OneDrive
1 Innehåll ONEDRIVE ÖVERBLICK... 2 Vad är OneDrive?... 2 Molnet?... 2 Två typer av OneDrive... 2 Hitta sin OneDrive för företag... 3 HANTERA DOKUMENT OCH FILER PÅ ONEDRIVE... 4 Skapa mapp... 4 Flytta/Kopiera filer till OneDrive... 4 Ladda upp filer... 4 Dra in filer till OneDrive... 5 Byta namn på filer... 6 Ta bort filer från OneDrive... 6 Byta namn på fil... 7 Ladda ner filer från OneDrive till datorn... 7 Filtyper på OneDrive... 7 SYNKRONISERA ONEDRIVE MED DATORN... 8 DELA DOKUMENT OCH MAPPAR... 9 Dela fil... 9 Vem kan komma åt ett delat dokument?... 10 Dela en mapp... 10 OFFICE ONLINE... 11 En stor skillnad... 11 Skapa nytt... 11 Öppna... 12 Redigering Online... 12 Spara... 12 Spara som... 12 Döpa om... 13 ARBETA SAMTIDIGT I SAMMA DOKUMENT... 14
2 OneDrive överblick Vad är OneDrive? OneDrive är en lagringsplats för filer och dokument i molnet. Tidigare hette OneDrive SkyDrive. Namnet SkyDrive förekommer fortfarande på en del håll i t.ex. Windows 7. Molnet? Diffus term, men för den vanliga användaren/konsumenten handlar det om att använda tjänster, program, lagring etc. mot servrar över Internet istället för lokalt på den egna dator eller i det lokala hemma- eller kontorsnätverket. Två typer av OneDrive Det finns två typer av OneDrive; 1) OneDrive för privatpersoner. OneDrive för privatpersoner är gratis och alla som har ett s.k. Microsoftkonto (gratis) har tillgång till OneDrive för privatpersoner. Lagringsutrymmet för gratisversionen ökas på lite då och då, är just nu 15 GB. 2) OneDrive för företag (tidigare SkyDrive Pro) är ett personligt bibliotek (mapp) som finns i Office 365 och SharePoint Server 2013. Med OneDrive för företag arbetar inom ramen för organisationen. Varje användare av OneDrive på Office 365 har ett gigantiskt lagringsutrymme: 1 TB! Två av dom stora skillnaderna med OneDrive för företag jämfört en traditionell personlig plats på det lokala nätverket såsom H: eller U: är: a. Mycket enkelt att dela filer och mappar med kollegor b. Man kan surfa in till sina dokument från var som helst i världen Denna dokumentation handlar enbart om OneDrive för företag.
3 Hitta sin OneDrive för företag I din Office 365 portal eller på SharePoint 2013 har du när du är inloggad en blå list i överkant på webbfönstret. Klicka på OneDrive Om du har en liten skärm eller har ett litet fönster i webbläsaren kan menyn dras ihop till tre punkter. Klicka på dom tre punkterna och sedan OneDrive.
4 Hantera dokument och filer på OneDrive Skapa mapp Man kan inte flytta/kopiera mappar från den lokala datorn till OneDrive. Mappar måste skapas på OneDrive 1) Klicka på + nytt och välj Ny mapp Flytta/Kopiera filer till OneDrive Det finns flera metoder att flytta/kopiera filer till OneDrive; a) Ladda upp filer b) Dra in filer Ladda upp filer 2) Klicka på ladda upp 3) En vanlig Öppna-dialog visas a) Navigera till rätt plats b) Markera en eller flera (CTRL) filer
5 4) Avsluta med knappen Öppna Dra in filer till OneDrive 1) I ett Utforskarfönster (Den här datorn) välj en eller flera filer 2) Dra in dom markerade filerna till OneDrive, ungefär till området nytt ladda upp synkronisera 3) När muspekaren kommer in i OneDrive kommer ikonen ändras till en trave filer med en siffra på för hur många filer det rör sig om. OBS texten Flytta är inkorrekt, det handlar om kopiering. 4) Släpp musknappen och filerna överförs till OneDrive.
6 Byta namn på filer 1) Markera filen som skall få nytt namn 2) Välj menyfliken Filer 3) Klicka på knappen Redigera egenskaper 4) Skriv det nya namnet och avsluta med Spara Ta bort filer från OneDrive 1) Markera en eller flera filer med en bock framför filnamnet 2) Välj Menyfliken Filer 3) Klicka på knappen Ta bort
7 Byta namn på fil 1) Markera en fil med en bock framför filnamnet 2) Välj menyfliken Filer 3) Välj Redigera egenskaper 4) Skriv det nya filnamnet 5) Avsluta med Spara Ladda ner filer från OneDrive till datorn 1) Klicka på filens Mer-meny (dom tre prickarna) 2) I den nya rutan, klicka på Mer-menyn i denna ruta också 3) Välj Ladda ner kopia 4) Beroende på webbläsare kan det se olika ut, i Internet Explorer välj Spara i listen längt ner på skärmen. 5) Filen hamnar i den lokala mappen Hämtade filer Filtyper på OneDrive I princip kan man ha vilka typer av filer på sin OneDrive. Officefiler, PDF: er, Bilder, ZIP-filer osv. Alla filtyper kan inte hanteras av OneDrive, d.v.s. att visa dess innehåll eller att redigera. T.ex. kan man lagra ZIP-filer på sin OneDrive men inte göra så mycket mer med dom där än just lagra.
8 Synkronisera OneDrive med datorn Man kan synkronisera sina filer på OneDrive med sin egen dator. Fördelar: Man arbetar med sina filer på OneDrive utan vara beroende av ha tillgång till Internet Nästa gång datorn märker att det finns Internet sätter synkroniseringen OneDrive igång automatiskt i bakgrunden. Kan vara enklare och snabbare att hitta filerna och att arbeta med dom. Flytta/Kopiera in hela mappar med innehåll till OneDrive via Utforskaren Nackdelar: Max 20 000 filer och mappar kan synkroniseras Kan ta stor plats på den lokala dator Olämpligt att synka med en Windows-platta pga. av det ofta mycket begränsade lagringsutrymmet på plattor. Allt eller inget. Man kan inte välja vad som skall synkas från OneDrive, allt synkroniseras med den lokala datorn.
9 Dela dokument och mappar Det går mycket enkelt att dela med sig av sina filer och dokument intern och externt som finns på OneDrive. Det är möjligt att organisationens policy inte tillåter fildelning externt och dessa möjligheter är begränsade eller avstängda för din OneDrive. Följande beskrivning om delning gäller för en standard installation av Office 365. Dela fil Man kan enbart dela en fil i taget, det går inte att dela flera filer på en gång (det går att dela en mapp och då blir alla filer i mappen delade), man får dela flera filer en-och-en. 1) Markera filen med ett klick framför filnamnet (bock) 2) Klicka på andel i menyraden Ordet andel en miss i översättningen från engelskans share. Borde stå dela 3) I fönstret Dela a) Skriv e-postadresser till de eller dem du vill dela med. b) Bestäm vad om dokumentet skall få redigeras (standard) eller bara visas (skrivskyddat) c) Är det externa personer som är med i delningen bestäm om det skall krävas inloggning för att komma åt dokumentet. 4) Avsluta med Dela
10 Nu skickas det ett mejl till berörda personer om att ett dokument är delat med dom och en länk till dokumentet. Att ett dokument är delat ser man snabbt på att istället för ett hänglås som ikon i kolumnen Delning ser man några personer Dela en mapp Vem kan komma åt ett delat dokument? Om man har Kräv inloggning på (som är standard) krävs det att personerna man har delat med har ett Office 365 konto för att komma åt dokumentet. Har man Kräv inloggning av så behöver man inte logga på och det räcker med att följa länken i mejlet. Länken leder endast till just det dokumentet man har delat och inget annat kan nås med länken. Att dela en mapp och dess innehåll går till på samma sätt som att dela en fil, se ovan. Enda skillnaden är att man börjar med att markera mappen. Och att alla filer i mappen blir också delade.
11 Office Online Med Office 365 får man tillgång till webbversioner av Officeprogrammen: Word Online Excel Online PowerPoint Online OneNote Online Jämfört med sina motsvarigheter på datorn är dessa online begränsade i funktioner och möjligheter, men ofta mer kompetenta än vad man tro om en webbversion. En stor skillnad Skapa nytt En mycket stor skillnad mellan Office Online programmen och fullständiga versioner på en dator är att det finns ingen funktion för att spara. Ja, det finns alltså inget Spara utan dokumentet sparas löpande medan man jobbar. Det finns inget Spara som heller, men det finns en omväg kring detta se längre ner. För att skapa ett nytt dokument, klicka på knappen + nytt och välj vad för typ av dokument som skall skapas.
12 Öppna För att öppna ett befintligt dokument på OneDrive, klicka på namnet. När man har öppnat är man i ett läsläge av dokumentet och kan inte göra något annat än att just läsa. Vill man börja arbeta med dokumentet måsta man gå in i redigerarläge Redigering Online För att kunna redigera ett dokument online som är sparat på OneDrive måste man gå in redigeringsläge: 1) Öppna ett dokument (se ovan) 2) Välj Redigera i menyfliksområdet 3) Välj Redigera i programnamn Online programnamn = Word, Excel eller PowerPoint (Här är det ett Worddokument som är öppnat, ser likadant ut för Excel och PowerPoint) Efter att man har valt att redigera dokumentet online har man tillgång till en mängd funktioner och verktyg på de olika menyflikarna. Inte lika mycket som i fullversionerna men tillräckligt för att göra dom vanligaste sakerna i ett dokument. Spara Det finns inget Spara i Online versionerna. Ändringar sparas löpande i bakgrunden. Spara som För att spara med annat filnamn än nuvarande (Spara som) är man kanske van från dom fullständiga versionerna på datorn att använda Spara som. I Online versionen finns det inget Spara som heller, men det finns en omväg kring detta: 1) Välj Arkiv Spara Som 2) Välj sedan att Ladda ner en kopia (till datorn)
13 3) Klicka på länken Klicka här om du vill visa din/ditt dokument 4) Klicka på Spara 5) Klicka på Öppna mapp (i den gula listan längst ner på skärmen) 6) Byt namn på dokument 7) Ladda upp dokumentet med det nya namnet till OneDrive (se sidan 4) Döpa om Om man vill döpa om ett dokument istället för att skapa en kopia (ovan) kan man använda funktionen Byta namn (se sidan 6).
14 Arbeta samtidigt i samma dokument Dokument på OneDrive som är utdelade kan man med hjälp av Office Online arbeta samtidigt i samma dokument. 1) Dela ut dokumentet eller mappen (se sidan 9) 2) Öppna dokumentet på två eller flera datorer Man ser att någon annan har dokumentet öppet genom att deras namn syns uppe till höger Man ser var dom är i dokumentet på att det finns flera markörer i olika färger. Detta ser olika beroende på vilket program det gäller. Ändringar som den andre personen gör syns nästan omedelbart. (Kom ihåg: det finns inget spara) Blå markören är den andre personen och grön markör är den egna