RAPP Användarhandbok Uppdaterad 2015-08-11 Annsofie Barkman SLL IT Mårten Sandin SLL IT Ann Svensson SLL IT 1
2 Innehåll Allmänt om Rapp... 3 Att komma i gång... 3 Att logga in och ut... 3 Att orientera sig i systemet... 4 Huvudflikar... 5 Personliga inställningar... 6 RAPP storlek... 6 Användarhandbok och Lathund... 7 Besök... 8 Registrera Besök... 8 Knyta person till besökskombika, SÄBO... 9 Remitterad kombika... 9 Utkast... 10 Besökshistorik... 11 Visa/ändra/ta bort/kopiera/skriv ut besökskvittens på ett besök.... 12 Besökskvittens... 13 Arbetslista... 13 Sammanställning... 14 Diagnoser, Åtgärder och DRG... 15 Förvald Diagnos... 16 Åtgärder... 17 DRG rapportering... 17 Rapporter/statistik... 18 Vårdperiod... 21 Registrering av slutenvård, Vårdtillfälle... 22 Reservnummer... 24 Administration... 26 Administrera användare... 26 Lägg till en användare... 26 Ändra en användare... 28 RAPPKassa... 29 Manual för Kassamodulen i RAPP... 30 Administrera frikort... 32 Avläsningsrapport... 33 Transaktionslista... 34 Kassaperiod... 35 Stängning... 35 2
3 RAPP Allmänt om Rapp Rapp är ett webbaserat verktyg för att rapportera in patientbesök. Att komma i gång För att använda Rapp behövs inte något annat än en dator med internetkoppling och en webbläsare i form av Microsoft Internet Explorer version 6, Mozilla Firefox 2 eller senare versioner. Användarnamn och lösenord får du genom, servicedesk 08-123 145 10 eller servicedesk.sllit@sll.se. Första gången du loggar in blir du uppmanad att byta lösenord innan du kan börja registrera besök. Att logga in och ut På inloggningssidan fyller du i ditt användarnamn och lösenord och väljer Logga in. Om korrekta uppgifter fyllts i kommer du till startsidan och kan börja använda systemet. Att logga ut görs genom att klicka på pilen uppe till höger. Du kommer då åter till inloggningssidan. System loggar automatiskt ut en användare om man har varit inaktiv under en tid. När man då börjar använda systemet igen blir man uppmanad att logga in på nytt. Detta är en säkerhetsåtgärd för att obehöriga inte ska komma åt informationen i Rapp om man glömt datorn på. 3
4 Att orientera sig i systemet Rapp är uppbyggt som en sida med flera flikar där olika funktioner är samlade. Är du inloggad som administratör ser du andra flikar. Mer info om det under Administration. För vanliga användare ser det ut enligt följande: Spara och skicka/spara ett utkast utan att skicka/avbryt/ 4
5 Huvudflikar Besök Väntetid Kassa Reservnummer Inställningar - Hjälp Till varje flik hör ett antal underflikar: Besök: Registrera Besök - Sammanställning Avstämning - Historik Väntetid: Registrera Historik Kassa: Avläsningsrapport - Transaktionslista - Kassaperiod - Stäng kassa Reservnummer: Ta ut nytt uppdatera Inställningar: Byt lösenord Mitt Rapp Ange HSAid/epost Hjälp: Nytt i Rapp Manual Mitt Rapp Besök Användarhandbok MVC Användarhandbok Väntetider Användarhandbok Rapporteringsanvisning Om Rapp 5
6 Personliga inställningar Byta lösenord Gå till huvudmenyn Inställningar och underrubrik Byt lösenord för att välja ett personligt lösenord. Lösenordet måste vara minst åtta tecken långt och innehålla minst ett tecken som inte är en siffra eller bokstav (t.ex.!"# %,.-) Lösenordsbyte ska göras minst var fjärde månad. Man får automatiskt en notifiering av systemet när det är dags att byta lösenord. RAPP storlek Huvudmeny Inställningar och undermeny Personliga instälningar ger möjlighet att välja storlek på visad RAPP genom att klicka i Liten, Mellan eller Stor och klicka på Spara. 6
7 Användarhandbok och Lathund Efter du har loggat in i Rapp får du tillgång användarhandboken. De senaste versionerna av dessa finner du under huvudmeny Hjälp och underrubrik Besök Användarhandbok Användarhandboken är detta dokument som ger ytterligare stöd och handledning till Rapp användarna. Lathund under huvudmeny Hjälp är dokumenterad registreringsrutin för berörd producent. 7
8 Besök Under denna huvudflik och undermeny Registrera besök rapporteras samtliga besök. Oavsett vilken sida man står på i RAPP kommer man åt undermeny Registrera besök alt. Ny för att komma till sida för besöksregistrering. Registrera Besök Så här registrerar man ett besök 1. Välj huvudfliken Besök. Underfliken Registrera Besök är automatiskt förvald 2. Dagens datum är förvalt som besöksdatum. Annat besöksdatum väljs genom att klicka på kalenderbilden eller genom att fylla i det manuellt, formatet är flexibelt. Valt datum kan låsas och blir då förvalt till registrering av nästa patient 3. Mata in patientens personnummer eller reservnummer, klicka ev. på lås vid personnummer. Detta innebär att efter du har skickat iväg det aktuella besöket sparas persondata för att kunna registrera ett till besök på samma patient.klicka på sökpilen till höger om inmatningsfältet alternativt tryck Enter på tangentbordet. 4. Patientens namn och adress visas till höger om sökrutan vid dagens datum. Vid historiska datum visas endast namn och län. 5. Välj Kombika (för besök). I många fall är den förvald. 6. Fyll eventuellt i Remitterad från (Kombika). 7. Välj Besökstyp. 8. Välj Taxakod. 9. Välj Vårdgivarkategori om det är aktuellt. 10. Välj Produkt om det är aktuellt. 11. Välj ICD-10 kod om det är aktuellt 12. Välj Diagnos om det är aktuellt. 13. Välj Tolk om det är aktuellt. 14. Klicka sedan på Skicka 15. Avbryt och bakåtpil rensar all ev. inmatad information. 16. Historik ger sida för att söka besökshistorik och Arbetslista visar besök med GVR fel. 8
9 Knyta person till besökskombika, SÄBO Vid registrering av besök väljs den SÄBOkombika som patienten är listad på/bor på, spara besöket och patienten blir därmed knuten till vald SÄBOkombika. Vid nästa besöksregistrering på den patienten ligger vald SÄBOkombika som förvald i RAPP. Om patienten har flyttat till ett annat av era boenden, sedan föregående registrering, väljer ni aktuell SÄBOkombika, skickar besöket och patienten knyts till den nu aktuella SÄBOkombikan Remitterad kombika Mata in de första positionerna alternativt namn på remitterad kombika och RAPP visar förslag på korrekta och giltiga remitterade kombikor. När man skickar och sparar besöket blir patienten knuten till vald remitterad kombika. Vid nästa besöksregistrering på den patienten ligger sist vald remitterad kombika förvald i RAPP. 9
10 Utkast Ni väljer att lägga ett besök i utkast om ni vill spara det i RAPP men inte skicka till GVR. Tex om besöket inte är färdig registrerat. Besöken visas under fliken utkast. Gå in under fliken Utkast, klicka på den gula mappan, besöket öppnas och kan slutregistreras och skickas till GVR. Om man har sparat ett besök i utkast och ytterligare en eller flera gånger väljer samma datum och samma personnummer visar RAPP en fråga, 10
11 Besökshistorik Under huvudfliken Besök och länken Historik, visas besökshistorik. Man söker på en vald tidsperiod genom att mata in ett på from och ett tom datum. Man väljer om sökningen ska visa besök med besöksdatum i vald tidsintervall Sök på besöksdatum eller besök som har registrerats i vald tidsintervall Sök på registreringsdatum. Det är möjligt att söka på besökstyp, taxakod, produkt, vårdgivarkategori, kombika, personnummer, användarnamn, utomlänare och tolk. Användarnamn har wild-card sökning på slutet, tex nil returnerar nils och nilsson Personnummer har wild-card sökning i början och på slutet, tex 080101 returnerar 200801011212, 190801011212 osv. Besöken som visas i lista kan öppnas med ett klick på den gula mappen och kan därmed ändras/tas bort/kopieras eller skrivas ut. I fältet under huvudmenyerna finns kommandon för att Spara, Utskrift och Rensa visad lista 11
12 Visa/ändra/ta bort/kopiera/skriv ut besökskvittens på ett besök. Börja med info. om Besökshistorik När man valt att visa ett besök kan man, ändra, ta bort, kopiera ett redan skickat besök eller skriva ut en besökskvittens. Genom att ändra någon eller några parametrar och klicka på spara uppdateras och skickas det valda öppnade besöket. Knappen Ta bort tar bort besöket. RAPP tar bort besöket i realtid och man får svar direkt om man lyckades. När man kopierar ett besök bör man ändra någon registrering och klicka på Spara. Det kommer upp ett meddelande när man klickar på Kopiera som upplyser om att man måste ändra minst ett fält i formuläret, klicka ok, ändra ett fält och klicka Skicka. 12
13 Besökskvittens Klicka antingen på Besökskvittens eller symbol för besökskvittens, kuvert med ett brev som sticker upp, i visad besöksbilden Ett nytt fönster öppnas som visar besökskvittensen. Skriv ut under Arkiv ger en utskrift av valt besök. Arbetslista Klicka på: Vårdtillfälle/ Enhetsöversikt/ Arbetslista Klicka på flik GVR, här är det möjligt att se vilket svar som GVR har returnerat på era besök. Ni kan t.ex hitta de besök där GVR har skickat ett fel, varning. Ta kontakt med supporten 13
14 om ni behöver hjälp med att åtgärda GVR felen. Flik Utkast visar besök som ni har sparat i utkast. Sammanställning Under huvudrubrik Besök och underrubrik Sammanställning tar man ut en rapport per faktureringsperiod som kan fungera som fakturaunderlag till månatlig faktura. Man klickar i from datum, tex 2010-10-01 och man klickar i tom-datum, tex 2010-10-31. Privata vårdgivare klickar i ruta för Momskomp. Besökstyp, Taxakod och Produkt ska vara enligt förvald med ikryssad ruta för Alla. Till sist klickar man på Sammanställ och RAPP visar antal produkter, Summa, Momskomp och Totalsumma för vald fakturaperiod Klicka på Utskrift, gå till meny Arkiv och Skriv ut för att skriva ut Sammanställningen. Utskriften bifogas fakturan vid manuell fakturering. 14
15 Diagnoser, Åtgärder och DRG Diagnoskoder Klicka på flik Diagnos Mata in några tecken på diagnoskod eller några bokstäver i diagnosnamnet i fritextfältet. Förslag på Diagnoser visas, välj diagnos och klicka på Lägg till. Det är möjligt att lägga till flera diagnoser. Först vald diagnos blir automatiskt Huvuddiagnos, RAPP markerar med en bock under hjärtat. Om man väljer en Asteriskkod, RAPP markerar med en röd stjärna, ska den alltid följas av en daggerkod, ingen symbol. 15
16 Förvald Diagnos Under huvudflik Inställningar kan man välja Mitt Rapp, Mina vanligaste diagnoser och Spara. Resultatet visas som förvalda under fliken Diagnos i Registrera besök bilden. 16
17 Åtgärder Åtgärder registreras under fliken med samma namn. Mata antingen in hela koden och koppla till en redan vald diagnos, visas i fältet för Kopplad till diagnos klicka Lägg till. Eller mata in några tecken från Åtgärdskoden alt. några bokstäver i namnet på åtgärden och lista med åtgärder som matchar inmatade tecken, visas. Välj en åtgärd, eller fler. Varje vald åtgärd ska kopplas till redan vald diagnos som visas i fält för Kopplad diagnos. Klicka lägg till. DRG rapportering När man är färdig med registreringen och klickar på Skicka visas en ruta där man välja att Godkänna och skicka besöket med den DRG-produkt som visas eller Avbryta och göra ändringar för att få en annan DRG-produkt. I Mitt Rapp kan man välja om man vill visa rutan eller att skicka utan den, DRG-grupperingen godkänns då automatiskt. 17
18 Rapporter/statistik Det finns två möjligheter att titta/hitta vad som är registrerat i RAPP. Antingen går man till sida för besökshistorik som nås via Besök/Historik eller Vårdtillfälle/Historik för slutenvård, se info under rubrik Besökshistorik Eller gå in under huvudmeny Besök och undermeny, Avstämning Välj Avstämning för utskrift eller beräkning, välj tidsperiod + ev. mata in användarnamn i fältet för Användarfilter om ni vill begränsa urvalet till en specifik användare i RAPP och klicka på Visa Rapport Vald och visad rapport kan exporteras till Excel, PDF eller Word, klicka på symbol för att exportera, den blåa disketten och välj format för export. 18
19 Rapporten visar Län, Besöksdatum, Patientid, Status visar status på registreringen om det är en nyregistrering, korrigerad registrering eller om den är makulerad, visas med röd text. Vid export till Excel är ett tips att sortera informationen enl. följande, Markera rad med kolumnnamn Gå in under meny Sortera och filtrera, klicka på filter eller sortera Aö 19
20 Klicka på pilen vid den kolumn som ni vill filtrera efter 20
21 Vårdperiod När ett besök registreras har man möjlighet att starta en vårdperiod på önskat datum. Om man väljer att starta en vårdperiod kommer nästföljande registreringar på samma patient att ingå i samma vårdperiod. Man kan samtidigt välja att avsluta berörd vårdperiod enl. förslag på eget valt datum. Vårdperiod id och datum för vald person visas i lista under fliken Personhistorik. För att ändra vårdperioddatum öppnar man ett utav besöken i berörd vårdperiod genom att klicka på den gula mappen. Ändra datum, klicka på Spara och alla besök i berörd vårdperiod uppdateras med nytt sparat datum. Det går att återöppna en avslutad vårdperiod, klicka på gul mapp för ett utav besöken i berörd period, klicka ur ruta för Avsluta vårdperiod, klicka på Spara och vårdperioden är öppen för ytterligare besöksregistreringar. 21
22 Registrering av slutenvård, Vårdtillfälle Mata in person- eller reservnummer och klicka på pil alt. Enter Rutan Registrera ny inskrivning visas, fyll i och spara. 22
Vårdtillfället är nu sparat som pågående och kan nås ingen från listan över Pågående vårdtillfällen. För att registrera en ny patient kan man antingen gå tillbaka till första sidan men Tillbaka-knappen eller skriva in ett nytt personnummer i rutan för Sök person. 23 För att registrera diagnos mm, klicka på fliken, fyll i och spara. När man lagt till diagnos, åtgärd och produkt kan man se det utan att behöva öppna fliken då antalet ändras från 0 till tex 1 När utskrivningen är gjord försvinner vårdtillfället från listan över Pågående vårdtillfällen och man får då söka det i Vårdtillfälle/Historik. 23
24 Reservnummer Det krävs att din RAPPbehörighet är utökad med roll/funktion för reservnummer. Reservnummer är en huvudrubrik med underrubrikerna Ta ut nytt och Uppdatera. Ta ut ett nytt reservnummer Om det finns person- eller reservnummer med dessa uppgifter sedan tidigare visas en ruta och man kan välja att använda ett som redan finns eller ta ut ett nytt. 24
25 Uppdatera: Här kan man uppdatera personens uppgifter 25
26 Administration Under denna huvudflik sköts all administration av Rapp användare. Administrera användare För att administrera användare måste du logga in med en användare som har administratörsrättigheter. Huvudflik Administration visas, välj underrubrik Användare. För att hitta en användare kan man söka på tex användarnamn, förnamn och/eller efternamn och klick på knappen Sök för att se en användare. Lämnar man alla villkor blanka och klickar på knappen Sök får man upp alla användare på sin producent. Manuell inloggning visar när användarens behörighet att logga in med användarnamn och lösenord går ut Ny användare Sök användare Redigera användare Lägg till en användare Klicka på Ny (se ovan) 1. Obligatoriskt är För- och Efternamn. Lämna Aktiv till och med tom tills vidare. Fyll i HSAid om det finns (4 sista tecken). Klicka på Skapa. 26
27 2. I nästa vy, klicka på Aktivera manuell inloggning, då visas denna ruta. Användarnamn: fyra sista i HSAid om det finns eller tre första i för-och efternamn. Tillåten t.o.m: förinställt, för närvarande 1 år Lösenord : minst 8 tecken varav minst ett som inte är en siffra eller en bokstav, tex? 3. Lägg på producent: Välj producent i listan, klick på +Lägg till, bocka för det de ska ha börighet att göra, klicka på Spara. Ska fyllas i Om telefonnr, mail mm finns får man gärna fylla i det. 27
Ändra en användare Sök användaren med tex namn, klicka på mappen till höger. Manuell inloggning: Här kan man aktivera manuell inloggning med lösenord och användarnamn, ändra hur länge detta ska vara giltligt samt byta lösenord. Behörighet till producent: Här kan man lägga till den eller de producenter som användaren ska ha behörighet till samt vad de ska kunna gör. Detta gör man genom att bocka för tex besök, reservnummer mm. För att ta bort en producent klickar man först på den och tar bor alla bockar och sparar. 28 28
29 RAPPKassa Första inloggning med kassabehörighet Krav för att kunna skriva ut rapporter och kvitton från kassamodulen är Adobe Reader 9. Saknar ni den versionen, gå till fliken Personliga inställningar -> Inställningar och klicka på symbol för att hämta av Adobe Reader 29
30 Manual för Kassamodulen i RAPP Kassamodulen i RAPP är gratis och frivillig. Registrera besöksbilden har en layout med avgränsade fält för Besök, Produkter och Kassa. Vid hämtning av personuppgifter hämtas även info om frikortsnummer och frikortsgiltighet. Fältet för patientavgift är öppet för inmatning av aktuell avgift vid val av berörd taxakod. 30
31 Vid skickning av registrerat besök visas bild på kvitto med möjlighet att skriva ut. Kvittobilden visas vid all besöksregistrering oavsett avgift eller ej. Om man inte vill att bild med kassakvitto visas vid varje skickad registrering klicka i ruta för Ingen utskrift av kvitto. När det blir aktuellt att visa/skriva ut kvitto, klicka ur ruta för Ingen utskrift av kvitto. Det är alltid möjligt att skriva ut en kvittokopia på redan skickat besök. Alla registrerade och skickade besök skapar en transaktion och finns med i transaktionslista oavsett visad kvittobild eller ej. 31
32 Under huvudfliken Kassa finns underflikarna Administrera frikort, Avläsningsrapport, Transaktionslista, Kassaperiod och Stäng kassa. Administrera frikort Formuläret för Administrera frikort knyter ett frikortsnummer och giltighetstid till ett personnummer. Frikortsinformationen finns tillgänglig för alla som registrerar besök i RAPP på den personen. 32
33 Avläsningsrapport Avläsningsrapport används för löpande avläsningar under en kassaperiod. Rapporten kan exporteras till Excel, PDF och Word 33
34 Transaktionslista Transaktionslista går att exportera till Excel, Acrobate (PDF) och Word med möjlighet att spara och skriva ut. Transaktionslista visar alla transaktioner/sparade registreringar under senast öppnad kassa period. 34
35 Kassaperiod Vald kassaperiod inkluderar länkar till Transaktionslista och Avläsningsrapport (Stängning) Stängning Vid Stängning av kassa är det möjligt att lägga till en Stängningskommentar. Klicka OK 35
36 36
Stämgningsrapport visas för utskrift och/eller spara. Stängningsrapporterna sparas i undermenyn Kassaperiod. 37 37