Hantera dokument i arkivet

Hantera dokument i arkivet

2 Innehållsförteckning 1. SÖK EFTER DOKUMENT... 4 2. ÖPPNA ETT DOKUMENT... 5 3. BLÄDDRA MELLAN DOKUMENT... 6 4. STÄNG ETT ÖPPNAT DOKUMENT... 6 5. SPARA EN SÖKNING... 7 6. VÄLJ EN SPARAD SÖKNING... 7 7. TA BORT EN SPARAD SÖKNING... 8 8. KOPIERA EN SPARAD SÖKNING... 8 9. ÄNDRA NAMN PÅ EN SPARAD SÖKNING... 8 10. LÄGG TILL EN SPARAD SÖKNING PÅ HEMSKÄRMEN... 9 11. ÄNDRA LAYOUT PÅ DOKUMENTEN... 9 12. VÄLJ VILKEN FLIK SOM SKA VISAS TILL HÖGER I BILD... 10 13. LÄGG TILL EN PÅMINNELSE... 10 14. REDIGERA EN PÅMINNELSE... 11 15. TA BORT EN PÅMINNELSE... 12 16. BEKRÄFTA EN PÅMINNELSE... 12 17. LÄGG TILL EN KOMMENTAR... 13 18. LÄGG TILL EN PRIVAT KOMMENTAR... 14 19. LÄGG TILL EN VIKTIG KOMMENTAR... 15 20. REDIGERA EN KOMMENTAR... 16 21. TA BORT EN KOMMENTAR... 16 22. LÄGG TILL EN KONVERSATION... 17 23. KONVERSATION MED FLERA ANVÄNDARE... 18 24. LÄGG TILL DELTAGARE I EFTERHAND I EN KONVERSATION... 19 25. SE OLÄSTA KONVERSATIONER... 20 26. LÄMNA EN KONVERSATION... 21 27. LÄGG TILL EN BILAGA I EN KONVERSATION... 22 28. MARKERA EN KONVERSATION SOM OLÄST... 23 29. KONVERSATIONS INSTÄLLNINGAR... 24 30. SKAPA PDF... 25 31. MARKERA ALLA DOKUMENT... 26

3 32. AVMARKERA ALLA... 26 33. SORTERA KOLUMNER... 26 34. VISA ANVÄNDARE OCH STATUS I SÖKRESULTATET... 27 35. EXPORTERA SÖKRESULTAT TILL EXCEL... 27 36. STÄLL IN VILKA KOLUMNER SKA VISAS I SÖKRESULTATET... 27 37. ÄNDRA ORDNINGEN PÅ KOLUMNERNA... 28 38. STÄLL IN BREDDEN PÅ KOLUMNERNA... 28 39. DOKUMENT PÅMINNARE... 29 40. SLUTGODKÄNN... 30 41. MAKULERA FAKTUROR... 31

4 1. Sök efter dokument Fyll i en text i fältet för att starta en ny sökning. Gör en fritextsökning genom att skriva * innan och efter texten. Conrab Opto gör en sökning om texten finns med i dokumentinformationen som registrerats. Tryck på Enter tangenten för att låsa sökvärdet, ett låst värde markeras med grönt. Markören flyttas automatiskt och gör det möjligt att fortsätta skriva in fler sökvärde i fältet. För att utföra sökningen klicka på sök ikonen höger om fältet eller tryck på Enter tangenten igen. För att söka efter ett värde som ska finnas i ett specifikt fält på dokumentet, börja skriv vad fältet heter. Conrab Opto visar vilka fält som finns, välj det fältet du önskar söka på.

5 Gör inställningar för din sökning, det finns olika val. Valen varierar beroende på fältet. Om det finns en lista knuten till fältet så öppnas den automatiskt. Börja skriv det värdet du vill använda och listan filtreras på det du skriver. Välj vilket sökvärde du vill använda genom att klicka på raden. Klicka sedan på sök ikonen eller tryck på Enter tangenten för att utföra sökningen. 2. Öppna ett dokument När ett sökresultat tagits fram, dubbelklicka på dokumentraden för att öppna eller placera muspekaren över raden och klicka på öppna ikonen till höger.

6 3. Bläddra mellan dokument När du har ett dokument öppet, klicka på pilen till höger för att bläddra till nästa dokument i sökresultatet och pilen till vänster för att gå till föregående dokument. Det finns även kortkommando funktioner, använd tangenten K för att gå till nästa och J för att gå till föregående. För att få upp en lista på alla kortkommandon som finns i Conrab Opto använd Shift+?. 4. Stäng ett öppnat dokument När du har ett dokument öppet, klicka på stäng ikonen för att stänga det öppnade dokumentet och återgå till sökningen. Stäng finns på två ställen, se printbild. Det finns även kortkommando, använd tangenten Q för att stänga ett dokument.

7 5. Spara en sökning När en sökning är gjord som du önskar spara klicka på spara ikonen till höger om fältet ny sökning. Fältet öppnas upp så att du kan namnge din sökning. Fyll i din text, klicka på spara ikonen. Sökningen är personlig och sparas per mapp. Alla sparade sökningar läggs på en egen rad, överst i bild. För att göra en helt ny sökning klicka på ny sökning. 6. Välj en sparad sökning Om du har sparade sökningar klicka på en av dem för att välja den. Den sökningen du väljer blir gråmarkerad. Sökvärdena fylls in i sökfältet och sökningen görs automatiskt. Det går bra att tillfälligt lägga till fler sökvärde när en sparad sökning är vald, inga ändringar sparas förrän du klickar på spara ikonen. Om ändringar görs markeras den sparade sökningen med en stjärna höger om namnet. Detta för att visa att det finns ändringar gjorda som inte är sparade.

8 7. Ta bort en sparad sökning Klicka på en sparad sökning för att välja, klicka sedan på ta bort ikonen. Bekräfta borttaget genom att klicka på texten ta bort. 8. Kopiera en sparad sökning Klicka på en sparad sökning, klicka sedan på kopiera ikonen. En kopia av den sparade sökningen skapas upp. 9. Ändra namn på en sparad sökning Klicka på en sparad sökning. Ställ markören i namn fältet och ändra namnet, klicka på spara ikonen.

9 10. Lägg till en sparad sökning på hemskärmen En sparad sökning kan visas på hemskärmen. Klicka på en sparad sökning. Klicka på hemskärms ikonen. Automatiskt förflyttas du ut till hemskärmen och sökningen du valde har lagts till. Den är nu sparad för att visas på hemskärmen. 11. Ändra layout på dokumenten Inne på dokument klicka på bildinställningsverktyget för att ändra hur din layout ska se ut. Conrab Opto kommer ihåg din senaste inställning och nästa gång ett dokument öppnas är det med den valda inställningen. Det går att göra ett val per flik i ditt dokument. Du kan ha en unik inställning per mapp samt i de olika funktionerna (arkiv, inbox och registrera).

10 12. Välj vilken flik som ska visas till höger i bild Genom att klicka på en flik och hålla inne vänster musknapp kan man dra med sig den valda fliken och välja att lägga den till höger i bild. För muspekaren över bilden till höger och släpp musknappen när bilden är blå. I exemplet nedan är det flödet som visas till höger i bild och vi har valt att lägga bilagor istället. Klicka på fliken och håll inne vänster musknapp. Här ser man vilken flik som är vald, för över den valda fliken hit och släpp musknappen för att lägga till. Du väljer själv vilken flik det är som alltid ska visas till höger i bild. Är det flödet, är det bilagan osv. Denna inställningen är personlig och per mapp. Ändringen sparas automatiskt och det blir ditt standardutseende för dokumenten i mappen. 13. Lägg till en påminnelse Ställ in en personlig påminnelse angående ett visst dokument. Påminnelser skickas ut via mail samt att den automatiskt läggs till på hemskärmen. Öppna ett dokument. Klicka på påminnelser ikonen inne på dokumentet. Fyll tidfältet med datum och tid då påminnelsen ska skickas ut via mail. Ställ markören i fältet och tryck på pil ned tangenten för att få fram en almanacka. Välj ett datum, sedan timme och till sist minut. I användare fältet är ditt namn automatisk ifyllt. Det går bra att skapa en påminnelse åt en annan användare om så önskas, fyll då i användarens användarnamn i fältet istället. Skriv in det meddelandet som ska stå i mailet vad påminnelsen avser. Klicka på lägg till.

11 Automatiskt läggs påminnelsen in på hemskärmen, där finns alla aktiva påminnelser samlade. Klicka på en påminnelse för att öppna dokumentet. Ett påminnelsemail skickas ut på det datumet som är valt. Mailet skickas ut kontinuerligt tills påminnelsen är bekräftad inne på dokumentet, datumet flyttas fram eller att påminnelsen tas bort. 14. Redigera en påminnelse Om en påminnelse är skapad av någon annan kan den inte redigeras. Den kan endast redigeras av den som skapat påminnelsen. Vid texten Skapad står det vem som lagt till den och när. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns. Ställ markören över den påminnelsen som ska ändras och klicka på redigera. Fälten öppnas upp. Klicka på spara när ändringen är klar.

12 15. Ta bort en påminnelse Om en påminnelse är skapad av någon annan kan den inte tas bort. Den kan endast tas bort av den som skapat påminnelsen. Vid texten Skapad står det vem som lagt till den och när. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns. Ställ markören över påminnelsen som ska raderas och klicka på ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka på texten ta bort. 16. Bekräfta en påminnelse Genom att bekräfta en aktiverad påminnelse så stoppas alla mailutskick. Påminnelsen tas bort ifrån hemskärmen men ligger kvar som en notis på dokumentet. Den har fått en märkning om att den är bekräftad. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns Ställ markören över påminnelsen som ska bekräftas, klicka på bekräfta.

13 17. Lägg till en kommentar Kommentarer är övrig information som man önskar skriva in och spara tillsammans med dokumentet. Inne på dokument klicka på kommentar ikonen Skriv in kommentaren i fältet och klicka på Lägg till. Kommentaren kan läsas av alla användare. Kommentarsikonen uppdateras med en siffra för att visa hur många kommentarer det finns totalt på ett dokument. Om det finns en ny kommentar på ett dokument som inte har lästs av dig kommer kommentars ikonen pulsera i grönt när dokumentet öppnas, för att därefter ha fast grön ram. Klicka på kommentar ikonen för att läsa den. När den är läst av dig så försvinner den gröna ramen runt kommentars ikonen.

14 18. Lägg till en privat kommentar Det är möjligt att lägga till en kommentar och göra den privat. Vilket innebär att endast du som skapar den kan se kommentaren. Inne på dokumentet klicka på kommentar ikonen. Skriv in kommentaren i fältet, klicka på privat. Klicka därefter på lägg till. En märkning syns i kommentaren, det står privat för att visa att denna kommentar endast kan läsas av den som skapat den. Det går att filtrera att endast privata kommentarer ska visas. Klicka på texten privata för att filtrera kommentarerna så att endast privata visas. Detta är en personlig inställning.

15 19. Lägg till en viktig kommentar En kommentar kan markeras som viktig. Kommentaren läggs till med en notis om att den är viktig. Inne på dokumentet klicka på kommentar ikonen. Skriv in kommentaren i fältet, klicka på viktig. Klicka därefter på lägg till. En märkning syns i kommentaren, det står viktig. Det går att filtrera så att endast viktiga kommentarer ska visas. Klicka på texten viktiga för att filtrera kommentarerna. Detta är en personlig inställning.

16 20. Redigera en kommentar Det går endast att redigera dina egna kommentarer. Ställ markören över kommentaren du har lagt till och klicka på redigera. Textfältet öppnas upp och går att redigera, det finns även möjlighet att ändra den till privat eller viktig. Klicka på spara när ändringen är klar. Informationen om när ändringen är gjord sparas på kommentaren. 21. Ta bort en kommentar Det går att ta bort dina egna kommentarer. Ställ markören över kommentaren du har lagt till och klicka på ta bort för att ta bort kommentaren. Bekräfta borttaget genom att även klicka på texten ta bort.

17 22. Lägg till en konversation Starta en konversation på ett dokument med andra användare eller administratörer. De personer som läggs till i en konversation på ett dokument kommer kunna se dokumentet det berör. Däremot kan man inte göra något på dokumentet mer än att svara på konversationen. Det blir ett enkelt sätt att föra en diskussion med andra gällande ett visst dokument. Endast personer med behörighet till mappen kan läggas till. Klicka på ny konversation ikonen. Välj en användare ibland de förslag som visas eller skriv in ett namn i fältet för att söka fram en användare. Först i förslagslistan ligger alltid administratörsanvändaren konversationsadministratör. Välj denna användaren för att komma i kontakt med en administratör. I förslagslistan kommer de personer visas som du oftast skriver till, den uppdateras kontinuerligt. För att söka på en användare fyll i namnet eller användarnamnet, Conrab Opto kommer att söka igenom användarregistret. Välj den användare du vill skriva till genom att klicka på namnet. Användaren läggs till under valda användare. Skriv in konversationen i rutan under och klicka på skicka. En konversation har startats med användaren. Om en användare har en grön markering så betyder det att användaren är inloggad i Conrab Opto. För att ta bort en vald användare, klicka på krysset till höger på användarraden.

18 Till höger i bilden ser du de konversationen du har angående ett dokument. Klicka på ikonen för att öppna upp konversationen. 23. Konversation med flera användare Det går att starta en konversation med flera användare. Klicka på ny konversation ikonen. För att söka på en användare fyll i namnet eller användarnamnet, Conrab Opto kommer att söka igenom användarregistret. Välj den användare du vill skriva till genom att klicka på namnet. Skriv sedan in ett nytt namn, välj användaren genom att klicka på namnet. Alla personer som väljs syns under valda användare. För att ta bort en användare, klicka på krysset till höger på användarraden.

19 24. Lägg till deltagare i efterhand i en konversation Alla har rättighet att lägga till fler användare i en konversation som dom är med i. Även om det inte var dom själva som startade konversationen. Klicka på bjud in användare för att lägga till ytterligare personer på den befintliga konversationen. Skriv ett namn, välj användaren genom att klicka på personen i listan. Om du önskar lägga till fler användare gör en ny sökning på namn. När du valt så många personer som du önskar, avsluta genom att klicka på välj. Inne på konversationen ser man när användaren blev tillagd. De användare som läggs till i efterhand på en konversation kan även läsa det som skrivits innan de lades till. På översta raden ser man alltid vilka användare som är med i konversationen.

20 25. Se olästa konversationer Varje gång något skrivs i en konversation man är med i så får man en notis om detta i Conrab Opto eller på mailen, om man ställt in det så på sin användare. Alla olästa konversationer visas med siffra bredvid konversationssymbolen. Klicka på konversationssymbolen för att öppna upp listan med konversationer. För att endast se olästa konversationer i listan, välj olästa endast. Klicka sedan på en konversation för att öppna den.

21 26. Lämna en konversation Varje gång något skrivs i en konversation man är med i så får man en notis om detta i Conrab Opto eller på mailen om man ställt in det så på sin användare. Om man inte längre önskar vara med i en konversation går det bra att lämna den. Klicka på inställningar Klicka på lämna ikonen. När man lämnar en konversation går det inte längre att se vad som skrivs eller skriva något till de andra personerna i konversationen.

22 27. Lägg till en bilaga i en konversation Förutom att skriva till andra användare i konversationen går det även att skicka med bilagor. Starta en ny konversation eller öppna en befintlig. Klicka på lägg till bilaga ikonen Välj en fil ifrån datorn genom att klicka på välj fil ifrån datorn. Eller ta en fil ifrån skrivbordet och dra in den i den innanför den streckade rutan och släpp. Om du vill välja fler filer gör bara fler val eller dra in fler dokument. För att lägga till vald bilaga på konversationen klicka på välj..

23 Bilagan ligger nu till vänster och lägg till bilaga ikonen har uppdaterats med en siffra för att visa antalet filer. Skriv in en text och klicka på skicka. Bilagan har nu lagts till i konversationen. 28. Markera en konversation som oläst En oläst konversation markeras genom en grön ram runt konversationen till höger. Samt att det står som oläst angiven med en siffra bredvid konversationssymbolen. Om en oläst konversation öppnas blir den automatiskt uppdaterad som läst. Om du vill ändra tillbaka den till oläst igen för att få upp den ibland dina olästa konversationer, klicka på oläst ikonen. Det går endast att göra en konversation som oläst om man inte har svarat på den.

24 29. Konversations inställningar Klicka på användarsymbolen och klicka på inställningar. Klicka på fliken notifikationer. Här kan man välja om det ska komma upp ett ljud när man är inloggad i Conrab Opto och tar emot ett nytt konversationsmeddelande. Det går också att välja att få ett e-mail varje gång man får ett nytt konversationsmeddelande och inte är inloggad i Conrab Opto. Klicka på spara om ändringar görs.

25 30. Skapa PDF För att skapa en PDF fil med flera dokumentbilder markera dokumenten som ska tas med genom att klicka längst ut till vänster på dokumentraden. Raderna som väljs markeras med en grå färg längst till vänster. När dokumenten är markerade öppnas funktionen skapa PDF upp. Klicka på ikonen för att skapa filen. En fil laddas ner. Klicka på filen för att öppna.

26 31. Markera alla dokument För att markera alla dokument i ett sökresultat klicka på dropdown pilen uppe i vänster hörna. Klicka på markera alla. För att avmarkera enstaka dokument klicka längst till vänster på dokumentraden. 32. Avmarkera alla För att avmarkera alla markerade dokument i ett sökresultat klicka på dropdown pilen uppe i vänster hörna. Klicka på avmarkera alla för att avmarkera alla dokumenten. 33. Sortera kolumner För att sortera sökresultatet på en viss kolumn i stigande eller fallande ordning. Klicka på kolumnen du vill sortera på, en pil visas höger om fältet. Pil som pekar nedåt betyder fallande ordning. Pil som pekar uppåt betyder stigande ordning. Det går endast att sortera på en kolumn i taget.

27 34. Visa användare och status i sökresultatet För administratörer är det intressant att se vilka användare som ligger i flödet samt vilken flödesrad status användaren har. Klicka på tabellikonen för att ställa in om denna information ska visas på raderna i sökresultatet. Om flöde+flödesrader väljs så visas användarnamn och status på varje dokument rad. Vilket innebär att ett dokument visas på flera rader i sökresultatet om det finns flera användare i flödet. Viktigt att tänka på vad som är valt om man önskar ta ut olika typer av rapporter. Välj mappen utan texten flöde+flödesrader för att endast se ett dokument per rad i sökresultatet. Detta är alltid standard tills någon annan inställning väljs. 35. Exportera sökresultat till Excel Klicka på Excelikonen för att exportera sökresultatet till Excel. 36. Ställ in vilka kolumner ska visas i sökresultatet Klicka på tabellinställningar ikonen för att ställa in vilka kolumner som ska visas i sökresultatet.

28 Klicka i checkboxarna för att välja vilka fält som ska visas i sökresultat bilden. Klicka ur checkboxen för de fält som inte ska visas i sökresultat bilden. Klicka på Återställ för att återställa till Conrab Opto standardinställningar. Alla inställningar är personliga. 37. Ändra ordningen på kolumnerna Klicka på tabellinställningar ikonen för göra inställningar vilken ordning kolumnerna ska ha i sökresultat bilden. Klicka på en rad och håll inne vänster musknapp för att välja, flytta raden där du vill ha den och släpp musknappen. Alla inställningarna är personliga. 38. Ställ in bredden på kolumnerna Klicka på tabellinställningar ikonen för göra inställningar vilken bredd kolumnerna i sökresultatet ska ha. Ställ markören över en rad och klicka på +- för att bredda eller minska raden. Denna inställning görs per rad. Alla inställningar är personliga.

29 39. Dokument påminnare Denna funktion visas endast för de användare med administratörsrollen i arkivet. Det är ett sätt att skicka manuella påminnelsemail till användare. Markera vilka dokument påminnelse ska skickas ut om, markera dokumenten genom att klicka längst ut till vänster på dokumentraden. Klicka på användare om ett mail ska skickas angående dokumenten till en specifik användare. Fyll i användarnamnet samt text. Klicka på Påminn. Klicka på aktiva om påminnelsemail ska skickas till endast de aktiva personera i flödet för de valda dokumenten. Skriv in en text och klicka på Påminn. Klicka på brådskande om påminnelsemail ska skickas ut till aktiva personer i flödet samt framtida aktiva personer i flödet. Påminnelsemailet skickas ut först när en användaren blir aktiv i flödet. Skriv in en text och klicka på påminn.

30 40. Slutgodkänn Fakturor som är slutattesterade får flödesstatus färdig i Conrab Opto. För att definitiv bokföra dem in mot ERP systemet måste fakturorna slutgodkännas i Conrab Opto. Det går endast att slutgodkänna dokument med flödesstatus färdig. Funktionen slutgodkänn visas endast för användare med administratörsroll i arkivet. Gör en sökning på inkludera flöde.status= färdig Slutgodkänn flera dokument på en gång eller ett i taget. Markera enstaka dokument genom att klicka längst ut till vänster på en dokument rad för att välja eller klicka på markera alla funktionen (finns beskrivet separat i manualen). Funktionen slutgodkänn öppnas upp, klicka på slutgodkänn. Välj vilket datum dokumentet ska slutgodkännas på. Första öppna= Utgår ifrån preliminärt bokföringsdatum, fakturan bokas på första datumet i första öppna period. Nytt datum= Fyll i ett datum manuellt i fältet def.bokföringsdatum. Pel.bokföringsdatum= Dokumentet definitiv bokas på samma datum som preliminärt bokföringsdatum. Klicka på slutgodkänn ikonen i grön färg. Längst ner till höger visas hur många dokument som slutgodkändes. Om ett meddelande kommer upp om att X dokument misslyckades. Klicka på klicka här för att se felmeddelanden för att se anledningen till att slutgodkännande inte kunde utföras. Ett nytt fönster öppnas med information om respektive dokument som misslyckades

31 Det går också att öppna ett specifikt dokument och klicka på slutgodkänn inne på dokumentet. Öppna dokumentet. Klicka på slutgodkänn ikonen. Välj datum för definitiv bokningen. Klicka på slutgodkänn. Om dokumentet inte går att slutgodkänna kommer en text med en varning upp med anledningen till att det inte gick att slutgodkänna. 41. Makulera fakturor Denna funktion visas endast för administratörer i arkivet. Det går inte att makulera dokument med flödesstatus godkänd. Öppna dokumentet som ska makuleras, klicka på ikonen för makulera. Klicka på makulera + nyregistrering eller välj på pilen endast makulera. Makulera + nyregistrering makulerar dokumentet i Conrab Opto samt att bilden läggs tillbaka till nyregistrering. Makulera utför endast makuleringen och inget händer med dokumentbilden. Om fakturan automatiskt blir makulerad i affärssystemet eller ej är beroende på affärssystem. Var noggrann med att läs texten i gult under makulera funktionen för att försäkra dig om vad som gäller i ert affärssystem.