av måndagsmötet klockan 09:30). Tryck sedan Kommando+E för att öppna Händelseredigeraren. Alldeles nedanför Till-fältet finns poppup-menyn Repetition där du väljer hur ofta händelsen ska återkomma. (I vårt exempel är mötet varje måndag, därför väljer vi Varje vecka för att lägga till händelsen till Måndagar från och med nu). Återkommer händelsen med ett oregelbundnare intervall, som varannan vecka eller var tionde dag, väljer du först Anpassa och skriver sedan in önskat intervall. Vill du ta bort en återkommande händelse från en viss dag, klockar du på den och trycker Delete för att få upp en dialogruta där du kan välja om du vill ta bort händelsen just den dagen eller från alla kommande dagar. 78
Infoga en Uppgift till ical ical har en inbyggd funktion för Uppgifter, något som är smidigt eftersom många händelser i din kalender innebär att du ska göra det ena eller andra. För att visa din Uppgift, klickar du på den lilla Knappnåls-ikonen längst ner till höger i ditt ical-fönster. För att infoga en ny uppgift till listan, dubbelklickar du på valfri tom rad. Uppgiften läggs till automatiskt och är markerad så att du kan skriva in vari den består. När du lagt till en uppgift till listan kan du bestämma hur viktig den är genom att klicka på någon av de tre prioriteringsknapparna (Hög, mellan eller låg) längst till höger om den). En poppup-meny (se bilden ovan) dyker upp och du kan ange hur prioriterad uppgiften är. Du kan sortera dina uppgifter efter prioritet (och en rad andra kriterier) genom att klicka på menyn spaltrubriken ovanför Uppgiften. Du kan också flytta om uppgifterna för hand genom att klicka på och dra dem till den ordning du vill ha dem i. 79
Redigera dina Uppgifter När du lagt till en uppgift till din Uppgift-lista har du många alternativ för att redigera den. Du kan förstås lämna den ifred tills du utfört uppgiften och när du är klar aktivera kryssruta Utfört bredvid namnet. Om uppgiften måste utföras (innan) ett visst datum eller klockslag, dubbelklickar du på uppgiften för att öppna ett poppuppfönster som påminner om Händelseredigeraren (se ovan) där du kan tilldela uppgiften ett bestämt datum (som visas ovanför uppgiften i listan). Du kan också tilldela uppgiften en påminnelse (se sidan 75) för att påminna dig om vad som ska göras. När du är färdig med dina inställningar, klickar du på knappen Klar. OBS: Att uppgifter som infogas i ical, läggs automatiskt till dina Uppgifter i Mail, eftersom det är det näst troligaste stället du befinner dig i när du behöver lägga till saker till listan (de två är i grund och botten synkroniserade)! Det finns gott om gratis publika ical-kalendrar du kan prenumera på för att lägga till händelser till din kalender. Jag prenumererar exempelvis på en kalender som lägger till mitt favoritfotbollslags spelschema till min kalender. Gratis kalendrar att prenumera på hittar du på Apples ical-sajt eller på icalshare.com, som har mer än 2 500 kalendrar du kan prenumerera på med allt från NASA:s uppskjutningsdatum till filmpremiärer. Utbudet är fantastisk, så gå dit och se vad du hittar som passar just dig. 80
Dela din kalender med andra ical-användare Om du vill dela med dig av en (eller flera) av dina kalendrar med din familj eller dina arbetskamrater, kan du publicera din kalender på nätet (med hjälp av ditt.mac-konto eller en vanlig webbserver) och bjuda in personer att prenumerera på din kalender. På så sätt uppdateras deras kalendrar automatiskt, när du ändrar i din (exempelvis lägger till en ny händelse). Gör så här: gå till vänstra sidolisten, markera den kalender du vill publicera, gå in under Kalender-menyn och välj publicera för att öppna dialogrutan Publicera kalender (se bilden ovan). I dialogrutan anger du vilket namn du vill publicera kalendern under, var du vill publicera på den (på.mac om du har ett konto där, annars på din webbserver då måste du fylla i serverns adress samt ditt användarnamn och lösenord) och vad som ska publiceras (bara händelser titlar och anteckningar eller även Uppgifter och Påminnelser). När du är klar med dina inställningar, klickar du på Publicera-knappen och din kalender tillgängliggörs online. Du får också reda på adressen till kalendern samt möjlighet att ange epostadresser och skicka länken till kalendern till de du vill ska ha tillgång till den. De som prenumererar på din kalender, behöver bara öppna sina versioner av Ical, gå in under Kalender-menyn och välja Prenumerera för att öppna dialogrutan Prenumerera på kalender. När den öppnas skriver de in webbadressen till din kalender och klickar på Prenumerera-knappen för att starta prenumerationen. Aktiverar de alternativet Automatisk uppdatering i nästa steg, kan de välja hur ofta (varje dag eller varje timme) deras ical skall kontrollera om du har uppdaterat din kalender, för att sedan kunna uppdatera deras. 81 1
Fler Adressboks-tips Kontroll- eller Högerklicka på numret och välj Stor stil för att visa numret riktigt, riktigt stort på din skärm. Stort som i fruktansvärt löjligt stort. Pröva och se själv. Om du har skapat en grupp och vill skicka mejl till alla i den gruppen på en och samma gång, Kontroll- eller Högerklickar du på gruppen, väljer Skicka Mail till Gruppens namn från innehållsmenyn och ett nytt epostmeddelande öppnas föradresserat till alla i den gruppen. Du behöver bara skriva in ditt meddelande och trycka på Skicka. Vill du ha en vägbeskrivning till en kontakts hem eller kontor? Kontroll- eller Höger-klicka på deras adress i Adressboken och välj karta från innehållsmenyn för att få se var de befinner sig på Google Maps. Klicka sedan på Get Directions to Here på kartan. Hittar du någon i adressboken och vill söka igenom hela din Mac efter deras namn, Kontroll- eller Höger-klickar du på deras namn i Adressbokens namnspalt och väljer Spotlight: Name. Har du två kontakter i Adressboken som syftar på samma person, kan du slå ihop dem till en kontakt genom att markera båda och trycka Kommando+Backsteg för att slå ihop dem till en. 82
Fler ical-tips Om du får ett epostmeddelande och meddelandet har ett datum i sig (kanske en träff, ett möte eller en inbjudan), för du bara markören över datumet och en nedåtriktad pil dyker upp. Den talar om för dig att du kan Kontroll- eller Högerklicka på datumet, få fram en innehållsmeny, välja Ny ical-händelse och föras till den dagen i din kalender där en ny tom händelse infogats. Allt du behöver göra, är att skriva in önskad info. Det räcker med att klicka, hålla fast och dra dem till den ordning du vill ha dem i. Om du har skapat en ny händelse och vill ändra vilken kalender den hör till, drar och släpper du händelsen på den kalender i sidolisten dit du vill att den ska höra. Om du har flera kalendrar som hänger ihop (exempelvis olika kalendrar för olika avdelningar inom ditt företag), kan du organisera saker och ting genom att gruppera dem tillsammans. Skift-klicka på knappen Lägg till ny kalender (plustecknet längst ner i vänstra hörnet) för att skapa en grupp. Du kan sedan antingen dra och släppa kalendrar på gruppen, eller skapa nya kalendrar under gruppen. Om en händelse i din kalender är en påminnelse om att besöka en viss webbsida, räcker det med att lägga till vinkelparenteser runt webbadressen <http://www.apple.com> för att den ska bli en klickbar länk. 83