Räntor och påminnelser kunder För att kunna använda räntor och påminnelser skall följande punkter upprättas i systemet: Bokföringskonto till ränteintäkter från kunder Bokföringskonto till kreditering av påminnelseavgifter Konteringsregler i kundbokföringsmallar Nummerserier för räntefakturor, påminnelse, Utskickade räntefakturor och utskickade påminnelser Räntevillkor Påminnelsevillkor Uppsättning av ränte- och påminnelsevillkor till kunder De angivna hänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Bokföringskonto till ränteintäkter från kunder Det skall finnas bokföringskonto upprättat till automatisk bokföring av kundräntor. Konton upprättas under Ekonomi Redovisning - Kontoplan knappen Konto Kort. Uppsättningen för kontot skall se ut så här, då räntor är momsfria: Bokföringskonto till kreditering av påminnelseavgift Det skall också finnas upprättat ett bokföringskonto till påminnelseavgift, Kontonas bokföringsuppsättning skall se ut så här: 1
När de nya kontona är upprättade avslutas det med att dra in i kontoplanen. Klicka på knappen Funktion på översikten över kontoplanen och välj Indrag av kontoplan. Svara ja till den efterföljande frågan. Nu skall kontoplanen se ut så här: Konteringsregler i kundbokföringsmallar Under Administration Programinställningar Ekonomihantering Bokföringsmallar - Kunder skall det nu matas in de nyupplagda kontona för räntor och påminnelseavgifter så programmet vet hur dessa skall bokföras. 2
I detta exempel bokförs räntor på samma konto för alla kundgrupper. Detsamma gäller för påminnelseavgift. Nummerserier för räntefakturor, påminnelser, utskickade räntefakturor och utskickade påminnelser Då räntefakturor och påminnelser skapas automatiskt, skall det upprättas 4 nummerserier, så att programmet automatisk kan tilldela nummer till dokumenten. Nummerserierna skall upprättas under Försäljning & Marknadsföring Inställningar Försäljningsinställning, fliken numrering. Tryck F6 i fältet med den nummerserie, som ska upprättas då öppnas fönstret nummerserie, där nummerserier upprättas. Det skall upprättas nummerserier i fälten Betalningsnummerserie, Utskickad bet. Påm. Nr. serie, Räntefakturanr serie och Utskickad räntefaktura nr. serie: Räntevillkor Räntevillkor innehåller upplysningar om bl.a. räntesats och beräkningsmetod. Dessa upprättas under Administration Programinställningar Ekonomihantering - Räntevillkor. Det skall minst finnas ett räntevillkor för att räntor skall kunna beräknas. 3
Fältet Räntetext är lite speciellt. Här kan du skriva den text som skall komma på fakturalinjerna och ta hjälp av variabler. Följande variabler kan användas i texten: %1 = Beskrivning på kundposten %2 = Dokumenttyp på kundposten %3 = Dokumentnr. på kundposten %4 = Räntesats %5 = Belopp på kundposten %6 = Restbelopp på kundposten %7 = Förfallodatum på kundposten %8 = Valutakod på räntefakturahuvudet Om du skriver en text med ovanstående variabler, ersätts variabeln automatiskt till den text som variabeln anger. I fälten Bokför ränta och Bokför påminnelseavgift skall du sätta en bock om du önskar att räntor och avgifter skall bokföras automatiskt i samband med utskick. Om det inte finns en bock måste bokföringen ske manuellt. Påminnelsevillkor Påminnelsevillkor måste finnas för att påminnelser skall kunna skickas ut. 4
I fälten Bokför ränta och Bokför påminnelseavgift skall du sätta en bock om du önskar att räntor och avgifter skall bokföras automatiskt i samband med utskickning av påminnelser. Utan bockar måste du bokföra manuellt. Varje påminnelsevillkor kan ha flera nivåer. Markera villkoren och klicka därefter på knappen Nivåer. Så kommer följande bild, där önskat antal nivåer kan specificeras: För var nivå kan du definiera här ovan en start-, en faktura- och en sluttext, som skrivs ut före och efter specifikation av öppna förfallna poster. Exempel på starttext: Sammankoppling av ränte och påminnelsevillkor till kunder Som sista led i uppsättningen skall du nu på var kund mata in de ränteoch påminnelsevillkor, som skall gälla. Kunder, som inte ska ränteberäknas/påminnas, ska inte ha några ränte- /påminnelsevillkor. Villkoren sätts på under Försäljning & Marknadsföring Försäljning - Kunder, fliken Betalning: 5
Utskick av räntefakturor Räntefakturor skapas i två steg. Först görs ett förslag till räntefakturor. När förslaget är redigerat bokförs förslaget (= räntefakturorna skickas ut). Gå in: Ekonomi Kundreskontra - Periodiska aktiviteter räntefakturor. Klicka på Funktion Skapa räntefaktura och fyll i fliken inställningar som önskas: 6
Klicka OK för att skapa ränteförslag. Det kommer att skapas en räntefaktura för varje kund som har räntevillkor, och som har ett saldo som har varit förfallet i fler dagar än tillåtet i förhållande till räntevillkoren. När räntefakturan ser ut som du önskar kan den skickas ut, dvs. bokföras. Klicka på knappen Utskick och välj Utskick (F11). Om samtliga räntefakturor skall bokföras ska du radera numret i fältet. 7
På fliken Inställningar kan du välja att skriva ut räntefakturan samt ändra bokföringsdatum. Klick OK för att starta bokföringen. Bokförda räntefakturor ligger nu under Ekonomi Kundreskontra - Periodiska aktiviteter Utskickade räntefakturor: Och räntefakturorna är nu bokförda på kundernas konto: Klicka ev. på knappen Analysera, markera linjen med bokföringsposter och klicka på Visa, för att se hela det bokförda dokumentet (bokföring av både räntor och avgifter): 8
Utskick av påminnelser Påminnelser skickas ut precis som räntefakturor i två steg. Först skapas ett förslag till påminnelserna. När förslaget är redigerat bokförs förslaget (= påminnelserna skrivs ut). Gå till Ekonomi Kundreskontra - Periodiska aktiviteter Betalningspåminnelser. Klicka på Funktionen Skapa påminnelser och fyll i fliken inställningar enligt önskemål: 9
Klicka OK för att skapa påminnelseförslag. Det kommer att skapas påminnelser för alla kunder som har påminnelsevillkor inmatade, och som har ett saldo som har varit förfallet fler dagar än vad villkoren tillåter. På uppsättningen för påminnelsenivå 1 är det inte specificerat räntor bara kravavgift. Klicka på knappen Utskick och välj Utskick för att bokföra. 10
Om samtliga påminnelser skall bokföras raderas numret i fältet Filter. På fliken Inställningar kan du välja att få utskrift av påminnelsen samt ändra bokföringsdatumet. Klicka OK för att starta bokföringen. De bokförda påminnelserna ligger nu under Ekonomi Kundreskontra - Periodiska aktiviteter Utskrivna påminnelser: Och påminnelserna är nu bokförda på kundernas konto: Klicka ev. på knappen Analysera, markera linjen med bokföringsposter och klicka på Visa, för att se hela det bokförda dokumentet: 11
12