Användarmanual 1.3 Hösten 2016

Användarmanual 1.3 Hösten 2016

Introduktion... 3 Vanliga frågor... 3 Licensnyckeln håller på att gå ut. Vad gör jag?... 3 Rollen Avstämmare... 4 Välkomstsida Global Översikt... 4 Att göra - Flik... 5 Period Översikt - Flik... 6 Uppgifter - Flik... 7 Stämma av ett konto... 8 Rollen Godkännare... 9 Välkomstsida Global Översikt... 9 Att göra - Flik... 10 Period Översikt - Flik... 11 Uppgifter - Flik... 12 Godkänna ett konto... 13 Administratör - inställningar... 14 Logga in för första gången och licenshantering... 14 Lägga till företag... 16 Lägga till användare... 17 Lägga till importformat för saldoimport... 18 Inställningar för Pricka Konto... 19 Arkiveringsinställningar... 20 Inställningar för speciell programfunktionalitet... 21 Inställningar för e-post... 22 Administratör - Praktiskt... 23 Kontoplan... 23 Kontoplansimport från Excel... 25 Roller... 25 Periodhantering... 26 Schemahantering... 27 Skicka e-post... 28 Uppdatera saldo... 28 Allmänt... 29 Avsluta programmet... 29 2

Introduktion Pricka Bokslut är en digital månadsbokslutspärm. I detta smarta och enkla program dokumenterar ni och specificerar månatliga balanskontosaldon. Det går att sätta roller och beskrivningar på så att de vanliga frågorna - NÄR? VEM? HUR? VAD? - kan besvaras i ett och samma system. Manualen är uppbyggd efter 3 olika roller. Admin, Avstämmare & Godkännare. Vanliga frågor Här kommer vi samlat vanliga frågor. Hittar du inte svaret här eller inte hinner leta, tveka inte att höra av dig till vår support, 08-522 308 40, eller per e-post support@pricka.se Licensnyckeln håller på att gå ut. Vad gör jag? Licensnyckel får du via e-post från support@pricka.se och läggs enkelt in i programmet genom att klicka på knappen Förnya Licens (1), varpå ett nytt fönster öppnas där den nya licensnyckeln klistras in i rutan för licens(2). För att lägga in licensnyckeln: Öppna licensfilen som du fått i Anteckningar, eller någon annan textredigerare Markera allt genom att trycka ctrl+a Kopiera allt genom att trycka ctrl+c Ta bort allt innehåll i Licensrutan. Klicka en gång i den, tryck sedan ctrl+a, och sedan Delete-knappen på ditt tangentbord. Klistra in licensnyckeln som du kopierat från textfilen, med ctrl+v (Det funkar också att högerklicka i Licensrutan och välja alternativ Markera allt och så vidare) 3

Rollen Avstämmare Nedanstående avsnitt berör avstämmarens vanligaste uppgifter. Välkomstsida Global Översikt Här kan du bläddra mellan perioder.(1) Klicka på de vita pilarna. Du ser även din aktuella status för de bolag du har åtkomst till i aktuell period.(2) Du ser också vad du har att göra i de olika bolagen(3). Dessa uppgifter är klickbara. Du ser även en sammanställning (4) över de olika bolagen. Bolagsnamnet är klickbart för att du snabbt ska komma in på rätt bolag. Detta går förstås även att göra med väljaren (5) bredvid Hemknappen 4

Att göra - Flik Här nedan ser du aktuell period för det bolag som du har valt. 3 flikar har olika innehåll Att göra (1) som innehåller en Informationsruta (4) och en filtreringsfunktion (5). Filtreringsfunktionen styrs av fältet Filter i kontoplanen och kan innehålla information, typ Lager - Bank - Grupp1 eller vad som ni i er organisation skulle kunna vilja filtrera på. Periodöversikt (2) och Uppgifter (3) behandlas i egna avsnitt. I Att Göra listan kan man dubbelklicka på respektive rad för att utföra uppgiften, som kan vara en uppgift eller ett konto som ska stämmas av eller godkännas. 5

Period Översikt - Flik Nedan ser du en översikt av kontoplanen. Det finns två rullgardinsmenyer Roll (1) & Skiftnyckel (2) som är självförklarande. Det går också att anpassa vyn genom att högerklicka i rubrikraden (3) och på så sätt visa information som är relevant just för dig. Man kan också filtrera på Status (4) och på så sätt visa relevant information. 6

Uppgifter - Flik Här är en översikt av de uppgifter som är aktuella för perioden Klicka på Lägg till uppgift (1) för att skapa en uppgift. Man kan också filtrera på Ansvar (2), Status (3), Typ (4) för att se relevant information i listan (5). Vid punkt (6) visar ikonen att detta är en återkommande uppgift som ska utföras alla månader utom månad 1. 7

Stämma av ett konto För att komma till kontoavstämningsvyn dubbelklickar du på kontot/avstämningsgruppen i antingen Period Översikt (Kontoplanen) eller i Att Göra Listan Kontoavstämningen är specificerad i olika mallar (1). Det går att i kontoplanen bifoga Instruktioner, rutinbeskrivningar(2), för att beskriva hur ett konto ska stämmas av. I denna vy konstaterar vi att det aktuella saldot är specificerat vid (3). Skiftnyckelmenyn (4) innehåller bland annat möjligheten att kopiera öppna poster från föregående period. Knappen PRICKA KONTO (5) indikerar att det kontot finns upplagt i Pricka Konto, och därför är det mycket enkelt att hämta transaktioner som beskriver saldot därifrån. För att komma tillbaka till Att göra -listan, klicka på Bakåt (6) När transaktionerna är inlästa kan de skickas in för godkännande genom att klicka på Skicka in för godkännande (1), men innan dess kanske det är bra att vet att man genom att högerklicka i vyn får möjlighet att Kopiera, Klistra in, Infoga rad, Radera och infoga dokument. Detta kan också göras genom att klicka på gemet(4), där man även kan sätta läsrättigheter. Avstämningen kan också kompletteras med dokument eller skärmklipp (2), och skriva en kommentar (3). 8

Rollen Godkännare Nedanstående avsnitt berör godkännarens vanligaste uppgifter. Välkomstsida Global Översikt Här kan du bläddra mellan perioder.(1) Klicka på de vita pilarna. Du ser även din och de andra användarnas aktuella status i aktuell period.(2) Du ser också vad du har att göra i de olika bolagen (3). Dessa uppgifter är klickbara. Du ser även en sammanställning (4) över de olika bolagen. Bolagsnamnet är klickbart för att du snabbt ska komma in på rätt bolag. Detta går förstås även att göra med väljaren (5) bredvid Hemknappen 9

Att göra - Flik Här ser du aktuell period för det bolag som du har valt. Vyn består av 3 flikar har olika innehåll Att göra (1) som innehåller en Informationsruta (4) och en filtreringsfunktion (5). Filtreringsfunktionen styrs av fältet Filter i kontoplanen och kan innehålla information, typ Lager - Bank - Grupp1 eller vad som ni i er organisation skulle kunna vilja filtrera på. Periodöversikt (2) och Uppgifter (3) behandlas i egna avsnitt. I Att Göra listan kan man dubbelklicka på respektive rad för att utföra uppgiften, som kan vara en uppgift eller ett konto som ska godkännas. 10

Period Översikt - Flik Här är en översikt av kontoplanen. Det finns två rullgardinsmenyer Roll (1) & Skiftnyckel (2) som är självförklarande. Det går också att anpassa vyn genom att högerklicka i rubrikraden (3) och på så sätt visa information som är relevant just för dig. Man kan också filtrera på Status (4) och på så sätt visa relevant information. Som Godkännare kan du också markera flera rader genom att klicka och samtidigt hålla ner ctrltangenten. Raderna blir blå, och när du högerklickar (2) på de blå raderna kommer valet att godkänna flera avstämningsgrupper samtidigt. 11

Uppgifter - Flik Här är en översikt av de uppgifter som är aktuella för perioden Klicka på Lägg till uppgift (1) för att skapa en uppgift. Man kan också filtrera på Ansvar (2), Status (3), Typ (4) för att se relevant information i listan (5). Vid punkt (6) visar ikonen att detta är en återkommande uppgift som ska utföras all månader utom månad 1. 12

Godkänna ett konto För att komma till kontoavstämningsvyn dubbelklickar du på kontot/avstämningsgruppen i antingen Period Översikt (Kontoplanen) eller i Att Göra Listan Kontoavstämningen är specificerad i olika mallar (1). Det går att i kontoplanen bifoga Instruktioner, rutinbeskrivningar(2), för att beskriva hur ett konto ska stämmas av. I denna vy konstaterar vi att det aktuella saldot är specificerat vid (3). Skiftnyckelmenyn (4) innehåller bland annat möjligheten att kopiera öppna poster från föregående period. Knappen PRICKA KONTO (5) indikerar att det kontot finns upplagt i Pricka Konto, och därför är det mycket enkelt att hämta transaktioner som beskriver saldot därifrån. För att komma tillbaka till Att göra -listan, klicka på Bakåt (6) När transaktionerna är inlästa kan de skickas in för godkännande genom att klicka på Skicka in för godkännande (1), men innan dess kanske det är bra att vet att man genom att högerklicka i vyn får möjlighet att Kopiera, Klistra in, Infoga rad, Radera och infoga dokument. Detta kan också göras genom att klicka på gemet(4), där man även kan sätta läsrättigheter. Avstämningen kan också kompletteras med dokument eller skärmklipp (2), och skriva en kommentar (3). 13

Administratör - inställningar Nedanstående avsnitt berör administratörens vanligaste uppgifter Logga in för första gången och licenshantering Första gången ni loggar in Pricka Bokslut kommer denna ruta upp. Logga då in med följande uppgifter Username: sysadmin Lösenord: 1234 Om ni skrivit in rätt användarnamn och lösenord kommer ni in i programmet och möts av rutan nedan. Här ska ni börja med att lägga in er licensnyckel, nyckeln får ni av er kontaktperson på Pricka. Skriv in ert organisationsnummer utan bindestreck (1), ert Bolagsnamn (2), Licensnyckeln (3) Tryck på knappen Register License för att registrera (4). 14

Tryck Ok och licensen är aktiverad. Tryck Close för att stänga licensregistreringen. 15

Lägga till företag Gå in under Inställningar -> Entities Tryck på Lägg Till/Add Fyll i nödvändig info. Skillnad på Company Name och Name är att Name är det som visas i programmet. Kan vara kortare. 16

Lägga till användare Gå in under inställningar och välj Users(1) Tryck på knappen Add. (1) Välj sedan Roll (2), Dokumentläsrättighetsnivå (3) användarnamn (4) förnamn (5) efternamn (6) e-postadress (7) och till sist vilka bolag personen skall kunna jobba med (8). 17

Lägga till importformat för saldoimport Importen används för att läsa in saldon från filer eller andra datakällor. Det kan vara textfiler, excelfiler eller databasfrågor. Det går att ställa in en huvudsökväg (1), och rullgardinsmeny (2) används för att lägga till importdefinitioner. Exempel på en excelfilsimport, där kontonumret står i kolumn 1, kontonamnet står i kolumn 2 och saldot står i kolumn 3. Name: Balance Excel ImportVersion: 1.0 Type: ExcelEDR HeaderInLine: 0 [1] [Account] [2] [AccountName] [3] [Balance] Exempel på en MS-SQL import Name: SQL_Import_ERP ImportVersion: 1.0 Type: MSSQL ConnectionString: data source=pricka1\sqlexpress;initial catalog=erp;persist security info=true;integrated Security=SSPI #ScriptStart USE ERP SELECT Accounts.Account, Accounts.Balance FROM Accounts WHERE AccountType=1 #ScriptEnd 18

Inställningar för Pricka Konto För de kunder som använder Pricka Konto för att stämma av transaktioner är detta en ovärderlig koppling. Inställningen möjliggör att posterna hämtas med en enkel knapptryckning som beskrivs i avsnittet Att stämma av på sidan XX Inställningen aktiveras genom att klicka på Pricka Konto Inställningar (1) Klicka i Aktivera Pricka Konto Anslutning (2) Ange därefter SERVERNAMN (3) och DATABASNAMN (4), uppgifterna ser du i din Pricka Konto programlist (6) 19

Arkiveringsinställningar Pricka Bokslut innehåller en smart funktion för att skapa en fullständig uppsättning av bokslutsspecifikationer i excelformat, där alla bilagor kan sparas, för varje bolag och period. Om man väljer en mappstruktur hos en extern part t.ex. dropbox.com eller Microsoft OneDrive blir detta ett smidigt och kraftfullt sätt att distribuera de månatliga bokslutsspecifikationerna till revisorer osv. Genom att klicka på Arkiveringsinställningar (1) kommer du åt inställningsmenyn för arkiveringen. Det går att slå på eller slå av arkiveringen med bockrutan Aktivera Arkivering (2), där också valet Använd samma sökväg för alla enheter (3) görs. Vill man ha samma sökväg för alla bolag anges det i rutan Sökväg (5). För att editera respektive bolags (4) inställningar klicka på Redigera inställningar (6) där Arkivinställningarna (7) kan göras per bolag. 20

Inställningar för speciell programfunktionalitet Pricka Bokslut innehåller flera funktioner som kan vara bra att känna till. Vi har samlat dem under fliken Allmänt (1) (2) Aktivera Nollställ Ej Importerade Konton innebär att de konton som har ett saldo i innevarande period nollställs vid importen om kontot inte finns med i filen eller databasfrågan. (3) Aktivera Användare Får Uppdatera Balanser innebär helt enkelt att användare får göra saldouppdatering för de bolag som användaren har tillgång till. (4) Aktivera Skicka Och Godkänna I Samma Knapptryckning (Ej4E) innebär att en avstämmare kan utföra både avstämning och godkännande i samma knapptryckning. (5) Genom att bocka i Ej godkänd Tillgänglig För Alla Användare får alla användare möjlighet att ångra sin avstämning, även när den är inskickad för godkännande eller till och med satt som godkänd. (6) Aktivera Godkännare Kan Lägga Till Dokument innebär att man tillåter en godkännare kan lägga till dokument till en inskickad avstämning. 21

Inställningar för e-post Det kan vara bra att få upplysningar i mejlen om vad som händer under månadsbokslutsprocessen. Pricka Bokslut innehåller därför en smart funktion för att skicka mejl när det inträffar olika händelser eller vid givna klockslag. Funktionen aktiveras genom att klicka i bockrutan(3) Aktivera Pricka Bokslut E-post Det finns i programmet möjlighet att välja två alternativ.(4) Antingen kan mejlen skickas från programklienten, eller från databasservern. Väljer man det senare alternativet, kan det skickas ut schemalagda mejl(5), väljer man att mejlen ska skickas från programklienten så skickas de bara när någon klickar på en knapp. För att konfigurera via SQL-servern måste ni ta hjälp av er IT-avdelning. En instruktion för konfigurering hittar ni LÄNK här. Om ni väljer att skicka ut påminnelser från era datorer istället, behöver ni en mejladress(6) (det behövs även när man skickar från SQL-servern). Mejladressen kan ni beställa från er IT-avdelning, eller som i mitt exempel skapa en hos t.ex. gmail.com den kan heta t.ex svara_inte_prickabokslut_dittforetag@gmail.com. Servernamn och portnummer smtp.gmail.com och port nummer 587. 22

Administratör - Praktiskt Kontoplan En av de två absolut viktigaste bitarna i Pricka Bokslut är Kontoplanen. (den andra är Perioden). Kontoplanen innehåller information och begrepp som är centrala för systemet. Du kommer åt kontoplanen under menyn (1) Administrera Period och klickar på (2) Kontoplan. Nu kommer du åt kontoplanen för aktuellt bolag och aktuell period! Detta är viktigt att komma ihåg. All info om rollfördelning, periodicitet etc, sparas bara i aktuell period, och påverkar inte eller uppdaterar inte, systemet bakåt i tid. Detta är fönstret för kontoplansinställningar. Kolumn Avstämningsgrupper (1) kan innehålla ett eller flera konton, som syns i exemplet ovan ligger det alltså bara ett konto (1010) i avstämningsgruppen (1010). Man kan alltså lägga flera konton (eller kostnadsställen) i en avstämningsgrupp. Det är med andra ord en avstämninggruppsplan vi ser ovan. Det finns 3 typer av mallar (2) i systemet. Bokföring Debet / Kredit Bank Bokföring / Bank Extern Bokföring / Reskontra Valuta kan kopplas till en avstämningsgrupp (3), vi hanterar kurslistan i ett eget avsnitt. RP(4) avser rapporteringsperiodicitet, vilket kan väljas 1=varje månad, 2=varannan månad, 3=kvartalsvis, 4=tertial, 6=halvår, 12=årsbokslut. Det går också att välja 0, vilket möjliggör att välja en helt egen periodicitet. 23

PL(5), innebär att man kan koppla på Prioritetsnivåer, som kan datumsättas i inställningarna för periodscheman. Det finns prioritetsnivåer från 1 till 5. DRZB(6), är en inställning som kan avgöra om kontot/avstämningsgruppen behöver stämmas av om saldot är 0 eller inte. 4E(7), är en inställning som avgör om kontot/avstämningsgruppen behöver stämmas av och godkännas av olika personer. Denna inställning styrs beroende på om perioden är inställd på fyraögonprincip eller inte. Om du är osäker så ska periodinställningen kontrolleras för att se om denna inställning gäller eller inte. Innehåller i fileterrutan (8) gör det möjligt för användarna att filtrera i Att göra - Flik vilket kan vara bekvämt om man har många olika typer av konton att stämma av. Klass(9), Klassbeskrivning(10), Grupp(11) och Gruppbeskrivning(12) bör hämtas från kontoplanen i ekonomisystemet och kommer att användas för rapportdesign i kommande versioner. (13) RL=Risknivå är en inställning som kommer att lanseras i kommande version, där ni ska kunna sätta ett regelverk på bl. a. hur gamla poster får vara som ligger i den avstämningsgruppen. Kom gärna med synpunkter på hur du vill att denna inställning ska fungera. (14) Instruktionsknappen ger dig möjligheten att lägga in instruktioner för hur ett konto ska stämmas av, se bild nedan. Instruktionen kommer man alltså åt när kontot ska stämmas av genom att klicka på knappen Instruktioner (1). Inställningen görs från kontoplanshanteraren. Instruktionen kan sparas i databasen(2), eller på en nätverksenhet. Ladda upp filen med knapparna(3) (15) Lägg Till gäller såväl avstämningsgrupp som konto, och det går som sagt att ha flera konton i samma avstämningsgrupp. (16) (17) (18) och (19) beskrivs längre ner. 24

Kontoplansimport från Excel Ovanstående kapitel beskrev hur ni kan jobba med era konton och avstämningsgrupper. Det är viktigt att veta att ni kan göra förändringar genom att läsa in en mall fil som är enklare att jobba med många konton samtidigt. Det finns en flik som beskriver vilka fält som ska användas, och vilka värden som kan finnas i dessa Excelkolumner. För att uppdatera hela kontoplanen så använd Radera Alla (18) knappen för att tömma aktuell kontoplan, och Importera Kontoplan (16) för att läsa in din aktuella kontoplan. Glöm inte att din kontoplan måste ligga i den vänstraste fliken för att det ska fungera. Roller Till varje kontoplan hör en rollfördelning, som du kommer åt från antingen knappen Roller (1) i kontoplansvyn, eller genom att klicka på Administrera Period och välja Roller (2) 25

Uppkommer då en ny vy innehållande alla avstämningsgrupper och möjlighet att sätta vem som ska göra vad där. Markera en eller flera avstämningsgrupper (1), klicka därefter på Lägg till/ta Bort Avstämmare (2) eller Lägg till/ta Bort Godkännare (3) Periodhantering För att hantera (skapa/öppna/stänga/ta bort) en period klickar du som administratör på Hantera Perioder (1) i det valda bolaget. Periodhanteraren är indelad i Redovisningsår som kan Läggas till (3) och Raderas, och Perioder som också kan Läggas Till (4) och Raderas (5). En period kan ha status: Ej Påbörjad Påbörjad Stängd (kan innehålla ej godkända konton) OK (alla konton och uppgifter är klara) 26

När man skapar en ny period föreslår Pricka Bokslut automatiskt nästkommande kalendermånad(8). Val att göra här om man vill koppla ett Arbetsflöde (9) till perioden (också kallat Schema som beskriv i avsnittet nedan), och slutligen om man vill att hela perioden ska kräva Fyraögonprincipen (10) eller inte. Fyraögonprincip kan också sättas på enstaka avstämningsgrupper. Schemahantering I Pricka Bokslut finns möjlighet att sätta start, och slutdatum, med tillhörande prioritetsdatum, per period. Schemahanteringen kommer du åt genom att klicka på Anpassa scheman (6) i periodhanteraren här bredvid. som återfinns i kontoplanen. (7) Denna bockruta möjliggör att samma schema skall användas på samtliga enheter. (8) Med Lägg Till och Redigera kan ni anpassa inställningarna per period/schema. (9)(10) Startdag och slutdag, avser närmaste vardag. Systemet tar än så länge inte hänsyn till helgdagar, som t.ex. jul och påsk, men vi jobbar på att kunna erbjuda den lösningen i kommande versioner. (11)E-post inställningar för vilka händelser som automatiska meddelanden skall skickas.(12)prioritetsdatum 27

Skicka e-post Skicka epost kan göras på två olika sätt som nämnts på andra ställen i denna manual. SQL Server (schemalagt) eller händelsestyrt (klient). E-post skickas till användare när: Ett konto markeras som inte godkänt av en Godkännare Saldo förändras på ett avstämt konto Period startas Period stängs Administratören klickar på Skicka e-post med påminnelser. Uppdatera saldo För att uppdatera saldo klicka på Uppdatera Saldo. Det är viktigt att rätt period och bolag läses in. Det finns ingen Ångra Saldoinläsning ;-) 28

Allmänt Avsluta programmet När du är klar med din avstämning och vill avsluta så trycker du på Exit knappen. Ingenting som behöver sparas som det gjorde när ni skulle stänga ner det gamla excelarket. Har du några frågor eller om du vil ha hjälp med något tveka inte att höra av dig till oss på Pricka, antingen hör du av dig till din konsult/kontaktperson eller så kontaktar du vår support. Tel: 08-522 308 40 www.pricka.se support@pricka.se 29